IFLA Core Activity on Preservation and Conservation

Transcription

IFLA D ISASTER
P REPAREDNESS AND P LANNING
A
B RIEF MANUAL
By John McIlwaine
University College London
Under the direction of Marie-Thérèse Varlamoff
IFLA-PAC Director
Prévention des catastrophes et
Plans d’urgence
Prévención de desastres
y planes de emergencia
Précis de l’IFLA
Edited and translated
into French by Corine Koch
Compendio de la IFLA
Translated into Spanish
by Solange Hernandez
International Preservation Issues
Number Six
Number Six
International Preservation Issues (IPI) is an IFLA-PAC (Preservation and Conservation)
series that intends to complement PAC’s newsletter, International Preservation News (IPN)
with reports on major preservation issues.
IFLA-PAC
Bibliothèque nationale de France
Quai François-Mauriac
75706 Paris cedex 13
France
Tél : + 33 (0) 1 53 79 59 70
Fax : + 33 (0) 1 53 79 59 80
e-mail: [email protected]
IFLA-PAC Director
e-mail: [email protected]
Programme Officer
ISBN 2-912743-04-4
ISSN 1562-305X
Published 2006 by the International Federation of Library Associations and Institutions
(IFLA) Core Activity on Preservation and Conservation (PAC).
∞ This publication is printed on permanent paper which meets the requirements of
ISO standard: ISO 9706:1994 – Information and Documentation – Paper for
Documents – Requirements for Permanence.
© Copyright 2006 by IFLA-PAC. No part of this publication may be reproduced
or transcribed in any form without permission of the publishers. Request for reproduction
for non-commercial purposes, including educational advancement, private study,
or research, will be granted.
International Federation of Library
Associations and Institutions
IFLA Core Activity
on Preservation and Conservation
IFLA DISASTER
PREPAREDNESS AND PLANNING
A
BRIEF MANUAL
By John McIlwaine
Under the direction of Marie-Thérèse Varlamoff
IFLA-PAC Director
Edited and translated into French by Corine Koch
Translated into Spanish by Solange Hernandez
Number Six
TABLE OF CONTENTS
PREFACE ....................................................................................................................................................................................................................................................................5
INTRODUCTION....................................................................................................................................................................................................................................................6
RISK ASSESSMENT (IDENTIFYING THE SOURCES OF POTENTIAL DISASTER) .......................................................................................8
0 ASSESSING RISKS .................................................................................................................................................................................................................................8
Risks from outside the building
Risks from the building structure and services
Risks from human interference
0 ASSESSING EXISTING RESPONSE PROCEDURES ......................................................................................................................................................9
0 FIRE AND WATER ..................................................................................................................................................................................................................................10
PREVENTION AND PROTECTION (MANAGING THE DISASTER RISK) ...........................................................................................................10
ACTIONS TO BE CONSIDERED IN RELATION TO
0 THE VICINITY OF THE BUILDINGS .........................................................................................................................................................................................10
0 THE BUILDING STRUCTURES....................................................................................................................................................................................................11
0 SECURITY....................................................................................................................................................................................................................................................11
0 STORAGE SYSTEMS ..........................................................................................................................................................................................................................11
0 INSURANCE................................................................................................................................................................................................................................................12
0 WATER: PROTECTION .....................................................................................................................................................................................................................12
0 FIRE...................................................................................................................................................................................................................................................................12
Protection
Detection
Suppression
PREPAREDNESS (GETTING READY TO COPE) ....................................................................................................................................................................13
0 DRAWING UP A DISASTER PREPAREDNESS PLAN ..............................................................................................................................................13
0 ROLES OF DISASTER RESPONSE TEAM MEMBERS ................................................................................................................................................14
0 AVAILABILITY OF THE PLAN .....................................................................................................................................................................................................14
REVISION OF THE PLAN .................................................................................................................................................................................................................14
0 STAFF TRAINING ..................................................................................................................................................................................................................................15
0 IDENTIFYING PRIORITY MATERIAL FOR SALVAGE .................................................................................................................................................15
MAINTAINING SUPPORTING DOCUMENTATION ......................................................................................................................................................15
ESTABLISHING AND MAINTAINING LINKS WITH OUTSIDE AGENCIES AND INDIVIDUALS ...............................................16
COLLECTING AND MAINTAINING SUPPLIES OF EMERGENCY EQUIPMENT .....................................................................................16
ARRANGING FOR IMMEDIATE CONTINGENCY FUNDING .................................................................................................................................17
IDENTIFYING AND MAKING APPROPRIATE ARRANGEMENTS FOR A ‘RECOVERY’ AREA ..................................................17
DRAWING UP SCENARIOS FOR RE-ESTABLISHING SOME LEVEL OF SERVICE ...........................................................................17
REACTION AND RESPONSE (WHEN DISASTER STRIKES) .....................................................................................................................................17
0 PRIMARY RESPONSE ........................................................................................................................................................................................................................17
0 MAIN DISASTER RESPONSE ......................................................................................................................................................................................................18
SALVAGE......................................................................................................................................................................................................................................................18
Assessing the situation
Keeping a record of all activity and all expenses
Stabilizing the environment
Preparing for removal of water-damaged materials
Relations with the media
Support for staff and workforce
Moving water-damaged materials to the recovery area
Sorting materials in the recovery area for methods of treatment
Treatment of wet materials
Slightly wet materials
Very wet materials
Photographic and electronic materials
RECOVERY (GETTING BACK TO NORMAL) ............................................................................................................................................................................20
0 SERVICES TO USERS .........................................................................................................................................................................................................................20
0 THE BUILDING ........................................................................................................................................................................................................................................21
0 THE COLLECTIONS .............................................................................................................................................................................................................................21
0 INSURANCE ...............................................................................................................................................................................................................................................21
0 ANALYSIS OF THE DISASTER ...................................................................................................................................................................................................21
APPENDIX: EXAMPLES OF EMERGENCY EQUIPMENT AND SUPPLIES............................................................................................................22
FURTHER SOURCES OF INFORMATION .......................................................................................................................................................................................69
4
International Preservation Issues Number Six
IFLA DISASTER PREPAREDNESS AND PLANNING: A BRIEF MANUAL
PREFACE
IFLA Preservation and Conservation Core Activity (PAC) has one major goal: “to ensure
that library and archive materials, published and unpublished, in all formats will be preserved
in accessible form for as long as possible.”
Among the range of preventive measures which may postpone the decay of its collections,
those included in disaster planning are of high priority.
Looking back to recent events, we must acknowledge that armed conflicts and natural disasters
do not lessen in number but, on the contrary, have a serious tendency to increase.
In the framework of the Blue Shield, IFLA-PAC has been organising or participating in a
number of events – conferences, seminars, workshops – in order to raise awareness on risks
threatening the documentary heritage.
In 2003 a survey was launched worldwide among national libraries in order to know which
ones did have a disaster plan. Results were alarming. Out of 177 libraries, only 39 have a
disaster plan. Although 28 intend to produce one, the reason stated for not having done so
before was the lack of models. This is quite surprising if you consider the number of existing publications, manuals or booklets on the question. Nevertheless most of them are written in English, some of them are extremely sophisticated and not applicable to small
institutions with limited resources; consequently IFLA-PAC decided to prepare a basic
manual focusing on the main points to take into consideration when writing a disaster plan:
assessing risks, managing the disaster risk, getting ready to cope when disaster strikes,
responding and getting back to normal are the main stages of this publication. In order to
make it accessible to the greatest number of institutions world wide we publish it initially in
a trilingual version (at first), hoping that this will arouse numerous other translations.
This manual was prepared by a small group of colleagues from the library and archival
world. I would like to thank particularly John McIlwaine, the former Chair of IFLA
Preservation and Conservation Section who brought his experience and expertise to the
writing of the original English version of the manual. My thanks also go to Ted Steemers, in
charge of preservation for the International Council on Archives for his pertinent advice.
Last but not least I am grateful to Corine Koch who translated the manual into French and
did the lay out and editing, and to Solange Hernandez who provided us with the Spanish
translation.
Marie-Thérèse Varlamoff
IFLA-PAC Director
5
INTRODUCTION
A disaster, whether natural or man-made is “an event whose timing is unexpected and whose
consequences are seriously destructive” (Hilda Bohem, “Disaster Prevention and Disaster
Preparedness”, Berkeley, CA, 1978). Libraries and archives need to make every effort to
prepare themselves for possible disasters, by analysing their own situation and resources, and
devising a disaster preparedness plan (note that there may be many sections of this plan; later
in these guidelines reference is made to the disaster reaction plan, but it is all part of the same
planning process).
The basic concept of a disaster preparedness plan is to
– minimize risks so far as possible
– maximise the efficiency of response if a disaster occurs.
In order to produce an effective plan an institution needs
– a careful assessment of the major dangers that might befall it, and of their relative likelihood
– a realistic awareness of the existing resources and procedures to cope with a disaster,
that already exist within the institution and of how far these can be augmented and
improved within the institution’s budget and staffing structure
– a commitment to continual promotion and implementation of the recommendations
of the plan in the months and years to come.
One of the greatest problems of ensuring that a disaster preparedness plan is effective is
that it may never have to be implemented. Thus staff enthusiasm, financial support and
continual re-assessment of dangers and priorities may have to be maintained for many years
without the plan ever having to be put into action.
Those producing the plan need to be able to convince all those concerned of its vital role in
the continued existence of the institution. This means not only the professional staff of the
library or archive, but also all the support staff (cleaners, porters, doorkeepers, etc.) and the
senior management of the parent institution and funding body. A plan can only have a
chance of being effective if all these groups believe, and continue to believe in its importance.
No single plan suits all.
There will be many variations in the circumstances of individual institutions which will
affect how they develop a disaster-preparedness plan, for example
1. Planning
– Is the plan for a new building or an existing structure?
An institution may be designing a disaster-preparedness plan for a building which is being
newly constructed, in which case many features can be designed in during construction.
But more probably an institution will be designing a plan for existing buildings, and what
it is possible to achieve may be constrained by architectural and engineering factors as well
as by financial considerations.
6
– Is the plan for a self-contained building or part of another structure?
The plan may be for a self-contained, free-standing building, of which the library or archive
is the sole occupant, in which case the administration of the institution will have a free hand
in designing a plan.
Or
The library or archive may be in a self-contained building which is nevertheless physically
a part of another adjacent structure: in which case the circumstances of the neighbouring
building will have to be taken into account.
Or
The library or archive may only be a section/set of rooms within a larger containing
building. In which case much of the detail of the plan will be dictated by the circumstances
of the containing structure.
– How much independence of decision-making does the organization have?
The library or archive may be administratively independent and able to implement its
planning decisions without consultation.
Or
It may be administratively dependent, and any decisions and implementation will have to
be accommodated within the larger administration.
2. Response
There will be variations in the circumstances of an actual disaster which will affect how an
individual institution can implement its disaster reaction plan and its recovery from disaster.
– Is the disaster local or regional?
A disaster may be confined to the institution concerned, for example a flood or fire within
its buildings, and the disaster recovery plan can then be implemented with the expectation
of help and support from the various agencies and specialists identified in the plan.
Or
The damage to a particular institution may be part of a region or nation-wide disaster, such
as a hurricane or cyclone, an earthquake, a tsunami. In this case emergency services will be
fully occupied in saving lives and property on a wide scale, services such as electricity may
be unavailable for days, and the staff of the institution itself will be concerned about their
own and their families and properties.
– Is the location of the institution central or remote?
An institution may be centrally located in a city with the emergency services (fire and rescue)
only a few minutes away, and other advice and resources also close by.
Or
It may be located some considerable distance from the emergency services and other
resources and have to be much more dependent for a longer period of time on its own
unaided efforts.
– Thus, although it can be very helpful
• to look at existing disaster plans that have been devised by other institutions
• to read the accounts of specific responses to actual disasters by other institutions
• to take advice from existing disaster planning manuals (of which a number of good
examples are included in the list of references below).
Nevertheless each individual institution should undertake a careful examination of its own
particular circumstances and requirements, and then draw up a disaster preparedness plan
to meet these particular individual needs.
7
These guidelines are not intended to provide a specific model to be followed: rather they
identify questions that each institution should consider while drawing up its own individual
plan, and to which they should devise answers corresponding to their own perceived needs
and circumstances.
It will be best for an institution to prepare for ‘worst-case’ scenarios: it will then be easy to
scale down a response to cope with a more limited incident.
Remember that many disasters occur during the hours when a library or archive is not actually
open: ensure that your alarm systems and response procedures will be capable of operating
24 hours a day.
These guidelines fully appreciate that in many countries resources may be inadequate to
implement many of the suggestions made. A distinction is therefore made in recommendations between use of the term ‘ensure’ (meaning “make every attempt to follow”) and
the terms ‘consider’ or ‘if possible’ (meaning that the recommendation which follows is
significant but it is realised that in many instances it may not be affordable or otherwise
possible).
RISK ASSESSMENT (IDENTIFYING THE SOURCES OF POTENTIAL DISASTER)
Before writing a disaster preparedness plan, every institution should carry out a detailed
assessment of the occurrences that are most likely to pose the greatest threats to the institution and its collections, and of the structures that already exist within the institution to
respond to these. Risks should be identified and graded according to their likelihood and
potential severity.
1. Assessing risks
Implement an intellectual assessment, associated with physical surveys of the institution’s
potential vulnerability to various risks.
a. Risks from outside the building
Assess these in relation to
– The institution’s topographical location and the region’s prevailing climatic and geologic
character, taking account of the local occurrence and frequency of storms, hurricanes,
earthquakes etc. Considering the likelihood of the building being affected by
• storm damage (note proximity to trees and to other buildings and structures)
• flooding (note proximity to the sea, to rivers, gullies etc.; also the level of the local
water table)
• structural damage from earthquakes, tsunamis, landslides, eruptions.
– The proximity of potentially damaging human activities such as
• commercial or industrial installations with risks of fire, explosion or pollution
(chemical plants, paint stores for example)
• highways, railroads, aircraft flight paths
• potential targets of civil disturbance or terrorism (for example government buildings,
broadcasting stations, military installations).
b. Risks from the building structure and services
Assess these in relation to the quality and weather resistance of the building fabric, especially
of potential weak points such as roofs, doors, windows, skylights, areas below ground level
etc.
8
– Fire risks from
• electrical circuits and/or gas installations
• machinery and equipment (computers, photocopiers…)
• laboratories within the institution (for preservation, microform production…)
• flammable compounds (gas cylinders, paints, cleaning fluids, chemicals…).
N.B: if the holdings include any nitrate films (i.e. any films created between 1890 and 1950), isolate these immediately and seek expert advice.
– Flooding risks from water carrying installations such as
• guttering on roofs
• water pipes (for example to washrooms, lavatories) and drainage systems
• air conditioning (cooling, heating, ventilating) systems
• fire suppression systems.
– Risks from human error and carelessness
• smoking by individuals
• leaving water taps turned on
• maintenance or new building works being undertaken by contractors.
c. Risks from human interference by persons or groups (arson, vandalism, civil disturbance,
terrorism).
Assess these in relation to
– the institution’s existing security arrangements and human access
– the local political situation
– documents in the collections which might be particularly sensitive in political or
religious terms.
Remember that risk assessment is not a once and for ever exercise. Many of the
factors and circumstances given as examples above will change over time, and will need
to be re-assessed. Consider implementing at least an annual re-assessment, and be aware
of the need to re-assess immediately to consider the implications of a particular development (for example opening of a new highway, building of a new adjacent factory,
acquisition of an important new collection).
2. Assessing existing response procedures
The risk assessment exercise should also identify and assess all the structures and procedures to
protect against and respond to disasters that already exist within the institution (and the individual staff currently responsible for these), such as
– security (for example control of human entry to the building, patrolling of the exterior
and interior, patrolling during hours when the building is closed, links via alarms with the
fire and security services)
– storage facilities (rooms and their access, existing shelving, cabinets, cupboards, boxes etc.)
– cleaning practices (for the interior: rooms, storage, documents and other materials; for
the exterior, for example provision for cleaning guttering, flat roofs etc.)
– fire safety precautions, warning and suppression systems, staff training (for example
fire-drills).
And full account must obviously be taken of existing staff numbers and levels of training,
the institution’s financial resources, the availability (or lack) of specialist facilities and expertise within the region or country.
9
3. Fire and water
The guidelines that follow concentrate especially on attempts to prevent, and on recovery
from damage associated with fire and water.
Fires are one of the most frequent sources of damage in libraries and archives. They can be
caused by natural phenomena (lightning, flooding of electrical systems, bush fires) or by
human attack (arson), but the great majority of building fires are caused by some malfunction of the electrical wiring and equipment within an institution, or by human carelessness.
Water damage can come from external sources (rivers, storms, overflowing drainage
systems); from internal sources (burst water pipes due to system malfunction, or to being
fractured by earthquake or by the impact of vehicles, trees, etc.); and from the water used to
extinguish fires. Much of the disaster recovery literature is concerned with the problems
associated with removing, drying and restoring water-damaged materials.
In the 2004 IFLA-PAC Survey of Disaster Planning in National Libraries (see “International
Preservation News” n°34, 2004, pp. 23-38), 61% of respondents cited fires as the disaster
they considered most likely to occur, while 41% cited floods.
PREVENTION AND PROTECTION (MANAGING THE DISASTER RISK)
Prevention is concerned with measures to prevent an event happening.
Protection is concerned with measures to limit the damage to collections if an event does
happen.
A risk assessment exercise will have produced a list of identified risks, and should include
priorities for attention in relation to
– the most likely risks
– the perceived inadequacies to meet these of the existing building structure and systems,
and of existing management procedures.
Note that many of the recommendations below involve arranging for regular inspections
of the building and its services. Ensure that a detailed record is kept of all such inspections
so that it can be referred to in the future and ‘weak points’ and recurring problems can be
identified.
Specific actions should be considered in relation to various factors.
1. The vicinity of the buildings
– Consider the erection of barrier walls, culverts (drainage ditches) and similar structures to
divert and/or delay flooding, landslides and the impact of vehicles on buildings. If not
already in place, consider fitting storm shutters and similar devices to windows and doors.
– Ensure that the appropriate civic and commercial authorities responsible for the water
and electricity supplies, sewage and drainage systems, highway maintenance etc. regularly check
their systems.
– Cut back or remove tall trees (potentially damaging to structures in storms) and bushes
(potential shelter for vandals, fire risk).
– Install external security lighting or review and ensure its proper maintenance if it is already
installed. Consider installation of a secure external perimeter fence and/or perimeter intrusion alarms, if possible and appropriate.
– Establish and maintain a continuing dialogue and exchange of information with the
occupants and owners of nearby buildings and ensure their participation and cooperation in
the measures discussed immediately above as well as in many of the activities recommended
below. If possible, exchange copies of completed disaster plans.
10
2. The building structures
– Ensure regular inspection by construction engineers: if necessary consider implementing
structural reinforcement.
– Ensure regular inspection by security and cleaning staff especially of areas of weakness to
wind, water and unauthorised human access (roofs, skylights, doors, windows, water pipes
etc.) for ‘danger signs’.
3. Security
– Exercise proper control over the issuing and returning of keys.
– Ensure proper checking systems for all persons entering and leaving the building. Have
as few entrance and exit points as possible, ideally only a single one.
– Establish and observe strict procedures for closing down and locking up at the end of the
working day.
– If possible employ a 24 hour human security presence that regularly patrols throughout
the building rather than merely sitting in an office.
– Take special precautions when non-staff members such as building contractors are
working in the building. Ensure that there is full awareness of their exact location at all
times, and of any potentially hazardous equipment that they may be using.
– Consider installing intruder alarms.
– Ensure that records are maintained of all security incidents so that patterns can be
detected and improvements can be recommended.
– If located in an area prone to armed conflict, consider joining with other cultural
institutions to press your national government to create a National Blue Shield Committee
(see at <http://www.ifla.org/VI/4/admin/protect.htm>).
All mechanical/electronic systems installed for any of the above purposes need to be
operational 24 hours a day, 7 days a week, 52 weeks of the year and regularly tested and
maintained. They also need to be able to be heard, for example switched to sound in the
local police or fire station, or in the homes of the institutions’ staff during the hours when
the building is closed.
4. Storage systems
– Store all material at least 150 mm above floor level to delay the effects of flooding.
– Avoid top floor storage if possible.
– Consider the relative advantages and disadvantages of wooden shelving (which will burn
in place while retaining its contents, but is subject to insect attack in tropical areas) versus
metal shelving (stronger, but will buckle under heat and discharge its contents).
– Provide water barriers (canopies, hoods, plastic sheeting) over the tops of shelving.
– Use as many ‘barrier systems’ as possible and affordable (for example boxes for documents, drawers for maps, prints and plans, filing cabinets for slides, films, photographs)
which will give some protection against fire and water and slow down their impact. Ensure
that all such enclosures have external waterproof labels.
– Consider the use of fire-proof safes for the most valuable material or at least lockable
storage.
11
5. Insurance
Arrange affordable cover for all items for which local insurance companies will provide
cover, for example for
– costs of labour and equipment associated with response to an incident
– employment of expertise for recovery and conservation treatment
– use of external freezing and drying facilities
– repairs to building structures
– replacement of shelving, electrical equipment, furnishings, etc.
Note that in many countries insurance cover is often not available for the replacement of
documentary holdings.
6. Water: protection
– Ensure regular maintenance of all water carrying systems. Ensure the existence of numerous flow-control valves (stopcocks), and that the location of these is widely known by the
staff. Install taps (in basins, sinks) that turn off automatically.
– Consider the re-routing of systems (e.g. of pipes running directly above the collections).
If this is not possible for financial or engineering reasons, consider the installation of a
‘barrier system’ such as boxing in pipes, and/or relocation of collections to a safer position.
– Implement regular relative humidity checks within the building especially within areas seen
as vulnerable to damp (for example below ground level).
7. Fire
a. Protection
– Implement the regular inspection and maintenance of electrical circuitry and of all
electrical equipment, and keep detailed records of all inspections and resulting work.
– Ensure that all machinery such as computers, photocopiers etc. is isolated from document
storage areas and is turned off overnight, preferably automatically. Ban the use of unsupervised personal electric equipment such as electric kettles.
– Consider the installation of as many fire doors and barriers as possible to isolate fires and slow
down their spread as well as the installation of local electrical circuits for each room/ storage area
with the capability for these to be isolated.
– If not already in place, institute and enforce non-smoking regulations for staff and users.
– Ensure proper supervision of all contractors and maintenance staff especially if they are
using welding equipment, blow-torches etc.
b. Detection
Consider the installation of detector systems triggering an automatic alarm. If installed,
prefer smoke detection systems to heat or flame detectors as likely to be more sensitive to
the combustion of documents.
c. Suppression
Remember that a hi-tech system can very often equal low availability, because of problems
of erratic power supplies, and the lack of good local maintenance facilities. The manual
options of buckets of water and working fire extinguishers are far preferable to an unreliable automatic system.
12
Consider the installation of automatic fire suppression systems.
– Gaseous systems
These are suitable for small and confined areas and cause less damage than water to equipment (for example to computers), but need to be supported by water-based systems for large
areas. Check what chemicals are allowed to be used in such systems by local health and safety
regulations. Carbon dioxide (CO2) is the most usual.
– Water-based systems
In many countries the debate still continues about the appropriateness of automatic
water-based extinguishing systems, because of the deliberate introduction of water to
documents. See the arguments in the sources listed in the bibliography, take advice from
other professional institutions, and consider factors such as the distance of the institution
from the nearest emergency services.
– Automatic systems
• Consider the advantages and disadvantages of ‘mist’ systems (potentially less damaging to
materials) versus ‘water’ systems (speedier in effect).
• Consider the advantages and disadvantages of ‘wet-pipe’ sprinkler systems (pipes in the
system are always filled with water, allowing speedy reaction times) versus ‘dry-pipe’
sprinkler systems (water only enters the pipes when the alarm system is activated; this
means slower reaction times but is less liable to leaks, accidental damage).
• Prefer ‘local response’ sprinkler heads to target the specific source of the fire and reduce
water damage elsewhere by too many sprinkler heads being turned on unnecessarily.
• If fire suppression systems are installed or are already in place, take regular expert advice
on whether they are still adequate: this is a fast moving field (note for example the
development of hyopoxic air-venting systems).
Ensure there is an adequate supply of hand-held extinguishers at ‘fire points’ throughout the
buildings, clearly indicated. Both water and carbon dioxide (CO2) extinguishers should be
available at each fire point. Only carbon dioxide (CO2) extinguishers should be used on fires
of an electrical origin.
• All extinguishers need to be regularly tested, refilled and replaced.
• All staff should have regular compulsory training in the use of extinguishers.
Ensure that there is clearly signed and easy access to water hose reels or standpipes (taps) to
which hoses may be connected.
Many institutions will lack the human and financial resources necessary to implement a
complete prevention/protection programme, so there is a need to prioritise (for areas with
more important or vulnerable collections for example).
PREPAREDNESS (GETTING READY TO COPE)
1. Draw up a disaster preparedness plan
This should reflect the risk assessment and available resources but be prepared to present
arguments for greater resources if your assessment leads you to decide that you need them.
– Appoint a named team leader/disaster plan coordinator. Much of the success or failure of
implementation of the plan will depend upon the commitment of the holder of this post, who
should be a senior staff member, capable of meeting and negotiating on equal terms with
other senior management within the institution, and with the authority to mobilize staff and
allocate funds in the event of a disaster.
13
– Appoint named staff (and deputies in case of their absence) to other leadership positions
within a ‘disaster response team’ and define their roles.
Remember that there are many roles that will have to be filled, and ensure that there are
named individuals with allocated responsibility for at least the following. In institutions
with small staff numbers, some individuals of course may have to fulfil several roles.
2. Roles of disaster response team members
–
–
–
–
–
–
–
Declaring the state of emergency and implementing the plan
Directing the recovery team(s)
Dealing with the computer and telecommunication systems
Dealing with the media (‘press officer’)
Dealing with insurers and processing claims
Acquiring/hiring specialist recovery equipment
Contacting freezing facilities and specialist expertise, etc.
Appoint named staff to support membership of the team(s) and outline their roles.
Establish responsibilities of all staff in the institution, including those who are not named
members of the ‘response teams’.
Ensure that key members of the team are not absent from the institution (on leave, at a
conference) simultaneously.
3. Availability of the plan
Ensure that the plan is printed and widely available. Some copies should be readily available
off-site in case of an actual emergency – for example in disaster team members’ own homes.
Some copies should be in plastic sleeves or laminated so that they can be used in an emergency involving water.
The plan should be distributed
– to all staff of the library or archive
– to the administration responsible for the institution
– to the relevant emergency (fire and rescue) services
– to the administration of neighbouring buildings
– to the insurers
– to other libraries, archives and other cultural institutions who might be involved in
cooperating in response.
Note that there may be confidential details in the plan that should be in a separate
section not circulated to outside agencies.
4. Revision of the plan
Establish a formal mechanism for regular revision of the plan. Circumstances will constantly
change in relation to the building, its collections, staff, suppliers etc. Aim to review every
three months with a major revision every year.
The existence of a formal written plan which clearly outlines procedures and responsibilities, and has formal approval from the institution’s administration, is significant
evidence that disaster preparedness is an integral part of the institution’s management
processes and responsibilities.
14
5. Staff training
Hold regular compulsory staff awareness and training sessions. It is very important to maintain a good continuing level of awareness, commitment and enthusiasm.
– Regular discussions
Use press clippings, pictures and videos of relevant disasters in other institutions as a basis
(“Learning from other’s misfortunes.”).
– Practice sessions or “mock disasters”.
Simulate a variety of actual emergencies. Link to fire drills. If possible involve the emergency
services. Ensure that all staff members are trained in use of fire extinguishers appropriate to
the origin of the fire, and that all are aware of the position of water stop-cocks and electrical
main switches.
– Make special efforts to involve the cleaning and security staff, emphasising the significance of the daily surveillance of the building and the collections necessitated by their jobs
which allows them to notice potential problems.
– Identify and sensitize a potential volunteer ‘workforce’ outside the immediate staff of the
institution which could be used for evacuation and salvage (for example staff of the parent
institution, student body in a college or university…). If possible involve these in practice
sessions.
– Ensure that the senior management in the institution’s parent body and especially those
responsible for funding the institution are kept regularly aware of disaster preparedness
activities.
6. Identify priority material for salvage
List it and mark its location on building plans.
– Be realistic and pragmatic in assigning material to this category. ‘Vital records’ (documents without which the institution and its parent body would be unable to function) are
obviously the major candidate. For other materials, consider factors such as irreplaceability,
level of use, and availability elsewhere rather than merely intrinsic or monetary value.
– Ensure that the relevant emergency services are aware of the priorities and that the items/
storage areas concerned are indicated physically as well as marked on plans (for example by the
use of fluorescent strips on shelving/cabinets). But note that this may indicate an institution’s most valuable materials to thieves and vandals.
– Consider making duplicate copies of certain key materials (for example vital records,
catalogues, finding aids) and store these physical or electronic copies elsewhere than in the
building. Ensure that all electronic data (including software) is regularly backed up and is
stored off-site and ideally is also available on a server at a remote host.
7. Maintain and update appropriate documentation to support
the implementation of the plan
Ensure copies are readily available to all staff and to emergency services. Copies of these
documents should also be available in plastic protective folders so that they can be safely
handled during an actual emergency.
– Building plans
As a minimum these should clearly show all means of access (doors, windows, skylights, stairs,
lifts); the main paths of all service systems (electricity, water, etc.) with stopcocks, fuse boxes
and other isolating systems, and the location of all electrically operated equipment; the location of all fire suppression devices (extinguishers, automatic sprinkler heads, taps for hoses);
the location of the main divisions of the stock by category (books, files, maps, microforms,
CD-ROMS etc.) and the location of priority materials for salvage.
15
– Contact details
(home addresses, land and mobile phone numbers, fax and e-mail addresses) for all staff on
the disaster reaction team, also for outside agencies, expertise, etc. These details in particular will
need to be updated very regularly.
8. Establish and maintain links with outside agencies and individuals
– Emergency services (local fire and rescue/emergency services).
Ensure that the key figures in these services (those in charge of the teams who would actually be
called out to deal with your emergency) are familiar with your premises and collections, and
are provided with copies of your disaster preparedness plan and all its revisions, and your
building plans. Remember that personnel in the services will change and maintain regular
contact (“Take a fireman to lunch.”).
– Insurers
Keep them informed of all changes in circumstances (any building developments, acquisition of significant new collections, etc.).
– Commercial or industrial freezing facilities
They will be of use for taking in, freezing and storing wet materials. If there are no
specialized facilities with experience in serving the library and archival community available
try food supply agencies, butchers, supermarkets, etc. Consider entering in to a financial
contract with such facilities to ensure the availability of space if and when needed.
– Transport
For taking wet materials to freezing facilities. If long distances will be involved, consider hiring
transport with its own freezing facilities.
– Expertise
Specialists who can provide advice on salvage and recovery, both in general and for particular
specialized categories of material such as prints and drawings, photographs, moving image
films, electronic data, etc.
– Suppliers of emergency equipment
Bulky and expensive items such as generators, water pumps, fans which will need to be hired
to recover after an emergency.
– The local community and residents
They are a potential volunteer workforce for salvage after a disaster. If appropriate
(for example an academic library in proximity to student halls of residence, a government
archive near a military base, establish training programmes in salvage recovery using the
personnel). Remember that in a general disaster your institution may be able to offer help
to the community in return (shelter for example). Emphasise the ‘partnership’ aspect.
– Other libraries, archives and other cultural institutions (museums, galleries…) in the city,
region and/or country. This can enable benefits such as
• sharing of information in individual disaster plans (perhaps even cooperation in
drawing these up)
• sharing the costs of equipment (for example of fans, pumps, specialist freezing facilities)
which could be collectively owned for use by all
• availability of help from other institutions if a disaster befalls. This could involve
manpower, expertise, equipment, availability of premises for recovery, etc.
• collaboration in joint appeals to local or national governments (for example for the
formation of a National Blue Shield Committee).
9. Collect and maintain supplies of emergency equipment
The less bulky and cheaper items of the ‘mops and buckets’ nature (see the Appendix for
some suggested items). List these supplies, check regularly to make sure they are still present
16
and in working order and keep several collections (ready packed in easily movable plastic
containers, such as wheeled bins, trolleys, etc.) in different parts of the building.
10. Arrange for immediate contingency funding
Funding should be available from the institution’s parent body if disaster strikes. This will
be needed for
– hiring emergency equipment
– hiring space in freezing facilities and transport to transfer material to these facilities
– feeding and supporting the disaster teams and the workforce
– obtaining specialist conservation advice
– drying and restoration.
Ideally a special designated fund should be created, and maintained over the years to be
instantly available to meet the expenses incurred as the result of a disaster. It may however
be difficult to protect such a fund if it is seldom or never used, and the institution needs
funding for other activities. Failing the existence of such a fund, a specific written agreement
to provide emergency funds should be secured from the institution’s funding body, and the
disaster plan coordinator/head of the disaster team should have the status to authorise
immediate expenditure.
If there is resistance from senior management to the provision of funds for disaster
preparedness, suggest that those concerned imagine a scenario where a disaster deprives
them of key items and services for a prolonged length of time, and invite them to cost out
this scenario. An awareness arrived at by management themselves rather than presented
to them can be very persuasive.
11. Identify and make appropriate arrangements for a ‘recovery’ area
It will be a place where salvaged material can be moved and which can be used for air-drying,
packing material for freezing, etc. This may be elsewhere on the institution’s own site, or in a
neighbouring institution (another library or archive, a school, a gymnasium, a sports centre…).
12. Draw up various scenarios for re-establishing some level of service to users as
soon as possible after a disaster
For example, this can be achieved in collaboration with another institution. This will
obviously be dependent on the extent of the disaster, damage to the building, whether it is
a local or regional disaster.
REACTION AND RESPONSE (WHEN DISASTER STRIKES)
– Remember that the safety of human life is always the chief priority in any emergency.
– Remember that the institution will always have to defer to the emergency services on
safety issues.
– Remember that the nature of the response will be dependent on whether it is a disaster
that affects only the institution concerned or whether it is a disaster affecting the whole
region/country (hurricane, earthquake for example). Be as prepared as possible to “go it
alone” if necessary.
1. Primary response
– Raise alarm, contact appropriate members of staff and appropriate emergency services.
Remember that disasters that occur outside normal opening hours of the institution will
17
probably be discovered by security or maintenance staff, ensure that they are properly briefed
on notification procedures.
– Evacuate building. If appropriate and safe take local remedial action (for example, turn
off water, use fire extinguishers).
2. Main disaster response
Leader of disaster response team should assess the situation, in association with the
emergency services, to determine appropriate level of response, and the leader and other
designated members of the team should arrange contacts as necessary with
– other staff
– potential volunteer workforce
– external agencies
– insurers
– expertise.
Initial assessment may only be possible from outside the building because of the nature of
the disaster, and may need to be followed up by a further assessment when the emergency
services allow re-entry to the site.
3. Salvage
Remember that “More haste means less speed”. Although there will be psychological pressure to remove damaged materials as soon as possible, it is vital that the situation is
properly assessed, and the site stabilized before commencing salvage. In particular, it is very
important to ensure that all materials removed from the site are properly listed and their
containers labelled so that they can be readily traced afterwards. An organization may need
to have access to its ‘vital records’ long before the building to house them is restored.
When allowed to re-enter the site by emergency services, various measures should be taken.
a. Re-assess the situation and the needs.
b. Keep a record of all activity and all expenses. Photograph/video the site and the damaged
materials before taking any action for the benefit of insurance and later analysis. Continue to
make a photographic record throughout the whole salvage process. Retain all invoices for
extra expenditure incurred.
c. Stabilize the environment
– Ensure all electricity is turned off at the mains.
– Protect non-damaged materials from the elements (with plastic sheeting for example).
– Ensure security of the site from theft, looting (barriers, protection by security staff ).
– Ensure that water is pumped out.
– Employ fans, de-humidifiers, heaters etc. as appropriate to achieve and maintain acceptable environmental levels. If possible ensure that this can be checked by setting up equipment
to take regular readings of temperature and relative humidity.
d. Prepare for removal of water-damaged materials
– Mobilize and brief the workforce for removal under supervision of staff leaders.
– Remind the recovery team of the many potential hazards, (unstable building structure,
unstable shelving, slippery and uneven floor surfaces, contaminated water for example).
– Ensure that all personnel are properly clothed: boots, gloves (site may be contaminated by
mud, sewage, etc.), face-masks if necessary.
– Follow agreed priorities for what to salvage first.
18
e. Relations with the media
Have the designated ‘press liaison officer’ issue regular statements to the press and the broadcasting services :
– to elicit sympathy and support from the community at large and from potential donors
for restoration, re-building projects, etc.
– to keep the institution’s users informed on the damage to collections and on the
progress towards re-opening services
– information should also be placed on professional web sites (library and/or archival
discussion lists for example).
f. Support for staff and workforce
– Arrange regular rest breaks, food and drink and realistic working hours for all those
working on the recovery process, and if necessary appropriate shelter (tents, blankets, etc.).
– Arrange regular briefings so that all are aware of progress and of problems still to be faced,
and of the significance of their own contribution.
– Ensure that voluntary helpers are paid or otherwise recompensed.
– Remember that the staff of the institution itself may suffer considerable psychological
trauma at seeing the destruction of their work environment: consider arranging appropriate
counselling.
g. Move water-damaged materials to pre-selected recovery areas
Remember that wet paper is very fragile.
– Move items individually.
– Move material lying on the floor first, and then move materials from top shelves, working
downwards.
– Follow a clear sequential sequence for removing material to improve tracking/intellectual
control. Careful training beforehand in this and good supervision during the actual
process can significantly reduce post-recovery time and costs where materials have to be
traced and identified.
– Leave closed volumes closed and open volumes open. Do not separate volumes or single
sheets that are stuck together.
– Do not touch the surfaces of any photographic materials.
– Hold closed soiled volumes closed and rinse in clean, moving water (with a hose). More
elaborate cleaning of smoke-damaged materials for example should be left until materials are
being dried.
h. Sort materials in the recovery area for methods of treatment
The major decisions to be made for paper-based materials are whether to attempt to clean
and dry them on site, or whether to remove them to a freezer plant where they can be
frozen and treated later. The decisions made will depend on
– the volume of material involved
– how wet, dirty and contaminated the materials are
– the nature of the material: soluble inks (manuscript inks and some printing inks) and
coated papers are both better frozen if possible
– the availability of accessible and affordable freezing facilities
– whether the disaster is a local one, or whether it is more widespread in which case
external facilities even if they exist may be unavailable.
19
i. Treatment of wet materials
– For slightly wet materials (but not those with soluble inks or on coated papers)
• Use air-drying.
This can often be performed on-site, although it needs space and is labour intensive.
• De-humidify the drying environment and circulate the air as much as possible with fans.
Keeping the air moving discourages mould growth as well as speeding up the drying
process.
• Spread out material (on trestle tables for example).
• Absorb excess moisture by wiping gently with clean sponges or absorbent paper.
• Bound volumes: stand upright with pages fanned out (outsize volumes or those with limp
covers will need support); or interleave with absorbent paper (for example clean newsprint, thin blotting paper) and submit to pressure, regularly changing paper. Loose documents and single leaves: if possible spread out on absorbent paper on horizontal racks or
hang over cotton clothes lines.
– For very wet materials, single sheet materials that are stuck together and all those with
soluble inks or on coated papers, send for freezing (if available and affordable). Very wet
material is likely to develop fungal growth within 48 hours or less.
Cold store freezing stabilizes material indefinitely and allows it to be retrieved later in
manageable quantities for drying.
• Pack material individually (so far as possible) in plastic bags and wrappers and place in
plastic boxes. Pack books spine down.
• Use containers that are easily moved and water resistant (plastic trays or crates, standard
archival boxes lined with plastic). Avoid filling them too full, so that they can be easily
handled.
• Label material and keep records
• Ensure that every container of material sent for freezing or any other treatment is clearly
labelled with waterproof markers indicating the name of the institution and the contents
of the container (file numbers, call numbers, shelf numbers etc. to retain intellectual
control).
• Ensure that a record is kept at the institution of all material sent off-site. Consider having
prepared forms available to be filled in. Spending time at this stage will save time later.
Arrange transport of materials to a pre-arranged freezing facility. If the journey is of several
hours duration consider arranging for vans/trucks with their own freezing facilities.
– For photographic and electronic materials
It is always safer to seek specialist advice if this is available. In many photographic
processes there is a wet stage during production, therefore it is often possible to treat photographic items with cold clean water.
Negatives (including silver halide film and fiche), magnetic tapes and photographic prints
can be washed and air dried emulsion side up. Silver halide microfilm can be held temporarily in buckets of cold water, and then sent to a film processing laboratory.
RECOVERY (GETTING BACK TO NORMAL)
1. Services to users
Attempt to re-establish some level of service to users, if necessary in alternative accommodation,
as soon as possible
– for the sake of the public profile of the institution and to generate support
20
– for the psychology of the staff
– and of course for the convenience of users.
2. The building
– Seek expert advice from structural engineers, architects on the possibilities for restoring the
damaged premises.
– Get estimates for the costs involved.
– Set in motion applications for financial support to carry out restoration.
– If some or all of the buildings are deemed impossible to repair, set in motion the
search for alternative accommodation, consideration of constructing new buildings, etc.
3. The collections
Continue to dry the wet-damaged material. Consider freeze-drying and vacuum-drying if such
technical facilities are available and affordable. Otherwise, air-dry, in manageable batches,
material previously stabilized by freezing. Once material is dry, seek expert advice from conservators on particular problems. If there is a large quantity of material requiring specialist
treatment, prioritise and box the lower priority material to be dealt with when time and
funding allow.
For all material requiring specialist treatment consider replacement if this is feasible (by
purchase of new copies of originals, or surrogate copies on microfilm or in digital form)
or disposal rather than treatment, using the criteria of relative costs and time.
4. Insurance
Negotiate with insurers, as real costs become evident. Use the written and photographic
records made during the reaction and response phase.
5. Analysis of the disaster
– Hold de-briefing sessions to assess the successes and failures of the prevention systems and
of the disaster response plan. Be critical, but realistic: if the disaster was part of a nationwide
incident, many planned responses will have been impossible.
– Use photos, videos, reports from team leaders, discussion with all staff, as basis for
devising an improved response to future incidents. Following discussion, organize this data
in to a usable source for future training and response.
– Write up a detailed formal report to be submitted to the institution’s senior management
and funding agency, to insurers and to potential donors for reconstruction/rebuilding, and
that can be consulted in the future.
– Re-draft the disaster response plan in the light of the experience.
– Contribute to the awareness of fellow professionals. Consider making details of the
incident and the institution’s response widely available to other libraries and archives, by
writing articles in journals and giving papers at conferences for example. Put details on a
website.
21
APPENDIX
Examples of emergency equipment and supplies to be assembled and maintained by the
institution. Keep in wheeled containers. Note that some of these items will have a limited
‘shelf-life’ and will have to be renewed and replaced.
Equiment for protection of the salvage team
• Protective clothing: overalls/coveralls/plastic aprons
• Rubber boots (various sizes)
• Rubber gloves (various sizes)
• Safety helmets
• Face masks (for protection against dust/fumes)
• Protective goggles
• First aid supplies
• Badges identifying team members for organizing the work force
Equipment for facilitating work
• Torches
• Portable lamps (head lights)
• Electric extension cables (to run lighting, pumps, fans etc, when a safe source of electricity is established.)
Equipment for removing water and drying out (larger versions will probably have to hired/
borrowed.)
• Water-pumps (hand operated)
• Wet/dry vacuum cleaners
• Hoses (for cleaning materials, not extinguishing fires), water spray bottles
• Electric fans
• De-humidifiers
• Mops and buckets
Equipment and materials for packing, labelling and removing documents etc.
• Polythene crates
• Polythene sheeting (both pre-cut and rolls)
• Polythene bags (various sizes) – both for holding documents and for rubbish disposal
• Kitchen towels
• White blotting paper
• Clean newsprint
• Silicone paper
• Sponges
• Notepads
• Permanent marker pens
• Self-adhesive waterproof tape and labels
• Scissors, knives, string, adhesive tape
Equipment for recording the damage scene and recovery activities
• Pre-printed damage record lists
• Camera
• Video camera
• Tape recorder
• Batteries, films and tapes for these.
22
Fédération internationale des associations
de bibliothécaires et des bibliothèques
Programme fondamental Préservation & Conservation
PRÉVENTION DES CATASTROPHES ET
P LANS D ’ URGENCE
P RÉCIS
DE L’IFLA
John McIlwaine
Sous la direction de Marie-Thérèse Varlamoff
Directeur IFLA-PAC
Edité et traduit en français par Corine Koch
Numéro Six
SOMMAIRE
PRÉFACE ................................................................................................................................................................................................................................................................25
INTRODUCTION ...............................................................................................................................................................................................................................................26
ESTIMER LES RISQUES (IDENTIFIER LES CAUSES D’UNE CATASTROPHE ÉVENTUELLE) ............................................................28
0 ESTIMER LES RISQUES ...................................................................................................................................................................................................................28
Risques provenant de l’extérieur du bâtiment
Risques inhérents à la structure du bâtiment et à ses services
Risques liés à l’homme
0 EVALUER LES PROCÉDURES D’URGENCE EXISTANTES ...................................................................................................................................30
0 LE FEU ET L’EAU...................................................................................................................................................................................................................................30
PRÉVENIR ET PROTÉGER (GÉRER LES RISQUES) .............................................................................................................................................................30
LES ACTIONS À ENVISAGER EN RELATION AVEC
0 L’ENVIRONNEMENT IMMÉDIAT DU BÂTIMENT ..........................................................................................................................................................31
0 LA STRUCTURE DU BÂTIMENT ..............................................................................................................................................................................................31
0 LA SÉCURITÉ...........................................................................................................................................................................................................................................31
0 LES SYSTÈMES DE STOCKAGE ...............................................................................................................................................................................................32
0 LES ASSURANCES ..............................................................................................................................................................................................................................32
0 LE RISQUE D’INONDATION : MESURES DE PROTECTION ...............................................................................................................................33
0 LE RISQUE D’INCENDIE ..................................................................................................................................................................................................................33
Mesures de protection
Moyens de détection
Moyens d’extinction
SE PRÉPARER (SE TENIR PRÊT À INTERVENIR) .................................................................................................................................................................34
0 ELABORER UN PLAN DE PRÉVENTION DES RISQUES ........................................................................................................................................34
0 DÉFINIR LES RÔLES DES MEMBRES DE L’ÉQUIPE D’INTERVENTION ....................................................................................................35
0 DIVULGUER LE PLAN.......................................................................................................................................................................................................................35
0 RÉVISER LE PLAN ...............................................................................................................................................................................................................................35
0 FORMER LE PERSONNEL................................................................................................................................................................................................................36
0 IDENTIFIER LES DOCUMENTS À SAUVER EN PRIORITÉ ...................................................................................................................................36
0 CONSERVER ET ACTUALISER LA DOCUMENTATION APPROPRIÉE........................................................................................................37
0 ETABLIR ET MAINTENIR LE CONTACT AVEC DES ORGANISMES
ET DES PERSONNES EXTÉRIEURS À L’INSTITUTION ...........................................................................................................................................37
0 RASSEMBLER ET CONSERVER EN RÉSERVE DU MATÉRIEL D’URGENCE ...........................................................................................38
PRÉVOIR DES FONDS IMMÉDIATEMENT DISPONIBLES EN CAS D’URGENCE ...............................................................................38
IDENTIFIER ET RENDRE OPÉRATIONNEL UN « ESPACE DE REMISE EN ÉTAT » ...........................................................................39
IMAGINER DES SCENARI VISANT À RÉTABLIR UN FONCTIONNEMENT MINIMUM.....................................................................39
RÉAGIR ET INTERVENIR (QUAND LA CATASTROPHE SURVIENT) ....................................................................................................................39
0 PREMIÈRES MESURES ......................................................................................................................................................................................................................39
0 MESURES PRINCIPALES ................................................................................................................................................................................................................39
0 SAUVETAGE .............................................................................................................................................................................................................................................40
Evaluer la situation et les besoins
Garder trace de tout ce qui a été fait et des dépenses engagées
Stabiliser l’environnement
Préparer le transfert des documents endommagés par l’eau
Communiquer avec les médias
Apporter son soutien au personnel et à la main d’oeuvre
Transporter les documents inondés dans des espaces choisis au préalable
pour y effectuer la remise en état
Trier les documents dans l’espace de remise en état selon les méthodes de
traitement à utiliser
Traiter les documents mouillés
Documents humides
Documents très mouillés
Documents photographiques et électroniques
REMETTRE EN ÉTAT (LE RETOUR À LA NORMALE) .......................................................................................................................................................43
0 LES SERVICES AUX USAGERS .................................................................................................................................................................................................43
0 LE BÂTIMENT ..........................................................................................................................................................................................................................................43
0 LES COLLECTIONS .............................................................................................................................................................................................................................43
LES ASSURANCES ..............................................................................................................................................................................................................................43
0 L’ANALYSE DE LA CATASTROPHE ......................................................................................................................................................................................44
ANNEXE : EXEMPLES DE MATÉRIELS ET DE FOURNITURES D’URGENCE....................................................................................................45
RÉFÉRENCES BIBLIOGRAPHIQUES ................................................................................................................................................................................................69
24
International Preservation Issues Numéro Six
PRÉVENTION DES CATASTROPHES ET PLANS D’URGENCE : PRÉCIS DE L’IFLA
PRÉFACE
Le Programme PAC (Préservation et Conservation) de l'IFLA a pour objectif majeur de préserver pendant aussi longtemps qu’il est possible les documents de bibliothèques, publiés ou
non, sur quelque support que ce soit.
Parmi l'éventail des mesures préventives susceptibles de retarder la dégradation voire la disparition des collections, figurent en première place celles qui s'intègrent dans l'élaboration
d'un plan d'urgence.
Si l’on se réfère aux événements survenus ces dernières années, force est de constater que le
nombre de conflits armés et de catastrophes naturelles ne cesse d'augmenter.
Dans le contexte du Bouclier Bleu, IFLA-PAC a donc décidé d'organiser ou de participer à
nombre de manifestations (conférences, séminaires, ateliers) destinées à mettre en évidence
les dangers menaçant le patrimoine documentaire.
Ainsi en 2003, il a lancé une enquête mondiale auprès des bibliothèques nationales afin de
déterminer quelles étaient celles qui ne s'étaient pas encore dotées d'un plan d'urgence. Les
résultats se sont avérés alarmants. Sur 177 bibliothèques interrogées, seules 39 d'entre elles
avaient un plan d'urgence et si 28 institutions ont manifesté leur intention d'en préparer un,
la raison le plus souvent invoquée pour ne pas l'avoir déjà fait était le manque ou l'absence
de modèle. Réponse surprenante si l'on considère le nombre d'ouvrages, de manuels, ou de
dépliants sur la question. Cependant, la plupart de ces publications étant en anglais, certaines extrêmement détaillées et guère applicables aux petites institutions dont les ressources
sont limitées, IFLA-PAC prit la décision de publier un manuel de base qui mettrait l'accent
sur les principaux points à prendre en compte lors de l'élaboration du plan d'urgence : évaluation des principaux risques, gestion de ces risques, réaction face à la catastrophe, retour à
la normale, tels sont les constituants principaux du manuel. Afin de faciliter son utilisation
par le plus grand nombre, nous le publions dans une version trilingue en espérant que cela
suscitera de nombreuses autres traductions.
Ce manuel a été élaboré par un petit groupe de collègues des bibliothèques et des archives.
Je voudrais remercier ici tout particulièrement John McIlwaine, ancien Président de la
Section Préservation et Conservation de l'IFLA qui nous a apporté sa longue expérience et
son expertise et qui a bien voulu se charger de rédiger la version originale en anglais. Mes
remerciements vont également à Ted Steemers, responsable de la conservation au sein du
Conseil international des archives pour ses conseils avisés. Un grand merci également à
Corine Koch pour la traduction française et la mise en page de la publication, et à Solange
Hernandez pour la traduction en espagnol.
Directeur d’IFLA-PAC
25
INTRODUCTION
Une catastrophe, qu’elle soit d’origine naturelle ou due à l’homme, est « un événement
imprévisible dont les conséquences sont particulièrement destructrices » (Hilda Bohen,
« Disaster Prevention and Disaster Preparedness », Berkeley, CA, 1978). Il faut que les
bibliothèques et les services d’archives mettent tout en œuvre pour se préparer à d’éventuelles catastrophes, en analysant leur situation et les ressources à disposition et en mettant
au point un plan de prévention des risques (il peut y avoir plusieurs parties dans ce plan ;
plus loin, nous évoquons le plan d’intervention, mais tout cela fait partie du même procédé
de planification).
Le principe de base d’un plan de prévention des risques, c’est
– de limiter les risques autant que possible
– de faire en sorte que l’intervention soit la plus efficace possible en cas de catastrophe.
Pour établir un plan efficace, une institution doit
– évaluer avec soin les principaux dangers qui peuvent la menacer et leur relative probabilité
– connaître exactement les ressources et les procédures déjà en place qui permettent de
faire face à une catastrophe, et savoir dans quelle mesure des améliorations peuvent être
envisagées d’un point de vue budgétaire et humain, au sein de l’institution
– s’investir pour promouvoir et mettre en place de façon continue les recommandations
du plan dans les mois et les années à venir.
Il est très difficile de s’assurer de l’efficacité d’un plan de prévention des risques, ceci dans la
mesure où l’on peut ne jamais avoir à l’utiliser. Il faut donc parfois maintenir l’investissement du personnel, les efforts financiers et la ré-estimation constante des dangers et des priorités pendant plusieurs années sans qu’il soit jamais nécessaire de déclencher le plan.
Les auteurs du plan doivent être capables de convaincre toutes les personnes concernées de
son rôle fondamental pour la continuité de la vie de l’établissement. Cela implique non seulement les professionnels de la bibliothèque ou des services d’archives, mais aussi l’ensemble
du personnel de maintenance (personnel d’entretien, gardiens, intendants, etc.) ainsi que la
direction de l’administration de tutelle et de l’organisme payeur. Un plan ne peut avoir une
chance d’être efficace que si tous croient et continuent de croire à son importance.
Il n’existe pas de plan type.
Les circonstances qui conduisent une institution à mettre en place un plan de prévention des
risques peuvent être très diverses. Par exemple
1. Le projet de plan
– Le plan est-il destiné à un nouveau bâtiment ou à une structure existante ?
Il est possible qu’une institution élabore un plan de prévention des risques pour un bâtiment
qui vient d’être construit ; dans ce cas, plusieurs aspects du plan peuvent être mis au point
pendant la construction.
Mais il est plus probable qu’une institution élabore un plan pour des bâtiments existants ;
dans ce cas, il est possible que ce que l’on souhaite mettre en œuvre soit freiné par des
contraintes architecturales et structurelles comme par des considérations financières.
26
– Le plan est-il destiné à un bâtiment autonome ou à un bâtiment intégré à une autre structure ?
Le plan peut être destiné à un bâtiment autonome, isolé, qui abrite uniquement la bibliothèque ou les services d’archives ; dans ce cas, l’administration de l’institution aura toute
liberté pour élaborer un plan.
Ou
Plus probablement, la bibliothèque ou les services d’archives sont situés dans un bâtiment
autonome qui fait néanmoins physiquement partie d’une structure adjacente ; dans ce cas,
il faudra tenir compte des caractéristiques du bâtiment voisin.
Ou
La bibliothèque ou les services d’archives peuvent occuper seulement une partie/un
ensemble de pièces à l’intérieur d’un bâtiment plus vaste. Dans ce cas, de nombreux détails
du plan seront dictés par les caractéristiques de la structure d’accueil.
– Quelle marge de manœuvre l’établissement possède-t-il en matière de décisions ?
La bibliothèque ou les services d’archives peuvent être administrativement indépendants et
aptes à prendre des décisions en matière de projets, sans consultation.
Ou
L’institution peut être administrativement dépendante et toutes les décisions et leur mise en
place devront être envisagées dans le cadre de l’administration dont elle dépend.
2. L’intervention
Les circonstances d’une catastrophe effective influent sur la façon dont une institution
particulière peut mettre en place son plan d’urgence et la phase de réparation.
– La catastrophe a-t-elle touché la commune ou la région ?
Une catastrophe peut se limiter à l’institution concernée, par exemple une inondation ou un
incendie dans ses locaux, et on peut mettre en place les mesures de réparation en attendant
l’aide et le soutien des différents prestataires et spécialistes identifiés dans le plan.
Ou
Les dégâts dont a souffert une institution en particulier peuvent être liés à une catastrophe
qui a touché la région ou tout le pays, un ouragan ou un cyclone, un tremblement de terre,
un tsunami par exemple. Dans ce cas, les services d’urgence se consacreront complètement
au sauvetage des vies humaines et des biens, à grande échelle ; les services, l’électricité par
exemple, peuvent être indisponibles pendant plusieurs jours, et les membres du personnel
de l’institution seront préoccupés d’eux-mêmes, de leur famille et de leurs biens.
– L’institution est-elle située en centre-ville ou en est-elle éloignée ?
Une institution peut être située en centre-ville, à proximité des services d’urgence (pompiers
et SAMU) et des autres services pouvant apporter conseils et ressources.
Ou
Elle peut être située à une distance considérable des services d’urgence et des autres ressources ;
dans ce cas, elle ne pourra compter que sur elle-même pendant une période plus longue.
– En conséquence, il est très utile
• de consulter les plans d’urgence qui ont déjà été établis par d’autres institutions ;
• de lire les compte rendus d’intervention spécifiques effectués par d’autres institutions,
en réaction à des catastrophes effectives
• de chercher conseil en consultant les manuels de plans d’urgence (un certain nombre
d’exemples sont cités en référence à la fin de cet ouvrage).
27
En outre, chaque institution doit entreprendre un examen minutieux de sa propre situation et des besoins qui lui sont particuliers ; à la suite de quoi, elle doit élaborer un plan
de prévention des risques pour répondre à ces besoins spécifiques.
Ces directives n’entendent pas proposer un modèle à suivre en particulier : elles permettent
plutôt d’identifier des questions que chaque institution doit se poser lorsqu’elle établit son
propre plan, questions auxquelles elle doit trouver des réponses en fonction des besoins et
de la situation qui lui sont propres, et qui ont été préalablement identifiés.
Il est préférable qu’une institution se prépare au pire : il sera alors facile d’adapter l’intervention envisagée, à un incident de portée plus limitée.
Rappelez-vous que de nombreuses catastrophes se produisent pendant les heures de fermeture de la bibliothèque ou des services d’archives : assurez-vous que les systèmes d’alarme et
les procédures d’intervention sont opérationnelles 24 heures sur 24.
Nous sommes parfaitement conscients que nombreux sont les pays qui ne disposeront pas
des ressources nécessaires à la mise en place d’un certain nombre des suggestions proposées.
Il faut donc faire une distinction entre l’expression « Assurez-vous que… » (i.e « Mettez tout
en œuvre pour suivre les recommandations ») et les termes « Pensez à … » ou « si possible »
(i.e. la recommandation qui suit est importante mais on comprend bien que, dans de nombreux cas, il puisse être difficile de la mettre en œuvre).
ESTIMER LES RISQUES (IDENTIFIER LES CAUSES D’UNE CATASTROPHE ÉVENTUELLE)
Avant de rédiger un plan de prévention des risques, chaque institution doit faire une
estimation approfondie des événements qui pourraient représenter un danger majeur pour
le bâtiment et les collections, mais aussi des structures d’urgence déjà en place. Les risques
doivent être identifiés et mesurés selon leur degré de probabilité et de gravité.
1. Estimer les risques
Procéder à une estimation intellectuelle ainsi qu’à des études structurelles afin de déceler la
vulnérabilité éventuelle de l’institution.
a. Risques provenant de l’extérieur du bâtiment
– Il faut les évaluer en fonction de la situation topographique de l’institution et des caractéristiques climatiques et géologiques dominantes de la région, en tenant compte de
l’existence et de la fréquence de tempêtes, d’ouragans, de tremblements de terre etc. Ceci
doit être fait en supposant que l’établissement puisse être endommagé
• par une tempête (noter la proximité des arbres et d’autres bâtiments et structures)
• par une inondation (prendre en compte la proximité de la mer, des rivières, des
caniveaux etc. ainsi que le niveau de la nappe phréatique locale)
• par les tremblements de terre, tsunamis, raz-de-marée, éruptions volcaniques qui
provoquent des dégâts structurels.
– Il faut également évaluer les risques en fonction de la proximité d’activités humaines
potentiellement dangereuses, par exemple
• installations commerciales ou industrielles présentant des risques d’incendie,
d’explosion ou de pollution (usines chimiques, entrepôts de peinture par exemple)
• autoroutes, voies de chemin de fer, aéroports ou couloirs aériens
28
• bâtiments susceptibles de devenir une cible potentielle en cas de guerres civiles ou
d’attaques terroristes (bâtiments gouvernementaux, stations de radio-diffusion, installations militaires par exemple).
b. Risques inhérents à la structure du bâtiment et à ses services
Ils sont à évaluer en fonction de la nature et de la résistance aux phénomènes météorologiques des matériaux du bâtiment, en particulier des points éventuellement faibles comme
les toits, les portes, les fenêtres, les puits de lumière, les espaces souterrains etc.
– Les risques d’incendie peuvent provenir
• des circuits électriques et/ou des installations de gaz
• des machines et du matériel bureautique (ordinateurs, photocopieurs…)
• des laboratoires situés dans l’institution (ceux qui sont affectés à la conservation, à la
production de microformes…)
• des substances inflammables (bonbonnes de gaz, peintures, produits de nettoyage,
produits chimiques…).
NB : si les collections comprennent des films en nitrate (i.e. tous les films fabriqués entre 1890 et 1950), isolez-les
immédiatement et demandez l’avis d’un expert.
– Les risques d’inondation peuvent provenir des installations d’écoulement des eaux comme
• les gouttières des toits
• les conduites d’eau (par exemple celles des salles de bain, des toilettes) et les systèmes
de drainage
• les systèmes de climatisation (froid, chaud, ventilation)
• les systèmes de lutte contre l’incendie.
– Faire également attention aux
• fumeurs
• robinets ouverts
• travaux de maintenance ou de construction confiés à des entrepreneurs extérieurs.
c. Les risques liés à l’homme (individus ou groupes) à l’origine d’incendies volontaires,
d’actes de vandalisme, de guerres civiles, d’actes terroristes sont à évaluer en fonction
– des dispositifs de sécurité existant dans l’institution et des voies d’accès pour les
personnes
– de la situation politique locale
– de certains documents des collections, particulièrement sensibles en termes politiques
ou religieux.
Rappelez-vous que l’estimation des risques n’est pas un acquis. De nombreux éléments et
situations cités en exemple ci-dessous évolueront avec le temps et nécessiteront d’être
ré-évalués. Pensez à mettre en place une ré-évaluation au moins une fois par an et soyez
conscients que, en cas de changement, il est nécessaire de ré-estimer immédiatement
la situation pour mesurer les implications d’un événement particulier (par exemple
l’ouverture d’une nouvelle autoroute, la construction d’une nouvelle usine adjacente,
l’acquisition d’une collection importante).
29
2. Evaluer les procédures d’urgence existantes
Estimer les risques doit également servir à identifier et évaluer toutes les structures et les
procédures permettant de se protéger contre les catastrophes et d’y faire face, structures et
procédures pré-existantes dans l’institution (de même que l’équipe qui en est actuellement
responsable) comme
– les moyens de sécurité : contrôle des entrées dans le bâtiment, rondes à l’extérieur et à
l’intérieur du bâtiment, rondes pendant les heures de fermeture, contacts, grâce aux
systèmes d’alarme, avec la brigade des pompiers et les services de sécurité
– les espaces de stockage utilisés : les différentes pièces et l’accès à ces pièces, les rayonnages, meubles de rangement, placards, boîtes etc.
– les habitudes de nettoyage utilisées pour l’intérieur (salles, espaces de stockage,
documents et autres types de collection), pour l’extérieur (équipements pour nettoyer les
gouttières et les toits-terrasses etc.)
– les précautions en matière de lutte contre l’incendie, systèmes d’alarme et d’urgence,
formation du personnel (par exemple exercices d’évacuation).
Enfin, on doit tenir compte, de toute évidence, du nombre actuel d’employés et de leur
niveau de formation, des ressources financières de l’institution, de la disponibilité (ou du
manque) de locaux spécialisés et d’experts dans la région ou le pays.
3. Le feu et l’eau
Les consignes suivantes se concentrent particulièrement sur les moyens de prévenir les dégâts
associés au feu et à l’eau et sur la remise en état.
Les incendies sont la plus fréquente cause de dégâts dans les bibliothèques et les services
d’archives. Ils peuvent être causés par des phénomènes naturels (foudre, inondation des
circuits électriques, feux de broussaille), ou par l’homme (incendie volontaire). Mais la grande
majorité des incendies de bâtiments est causée par un dysfonctionnement de l’installation et
des équipements électriques de l’institution, ou par la négligence.
Les dégâts provoqués par l’eau peuvent avoir une cause externe (rivières, tempêtes, systèmes
d’écoulements), une cause interne (canalisations qui éclatent à cause d’un dysfonctionnement du système, d’un tremblement de terre ou du choc provoqué par des véhicules, des
arbres…) ; les dégâts peuvent enfin être causés par l’eau utilisée pour éteindre les incendies.
La documentation au sujet de la remise en état après une catastrophe met l’accent sur les
problèmes associés au déplacement, au séchage et à la restauration des documents endommagés par l’eau.
L’enquête sur les plans d’urgence réalisée en 2004 par le programme IFLA-PAC (Voir IPN
n° 34) révèle que 61 % des institutions ayant répondu citaient l’incendie comme la catastrophe la plus probable tandis que 41% d’entre elles évoquaient l’inondation.
PRÉVENIR ET PROTÉGER (GÉRER LES RISQUES)
Par prévention, on comprend les mesures destinées à éviter qu’un événement ne se produise.
Par protection, on comprend les mesures qui permettent de limiter les dégâts dont pourraient souffrir les collections au cas où un événement se produirait.
Lors de l’estimation des risques, on aura identifié une liste des dangers, qui devrait mettre
en évidence les priorités liées
– aux risques les plus probables
30
– aux insuffisances identifiées pour pallier ces risques au sein de la structure actuelle du
bâtiment et des systèmes existants, mais également dans les procédures de gestion.
Remarquez que plusieurs des recommandations suivantes impliquent des inspections
régulières du bâtiment et des services. Assurez-vous qu’un compte rendu détaillé de ces
inspections est conservé de façon à ce qu’on puisse s’y référer ultérieurement et que les
« points faibles » et les problèmes récurrents puissent être identifiés.
Quelles actions envisager en relation avec ?
1. L’environnement immédiat du bâtiment
– Pensez à mettre en place des parois protectrices, des caniveaux (fossés d’évacuation) et des
structures similaires pour détourner ou retarder les inondations, les glissements de terrain et
le choc de véhicules contre les bâtiments. Si cela n’a pas été fait, pensez à faire poser des
volets qui résistent aux tempêtes et un type de protection similaire sur les portes et les
fenêtres.
– Assurez-vous que les services municipaux et les prestataires compétents responsables de la
fourniture d’eau et d’électricité, des systèmes d’évacuation et de drainage, de l’entretien des
autoroutes etc., vérifient régulièrement leurs installations.
– Taillez ou retirez les arbres de grande hauteur (potentiellement dangereux pour les bâtiments en cas de tempête) et les buissons (abris potentiels pour les voleurs, mais également
susceptibles de prendre feu).
– Installez un éclairage de sécurité à l’extérieur et assurez-vous qu’il est bien entretenu s’il
est déjà installé. Pensez à installer une clôture d’enceinte sûre et/ou des systèmes d’alarme
périphériques, si c’est faisable et approprié.
– Etablissez et maintenez un contact constant et échangez des informations avec les occupants et les propriétaires des bâtiments adjacents ; assurez-vous de leur participation et de
leur coopération dans le cadre des actions évoquées ci-dessus mais aussi pour les nombreuses
mesures recommandées ci-dessous. Si possible, procédez à l’échange des plans d’urgence
dans leur intégralité.
2. La structure du bâtiment
– Assurez-vous qu’elle est régulièrement contrôlée par des ingénieurs du bâtiment ; si nécessaire, pensez à renforcer la structure.
– Assurez-vous que les personnels de sécurité et de nettoyage contrôlent régulièrement en
priorité les endroits qui offrent une prise au vent et à l’eau, et les espaces interdits d’accès
(toits, puits de lumière, portes, fenêtres, conduites d’eau…) pour repérer les points dangereux.
3. La sécurité
– Contrôlez avec soin l’emprunt et le retour des clefs.
– Vérifiez avec soin les systèmes de contrôle d’entrée et de sortie. Limitez autant que possible le nombre des accès, l’idéal étant un seul point d’accès.
– Etablissez et observez des procédures strictes en matière de fermeture à l’issue de la journée de travail.
– Si possible, employez des agents de sécurité 24 heures sur 24 qui effectuent des rondes
dans l’établissement et ne sont pas simplement assis dans un bureau.
31
– Prenez des précautions particulières quand des personnes extérieures à l’institution, entrepreneurs par exemple, travaillent dans le bâtiment. Veillez à savoir à quel endroit ils se
trouvent exactement à tout moment et quel matériel éventuellement dangereux ils sont
susceptibles d’utiliser.
– Pensez à installer des alarmes anti-intrusion.
– Assurez-vous qu’un rapport est effectué en cas d’incident touchant à la sécurité de façon
à ce qu’on puisse en tirer des leçons et des améliorations.
– Si vous êtes situé dans un endroit susceptible d’être touché par un conflit armé, pensez à
rejoindre les autres institutions culturelles pour engager votre gouvernement à créer un
Comité national du Bouclier Bleu (http://www.bouclier-bleu.fr).
Tous les systèmes mécaniques/électroniques installés dans l’un des buts mentionnés
ci-dessus doivent être opérationnels 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, toute l’année sans
exception ; ils doivent être régulièrement contrôlés et entretenus. Il faut également qu’ils
puissent avoir une portée efficace, par exemple être en position de marche au poste de
police, à la brigade des pompiers ou dans le logement des membres du personnel pendant
les heures de fermeture.
4. Les systèmes de stockage
– Stockez tous les documents à 15 cm au moins au-dessus du niveau du sol pour retarder
les effets d’une inondation.
– Evitez si possible le stockage du sol au plafond.
– Pensez aux avantages et aux inconvénients relatifs qu’offrent les étagères en bois (qui
brûleront sur place en conservant leur contenu mais peuvent être attaqués par des insectes
dans les régions tropicales) par rapport aux étagères en métal (plus solides mais qui se
déformeront sous l’effet de la chaleur en répandant leur contenu).
– Equipez le haut des étagères d’un système de protection contre l’eau (toits, bâches,
protections en plastique).
– Utilisez autant de systèmes de protection qu’il est possible et envisageable (boîtes pour les
documents, tiroirs pour les cartes, gravures et plans, armoires-classeurs pour les diapositives,
films, photographies etc.) qui seront une arme contre le feu et l’eau et retarderont leurs
effets. Assurez-vous que tous ces conditionnements sont étiquetés « résistants à l’eau ».
– Pensez à utiliser des coffres ignifugés pour les documents les plus précieux, ou au moins
un espace de stockage qui ferme à clef.
5. Les assurances
Prenez une police d’assurance couvrant les documents auprès des compagnies d’assurance
locales qui inclue les garanties suivantes
– coûts de la main d’oeuvre et du matériel engagés pour faire face à l’incident
– appel aux services d’experts pour les traitements de remise en état et de restauration
– utilisation d’équipements extérieurs de congélation et de séchage
– réparation de la structure du bâtiment
– remplacement de rayonnages, d’équipements électriques, de mobilier etc.
Remarquez que dans de nombreux pays, les assurances ne couvrent souvent pas les collections documentaires.
32
6. Le risque d’inondation : mesures de protection
– Assurez-vous de l’entretien régulier de toutes les canalisations. Assurez-vous qu’il existe de
nombreuses valves de contrôle des flux (robinets d’arrêt) et que tous les membres du
personnel connaissent bien l’endroit où elles sont situées. Faites poser des robinets (sur les
lavabos, les éviers) qui s’arrêtent automatiquement.
– Pensez à changer l’emplacement des canalisations (par exemple des conduites placées juste
au-dessus des collections).
– Contrôlez régulièrement l’humidité relative dans le bâtiment, particulièrement dans les
zones identifiées comme étant plus vulnérables (par exemple en sous-sol).
7. Le risque d’incendie
a. Mesures de protection
– Mettez en place l’inspection et l’entretien réguliers du circuit électrique et de tout l’équipement électrique et conservez des rapports détaillés de toutes les inspections et des travaux
qui en sont résultés.
– Assurez-vous que tous les équipements de bureautique (ordinateurs, photocopieurs…)
sont isolés des espaces de stockage et éteints pendant la nuit, de préférence de façon automatique. Bannissez l’utilisation de matériel électrique personnel laissé sans surveillance
comme les bouilloires électriques.
– Pensez à installer autant de portes et de systèmes de protection coupe-feu qu’il est possible
pour isoler les incendies et ralentir leur progression ; pensez également à installer un circuit
électrique spécifique à chaque pièce/espace de stockage, avec la possibilité pour chacun d’être
isolé.
– Si ce n’est déjà fait, instituez et renforcez les règlements non-fumeurs pour le personnel et
les usagers.
– Exercez une surveillance attentive lorsque entrepreneurs et personnel de maintenance travaillent dans vos locaux, particulièrement s’ils utilisent du matériel de soudure, des chalumeaux.
b. Moyens de détection
Pensez à installer des systèmes de détection qui déclenchent une alarme automatique.
Préférez les systèmes de détecteurs de fumée aux détecteurs de chaleur ou de flammes, plus
sensibles à la combustion des documents.
c. Moyens d’extinction
Rappelez-vous qu’un système sophistiqué peut très souvent être indisponible à cause
d’une alimentation électrique irrégulière et du manque de bons équipements de maintenance à l’échelon local. Les options manuelles que représentent seaux d’eau et extincteurs
en état de marche sont de loin préférables à un système automatique peu fiable.
Pensez à installer des systèmes d’extinction automatiques.
– Les systèmes gazeux
Ils sont adaptés aux espaces petits et confinés. Ils provoquent moins de dégâts que l’eau sur
le matériel (ordinateurs par exemple) mais doivent être renforcés par des systèmes à eau pour
les grands espaces. Vérifiez quels produits chimiques utilisés dans ces systèmes sont autorisés par les services de santé et les normes de sécurité en vigueur au niveau local. Le dioxide
de carbone (CO2) est le plus souvent utilisé.
33
– Les systèmes à base d’eau
Dans de nombreux pays, le débat continue sur la justification de systèmes d’extinction
automatiques à base d’eau parce qu’ils impliquent de projeter de l’eau délibérément sur
les documents. Voir les arguments développés dans les références bibliographiques,
prendre conseil auprès d’autres institutions professionnelles et penser à des facteurs tels
que la distance qui sépare l’institution des services d’urgence les plus proches.
– Les systèmes automatiques
• Evaluez avantages et inconvénients des brumisateurs (potentiellement moins dangereux pour les documents) par rapport aux systèmes sous eau (plus rapides d’effet).
• Evaluez avantages et inconvénients des sprinklers sous eau (les conduites du système
sont toujours remplies d’eau, ce qui permet un temps de réaction rapide) par rapport
aux sprinklers à préaction (l’eau pénètre dans les conduites uniquement quand le
système d’alarme est activé). Cela implique un temps de réaction plus lent mais ce
système est moins sensible aux fuites et aux dégâts accidentels.
• Préférez les têtes de sprinkler à action locale afin d’atteindre la source spécifique de
l’incendie et de réduire les dégâts que provoquerait l’utilisation de trop nombreux
sprinklers, déclenchés sans nécessité.
• Si les systèmes d’extinction sont déjà en place, consultez régulièrement des experts pour
savoir s’ils sont toujours appropriés : c’est un domaine qui évolue rapidement (noter
également le développement des systèmes par hypoxie).
Assurez-vous qu’il existe suffisamment d’extincteurs manuels dans les zones de mise en sécurité de tous les bâtiments et qu’ils sont bien signalés. Des extincteurs à l’eau et au dioxide de
carbone (CO2) doivent être disponibles dans chaque zone. Seuls les extincteurs au dioxide
de carbone (CO2) doivent être utilisés lorsqu’il s’agit d’incendies d’origine électrique.
• Tous les extincteurs doivent être contrôlés régulièrement, remplis et remplacés.
• Tous les membres du personnel doivent recevoir une formation régulière et obligatoire
sur l’utilisation des extincteurs.
Assurez-vous que l’accès aux tuyaux d’incendie ou aux colonnes d’alimentation (robinets)
auxquels les tuyaux peuvent être reliés est clairement indiqué et facile.
Plusieurs institutions manqueront des ressources humaines et financières nécessaires à la
mise en place d’un programme complet de prévention/protection ; il faut donc établir des
priorités, par exemple les zones qui contiennent les collections les plus importantes ou
vulnérables.
SE PRÉPARER (SE TENIR PRÊT À INTERVENIR)
1. Elaborer un plan de prévention des risques
Celui-ci doit être en adéquation avec l’estimation des risques et les ressources disponibles
(mais préparez-vous à présenter des arguments pour obtenir des ressources supplémentaires
si votre estimation vous en révèle la nécessité).
– Désignez un chef d’équipe/coordinateur-plan d’urgence. Le succès ou l’échec de la mise
en place du plan dépendra pour beaucoup de l’investissement de la personne désignée ; celle-ci
doit être choisie parmi les agents qui ont de l’ancienneté et être apte à travailler avec d’autres
directeurs de l’établissement et à négocier avec eux à armes égales, avec l’autorité nécessaire
pour mobiliser le personnel et débloquer les fonds en cas de catastrophe.
34
– Désignez une équipe nominative (et des remplaçants en cas d’absence) pour les autres
postes à responsabilité au sein d’une « équipe d’urgence » et définissez leurs rôles.
Souvenez-vous qu’il y aura de nombreux rôles à attribuer et assurez-vous que des
personnes ont bien été nommées avec leur charge de responsabilités au moins pour les
actions suivantes (dans les institutions qui comprennent peu de personnel, certaines
personnes peuvent bien sûr êre amenées à remplir plusieurs rôles).
2. Définir les rôles des membres de l’équipe d’intervention
Qui doit
– Déclarer l’état d’urgence et déclencher le plan
– Diriger la/les équipe(s) lors de l’intervention et de la remise en état
– Gérer les systèmes informatiques et de télécommunication
– Gérer les relations avec les media (« attaché de presse »)
– Gérer les relations avec les compagnies d’assurance et faire des déclarations
– Acheter/louer du matériel spécialisé pour la remise en état
– Contacter les entreprises frigorifiques et les experts etc.
Désignez des agents pour renforcer les équipes et définissez leurs rôles.
Etablissez les responsabilités de tous les membres du personnel de l’institution, y compris
ceux qui n’appartiennent pas aux « équipes d’intervention ».
Assurez-vous que des personnes-ressources ne seront pas absentes au même moment
(congés, missions).
3. Divulguer le plan
Assurez-vous que le plan est largement disponible en version papier. Un certain nombre
d’exemplaires doivent être disponibles en dehors du site en cas d’urgence, par exemple chez
les membres de l’équipe d’urgence.
Un certain nombre d’exemplaires doivent être protégés par des pochettes plastiques ou
plastifiées de façon à pouvoir être utilisés lors d’une inondation.
Le plan doit être distribué
– à l’ensemble du personnel de la bibliothèque ou des services d’archives
– à l’administration de tutelle
– aux services d’urgence compétents (brigade des pompiers et SAMU)
– à l’administration responsable des bâtiments voisins
– aux compagnies d’assurance
– aux autres bibliothèques, services d’archives et institutions culturelles qui pourraient
être amenés à coopérer en cas d’urgence.
Notez qu’un plan peut contenir des éléments confidentiels qui doivent se trouver dans un
dossier séparé qui ne sera pas communiqué aux organismes extérieurs.
4. Réviser le plan
Mettez en place une structure formelle destinée à revoir régulièrement le plan. La situation
évolue constamment en fonction du bâtiment, de ses collections, de son personnel, de ses
fournisseurs etc. Prévoyez de revoir le plan tous les trois mois et de le réviser entièrement une
fois par an.
35
L’existence d’un plan écrit qui définit clairement les procédures et les responsabilités et a
été formellement validé par l’administration est le signe évident que la prévention des
catastrophes est partie intégrante de la gestion et des responsabilités de l’institution.
5. Former le personnel
Programmez des sessions régulières et obligatoires d’information et de formation pour le
personnel. Il est très important de maintenir de façon continue un bon niveau d’information, d’investissement et de motivation.
– Discussions régulières
Utilisez comme base de travail les coupures de presse, les photos et les vidéos de catastrophes
concernant d’autres institutions (« Tirer des leçons à partir du malheur d’autrui. »).
– Sessions pratiques ou « simulations de catastrophes »
Organisez des simulations de plusieurs types de catastrophes. Participez aux exercices
d’évacuation. Si possible, impliquez les services d’urgence. Assurez-vous que tous les
membres du personnel ont été formés à l’utilisation des extincteurs selon l’origine du feu, et
qu’ils connaissent tous l’emplacement des robinets d’arrêt et des principaux interrupteurs
électriques.
– Efforcez-vous d’impliquer le personnel d’entretien et de sécurité, en insistant sur la surveillance quotidienne du bâtiment et des collections, particulièrement importante dans leur
fonction, qui leur permet de remarquer des problèmes éventuels.
– Identifiez et sensibilisez une équipe potentielle de volontaires extérieurs au personnel
propre à l’institution, à laquelle vous pourriez faire appel en cas d’évacuation et de sauvetage
(par exemple, le personnel de l’administration de tutelle, un groupe d’étudiants dans un
collège ou une université etc.). Si possible, intégrez-les aux exercices pratiques.
– Assurez-vous que les directeurs de l’administration de tutelle et particulièrement ceux
qui ont en charge le financement de l’institution sont régulièrement tenus au courant des
activités de prévention des risques.
6. Identifier les documents à sauver en priorité
Faites-en la liste et indiquez leur emplacement sur les plans du bâtiment.
– Soyez réalistes et pragmatiques en choisissant les documents à placer dans cette catégorie.
Les « documents essentiels » (les documents sans lesquels l’institution et sa tutelle seraient
incapables de fonctionner) sont évidemment les candidats à placer en tête de liste. Pour les
autres documents, les facteurs à considérer sont le caractère irremplaçable du document, le
degré d’utilisation et l’accessibilité du document en externe, plus que sa valeur simplement
intrinsèque ou monétaire.
– Assurez-vous que les services d’urgence concernés sont conscients des priorités et que les
espaces de stockage/documents en question sont repérables physiquement et indiqués sur les
plans (par exemple grâce à des bandes fluorescentes apposées sur les étagères/armoires). Mais
notez que cela peut aussi être le moyen d’indiquer aux voleurs et aux pillards les documents
les plus précieux que possède l’établissement.
– Pensez à faire plusieurs copies de certains documents-clés (par exemple les documents
essentiels, les catalogues, les outils de recherche) et conservez ces exemplaires sous forme
imprimée ou numérique ailleurs que dans le bâtiment. Assurez-vous que toutes les données
électroniques (y compris les logiciels) sont régulièrement copiées et stockées sur un autre
site, l’idéal étant qu’elles soient également disponibles sur un serveur dans un lieu d’accueil
éloigné.
36
7. Conserver et actualiser la documentation appropriée
Ceci est nécessaire à l’exécution du plan. Assurez-vous que des copies sont facilement accessibles à l’ensemble du personnel et des services d’urgence. Des exemplaires de ces documents
doivent également être disponibles dans des classeurs recouverts de protections en plastique
de façon à pouvoir être manipulés en toute sécurité en cas d’urgence.
– Plans du bâtiment
Ceux-ci doivent au minimum clairement indiquer tous les moyens d’accès (portes, fenêtres,
puits de lumière, escaliers, ascenseurs) ; les circuits principaux de tous les sytèmes d’alimentation en électricité, en eau etc. avec les robinets d’arrêt, les boîtes à fusibles et les autres
systèmes d’isolation ainsi que l’emplacement de tous les équipements qui fonctionnent à
l’électricité ; l’emplacement de tout le matériel d’extinction (extincteurs, têtes de sprinklers
automatiques, robinets des tuyaux d’incendie) ; l’emplacement des principales sections des
magasins par catégorie (livres, dossiers, cartes, microformes, CD-Roms etc.) et l’emplacement des documents à sauver en priorité.
– Contacts
(adresses des domiciles, numéros de téléphones fixes et portables, adresses des télécopies et
adresses électroniques) de tous les membres de l’équipe d’intervention, mais également des
organismes extérieurs, cabinets d’expertise etc. Ces informations en particulier nécessitent
d’être régulièrement réactualisées.
8. Etablir et maintenir le contact avec des organismes et des personnes extérieurs
à l’institution
– Services d’urgence (brigade des pompiers et services de secours au niveau local)
Assurez-vous que les personnes-clés de ces services (responsables des équipes qui seraient
effectivement sollicités pour répondre à votre situation d’urgence) connaissent bien vos
locaux et collections et possèdent des copies de votre plan d’urgence et de ses révisions, ainsi
que des plans de votre bâtiment. Souvenez-vous que le personnel change et maintenez un
contact régulier (« Invitez toujours un sapeur-pompier à votre table. »).
– Compagnies d’assurance
Tenez-les informées de tout changement de situation (toute transformation du bâtiment,
acquisition de nouvelles collections particulièrement importantes etc.).
– Entreprises frigorifiques à caractère commercial ou industriel
Elles sont indispensables pour congeler et stocker les documents inondés. Si les entreprises
spécialisées expérimentées dans le domaine des services aux bibliothèques et aux archives ne
sont pas disponibles, essayez les magasins d’approvisionnement en alimentation, boucheries,
supermarchés etc. Envisagez de passer un contrat avec ces entreprises pour vous assurer que
l’espace soit disponible si besoin est, en temps et en heure.
– Moyens de transport
Ils sont nécessaires pour transporter les documents inondés dans les entreprises frigorifiques.
S’il s’agit de longues distances, pensez à louer un véhicule comportant un caisson réfrigéré.
– Experts
Ce sont des spécialistes qui peuvent donner des conseils en matière de sauvetage et de remise
en état, à la fois de façon générale mais également pour des documents spécifiques, estampes
et dessins, photos, images animées, données électroniques…
– Fournisseurs de matériels d’urgence
Il s’agit de matériels encombrants et coûteux comme les générateurs, les pompes à eau, les
ventilateurs qu’il faudra louer pour revenir à la normale après l’arrivée de la catastrophe.
37
– La communauté urbaine et les habitants
Ils représentent une main d’œuvre volontaire potentielle qui peut s’avérer utile pour le
sauvetage qui suit une catastrophe. Par exemple, une bibliothèque universitaire qui jouxte
une résidence universitaire, des archives nationales à proximité d’une base militaire pourraient mettre en place des programmes de formation en matière d’intervention d’urgence
à destination de leur personnel. Souvenez-vous que, en cas de catastrophe générale, votre
institution pourrait, en retour, offrir son assistance à la communauté, par exemple en servant
d’abri. Insistez sur la notion de « coopération ».
– Bibliothèques, services d’archives et institutions culturelles (musées, galeries…) de la ville,
de la région et/ou du pays. Cela permet de bénéficier
• d’échanges d’informations sur les plans d’urgence de chacun (on peut peut-être même
collaborer pour les mettre au point)
• d’un partage du matériel (ventilateurs, pompes, entreprises frigorifiques spécialisées…)
qui pourrait alors être loué collectivement pour être utilisé par tous
• de l’aide d’autres institutions en cas de catastrophe : main d’œuvre, expertise, matériel,
locaux pour la remise en état etc.
• de la collaboration de l’ensemble des instances locales et nationales (pour la formation
d’un Comité national du Bouclier Bleu par exemple).
9. Rassembler et conserver en réserve du matériel d’urgence
Ce sont les éléments les moins encombrants et les moins coûteux du type « serpillières et
seaux » (voir les éléments suggérés en annexe). Faites une liste de ces réserves, vérifiez régulièrement qu’elles sont toujours disponibles et utilisables et ayez-en plusieurs exemplaires
(pré-emballés dans des contenants en plastique facilement maniables du type poubelles à
roulettes, chariots etc.) dans différents endroits du bâtiment.
10. Prévoir des fonds immédiatement disponibles en cas d’urgence
Ces fonds doivent pouvoir être débloqués par l’administration de tutelle au cas où une catastrophe se produirait. Ils seront nécessaires pour
– louer le matériel d’urgence
– louer des espaces dans les entreprises frigorifiques et faire appel à des transporteurs pour
emporter les documents dans ces entreprises
– approvisionner en nourriture les équipes d’urgence et la main d’œuvre, et leur fournir
les objets de première nécessité
– obtenir les conseils de spécialistes de la conservation
– sécher et restaurer.
L’idéal est de constituer un fonds spécial et de le garder intact au fil des ans pour qu’il soit
immédiatement disponible et permette de subvenir aux besoins en cas de catastrophe.
Néanmoins, il peut s’avérer difficile de geler un fonds rarement ou jamais utilisé alors que
l’institution a besoin d’argent pour d’autres activités. Dans le cas où un tel fonds n’existerait
pas, il faut obtenir de l’administration de tutelle un accord spécifique écrit permettant de
débloquer des fonds d’urgence. Le coordinateur plan d’urgence/chef de l’équipe doit avoir
les moyens de mettre ces fonds à disposition de façon immédiate.
38
Si la direction montre des réticences pour dégager des fonds d’urgence, suggérez aux
personnes concernées d’imaginer un scenario de catastrope qui les priverait des collections
et des services essentiels pendant une période prolongée et invitez-les à chiffrer ce scenario.
Prendre soi-même conscience d’une situation est parfois plus efficace que si l’on vous en
fait la preuve.
11. Identifier et rendre opérationnel un « espace de remise en état »
Les documents que l’on aura pu sauver y seront transportés ; cet espace pourra être utilisé
pour le séchage et l’empaquetage des documents avant congélation etc. Cet espace peut se
trouver dans l’établissement mais hors de l’emplacement habituel des collections ou dans
une institution voisine (autre bibliothèque ou service d’archives, école, gymnase, centre
sportif…).
12. Imaginer des scenari visant à rétablir un fonctionnement minimum
Ceci doit être fait pour le bien des utilisateurs aussi tôt que possible après la catastrophe,
en collaboration par exemple avec une autre institution. Cela dépendra évidemment de
l’étendue de la catastrophe, des dommages occasionnés au bâtiment, si la catastrophe a
touché la commune ou la région…
RÉAGIR ET INTERVENIR (QUAND LA CATASTROPHE SURVIENT)
– Gardez à l’esprit que la sécurité des personnes est toujours la première des priorités en
cas d’urgence.
– Rappelez-vous que l’institution devra toujours s’en remettre aux services d’urgence pour
les questions de sécurité.
– Rappelez-vous que l’intervention est de nature différente si la catastrophe touche
uniquement l’institution ou si elle concerne toute la région/le pays : c’est le cas d’un
ouragan, d’un tremblement de terre par exemple. Soyez aussi prêt que possible à « vous
débrouiller tout seul » si nécessaire.
1. Premières mesures
– Donnez l’alarme et contactez les membres du personnel et les services d’urgence compétents. Rappelez-vous que les catastrophes qui se produisent en dehors des heures normales
d’ouverture seront probablement découvertes par le personnel de sécurité ou de maintenance.
Assurez-vous que ces agents sont bien informés des procédures de notification.
– Evacuez le bâtiment. Si c’est opportun et sans danger, utilisez les moyens d’intervention
à disposition sur place (par exemple, fermez l’eau, utilisez les extincteurs…).
2. Mesures principales
C’est le chef de l’équipe d’intervention qui doit évaluer la situation en collaboration avec les
services d’urgence pour déterminer le degré nécessaire d’intervention. Avec les autres
membres désignés de l’équipe, il doit contacter si besoin est
– les autres membres du personnel
– la main d’œuvre volontaire potentielle
– les prestataires extérieurs
39
– les compagnies d’assurance
– les experts.
Il se peut qu’une première estimation ne puisse se faire que depuis l’extérieur du bâtiment,
selon la nature de la catastrophe ; il peut s’avérer nécessaire d’en faire une seconde dès lors
que les services d’urgence autorisent à nouveau l’entrée sur le site.
3. Sauvetage
Rappelez-vous que « trop de précipitation = moins d’efficacité ». Bien sûr, il y aura une
pression psychologique pour déménager les documents endommagés aussitôt que possible
mais il est essentiel que la situation soit correctement estimée et que le site soit stabilisé
avant de commencer le sauvetage. En particulier, il est très important de s’assurer que tous
les documents transportés hors du site sont correctement répertoriés et les emballages
(caisses) étiquettés de façon à ce qu’on puisse bien en avoir trace par la suite. Une institution peut avoir besoin des ses « collections essentielles » bien avant que le bâtiment ne
soit restauré.
Une fois que les services d’urgence vous ont autorisé à réintégrer le site
a. Evaluez la situation et les besoins.
b. Gardez trace de tout ce qui a été fait et des dépenses engagées. Faites des photographies/des vidéos du site et des documents endommagés avant d’entreprendre toute
opération pour pouvoir bénéficier des garanties des assurances et pour une analyse ultérieure.
Continuez à faire un reportage photo tout au long du processus de sauvetage. Gardez toutes
les factures concernant les dépenses supplémentaires engagées.
c. Stabilisez l’environnement
– Assurez-vous que le courant électrique est coupé au compteur.
– Protégez les documents qui n’ont pas été endommagés (par exemple en les recouvrant avec
du plastique).
– Protégez le site des risques de vol et de pillage (barrières, mesures de protection assurées
par le personnel de sécurité).
– Assurez-vous que l’eau est pompée.
– Utilisez des ventilateurs, des déshumidificateurs, des radiateurs etc. comme il se doit pour
obtenir des conditions environnementales acceptables et les maintenir. Si possible, assurezvous de pouvoir les vérifier en installant un équipement qui permette des contrôles réguliers
de température et d’humidité relative.
d. Préparez le transfert des documents endommagés par l’eau
– Rassemblez de la main d’œuvre et donnez les consignes nécessaires au déménagement qui
sera effectué sur les indications des responsables d’équipes.
– Rappelez à l’équipe chargée de la remise en état les nombreux risques potentiels dûs à
l’instabilité structurelle du bâtiment, aux étagères instables, aux surfaces glissantes et accidentées, à l’eau contaminée.
– Assurez-vous que tous les membres du personnel sont correctement équipés de bottes, de
gants (le site peut être contaminé par la boue, les eaux usées etc.) et de masques si nécessaire.
– Suivez les consignes établies concernant les documents à sauver en priorité.
40
e. Communiquez avec les médias
Faites en sorte que le « responsable des relations publiques » fasse des communiqués réguliers à la presse et à la radio
– pour gagner la sympathie et le soutien de la communauté et de donateurs éventuels
pour les projets de restauration, de réaménagement etc.
– pour continuer d’informer les usagers sur les dégâts occasionnés aux collections et sur
les avancées devant permettre la réouverture des services
– l’information doit aussi être diffusée sur les sites Internet professionnels (par exemple
les listes de discussion de la bibliothèque et/ou des services d’archives).
f. Apportez votre soutien au personnel et à la main d’œuvre
– Prévoyez des pauses régulières, de la nourriture et des boissons, et des horaires de travail
acceptables pour tous ceux qui travaillent à la remise en état ; si nécessaire, prévoyez un
hébergement approprié (tentes, couvertures etc.).
– Prévoyez des réunions d’information régulières de façon à ce que tous soient tenus au
courant des avancées, des problèmes auxquels ils devront encore faire face et de l’importance
de leur contribution.
– Assurez-vous que les travailleurs volontaires sont payés ou récompensés d’une manière ou
d’une autre.
– Rappelez-vous que les membres du personnel peuvent eux-mêmes souffrir de considérables traumatismes psychologiques en voyant leur environnement de travail détruit ; pensez à mettre en place une cellule psychologique adaptée.
g. Transportez les documents inondés dans des espaces choisis au préalable pour y effectuer
la remise en état
Rappelez-vous que le papier mouillé est très fragile.
– Déplacez les documents un par un.
– Transportez en premier ceux qui se trouvent sur le sol et ensuite ceux qui sont placés sur
les étagères du haut, en travaillant du haut vers le bas.
– Déplacez les documents selon un processus séquentiel clair de façon à améliorer le contrôle
du suivi/intellectuel. Une formation détaillée et une bonne supervision pendant la phase de
travail effectif peuvent réduire de façon significative la durée des opérations et les coûts engagés, lorsqu’il faudra retrouver et identifier les documents.
– Laissez en l’état les ouvrages fermés et les ouvrages ouverts. Ne séparez pas les ouvrages ou
les feuilles isolées qui sont collées ensemble.
– Ne touchez pas la surface des documents photographiques.
– Maintenez fermés les ouvrages qui ont été souillés et rincez-les à l’eau claire, sous le robinet (avec un tuyau). Le nettoyage en profondeur des documents endommagés par la fumée
par exemple doit attendre que ces documents soient secs.
h. Dans l’espace de remise en état, triez les documents selon les méthodes de traitement à
utiliser
Le principal pour les documents papier consiste à décider si on essaie de les nettoyer et les
sécher sur place ou si on les transporte dans une entreprise frigorifique où ils pourront être
congelés et traités ultérieurement. Les décisions prises dépendront
– de la quantité des documents concernés
– du degré d’humidité, de saleté ou de contamination des documents
41
– de la nature des documents : par exemple, il est préférable de congeler, si possible, les
encres solubles (encres manuscrites et certaines encres d’imprimerie) et les papiers
couchés
– de la disponibilité de locaux frigorifiques facilement accessibles et abordables
– de l’étendue géographique de la catastrophe ; dans ce cas, les prestataires extérieurs,
même s’ils existent, peuvent ne pas être disponibles.
i. Traitement des documents mouillés
– Documents humides (hormis ceux sur papier couché ou contenant des encres solubles)
• Utilisez le séchage à l’air. Cette opération peut souvent se faire sur place, même si elle
demande de l’espace et des efforts.
• Déshumidifiez l’environnement où s’opère le séchage et faites circuler l’air autant que
possible à l’aide de ventilateurs. Le fait de laisser l’air circuler empêche le développement des moisissures et accélère le processus de séchage.
• Etalez les documents (sur des tables-tréteaux par exemple).
• Absorbez l’excès d’humidité en essuyant doucement les documents avec des éponges
propres ou du papier absorbant.
• Maintenez les ouvrages reliés debout et ventilez les pages (les ouvrages de très grande
taille ou équipés de couvertures non rigides auront besoin d’un support) ; ou glissez du
papier absorbant entre les pages (par exemple du papier journal non imprimé, du
papier buvard fin) et exercez une pression en changeant régulièrement le papier.
Séparez les documents et les feuilles isolées. Si possible, étendez-les sur du papier absorbant, sur des étagères horizontales ou suspendez-les sur des fils de coton.
– Documents très mouillés, documents comportant des feuilles distinctes collées entre elles
et tous ceux qui contiennent des encres solubles ou sur papier couché. Faites-les congeler (si
c’est possible et envisageable). Les documents très mouillés sont susceptibles de développer
des moisissures dans les 48 heures ou en moins de 48 heures.
Le stockage au froid stabilise le document pour une durée indéfinie et permet de procéder
ultérieurement au séchage par quantités successives possibles à gérer.
• Empaquetez les documents individuellement (autant que possible) dans des sacs en
plastique et du papier d’emballage et placez-les dans des boîtes en plastique. Disposez
les livres le dos vers le bas.
• Utilisez des conditionnements faciles à déplacer et imperméables (plateaux ou berceaux
en plastique, boîtes d’archives standard doublées de plastique). Evitez de trop les remplir,
de façon à pouvoir les manipuler facilement.
• Etiquetez les documents et gardez trace de cette opération.
• Assurez-vous que le conditionnement de chaque document déménagé pour être congelé
ou pour tout autre traitement est clairement étiqueté à l’encre indélébile et indique le nom
de l’institution et le contenu (numéro de dossier, numéro d’entrée, numéro d’étagère) afin de
garder un contrôle intellectuel.
• Assurez-vous que l’institution conserve un état de tous les documents envoyés à l’extérieur. Pensez à préparer des formulaires prêts à être remplis. Consacrer du temps à cette
phase du travail vous en épargnera plus tard.
Organisez le transport des documents vers une entreprise de congélation choisie à l’avance.
Si le trajet doit durer plusieurs heures, pensez à prévoir des camionnettes/camions avec leur
propre caisson de congélation.
42
– Documents photographiques et électroniques
Il est toujours plus sûr de demander si possible l’avis de spécialistes. De nombreux procédés
photographiques impliquent une phase d’humidité à la production ; il est donc souvent
possible de traiter des documents photographiques avec de l’eau froide propre.
Les négatifs (y compris les films et microfiches aux halogénures d’argent), les bandes
magnétiques et les épreuves photographiques peuvent être lavés et séchés à l’air, le côté de
l’émulsion dirigé vers le haut. Le microfilm aux halogénures d’argent peut être conservé
temporairement dans des seaux d’eau froide puis envoyé au laboratoire de développement
des films.
REMETTRE EN ÉTAT (LE RETOUR À LA NORMALE)
1. Les services aux usagers
Essayez de rétablir le service aux usagers, si nécessaire dans un autre lieu, aussitôt que
possible
– pour le bien de l’institution en tant que service public et pour favoriser les actions de
soutien
– pour le moral des équipes
– et bien sûr pour le confort des usagers.
2. Le bâtiment
– Demandez les conseils avisés d’ingénieurs du bâtiment et d’architectes sur les différents
moyens de restaurer les locaux endommagés.
– Demandez des devis concernant les dépenses à engager.
– Constituez des dossiers de demandes de subventions pour mener à bien la restauration.
– S’il s’avère qu’une partie ou la totalité des bâtiments ne peuvent être réhabilités, recherchez des lieux de substitution ou envisagez la construction d’un nouveau bâtiment.
3. Les collections
Continuez à sécher les documents endommagés par l’eau. Pensez à la lyophilisation et au
séchage sous vide, si de telles opérations techniques sont possibles et envisageables. Sinon,
séchez à l’air, par lots facilement gérables, les documents stabilisés par la congélation. Une
fois le document sec, demandez conseil aux conservateurs pour les problèmes spécifiques.
Pour tous les documents réclamant un traitement particulier, établissez des priorités et mettez de côté les documents les moins urgents à traiter, en attendant d’avoir le temps et les
fonds nécessaires.
Pensez à les remplacer si cela est possible (par l’achat de nouveaux originaux ou de copies
de substitution sur microfilm ou support numérique) ou à privilégier le pilon au traitement, en tenant compte, pour faire votre choix, des coûts et du temps de travail.
4. Les assurances
Négociez avec les assurances, au fur et à mesure que les coûts réels apparaissent. Utilisez les
rapports écrits et photographiques établis pendant la phase d’intervention.
43
5. L’analyse de la catastrophe
– Organisez des séances de debriefing afin d’évaluer succès et échecs des systèmes de
prévention et du plan d’urgence. Soyez critiques mais réalistes. Si la catastrophe a touché le
pays entier, de nombreuses interventions n’auront pas été possibles.
– Utilisez les photos, les vidéos, les rapports faits par les responsables d’équipe, les discussions avec l’ensemble du personnel, comme base de travail pour établir des mesures
d’urgence qui pourront être améliorées en cas d’incident ultérieur. A la suite de la discussion,
organisez ces données de manière à ce qu’elles soient exploitables pour des formations et
interventions futures.
– Rédigez un rapport officiel détaillé que vous soumettrez à l’équipe de direction et à votre
tutelle, aux assureurs et aux donateurs éventuels pour la reconstruction/la réhabilitation du
bâtiment, rapport qui pourra être consulté ultérieurement.
– Re-formulez le plan d’urgence à la lumière de votre expérience.
– Continuez à sensibiliser vos collègues. Pensez à diffuser largement les informations
concernant l’incident et l’intervention de l’institution, dans les autres bibliothèques et
services d’archives, par exemple en écrivant des articles dans des journaux et en faisant des
communications lors de conférences. Mettez ces informations sur un site internet.
44
ANNEXE
Exemples de matériels et de fournitures d’urgence que l’institution doit rassembler et conserver.
Conservez ces éléments dans des conteneurs à roulettes. Tenez compte du fait que certaines
de ces fournitures auront une « durée limitée de mise en réserve » et devront être renouvelées
et remplacées.
Equipements de protection pour l’équipe de sauvetage
• Vêtements de protection : salopettes, bleus de travail, tabliers en plastique
• Bottes en caoutchouc (de différentes pointures)
• Gants en caoutchouc (de différentes tailles)
• Casques de protection
• Masques (pour se protéger de la poussière et des émanations)
• Lunettes de protection
• Réserves de premier secours
• Badges ou brassards permettant d’identifier les membres de l’équipe pour organiser le
travail de la main d’œuvre.
Matériel permettant de faciliter le travail
• Lampes de poche
• Lampes portatives frontales
• Piles
• Rallonges électriques (pour alimenter en électricité les dispositifs d’éclairage, les
pompes, les ventilateurs etc. quand on aura établi une source d’électricité fiable)
Matériel permettant de pomper l’eau et d’assécher (il faudra sûrement louer/emprunter
du matériel plus sophistiqué)
• Pompes à eau (manipulables à la main)
• Aspirateurs secs et humides
• Tuyaux (pour nettoyer les documents, pas pour éteindre les feux), brumisateurs
• Radiateurs électriques
• Déshumidificateurs
• Serpillières et seaux
Equipement et matériel permettant d’empaqueter, étiqueter et transporter les documents etc.
• Caisses en polyéthylène
• Feuilles de polyéthylène (en feuilles et en rouleaux)
• Sacs en polyéthylène (de différentes tailles, certains pour contenir les documents et les
autres pour servir de poubelle)
• Torchons
• Papier buvard blanc
• Papier journal non imprimé
• Papier en silicone
• Eponges
• Blocs-notes
• Marqueurs indélébiles
• Rubans et étiquettes auto-adhésifs imperméables
• Ciseaux, couteaux, ficelle, ruban adhésif
Matériel permettant de documenter la catastrophe et les activités de remise en état
• Liste pré-imprimée des dégâts possibles
• Appareil-photo
• Caméra vidéo
• Dictaphone
• Piles, pellicules et consommables
45
Federación Internacional
de Asociaciones e Instituciones Bibliotecarias
Programa Central de Preservación y Conservación
PREVENCIÓN DE DESASTRES
Y PLANES DE EMERGENCIA
C OMPENDIO
DE LA
IFLA
John McIlwaine
Bajo la dirección de Marie-Thérèse Varlamoff
Directora de IFLA-PAC
Traducción al español por Solange Hernandez
Número Seis
PREVENCIÓN DE DESASTRES Y PLANES DE EMERGENCIA: COMPENDIO DE LA IFLA
INDICE
PREFACIO................................................................................................................................................................................................................................................................48
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................................................................................................................................49
EVALUACIÓN DE RIESGOS (IDENTIFICACIÓN DE LAS FUENTES DE DESASTRES POTENCIALES) ........................................51
EVALUACIÓN DE RIESGOS ............................................................................................................................................................................................................51
Riesgos provenientes del exterior del edificio
Riesgos provenientes de la estructura y servicios del edificio
Riesgos ocasionados por la interferencia humana
EVALUACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE RESPUESTA VIGENTES ....................................................................................................53
FUEGO Y AGUA ........................................................................................................................................................................................................................................53
PREVENCIÓN Y PROTECCIÓN (MANEJO DE LOS RIESGOS DE DESASTRE) ...............................................................................................53
ACCIONES QUE SE DEBEN CONSIDERAR EN RELACIÓN CON
ALREDEDORES DEL EDIFICIO.....................................................................................................................................................................................................54
ESTRUCTURA DEL EDIFICIO........................................................................................................................................................................................................54
SEGURIDAD ................................................................................................................................................................................................................................................54
SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO .........................................................................................................................................................................................55
SEGUROS ......................................................................................................................................................................................................................................................55
AGUA: PROTECCIÓN ..........................................................................................................................................................................................................................56
FUEGO..............................................................................................................................................................................................................................................................56
Protección
Detección
Extinción
PREPARACIÓN (CÓMO PREPARARSE PARA SALIR ADELANTE) ..........................................................................................................................57
ELABORAR UN PLAN DE PREPARACIÓN PARA DESASTRES ........................................................................................................................57
PAPELES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DE RESPUESTA ANTE DESASTRES ...........................................................................58
DISPONIBILIDAD DEL PLAN ........................................................................................................................................................................................................58
REVISIÓN DEL PLAN ...........................................................................................................................................................................................................................59
CAPACITACIÓN DE PERSONAL .................................................................................................................................................................................................59
IDENTIFICACIÓN DE MATERIAL PRIORITARIO PARA SALVAMENTO .......................................................................................................59
MANTENIMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO ...........................................................................................................................60
ESTABLECIMIENTO Y MANTENIMIENTO DE ENLACES CON AGENCIAS O PARTICULARES
FUERA DE LA BIBLIOTECA ............................................................................................................................................................................................................60
ACOPIO Y MANTENIMIENTO DE LOS SUMINISTROS DE LOS EQUIPOS DE EMERGENCIA ...................................................61
COORDINACIÓN DE UN FONDO INMEDIATO PARA CONTINGENCIAS ..................................................................................................61
IDENTIFICACIÓN Y APLICACIÓN DE LAS MEDIDAS PERTINENTES PARA UN ÁREA DE « RECUPERACIÓN »....62
DISEÑO DE ESCENARIOS PARA RESTABLECER ALGÚN NIVEL DE SERVICIO .................................................................................62
REACCIÓN Y RESPUESTA (CUANDO SE PRODUCE EL DESASTRE) ...................................................................................................................62
RESPUESTA PRIMARIA.....................................................................................................................................................................................................................62
RESPUESTA PRINCIPAL ANTE UN DESASTRE.............................................................................................................................................................63
SALVAMENTO............................................................................................................................................................................................................................................63
Estudio de la situación
Mantenimiento de un registro de todas las actividades y todos los gastos
Estabilización del ambiente
Preparación para la remoción de materiales dañados por agua
Relaciones con los medios
Apoyo para empleados administrativos y obreros
Traslado de los materiales dañados por agua al área de recuperación
Clasificación de los materiales en el área de recuperación según
el método de tratamiento
Tratamiento de materiales mojados
Materiales ligeramente mojados
Materiales muy mojados
Materiales fotográficos y electrónicos
RECUPERACIÓN (REGRESO A LA NORMALIDAD)..............................................................................................................................................................66
SERVICIOS A LOS USUARIOS ....................................................................................................................................................................................................66
EL EDIFICIO .................................................................................................................................................................................................................................................66
LAS COLECCIONES ..............................................................................................................................................................................................................................66
SEGUROS ......................................................................................................................................................................................................................................................67
ANÁLISIS DEL DESASTRE ............................................................................................................................................................................................................67
APÉNDICE: EJEMPLOS DE EQUIPOS Y SUMINITROS DE EMERGENCIA ...........................................................................................................68
OTRAS FUENTES DE INFORMACIÓN ...............................................................................................................................................................................................69
International Preservation Issues Número Seis
47
PREFACIO
El Programa PAC (preservación y conservación) de la IFLA tiene como principal objetivo
preservar durante el mayor tiempo posible los documentos de bibliotecas, publicados o no,
en cualquier soporte.
Entre las diversas medidas preventivas que pueden retardar la degradación de las colecciones,
se destacan en primer lugar las que tienen que ver con la elaboración de un plan de emergencia.
Si se hace referencia a los eventos que han acaecido en los últimos años, se puede constatar
que el número de conflictos armados y catástrofes naturales está en constante aumento.
En el marco del Escudo Azul, IFLA-PAC ha decidido, por lo tanto, organizar o participar
en numerosas manifestaciones, tales como conferencias, seminarios, talleres, destinadas a
poner en evidencia los peligros que amenazan el patrimonio documental.
Por ello, en el año 2003 realizó una encuesta mundial entre las bibliotecas nacionales cuyo
objetivo era determinar cuáles de ellas no contaban todavía con un plan de emergencia. Los
resultados fueron alarmantes. De las 177 bibliotecas encuestadas, solamente 39 contaban
con un plan de emergencia y aunque 28 instituciones manifestaron su intención de preparar uno, la razón que con más frecuencia adujeron para no haberlo hecho aún es la carencia
de un modelo. Una respuesta que resulta sorprendente si se toma en cuenta la cantidad de
obras, manuales o folletos sobre el tema. No obstante, dado que la mayor parte de las publicaciones se encuentran en inglés, algunas de ellas son extremadamente detalladas y no
pueden aplicarse a instituciones pequeñas cuyos recursos son limitados, IFLA-PAC tomó la
decisión de publicar un manual básico que hiciera énfasis en los principales aspectos que se
deben considerar al momento de elaborar un plan de emergencia: evaluación de los principales riesgos, manejo de dichos riesgos, reacción ante desastre y regreso a la normalidad,
constituyen los temas principales del manual. A fin de facilitar su utilización por el mayor
número de personas los publicamos en una versión trilingüe, esperando que ella dé lugar a
muchas otras traducciones.
Este manual ha sido elaborado por un pequeño grupo de colegas de bibliotecas y archivos.
Deseo agradecer muy especialmente a John McIlwaine, antiguo presidente de la Sección de
Preservación y Conservación de la IFLA quien nos aportó su larga experiencia y conocimientos y aceptó encargarse de la redacción de la versión original en inglés. Igualmente,
deseo expresar mi agradecimiento a Ted Steemers, responsable de la conservación en el seno
del Consejo Internacional de Archivos, por sus sabios consejos. Agradezco también a Corine
Koch por la traducción al francés y la edición de la publicación y a Solange Hernández por
la traducción al español.
Directora de IFLA-PAC
48
INTRODUCCIÓN
Un desastre, bien sea natural o causado por el hombre es “un suceso que ocurre de manera
inesperada y cuyas consecuencias son seriamente destructivas” (Hilda Bohem, “Disaster
Prevention and Disaster Preparedness” Berkeley, CA, 1978). Las bibliotecas y los archivos
deben hacer todos los esfuerzos para preparase para posibles desastres, analizando su propia
situación y recursos y diseñando un Plan de preparación para desastres (Debe observarse que
puede haber muchas secciones de este plan; más adelante en estos lineamientos se hace
referencia al Plan de reacción ante desastres, pero el mismo forma parte del mismo proceso
de planificación).
El concepto básico de un plan de preparación para desastres es
– minimizar los riesgos en la medida de lo posible
– maximizar la eficiencia de la respuesta en caso de que ocurra un desastre.
Para elaborar un plan eficaz una institución necesita
– una evaluación cuidadosa de los mayores peligros que pueden existir, y su probabilidad
relativa
– un conocimiento real de los recursos existentes y los procedimientos para enfrentar un
desastre que ya existen dentro de la institución y hasta qué punto se pueden incrementar
y mejorar en el presupuesto y en la estructura de personal de misma
– un compromiso para una promoción y aplicación continuas de las recomendaciones
del plan en los años meses y años venideros.
Uno de los mayores problemas que se enfrentan para poder garantizar que un plan de preparación para desastres sea eficaz es que puede que nunca llegue a ponerse en práctica. En
consecuencia, puede ser necesario mantener por muchos años el entusiasmo del personal, el
apoyo financiero y la reevaluación continua de los peligros y prioridades sin que el plan
llegue a ponerse en práctica jamás.
Los encargados de elaborar el plan deben estar en capacidad e convencer a todos los involucrados de su papel fundamental en la existencia permanente de la institución. Esto abarca
no solamente al personal profesional de la biblioteca o el archivo, sino también al personal
de apoyo (personal de limpieza, porteros, vigilantes, etc.) además de la alta gerencia de la
institución matriz y del organismo que la financia. Un plan sólo tiene posibilidades de ser
efectivo si todos estos grupos creen y continúan creyendo en su importancia.
No existe un plan único que funcione para todos.
Pueden variar mucho las circunstancias de las instituciones individuales que afectan cómo
éstas desarrollan un plan de preparación para desastres, por ejemplo
1. Planificación
– ¿El plan es para un edificio nuevo o para una estructura existente?
Una institución puede diseñar un plan de preparación para desastres para un edificio que
esté en proceso de construcción, en cuyo caso muchas características pueden ser incorporadas
durante la construcción.
49
Sin embargo, hay mayores probabilidades de que se diseñe el plan para edificios ya existentes
y lo que se pueda lograr puede estar limitado por factores arquitectónicos y de ingeniería, así
como por consideraciones de índole financiera.
– ¿El plan es para un edificio independiente o parte de otra estructura?
El plan puede ser para un edificio independiente, del cual la biblioteca o el archivo es el
único ocupante, en cuyo caso la administración de la institución tendrá carta blanca para
diseñar un plan.
O
La biblioteca o archivo puede ser un edificio independiente que, sin embargo, forma parte
físicamente de otra estructura adyacente, en cuyo caso deberán tomarse en cuenta las
circunstancias del edificio vecino.
O
La biblioteca o archivo puede ser solamente una sección/conjunto de salas dentro de un
edificio mayor, en cuyo caso muchos de los detalles del plan estarán determinados por las
circunstancias de la estructura principal.
– ¿Cuánta independencia tiene la organización para tomar las decisiones?
La biblioteca o el archivo pueden ser administrativamente independiente y capaz de aplicar
sus decisiones de planificación sin consulta previa.
O
Puede ser administrativamente dependiente, y cualquier decisión o aplicación tiene que
ajustarse a la administración central.
2. Respuesta
Habrá variaciones en las circunstancias de un desastre real que afectarán la forma en que cada
institución implante su plan de reacción ante desastres y su recuperación posterior.
– ¿Se trata de un desastre local o regional?
Un desastre puede limitarse a la institución afectada, como en el caso de una inundación
o incendio dentro de su sede, y por lo tanto el plan de recuperación de desastre puede
aplicarse tendiendo la expectativa de contar con la ayuda y el respaldo de las diversas agencias
y especialistas identificados en el plan.
O
El daño de una institución en particular puede ser parte de un desastre a escala regional
o nacional, como el caso de un huracán o ciclón, terremoto, tsunami. En este caso, los
servicios de emergencia estarán completamente ocupados en salvar vidas y propiedades a
gran escala, los servicios tales como la electricidad pueden quedar suspendidos durante varios
días y el propio personal de la institución estarán preocupados por ellos mismos y por sus
familias y propiedades.
– ¿La institución está ubicada en el centro o en un sitio distante?
Una institución puede estar ubicada en el centro de la ciudad a solo escasos minutos de los
servicios de emergencia (bomberos y rescate), además de contar con otras fuentes de asesoría
y recursos también cercanos.
O
Puede estar ubicada a cierta distancia de los servicios de emergencia y otros recursos y tiene
que depender durante un período mucho mayor de sus propios esfuerzos sin ayuda.
50
– Por lo tanto, a pesar de ello puede ser muy útil
• revisar los planes de emergencia diseñados por otras instituciones
• leer las cuentas de las respuestas específicas de otras instituciones a desastres reales
• seguir las recomendaciones de los manuales para elaborar planes de emergencia (de los
cuales se incluyen buenos ejemplos en la lista de referencias que aparece abajo).
Cada institución debe realizar en examen cuidadoso de sus circunstancias y necesidades
particulares, y luego elaborar un plan de preparación para desastres que satisfaga estas
necesidades individuales específicas.
Estos lineamientos no pretenden dictar un modelo específico a seguir, sino que más bien
identifican las preguntas que cada institución debe considerar al momento de elaborar su
propio plan, y para las cuales debe idear respuestas que se correspondan con sus necesidades
y circunstancias particulares.
Lo mejor para una institución es preparase para lo peor, ya que después será fácil reducir
proporcionalmente una respuesta para hacerle frente a un incidente más limitado.
Recuerde que muchos desastres se producen en horas en que la biblioteca o el archivo se
encuentran cerrados: asegúrese de que sus sistemas de alarma y procedimientos de respuesta
funcionen las 24 horas del día.
Estos lineamientos reconocen totalmente que en muchos países los recursos pueden ser
inadecuados para aplicar muchas de las recomendaciones. En ellas se hace, por lo tanto, una
distinción entre el uso del término “asegurar” (que significa “hacer todo lo posible para
seguir una recomendación”) y los términos “considerar” o “de ser posible” (que significan
que la recomendación que sigue es importante, se sabe que en muchos casos quizás no se
pueda costear o que no sea posible por algún otro motivo).
EVALUACIÓN
DE RIESGOS
POTENCIALES)
(IDENTIFICACIÓN
DE LAS FUENTES DE DESASTRES
Antes de elaborar un plan de preparación para desastres cada institución debe realizar una
evaluación detallada de los eventos que pudieran representar las mayores amenazas para la
institución y sus colecciones, y de las estructuras que ya existen dentro de la institución para
responder a ellas. Se debe identificar y calificar los riesgos de acuerdo con su probabilidad y
severidad potencial.
1. Evaluación de riesgos
Lleve a cabo una evaluación intelectual, asociada con los estudios físicos de la vulnerabilidad
potencial de la institución a
a. Riesgos provenientes del exterior del edificio
– Evalúelos en relación con la ubicación topográfica y las características climáticas y
geológicas que prevalecen en la región, tomando en cuenta la ocurrencia y frecuencia local
de tormentas, huracanes, terremotos, etc., considerando la probabilidad de que el edificio se
vea afectado por
• daños ocasionados por tormentas (observe la proximidad de los árboles y de otros
edificios y estructuras)
51
• inundación (observe la proximidad al mar, ríos, barrancos, etc.; también el nivel
freático local)
• daño estructural producido por terremotos, tsunamis, deslaves, erupciones.
– La proximidad de las actividades humanas potencialmente dañinas, por ejemplo
• instalaciones comerciales o industriales con riesgos de incendio, explosión o contaminación (como por ejemplo plantas químicas, tiendas de pintura)
• autopistas, vías férreas, rutas aéreas
• objetivos potenciales de disturbios civiles o terrorismo (por ejemplo edificios gubernamentales, estaciones de radio y televisión, instalaciones militares).
b. Riesgos provenientes de la estructura y servicios del edificio.
Haga una evaluación en relación con la calidad y resistencia a las condiciones climáticas de
la construcción del edificio, especialmente de los puntos débiles tales como techos, puertas,
ventanas, tragaluces, áreas subterráneas, etc.
– Riesgos de incendio ocasionados por
• circuitos eléctricos y/o instalaciones de gas
• maquinaria y equipos (Ej. computadoras, fotocopiadoras)
• laboratorios dentro de la institución (Ej. para preservación, producción de microformas)
• componentes inflamables (Ej. bombonas de gas, pinturas, líquidos de limpieza, químicos).
N.B: si las existencias incluyen películas de nitrato de plata (es decir, cualquier película creada entre 1890 y 1950),
aíslelas inmediatamente y busque la asesoría de un experto.
– Riesgos de inundaciones ocasionados por instalaciones que lleven agua tales como
• canales en los techos
• tuberías de agua (Ej. cuartos de aseo y lavabos) y sistemas de drenaje
• sistemas de acondicionamiento de aire (enfriamiento, calefacción y ventilación)
• sistemas de extinción de incendios.
– Riesgos ocasionados por errores humanos y negligencia
• personas que fuman
• grifos abiertos
• trabajos de mantenimiento o construcción realizados por contratistas.
c. Riesgos ocasionados por la interferencia humana (incendio premeditado, vandalismo,
perturbaciones civiles, terrorismo).
Evalúelos en relación con
– las disposiciones existentes en la institución sobre seguridad y acceso de personas;
– la situación política local;
– documentos de las colecciones que podrían ser particularmente sensibles en términos
políticos o religiosos.
Recuerde que la evaluación de riesgos no es un ejercicio que se hace una sola vez. Muchos
de los factores y circunstancias que se mencionan arriba como ejemplos pueden cambiar
con el paso del tiempo, y deben volver a ser evaluadas. Considere la realización de por lo
menos una reevaluación anual, esté consciente de la necesidad de hacer una reevaluación
inmediatamente después de un evento en particular para determinar sus implicaciones
(por ejemplo, la inauguración de una autopista nueva, la construcción de una nueva fábrica al lado y la adquisición de una colección importante).
52
2. Evaluación de los procedimientos de respuesta vigentes
El ejercicio de evaluación de riesgos debe, además, identificar y evaluar todas las estructuras
que se deben proteger y los procedimientos de respuesta ante desastres que ya existen dentro de la institución (y el personal actualmente responsable de ellos), tales como
– seguridad (Ej. control del acceso de personas al edificio, patrullaje del exterior y el
interior durante las horas en que el edificio permanece cerrado; conexión a través de alarmas con los servicios de bomberos y seguridad)
– sitios de almacenamiento (recintos y su acceso; estanterías existentes, gabinetes, aparadores, cajas, etc.)
– prácticas de limpieza (para el interior: salas, depósitos, documentos y otros materiales;
para el exterior: Ej., disposición para la limpieza de canales, techos planos, etc.)
– precauciones de seguridad en caso de incendio, sistemas de advertencia y extinción,
capacitación del personal (Ej. simulacros de incendio).
Además, obviamente se debe tomar en cuenta el número actual de empleados y los niveles
de capacitación, los recursos financieros de la institución, la disponibilidad (o carencia) de
servicios y pericia de especialistas en la región o en el país.
3. Fuego y agua
Los lineamientos que se presentan a continuación se concentran especialmente en los intentos
de prevención, y en la recuperación de los daños asociados con el fuego y el agua.
Los incendios son una de las fuentes más frecuentes de daños en las bibliotecas y archivos.
Pueden ser causados por fenómenos naturales (rayos, inundación de los sistemas eléctricos,
incendios de maleza) o por ataques humanos (incendios premeditados). Sin embargo, la
mayoría de los incendios de los edificios son causados por el mal funcionamiento del cableado eléctrico y de los equipos que se encuentran dentro de la institución, o por negligencia
humana.
Los daños por agua pueden ser causados por fuentes externas (ríos, tormentas, desbordamiento de los sistemas de drenaje); por fuentes internas (rotura de las tuberías de agua debido
al mal funcionamiento del sistema, o fractura de las mismas ocasionada por terremotos o por
el impacto de vehículos o árboles, etc.); o por el agua usada para extinguir incendios. Gran
parte de la literatura sobre la recuperación de desastres trata los problemas asociados con la
remoción, secado y restauración de materiales dañados por agua.
En la encuesta sobre prevención de desastres en las bibliotecas nacionales realizada por el
IFLA-PAC en 2004 (ver “International Preservation News”, 34, 2004, 23-38), el 61% de los
encuestados citaron los incendios como el desastre que consideraban más factible de ocurrir,
mientras que el 41% citó las inundaciones.
PREVENCIÓN Y PROTECCIÓN (MANEJO DE LOS RIESGOS DE DESASTRES)
La prevención se ocupa de las medidas para evitar que se produzca un evento.
La protección se ocupa de las medidas para limitar el daño a las colecciones en caso de que
se produzca un evento.
Un ejercicio de evaluación de riesgos producirá una lista de los riesgos que se hayan identificado y deberá incluir las prioridades de atención en relación con
– los riesgos más probables
– la falta de adecuación que se haya percibido de la estructura y sistemas del edificio, y
de los procedimientos de gestión existentes para atenderlos.
53
Observe que muchas de las recomendaciones que se proponen abajo implican realizar
inspecciones periódicas del edificio y sus servicios. Asegúrese de que se lleve un registro
detallado de dichas inspecciones de manera de poder hacer referencia a ellas en el futuro
como “puntos débiles” y se puedan identificar los problemas recurrentes.
Acciones a considerar en relación con:
1. Los alrededores del edificio
– Considere la construcción de muros de contención, alcantarillas (cunetas de drenaje) y
estructuras similares para desviar y/o retardar las inundaciones, deslaves y el impacto de vehículos contra los edificios. Si aún no están instalados, considere colocar contraventanas para
tormentas y otros dispositivos similares en las ventanas y puertas.
– Asegúrese de que las autoridades civiles y comerciales responsables del suministro de agua
y electricidad, sistemas de drenajes y aguas servidas, mantenimiento de autopistas, etc., revisen
regularmente los sistemas.
– Pode o retire los árboles altos (daño potencial para las estructuras en caso de tormenta) y
la maleza (refugio potencial para vándalos, riesgo de incendio).
– Instale luces exteriores de seguridad o revise y asegure su adecuado mantenimiento si ya
están instaladas. Considere la instalación de una cerca de seguridad en el perímetro exterior
y/o alarmas de intrusión en el perímetro, en caso de ser posible y adecuado.
– Establezca y mantenga un diálogo e intercambio de información continuos con los ocupantes y propietarios de los edificios vecinos y asegure su participación y cooperación en las
medidas enunciadas arriba, así como en muchas de las actividades de que se recomiendan
más abajo. De ser posible, intercambie copias de los planes de emergencia terminados.
2. Estructura del edificio
– Asegure la inspección periódica por parte de los ingenieros civiles: de ser necesario considere construir un refuerzo estructural.
– Asegure la inspección periódica por parte del personal de seguridad y limpieza de las
señales de peligro especialmente de las áreas vulnerables al viento, al agua y al acceso no autorizado de personas (techos, tragaluces, puertas, ventanas, tuberías, etc.)
3. Seguridad
– Lleve un control adecuado de la entrega y devolución de llaves.
– Asegure sistemas de control adecuados para todas las personas que entren y salgan del
edificio. Tenga tan pocos puntos de entrada y salida como sea posible: lo ideal es que sea uno
solo.
– Establezca y observe procedimientos estrictos para el cierre de las puertas al final de la
jornada de trabajo.
– De ser posible, emplee personal de seguridad las 24 horas que patrulle regularmente todo
el edificio, en lugar de estar simplemente sentados en una oficina.
– Tome precauciones especiales cuando personas ajenas al personal, tales como contratistas,
estén trabajando en el edificio. Asegúrese de que haya un conocimiento cabal de su ubicación exacta en todo momento, y de cualquier equipo potencialmente peligroso que puedan
estar usando.
– Considere la instalación de alarmas de intrusión.
54
– Asegúrese de que se lleven registros de todos los incidentes de seguridad que tal manera
que se puedan detectar patrones y se puedan recomendar mejoras.
– Si el edificio está ubicado en un área propensa a conflictos armados, considere unirse a
otras instituciones culturales para presionar al gobierno nacional de su país para crear un
Comité Nacional del Escudo Azul (ver http://www.ifla.org/VI/4/admin/protect.htm).
Todos los sistemas mecánicos/electrónicos instalados para algunos de los fines anteriormente mencionados deben funcionar 24 horas al día, 7 días a la semana, 52 semanas al
año y deben ser probados y recibir mantenimiento periódicamente. También se deben
poder escuchar; por ejemplo, deben estar conectados para sonar en la estación policía o
de bomberos local, o en las casas del personal de las instituciones durante las horas en que
el edificio se encuentra cerrado.
4. Sistemas de almacenamiento
– Almacene todos los materiales por lo menos a 150 mm por encima del nivel del piso para
retardar los efectos de las inundaciones.
– Evite en lo posible colocar las cosas directamente sobre el piso.
– Considere las ventajas y desventajas relativas de las estanterías de madera (que se queman
en el sitio mientras mantienen adentro su contenido, pero que son objeto del ataque de
insectos en las zonas tropicales) contra las estanterías de metal (más fuertes pero que se deforman por el efecto del calor y descargan su contenido).
– Coloque barreras para el agua (doseles, cubiertas, láminas de plástico) en la parte superior
de los estantes.
– Use tantos sistemas de barrera como sea posible y asequible (Ej. cajas para documentos,
gavetas para mapas, estampas y planos, gabinetes para archivar diapositivas, películas, fotografías, etc.) que brinden alguna protección contra el agua y el fuego y frenen su impacto.
Asegúrese de que todos estos medios de almacenamiento tengan etiquetas externas “resistentes al agua”.
– Considere el uso de cajas de seguridad a prueba de fuego para los materiales más valiosos:
o por lo menos, el almacenamiento bajo llave.
5. Seguros
Disponga una póliza de seguros asequible para todos los ítems que cubren las compañías
locales, por ejemplo
– costos de mano de obra y equipos asociados con la respuesta a un siniestro
– empleo de expertos para la recuperación y tratamientos de conservación
– uso de instalaciones externas de congelación y secado
– reparaciones de las estructuras del edificio
– reemplazo de estanterías, equipos eléctricos, mobiliario, etc.
Observe que en muchos países no se dispone de cobertura de seguros para el reemplazo de
las existencias documentales.
55
6. Agua: protección
– Asegure el mantenimiento periódico de todos los sistemas de transporte de agua. Asegure
la existencia de numerosas válvulas de control de flujo (llaves de paso), y que la ubicación de
las mismas sea ampliamente conocida por el personal. Instale grifos (en lavamanos, fregaderos) que se cierren automáticamente.
– Considere cambiar el recorrido de los sistemas (Ej. las tuberías que pasan directamente
por encima de las colecciones).
– Realice mediciones periódicas de la humedad relativa dentro del edificio, especialmente
en las áreas que se consideren vulnerables a la humedad (Ej. sótanos).
7. Fuego
a. Protección
– Realice la inspección y mantenimiento periódicos de los circuitos eléctricos y de todos
los equipos eléctricos, y lleve registros detallados de todas las inspecciones y obras que se
deriven de ellas.
– Asegure que todos los equipos tales como computadoras, fotocopiadoras, etc., estén aislados de las áreas de depósito de documentos y que queden apagados durante la noche,
preferiblemente de manera automática. Prohiba el uso de equipos eléctricos personales sin
supervisión, tales como las cafeteras eléctricas.
– Considere la instalación de tantas puertas y barreras contra incendio como sea posible
para aislar el fuego y frenar su propagación, además de la instalación de circuitos eléctricos
locales para cada sala/área de depósito que pueda ser aislada.
– Si aún no se están aplicando normativas que prohiban fumar al personal y a los usuarios,
establézcalas y hágalas cumplir.
– Asegure la adecuada supervisión de todos los contratistas y del personal de mantenimiento,
especialmente si utilizan equipos de soldadura, sopletes, etc.
b. Detección
Considere la instalación de sistemas de detección que disparen una alarma automática. Si los
instala, prefiera los sistemas de detección de humo a los de calor o llama, ya que son más
sensibles a la combustión de los documentos.
c. Extinción
Recuerde que con mucha frecuencia un sistema de alta tecnología puede ser equivalente
a baja disponibilidad, debido a problemas de conexiones eléctricas defectuosas y a la falta
de buenos servicios locales de mantenimiento. Las opciones manuales de baldes de agua
y extintores de incendio que funcionen bien son preferibles a un sistema automático que
no sea confiable
Considere la instalación de sistemas automáticos de extinción de incendios.
– Sistemas gaseosos (adecuados para áreas pequeñas o confinadas: ocasionan menos daños
que los equipos por agua, por ejemplo a las computadoras, pero quieren el respaldo de
sistemas de extinción por agua para áreas más amplias). Revise cuáles son los químicos que
están permitidos en esos sistemas de conformidad con las disposiciones de salud y seguridad
locales. El más usual es el dióxido de carbono (CO2).
56
– Sistemas de extinción por agua
En muchos países todavía continúa el debate sobre la conveniencia de los sistemas de
extinción por agua, debido a la introducción deliberada de agua en los documentos. Lea
los argumentos en las fuentes que se mencionan en la bibliografía, asesórese con otras
instituciones de profesionales y considere algunos factores tales como la distancia de la
institución de los servicios de emergencia más cercanos.
– Sistemas automáticos
• Considere las ventajas y desventajas de los sistemas de “rocío” (potencialmente menos
dañinos para los materiales) contra los sistemas por “agua” (cuyo efecto es más rápido).
• Considere las ventajas y desventajas de los sistemas de rociadores de “tubo mojado” (los
tubos del sistema siempre están llenos de agua, permitiendo tiempos de reacción rápidos) contra los sistemas de rociadores de “tubo seco” (el agua sólo entra en las tuberías
cuando se activa el sistema de alarma. Esto significa tiempos de reacción más lentos,
pero son menos propensos a daño accidental por fugas).
• Prefiera los cabezales de rociadores de “respuesta local” para apuntar a los puntos donde
se origina el fuego y reducir el daño por agua en cualquier otra parte debido a la presencia de demasiados cabezales de rociadores abiertos a la vez innecesariamente.
• Si se instalan o ya están en funcionamiento sistemas de extinción de incendios, solicite la
asesoría periódica de expertos para determinar si éstos todavía son adecuados: este
campo avanza rápidamente (observe por ejemplo la creación de sistemas de ventilación
de aire hiopóxico).
Asegúrese de que haya extintores portátiles en los “puntos de emergencia contra incendios”
en todo el edificio, claramente identificados. En cada punto de emergencia contra incendio
debe haber tanto extintores de agua como de dióxido de carbono (CO2). En los incendios
de origen eléctrico solamente deben usarse extintores de dióxido de carbono (CO2).
• Todos los extintores deben ser probados periódicamente, recargados y colocados de nuevo
en su lugar.
• Todo el personal debe recibir capacitación obligatoria periódica en el uso de extintores.
Asegúrese de que haya un acceso fácil y bien señalizado a las mangueras o reguladores de
agua (tomas de agua) a los que se conectan las mangueras.
Muchas instituciones no cuentan con los recursos humanos y financieros necesarios para
poner en práctica un programa completo de prevención/protección, por ello es necesario
establecer prioridades (Ej. áreas con las colecciones más importantes o vulnerables).
PREPARACIÓN (CÓMO PREPARARSE PARA SALIR ADELANTE)
1. Elaborar un plan de preparación para desastres
El plan debe reflejar la evaluación de los riegos y los recursos disponibles (pero prepárese para
presentar argumentos para obtener mayores recursos si su evaluación le lleva a determinar
que los requiere).
57
– Designar un líder de grupo/coordinador del plan de emergencia. Gran parte del éxito o
fracaso de la aplicación del plan dependerá del compromiso que tenga la persona con este
cargo, quien deberá ser un miembro del personal de alto nivel, capaz de reunirse y negociar
en igualdad de términos con otros gerentes de alto nivel dentro de la institución y con la
autoridad de movilizar al personal y destinar recursos en caso de que ocurra un desastre.
– Designar a miembros del personal (y suplentes en caso de ausencia) para otras posiciones
de liderazgo dentro de un “equipo de respuesta ante desastres” y definir sus funciones.
Recuerde que hay muchas funciones que tendrán que realizarse, por lo que deberá asegurarse de que hay individuos a quienes se les deberá asignar la responsabilidad de por lo
menos lo siguiente (en instituciones con poco personal, evidentemente, algunas personas
tendrán que cumplir varias funciones).
2. Papeles de los miembros del equipo de respuesta ante desastres
–
–
–
–
–
–
–
Declarar el estado de emergencia y poner en práctica el plan
Dirigir el equipo o equipos de recuperación
Encargarse de los sistemas de computación y telecomunicaciones
Tratar con los medios (“representante ante la prensa”)
Tratar con las aseguradoras y procesar los reclamos
Adquirir/contratar equipos especializados de recuperación
Contactar servicios y expertos en congelación, etc.
Designar al personal que dará apoyo a los miembros del equipo y describir sus funciones.
Establecer las responsabilidades de todo el personal de la institución, incluso de aquellos que
no sean designados como miembros de los “equipos de respuesta”.
Asegurar que los miembros claves del equipo no estén ausentes simultáneamente (de permiso,
en una conferencia).
3. Disponibilidad del plan
Asegúrese de que el plan sea impreso y distribuido ampliamente. Algunas copias del plan
deben estar fácilmente disponibles fuera del sitio en caso de una verdadera emergencia –
Ej. en las casas de los miembros del equipo de desastre.
Algunas copias deben colocarse en fundas plásticas o laminarse, a fin de que puedan ser
usadas en una emergencia que involucre agua.
Se debe distribuir el plan a
– todo el personal de la biblioteca o archivo
– la administración responsable de la institución
– los servicios de emergencia (incendio y rescate) correspondientes
– la administración de los edificios vecinos
– las aseguradoras
– las otras bibliotecas, archivos y otras instituciones culturales que podrían involucrarse
y cooperar con la respuesta.
58
Observe que puede haber detalles confidenciales en el plan que deben colocarse en una
sección aparte que no deberá distribuirse a las agencias que están fuera de la biblioteca
4. Revisión del plan
Establezca un mecanismo formal para la revisión periódica del plan. Constantemente,
estarán cambiando las circunstancias en lo que concierne al edificio, sus colecciones, personal, proveedores, etc. Prevea una revisión cada tres meses con una revisión mayor anual.
La existencia de un plan formal escrito que establezca claramente los procedimientos y
responsabilidades, y tenga la aprobación formal de la administración de la institución es
una muestra significativa de que la preparación para desastres es parte integral de los
procesos y responsabilidades de la gerencia de la institución.
5. Capacitación del personal
Realice sesiones obligatorias regulares de sensibilización y capacitación del personal. Es muy
importante mantener un buen nivel continuo de sensibilización, compromiso y entusiasmo.
– Discusiones periódicas
Utilice como base recortes de prensa, fotos y videos de desastres que se hayan producido en
otras instituciones relevantes (“Aprender del infortunio de los demás.”).
– Sesiones de práctica: “imitar desastres”
Simular diversas emergencias reales. Relaciónelas con los simulacros de incendio. De ser
posible, involucre los servicios de emergencia. Asegúrese de que todo el personal esté adiestrado en el uso de los extintores de incendio adecuados para el origen del fuego y de que
todos estén en conocimiento de la ubicación de las tomas de agua y de los interruptores
eléctricos principales.
– Haga un esfuerzo especial para involucrar al personal de limpieza y de seguridad, haciendo
énfasis en la importancia de la vigilancia diaria del edificio y de las colecciones que requiere
su trabajo, la cual les permitiría notar cualquier problema potencial.
– Identifique y sensibilice a “trabajadores” voluntarios fuera del personal directo de la institución que podrían utilizarse para actividades de evacuación y salvamento (Ej. personal de
la institución matriz, cuerpo estudiantil de una universidad, etc.).
– Asegúrese de que la alta gerencia del organismo de adscripción de la institución y especialmente los responsables del financiamiento de la misma estén en conocimiento de las
actividades de preparación para desastres.
6. Identificación de material prioritario para salvamento
Haga una lista y marque su ubicación en los planos del edificio.
– Sea realista y pragmático al asignar materiales a esta categoría. Los “registros esenciales”
(documentos sin los cuales la institución y el organismo al que está adscrita no podrían
funcionar) son obviamente los candidatos más importantes. Para otros materiales, considere
factores tales como que no puedan ser reemplazados, nivel de uso y disponibilidad en otra
parte, en vez de simplemente el valor intrínseco o monetario.
– Asegúrese de que los servicios de emergencia correspondientes estén conscientes de las
prioridades y que los materiales y las áreas de almacenamiento involucrados estén indicados
físicamente, así como marcados en los planos (Ej. mediante el uso de cintas fluorescentes en
59
las estanterías/gabinetes). Sin embargo, tome en cuenta que esto podría indicarle a los
ladrones y vándalos cuáles son los materiales más valiosos de la institución.
– Considere hacer duplicados de algunos materiales claves (Ej. registros esenciales, catálogos, ayudas de búsqueda) y guarde estas copias físicas o electrónicas fuera del edificio.
Asegúrese de que se hagan respaldos periódicos de todos los datos electrónicos (incluido el
software) y que los mismos sean almacenados fuera de la sede y que, preferiblemente, estén
también disponibles en un servidor remoto.
7. Mantenimiento de la documentación de respaldo para sustentar la puesta en práctica
del plan y asegure que estén rápidamente a la disposición de todo el personal y los
servicios de emergencia
Las copias de estos documentos deberán estar también disponibles en fundas plásticas
protectoras de manera que puedan manipularse de manera segura durante una emergencia
real.
– Planos del edificio
Como mínimo, estos planos deben mostrar claramente todos los accesos (puertas, ventanas,
tragaluces, escaleras, ascensores); el recorrido principal de todos los sistemas de servicios
(electricidad, agua, etc.) con llaves de paso, cajas de fusibles y otros sistemas de aislamiento,
y la ubicación de todos los equipos eléctricos; la ubicación de todos los equipos de extinción
de incendios (extintores, rociadores automáticos, tomas para mangueras); la ubicación de las
principales divisiones del fondo por categoría (libros, archivos, mapas, microformas, CDROMs, etc.) y la ubicación de los materiales con prioridad de salvamento.
– Información de contacto
(dirección de habitación, teléfono fijo y móvil, fax y dirección de correo electrónico) de todo
el personal que forme parte del equipo de reacción ante desastres y también de las agencias,
expertos externos, etc. Estos detalles en particular deben ser actualizados de manera bastante regular.
8. Establecimiento y mantenimiento de enlaces con agencias o particulares fuera de la
biblioteca
– Servicios de emergencias (servicios locales de bomberos y rescate/emergencia)
Asegúrese de que las figuras claves en estos servicios (quienes estén a cargo de los equipos y
que realmente serán llamados para atender la emergencia de su institución) estén familiarizados con sus instalaciones y colecciones, y se les hayan suministrado copias de su plan de
preparación para desastres y de todas las revisiones del mismo, además de los planos del
edificio. Recuerde que el personal de estos servicios cambia, por lo que debe mantener un
contacto regular (“Invite a un bombero a almorzar”).
– Compañías aseguradoras
Manténgalas informadas de todos los cambios en las circunstancias (cualquier ampliación
del edificio, adquisición de colecciones nuevas importantes, etc.).
– Servicios de congelación comercial o industrial para la custodia, congelación y almacenamiento de materiales mojados. Si no existen servicios especializados con experiencia en
atender a la comunidad de las bibliotecas y archivos pruebe con agencias proveedoras de
alimentos/carnicerías/supermercados, etc. Considere firmar un contrato financiero con esos
servicios para asegurar su disponibilidad de espacio en el momento en que llegue a requerirlos.
60
– Transporte
Para llevar los materiales mojados a las instalaciones donde se realizará la congelación. En el
caso de distancias largas, considere contratar un transporte que cuente con su propio sistema
de congelamiento.
– Pericia
Especialistas que pueden dar asesoría en salvamento y recuperación, tanto en general como
para categorías de materiales especializados particulares, tales como estampas y dibujos,
fotos, películas cinematográficas, datos electrónicos, etc.
– Proveedores de equipos de emergencia
Equipos grandes y costosos tales como los generadores, bombas de agua y ventiladores que
deberán contratarse para la recuperación después de una emergencia.
– Comunidad y residentes locales
Constituyen un grupo potencial de trabajadores voluntarios para el salvamento después de
un desastre. Si es apropiado, establezca programas de capacitación en recuperación para
salvamento usando el personal (Ej. de una biblioteca académica cercana a las residencias
de estudiantes, un archivo oficial cerca de una base militar). Recuerde que en un desastre
general su institución puede ofrecer a cambio ayuda a la comunidad, por ejemplo, refugio:
haga énfasis en el aspecto de la “participación”.
– Otras bibliotecas, archivos y demás instituciones culturales (Ej. museos, galerías) de la
ciudad, región y/o país. Puede aportar beneficios tales como
• compartir información sobre planes de emergencia individuales (quizás incluso cooperación para elaborarlos)
• compartir los costos de los equipos (Ej. ventiladores, bombas, instalaciones de congelación especializadas) que podrían ser de propiedad colectiva para uso de todos
• disponibilidad de ayuda de otras instituciones en caso de que se produzca un desastre:
podría involucrar mano de obra, pericia, equipos, disponibilidad de locales para recuperación, etc.
• colaboración en solicitudes a los gobiernos locales o nacionales (Ej. para la formación
de un Comité del Escudo Azul).
9. Acopio y mantenimiento de los suministros de los equipos de emergencia
Los artículos menos voluminosos y menos costosos del tipo “trapeadores y baldes” (ver en el
Apéndice algunos artículos sugeridos). Elabore una lista de estos suministros, revíselos
periódicamente para asegurarse de que todavía estén presentes y en buen estado y mantenga
varios juegos (ya empacados en contenedores plásticos fáciles de mover tales como pipotes
con ruedas, carretillas, etc.) en diferentes partes del edificio.
10. Haga arreglos para un fondo inmediato de contingencia que esté disponible en el
organismo al que esté adscrita la institución en caso de que ocurra un desastre
– contratación de equipos de emergencia
– contratación de espacio en instalaciones para congelación, además del transporte para
el traslado del material a dichas instalaciones
– alimentación y mantenimiento de los equipos de desastre y los trabajadores voluntarios
– obtención de asesoría especializada en conservación
– secado y restauración.
61
Preferiblemente, se debe crear un fondo designado especial, el cual deberá mantenerse en el
transcurso de los años y estar disponible de manera inmediata para cubrir los gastos en los
que se incurra como resultado de un desastre. No obstante, puede resultar difícil proteger
ese fondo si se usa poco o nunca y la institución requiere recursos financieros para otras actividades. Si no se logra disponer de un fondo de este tipo, debe garantizarse un convenio
escrito específico que el organismo al que está adscrita la institución aporte los fondos de
emergencia. El “coordinador del plan de emergencia”/jefe del equipo de desastre debe tener
suficiente jerarquía para autorizar gastos inmediatos.
Si la alta gerencia se resiste a aportar los fondos para la preparación para desastres, sugiérale a los involucrados que se imaginen un escenario donde un desastre los prive de los
materiales y servicios claves durante un tiempo prolongado, e invítelos a calcular el costo
de dicho escenario. Puede resultar muy persuasivo que la gerencia se dé cuenta por sí
misma, en lugar de presentarle la información.
11. Identifique y haga los acuerdos correspondientes para disponer de un área de
“recuperación”
a la cual se pueda trasladar el material una vez rescatado y que pueda usarse para secar dicho
material con aire, y luego empacarlo para su congelación, etc. Esto se puede hacer en cualquier lugar dentro de la sede de la institución, o en una institución cercana (otra biblioteca
o archivo, una escuela, un gimnasio, un centro deportivo, etc.)
12. Diseñe diversos escenarios para restablecer algún nivel de servicio
a los usuarios tan pronto como sea posible después de un desastre, en colaboración con otra
institución, por ejemplo. Obviamente, esto dependerá de la magnitud del desastre, los daños
del edificio, si se trata de un desastre local o regional, etc.
REACCIÓN Y RESPUESTA (CUANDO SE PRODUCE EL DESASTRE)
– Recuerde que la seguridad de la vida humana es siempre la principal prioridad en cualquier emergencia.
– Recuerde que la institución siempre tendrá que delegar a los servicios de emergencia
los problemas de seguridad.
– Recuerde que la naturaleza de la respuesta dependerá de si se trata de un desastre que
afecte solamente a la institución o a toda una región/país: Ej. huracán, terremoto.
Prepárese lo mejor posible para “actuar sin ayuda”.
1. Respuesta primaria
– Dé la voz de alarma, contacte a los miembros del personal idóneos y a los servicios de
emergencia correspondientes (recuerde que los desastres que se producen fuera del horario
normal en que la institución está abierta probablemente serán descubiertos por el personal
de seguridad o mantenimiento: asegúrese de que estén debidamente informados sobre los
procedimientos de notificación).
– Evacue el edificio. Si es adecuado y seguro realice acciones locales (Ej. cierre el agua, use
los extintores de incendio, etc.).
62
2. Respuesta principal ante desastres
El líder del equipo de respuesta ante desastres debe evaluar la situación, junto con los servicios de emergencia, a fin de determinar el nivel adecuado de respuesta, y el líder y otros
miembros del equipo que hayan sido designados deben realizar los contactos según se requieran con
– otros miembros del personal
– trabajadores voluntarios potenciales
– agencias externas
– aseguradoras
– expertos.
La evaluación inicial puede hacerse sólo desde afuera del edificio debido a la naturaleza del
desastre y puede ser necesario que se haga una evaluación adicional una vez que los servicios
de emergencia permitan nuevamente el ingreso al recinto.
3. Salvamento
Recuerde que “despacio se va lejos”. Aunque exista la presión psicológica de remover los
materiales dañados lo más pronto posible, es esencial que la situación sea adecuadamente
evaluada y que el sitio sea estabilizado antes de comenzar el salvamento. En particular es
muy importante asegurar que todos los materiales que sean removidos del sitio sean debidamente anotados en una lista y que sus contenedores sean identificados de manera que
puedan ser ubicados después con facilidad. Una organización puede requerir acceso a sus
“registros esenciales” mucho antes de que el edificio que los alberga esté restaurado.
Cuando los servicios de emergencia autoricen el ingreso al sitio
a. Reevalúe la situación y las necesidades.
b. Lleve un registro de todas las actividades y gastos. Tome fotografías y filme en video el
sitio y los materiales dañados antes de llevar a cabo cualquier acción en beneficio del seguro
y del análisis posterior. Continúe llevando un registro fotográfico a lo largo de todo el
proceso de salvamento. Conserve todas las facturas de los gastos extraordinarios en que se
haya incurrido.
c. Estabilice el ambiente
– Asegure que la toda la electricidad esté apagada en los conductores principales.
– Proteja los materiales que no estén dañados de los elementos (Ej. con forros plásticos).
– Garantice la seguridad del sitio de robo, saqueo (barreras, protección mediante el personal
de seguridad).
– Asegure la extracción del agua con bombas.
– Utilice ventiladores, deshumidificadores, calefactores, etc., según corresponda para alcanzar
y mantener niveles ambientales. De ser posible coloque un equipo que haga lecturas periódicas de la temperatura y humedad relativa.
d. Prepare la remoción de los materiales dañados por agua
– Movilice e instruya a los trabajadores para las labores de remoción, bajo la supervisión de
los líderes del personal.
– Recuérdele al equipo de recuperación los muchos peligros potenciales, por ejemplo estructura inestable del edificio, estanterías inestables, superficies de los pisos resbaladizas e irregulares, agua contaminada.
63
– Asegure que todo el personal tenga la indumentaria adecuada: botas, guantes (el sitio
puede estar contaminado con fango, aguas negras, etc.) y máscaras, de ser necesarias.
– Siga las prioridades que se hayan acordado en cuanto a qué se debe rescatar primero.
e. Relaciones con los medios
Haga que el “representante ante la prensa” emita declaraciones regulares a la prensa y servicios de radiodifusión
– despertar el interés y el apoyo de toda la comunidad y de posibles donadores para los
proyectos de restauración, reconstrucción, etc.
– mantener a los usuarios de la institución informados acerca del daño a las colecciones
y sobre el avance hacia la reapertura de los servicios
– igualmente se deberá colocar la información en sitios web para profesionales (Ej. listas
de discusión de bibliotecas y/o archivos).
f. Apoyo al personal y a los trabajadores voluntarios
– Prevea recesos regulares, alimentos y bebidas y horas de trabajo realistas para las personas
que trabajen en el proceso de recuperación, y de ser necesario, refugios adecuados: tiendas
de campaña, frazadas, etc.
– Ordene boletines regulares de manera que todos estén informados de los progresos realizados y de los problemas que todavía queden por resolver, y de la importancia de su propio
aporte.
– Asegúrese de que los voluntarios reciban un pago o algún otro tipo de recompensa.
– Recuerde que el personal de la institución puede sufrir algún trauma psicológico considerable al ver la destrucción de su ambiente de trabajo: haga previsiones para obtener servicios de consejeros adecuados.
g. Traslade los materiales dañados por agua a áreas preseleccionadas de recuperación
Recuerde que el papel mojado es muy frágil.
– Traslade las piezas individualmente.
– Traslade primero el material que esté tirado en el piso y luego los materiales que estén en
estanterías de arriba hacia abajo.
– Siga una secuencia clara para la remoción de las materiales a fin de mejorar el rastreo /
control intelectual. Una capacitación cuidadosa previa y una buena supervisión durante el
proceso pueden reducir significativamente el tiempo y los costos posteriores a la recuperación, cuando hay que rastrear e identificar los materiales.
– Deje cerrados los volúmenes que estén cerrados y abiertos los que estén abiertos. No separe
los volúmenes ni las hojas que estén pegados.
– No toque las superficies de ningún material fotográfico.
– Mantenga cerrados los volúmenes que se hayan ensuciado y enjuáguelos con agua corriente limpia (con una manguera). La limpieza más elaborada, como por ejemplo los materiales dañados por humo deben dejarse para después que los materiales se hayan secado.
h. Clasifique los materiales en el área de recuperación por método de tratamiento
Las decisiones importantes que hay que tomar con respecto a los materiales en soporte de
papel son si se debe intentar limpiarlos y secarlos en el sitio o si se deben trasladar a un
congelador donde puedan ser congelados y tratados posteriormente. Las decisiones dependerán de
64
– el volumen de material involucrado
– qué tan mojados, sucios y contaminados están los materiales
– la naturaleza del material: de ser posible, es mejor congelar las tintas solubles (tintas de
manuscritos y algunas tintas de estampas) y los papeles estucados
– la disponibilidad de instalaciones para congelación que sean accesibles y asequibles
– si el desastre es local, o si el mismo está más extendido, en cuyo caso las instalaciones
externas podrían no estar disponibles aunque existieran.
i. Tratamiento de los materiales mojados
– Para materiales ligeramente mojados (pero no los materiales con tintas solubles o en
papeles estucados)
• Use secado con aire. Generalmente esto se puede llevar a cabo en el sitio, aunque
requiere espacio y mucho trabajo.
• Deshumidifique el espacio para el secado y haga circular el aire lo más posible con
ventiladores. El mantener el aire en movimiento impide el crecimiento de moho a la
vez que acelera el proceso de secado.
• Extienda el material (Ej. sobre tablas montadas en caballetes).
• Absorba el exceso de humedad limpiando suavemente con esponjas limpias o papel
absorbente.
• Volúmenes encuadernados: párelos verticalmente con las páginas hacia fuera abiertas en
forma de abanico (los volúmenes de gran tamaño o los que tengan las tapas dobladas
requerirán un soporte) o intercale las hojas con papel absorbente (Ej. papel periódico
limpio, papel secante delgado) y haga presión sobre ellos, cambiando regularmente el
papel. Documentos sueltos u hojas individuales: de ser posible extiéndalos sobre papel
absorbente colocado encima de rejillas horizontales; o cuélguelos en cuerdas de algodón.
– Para materiales muy mojados, materiales de una sola hoja que estén pegados y materiales
con tintas solubles o en papeles estucados, enviar para congelación (si está disponible y es
asequible). El material muy mojado puede desarrollar crecimientos fungosos en 48 horas o
menos.
La congelación estabiliza el material de manera indefinida y permite su recuperación
posterior en cantidades manejables para el secado.
• Empaque el material individualmente (en la medida de la posible) en bolsas y forros
plásticos y coloque los paquetes dentro de cajas plásticas. Embale los libros con el lomo
hacia abajo.
• Utilice contenedores que sean fáciles de trasladar y resistentes al agua (bandejas y guacales
plásticos, cajas corrientes de archivo forradas de plástico): evite llenarlas demasiado, de tal
manera que puedan ser manipuladas con facilidad.
• Etiquete el material y lleve registros.
• Asegúrese de que cada contenedor de material enviado para congelación o cualquier otro
tratamiento esté claramente identificado con etiquetas escritas con marcadores resistentes
al agua que indiquen el nombre de la institución, el contenido (números de archivo, cotas,
número de estantería), etc., para llevar un control intelectual.
65
• Asegúrese de que en la institución se lleve un registro de todos los materiales que se retiren del sitio. Prevea tener formatos preparados para completarlos. La inversión de tiempo
en esta etapa ahorrará tiempo posteriormente.
Contrate el traslado de los materiales a una instalación de congelación preseleccionada. Si el
viaje es de varias horas considere contratar camionetas/camiones con su propio sistema de
congelación.
– Para materiales fotográficos y electrónicos
Siempre es más seguro buscar la asesoría de especialistas si está disponible. En muchos
procesos fotográficos hay una fase húmeda durante la producción, por lo tanto generalmente
es posible tratar las piezas fotográficas con agua limpia fría.
Los negativos (incluso las películas y fichas de haluro de plata), cintas magnéticas y copias
fotográficas pueden lavarse y secarse al aire con la emulsión hacia arriba. El microfilme de
haluro de plata se puede colocar temporalmente en baldes de agua fría, y luego enviarse a un
laboratorio de procesamiento fotográfico.
RECUPERACIÓN (REGRESO A LA NORMALIDAD)
1. Servicios a los usuarios
Trate de restablecer algún nivel de servicio para los usuarios, de ser necesario en alguna ubicación alterna, tan pronto como sea posible
– por el bien de la imagen pública de la institución y para ganar apoyo
– por la recuperación psicológica del personal
– y por supuesto por el bien de los usuarios.
2. El edificio
– Busque la asesoría experta de ingenieros estructurales y arquitectos sobre las posibilidades
de restaurar los espacios dañados.
– Solicite presupuestos de los costos.
– Ponga en marcha solicitudes de apoyo financiero para llevar a cabo la restauración.
– Si se considera imposible reparar algunos o todos los edificios, ponga en marcha la búsqueda de una ubicación alterna, considere la construcción de nuevos edificios, etc.
3. Las colecciones
Continúe el secado del material dañado por agua. Considere el secado por congelación y el
secado al vacío si existen las instalaciones técnicas para ello y son asequibles. De lo contrario: seque al aire el material, en lotes manejables, previamente estabilizados mediante la
congelación. Una vez que el material esté seco, busque la asesoría de expertos en conservación sobre problemas específicos. Si hay una gran cantidad de material que requiera
tratamiento especial, establezca prioridades y coloque en cajas el material de prioridad más
baja a fin de tratarlo cuando el tiempo y los recursos lo permitan.
Para todos los materiales que requieran tratamiento especial considere reemplazarlos si es
factible mediante la adquisición de nuevos ejemplares de originales, o copias sustitutas en
microfilme o en forma digital) o desecharlos en lugar de aplicarles un tratamiento, utilizando un criterio de costos y tiempo relativo.
66
4. Seguros
Negocie con las aseguradoras a medida en que los costos reales se hacen evidentes. Utilice
los registros escritos y fotográficos realizados durante la fase de reacción y respuesta.
5. Análisis del desastre
– Realice sesiones de consulta para evaluar el éxito y fracaso de los sistemas de prevención
y del plan de respuesta ante desastres. Sea crítico pero realista: si el desastre fue parte de un
incidente a escala nacional, habrá sido imposible llevar a cabo muchas de las acciones de
respuesta que estaban planificadas.
– Use las fotos, videos, informes de los líderes de grupos, conversaciones con todo el personal, como base para diseñar una mejor respuesta ante incidentes futuros. Después de la discusión, organice esta información en una fuente que pueda ser usada para la capacitación y
respuesta futuras.
– Elabore un informe formal detallado que será presentado a la alta gerencia de la institución y a la agencia que la financia, a las aseguradoras y a los donantes potenciales para la
reconstrucción/reedificación y que podrá ser consultado en el futuro.
– Elabore nuevamente el plan de respuesta ante desastres a la luz de la experiencia.
– Contribuya con la sensibilización de los compañeros profesionales. Considere difundir
ampliamente los detalles del incidente y la respuesta de la institución a otras bibliotecas y
archivos, por ejemplo, mediante la redacción de artículos en revistas y entregando documentos en las conferencias.
67
APÉNDICE
Ejemplos de equipos e insumos de emergencia que deberá recolectar y mantener la institución en existencia. Manténgalos en contenedores con ruedas. Observe que algunos de estos
insumos tienen una “vida útil” limitada y tendrán que renovados y reemplazados.
Equipos para la protección del grupo de salvamento
• Ropa protectora: monos/delantales plásticos
• Botas de goma (diversas tallas)
• Guantes de goma (diversas tallas)
• Cascos de seguridad
• Máscaras (para protección contra polvo/emanaciones)
• Lentes protectores
• Insumos para primeros auxilios
• Distintivos que identifiquen a los miembros del equipo para organizar a los trabajadores
Equipos para facilitar el trabajo
• Linternas eléctricas
• Lámparas portátiles
• Cables de extensiones eléctricas (para conectar luces, bombas, ventiladores, etc., cuando se
haya establecido una fuente segura de electricidad)
Equipos para la remoción de agua y secado (los equipos mayores probablemente tendrán
que ser alquilados/pedidos en préstamo)
• Bombas de agua (manuales)
• Aspiradoras húmedas/secas
• Mangueras (para limpiar materiales, no para extinguir incendios)/Botellas rociadoras
de agua
• Ventiladores eclécticos
• Deshumidificadores
• Trapeadores y baldes
Equipos y materiales para el embalaje, etiquetado y remoción de documentos, etc.
• Guacales de polietileno
• Láminas de polietileno (cortadas y en rollos)
• Bolsas de polietileno (diversos tamaños) – tanto para meter documentos como para
colocar los desechos
• Toallas de cocina
• Papel secante blanco
• Papel periódico limpio
• Papel de silicona
• Esponjas
• Libretas de notas
• Marcadores de tinta indeleble
• Cinta y etiquetas autoadhesivas resistentes al agua
• Tijeras, cuchillos
• Cuerda, cinta adhesiva
Equipos para llevar el registro de las escenas de los daños y las actividades de recuperación
• Listas pre-impresas para el registro de los daños
• Cámara
• Cámara de video
• Grabador de cintas
• Baterías, películas y cintas para dichos equipos
68
SOURCES OF INFORMATION/RÉFÉRENCES BIBLIOGRAPHIQUES/REFERENCIA
INTRODUCTORY GUIDES - MANUELS D’INITIATION - GUÍAS INTRODUCTORIAS
1. Brief introductions to the issues are contained in:
Les publications suivantes constituent de brèves introductions aux sujets traités :
Las siguientes publicaciones contienen introducciones breves de los temas:
IFLA. Section on Preservation and Conservation. Library disaster planning, comp. Maria Skepastianu
with the assistance of Jean I. Whiffin. The Hague: IFLA, 1995. 8 p.
Pamphlet with a checklist of basic considerations. Also pub. International Preservation News, 1996,
n° 13, p. 14-15.
Brochure qui répertorie des principes de base. Egalement publiés dans International
Preservation News, 1996, n° 13, p. 14-15.
Folleto con una lista de verificación de las consideraciones básicas. También pub. International
Preservation News, 1996, n°13, p. 14-15.
LYALL, J. Disaster planning for libraries and archives: understanding the essential issues, in
Proceedings of the Pan-African conference on the preservation and conservation of library and archival
materials, Nairobi, Kenya: 21-25 June 1993. The Hague: IFLA, 1994. p. 103-112.
Also available at <http://www.netpac.com/provenance/vol11/no2/features/lyall1.htm>
VARLAMOFF, Marie-Thérèse. De l’utilité des plans d’urgence, Alexandria, 2004, n° 16, p. 143-151.
2. Longer overall treatments are:
Les sujets sont développés plus longuement dans :
Tratamientos globales más extensos:
ASHMAN, John. Disaster planning for library and information services. London: Aslib, 1995. (Aslib
Know-how series). 51 p.
INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES (ICA). Committee on Disaster Prevention. Guidelines on
disaster preservation and control in archives. Paris: ICA, 1997. 44 p.
- [Portuguese ed.]. Directrizes para a prevenção e controlo de desastres em arquivo, trans. R.L. de Sousa
Branco, ed. Maria Luisa Cabral. Lisboa: Biblioteca Nacional, 2000. 78 p. (Publicações Técnicas sobre
P&C, 1)
MATTHEWS, Graham and FEATHER, John eds. Disaster management for libraries and archives.
Aldershot: Ashgate Publishing, 2003. XVII-236 p. illus.
A general discussion of issues which looks at the theory as well as the practicalities.
La question est traitée de façon à la fois théorique et pratique.
Discusión general de los problemas que trata tanto la teoría como la práctica.
69
3. Recent international conferences focusing on disaster preparedness and including papers on a wide
variety of topics are:
Actes de conférences internationales récentes sur la prévention des catastrophes qui
comprennent des articles sur une grande variété de sujets :
Conferencias internacionales recientes enfocadas en la preparación para desastres que incluyen
documentos sobre diversos temas:
Memory of the world at risk: archives destroyed, archives reconstituted. Munich: K.G. Saür, 1996.
(Archivum, 42). IX-359 p.
Includes case studies from 15 countries.
Comprend les études de cas de 15 pays différents.
Incluye estudios de casos de 15 países.
Preparing for the worst, planning for the best: protecting our cultural heritage from disaster: proceedings
of a special IFLA conference held in Berlin in July, 2003, ed. Johanna G. Wellheiser and Nancy E. Gwinn.
Munich: K.G. Saür, 2005. (IFLA publications, 111). 192 p.
Includes contributors from 13 countries.
13 pays ont participé à cette conférence.
Incluye colaboradores de 13 países.
DISASTER PREPAREDNESS MANUALS - GUIDES
MANUALES DE PREPARACIÓN PARA DESASTRES
SUR LA PRÉVENTION DES CATASTROPHES
-
1. Detailed manuals published since 2000 are:
Manuels détaillés publiés depuis 2000 :
Los manuales publicados desde 2000 son:
ALIRE, Camila, ed. Library disaster planning and recovery handbook. New York: Neal-Schuman, 2000.
XXVI-616 p. illus.
Written by the staff who were responsible for the recovery from flood damage in 1997 at the Colorado
State University Library.
Elaboré par l’équipe responsable de la remise en état après l’inondation survenue en 1997 à la
Bibliothèque universitaire du Colorado.
Preparado por el personal responsable de la recuperación de los daños causados por las inundaciones en
1997, en la Colorado State University Library.
KAHN, Miriam. Disaster response and planning for libraries. 2nd ed. Chicago, IL: American Library
Association (ALA), 2003. IX-152 p.
An instruction manual for writing a disaster plan covering the essentials of prevention, planning,
response and recovery.
Guide d’élaboration du plan d’urgence qui aborde des thèmes essentiels : prévention, programmation, réaction et remise en état.
Instructivo para elaborar un plan de emergencia que cubre los aspectos básicos de la prevención,
planificación, respuesta y recuperación.
WELLHEISER, Johanna and SCOTT, Jude. An ounce of prevention: integrated disaster planning for
archives, libraries and record centers. 2nd ed. Lanham, MD: Scarecrow Press/Ottawa: Canadian Archives
Foundation, 2002. XVI-283 p.
70
A very clearly structured work, and probably the most essential single source.
Un ouvrage très bien structuré et probablement le plus essentiel.
Trabajo muy claramente estructurado y probablemente la publicación individual más fundamental.
2. Older manuals which are still of value include:
Manuels plus anciens mais intéressants :
Manuales más antiguos pero aún valiosos:
BROOKS, Constance. Disaster preparedness. Washington, D.C.: Association of Research Libraries (ARL),
1993. (Preservation planning program resource guide). 184 p.
BUCHANAN, Sally A. Disaster planning: preparedness and recovery for libraries and archives: a RAMP
study. Paris: UNESCO, 1988. (PGI-88/WS/6). VI-187 p.
Available from European Commission on Preservation & Access (ECPA) <http://www.knaw.nl/ecpa>
- [French ed.] Lutte contre les sinistres dans les bibliothèques et les archives. Prévention,
prévision, sauvetage : une étude RAMP accompagnée de principes directeurs. Paris :
UNESCO, 1988. (PGI-88/WS/6) VI-136 p. Disponible sur :
<http://www.unesco.org/webworld/ramp/html/r8806f/r8806f00.htm>
- [Portuguese ed.] Prevenção contra desastres instruções para formação em planeamento e recuperaçã, tr.
Maria Manuela Matos Correia, et al. Coimbra, Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas e
Documentalistas (BAD), 1998.
ENGLAND, Claire and EVANS, Karen. Disaster management for libraries; planning and process. Ottawa:
Canadian Library Association, 1988. IX-207 p.
Especially good on insurance, although of course only from the North American perspective.
Particulièrement instructif sur la question des assurances, même s’il s’agit seulement d’un
point de vue nord-américain.
Especialmente bueno en cuanto a seguros, aunque por supuesto sólo desde la perspectiva de
Norteamérica.
FORTSON, Judith. Disaster planning and recovery: a how-to-do-it manual for librarians and archivists.
New York: Neal-Schuman, 1992. IX-181 p. illus.
KAHN, Miriam. Disaster prevention and response for special libraries: an information kit. Washington,
D.C.: Special Libraries Association (SLA), 1995. 69 p.
Also available at: <http://www.sla.org/content/resources/inforesour/sept11help/disip/infokit.cfm>
MATTHEWS, Graham and EDEN, Paul. Disaster management in British libraries: project report with
guidelines for library managers. London: British Library, 1996. (BL Library and Information Research report,
109). X-176 p.
MORRIS, John. The library disaster preparedness handbook. Chicago, lL: American Library Association,
1986. VI-129 p.
A primer on disaster preparedness, management and response: paper-based materials: selected reprints:
a collaborative publication sponsored by the Conservation Analytical Laboratory (CAL) and the Office
of Risk Management, Smithsonian Institution; the Preservation Policy and Services Division, National
Archives and Records Administration (NARA); the Preservation Directorate, Library of Congress
(LC); and the Curatorial Services Division, National Park Service (NPS). Washington, D.C.:
71
Smithsonian Institution, 1993. 1 vol. (various paging). Available on the National Archive and Records
Administration (NARA) website at:
<htpp://www.archives.gov/preservation/primer_disaster_preparedness.html>
“This web version was prepared in 1999… [&] may differ from the printed version.”
“Cette version électronique a été élaborée en 1999… [&] et peut être légèrement différente de
la version imprimée.”
“Esta versión para la web fue preparada en 1999… [&] puede diferir de la versión impresa.”
- [Spanish ed.] Normas básicas para la preparación, gestión y respuesta ante desastres: materiales con
soporte de papel. Washington, D.C.: Smithsonian Institution, 1993. 1 vol. (various paging)
Also available on NARA website at:
<http://www.archives.gov/preservation/spanish_primer_disaster_preparedness.html>
SANCHEZ HERNAMPEREZ, Arsenio, ed. Manual de planificación y prevención de desastres en archivos y
bibliotecas. Madrid: Fundación Histórica Tavera, Instituto de Seguridad Integral de la Fundación Mapfre
Estudios, 2000. (Cuadernos de preservación Tavera). 111 p. illus.
U.S. National Archives and Records Administration (NARA). Vital records and records disaster
mitigation and recovery: an instructional guide, comp. Charles J. Brett. College Park, MD, 1996. 1 vol.
(various paging).
Also available at: <http://www.archives.gov/records_management/publications/vital_records.html>
1999 web version with updated organizational titles.
VERGARA, José. Prevención y planificación para salvamento en caso de desastre en archivos y bibliotecas.
Valencia: Dirección General del Libro, Arxius i Biblioteques, 2002. 38 p. illus.
SPECIAL TOPICS - THÈMES SPÉCIFIQUES - TEMAS ESPECIALES
1. Fire protection
Protection incendie
Protección contra incendios
ARTIM, Nick. An introduction to automatic fire sprinklers, parts I & II, WAAC (Western Association for
Art Conservators) Newsletter,1994, n° 16, p. 20-27; 1995, n°17, p 23-28
SHEPILOVA, Irina G. Main principles of fire protection in libraries and archives: a RAMP study,
ed. Adrienne Thomas. Paris: General Information Programme and UNISIST, UNESCO, 1992.
(PGI-92/WS/14). V-25 p.
Also available at: <http://www.unesco.org/webworld/ramp/html/r9214e/r9214e00.htm> and on UNESCO.
Memory of the World Programme. Preserving documentary heritage: a tutorial. Version 1, May 2004.
[CD-ROM].
TRINKLEY, Michael. Can you stand the heat? A fire safety primer for libraries, archives and museums.
Atlanta, GA: Southeastern Library Network, 1993. VII-70 p.
Covers fire detection, alarm systems, fire suppression systems, fire safety planning, and the basics of
staff training.
72
Aborde les thèmes suivants : détection-incendie, systèmes d’alarme, systèmes d’extinction,
programmes de sécurité-incendie et principes de base en matière de formation du personnel.
Cubre los temas de detección de incendios, sistemas de alarmas, sistema de extinción de incendios, planificación de seguridad contra incendios y aspectos básicos de la capacitación del personal.
2. Risk management and insurance
Gestion des risques et assurances
Gestión de riesgos y seguros
McINTYRE, J.E. A dual approach to risk management. Liber quarterly, 1998, n° 8, p. 448-457
SHERBINE, Karen. Libraries and archives: an overview of risk and loss prevention. Chicago, IL: Society of
American Archivists and Inland Marine Underwriters Association, 1994. 35 p.
Designed to help archivists and librarians understand the fundamental issues involved in insuring their
collections. Discusses what policies normally cover and exclude and the process of assigning values to a
collection. See also: Chapter 5, “Insurance for the library collection” in England and Evans (1988) and
Chapter 8 “Insurance and risk management” in Morris (1986) above.
Mis au point pour permettre aux archivistes et aux bibliothécaires de mieux appréhender la
nécessité d’assurer leurs collections. Examine les différentes garanties qui couvrent ou non les
collections et le processus qui consiste à donner une valeur à une collection.
Diseñado para ayudar a los archivistas y bibliotecarios a comprender los problemas fundamentales que
implica asegurar sus colecciones. Trata sobre lo que normalmente cubren y excluyen las pólizas de seguros
y el proceso de asignarle un valor a la colección.
3. Security
Sécurité
Seguridad
CRAVEY, Pamela J. Protecting library staff, users, collections and facilities: a how-to-do-it manual. New
York: Neal-Schuman, 2001. (How-to-do-it manuals for librarians, 103) XI-175 p.
MUSEUMS, LIBRARIES AND ARCHIVES COUNCIL (MLA), U.K. Information: advice and guidance:
security at <http://www.mla.gov.uk/information/advice/00security.asp>
This includes a number of individual factsheets relating to specific aspects of security.
Comprend un certain nombre de fiches d’information sur les aspects spécifiques de la sécurité.
Incluye varias hojas informativas separadas relacionadas con aspectos de seguridad específicos.
NATIONAL PRESERVATION OFFICE (NPO), UK. Carrying out a library security survey and drafting a
security policy. London: NPO, 1992. 7 p. Gratis.
Also available at: <http://www.bl.uk/services/npo/lss.pdf.>
- Security matters: designing out crime. London: NPO, 1996. 7 p. Gratis.
Also available at: <http://www.bl.uk/services/npo.doc.pdf.>
- Security matters: how to deal with criminal and anti-social behaviour. London: NPO, 1994. 5 p. Gratis.
Also available at: <http://www.bl.uk/services/npo/casb.pdf.>
RESOURCE: THE COUNCIL FOR MUSEUMS, ARCHIVES AND LIBRARIES. Security in museums,
archives and libraries. 2nd ed. London: Resource, 2003. [VII]-175 p.
73
1st edition published by Museums and Galleries Security Group under the auspices of the Museums and
Galleries Commission in 1998.
This 2nd edition has been expanded to include specific reference to libraries and archives.
Cette seconde édition a été enrichie de références spécifiques aux bibliothèques et aux
archives.
Esta 2da. ed. fue ampliada para incluir referencias específicas a bibliotecas y archivos.
SHUMAN, Bruce A. Library security and safety handbook: prevention, policies and procedures. Chicago,
IL: American Library Association (ALA), 1999. X-310 p.
Includes sections on protecting materials, problem behaviour, preparing for and reacting to security
incidents, emergency and disaster management policies and procedures, legal and ethical issues,
security and new technology, electronic security issues.
Chapitres sur la protection des documents, les comportements problématiques, la préparation
aux incidents et les différentes façons de réagir, les mesures et les procédures d’urgence et de
gestion des risques, les problèmes d’ordre juridique et éthique, la sécurité et les nouvelles
technologies, les questions de sécurité électronique.
Incluye secciones sobre la protección de materiales, conductas problemáticas, preparación y reacción
ante incidentes de seguridad, políticas y procedimientos de gestión de emergencias y desastres,
problemas legales y éticos, seguridad y nuevas tecnologías, problemas de seguridad electrónica.
THOMAS, David L. Study on control of security and storage of holdings: a RAMP study with guidelines.
Paris: General Information Programme and UNISIST, UNESCO, 1987. (PGI-86/WS/23). 103 p.
- [French ed]. Conservation et sécurité des fonds et collections d'archives. Paris : UNESCO,
1988. V-45 p.
TRINKAUS-RANDALL, Gregor. Protecting your collections: a manual of archival security. Chicago,
IL: Society of American Archivists (SAA), 1995. VI-84 p. illus.
Broad coverage includes evaluation of collections, staff training and public awareness, physical
security systems and crisis management. Appendices provide security guides and checklists.
Aborde largement les thèmes suivants : évaluation des collections, formation du personnel et
sensibilisation du public, système de sécurité et gestion de crise. En annexe, guides et listes.
Amplia cobertura que incluye la evaluación de colecciones, capacitación del personal y sensibilización
del público, sistemas de seguridad física y gestión de emergencias. Los apéndices proveen guías de
seguridad y listas de verificación.
4. Storms and armed conflict
Tempêtes et conflits armés
Tormentas y conflictos armados
TRINKLEY, Michael. Hurricane! Surviving the big one: a primer for libraries, museums, and archives. 2nd
ed. Columbia, SC, Chicora Foundation/Atlanta, GA: Southeastern Library Network (SOLINET), 1998.
VII-102 p. illus.
- [Spanish ed.] ¡Huracan! Cómo sobrevivir la gran tormenta: un texto básico para bibliotecas, museos y
archivos tr. Alana Haley & Amparo R. de Torres; additional material by Maria E. Gonzalez.
Available at: <http://www.solinet.net/preservation/huracan.cfm?doc_id=808>
Useful also for planning for recovery from any region-wide natural disaster.
Egalement utile pour prévoir la phase de remise en état lorsqu’une catastrophe naturelle
touche une région entière.
74
Útil además para la planificación de la recuperación después de cualquier desastre natural de alcance
regional.
UNESCO. Emergency programme for the protection of vital records in the event of armed conflict Guidelines commissioned by UNESCO from the International Council on Archives (ICA), 2001.
Available at: <http://www.unesco.org/webworld/other/war_archives/home.htm>
WRITING A PLAN - RÉDIGER UN PLAN - ELABORACIÓN DE UN PLAN
ANDERSON, Hazel and McINTYRE, John E. Planning manual for disaster control in Scottish libraries and
record offices. Edinburgh: National Library of Scotland, 1985. 75 p.
This has been widely used in the U.K. as a model by other libraries and archives.
Largement utilisé comme modèle au Royaume-Uni par les bibliothèques et services d’archives.
Este manual ha sido ampliamente usado en el Reino Unido como modelo para otras bibliotecas y archivos.
DORGE, V. and JONES, S.L. Building an emergency plan: a guide for museums and other cultural institutions. Los Angeles, CA: Getty Conservation Institute, 1999. 272 p.
A workbook divided into three parts that address the three groups generally responsible for developing
and implementing emergency procedures: institution directors, emergency preparedness managers,
and departmental team leaders, and discuss the role each should play. A “hands-on” book with “top
tips” and to-do checklists. Includes extracts from the emergency plans of various institutions.
Un manuel en trois parties qui s’adresse aux trois groupes généralement chargés d’élaborer et
de mettre en place les procédures d’urgence : directeurs, responsables « plan d’urgence »,
chefs d’équipes, et définit le rôle de chacun. Un ouvrage « pratique » qui comprend d’« excellents trucs » et des listes de consignes. Propose des extraits de plans d’urgence de différentes
institutions.
Manual dividido en tres partes dirigidas a los tres grupos que generalmente son responsables de desarrollar y poner en práctica los procedimientos de emergencia: los directores de las instituciones, gerentes
de preparación para emergencias y líderes de grupos de los departamentos, y explica el papel que cada
uno de ellos debe desempeñar. Libro de “intervención” con “excelentes recomendaciones” y
listas de verificación de tareas. Incluye extractos de los planes de emergencia de diversas instituciones.
HALSTEAD, Deborah et al. Disaster planning: a how-to-do-it manual with planning templates on
CD-ROM. New York: Neal-Schuman, 2004. 225 p.
The CD-ROM includes sample disaster plans, a downloadable and customizable template for creating
a local disaster plan, links to disaster planning websites, a directory of electronic resources and planning
aids, and a disaster planning database with links to national agencies.
Le CD-Rom comprend des exemples de plans d’urgence, un modèle à télécharger et modulable
permettant d’élaborer un plan d’urgence à l’échelon local, des adresses de sites sur les plans
d’urgence, un annuaire des ressources électroniques et des outils de planification, une base de
données « plans d’urgence » avec les liens vers les bureaux nationaux.
El CD-ROM incluye planes de emergencia de muestra, una plantilla descargable y adaptable según
especificaciones para crear un plan de emergencia local, enlaces con sitios web sobre planes de
emergencia, un directorio de recursos electrónicos y ayudas para la planificación y una base de datos
para planes de emergencia con enlaces con agencias nacionales.
1. Planning for particular categories of source material
Protéger des documents spécifiques
Planificación para categorías particulares de material
75
a. Electronic media/Documents électroniques/Medios electrónicos
KAHN, Miriam. Protecting your library’s digital sources; the essential guide to planning and preservation.
Chicago, IL: American Library Association, 2004. XIII-104 p.
b. Photographs/Documents photographiques/Fotografias
NORRIS, Debra Hess. Disaster recovery: salvaging photograph collections. Philadelphia, PA:
Conservation Center for Art and Historic Artifacts, 1998. 6 p.
Also available at: <http://www.ccaha.org/pdf/salvage%20photos--SMALL.pdf>
2. Many individual libraries and archives publish their own disaster plans, which can be useful as
models. Some examples include:
Les bibliothèques et les services d’archives sont nombreux à publier leurs propres plans
d’urgence qui peuvent servir d’exemples ; en voici quelques-uns :
Muchas bibliotecas y archivos publican sus proprios planes de emergencia, los cuales pueden utilizarse
come modelos. Aljuno ejemplos incluyen:
NATIONAL ARCHIVES OF AUSTRALIA. Disaster preparedness manual for Commonwealth agencies.
Canberra: 2000. Available at:
<http://www.naa.gov.au/recordkeeping/preservation/disaster/contents.html>
NATIONAL LIBRARY OF AUSTRALIA. Collection disaster plan. Available at:
<http://www.nla.gov.au/policy/disaster/dispolicy1.html>
SIEBERT, Ann. Emergency preparedness for Library of Congress collections. Washington: Library of
Congress, 1996. Available at: <http://www.loc.gov/preserv/pub/seibert>
Links to the texts of U.S. library and archives disaster plans are provided by the website CoOL
(Conservation Online) at http://palimpsest.stanford.edu/bytopic/disasters/plans
Le site CoOL (Conservation en ligne) propose des liens vers les plans d’urgence des bibliothèques et des services d’archives américains.
El website CoOL ofrece los enlaces con los textos de los planes de respuesta ante desastres de las bibliotecas y archivos de los Estados Unidos.
The M25 Consortium of U.K. London based academic libraries maintains a Disaster Control Planning
Site at <http://www.M25lib.ac.uk/M25dcp> with a downloadable template for use by individual institution, and includes much associated documentation.
Le Consortium M25 des bibliothèques universitaires anglo-saxonnes implantées à Londres alimente un site sur la prévention des risques. Ce site propose un modèle à télécharger à l’usage
des institutions isolées et comprend une quantité importante d’autres informations.
The M25 Consortium of U.K. Las bibliotecas universitarias con sede en Londres mantienen un sitio de
planificación para el control de desastres con una plantilla descargable para el uso de instituciones particulares e incluye, además, mucha documentación relacionada.
SALVAGE AND RECOVERY - SAUVETAGE ET RÉPARATION - SALVAMENTO Y RECUPERACIÓN
1. Basic guidance
Principes de base
Guía básica
76
DOIG, Judith. Disaster recovery for archives, libraries and records management systems in Australia and
New Zealand. Wagga Wagga, NSW: Centre for Information Studies, Charles Stuart University, 1997.
XIII-157 p. illus.
Emergency response and salvage wheel. Washington, D.C.: Heritage Emergency National Task Force,
1997. “Has essential information to help you cope quickly and effectively when disaster strikes”. Side 1,
Action steps; side 2, Salvage steps.
« Comprend des informations essentielles qui permettent de réagir de façon rapide et efficace
lorsque la catastrophe survient. » Première partie : mesures d’urgence ; deuxième partie :
mesures de sauvetage.
Contiene información básica para ayudarle a salir adelante de una manera rádica y eficaz cuando se produce
un desastre. Lado 1: Acciones; lado 2: Salvamento.
Special online version available on the FEMA website at: <http://www.fema.gov/ehp/ers_wl2.shtm>
- [Spanish ed.] La rueda de salvamento y respuesta ante emergencias.
- [French ed.] Plan d’action en cas de sinistre
WALSH, Betty. Salvage at a glance, WAAC (Western Association for Art Conservation) Newsletter, May
1997, Vol. 19 (n°2) (insert).
Also available at: <http://palimpsest.stanford.edu/waac/wn/wn19/wn19-2/wn19-207.html>
A concise chart showing “Materials” (paper documents and manuscripts, vellum and parchment,
photographs and films, audiovisual materials and magnetic media) with for each category a note on
“Priority”, “Handling”, “Precautions”, “Packing Method” and “Drying Method”.
Un tableau concis qui répertorie les « documents » (documents papier et manuscrits, vélin et
parchemin, photographies et films, documents audiovisuels et supports magnétiques) et, pour
chaque catégorie, propose une note sur les thèmes suivants : « Priorité », « Manipulation »,
« Précautions », « Méthode de conditionnement » et « Méthode de séchage ».
Cuadro conciso que muestra “Materials” (documentos en soporte de papel y manuscritos, vitela y
pergamino, fotografías y películas, materiales audiovisuales y medios magnéticos) con una nota para
cada categoría sobre “Priority”, “Handling”, “Precautions”, “Packing Method” y “Drying Method”.
2. Drying water-damaged materials
Sécher les documents endommagés par l’eau
Procesamiento de materiales dañados
CANADIAN COUNCIL OF ARCHIVES. Salvage operations for water damaged archival collections: a
second glance, comp. Betty Walsh. Ottawa: 2003. 29 p.
Also available at: <http://cdncouncilarchives.ca/salvage_en.pdf>>
- [French ed.] Mesures de sauvetage des collections d'archives endommagées par l'eau : un
examen approfondi. Ottawa : 2003. Egalement disponible sur :
<http://www.cdncouncilarchives.ca/salvage_fr.pdf>
KAHN, Miriam. First steps for handling and drying water-damaged materials. Columbus, OH: MBK
Consulting, 1994. VIII-31 p. illus.
LIBRARY OF CONGRESS. Preservation Directorate. Emergency drying procedures for water-damaged
collections. Washington, D.C.: 1998. (Information leaflet).
Also available at: <http://www.loc.gov/preserv/emerg/dry.html>
77
McCLEARY, J. Vacuum freeze-drying, a method used to salvage water-damaged archival and library
materials: a RAMP study. Paris: General Information Programme and UNISIST, UNESCO, 1987.
(PGI-87/WS/7). VII-63 p. Available from ECPA.
Also available at: <http://www.unesco.org/webworld/ramp/html/r8707e/r8707e00.htm> and on UNESCO.
Memory of the World Programme. Preserving documentary heritage: a tutorial. Version 1, May 2004.
[CD-ROM].
- [French ed]. La lyophilisation appliquée au sauvetage des livres et documents endommagés
par l'eau : une étude RAMP, accompagnée de principes directeurs. Paris : UNESCO, 1987.
VIII-50 p.
WATERS, Peter. Procedures for salvage of water damaged library materials. Washington, D.C.: Library of
Congress, 1975. IV-30 p.
Extracts from unpublished revised text by Peter Waters dated July 1993, available at:
<http://palimpsest.stanford.edu/bytopic/disasters/primer/waters.html> and also in A primer on
disaster preparedness, management and response: paper-based material. Washington, D.C.: 1993 and at:
<http://www.archives.gov/preservation/primer_disaster_preparedness.html> (see above).
3. Treatment of electronic and optical media
Traiter les documents sur support électronique et optique
Tratamiento de medios electrónicos y ópticos
IRACI, Jo. Disaster recovery of modern information carriers: compact discs, magnetic tapes and magnetic
disks. Ottawa: Canadian Conservation Institute (CCI), 2002. (Technical bulletin, 25). 16 p.
- [French ed.] La récupération des supports d'information modernes : disques compacts, bandes
magnétiques et disquettes. Ottawa : CCI, 2002. (Bulletin technique, 25). 16 p.
KAHN, Miriam. Disaster response and prevention for computers and data. Columbus, Ohio: MBK
Consulting, 1994. VI, 69 p. illus. Looseleaf.
Practical manual with illustrated instructions and checklists for dealing with water-damaged computer
hardware and software.
Manuel pratique comprenant des consignes illustrées et des listes permettant de gérer le
matériel informatique et les logiciels endommagés par l’eau.
Manual práctico con instrucciones ilustradas y listas de verificación sobre cómo tratar equipos y
programas de computación dañados por agua.
TOIGO, Jon W. Disaster recovery planning for computers and communication resources. New York: John
Wiley, 1996. XXII-329 p. illus. + 1 computer disk.
4. Treatment of moulds
Traiter les moisissures
Tratamiento del moho
DIRECTION DU LIVRE ET DE LA LECTURE. Contamination des collections et des locaux des
bibliothèques par des moisissures : méthodes de détection et d’évaluation. Paris : Ministère de
la Culture et de la Communication, Centre de Documentation de la Direction du Livre et de la
Lecture, 2003. 22 p. Disponible auprès de la Direction du Livre et de la Lecture, 180, rue de Rivoli,
75001 Paris.
E-mail : [email protected]. Egalement disponible sur :
<http://www.culture.gouv.fr/culture/conservation/fr/biblioth/biblioth.htm>
78
FLORIAN, Mary-Lou E. Fungal facts: solving fungal problems in heritage collections. London: Archetype
Publications, 2002. 152 p.
GUILD, Sherry and MacDONALD, Maureen. Mould prevention and collection recovery: guidelines for
heritage collections. Ottawa: Canadian Conservation Institute (CCI), 2004. (Technical bulletin, 26). 34 p.
- [French ed.] Prévention des moisissures et récupération des collections : lignes directrices
pour les collections du patrimoine. Ottawa : CCI, 2004. (Bulletin technique, 26). 37 p.
Managing a mold invasion: guidelines for disaster response. Philadelphia, PA: Conservation Center for
Art and Historic Artifacts, 1998. 6 p.
Also available at: <http://www.ccaha.org/pdf/Mold%20Bulletin-SMALL.pdf>
WOOD LEE, Mary. 1988. Prevention and treatment of mold in library collections with an emphasis on
tropical climates: a RAMP study. Paris: General Information Programme and UNISIST, UNESCO, 1988.
(PGI-88/WS/9) IV-81 p. illus. Covers nature of mould, as well as prevention, fungicides and fumigation
and treatment.
- [French ed]. Prévention et traitement des moisissures dans les collections des bibliothèques,
notamment en climat tropical : une étude RAMP. Paris : UNESCO, 1988. V-56 p. illus.
- [Spanish ed.] Prevención y tratamiento del moho en las colecciones de bibliotecas, con particular
referencia a las que padecen climas tropicales: un estudio del RAMP. Paris: UNESCO, 1988. V-57 p.
English and French eds. also available on UNESCO. Memory of the World Programme. Preserving
documentary heritage: a tutorial. Version 1, May 2004. [CD-ROM].
FURTHER READING - AUTRES SOURCES D’INFORMATION - LECTURAS ADICIONALES
1. Bibliographies and guides to websites
Bibliographies et guides sur Internet
Bibliografías y guías de sitios web
The most detailed general bibliography is:
Bibliographie générale la plus détaillée :
La bibliografía general más detallada es la de:
MURRAY, Toby. Bibliography on disasters, disaster preparedness and disaster recovery. Rev. ed. Tulsa,
OK: Oklahoma Conservation Congress, 1994.
More readily accessible is:
La plus accessible :
Más fácilmente accesible es:
KULZACK, D. and LENNERTZ, L. A decade of disaster: a selected bibliography of disaster literature.
1985-1995, Library and archival security, 1999 Vol. 15, p. 7-66.
79
The most up-to-date guide to the literature is the bibliography, p 248-267 in:
La plus à jour :
La guía más actualizada de la literatura es la bibliografía:
WELLHEISER, Johanna and SCOTT, Jude. An ounce of prevention: integrated disaster planning for
archives, libraries and record centers. 2nd ed. Lanham, MD, Scarecrow Press/Ottawa: Canadian Archives
Foundation, 2002. XVI-283 p.
AMERICAN LIBRARY ASSOCIATION (ALA). Disaster response: a selected annotated bibliography
(ALA Library Fact Sheet) compiled June 2001 is available at:
<http://www.ala.org/ala/alalibrary/libraryfactsheet/alalibraryfactsheet10.htm>
« Contains links to disaster preparedness websites whose primary role is emergency response or
conservation. »
« Comprend des liens vers les sites de prévention des catastrophes dont le but principal est
l’intervention d’urgence ou la restauration. »
“Contiene enlaces con sitios web relacionados con la preparación para desastres cuyo papel
primordial es la respuesta ante emergencias o la preservación.”
COURTOIS, M.P. and RUBIN, C.B. Crisis, disaster, and emergency management: web sites for
researchers, CRL news, 2002. Vol. 63 (n°10).
Also available at:
<http://www.ala.org/ala/acrl/acrlpubs/crlnews/backissues2002/novmonth/crisisdisaster.htm>
McGOVERN, Nancy Y. and KENNEY, Anne R. Risk management resources (May 2002).
http://irisresearch.library.cornell.edu/VRC/riskresources.html
A bibliography of printed items and websites.
Une bibliographie de documents imprimés et de sites internet.
Bibliografía de publicaciones impresas y sitios web.
2. More general guides to the preservation literature include:
Parmi les guides plus généraux sur la conservation, on trouve :
Entre las guías más generales de literatura sobre preservacíon se incluyen:
CROFT, JeanAnn. The preservation evolution: a review of preservation literature, 1999-2001. Library
resources and technical services, 2003. Vol. 47, p. 59-70.
Continues Jordan. 94 references.
Fait suite à l’ouvrage de Sophia Jordan. 94 références.
Continuación de Jordan. 94 referencias.
JORDAN, Sophia. A review of the preservation literature, 1993-1998: the coming of age, Library
resources and technical services, 2000. Vol. 44, p. 4-21.
Some 400 references. 400 références. 400 referencias
First do no harm; a register of standards, codes of practice, guidelines, recommendations and similar
works relating to preservation and conservation in libraries and archives, comp. John McIlwaine on behalf
of the IFLA Preservation and Conservation Section, March 2005.
Available at: <http: www.ifla.org/VII/s19/pubs/first-do-no-harm.pdf>
A guide to publications since 1995, and to relevant websites. Section 6, “Security”; Section 7
“Emergency management/Disaster preparedness”. To be kept up-dated by the Section.
80
Guide de références publiées depuis 1995 et de sites Internet intéressants. Section 6,
“Security”; Section 7 “Emergency management/Disaster preparedness”. Réactualisé par la
Section.
Guía de las publicaciones desde 1995 y de los sitios web más importantes. Section 6, “Security”; Section 7
“Emergency management/Disaster preparedness”. La Sección mantendrá actualizada esta guía.
SCHNARE, R.E., jr., SWARTZBURG, Susan Garretson and CUNHA, G.M. Bibliography of preservation
literature, 1983-1996. Lanham, Md.: Scarecrow Press, 2001. 840 p.
Contains over 5,300 entries, mostly annotated.
Plus de 5300 entrées, annotées pour la plupart.
Contiene más de 5.300 entradas, la mayoría de ellas comentadas.
3. Continuing sources
Références d’usage courant
Recursos continuos
GRIP (Gateway for Resources and Information on Preservation). <http://www.knaw.nl/ecpa/grip>.
Maintained by ECPA (European Commission on Preservation and Access) and the Nationaal Archief
(National Archives of the Netherlands).
« Contains selected and annotated references to literature on preservation-related topics, links to
websites, projects, organizations and discussion groups. The database can be searched by category,
keywords (descriptors) and free search. » Regularly updated. Includes sections for Disaster preparedness
and Security. Also includes the full text of Preservation of archives in tropical climates: an annotated bibliography by René Teygeler et al., Paris and The Hague, International Council on Archives, National Archives
of the Netherlands and National Archives of the Republic of Indonesia, 2001.
« Références choisies et annotées, empruntées aux ouvrages traitant de conservation, adresses de sites internet, projets, institutions et groupes de discussion. La recherche sur la base de
données peut se faire par catégorie, mot-clé (descripteur) et de façon anarchique. »
Régulièrement actualisé. Comprend des chapitres sur la prévention des catastrophes et la
sécurité. Comprend également l’intégralité du texte Preservation of archives in tropical climates: an annotated bibliography by René Teygeler et al., Paris and The Hague, International
Council on Archives, National Archives of the Netherlands and National Archives of the
Republic of Indonesia, 2001.
“Contiene referencias seleccionadas y comentadas de la literatura sobre temas, enlaces a sitios web,
proyectos, organizaciones y grupos de discusión relacionados con la preservación. Se pueden hacer
búsquedas en la base de datos por categoría, palabras claves (descriptores) y búsqueda libre”.
Actualizada regularmente. Incluye secciones de Preparación para desastres y Seguridad. También
incluye el texto completo de Preservation of archives in tropical climates: an annotated bibliography by
René Teygeler et al., Paris & The Hague, International Council on Archives, National Archives of the
Netherlands & National Archives of the Republic of Indonesia, 2001.
4. For treatment of disaster preparedness in the overall context of a preservation policy see:
Préparer la catastrophe dans le cadre d’une politique de conservation préventive :
Para obtener información sobre el tratamiento de la preparación para desastres en el contexto global
de una política de preservación, consulte:
81
HARVEY, Ross. Preservation in libraries: principles, strategies and practices for librarians. London:
Bowker Saur. 1993. 269 p. Includes chapters on environmental control, handling, user education, education of library staff, disaster preparedness, refurbishing, repair, reformatting, cooperative strategies
and “developing a library preservation programme”.
Comprend chapitres sur le contrôle de l’environnement, la manipulation des documents, la
sensibilisation de l’utilisateur, la formation du personnel, la prévention des catastrophes, le
réaménagement, la réparation, le transfert de support, les stratégies de coopération et les
moyens de « mettre en place un programme de conservation en bibliothèque. »
Incluye capítulos sobre control ambiental, manipulación, educación de usuarios, educación del
personal de la biblioteca, preparación para desastres, reparación, conversión de medios, estrategias
cooperativas y “desarrollo de un programa de preservación de la biblioteca”.
HIGGINBOTHAM, Barbra Buckner and WILD, Judith W. The preservation program blueprint. Chicago,
IL: American Library Association, 2001. (Frontiers of access to library materials, 6). XIII-151 p.
IFLA. Core Programme on Preservation and Conservation (PAC) and Council on Library and
Information Resources (CLIR). IFLA principles for the care and handling of library material, compiled and
edited by Edward P. Adcock with the assistance of Marie-Thérèse Varlamoff and Virginie Kremp. Paris,
IFLA-PAC, 1998. (International Preservation Issues, n°1). 72 p. illus.
Replaces Principles for the preservation and conservation of library materials, comp. J.M. Dureau and
D.W.G. Clements. The Hague: IFLA HQ, 1986 (Professional report, n°8).
Also available at <http://www.ifla.org/VI/4/news/pchlm.pdf>
- [French ed.] Principes de conservation. Traduction Marie-Thérèse Varlamoff et Virginie
Kremp. Paris : IFLA-PAC, 2001. 80 p. (International Preservation Issues, n°3).
Egalement disponible sur :
<http://www.ifla.org/VI/4/news/pchlm-f.pdf>
- [Italian ed.] Principi dell’IFLA per la cura e il trattamento dei materiali di biblioteca, tr. Luciano Carcereri
e Rosa Martucci. Bari, 2004. 93 p. Also available at
<http://www.ifla.org/VI/4/news/pchlm-it.pdf>
- [Japanese ed.] Available at
<http://www.ifla.org/VI/4/news/pchlm-jp.pdf>
- [Spanish ed.] IFLA Principios para el cuidado y manejo de material de bibliotecas. Tra. Proyecto
cooperativo de conservación para bibliotecas y archivos. Santiago de Chile, Centro Nacional de
Conservación y Restauración, Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos (DIBAM), 2001. 100 p. Also
available at
<http://www.ifla.org/VI/4/news/pchlm-s.pdf>
Also available in Albanian, Arabic, Croatian, Greek, Polish, Portuguese, Russian and Slovene eds. For
more information, please contact the PAC Office, Paris: E-mail : [email protected]
OGDEN, Sherelyn, ed. Preservation of library and archival materials: a manual. 3rd ed. rev. and expanded.
Andover, MA: Northeast Document Conservation Center (NEDCC), 1999. X-412 p. illus.
The collected text of 60 pamphlets on various aspects of preservation including 7 on disaster
preparedness and salvage which are also obtainable individually on the NEDCC website at
<http://www.nedcc.org/leaflets/leaf.htm>
60 brochures sur différents aspects de la conservation ont été rassemblées dans cet ouvrage.
Parmi elles, on en trouve 7 qui traitent de la prévention des catastrophes et du sauvetage, et
peuvent être téléchargées individuellement à partir du site du NEDCC.
Colección de 60 folletos sobre diversos aspectos de la preservación que incluyen 7 sobre preparación y
salvamento en caso de desastre, los cuales también se pueden obtener en forma individual en el sitio web
del NEDCC.
82
- [Spanish ed. 1] El manual de preservación de bibliotecas y archivos del Northeast Document Conservation
Center, [coordinación y revisión técnica, Centro Nacional de Conservación de Papel, Centro Regional
IFLA-PAC para América Latina y el Caribe]. Caracas, Biblioteca Nacional de Venezuela, 1998. 6 pts.
(Translation of 2nd ed. Andover, MA: 1994)
- [Spanish ed. 2] El manual de preservación de bibliotecas y archivos del Northeast Document Conservation
Center. 3rd ed. Santiago de Chile: Centro Nacional de Conservación y Restauración, Dirección de
Bibliotecas, Archivos y Museos (DIBAM), 2001. 370 p.
5. Some useful journals
Quelques revues utiles
Algunas revistas útiles
International Preservation News. Paris : International Federation of Library Associations and
Institutions (IFLA), Core Activity on Preservation and Conservation (PAC), 1987, 3 issues a year.
Library and archival security. New York: Haworth Press, 1980, 6 issues a year.
Continues / A remplacé / Continúa Library security newsletter
NPO e-journal. London, National Preservation Office, British Library, 2004,
<http://www.bl.uk.services/npo/journaltemp.html>
Continues / A remplacé / Continúa Library conservation news, 1983-1997, and NPO journal, 1998-2003.
6. Some useful websites
Quelques sites utiles
Algunos sitios wab útiles
CoOL (Conservation OnLine: Resources for Conservation Professionals)
<http//palimpsest.stanford.edu>
« A full-text library of conservation information, covering a wide spectrum of topics of interest to those
involved with the conservation of library, archives and museum materials. »
« Une véritable bibliothèque sur la conservation : un large éventail de sujets sont traités, pour
tous ceux qui s’intéressent à la conservation des documents de bibliothèques, d’archives et de
musées. »
“Biblioteca de información sobre conservación a texto completo que cubre un amplio espectro de temas
de interés para las personas involucradas en la conservación de materias de bibliotecas, archivos y
museos”.
Council on Library and Information Resources (CLIR)
<http://www.clir.org>
European Commission on Preservation and Access (ECPA)
<http://www.knaw.nl/ecpa>
Federal Emergency Management Agency (FEMA) USA.
<http://www.fema.gov>
Much useful information including a series of “Disaster fact sheets”.
Très utile. Comprend une partie « Etudes de cas ».
Contiene mucha información útil que incluye una serie de “Hojas informativas sobre desastres.”
83
Heritage Emergency National Task Force
<http://www.heritagepreservation.org/PROGRAMS/TASKFER.HTM>
International Council of Museums (ICOM). <http://icom.museum>
International Committee of the Blue Shield (ICBS)
<http://www.ifla.org/VI/4/admin/protect.htm>
International Council on Archives (ICA) <http://www.ica.org>
International Council on Monuments and Sites (ICOMOS) <http://www.international.icomos.org>
International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA). Preservation and
Conservation Core Activity (PAC) <http://www.ifla.org/VI/4/pac.htm>
Library of Congress (LC). Preservation Directorate.
<http://www.lcweb.loc.gov/preserv>
National Fire Protection Association (NFPA), USA <http://www/nfpa.org>
National Library of Australia (NLA). National Preservation Office. <http://www.nla.gov.au/npo>
National Preservation Office (NPO), UK <http://www.bl.uk/services/npo/npo.html>
Northeast Document Conservation Center (NEDCC). Disaster assistance
<http://www.nedcc.org/welcome/disaster.htm>
Southeastern Library Network (SOLINET) USA. Disaster mitigation and recovery resources
<http://www.solinet.net/preservation/preservation_templ.cfm?doc_id=71>
Special Libraries Association (SLA), USA. Disaster planning portal.
<http://www.sla.org/content/resources/inforesour/sept11/disip/index.cfm>
UNESCO. Archives Portal. Preservation and conservation. Disaster preparedness and recovery.
Available at:
<http://www.unesco.org/webworld/portal_archives/pages/Resources/Preservation_and_Conservation
/Disaster_Preparedness_and_Recovery/index.shtml>
84
PA C C O R E A C T I V I T Y
PAC International Focal Point
and Regional Centre for
WESTERN EUROPE, AFRICA and
MIDDLE EAST
BIBLIOTHÈQUE NATIONALE
DE FRANCE
Quai François-Mauriac
75706 Paris cedex 13 – France
Tel: ++ 33 (0) 1 53 79 59 70
Fax: ++ 33 (0) 1 53 79 59 80
Director: Marie-Thérèse Varlamoff
until March 15th, 2006
Director: Christiane Baryla
from March 16th, 2006
E-mail: [email protected]
Programme Officer: Corine Koch
E-mail: <[email protected]>
Secretary: Isabelle Fornoni
EASTERN EUROPE
and THE CIS
LIBRARY FOR FOREIGN LITERATURE
Nikoloyamskaya str. 1
Moscow 109189 – Russia
Tel: ++ 7 095 915 3696
Fax: ++ 7 095 915 3637
Director: Rosa Salnikova
E-mail: <[email protected]
USA and Canada
LIBRARY OF CONGRESS
101 Independence Avenue, S. E.
Washington, D.C. 20540-4500 – USA
Tel: ++ 1 202 707 7423
Fax: ++ 1 202 707 3434
Director: Dianne L. van der Reyden
LATIN AMERICA
and THE CARIBBEAN
BIBLIOTECA NACIONAL
DE VENEZUELA
Apartado postal 6525
Carmelitas, Caracas 1010 – Venezuela
Tel: + 58 212 505 90 51
Director: Orietta Palenzuela Ruiz
FUNDAÇÃO BIBLIOTECA NACIONAL DE
BRASIL
Av. Rio Branco 219/39
20040-0008 Rio de Janeiro – Brasil
Tel: ++ 55 21 2220 1976
Fax: ++ 55 21 2544 8596
Director: Celia Zaher
BIBLIOTECA NACIONAL
DE CHILE
Av. Libertador Bernardo O’Higgins
N° 651
Santiago – Chile
Tel: ++ 56 2 360 52 39
Fax: ++ 56 2 638 04 61
Director: Ximena Cruzat A.
NATIONAL LIBRARY AND INFORMATION
SYSTEM AUTHORITY (NALIS)
PO Box 547
Port of Spain – Trinidad & Tobago
Fax: ++ 868 625 6096
Director: Patricia Zephyrine
AFRICA
FRENCH-SPEAKING AFRICA
DU BÉNIN
BP 401
Porto-Novo – Bénin
Tel/Fax: + 229 0 22 25 85
Director: Francis Marie-José Zogo
SOUTHERN AFRICA
Preservation Unit
UCT Libraries
University of Cape Town
Private Bag
Rondebosch 7701 – South Africa
Tel: + 27 21 480 7131
Fax: + 27 21 480 7167
Director: Johann Maree
ASIA
NATIONAL DIET LIBRARY
Acquisitions Department
10-1, Nagatacho 1-chome
Chiyoda-ku, Tokyo, 100-8924 – Japan
Tel: ++ 81 3 3581 2331
Fax: ++ 81 3 3592 0783
Director: Masaki Nasu
CHINA
NATIONAL LIBRARY OF CHINA
33 Zhongguancun Nandajie
Beijing 100081 – China
Fax: ++ 86 10 6841 9271
Director: Chen Li
OCEANIA and SOUTH EAST ASIA
NATIONAL LIBRARY
OF AUSTRALIA
Preservation Services Branch
Canberra Act 2600 – Australia
Tel: ++ 61 2 6262 1662
Fax: ++ 61 2 6273 4535
Director: Colin Webb
PA C C O R E A C T I V I T Y
USA
and CANADA
WESTERN EUROPE,
AFRICA and MIDDLE EAST
EASTERN
EUROPE and THE CIS
LIBRARY OF CONGRESS
Washington – USA
PAC INTERNATIONAL FOCAL POINT
BIBLIOTHÈQUE NATIONALE DE FRANCE
Paris – FRANCE
LIBRARY FOR FOREIGN LITERATURE
Moscow – RUSSIA
LATIN AMERICA
and THE CARIBBEAN
NATIONAL LIBRARY
AND INFORMATION
SYSTEM AUTHORITY (NALIS)
Port of Spain – TRINIDAD & TOBAGO
BIBLIOTECA NACIONAL
DE VENEZUELA
Caracas – VENEZUELA
BIBLIOTECA NACIONAL
DE CHILE
Santiago – CHILE
AFRICA
ASIA
FRENCH-SPEAKING AFRICA
DU BÉNIN
Porto Novo – BÉNIN
NATIONAL DIET LIBRARY
Tokyo – JAPAN
SOUTHERN AFRICA
UCT Libraries
Cape Town – SOUTH AFRICA
NATIONAL LIBRARY OF CHINA
Beijing – CHINA
OCEANIA
and SOUTH EAST ASIA
NATIONAL LIBRARY
OF AUSTRALIA
Canberra – AUSTRALIA
AXPRO 01 44 74 53 00
FUNDAÇÃO BIBLIOTECA
NACIONAL DE BRASIL
Rio de Janeiro – BRASIL

IFLA Core Activity on Preservation and Conservation

Transcription

Documents pareils

EXERCICES D`APPLICATION A. Formez des diminutifs

Argentine: plan de lutte national pour cooperatives

Sumario de Diciembre 2015

Revista Trace.

Descargar texto completo

Business developer

Le gouvernement espagnol et la communauté gitane

OFERTA DE PASANTIA Embajada de Francia en Colombia

A los intelectuales de México - Dirección General de Bibliotecas

descripción de las pruebas