AMIENS METROPOLE

AMIENS METROPOLE
CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES
MARCHE DE SERVICES
TRANSPORT ET DISTRIBUTION DE COURRIERS, COLIS ET PRESTATIONS
ASSOCIEES.
LOCATION/ENTRETIEN DE MACHINES A AFFRANCHIR AVEC BALANCES
CONNECTEES
LOT 1 : Courriers rapides
LOT 2 : Courriers lents
LOT 3 : Location/entretien de machines à affranchir avec balances connectées.
PRESENTATION :
Actuellement, Amiens Métropole affranchit son courrier et celui de la Ville d’Amiens,
du C.C.A.S. et du syndicat mixte Europamiens suite à la signature de conventions de
mutualisation de services.
L’activité « courrier » est très irrégulière : en une journée, le nombre de plis affranchis
peut aller de 1 500 à 2 300. Les envois postaux sont très diversifiés tant au niveau
du format, du poids que de leur nature et de leur contenu. Ils sont à destination de la
France avec une distribution prioritaire et non prioritaire et de l’international moins de
1% des envois en 2009.
A titre d’information, pour les quatre collectivités ou établissements, Amiens
Métropole a envoyé en 2009 :
132 000 Lettres dites « courriers rapides » ont été envoyées.
12 336 Lettres ont été envoyées contre la signature du destinataire.
270 Colis ont été envoyés.
91 Colis ont été envoyés contre la signature du destinataire.
318 000 lettres dites « courriers lents » ont été envoyées.
Ces différents types d’envois postaux sont affranchis par le Service Logistique
(S.L.A.C.) du lundi au vendredi toute l’année et remis à la Poste Française tous les
jours vers 17H. Actuellement, les prestations « collecte » et «remise » des courriers
sont assurées par les vaguemestres de la collectivité.
Les marchés (lots 1 et 2) concerneront donc la mise à disposition, la collecte, le tri,
l’acheminement et la distribution des envois postaux de tous types à destination de la
France et de l’international et ce quelque soit leur poids unitaire. Les émetteurs
seront la communauté d’Agglomération, la ville d’Amiens, le C.C.A.S. de la ville
d’Amiens et le syndicat Mixte Europamiens. Ces prestations se feront dans le cadre
de la réglementation postale française et européenne et notamment la directive
européenne 2008/6 du 20 février 2008 qui ouvre à la concurrence l’ensemble du
secteur postal à compter de janvier 2011. Il est prévu que les marchés, ci-après
désignés, commenceront à compter de cette date.
Il est préciser ici que ces marchés ne concernent ni les prestations d’acheminement
et de distribution en urgence d’envois et de colis par transporteur express ou par
coursier, ni les prestations d’acheminement et de distributions très spécifiques
(envois de colis volumineux ou très encombrants, affrètement de semi-remorques
pour palettes,…..) Ces prestations feront l’objet d’autres marchés.
Ces marchés ne concerneront pas non plus les prestations, pat un opérateur postal,
d’acheminement et de distribution (incluant la collecte, le marquage et le tri) d’envois
postaux à destination de la France et de l’international lors d’opérations de mise sous
pli et de conditionnement réalisées par un routeur au sens large. Ces prestations
feront l’objet d’un autre marché.
I) OBJET DU MARCHE
LOT 1 : COURRIERS RAPIDES
Collecte par le titulaire du marché et/ou mise à disposition au titulaire des courriers et
colis.
Les courriers rapides doivent être distribués :
dans un délai de 1 jour à compter du jour où ils ont été collectés ou
remis par le service Logistique Administrative Centralisée (S.L.A.C.) pour
Amiens et les communes de l’Agglomération.
dans un délai de 2 à 3 jours à compter du jour où ils ont été collectés ou
remis par le S.L.A.C. pour les communes hors de la Communauté
d’Agglomération.
Cette distribution, selon les cas, peut faire l’objet d’une remise à l’adresse indiquée,
contre la signature du destinataire ou de son mandataire ou contre tout mode de
preuve de remise équivalent. Un envoi dont l’adresse mentionne une personne
physique et une raison sociale sera remis à la personne morale.
Le titulaire du marché devra justifier par tous moyens auprès de la Collectivité de la
réception au plus tard 2 jours après la collecte ou le dépôt du courrier par lui-même
et par le destinataire au plus tard le 17ème jour après l’envoi par la Collectivité.
En cas d’impossibilité de distribuer une lettre un avis de passage ou tout autre
moyen sera déposé par le distributeur dans la boîte du destinataire et la lettre est
mise en instance pendant une période maximale de 15 jours. A l’issue de cette
période le titulaire du marché devra retourner ledit pli sans frais supplémentaires
dans les 5 jours au plus tard avec la mention « pli non demandé ».
La mise à disposition à la Communauté d’Agglomération doit être régulière sur toute
l’année, 5 jours par semaine, soit du lundi au vendredi à 7 h 30 au plus tard et la
collecte par le titulaire du marché doit être effectuée une fois par jour de 16 H 30 à
17 H 30. L’agent du titulaire du marché assurant la collecte et la mise à disposition
devra se conformer aux règles de sécurité et au plan de circulation existants et devra
avoir un comportement professionnel irréprochable tant au niveau du comportement
et de la tenue que de la qualité de son travail.
Le titulaire du marché devra mettre à disposition de la Communauté d’Agglomération
les matériels (bacs, containers, chariots, ….) nécessaires au conditionnement des
envois postaux avant leur collecte en nombre suffisant pour ne pas gêner ou
retarder l’acheminement et la distribution du courrier.
Le titulaire du marché devra fournir à la personne publique une solution via Internet
permettant de suivre l'état et la position des courriers recommandés qui lui ont été
confiés depuis la prise en charge jusqu'à la distribution. Cette solution de suivi est
incluse dans le coût de l’affranchissement.
LOT 2 : COURRIERS LENTS
Collecte par le titulaire du marché et/ou mise à disposition au titulaire du marché des
courriers et colis.
Les courriers lents devront être distribués :
dans un délai maximum de 10 jours.
Réalisation de campagne d’envois de courriers à des agents de la collectivité, aux
citoyens ou à ses partenaires. Ces courriers appellent une réponse des destinataires.
Ces campagnes peuvent concerner notamment des opérations de vote par
correspondance ou des envois de questionnaire. Afin que les destinataires de ces
campagnes soient incités à répondre, la Communauté d’Agglomération prend en
charge financièrement l’affranchissement, l’acheminement et la distribution par la
Poste française et parfois les enveloppes elles-mêmes (attribution d’un numéro
d’autorisation de correspondance-réponse à destination de la France).
La mise à disposition à la Communauté d’Agglomération doit être régulière sur toute
l’année 5 jours par semaine, soit du lundi au vendredi à 7 h 30 au plus tard et la
collecte par le titulaire du marché doit être effectuée une fois par jour de 16 H 30 à
17 H 30. L’agent du titulaire du marché assurant la collecte et la mise à disposition
devra se conformer aux règles de sécurité et au plan de circulation existants et devra
avoir un comportement professionnel irréprochable tant au niveau du comportement
et de la tenue que de la qualité de son travail.
Le titulaire du marché devra mettre à disposition de la Communauté d’Agglomération
les matériels (bacs, containers, chariots, ….) nécessaires au conditionnement des
envois postaux avant leur collecte en nombre suffisant pour ne pas gêner ou
retarder l’acheminement et la distribution du courrier.
Le titulaire du marché devra fournir à la personne publique une solution gratuite via
Internet permettant de suivre l’état et la position des colis qui lui ont été confiés
depuis la prise en charge jusqu’à la distribution.
Pour les colis remis contre signature, la preuve de distribution est conservée par le
titulaire du marché.
Toutefois, il devra en fournir gratuitement une copie à la personne publique sur
simple demande faite dans un délai maximum d’un an après la date d’envoi.
LOT 3 : LOCATION/ENTRETIEN
BALANCES CONNECTEES.
DE
MACHINES
A
AFFRANCHIR
AVEC
Actuellement, Amiens Métropole affranchit son courrier et celui de la Ville d’Amiens,
du C.C.A.S. et du syndicat mixte Europamiens suite à la signature d’une convention
de mutualisation de services grâce à une machine « Néoposte ».
A titre indicatif, il a été affranchit prés de 463 000 plis en 2009.
Le présent marché a pour objet la location et l’entretien de machines à affranchir
avec les balances postales associées.
L’achat du matériel est exclu. Le marché ne portera que sur la location. Il s’agira de
matériels neufs. Le matériel recyclé est proscrit.
Le marché comprendra globalement :
- La fourniture en mode locatif de machines à affranchir intelligentes et les
balances connectées compatibles avec les prestations du(s) titulaire(s) des
lots 1 et 2.
- La livraison sur site du matériel.
- Le déballage et le retrait des emballages pour ne pas encombrer les
locaux de la personne publique.
- La mise en service des matériels et la formation sur site des utilisateurs.
- L’entretien des matériels sur toute la durée de la location. Le titulaire
devra assurer une maintenance corrective et préventive (2 visites par an).
En cas de problèmes, le titulaire du marché devra communiquer au
S.L.A.C. tous renseignements ou toutes coordonnées pour une
intervention technique dans les 24 heures suivant la demande faite par
Amiens Métropole.
- La mise à jour du logiciel d’affranchissement notamment lors du
changement de prix des prestations des lots 1 et 2.
- La fourniture des consommables nécessaires.
- Le retrait de la ou des machines en fin de contrat (aux frais du titulaire).
- Les matériels devront prendre en compte les évolutions techniques et
obéir aux normes en vigueur.
La Communauté d’Agglomération dispose actuellement de deux contrats pour la
location de machines à affranchir et de balances (ces contrats ont été conclus
séparément et arrivent à expiration en mars et octobre 2011).
II) FORME DU MARCHE
Le présent marché est un marché de services.
Le marché est décomposé en trois lots attribuables séparément ou au même
prestataire.
III) DATE D’EFFET ET DUREE DU MARCHE
Le marché s’effectuera pour une durée de 48 mois à compter du 1er janvier 2011
sauf pour le lot 3 (voir ci-dessous)
Le marché prendra effet au 1er Janvier 2011 pour les lots 1 et 2.
Le marché prendra effet au 1er Avril 2011 pour le lot 3 et prendra fin au 31 Décembre
2014.
IV) PRIX
Les prestations des lots 1 et 2 seront traités à prix mixtes unitaires et unitaires
forfaitisés c'est-à-dire que pour chaque envoi postal, les prestations de tri,
d’acheminement et de distribution seront facturées dans un seul et même prix tels
que définis dans les grilles tarifaires du titulaire qui vaudront bordereau de prix. Le (s)
prestataire(s) indiquera (ont), dans son (leur) bordereau de prix, le coût de la mise à
disposition et de la collecte, celles-ci seront facturées séparément du coût
d’affranchissement.
Le prestataire ou les prestataires des lots 1 et 2 pourra (ont) effectuer une remise
commerciale sur le prix public proposé.
Les prestations du lot 3 seront traité à prix unitaire forfaitisé (totalité de la prestation).