Présentation PowerPoint

Atelier « La dématérialisation des factures à travers
les technologies LAD »
Avec la participation de:
• Christophe BOUTE, Directeur des Systèmes d’informations de la SIP
• Sheila NATHOO, Responsable Avant-Vente Aareon France
• Benjamin OUTIN, Responsable Commercial BeLink Solutions
• http://www.aareon.mobi
• Code d’accès 2011
Page partenaire
© AareonUne
France
société du groupe Aareon
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AGENDA ATELIER
•
Présentation de notre groupe et de nos offres
5 min
•
Dématérialisation des factures: Enjeux et Bénéfices
5 min
•
Présentation de l’offre LAD Factures
5 min
•
Démonstration « Live » sur les factures: De la numérisation jusqu’à l’intégration
dans votre ERP
15 min
•
Témoignage client : Retour d’expérience de Christophe BOUTE, DSI de la SIP
10 min
•
Echanges Questions/Réponses
© Aareon France
5 min
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AGENDA ATELIER
•
Présentation de notre groupe et de nos offres
5 min
•
Dématérialisation des factures: Enjeux et Bénéfices
5 min
•
Présentation de l’offre LAD Factures
5 min
•
Démonstration « Live » sur les factures: De la numérisation jusqu’à l’intégration
dans votre ERP
15 min
•
Témoignage client : Retour d’expérience de Christophe BOUTE, DSI de la SIP
10 min
•
Echanges Questions/Réponses
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5 min
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Le Groupe BELINK
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4
Présentation Groupe Belink
Le groupe Belink propose une offre complète de dématérialisation
des documents et d'automatisation des processus métier.
Une couverture nationale avec des implantations de proximité, un fort
développement international en particulier en Afrique
Une équipe de près de 100 ingénieurs et consultants présents sur tout
le territoire national
Un chiffre d’affaire de 9M€ et Plus de 500 clients
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5
Offre Commerciale Groupe Belink
BELINK SERVICES
BELINK INTERACTIVE
Projet Intégration
Conseil ecrm
Conseil en architecture
Mobile Marketing
Assistance technique
Moteur GED – Workflow
Moteur Cartographie SI
BELINK SOLUTIONS
Gestion des factures fournisseurs (gamme
CODEXIA)
Gestion dossiers Habitat social et immobilier
Gestion des marchés (gamme LIA)
Plate forme collaborative d’échanges projet
BTP (Hubforproject)
Solution Hygiène et Sécurité (Winlassie)
Solution Modélisation (SOLU-QIQ)
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Sites Web de communication
Créations graphiques
Plate-forme de Broadcasting
Projets & Solutions Métiers
Portail documentaire et décisionnel Full Web
Dématérialisation des
Demandes de logements,
Enquêtes SLS/OPS,
Factures fournisseurs
PROJETS GED &
WORKFLOW
Approche
multisectorielle
Archivage documentaire
et Workflow de validation
des procédures
Ventes, Achats, Logistique,
Production, Règlements,
Qualité, RH, …
DEMATERIALISATION
IMMOBILIER
Collaboration
FACTURES
FOURNISSEURS
Gestion des dossiers locataires
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- Lecture Automatique des
factures fournisseurs
- Plan de classement
Fournisseur
- Workflow de validation des
factures fournisseurs
Un fort positionnement sur l’habitat social
Près de 40 clients dans l’habitat social
10 ans d’expérience sur ce secteur d’activité
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Nos Solutions Progiciel
est éditeur de la gamme CODEXIA
depuis 1997 et intégrateur depuis 2002 de la suite LAD
ReadSoft DOCUMENTS.
BELINK Solutions
LAD - ReadSoft
DOCUMENTS
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CODEXIA
GED-WORKFLOW-REPORT
Numériser
TRAITER
Capturer
VALIDER
Contrôler
GERER
Transférer
STOCKER
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Solution évolutive complète et intégrée
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Partenariat Aareon
 Partenaire depuis 2008
 15 références communes (Opievoy, Loire Habitat, Famille et
Provence, Logis Metropole, Emeraude Habitation, Actis, Espace
Habitat, Le Toit Forézien, OPH Orléans, SIP, Habitat du Nord,
Promologis…)
 Solutions certifiées par Aareon
 Interfaces et contrôles intégrées
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Partenariat LAD ReadSoft
Editeur de logiciel d’automatisation des documents
•
•
•
•
•
•
•
Leader Mondial
6500 clients dans le monde
400 clients en France
+ de 2 Milliards de documents traités par an
CA 2010 : 70 Millions d’€
16 Filiales
450 employés
Un partenariat fort et abouti
•
•
•
•
BeLink, seul interlocuteur
Plus de 50 projets réalisés avec leur solutions
Premier partenaire en France
15 consultants/chefs de projets formés et certifiés par l’éditeur
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AGENDA ATELIER
•
Présentation de notre groupe et de nos offres
5 min
•
Dématérialisation des factures: Enjeux et Bénéfices
5 min
•
Présentation de l’offre LAD Factures
5 min
•
Démonstration « Live » sur les factures: De la numérisation jusqu’à l’intégration
dans votre ERP
15 min
•
Témoignage client : Retour d’expérience de Christophe BOUTE, DSI de la SIP
10 min
•
Echanges Questions/Réponses
© Aareon France
5 min
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Dématérialisation des factures fournisseurs: Enjeux et Bénéfices
ENJEUX ET BENEFICES
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La dématérialisation : pourquoi faire ?
Optimiser la performance opérationnelle
Gérer le risque opérationnel
 Gains de temps & coûts de traitement
 Réduction des tâches manuelles à faible valeur
ajoutée
 Amélioration de la qualité des données
 Fluidification diffusion et accès à l’information
 Externalisation de certaines tâches ou
opérations
Accompagner votre démarche RSE
Améliorer la relation client
« Responsabilité Sociétale des Entreprises »
 Maitrise des points de contact extérieurs
 Qualité de réponse aux demandes client
 Nouveaux services rendus possibles par des
échanges numériques
 Promotion de l’image de l’entreprise
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 Sécurisation du fond documentaire
 Conformité aux nouvelles
règlementations
 Accroissement du risque juridique
 Amélioration de votre empreinte :
volume papier, photocopies
 Diminution des navettes de transport et
des courriers
 Diminution des déplacements
 Réduction des espaces de stockage
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Pour quel Retour sur Investissement ?
Qualitatif
Quantitatif
•
•
•
•
 Image de l’organisation
 Qualité du service rendu
 Sécurisation
 Préservation de l’environnement
Gains de temps
Charges de personnel (ETP)
Logistique & achats
Archivage
ROI généralement constaté de 6 à 18 mois
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AGENDA ATELIER
•
Présentation de notre groupe et de nos offres
5 min
•
Dématérialisation des factures: Enjeux et Bénéfices
5 min
•
Présentation de l’offre LAD Factures
5 min
•
Démonstration « Live » sur les factures: De la numérisation jusqu’à l’intégration
dans votre ERP
15 min
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Témoignage client : Retour d’expérience de Christophe BOUTE, DSI de la SIP
10 min
•
Echanges Questions/Réponses
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5 min
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Principales étapes de la Dématérialisation des factures fournisseurs
Recevez
vos factures
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Placez les dans
le scanner…
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Les données
sont intégrées
dans ERP
Numérisation
Scan
Solution de workflow
PortalImmo
Prem’Habitat
Solution d’archivage
des images
Solution d’automatisation du traitement des factures intégrée
Solution d’archivage
Workflow
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ERP
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Des capacités de traitement de tous les factures entrantes quelques soit leur flux
XML
EMAIL
MFP
Scanner
Fax
Classification
Capture
Contrôle
ERP/Workflow &GED
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Numérisation
Scan
Interpret
Solution de workflow
PortalImmo
Prem’Habitat
Solution d’archivage
des images
Solution d’automatisation du traitement des factures intégrée
Solution d’archivage
Workflow
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ERP
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Capture automatique des données
 Numéro de facture
 Date de facture
 Ligne articles
 Date d’échéance
 Taux TVA
 Totaux
 Nom du Tiers
 N° commande
 N° SIREN Tiers
 Détection des avoirs
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 ...
Le meilleur des technologies au service de la capture
Freeform
Utilisé pour capturer
les données pour les
fournisseurs inconnus
du système
Très bon résultat
d’intérprétation
dès le 1er passage
Auto-apprentissage
Adaptation au fournisseur
Modélisation automatique
Outil d’optimisation pour les
fournisseurs importants
Enrichissement dynamique du
modèle pendant la production
Mise en production rapide
Reconnaissance contextuelle
Connaissance de la structure
logique des factures
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Automatisation maximale pour
les fournisseurs avec le plus
grand nombre de factures
Paramétrage avancé de la
reconnaissance par champ et
par fournisseur (postion,
logique,…)
Identification automatique du fournisseur et de la société facturée
 N° TVA
intracommunautaire
 SIRET / SIREN ou
équivalent
 Coordonnées
bancaires
 Adresse
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Des règles de Validation automatique
Numérisation
Scan
Interpret
Fournisseurs / Factures
Commandes / Réception
Référentiel
Solution de workflow
PortalImmo
Prem’Habitat
Solution d’archivage
des images
Archivage de l’image
Solution d’automatisation du traitement des factures intégrée
Solution d’archivage
Workflow
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ERP
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Des règles de Validation automatique
 Contrôles de cohérence :
– Montant TTC = Montant HT+ Montant TVA
– Sommes des lignes articles = Montant HT
– Date de la facture = Date du système +/- intervalle de temps
 Règles métier via :
– Tables de données internes
– Bases de données externes
– Bases de données ERP
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Numérisation
Scan
Verify
Interpret
Fournisseurs / Factures
Commandes / Réception
Référentiel
Solution de workflow
PortalImmo
Prem’Habitat
Solution d’archivage
des images
Solution d’automatisation du traitement des factures intégrée
Solution d’archivage
Workflow
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ERP
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Un Vidéocodage facilité
 Interface facilitant les corrections
– Codification des anomalies
– Couleur de fond suivant le type de champ
 Visualisation des données par tables
 Classification manuelle
– Type de facture
– Société facturée
– Fournisseur
 Visualisation de l’avancée des opérations
 Affichage de notes
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Verify
Numérisation
Scan
Interpret
Transfert
Fournisseurs / Factures
Commandes / Réception
Référentiel
Workflow
Attribution
PortalImmo
Prem’Habitat
Mise à jour Auto des Statut
Enrichissement
Bon à payer
Archivage des
données
Archive Images
Solution d’automatisation du traitement des factures intégrée
Solution d’archivage
Workflow
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ERP
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Images
AGENDA ATELIER
•
Présentation de notre groupe et de nos offres
5 min
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5 min
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Présentation de l’offre LAD Factures
5 min
•
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dans votre ERP
15 min
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10 min
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Echanges Questions/Réponses
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5 min
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DEMONSTRATION
© Aareon France
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AGENDA ATELIER
•
Présentation de notre groupe et de nos offres
5 min
•
Dématérialisation des factures: Enjeux et Bénéfices
5 min
•
Présentation de l’offre LAD Factures
5 min
•
Démonstration « Live » sur les factures: De la numérisation jusqu’à l’intégration
dans votre ERP
15 min
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10 min
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Echanges Questions/Réponses
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5 min
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GESTION DES FACTURES
Christophe BOUTE
Directeur des Systèmes d‘informations
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France
société du groupe Aareon
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PRESENTATION DE LA SIP
• La SIP est une SA créé en 1994 suite à la fusion
de la SAP et l’Immobilière Lesueur
• 15 000 lots dans la Picardie
• 4 agences – 3 antennes
• 1 service entretien (régie)- 25 ouvriers
• 22 000 factures fournisseurs
• 169 Salariés
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PROJET FACTURES
• Demande de la Direction Générale
• Avoir toutes les factures fournisseurs dans la GED
• Plus de factures papier en circulation dans la société
• Politique qualité de l’entreprise (certification ISO)
• Réorganiser la compta - Suppression d’un, voire deux
postes
• Quid Immolink – Aller jusqu’à la dématérialisation des
factures ?
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PROJET FACTURES avec IMMOLINK
2 TYPES DE FACTURES
PAPIER
PDF
SCANNERISATION INTEGRATION
IMMOWARE
WORFLOW - BAP
SAISIE FACTURES
SAISIE FACTURES
CONSULTATION DES FACTURES DANS LA GED
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PROJET FACTURES
 FACTURES PAPIER
IMMOBILISATIONS
BON DE COMMANDE
FLUIDES
(intégration des fluides sur immoware)
FACTURES HORS EXTRANET
( entretien courant)
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Mise en place du projet
• Etude de solutions, Janvier 2010
• Signature avec Belink en Avril 2010
• LAD
• Signature avec AAREON en Avril 2010
• GFACLAD – WORKFLOW
• Début du projet en Juillet 2010
• Mise en production LAD Janvier 2011
• Mise en production Workflow JUIN 2011
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Les Etapes Importantes du Projet
• Le lancement du projet (présentation à tout le
personnel administratif)
• Les réunions de travail avec les utilisateurs
(le service DAF pour la partie LAD)
• La définition du circuit des factures
(Avec chaque direction)
• La période de tests (jeu d’essai pertinent)
• La formation des utilisateurs
• L’assistance des utilisateurs lors du démarrage
• Le suivi des utilisateurs post démarrage
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Traitement des factures avant le projet
• Saisie manuelle des factures dans IMMOWARE
• Photocopie de chaque facture pour obtenir le bon
à payer du service émetteur
• Un suivi du bon à payer long et fastidieux
• Un classement des factures long et fastidieux
• Délai de traitement des factures sans commande
aléatoire
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Présentation de l’architecture technique
1 poste de numérisation :
Applications Readsoft
(Windows XP)
Console XML
Windows 2003 server
Test
6 Poste de vidéo codage
1 licence Optimize
(Windows XP)
SAN
Test
Moteur Readsoft Invoices
(Interpret et transfert)
Windows Server 2003
Serveur de GED
UNIX – Base de données
Oracle 10g
r1 (SAN)
Oracle 10g
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Les points positifs
• Bonne coordination entre les équipes
AAREON ,Belink et nos services
• Rapport des points d’avancement Belink
• Paramétrage Facile
• Réponse rapide au DI (belink)
• Utilisation d’un environnement dédié aux
tests
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Les gains
• La saisie des factures est supprimée
• Les factures sans commande diminuent
• Recherche des factures rapides (GED)
• Délai de paiement respecté, et pourra être
amélioré ( de 45 jours a 30 jours)
• Gestion rapide du bon à payer ( workflow)
• Gain de temps important
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Les Points Négatifs
• Temps de développement du workflow
• L’administration des droits
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Les Projets GED à venir
• Les demandes de logement
• Les diagnostics plomb/amiante
• Les conventions
• Les plans
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AGENDA ATELIER
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Présentation de notre groupe et de nos offres
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Dématérialisation des factures: Enjeux et Bénéfices
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Présentation de l’offre LAD Factures
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Démonstration « Live » sur les factures: De la numérisation jusqu’à l’intégration
dans votre ERP
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10 min
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Echanges Questions/Réponses
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5 min
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