Chambre des métiers de la Gironde

Cas client
Chambre des métiers de la Gironde
Projet de numérisation du Répertoire des Métiers.
Le Centre de formalités des entreprises (CFE) est probablement le
service ayant le plus gros volume de documents à gérer au sein d’une
Chambre des Métiers. Le CFE est compétent pour les artisans, les artisans
commerçants et les sociétés assujetties à l’immatriculation au Répertoire
des Métiers. Il permet aux entreprises d’inscrire en un même lieu et en
une seule fois les déclarations afférentes à la création d’entreprise ou
la reprise d’activité, aux transferts, aux modifications de situations et à la
cessation d’activité.
La Chambre des Métiers de la Gironde s’est
équipée de DocuShare en 2001. A cette
époque, son Répertoire des Métiers contenait
90 000 dossiers : 20 000 concernaient des
artisans actifs, 70 000 des artisans radiés. Les
dossiers dits actifs étaient stockés dans plus
d’une quinzaine de colonnes à archives, dans
les bureaux du CFE. Les dossiers dits radiés,
eux, étaient délocalisés dans une salle à
archives.
Face à se débordement de papier, la
Chambre des Métiers a décidé de passer à
la numérisation de ces dossiers : facilité de
gestion et gain de place étaient les principaux
objectifs.
La solution DocuShare a donc été retenue,
avec son application cliente SPrinter Index,
pour la numérisation et l’indexation vers la
base documentaire, obligatoire pour gérer
électroniquement tous les dossiers remplis
manuellement par les artisans.
Le projet donc porté sur les dossiers des
artisans actifs. Dès le déploiement de la
solution, tous les nouveaux dossiers ont été
numérisés. L’ensemble des huit personnes
travaillant au sien du CFE y accèdent.
Chaque document scanné est remonté par
l’application sur le poste de travail. Un numéro
de dossier fourni par le progiciel de gestion
de données de la Chambre lui est attribué.
Il est nommé, daté et catégorisé (liasse,
identité, diplôme, etc.). Il est ensuite classé
dans DocuShare. Depuis 2001, plus de 21 000
nouveaux dossiers ont ainsi été archivés.
Parallèlement, le CFE numérise
progressivement les dossiers papier classés
jusqu’en 2001 dans les colonnes à archives. A
ce jour, plus de 16 000 dossiers ont d’ores et
déjà été stockés dans DocuShare.
DocuShare ayant fait ses preuves au sein du
CFE, le projet en cours est d’étendre la solution
à la gestion documentaire de la Chambre des
Métiers.
La première étape sera la gestion
électronique de la centaine de documents
liés à la certification AFAQ de la Chambre. Ces
documents doivent suivre une procédure de
validation, subir des mises à jour régulières et
leurs versions doivent pouvoir être tracées.
Autant de fonctionnalités intégrées en
standard dans DocuShare.
‘‘ DocuShare nous a facilité la vie.
Les dossiers sont archivés rapidement, par qui que ce soit,
et accessibles très simplement, par tous. ’’
M. DEVOISIN, Responsable du CFE
e-Cervo
Immeuble Oxygène I Bât B
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