Export des thèses de STAR vers TEL

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Version : 20-01-2016
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Table des matières
1. Présentation ..........................................................................................................................1
1.1. TEL ..........................................................................................................................1
1.2. PASTEL ....................................................................................................................1
1.3. Principe de fonctionnement .........................................................................................1
2. Obligations à respecter ..........................................................................................................3
2.1. Contenu de la thèse ....................................................................................................3
2.2. Taille des fichiers .......................................................................................................3
2.3. Verrouillage des fichiers .............................................................................................3
2.4. Nommage des fichiers ................................................................................................3
2.5. Métadonnées ..............................................................................................................3
2.6. Code laboratoire de rattachement ................................................................................4
2.7. Domaine TEL ............................................................................................................5
2.8. Etablissement de rattachement et sujet PASTEL ...........................................................5
3. Comment choisir la plateforme de diffusion TEL/PASTEL ? ...................................................6
3.1. Paramétrage par défaut depuis la fiche établissement de Star .........................................6
3.2. Paramétrage au cas par cas dans les fiches de thèses concernées ....................................7
4. Star et le versionnement de TEL ............................................................................................8
4.1. La thèse n’existait pas dans TEL .................................................................................8
4.2. La thèse existait déjà dans TEL ...................................................................................9
5. TEL et le cycle mise à jour de Star .......................................................................................11
5.1. La thèse a-t-elle déjà été déposée par Star ? ................................................................11
5.2. La thèse n’a jamais été déposée par Star ? ..................................................................11
6. Que faire quand une thèse est refusée par TEL ? ...................................................................13
6.1. Appréhender les principaux refus de dépôt sur TEL ....................................................14
7. Retrait d’une thèse de TEL ..................................................................................................15
7.1. Comment procéder ? ................................................................................................15
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Chapitre 1. Présentation
TEL et PASTEL sont un sous ensemble de l'archive ouverte pluridisciplinaire HAL, conçue par le CCSD
(Centre pour la Communication Scientifique Directe) et destinée au dépôt et à la diffusion d'articles
scientifiques de niveau recherche, publiés ou non, et de thèses.
1.1. TEL
TEL (Thèses En Ligne) a pour objectif de promouvoir l'auto-archivage en ligne des thèses de doctorat et
habilitations à diriger des recherches. TEL est accessible via le lien http://tel.archives-ouvertes.fr
[http://tel.archives-ouvertes.fr/].
Tout établissement en production dans l’application Star peut choisir TEL comme plateforme de diffusion
de ses thèses, en complément d’une ou plusieurs autres plateformes de diffusion ou bien de manière
exclusive.
1.2. PASTEL
PASTEL est une collection spécifique réunissant les thèses des écoles ParisTech depuis 2002. Elle est
devenue une sous-collection de TEL à partir de 2010 et est disponible via le lien
http://pastel.archives-ouvertes.fr [http://pastel.archives-ouvertes.fr/].
Les établissements du réseau ParisTech en production dans l’application Star peuvent choisir la collection
PASTEL à la seule condition qu’il choisisse la plateforme de diffusion TEL et renseignent, depuis une
liste déroulante, le nom de l’établissement de rattachement ainsi que le sujet PASTEL de la thèse.
1.3. Principe de fonctionnement
Lors de la validation finale du cycle dépôt national, l’application Star envoie toutes les métadonnées ainsi
que l’ensemble des fichiers de la thèse à TEL et/ou PASTEL. Les services du CCSD vérifient ensuite
systématiquement et manuellement chacun des envois effectués par Star avant de valider le dépôt. En
retour, TEL renvoie à Star une adresse URL de diffusion : cette adresse est alors intégrée dans Star, puis
dans le signalement de la notice dans le Sudoc et dans le réservoir OAI-PMH de Star.
Une fois cette étape effectuée, les thèses issues de Star sont identifiées dans la collection STAR et par le
contributeur STAR ABES.
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L’ URL d'accès sur TEL comprend un numéro séquentiel attribué automatiquement. Il est construit sous
la forme suivante : http://tel.archives-ouvertes.fr/tel-nnnnnnnn
Cet URL sera accessible :
• dans la référence de la thèse dans le catalogue Sudoc (et vos SIGB) accessible au public ;
• dans les métadonnées envoyées au réservoir OAI.
Toutes les thèses envoyées par Star à TEL/PASTEL sont vérifiées manuellement par les équipes du
CCSD. Le délai de traitement n’est donc pas instantané. Il peut donc prendre quelques heures à plusieurs
jours.
Important : La génération d’une notice décrivant la thèse (et son exemplaire) dans le catalogue Sudoc ne
sera effectuée que si le dépôt sur TEL/PASTEL s’est bien déroulé.
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Chapitre 2. Obligations à respecter
Le CCSD impose pour TEL et PASTEL des conditions de dépôts qui leurs sont spécifiques, et qui ne sont
pas forcément en accord avec celles dictées par Star. Choisir la plateforme de diffusion TEL ou la
collection PASTEL oblige donc l’établissement à respecter ces conditions sous peine de recevoir des
messages d’erreurs ou de voir refuser ses dépôts.
2.1. Contenu de la thèse
Toute thèse doit contenir une page de garde dans laquelle se trouve au minimum obligatoirement :
• le nom et le prénom de l’auteur,
• la date de soutenance,
• le titre de la thèse,
• la composition de jury dont le(s) directeur(s) de la thèse,
• l’établissement de soutenance.
2.2. Taille des fichiers
Une limitation est imposée lorsque vous choisissez de déposer sur la plateforme TEL et/ou la collection
PASTEL: la taille de chaque fichier ne doit pas dépasser 100Mo. Tout fichier dont la taille est supérieure
sera refusé et reviendra en erreur sur le tableau de bord de Star.
2.3. Verrouillage des fichiers
Tout fichier PDF protégé (par mot de passe ou contre les modifications par exemple) sera
systématiquement refusé. Seuls les fichiers non verrouillés sont acceptés.
2.4. Nommage des fichiers
Le nom de chaque fichier ne doit obligatoirement contenir que des caractères alphanumériques et ne pas
contenir de caractères blancs (pas d’espace). Le souligné « _ », le point « . » sont les seuls caractères
spéciaux autorisés.
Si la thèse contient des annexes, il faut faire apparaitre le mot « annexe » dans tout ce qui n’est pas le
fichier principal.
Exemples
:
«
nom_du_fichier_1_annexe.pdf,
nom_du_fichier_3_annexe.txt, etc. ».
2.5. Métadonnées
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nom_du_fichier_2_annexe.wav,
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Dans Star, il n’est pas forcément nécessaire de renseigner les titres, résumés ou mots clés dans deux
langues pour que les métadonnées soient validées dans Star. Si vous choisissez plateforme TEL et/ou la
collection PASTEL, vous devez obligatoirement renseigner les titres, les résumés et mots clés dans au
moins deux langues (par exemple en français et en anglais).
2.6. Code laboratoire de rattachement
Sur chaque fiche de thèse vous devez impérativement ajouter le(s) code(s) laboratoire(s) d'appartenance
de l’université de soutenance.
La liste des codes est disponible sur le site de HAL à l’adresse
https://aurehal.archives-ouvertes.fr/structure/browse?critere=&category=laboratory
suivante
Star interroge directement cette liste, ce qui permet l’utilisation de l’autocomplétion et le rappatriement
automatique des données dans les formulaires de l’application. Il n’est donc pas nécessaire de connaître la
liste des codes laboratoires, puisqu’il suffit de taper les premières lettres du laboratoire de rattachement
pour pouvoir le sélectionner dans une liste déroulante.
Cependant, si votre laboratoire n’apparaît pas dans HAL, ou si vous remarquez une erreur ou omission,
prière de le signaler à : [email protected] [mailto:[email protected]] ou sur le site support :
http://support.ccsd.cnrs.fr/
Pour établir cette demande de création de code laboratoire, vous devez fournir les informations exactes et
complètes suivantes :
• Nom de votre établissement ;
• Nom abrégé (sigle) ;
• Code CNRS si c’est le cas (UPR, UMR, etc.) ;
• Ensemble des tutelles (université, grande école, etc.) ;
• Adresse ;
• Pays.
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L’ajout d’un laboratoire dans l’onglet « Incarnation de la thèse, droits et dépôts de fichiers » entraine
automatiquement l’ajout de ce même laboratoire en tant que partenaire de recherche « Personnes et
organismes liés ». Il convient donc de penser à rajouter le lien à l’autorité IdRef-Sudoc dans cet onglet
avec le rôle BIBL.
2.7. Domaine TEL
Il est nécessaire de sélectionner un code de domaine TEL lors de la diffusion sur cette plateforme. Le
choix n’est possible que dans une liste fermée fournie par le CCSD.
2.8. Etablissement de rattachement et sujet
PASTEL
Dans le cas où vous choisissez la collection PASTEL, vous devez obligatoirement renseigner dans une
liste fermée le nom de l’établissement ainsi que le sujet PASTEL de la thèse.
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Chapitre 3. Comment choisir la
plateforme de diffusion TEL/PASTEL ?
Si vous souhaitez utiliser le serveur TEL, vous devez en effectuer le paramétrage dans Star :
• par défaut pour toutes les thèses de l’établissement : il faut alors introduire ce paramètre dans la fiche
établissement ;
• pour une thèse en particulier : il faut alors introduire ce paramètre dans la fiche de thèse concernée.
Pour pouvoir sélectionner la collection PASTEL, vous devez obligatoirement choisir la plateforme de
diffusion TEL. Il est impossible de choisir la collection PASTEL si vous refusez la diffusion sur TEL.
3.1. Paramétrage par défaut depuis la fiche
établissement de Star
Le paramétrage par défaut appliquera systématiquement la diffusion sur TEL pour toutes les thèses
validées de votre établissement (en fonction des droits de diffusion indiqués).
Voici la procédure à suivre :
Etape 1 : se connecter à l’application avec le rôle CORS
Etape 2 : cliquer sur ETABLISSEMENT :
Etape 3 : cliquer sur l’onglet « Paramétrage des imports et des exports »
Etape 4 : Cocher « Oui » à la question « Par Défaut, le CCSD diffuse-t-il vos thèses sur internet ? » et
renseigner le ou les codes laboratoires.
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Etape 5 : Valider ce paramétrage en cliquant sur le bouton ENREGISTRER.
3.2. Paramétrage au cas par cas dans les
fiches de thèses concernées
Quel que soit le paramétrage par défaut présent dans la fiche établissement de Star, le rôle FICH peut au
cas par cas forcer la diffusion sur TEL ou au contraire la refuser pour chaque thèse.
Voici la procédure à suivre :
Etape 1 : se connecter avec le rôle FICH, STAR ou NOVAL
Etape 2 : ouvrir l’onglet « Incarnation de la thèse, droits et dépôts des fichiers »
Etape 3 : dans la partie « Diffusion de la thèse », indiquer le choix à appliquer à la thèse concernée (doit /
ne doit pas être diffusée via TEL) :
Dans le cas où vous choisissez la diffusion sur TEL, vous devez obligatoirement renseigner le ou les
codes laboratoires.
Etape 4 : Valider ce paramétrage en cliquant sur le bouton ENREGISTRER.
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Chapitre 4. Star et le versionnement de
TEL
La plateforme du CCSD incite les docteurs et les établissements à déposer leurs thèses manuellement, audelà du dépôt national effectué par l’application Star. Il est donc possible qu’une thèse déposée par Star
existait déjà dans TEL. Pour éviter la création de doublon, le CCSD propose un système de
versionnement, qui vient fusionner deux dépôts derrière une seule et unique fiche dans TEL.
Qu’elle soit identifiée dans TEL « version 1 » (parce qu’elle a été envoyée par Star en premier) ou
« version 2 » (parce qu’elle a été envoyée par Star en second), l’édition que Star exporte vers TEL
correspondra toujours à la version de soutenance et sera certifiée par la mention « Version validée par le
jury (STAR) ».
4.1. La thèse n’existait pas dans TEL
Si la thèse n'a jamais été déposée, la version envoyée par Star sera la version 1 (v1).
Fiche détaillée de la thèse version 1:
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4.2. La thèse existait déjà dans TEL
Si la thèse a déjà été déposée par le docteur ou par l'établissement de soutenance, la version envoyée par
Star sera estampillée en version 2 (ou v3, v4…).
Fiche détaillée de la thèse version 2 :
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Chapitre 5. TEL et le cycle mise à jour
de Star
Si des mises à jour ou des corrections doivent être apportées, elles doivent toujours être apportées dans
Star (et non dans TEL, sinon elles seront écrasés lors de chaque mise à jour faite dans Star).
Les rôles SCOL, BIBL, FICH, META, NOVAL ou STAR, selon la configuration choisie par
l’établissement, sont tous habilités à effectuer des mises à jour dans Star et donc aussi dans TEL.
5.1. La thèse a-t-elle déjà été déposée par
Star ?
Après la validation de leur saisie, les métadonnées sont mises à jour automatiquement dans TEL.
Par contre, les fichiers constituant la thèse ne seront pas renvoyés vers TEL. TEL n’accepte qu’un seul et
unique dépôt de fichier, qui ne peut ensuite être modifié même en changeant de scénario de diffusion dans
Star. Star ne peut déposer qu’une seule et unique édition dans TEL, car il n’existe normalement qu’une
seule et unique thèse dans sa version de soutenance.
Dans le cadre du cycle « Mise à jour », s’il y a déjà eu un export du document vers TEL, cette mise à jour
ne concernera donc que les métadonnées.
La mise à jour des fichiers n’étant pas possible, il est obligatoire de solliciter le guichet d’assistance
[https://stp.abes.fr/node/3?origine=Star] pour effectuer le retrait d’une thèse de TEL. Merci de consulter
le chapitre « Retrait d’une thèse de TEL » pour connaître la procédure.
5.2. La thèse n’a jamais été déposée par Star ?
Si aucun document n’a été exporté vers TEL lors du cycle « Dépôt national », il est possible d’utiliser le
cycle « Mise à jour » pour exporter vers TEL une première édition de diffusion.
Dans ce cas, le rôle FICH, NOVAL ou STAR ajoutera le paramétrage d’export vers TEL dans la fiche de
thèse concernée uniquement : dans l’onglet « Incarnation de la thèse, droits et dépôt des fichiers » il
signalera que, pour cette thèse, une version de diffusion sur TEL est autorisée.
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Une fois la fiche de thèse validée, cela déclenchera automatiquement la procédure d’export vers TEL.
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Chapitre 6. Que faire quand une thèse
est refusée par TEL ?
Via Star, il est possible de contrôler que le dépôt sur la plateforme TEL s’est correctement effectué.
Un bloc « Fiches de thèses en erreur » apparaît sur le tableau de bord des rôles FICH, NOVAL, STAR et
CORS.
Dans ce bloc, les thèses dont l’export de la version de diffusion s’est mal passé seront signalées sous
l’intitulé « refusées par le CCSD »
Il suffit d’afficher la fiche de thèse, en mode « visualisation », et de déployer le bloc « Diffusion sur
Internet ».
Si l’indicateur de traitement TEL est « en attente » : TEL a bien reçu le fichier qui est en attente de
vérification manuelle par leurs équipes, ce qui peut prendre quelques heures à plusieurs jours. Le statut
passera à « OK » ou « KO » lorsque les équipes de TEL auront traité le dépôt.
Si l’indicateur de traitement TEL est « OK » : tout s’est bien passé, la date du dépôt est signalée, ainsi que
le numéro de version (1= c’est un dépôt initial ; 2 = cette thèse a déjà été déposée avant Star).
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Si l’indicateur de traitement TEL est « KO » : TEL a refusé le (les) fichier(s), et la raison du refus est
indiquée. Dans ce cas, les autres traitements des exports (ORI-OAI, Sudoc) n’ont pas lieu tant que la
correction n’a pas été faite.
6.1. Appréhender les principaux refus de dépôt
sur TEL
Lorsqu’une thèse revient en erreur TEL, vérifiez tout d’abord les consignes qui apparaissent dans le bloc
« Diffusion sur Internet ».
Elles apparaissent en clair, par exemple :
• Vous devez renseigner le titre dans au moins 2 langues différentes
• Vous devez renseigner les mots clés dans au moins 2 langues différentes
• Code labo non renseigné
• Code labo invalide
• Merci de faire apparaitre dans le nom du fichier annexe, la mention annexe
• Merci de rajouter sur la page de garde, la date de soutenance
• Merci de renseigner les résumés
La plupart des messages d’erreur courants ainsi que leurs résolutions sont disponibles dans le J.e-cours
Après la validation finale [http://moodle.abes.fr/course/view.php?id=68].
En cas de difficulté, il est
[https://stp.abes.fr/node/3?origine=Star].
recommandé
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de
solliciter
le
guichet
d’assistance
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Chapitre 7. Retrait d’une thèse de TEL
Le retrait dans TEL est contraire au principe même des archives ouvertes. Tout dépôt effectué dans TEL
ne peut absolument pas être retiré. Cependant, dans le cadre du dispositif national Star exclusivement, la
suppression ou la mise à jour sont possibles selon deux uniques conditions.
• Il y a eu une erreur manifeste au moment du dépôt initial. Si vous vous êtes trompé dans les fichiers
dépôsés (par exemple, vous avez envoyé une version complète alors que cela devait être d’une version
partielle).
• Le docteur a changé d’avis ou demande le prolongement de l’embargo. Dans le cadre du dépôt national
Star, le docteur est dans son droit de réclamer la suppression de la version de soutenance de TEL ou de
prolonger la durée de l’embargo de sa thèse.
Le retrait de TEL est une procédure qui doit rester exceptionnelle et ne doit pas être prise à la légère.
Toute autre raison invoquée pour le retrait en dehors de ces deux exceptions seront refusées.
7.1. Comment procéder ?
La demande de retrait doit obligatoirement faire l’objet d’une demande déposée sur le guichet
d’assistance [https://stp.abes.fr/node/3?origine=Star]. Vous devrez fournir au minimun le NNT de la thèse
concernée, les nom et prénom du docteur et le titre. Les équipes thèses de l’ABES vous détailleront alors
la procédure à suivre pour effectuer le retrait.
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