ANNONCE Assistant(e) en charge de la coordination Concours

ANNONCE
Montpellier Business School recherche:
1 Assistant(e) en charge de la coordination concours H/F
FONCTION:
Assister la responsable et les collaborateurs du service Concours et Recrutement dans des missions de développement, de
promotion, de concours et de relations publiques en vue d’optimiser la présence sur le terrain du programme Master Grande
Ecole (PMGE) et renforcer ainsi sa force de frappe.
MISSIONS & ACTIVITES:
Assistanat à la promotion, accueil et information des prospects et prescripteurs
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Traiter les appels téléphoniques et renseigner les prospects, ainsi que les courriers et les mails entrants.
Participer occasionnellement à des forums et des salons sur l’ensemble du territoire français : mise en place des stands,
information de 1er niveau, récupération des contacts…
Organisation et gestion des concours
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Organiser les concours écrits : convoquer les surveillants, veiller à la logistique quant aux sujets, louer des salles en
fonction du nombre de candidats.
Organiser les JPE Passerelle : coordonner les ressources humaines (intervenants et étudiants) et techniques : fixer la
date, communiquer en interne et en externe, accueillir et briefer les intervenants.
Mettre à jour, réceptionner et traiter les dossiers de candidature.
Mettre à jour, publier, communiquer aux candidats, les notes.
Suivre les dossiers d’inscription en collaboration avec le Service de la Vie Etudiante, une fois les résultats d’affectation
connus.
Vérifier les diplômes des étudiants finalement intégrés.
Facturer les activités, suivre les dossiers de facturation.
Gestion d’une salle lors des écrits de différents concours.
Organiser de séminaire Passerelle.
Lancer des invitations aux jurys pour les oraux.
Gestion des relations avec les étudiants dans le cadre de leurs actions promotionnelles
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Organiser la présence d’étudiants sur l’ensemble des forums et des salons (intendance, logistique, …) et coordonner
leur formation.
Préparer le kit commercial et s’assurer de sa distribution à chaque étudiant.
Suivre le stock, envoyer les documents et supports de promotion sur les lieux des forums et des salons et s’assurer de
leur arrivée.
Administrer le remboursement des déplacements promotionnels des étudiants.
Mettre en forme la synthèse des comptes rendus.
Relayer l’information relative aux absences pour cause d’actions de promotion.
Organisation et soutien administratifs
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Actualiser la base de données des prospects et responsables des établissements : contrôle téléphonique et saisie.
Assurer un reporting régulier de ses activités et de ses tableaux de pilotage.
Participer au suivi administratif du service (engagements de dépenses, facturations, suivi budgétaire).
Organiser le classement et l’archivage de ses activités.
Anticiper et prévoir les besoins de l’intendance du service : suivi des stocks de documents, de leur actualisation, suivi
des stocks de matériaux publicitaires et suivi du réapprovisionnement.
MISSIONS & ACTIVITES ASSOCIEES DU POSTE:
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Participer à la mise en place d’une dynamique autour de la promotion, de la vente et des relations publiques.
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Participer au renforcement des liens entre le PMGE et les autres services de Montpellier BS et à l’amélioration de la
synergie autour des activités commerciales de Montpellier Business School.
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Etre force de proposition dans son domaine de compétences.
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Participer à l’amélioration des outils, faire preuve de proposition d’amélioration.
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Participer à toutes les réunions hebdomadaires de service.
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Rendre compte régulièrement de son activité et faire un reporting régulier auprès de son responsable.
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Assurer toute autre mission, confiée par son responsable hiérarchique et relevant de son domaine de compétence.
COMPETENCES ET QUALITES REQUISES:
Niveau d'études et/ou expérience:
Bac minimum, ou niveau jugé équivalent,
Expérience professionnelle de 3 à 5 ans dans le domaine de d’enseignement et/ou de la promotion commerciale, ou expérience
professionnelle équivalente,
Connaissance souhaitée de l’enseignement supérieur.
Connaissances et/ou savoir-faire spécifiques :
Connaissance des techniques de commercialisation et de promotion,
Capacité à communiquer dans une logique commerciale,
Forte capacité d’organisation et de planification,
Compréhension rapide des contextes,
Adaptabilité, réactivité,
Rigueur, anticipation,
Est garant(e) de son travail et de ses résultats, autocontrôle,
Esprit d’équipe,
Excellent relationnel, sens du service, écoute
Savoir adapter son discours face aux différents interlocuteurs (étudiants, surveillants, enseignants),
Qualités d’expression et de présentation,
Savoir-faire rédactionnel,
Goût pour les déplacements occasionnels,
Excellente maîtrise des logiciels Word, Excel, Outlook, Powerpoint & Access,
Expérience de gestion de BDD complexes type CRM,
Animation des réseaux sociaux,
Curiosité pour les NTIC,
Maîtrise de l’Anglais.
TEMPS DE TRAVAIL : CDI Temps plein, Disponibilité selon les exigences de service.
LIEU DE TRAVAIL: Montpellier Business School, 2300 Avenue des Moulins, 34185 MONTPELLIER Cedex 4.
Les candidatures (CV+LM) sont à adresser à Stéphany Bourgade, Chargée de recrutement et d’administration du personnel
sous la référence AssCoordConc2016 par courrier électronique ([email protected]).