LOCATION ET MAINTENANCE PARC PHOTOCOPIEURS

LOCATION ET MAINTENANCE
PARC PHOTOCOPIEURS
COMMUNE DE CAVIGNAC
CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES
Location Maintenance du parc de photocopieurs
Commune de Cavignac
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SOMMAIRE
I – Objet de la consultation ........................................................................................................ 3
II – Location du parc .................................................................................................................. 3
III – Caractéristiques du matériel ............................................................................................... 3
IV –Maintenance et SAV ........................................................................................................... 4
IV.1 Appareils neufs ......................................................................................................... 4
IV.2 Appareil du parc actuel conservé .............................................................................. 4
V – Prescriptions particulières ................................................................................................... 5
V.1 Responsabilités .......................................................................................................... 5
V.2 Achèvement des travaux ............................................................................................ 5
V.3 Respect des descriptifs ............................................................................................... 6
V.4 Assurances ................................................................................................................. 6
VI – Renseignement & documents à fournir .............................................................................. 6
VI.1 A l’appel d’offres...................................................................................................... 6
VI.2 Avant exécution ........................................................................................................ 6
VI.3 Pendant l’exécution .................................................................................................. 7
VI.4 Réception des ouvrages ............................................................................................ 7
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I – OBJET DE LA CONSULTATION
La présente demande de prix a pour objet la livraison, l’installation, la location et la
maintenance de 2 photocopieurs numériques connectés pour les différents bâtiments
communaux (cf. liste des sites sur bordereau de prix). Cette prestation comprend également la
formation du personnel sur chaque site, ainsi que la maintenance du photocopieur du parc
actuel conservé de marque RICOH 3025.
II – LOCATION DU PARC
La prestation de location comprend, de façon systématique, pour chaque matériel :
- La fourniture du matériel complet et des notices d’utilisation ;
- La livraison du matériel sur les sites ;
- L’installation, la connexion et la mise en service du matériel ;
- La formation des utilisateurs des sites.
Les photocopieurs devront être installés et connectés impérativement au cours des semaines
8 et 9 (vacances scolaires) de l’année 2012 (les formations interviendront le mardi 6 mars
2012).
III – CARACTERISTIQUES DU MATERIEL
D’une manière générale, les configurations et caractéristiques techniques citées sont
indicatives mais constituent des seuils sous lesquels le matériel proposé ne doit pas descendre.
Parmi ces qualités, le matériel proposé devra être choisi pour sa robustesse en raison de la
nature même des futurs utilisateurs et des nombreuses manipulations dont il fera l’objet.
Les machines doivent être neuves et assemblées autour de composants neufs.
Aucune pièce ne devra provenir d’un reconditionnement de composants déjà utilisés.
Les fonctionnalités obligatoires du matériel proposé :
- Copieur
- Imprimante
- Fax
- Fonction scanner adapté aux modalités informatiques
- Recto verso automatique
- Chargeur automatique de A4 et A3
- Copies A3 et A4
- Carte réseau + logiciel (pour attribuer des codes utilisateurs par exemple…)
- Agrafes
Le microprocesseur sera réglé de façon à ce que le compteur n’enregistre qu’une copie quels
soient le format et la couleur tirés.
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Le prestataire proposera des photocopieurs adaptés aux volumes précisés sur le bordereau de
prix. Il devra également accompagner son offre de fiches techniques détaillées pour chaque
équipement proposé.
IV – MAINTENANCE ET SAV
IV.1 APPAREILS NEUFS
Sur la base d’un coût à la page (coût copie), cette maintenance couvrira :
- La fourniture et livraison des consommables et des pièces détachées (toners, agrafes,
bacs de récupérateur de toner, tambour, lampes, filtres…) à l’exception du papier ;
- La maintenance et l’entretien des appareils (visite sur site au moins une fois par
trimestre afin de procéder au nettoyage, graissage, réglage et vérification des
équipements) ;
- Les déplacements et réparations : le déplacement du technicien sur site, main d’œuvre,
dépannage, remplacement des pièces si nécessaires, sans surcout pour la collectivité.
Le prestataire s’engagera également à fournir gratuitement un appareil de
remplacement en cas d’immobilisation de l’équipement supérieure à 1 semaine ;
- Les rapports d’intervention (adressés par mail aux services techniques municipaux)
après chaque visite planifiée ou non (ces rapports comprendront la date d’intervention,
les actions effectuées et le temps passé) ;
- Le nettoyage et la sécurisation ;
- Les préconisations et conseils.
IV. 2 APPAREIL DU PARC ACTUEL CONSERVÉ
Pour le photocopieur existant de marque RICOH 3025 Aficio, la maintenance couvrira, sur la
base d’un coût à la page (coût copie) :
- La fourniture et livraison des consommables et des pièces détachées (toners, bacs de
récupérateur de toner, tambour, lampes, filtres…) à l’exception du papier ;
- La maintenance et l’entretien des appareils (visite sur site au moins une fois par
trimestre afin de procéder au nettoyage, graissage, réglage et vérification des
équipements) ;
- Les déplacements et réparations : le déplacement du technicien sur site, main d’œuvre,
dépannage, remplacement des pièces si nécessaires, sans surcout pour la collectivité.
Le prestataire s’engagera également à fournir gratuitement un appareil de
remplacement en cas d’immobilisation de l’équipement supérieure à 1 semaine ;
- Les rapports d’intervention (adressés par mail aux services techniques municipaux)
après chaque visite planifiée ou non (ces rapports comprendront la date d’intervention,
les actions effectuées et le temps passé) ;
- Le nettoyage et la sécurisation ;
- Les préconisations et conseils.
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Les candidats indiqueront la nature des échanges d’information avec notamment un réfèrent
(joignable sur un numéro non surtaxé).
Afin de contrôler la consommation de chaque site, un relevé trimestriel devra être adressé aux
services techniques en précisant pour chaque site le relevé du précèdent trimestre et le
nouveau relevé que les services de la mairie rempliront.
A cet effet, un projet de contrat de maintenance devra être fourni en présentant les moyens
humains et techniques et en précisant les modalités et délais d’intervention.
Il est rappelé ici que les indications contenues pour la maintenance sont énonciatives et non
limitatives et qu’elles constituent un minimum en deçà duquel le candidat ne peut descendre.
Il aura à prévoir, de sa propre initiative tous les dispositifs dont il jugerait l’emploi utile ou
nécessaire pour une parfaite exécution et pour respecter les garanties souscrites.
Le candidat devra, lors de la réalisation des prestations, se conformer aux lois, normes,
règlements et règles de l’art en vigueur au moment de l’exécution des prestations.
Le marché est conclu pour une période d’un an renouvelable annuellement par tacite
reconduction pour une durée maximale de 4 années à compter du 1 er mois suivant la lettre de
commande. L’une ou l’autre des parties pourra décider ne pas renouveler le contrat par lettre
recommandée avec accusé de réception au moins trois mois avant la date de rupture
envisagée.
V – PRESCRIPTIONS PARTICULIERES
V.1 RESPONSABILITES
L’entreprise qui modifie les prestations annoncées par le présent Cahier des Charges, se rend
responsable des conséquences techniques et financières en résultant.
V.2 ACHEVEMENT DES TRAVAUX
Les prescriptions et indications portées au présent C.C.T.P. ne sont pas limitatives et
l’entreprise ne pourra se prévaloir d’aucun oubli pour laisser les ouvrages inachevés ou
réclamer des plus values. En effet, le marché sera conclu à titre forfaitaire.
En conséquence, l’entrepreneur devra toutes les prestations implicitement indiquées et
nécessaires au parfait fonctionnement des équipements.
La présente consultation s’entend avec toutes fournitures, mises en œuvre, façons, poses
et en général tous les travaux nécessaires à leur parfait achèvement. Le bon
fonctionnement des installations sera vérifié par le prestataire à l’aide des techniques
adaptées.
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VI. 3 RESPECT DES DESCRIPTIFS
L’entrepreneur adjudicataire devra signaler au maitre d’œuvre avant la remise de sa
proposition, les erreurs ou omissions qui auraient pu se produire, faute pour lui de se
conformer à ces prescriptions, il sera rendu responsable de toutes les erreurs ou
omissions relevées en cours d’exécution et des conséquences qui en résulteront.
D’autre part, l’entrepreneur précisera tous les renseignements complémentaires sur tout ce qui
lui semblerait douteux ou incomplet, il devra compléter dans les moindres détails les éléments
qui lui seront soumis par la commune de Cavignac.
VI.4 ASSURANCES
La responsabilité financière de l’entreprise sera couverte par une police individuelle de base,
l’entreprise se devra de respecter les clauses de validité de celle-ci.
Le prestataire devra pouvoir justifier qu’il est garanti contre les conséquences pécuniaires de
la responsabilité civile qu’il peut encourir du fait de son activité et qu’il bénéficie d’une
assurance de responsabilité civile décennale.
VI – RENSEIGNEMENT & DOCUMENTS A FOURNIR
VI.1 A L’APPEL D’OFFRES
En plus des documents généraux demandés, le soumissionnaire doit remettre obligatoirement
le bordereau de prix justifiant le prix global de sa soumission.
Ces prix s’entendent livraisons, fournitures et mises en œuvre comprises. L’entrepreneur ne
pourra se prévaloir d’oubli, d’erreur ou d’omission dans le bordereau de prix pour
justifier d’éventuels suppléments de prestations.
VI.2 AVANT EXECUTION
Du fait de sa qualification, il appartient à l’entreprise de prévoir le détail des sujétions,
fournitures et services nécessaires à la réalisation parfaite du marché.
L’entreprise devra se conformer strictement au planning d’exécution et indiquer toutes les
contraintes pour le bon fonctionnement de sa prestation.
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VI.3 PENDANT L’EXECUTION
La prestation complète comprend tous les interventions annexes nécessaires au parfait
fonctionnement des équipements. Le prestataire devra se rapprocher des services techniques
municipaux afin de définir précisément les dates d’intervention.
Toute exécution prématurée s’effectuerait sous la seule responsabilité de l’entrepreneur, et les
modifications qui pourraient lui être demandées seraient entièrement à sa charge, y compris
les conséquences du retard sur le planning d’installation des équipements.
VI.4 RECEPTION DES OUVRAGES
A la fin des travaux et de l’installation, il sera procédé à une inspection.
Fait à .................................. ,
le .........................................
(Cachet et signature)
Fait à Cavignac,
le .............................................
Le maire,
Jean- Jacques EDARD
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