avfc/cfsa montrea l

CONSTITUTION
AVFC/CFSA
MONTREA
L
CONSTITUTION ET RÈGLEMENTS PARTIE I
NOM DU CLUB
AUTORISATION
OBJECTIF
ADMINISTRATION
ADHÉSION
COMPOSITION DES CLUBS
ANNULATION D’UNE ADHÉSION
LE COMITÉ EXÉCUTIF
SENATE
RÉUNIONS
ORDRE DU JOUR
QUORUM
VOTE ET ELECTIONS
MODIFICATIONS À LA CONSTITUTION ET
RÈGLEMENTS
DISCIPLINE ET CONDUITE GÉNÉRALE
AFFILIATIONS
PROPRIÉTÉ DU CLUB
BAR
FEBRUARY 2015
3
3
3
3
4
5
7
8
8
10
10
10
11
11
13
14
14
15
15
CONSTITUTION AND BYLAWS PART 1
CLUB NAME
AUTHORITY
GOAL
ADMINISTRATION
MEMBERSHIP
CLUB COMPOSITION
REVOCATION OF MEMBERSHIP
EXECUTIVE COMMITTEE
SENATE
MEETINGS
AGENDA
QUORUM
VOTING AND ELECTIONS
CHANGES TO THE CONSTITUTION AND
BYLAWS
DISCIPLINE AND GENERAL CONDUCT
AFFILIATIONS
CLUB PROPERTY
BAR
2/17
CFSA/AVFC
3
3
3
3
4
5
7
8
8
10
10
10
11
11
13
14
14
15
15
CONSTITUTION ET RÈGLEMENTS
PARTIE I
CONSTITUTION AND BYLAWS
PART 1
NOM DU CLUB
CLUB NAME
101. Le nom de ce club sera « Association de voile
des Forces canadiennes (AVFC) –
MONTRÉAL».
101. The club’s name shall be “CANADIAN
FORCES SAILING ASSOCIATION (CFSA)
– MONTREAL”
102. Le club est désigné comme une “Special
Interest Activity” tel que défini par le NDHQ.
Créé sous l'autorité des Forces Canadiennes
Ordonnance Administrative 50-20 (Clubs de
Loisirs), DAOD-5045-0 et avec l'approbation
du Cmdt. de la base, il est géré conformément
aux règlements et politiques de la DDN et régi
par sa propre constitution et les règlements
administratifs.
102. The club is designated as a “Special Interest
Activity” as defined by NDHQ. Established
under the authority of Canadian Forces
Administrative Order 50-20 (Recreation
Clubs), DAOD-5045-0 and with the approval
of the CO, it is operated in accordance with
the regulations and policies of DND and
governed by its own constitution and by-laws.
AUTORISATION
AUTHORITY
103. Le club AVFC est administré par le comité
exécutif du club. Le club sera assujetti à la
constitution des Biens non publics et en
conformité avec l’ORFC 4.61 ainsi que les
OAFC 50-2 et 50-20 et A-PS-110/AG-002.
103. The club CFSA is administered by the club’s
Executive Committee. The club shall be
subject to the Non-Public Property
constitution and shall comply with QR&O
4.61, CFAO 50-2, CFAO 50-20 and A-PS110/AG-002.
OBJECTIF
GOAL
104. Vision - du Club continuera d'accroître la
104.
qualité de vie de la communauté militaire, en
maintenant des services sportifs, récréatifs de
qualité et adaptés aux besoins changeants de ses
membres
Vision The Club shall continue to increase
the quality of life for the military community
by providing quality sport and recreational
facilities that can adapt to the changing
needs of the members.
105. Mission - Améliorer la qualité de vie des
membres de la communauté militaire en
fournissant des services sportifs et récréatifs
répondants aux besoins de ses membres.
Mission - Increase the quality of life of
members of military community by
providing sport and recreational services
suitable to the needs of members.
105.
106.
106. Le but principal du Club est de fournir un
endroit pour faire de la voile, enseigner la voile
et promouvoir l’utilisation des bateaux dans les
conditions appropriées et des coûts
raisonnables. Il est soutenu administrativement
par le Programme de soutien du personnel
(PSP). L'objectif de ce club est de fournir des
installations de voile; la formation; promouvoir
l'utilisation des bateaux dans des conditions
FEBRUARY 2015
The club is a self-help club and relies on the
volunteer efforts of its members for
governance, operation and maintenance. The
club is funded from membership dues,
moorage fees, food and bar sales etc. It is
supported administratively by the Personnel
Support Program (PSP). The objective of
this Club is to provide sailing facilities;
training; promote the use of boats under
3/17
CFSA/AVFC
appropriées et à un coût raisonnable; pour
fournir un accès pour les bateaux; de fournir un
espace comme disponibles à canots, les kayaks
et les bateaux; d'encourager les activités
familiales; et former des affiliations avec les
organisations communautaires semblables.
L'objectif principal de l'AVFC est de fournir
formation, des possibilités de navigation
récréatives et compétitives pour servir les
militaires et leurs familles. D'autres objectifs
sont:
appropriate conditions and at reasonable
cost; to provide access for boats; to provide
as available space for canoes, kayaks and
boats; to encourage family activities; and to
form affiliations with like-minded
community organizations. The primary
objective of CFSA is to provide training,
recreational and competitive sailing
opportunities for serving military members
and their families. Additional objectives are:
to provide safe recreational sailing,
facilities and activities for CFSA members
de fournir la navigation de plaisance en
sécurité, des installations et des activités
pour les membres de l'AVFC
to provide CFSA members in the PSP –
region west an area with training in
seamanship and sailing
de fournir aux membres de l'AVFC dans la
région ouest de PSP une formation en
matelotage et la voile
to organize opportunities for CFSA
members to take part in sailing activities
d'organiser des possibilités pour les
membres de l'AVFC à prendre part à des
activités de voile
to encourage racing, cruising and
adventure training under sail; to promote
water safety and physical fitness
d'encourager la course, croisière et
formation d'aventure à la voile; à
promouvoir la sécurité dans l'eau et la
forme physique
to provide CFSA members with
information and advice about sailing
de fournir aux membres de l'AVFC avec
des informations et des conseils sur la voile
to encourage and promote liaison between
members and yacht clubs of sailing
associations in Quebec, Canada, the
Commonwealth and elsewhere
d'encourager et de promouvoir la liaison
entre les membres et les clubs nautiques des
associations de voile au Québec, Canada, le
Commonwealth et ailleurs
ADMINISTRATION
ADMINISTRATION
107. Le Club a une obligation de rédiger et de
maintenir la Constitution du Club. Les
propositions des modifications de la
constitution doivent être approuvées par une
assemblée générale par un vote de 60% ou plus
des membres votant.
107.
108.
108. Le Club a une obligation de rédiger et de
maintenir un ensemble des Instructions et
Procédures d‘Opérations (IPO) du Club. Les
IPOs contiennent des règlements qui
gouvernent les membres du Club. Les
propositions des modifications des IPO doivent
FEBRUARY 2015
Club has an obligation to prepare and
maintain the constitution. Any proposed
changes to the constitution must be approved
by a general meeting with a 60% majority of
voting members.
The Club has an obligation to prepare and
maintain a set of standard operating
procedures (SOP). The SOPs are a set of
rules that govern the members of the club.
Any proposed changes of the SOPs must be
approved by the executive committee.
4/17
CFSA/AVFC
être approuvées par le comité exécutif.
109. Les propositions des modifications de la
constitution ou des IPOs doivent être
acheminées au Gest des PSP.
109.
Proposals for the modification of the
constitution or SOPs shall be forwarded to
the Manager of PSP.
110. Le directeur de PSP est le conseiller technique
du Club.
110.
The PSP manager is the administrative
consultant to the club
111. Pour accomplir ses objectifs, le Club vise à
assurer une saine gestion des ressources
humaines, financières et matérielles.
111.
The club should strive to assure good
management of human resources, finances
and equipment.
112. La gestion mettra l'accent sur une organisation
professionnelle, efficace et responsable.
112.
The management shall promote efficient,
responsible and professional organization.
113. Le Club visera l'excellence afin d'engendrer des 113.
résultats durables et une croissance fondée sur
les meilleures pratiques de gestion
généralement reconnues.
The Club shall aim for excellence to obtain
long term growth based on good
management practices.
114. Le Club devra générer des surplus d'opération
sauf si spécifiquement approuvé dans le budget
et par directeur de PSP.
The Club shall not run a deficit unless
specifically approved in the budget and by
the PSP manager.
114.
115. Le Club devrait fournir des installations
115. The Club's installations should be safe for
sécuritaires aux utilisateurs. L'accès aux enfants
the users. Access by children may be
peut être limité en tentant compte des points
restricted based on the following conditions:
suivants:
A.
Niveaux de supervision disponibles
A.
Level of available supervision
B.
Risques inhérents aux activités
B.
The inherent risk of a particular
pratiquées.
activity.
116. Les sites web et intranet doivent être maintenus 116.
comme moyen de communication s'adressant à
toute la communauté militaire.
Use of a web site and intranet should remain
a communication channel to inform the
community.
ADHÉSION
MEMBERSHIP
117.
117.
a. Membres titulaires : Les personnes
suivantes, incluant leur famille immédiate,
peuvent être admises à titre de membres
titulaires au PSL :
(1)
a. Regular members: The following
individuals and their immediate family
members may be admitted as regular SRP
members:
les militaires de la Force régulière
actif ou retraités;
FEBRUARY 2015
(1)
5/17
serving or retired members of the
Regular Force;
CFSA/AVFC
(2)
les militaires de la Force de la
Première Réserve actif ou retraités;
(2)
serving or retired members of the
Primary Reserve Force;
(3)
les militaires des forces de pays
étrangers qui participent au
programme d’échange ou qui sont
détachés auprès des Forces
canadiennes et qui sont en service sur
les garnisons ; et
(3)
members of foreign forces
participating in an exchange
program or seconded to the
Canadian Forces who are serving on
garrisons; and
(4)
toutes autres personnes faisant la
demande auprès du Gestionnaire des
PSP et qui seront dûment autorisés
par le Cmdt.
(4)
any other individual who requests
membership from the PSP Manager
and who is duly authorized by the
CO.
b. Membres ordinaires : Les personnes
suivantes, incluant leur famille immédiate,
peuvent être admises à titre de membres
ordinaires:
b. Ordinary members: The following
individuals and their immediate family
may be admitted as ordinary members:
(1)
les employés de la Fonction publique
du MDN;
(1)
public servants working for DND;
(2)
les employés du personnel des FNP;
(2)
civilian employees of NPF;
(3)
les membres du Corps canadien des
commissionnaires employés à temps
plein sur les garnisons et sites;
(3)
members of the Canadian Corps of
Commissionaires employed full
time in base sites and garrison;
(4)
les veuves ou veufs recevant une
pension selon la Loi sur la pension de
retraite des FC;
(4)
widows or widowers receiving a
pension under the Canadian Forces
Superannuation Act;
(5)
les employés des Centres de
ressources pour les Familles des
militaires
(5)
employees of Military Family
Resource Centres,;
(6)
les employés à temps plein des
Centres de la Petite Enfance de
Valcartier (CPE Sentinelle des Petits)
et de St-Jean (CPE O Mille Ballons);
(6)
full-time employees of the early
childhood centres (CPE),;
(7)
les membres de la Gendarmerie
royale du Canada (GRC) et leur
famille; et
(7)
Royal Canadian Mounted Police
(RCMP) members; and
(8)
les individus visés par d’autres
ententes spéciales telles que les
protocoles d’entente ou les ententes
(8)
any individuals covered by other
special agreements such as
memoranda of understanding,
FEBRUARY 2015
6/17
CFSA/AVFC
de niveau de service ou toutes autres
ententes écrites approuvées par le
Cmdt.
c. Membres associés : Toute personne non
mentionnée aux paragraphes a) et b) peut
être invitée à devenir membre associé. Le
titre de membre associé ne sera accordé que
pour un an et le renouvellement de la carte
de membre pour des périodes ultérieures
d’un an chacune ne sera pas automatique.
service level agreements, or other
written agreements approved by the
CO.
c. Associate Members: Any individual not
covered in paragraphs a) or b) may be
invited to become an associate member.
Associate memberships shall only be
granted for one year. Each year, associate
membership members’ applications must
be approved by the flag officers after
consultation based on club needs.
Note 1 : La famille immédiate d’un
membre a le même statut d’adhésion que le
membre lui-même. La famille immédiate
signifie le/la conjoint(e), de fait ou non, et
les enfants résidant à la même adresse que
le membre (voir Note 2).
Note 1: The immediate family members of
a member have the same membership
status as the member. Immediate family
members are defined as the spouse
(common-law or not) and children
residing at the member’s address (see
Note 2).
Note 2 : Les enfants de 18 ans et plus sont
considérés comme faisant partie de la
famille immédiate s’ils demeurent à la
même adresse que leurs parents (maximum
21 ans) ou sont étudiants à temps plein
(maximum 26 ans). Une preuve de
résidence et la carte d’étudiant peuvent être
demandées.
Note 2: Children 18 years of age or older
are considered part of the immediate
family if they live at the same address as
their parents (maximum 21 years old) or
are full-time students (maximum 26 years
old). Proof of residence and a student card
may be required.
COMPOSITION DES CLUBS
CLUB COMPOSITION
118. La composition d’un club doit en tout temps
118. Club composition must comply with the
tenir compte des règlements prescrits à l’OAFC
regulations set forth in CFAO 50-20 for
50-20 (Special Interest Activities) :
Special Interest Activities at all times:
a. les membres associés ne devraient pas
représenter plus de 20% de l’ensemble des
membres ; et
a.
b. les membres ordinaires et associés ne
devraient pas représenter plus de 50% de
l’ensemble des membres.
c. un membre titulaire actif doit être nommé
au comité exécutif, en tant que commodore
et vice-commodore.
b. ordinary and associate members should
not make up more than 50% of all
members.
c. a regular serving member should be
appointed as commodore, vicecommodore of the executive committee.
119. Suite à une entente, le Cmdt. accorde les
dérogations.
FEBRUARY 2015
associate members should not make up
more than 20% of all members; and
119. Upon an agreement, the CO. may authorize
exceptions.
7/17
CFSA/AVFC
Note : Les membres titulaires conservent
toujours la priorité.
Note: Regular members always have
priorities on other members.
ANNULATION D’UNE ADHÉSION
REVOCATION OF MEMBERSHIP
120. Les membres du club devront respecter les
règlements en tout temps.
120
Club members must respect the bylaws at all
times.
a. les règlements seront connus par tous les
membres et le non-respect des règlements
pourront entraîner la suspension ou
annulation des privilèges;
a. members are responsible for knowing
the club bylaws; failure to respect the
bylaws may lead to a suspension or
revocation of club privileges;
b. quiconque nuit à la réputation du club
peut voir son adhésion annulée; et
b. individuals who harm the club’s
reputation may lead to a suspension or
revocation of club privileges and
c. une annulation temporaire ou permanente,
peut être faite par 3 membres de
l’exécutif. Cette révocation de privilège
devra être entérinée dans les 45 jours par
le comité exécutif et Directeur de PSP
doit être avisé.
c. 3 members of the executive may
temporarily or permanently revoke a
membership. Any such revocation of
privileges must be radified by the
Executive Committee within 45 days
and PSP manager must be advised.
LE COMITÉ EXÉCUTIF
EXECUTIVE COMMITTEE
121
Le Club sera administré par un comité 121
exécutif qui sera composé d’officiers d'État
Major (Flag) :
Commodore (Président)
Vice-Commodore (Vice-président)
Contre-Commodore
Past-Commodore et
Trésorier
Secrétaire
The Club shall be administered by an
executive Committee which shall consist of
Flag Officers:
Commodore (President)
Vice-Commodore (Vice-President)
Rear-Commodore
Past-Commodore and
Treasurer
Secretary
122
L’exécutif sera responsable pour la gestion 122
journalière du Club en accord avec cette
constitution et les directives des membres
provenant des assemblées générales selon les
procédures permises.
The executive shall be responsible for dayto-day management of the Club in
accordance with this constitution and such
direction as is properly given by Club
members at a general meeting.
123
Les officiers d’État Majors (Flag) seront:
1.
Commodore
2.
Vice Commodore
3.
Contre Commodore
4.
Past - Commodore
The Flag Officers shall consist of:
1. Commodore (president)
2. Vice Commodore (vice-president)
3. Rear Commodore
4. Past Commodore
FEBRUARY 2015
123
8/17
CFSA/AVFC
124
Le dernier commodore disponible retire sera 124
past commodore.
The last available Commodore shall serve as
Past-Commodore.
125
Les membres d’exécutif peuvent nommer les 125
membres pour fonctions suivantes:
1.
Officier d’approvisionnement
2.
Capitaine des bateaux
3.
Officier de port
4.
Officier de sécurité
5.
Officier des membres
Ainsi d’autres positions telles que déterminé
au besoin. Leurs fonctions seront décrites
dans les IPO.
Members of the executive may appoint club
members to perform the duties of:
1.
Equipment officer
2.
Fleet captain sail / motor
3.
Harbor master
4.
Security officer
5.
Membership officer
And any other function that may be deemed
necessary from time to time. Duties and
responsibilities are to be detailed in the
SOPs.
126
Droit d’office :
126
Les officiers d'État Major (Flag) doivent être
membres des Forces Canadiennes - régulière
ou de réserve primaire actif ou retraites. Pour
assurer un commandement plus efficace, le
comité de nomination peut faire une demande
d'exception. La demande doit être approuvée
par le Directeur de PSP
Eligibility to hold office:
The members of the executive should be
active or retired members of Canadian
Forces, Regular or Primary Reserve. To
assure the most efficient command, the
nominating committee may request an
exception of the above condition. The
exception must be approved by the PSP
manager or base commander
127
Le comité exécutif peut former une ou 127
plusieurs sous-comités pour aider le comité
exécutif avec des projets spécifiques et pour
assurer l’opération efficace du Club.
The Executive Committee may create one or
more sub-committees to help the Executive
Committee with specified tasks for the
smooth conduct of Club operations.
128
Les officiers d'État Major nouveaux élus, 128
doivent vérifier les états financiers du Club, le
registre des biens appartenant aux fonds non
public, le registre des biens appartenant aux
fonds publics, le registre des biens en location
ou des biens loués et transférer ces registres
des officiers d'État Major sortants aux nouvel
exécutif
dans les 60 jours suivant les
élections.
The newly elected executive committee
shall verify financial statements of the club,
list of public-funds equipment, list of nonpublic funds equipment and list of
equipment on loan or loaned and transferred
the above from the past flag officers within
60 days of the elections.
129
Le Commodore nouvellement élu, doit
demander au gestionnaire (PSP) de faire
parvenir une demande de transfert de
responsabilités de D.A. au nouveau
Commodore après avoir vérifié les biens tel
qu’exigé avant le 60 jours suivant l’élection.
FEBRUARY 2015
129.
The newly elected commodore shall request
the PSP manager to transfer the D.A. Holder
from the past Commodore to new
Commodore or his delegate after the
verifications of the equipment and no later
than 60 days following the election.
9/17
CFSA/AVFC
SENATE
SENATE
130. Le Sénat sera composé de tous les anciens
Commodores et officiers actuels. Le but du
sénat est de conseiller le commodore sur les
questions, y compris mais sans s'y limiter: la
planification à long terme, les dépenses en
capital, la discipline et affiliations.
130.
RÉUNIONS
MEETINGS
131. Assemblée générale : Au moins une assemblée
générale aura lieu à chaque année. L’exécutif
pourra convoquer une assemblée spéciale,
lorsqu’un ou plusieurs points importants
doivent être débattus d’urgence.
131.
Annual general meeting: At least one annual
general meeting shall be held each year. The
executive committee may convene a special
meeting when an urgent need to debate one
or more important points arises.
132. Une assemblée générale spécial peut être tenue
à la demande du commodore ou, en son
absence, par l'officier senior d'État Major du
Club lorsque demandé par les membres par
écrit indiquant la raison de cette assemblée que
cette demande comporte au moins 10
signatures des membres titulaires du Club.
132.
A Special General Meeting shall be called by
the commodore, or in his absence by the
Senior Flag Officer of the club when
requested to do so by a notice delivered to
him in writing stating the reason why such
meeting should be called and signed by a
minimum of 10 regular members of the club.
The Senate will be composed of all former
Commodores and current flag officers. The
purpose of the senate is to advise the
commodore on matters including but not
limited to: long term planning, capital
expenditures, discipline and affiliations.
133. Une assemblée générale spécial peut être tenue 133.
à la demande du commodore ou, en son
absence, par l'officier senior d'État Major du
Club quand selon lui, les conditions l'exigent,
ou lorsque demandé par les membres par écrit
indiquant la raison de cette assemblée que cette
demande comporte au moins 10 signatures des
membres du Club.
Notice of general meeting shall be sent to
each member at his last recorded e-mail
address, posted on the bulletin board, and
posted on the club website not less than 14
days prior to the proposed date of such
meeting. This notice shall state the agenda.
134. Réunion du comité exécutif : Selon les besoins
au moins 6 fois par année..
134.
Executive Committee meetings: As needed,
but at least 6 times per year.
ORDRE DU JOUR
AGENDA
135. L’ordre du jour, pour une assemblée générale
ou pour une réunion du comité exécutif, pourra
inclure :
135.
The agenda for an annual general meeting or
for an Executive Committee meeting should
include:
a. ouverture de la réunion;
a. motion to open the meeting;
b. présence;
b. attendance;
c. lecture et adoption du procès-verbal;
c. reading and adoption of minutes;
d. rapport du président;
d. commodor’s report;
FEBRUARY 2015
10/17
CFSA/AVFC
e. rapport financier et nombre de membres;
e. financial report and number of members;
f.
f.
rapport des membres du comité;
reports from the Committee members;
g. affaires en cours et correspondance;
g. current activities and correspondence;
h. nouvelles affaires; et
h. new business; and
i.
i.
clôture de la réunion et date de la prochaine
réunion.
QUORUM
motion to adjourn the meeting and date of
the next meeting.
QUORUM
136. Le quorum pour une assemblée générale, est de 136.
30% des membres titulaires en règle et 30% des
membres titulaires en règle pour une assemblée
spéciale. Le président devra déclarer, dans les
minutes de la réunion, si le quorum est atteint.
The quorum for an annual general meeting is
30% of the regular membership; quorum for
a special meeting is 30% of the regular
members. The Commodore shall state in the
meeting’s minutes whether or not quorum
has been met.
137. Le quorum, pour la réunion du comité exécutif, 137.
devra être de 50%.
For an Executive Committee meeting,
quorum shall be 50%.
VOTE ET ELECTIONS
VOTING AND ELECTIONS
138. Toutes les décisions votées devront être
138.
décidées par simple majorité lorsque le quorum
est atteint. Le nombre des membres associés
votants doit être moins que le nombre de
membres titulaires votants. Le vote du
commodore sera requis en cas d’égalité.
All issues brought to a vote shall be decided
by a simple majority when quorum is met.
Maximum number of associate members
voting must be less than regular members
voting. The commodore shall only vote in
order to break any tie
139. Toutes les positions d'exécutif seront pour une
durée d'une année. Ils seront élus selon les
règlements de cette constitution.
139.
All positions will be held for 1 year and will
be elected as per the rules of this
constitution.
140. Au moins 60 jours avant les élections,
l’exécutif en place assignera un comité de
nomination. La liste des noms des membres du
comité de nominations sera envoyée à chaque
membre à sa dernière adresse courriel
enregistrée, affichée sur le babillard ainsi que
sur le site du Club.
140.
The existing executive shall appoint a
nominating committee at least 60 days prior
to elections. The list of the members of the
nominating committee shall be sent to each
member at his last recorded e-mail address,
posted on the bulletin board, and posted on
the club website.
141. Le comité de nomination doit préparer une liste 141.
des candidats pour chaque position de
l'exécutif. La liste des noms des membres du
comité de nominations sera envoyée à chaque
membre à sa dernière adresse courriel
The nominating committee shall prepare a
list of proposed candidates for each position.
The list shall be sent to each member at his
last recorded e-mail address, posted on the
bulletin board, and posted on the club
FEBRUARY 2015
11/17
CFSA/AVFC
enregistrée, affichée sur le babillard ainsi que
sur le site du Club.
website.
142. Tous les candidats intéressés à occuper un poste 142.
dans l'exécutif doivent aviser le comité de
nomination au moins 15 jours avant les
élections.
All candidates interested in a position must
present their names to the nominating
committee at least 15 days prior to the
elections.
143. Le comité de nomination doit avoir un accord
de chaque candidat avant d'accepter la position
proposée.
143.
The nominating committee must obtain the
agreement of the nominated person to serve
on the executive committee.
144. Les positions vacantes sur le comité exécutif
pourront être comblées par une personne
nommée par l’exécutif après les élections.
144.
Vacancies on the Executive Committee may
be filled by appointment by the executive
after the elections. Vacancies may be filled
by appointment by current flag officers.
145. Un commodore ne pourra rester en poste pour
plus de 3 ans consécutif.
145.
No person shall serve more than 3
consecutive years as a commodore.
146. Le terme de service commencera janvier 1
immédiatement suite aux élections et se
terminera décembre 31 après les élections du
nouveaux comité exécutif durant la réunion
annuelle générale d’automne.
146.
The term of office shall commence 1st of
January after elections and are concluded
and shall expire 31st of December after the
elections of another executive committee at
next fall Annual General Meeting.
147. Les élections seront sous la direction du
"chairman" du comité de nomination.
147.
The elections shall be conducted by the
person appointed as a chairman of the
Nominating committee .
148. Le vote pour chaque poste sera effectué
séparément et en cas nominations de plusieurs
membres, le vote sera fait via le ballot secret.
148.
Voting for each position shall be done
separately and where more than one person
is nominated for the position, the voting
shall be by secret ballot.
149. Le "Chairman" du comité de nomination a la
responsabilité d'assurer que seulement les
membres avec le droit de vote participent aux
élections.
149.
Measures shall be taken by the chairman of
the nominating committee that voting is
restricted to the persons present that are
eligible to vote.
150. Seulement des membres titulaires en règles et
âgés de 18 ans et plus ont le droit de vote.
150.
Only regular members in good standing that
are over 18 years of age may vote.
151. Procédure pour relever de ses fonction un
151.
officier d’État Major (exécutif ) : Une
assemblée générale spéciale devrait être
convoque et si les membres vote de 75% pour
mettre un terme aux fonctions d’officier d’État
Major pour l’individu en question, les élections
pour un officier remplaçant auront lieu pendant
Procedure for dismisal of a member of
executive committee : A special general
meeting must be held and if 75% of the
regular serving members vote for the
dismisal of the member of the executive,
elections for a replacment officer shall be
held at the same meeting. See procedures for
FEBRUARY 2015
12/17
CFSA/AVFC
la même assemblée. Le terme de
commandement commencera après
l’approbation du directeur des PSP ou Cdmt.
MODIFICATIONS À LA CONSTITUTION ET
RÈGLEMENTS
requesting a special general meeting in this
document. The change of command shall
take place after the approval from PSP
manager or CO.
CHANGES TO THE CONSTITUTION AND
BYLAWS
152.
Toutes propositions d’amendement à la
152.
constitution doivent être appuyées par 5
membres en règles et parvenir au secrétaire de
l’exécutif au moins 30 jour avant la tenue de
une réunion générale.
Any proposals to amend the constitution
must be forwarded to the secretary of the
executive with a signature of at least 5
members in good standing at least 30 days
prior to the general meeting.
153.
Toutes propositions d’amendement à la
constitution doivent être approuvées (60%) à
une réunion générale et les propositions
d’amendements doivent être envoyées à tous
les membres au moins 14 jours précédant la
réunion générale.
.
Any proposed changes to the constitution
must be approved (60%) at a general
meeting and the proposed changes must be
sent to each member at his last recorded email address, posted on the bulletin board,
and posted on the club website at least 14
days prior to the general meeting.
FINANCES
153.
FINANCES
154.
L'année financière du Club se terminera le 155
31 Décembre et en cette date, tous les
comptes seront fermés (livres seulement) et
les états financiers seront préparés et sera
envoyée à chaque membre à sa dernière
adresse courriel enregistrée, affichée sur le
babillard ainsi que sur le site du Club.
The financial year of the Club shall end on
31 December at which date the accounts
shall be closed (books only) and financial
statements prepared and shall be sent to each
member at his last recorded e-mail address,
posted on the bulletin board, and posted on
the club website.
156
Les états financiers du Club seront vérifiés 156
annuellement par deux personnes désignées
par le vice-commodore dans les 60 jours de la
fin de l’année financière ou si nécessaire par
le trésorier.
The club accounts shall be audited annually
by two persons appointed by the vicecommodore within 60 days of the end of the
financial year. If requested by the treasurer
or the flag officers a special audit shall be
conducted.
157
Le comité exécutif doit préparer un budget. 157
Le budget doit être approuvé par les membres
pendant une assemblée générale au printemps
et sera envoyée à chaque membre à sa
dernière adresse courriel enregistrée, affiché
sur le babillard ainsi que sur le site du Club.
The executive will prepare a budget that
shall be approved by members and shall be
sent to each member at his last recorded email address, posted on the bulletin board,
and posted on the club website.
158
L'exécutif ne peut excéder des dépenses 158
budgétaires par plus de $ 1,000.00 sans
l’approbation du directeur des sports et
The club executive committee may not
exceed the approved budget by more than
$ 1,000.00 without the approval of PSP
FEBRUARY 2015
13/17
CFSA/AVFC
loisirs Seuls les membres qui ont des
allocations budgétaires peuvent utilises des
fonds au nom du club. Toutes dépenses
spécifiques au-delà de $500 doivent être
approuvées par le comité exécutif.
manager. Only members with budget
allocations may spend funds on behalf the
Club. Any individual expenditure over $ 500
must be approved by the executive
committee
159
Le Club doit exiger le reçu pour toutes les 159
dépenses pour un remboursement.
The Club will require receipts for all
expenses for reimbursement.
160
En automne, l'exécutif doit préparer un 160
budget opérationnel ainsi qu’un programme
des dépenses en capital pour être présenté au
Gest. de PSP et sera envoyée à chaque
membre à sa dernière adresse courriel
enregistrée, affiché sur le babillard ainsi que
sur le site du Club
The executive shall prepare an operational
budget and capital expenditure program to
be submitted to PSP manager and shall be
sent to each member at his last recorded email address, posted on the bulletin board,
and posted on the club website.
161
Tout achat, vente, radiation de meubles, 161
bateaux et biens capitaux, doit être approuvé
par le directeur de PSP.
All acquisitions, sales or disposal of
furniture, boats or capital assets shall be
approved by the PSP manager.
DISCIPLINE ET CONDUITE GÉNÉRALE
DISCIPLINE AND GENERAL CONDUCT
162.
162.
Tous les membres du club devront en tout
temps se conformer aux règlements du club.
All club members must comply with the
club’s bylaws and SOPs at all times.
AFFILIATIONS
AFFILIATIONS
163. Toute affiliation avec un autre club doit être
recommandée par le Directeur de PSP
approuvée par le Cmdt.
163.
164. Si le club veut s’associer ou s’affilier avec une 164.
autre organisation, groupe ou société qui ont les
mêmes intérêts et qui n’est pas autorisé par
cette constitution, le président devra obtenir de
ladite organisation un compte-rendu de leurs
opérations et but incluant :
Club can provide reciprocity with other
sailing clubs. All other affiliations with
another club or organisations must be
recommended to the PSP manager and
approved by the CO.
If the club wishes to associate or affiliate
itself with another organization, group, or
agency having similar interests and which is
not authorized by this constitution, the
commodore shall obtain from the said
organization a summary of their operations
and goals including:
a. une copie de la constitution de ladite
organisation;
a. a copy of the said organization’s
constitution;
b. copie du règlement reliant les membres ou
affiliation de cette organisation; et
b. a copy of the bylaws governing the
membership in, or affiliation with, this
organization; and
FEBRUARY 2015
14/17
CFSA/AVFC
c. une liste des autres groupes affiliés avec
cette organisation.
c. a list of other groups affiliated with this
organization.
165. Après avoir pris connaissance de ladite
165.
organisation et que le comité exécutif croit que
l’affiliation avec cette dite organisation est dans
l’intérêt du club, l’affiliation devra être
proposée pour approbation par les membres à
une assemblée générale.
Once the Executive Committee has
examined the said organization and feels that
affiliation is in the club’s best interest,
affiliation shall be proposed to the
membership for their approval.
166. Aucun engagement d’association ou d’action
166.
d’affiliation ne peut être fait tant et aussi
longtemps que le président du club n’ait préparé
une soumission concernant l’affiliation ou
l’association et ait soumis celle-ci au Cmdt.
No association or affiliation can take place
until the commodore has prepared an
application for affiliation or association,
submitted it to the CO via the PSP manager.
PROPRIÉTÉ DU CLUB
CLUB PROPERTY
167. Le Club utilise les biens, équipements, et
bâtiments appartenant aux fonds public et aux
fonds non publics.
167.
Club uses equipment, materials and
buildings that belong to public funds and
non-public funds.
168. Le Club a une obligation de maintenir un
registre des biens publics et un registre des
biens non public
168.
Club must maintain a list of material that
belongs to public funds and a separate list of
materials that belong to non-public funds.
169. Tout l’équipement qui sera acquis par le club
restera la propriété de celui-ci et sera
inventorié.
169.
Any equipment acquired by the club remains
the property of the club and shall be
inventoried.
170. Aucun article, équipement ou autre propriété ne 170.
sera prêté ou loué à qui que ce soit à moins
d’avoir reçu l’approbation du comité exécutif.
No item, equipment, or other property shall
be lent or rented to anyone without prior
approval of the Executive Committee;
171. Le détenteur du compte de répartition sera le
Commodore ou magasinier-chef. L’inventaire
devra être effectué annuellement, consigné par
écrit et remis au gestionnaire du PSP qui agira
en tant que vérificateur
171.
The Equipment Officer or Commodore shall
hold the distribution account. Every year, an
inventory shall be conducted, recorded in
writing, and submitted to the PSP manager
who will also act as the auditor.
BAR
BAR
172
Le Club a droit d'opérer un bar et une cantine. 172
173
Le Club a le droit de transférer l'opération du
bar ou de la cantine à une concession.
173
174
Le responsable de l'opération du Bar/cantine
doit demander un permis de vente d’alcool au 174
directeur de PSP.
FEBRUARY 2015
Club is permitted to operate a bar and
cantine.
Club is permitted to transfer the operation of
the bar or the cantine to a concession.
The responsible for the Bar/Cantine must
request a liquor permit from the PSP
15/17
CFSA/AVFC
manager for each season.
175
176
Le contrat devra inclure la responsable du
bar/cantine a aussi la responsabilité de 175
maintenir les lieux d’utilisation propres.
The contract shall include provisions for the
responsibility for maintaining the used area
clean.
La concession est valide pour une durée d’un
an et renouvelable avec l'approbation du 176.
comité exécutif.
ANNEXES
The concession is valid for one year and is
renewable by the decision of the executive.
A - PSP Harassment Policy
B - Waver of liability
FEBRUARY 2015
16/17
CFSA/AVFC
Adoption
Approved by general meeting on
date
___________________________________________
LCol (ret) Robert Boutilier
Commodore du CFSA / AVFC Montreal
_________________
date
___________________________________________
_________________
date
___________________________________________
_________________
date
FEBRUARY 2015
17/17
CFSA/AVFC