189 com/siege/10

189 COM/SIÈGE/10
PARIS, le 11 septembre 2015
Original français
COMITÉ DU SIÈGE
Cent quatre-vingt-neuvième session
(13 juillet et 24 septembre 2015)
Point 10 de l’ordre du jour provisoire
Services annexes
Plan d’action pour l’externalisation de l’Économat de l’UNESCO : les détails concernant
le nouveau service proposé
1.
Lors de sa réunion du 15 juillet 2015, le Comité du Siège avait pris note du Plan d’action
pour l’externalisation de l’Économat de l’UNESCO (189 COM/SIÈGE/3) et demandé, pour cette
session, des détails concernant le nouveau service proposé.
2.
L’objet de ce rapport est de présenter les détails du service proposé. À cet regard, en
terme de service et de canaux de distribution deux options sont envisagées et plus
précisément :
(i)
L’E-commerce (vente en ligne) : Le fournisseur sera équipé d’un site de
commandes en ligne sur internet. L’ensemble des agents de l’UNESCO auront
accès à ce site. L’UNESCO fera parvenir au fournisseur la liste de ses agents. Le
fournisseur aura alors les responsabilités de vérifier que les personnes ayant
commandé figurent bien dans le fichier informatique fournit par l’Organisation. Les
commandes des agents donneront lieu à un paiement par carte bancaire
directement par l’agent. En aucun cas l’UNESCO ne sera impliquée dans les
transactions entre le fournisseur et les agents. Le contrat ne donnera donc pas lieu
à facturation entre le fournisseur et l’UNESCO. Pendant toute la durée du contrat
(deux ans renouvelables une fois), le fournisseur devra être en mesure de fournir
l’ensemble des fournitures à définir dans un catalogue et un bordereau de prix. Les
prix seront définis et révisés de commun accord entre l’UNESCO et le fournisseur.
Dans le cas d’alcools en franchise de droits de douanes et d’impôts indirects le
fournisseur aura alors les responsabilités de demander et d’obtenir, pour le compte
de l’UNESCO, les franchises auprès de la Direction Générale des Douanes et de
vérifier que les agents respectent les quotas notifiés pour les vins, champagne et
spiritueux.
Les livraisons se feront environ tous les deux mois au Siège de l’UNESCO au
7 place Fontenoy, 75007 Paris.
(ii)
Le magasin physique (modèle actuel) : Cette option suppose d’identifier un
potentiel repreneur externe acceptant de reprendre l’activité de l’Économat,
lourdement déficitaire, et d’assurer un espace de vente physique au Siège de
l’UNESCO d’une gamme de produits de consommation (parfums, ménager,
cadeaux, textile, maroquinerie) soumis à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et,
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éventuellement, d’alcools en franchise de droits de douanes et d’impôts indirects.
L’UNESCO devra financer des travaux aménagement de l’espace de vente à mettre
à disposition du repreneur (coût d’aménagement estimé à 2 000,00 € HT/m²). Le
repreneur versera un loyer à l’UNESCO pour les espaces utilisés (tarif clients
externes par m²). Enfin le repreneur devra considérer la possibilité de remployer les
employés de l’Économat. Le repreneur choisi devra exploiter le service avec ses
propres employés et, en vertu de l’article L 1224-1 du Code du travail français,
devrait reprendre les salariés de l’Économat nécessaires à l’activité reprise. Une
grande vigilance sera accordée à la situation et aux droits des salariés qui ne
seraient pas repris et à la recherche des solutions.
3.
Un appel à manifestation d’intérêt précisant ces options et des informations générales sur
les besoins de l’UNESCO en terme de service a été publié le 17 juillet 2015 sur le portail
mondial pour les fournisseurs des organismes des Nations Unies (UNGM). L’objet de cette
publication était de tester l’intérêt sur ces options des opérateurs potentiellement susceptibles
et de répondre aux besoins exprimés.
4.
À l’issue de cet appel à manifestation d’intérêt six fournisseurs ont manifesté leur intérêt
comme suit : trois fournisseurs intéressés pour la vente en ligne, deux potentiellement
intéressés pour la vente en ligne et physique et un pour la vente physique. Les informations
communiquées par ces fournisseurs intéressés sont évaluées en vue d’une éventuelle inclusion
de ces derniers sur la liste restreinte des entreprises qui seront invitées à soumettre des offres
détaillées dans une consultation publique qui sera lancée en septembre 2015. L’évaluation des
offres et l’attribution du contrat devra avoir lieu avant la fin de 2015 comme prévu dans le Plan
d’action pour l’externalisation de l’Économat de l’UNESCO mentionné ci-dessus.
5.
Le Comité du Siège souhaitera peut-être adopter une décision libellée comme suit :
Le Comité du Siège,
1.
Rappelant la décision 189 COM/SIÈGE/Décisions,
2.
Ayant examiné le document 189 COM/SIÈGE/10,
3.
Prend note des détails concernant le nouveau service proposé dans le cadre de
l’externalisation de l’Économat de l’UNESCO ;
4.
Invite la Directrice générale à continuer avec la mise en œuvre du Plan d’action
pour l’externalisation de l’Économat de l’UNESCO en vue d’offrir un service utile
amélioré sans incidence sur le budget ordinaire.
Information sur les coûts de rénovation des services de restauration de l’UNESCO
à Miollis/Bonvin et à Fontenoy
6.
Lors de sa réunion du 15 juillet 2015, le Comité du Siège avait demandé à la Directrice
générale de lui présenter des informations sur les coûts de rénovation des services de
restauration de l’UNESCO (URS) à Miollis/Bonvin et à Fontenoy et d’étudier la possibilité de
financer les travaux à l’aide d’une partie des fonds restants sur le compte spécial de l’Économat.
7.
L’objet de ce rapport est de présenter des informations sur les coûts et priorités de
rénovation des espaces des URS, travaux, équipement.
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(i)
Coûts de rénovation des espaces des URS (EUR/HT)
priorité
espace
équipement
travaux
total
Fontenoy
1
restaurant & cafeteria
100 000,00
1
bar du personnel
100 000,00
2
bar des délégués
100 000,00
Sous-total Fontenoy
300 000,00
700 000,00
1 000 000,00
1 100 000,00
1 350 000,00
700 000,00
800 000,00
100 000,00
100 000,00
Miollis
1
cafeteria
250 000,00
2
bar
150 000,00
Sous-total Miollis
400 000,00
1 100 000,00
1 500 000,00
Total URS
700 000,00
1 800 000,00
2 500 000,00
(ii)
150 000,00
Le compte spécial de l’Économat
Au 30 juin 2015 le fonds propre de l’Économat représentait 1 045 000 euros. Ces
fonds propres seront encore impactés par un résultat négatif prévu en 2015. Dans le
cadre de l’étude de faisabilité de l’Économat, les coûts du personnel liés à une
fermeture de l’Économat peuvent être estimés à un minimum de 210 000 euros.
Dans le même cadre, les coûts d’aménagement des espaces de l’Économat dans
une option de magasin physique ont été estimés en 300 000 euros pour un espace
de 150 m². Ce dernier coût ne se produirait pas si l’option 1 (E-commerce) serait
l’option retenue.
8.
Le montant exact du solde sera connu après la fermeture en bonne et due forme de
l’Économat et le règlement de l’ensemble des dettes et obligations correspondantes. La
possibilité d’allouer une partie de ces fonds au financement de la rénovation des services de
restauration sera examinée par la Directrice générale.
9.
Le Comité du Siège souhaitera peut-être adopter une décision libellée comme suit :
Le Comité du Siège,
1.
Rappelant la décision 189 COM/SIÈGE/Décisions,
2.
Ayant examiné le document 189 COM/SIÈGE/10,
3.
Prend note des informations sur les coûts de rénovation des services de
restauration de l’UNESCO à Miollis/Bonvin et à Fontenoy et sur la possibilité de
financer leur rénovation à l’aide d’une partie des fonds restants sur le compte
spécial de l’Économat ;
4.
Approuve un prêt à taux zéro sur cinq ans du Fonds d’utilisation des locaux du
Siège aux services de restauration de l’UNESCO pour un montant maximum de
500 000 euros, avec une période de franchise de cinq ans ;
5.
Recommande, en cas de fermeture de l’Économat, qu’une partie du solde du
compte spécial de l’Économat, après règlement de toutes les obligations juridiques,
soit utilisé pour la rénovation des services de restauration de l’UNESCO ;
6.
Invite la Directrice générale à mettre immédiatement en œuvre le Plan d’action pour
l’externalisation partielle des services de restauration de l’UNESCO.