Code d`éthique - CO2 Solutions

CO2 SOLUTIONS INC.
CODE DE CONDUITE COMMERCIALE
ET D’ÉTHIQUE
Code de conduite commerciale
1. Préambule
CO2 Solutions Inc. (la « Société ») accorde une grande importance à la confiance que lui manifestent ses
employés, ses actionnaires, ses clients et autres parties prenantes pour le succès de son entreprise.
Le code de conduite commerciale et d’éthique guide la conduite des affaires de la Société et travaillent de
concert pour la réalisation de ses objectifs. La Société s'engage à atteindre le plus haut niveau d'éthique et croit
que c’est un facteur essentiel au succès de la Société.
2. Objectifs
La Société applique des pratiques commerciales éthiques et responsables dans la conduite de ses opérations.
La Société a établi un niveau de performance élevée pour ses activités de recherche et de développement et
dans la livraison de sa technologie à ses partenaires et collaborateurs lui permettant de déployer les efforts
nécessaires pour atteindre et maintenir une position concurrentielle sur le marché.
INTÉGRITÉ COMMERCIALE
L’honnêteté et l'intégrité sont les valeurs fondamentales de la Société dans l'exercice de ses activités d’affaires.
Les employés doivent éviter de se placer en situation de conflit d'intérêts entre leurs affaires financières
personnelles et leurs activités professionnelles avec la Société. Toutes les activités commerciales doivent être
reflétées de façon exacte et équitable dans les états financiers, conformément aux principes comptables
applicables, et doivent être soumises à un audit.
ACTIVITÉS POLITIQUES
La Société ne fait aucune contribution aux partis politiques, ni à ses organisations ou ses représentants, ni ne
s’associe aux politiques partisanes. Toutefois, elle fait affaire avec les gouvernements et a intérêt à se tenir
informée sur les questions politiques qui pourraient avoir un impact sur ses activités commerciales. Dans la
poursuite de ses intérêts commerciaux, il peut s’avérer nécessaire pour la société de participer à divers
événements gouvernementaux et certains paiements peuvent être nécessaires pour participer à ces
événements.
SANTÉ, SÉCURITÉ, ENVIRONNEMENT ET COMMUNAUTÉ
La Société s'engage à favoriser et à offrir un environnement de travail sécuritaire pour tous ses employés et de
se conformer à tous les règlements en matière d'environnement. La Société adopte une approche proactive à
l'égard de la santé, de la sécurité et des questions environnementales, et offre une formation aux employés afin
de minimiser les risques d'incidents.
COMMUNICATIONS
La Société reconnaît qu’une communication ouverte et un esprit d'équipe ont un impact positif sur ses activités.
À cette fin, la Société fournit des informations sur ses opérations commerciales aux parties intéressées, dans la
mesure où cela est autorisé à l’intérieur des limites de la réglementation des valeurs mobilières, des exigences
relatives à la confidentialité et de la pertinence commerciale.
Code d’éthique
1. Préambule
Les pratiques commerciales de la Société sont intégrées au présent Code d'éthique (« Code ») pour fournir une
ligne directrice sur le type de comportement attendu de la part de ses employés, de ses dirigeants et de ses
administrateurs en appui aux pratiques commerciales de la Société.
Ce Code s'applique à tous les administrateurs, dirigeants et employés de la Société et de ses filiales. Pour des
raisons de simplicité, toutes ces personnes sont désignées comme « Employés » dans le présent Code.
2. Responsabilité des employés
Il est de la responsabilité de chaque employé de poser des questions, demander conseils et d'exprimer leurs
préoccupations au sujet du respect des dispositions de ce Code. Aucune mesure de sanction ne sera prise par
la Société à l’encontre d’un employé ayant signalé de bonne foi un manquement à ce Code.
Le Code sera modifié et mis à jour de temps en temps, lorsque la situation le justifie. Les employés seront
informés des modifications et y seront assujettis.
3. Responsabilité du Conseil d’administration et de la direction
Le chef de la direction et les directeurs à tous les niveaux de la Société ont la responsabilité d’assurer le respect
de ce Code. Le Conseil d'administration a une fonction de surveillance générale. Tout écart important par
rapport aux normes de conduite du présent Code, qu'il soit réel ou apparent sera signalé par la direction au
Conseil d’administration accompagné de mesures correctives réelles ou proposées.
Toute modification à ce Code sera revue et approuvée par le Conseil d'administration. Seul le Conseil
d'administration peut accorder une dérogation à une quelconque disposition du Code. La demande pour une
telle dérogation doit être initialement soumise par écrit au Comité de gouvernance et des ressources humaines
pour examen. Toute modification ou dérogation à ce Code sera divulguée publiquement dans la mesure requise
par les lois et règlements applicables.
4. Code de conduite
La Société s'attend à ce que toute activité commerciale soit être menée conformément à ce Code. Tous les
employés sont censés signaler, de bonne foi, tout manquement à ce Code à leur superviseur et ceux-ci seront
reçus avec le plein appui de la Société. Veuillez vous référer à la politique de dénonciation affichée sur le site
web au www.co2solutions.com.
Les employés sont tenus de respecter les directives générales suivantes :
(a) agir avec honnêteté, intégrité et transparence dans les relations avec les partenaires, collaborateurs,
fournisseurs, actionnaires et autres personnes avec lesquelles la Société fait affaire;
(b) traiter autrui avec équité, dignité et respect pour créer un climat de confiance dans lequel tous les employés
peuvent exceller;
(c) aspirer à l'excellence dans le travail individuel et d’équipe pour appuyer la réalisation des buts et objectifs
corporatifs.
Employés
La Société s'engage à :
• respecter les droits de la personne des employés;
• traiter ses employés avec respect et dignité;
• offrir des conditions de travail sécuritaire pour ses employés;
• offrir des occasions de développement de carrière et de promotion;
• respecter la confidentialité des dossiers de ses employés.
Partenaires, collaborateurs et fournisseurs
La Société s'engage à :
• transiger ouvertement et honnêtement avec ses partenaires, collaborateurs et fournisseurs.
Code de conduite commerciale et d’éthique – juin 2013
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Actionnaires
La Société s'engage à :
• déclarer les informations importantes aux actionnaires de façon précise et équitable en temps opportun afin
que ces derniers puissent prendre des décisions éclairées.
5. Intégrité et contrôles commerciaux
La Société s'attend à ce que tous ses employés travaillent de façon honnête et équitable dans le cadre de leurs
activités. Les sollicitations, les offres, les paiements ou l’acceptation de pots-de-vin directs ou indirects sont
interdits. Tous les employés doivent éviter de se placer en situation de conflit d'intérêts entre leurs affaires
financières personnelles et leurs activités professionnelles avec la Société. Toutes les activités commerciales
doivent être reflétées de façon exacte et équitable dans les états financiers, conformément aux principes
comptables applicables, et doivent être soumises à un audit.
Les employés doivent également s'assurer que les transactions commerciales soient effectuées à l’intérieur de
leur niveau d'autorité et en conformité avec les politiques et procédures. Si un employé n'est pas certain qu'il a
l’autorité de procéder à une transaction, ou s'il est d'avis que les procédures ou autorités publiées sont
inappropriées ou désuètes, il doit discuter de ces questions avec son superviseur avant d'effectuer une
transaction.
6. Conflit d’intérêts
Tous les employés doivent effectuer leurs activités d’emploi de manière objective. Tout employé qui se retrouve
devant une situation où il ou elle pourrait placer ses propres intérêts devant les intérêts de la Société doit
demander l'avis de son superviseur. De plus, les employés doivent également éviter l'apparence d'un conflit
d'intérêts; c'est-à-dire, un cas où une personne raisonnable pourrait supposer qu'il existe un conflit d'intérêts.
Les exemples ci-dessous décrivent quelques conflits qui surviennent à l’occasion et dont les employés doivent
prendre connaissance. Ces exemples ne sont pas exhaustifs et les employés doivent être conscients qu'il existe
plusieurs autres situations possibles pour lesquelles des conflits peuvent survenir.
Acceptation de cadeaux et invitations
En général, la Société permet l'acceptation de cadeaux symboliques, de repas d'affaires et de divertissements
pourvu que leur valeur soit appropriée aux objectifs d’affaires desservis et que l'acceptation est conforme aux
normes et pratiques des entreprises locales.
Il n’est pas interdit aux employés d'accepter des invitations sociales qui sont coutumières et appropriées dans
les circonstances et qui sont en harmonie avec une bonne éthique d'entreprise, où il n'y a aucune obligation
réciproque impliquée dans cette acceptation. Dans le cas d'un cadeau, il doit être de valeur suffisamment
limitée (généralement moins de 50 $) et sous une forme qui ne peut être interprétée comme pot-de-vin.
Dans certains cas, un employé peut avoir l’impression que le refus d'un cadeau serait interprété comme un
manque de courtoisie par l'hôte. Dans tel cas, l’employé doit accepter le cadeau au nom de la Société (plutôt
que personnellement) et doit en faire part à son superviseur, qui consultera avec la haute direction afin de
déterminer la meilleure façon de le traiter.
Les employés doivent utiliser leur meilleur jugement au moment de décider d'accepter un cadeau ou une
invitation. En cas de doute, l'employé devrait consulter son superviseur.
Choix des fournisseurs
Les employés doivent entreprendre un processus de sélection qui soit équitable et éthique.
Les employés doivent faire état des faits de manière impartiale et objective dans le choix d'un fournisseur pour
ses équipements ou services. Les employés doivent choisir un fournisseur qui offre la meilleure valeur pour le
produit ou le service en conformité avec les besoins de la Société. Les employés ne doivent pas accepter de
considération personnelle ou inappropriée tels des cadeaux, des faveurs personnelles ou des pots-de-vin.
Les employés doivent divulguer à leur superviseur toute relation personnelle qui pourrait influencer le choix d'un
fournisseur et, dans ces circonstances, ils doivent s'abstenir d'intervenir dans le processus de prise de décision.
Code de conduite commerciale et d’éthique – juin 2013
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Conflits d’intérêts financiers
Les employés doivent éviter toute activité ou arrangement qui pourrait compromettre, ou sembler compromettre
leur capacité d’effectuer leur travail de façon objective. Cette capacité est compromise si les employés ont des
intérêts ou obligations personnelles qui entrent en conflit ou en concurrence avec les intérêts de l’entreprise.
À titre d'exemple, les employés doivent éviter d'acquérir ou de détenir un intérêt financier substantiel dans les
entreprises où ceci pourrait donner lieu à un conflit entre les intérêts financiers de l’employé et ceux de la
Société. Un intérêt financier sera généralement considéré comme « substantiel » s’il est ou pourrait être
considéré comme étant suffisamment important pour influencer la manière dont un employé s'acquitte de ses
tâches. Si l'employé détient un intérêt substantiel dans une autre société qui fait affaires, ou est en cours de
négociation pour faire affaires avec la Société, l'employé doit divulguer le conflit potentiel à son superviseur et
s'abstenir de toutes décisions et toutes interactions liées à l'autre compagnie au cours de son emploi.
Un autre exemple serait un employé ayant des relations d'affaires directes avec un ami personnel employé par
une entreprise qui a ou tente de conclure une relation d'affaires avec la Société. Une fois de plus, l'employé doit
divulguer le conflit potentiel à son superviseur et s'abstenir de toutes décisions et toutes interactions avec la
compagnie en question au cours de son emploi.
7. Opérations d’initiés
La législation sur les opérations d'initiés impose des obligations à tous les employés en possession de
documents confidentiels. Les sanctions en cas de violation de cette législation sont sévères.
Pour plus de précisions à ce sujet, les employés peuvent se référer à la Politique sur la divulgation, la
confidentialité et les opérations d'initiés de la Société.
8. Confidentialité
Des dispositions en matière de confidentialité sont contenues dans les ententes de confidentialité des employés
ainsi que la Politique de divulgation, confidentialité et opérations d'initiés de la Société. Pour plus de précisions
à ce sujet, les employés peuvent consulter leur entente de confidentialité et la Politique de divulgation,
confidentialité et opérations d'initiés.
9. Protection et utilisation de la propriété
La Société possède de la propriété de valeur, tant sur le plan physique (par exemple, ordinateurs, équipements,
outils, etc.) que des biens immatériels (ex. propriété intellectuelle, droits d'auteur, marques de commerce,
secrets commerciaux et informations commerciales) et il est de la responsabilité de chaque employé de prendre
des mesures raisonnables pour empêcher le vol, l'utilisation abusive ou les dommages à cette propriété. En
outre, cette propriété doit être utilisée uniquement aux fins commerciales légitimes de la Société. L'achat, la
vente, la location ou l'emprunt de ces biens doit être approuvé par la haute direction de la Société.
10. Santé, sécurité et environnement
La société s'est engagée à gérer les questions de santé, de sécurité et environnement comme des activités
commerciales essentielles. À cette fin, les employés et les entrepreneurs sont tenus de respecter les directives
sur la santé, la sécurité et l’environnement de la Société et d’informer la haute direction de toute anomalie
importante pour un examen plus approfondi et un plan d'action. De plus, les employés devraient contrôler leurs
activités sur une base régulière afin de pouvoir apporter des améliorations à leur méthode de travail pour
minimiser toute problématique potentielle sur les questions de santé, sécurité ou environnement.
11. Respect des lois en vigueur et surveillance et application des procédures
La Société s'attend à ce que tous ses employés adhèrent à ses politiques et directives, ainsi qu'à toutes les lois
et les règlements qui s'appliquent à ses activités.
Si un employé enfreint une politique, une loi ou un règlement, la haute direction de la Société doit en être
informée en temps opportun afin que la situation puisse faire l'objet d'une enquête. Les employés doivent
consulter leur superviseur et se référer à la politique de dénonciation pour de plus amples directives.
Code de conduite commerciale et d’éthique – juin 2013
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12. Cessation d’emploi
Lors de la cessation de l'emploi avec la Société, tous les employés doivent se conformer à certaines obligations
énoncées dans leur contrat de travail ou lettre de confirmation d’emploi. Les employés doivent consulter leur
contrat de travail ou lettre de confirmation d’emploi obtenir de plus amples informations.
13. Information générale
Chaque individu est responsable de faire preuve de bon jugement afin de déterminer si une situation pourrait
contrevenir à ce Code.
Pour aider les individus à déterminer si leurs actions sont en contradiction avec ce Code, ils devraient
déterminer ce qui suit :
• les actions sont légales;
• les actions constituent une violation des politiques et procédures de la Société;
• les actions seraient autorisées par leur superviseur;
• les actions exposeraient collègues, partenaires, collaborateurs, fournisseurs, actionnaires, autres parties
prenantes, ou la communauté à des risques de blessures;
• la divulgation de ce comportement serait une préoccupation aux intervenants internes ou externes;
• les actions seraient considérées comme honnêtes et éthiques.
Si, après avoir examiné ce qui précède, l’employé a toujours des questions à savoir si la conduite serait une
violation de ce Code, il est conseillé de demander l'avis de son superviseur, du chef des finances ou du chef de
la direction de la Société.
14. Signaler des violations
Tout employé qui a connaissance d'un risque potentiel ou qui soupçonne une violation de ce Code a l'obligation
d’en faire part à son superviseur, au chef des finances ou au président et chef de la direction.
En général, un superviseur sera en meilleure position pour résoudre tout problème rapidement. Toutefois,
quelconque question ou préoccupation spécifique ou d’ordre général peut être soulevée avec l’une ou l'autre
des personnes indiquées ci-dessus. Les rapports seront traités de façon confidentielle dans la mesure où cela
est possible et en conformité avec la responsabilité de la Société de traiter la question. Aucun employé ne fera
l'objet de représailles par la Société pour avoir rapporté de bonne foi une violation de ce Code.
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