Faire face à une absence irrégulière prolongée

Sanctionner la faute d’un salarié
Fiche n° 01/1-220
Faire face à une absence irrégulière prolongée
Un salarié est absent de son poste de travail depuis plusieurs jours et vous n’avez
aucune nouvelle de sa part. Vous ou certains de ses collègues avez même tenté de le
contacter, mais sans succès. Cette absence désorganise très fortement votre activité
dans la mesure où le salarié vous laisse dans l’ignorance de ses intentions. Il se peut
même qu’il ne reprenne jamais le travail. Cette situation ne peut pas durer et doit être
clarifiée. Vous devez agir. Mais que faire ? Quels sont les bons réflexes et les erreurs à
éviter ?
• Etape 1 – Faire une bonne analyse
de la situation
Il est indispensable de valider le caractère irrégulier
de l’absence du salarié.
Pour cela :
- vérifiez que vous n’avez reçu aucun arrêt de
travail ou que des congés payés n’ont pas été
accordés au salarié ;
- assurez-vous qu’aucune demande de congés ou
d’autorisation d’absence ne vous soit parvenue ou
n’ait déjà été accordée par son supérieur hiérarchique direct ;
- contrôlez que vous n’avez pas oublié de répondre
à une demande de congés de sa part. Dans
certains cas, l’employeur ne peut s’opposer à la
prise d’un congé (congé parental d’éducation,
congé maternité, congé de paternité, etc.) ou
l’absence de réponse équivaut à une acceptation
(congé pour création d’entreprise, congé individuel de formation, etc.). Ceci pourrait expliquer
l’absence et la justifier, prenez donc le temps de
vérifier ce point.
Vous pouvez également questionner les responsables du salarié absent ou ses collègues. Ils peuvent
avoir des informations sur l’origine de l’absence :
problèmes personnels, altercation avec un collègue, difficultés du salarié à assumer ses fonctions,
problème relationnel avec un responsable, etc.
Toutefois, ces données sont à prendre avec précaution et devront être vérifiées avec l’intéressé si,
bien sûr, vous en avez l’occasion.
• Etape 2 – Adresser une lettre de mise
en demeure
Si les éléments en votre possession confirment
l’irrégularité de l’absence du salarié, adressez-lui
une lettre de mise en demeure.
Dans cette lettre, vous sommerez le salarié de
reprendre son poste ou de vous faire parvenir
immédiatement les éléments justifiant de la régularité de son absence (arrêt de travail par exemple).
Nous vous conseillons d’attendre au minimum
3 jours à compter du début de l’absence avant
d’envoyer la mise en demeure. En effet, le salarié
dispose généralement de 48 heures pour justifier
d’un arrêt de travail. A l’inverse, n’attendez pas plus
d’une semaine. En effet, si vous ne réagissez pas
rapidement, vous pourrez laisser croire que vous
avez toléré cette situation. Il vous sera alors difficile
de sanctionner le salarié par la suite.
GÉRER LES DÉPARTS DES SALARIÉS - OCTOBRE 2007 - 01/1-220 - PAGE 1
Vous adresserez la lettre de mise en demeure en
recommandé avec accusé de réception afin, en cas
de besoin, d’avoir la preuve de votre démarche.
Attention, la mise en demeure n’étant pas une
sanction, n’employez pas le terme « avertissement », au risque de vous interdire toute suite
disciplinaire dans la mesure où les faits pourraient
être considérés comme déjà sanctionnés.
Si le salarié justifie de la régularité de son
absence à la suite de votre mise en demeure, vous
ne pourrez plus le sanctionner. En revanche, vous
pourrez toujours lui reprocher de ne pas vous avoir
prévenu immédiatement de son absence et/ou de
ne pas l’avoir justifiée dans les plus brefs délais.
Ces manquements peuvent donner lieu à une sanction telle qu’un avertissement ou une mise à pied.
Les conventions collectives fixent souvent le délai
dans lequel un salarié doit transmettre un arrêt de
travail à son employeur (en général 48 heures). Les
règles peuvent également résulter d’une disposition
du règlement intérieur ou d’une clause du contrat
de travail. Si tel est le cas, vous ne manquerez pas
de le rappeler dans la lettre de sanction.
Si le salarié réintègre la société et confirme le
caractère irrégulier de son absence ou s’il ne
réagit pas à votre mise en demeure après une
semaine, il vous appartient d’engager une procédure disciplinaire, voire de licenciement.
• Etape 3 – Sanctionner l’absence
irrégulière prolongée
Une absence irrégulière prolongée constitue une
violation grave du contrat de travail, même si le
salarié reprend finalement son poste. En effet,
travailler est la première des obligations d’un salarié envers son employeur.
Si un employeur n’est jamais contraint de sanctionner un comportement fautif, laisser une absence
irrégulière prolongée impunie pourrait minimiser la
gravité de la faute aux yeux des salariés ou, pire
encore, être interprété comme une tolérance de la
direction.
Dans tous les cas, une sanction proportionnée à la
gravité de la faute commise constituera la réponse
la plus appropriée.
Prononcer une sanction autre qu’un
licenciement
Vous pouvez choisir de prononcer un simple avertissement ou une mise à pied disciplinaire, notamment lorsque le salarié aura finalement réintégré
l’entreprise et que certaines circonstances sont de
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nature à atténuer la gravité de sa faute : âge,
ancienneté, absence d’antécédents disciplinaires,
etc.
Dans ce cas, respectez la procédure disciplinaire :
convocation à un entretien préalable, délai minimum de 3 jours ouvrés entre la remise de la
convocation et le jour de l’entretien préalable, délai
de réflexion d’1 jour ouvrable puis notification de la
sanction.
Dans le cas d’un simple avertissement, l’entretien
préalable n’est pas obligatoire avant de notifier la
sanction.
Prononcer un licenciement
Vous pouvez aussi envisager de licencier le salarié
et même invoquer la faute grave.
Ce sera souvent le cas lorsque l’absence se prolonge et que, malgré votre mise en demeure, le
salarié ne se manifeste pas.
Pour prendre votre décision, et si vous entendez
prononcer un licenciement pour faute grave, vous
devrez impérativement tenir compte du dossier
disciplinaire du salarié (s’il en a un), de son âge et
de son ancienneté. En effet, pour le juge, l’absence
de sanctions antérieures, un âge avancé (50 ans et
plus) ou une ancienneté importante (à partir de
10 ans) sont de nature à atténuer la gravité de la
faute commise.
Enfin, vous suivrez la procédure requise par les
textes. En cas de licenciement pour faute, vous
enverrez la lettre de licenciement en recommandé
avec accusé de réception dès l’expiration du délai
minimum de réflexion de 2 jours ouvrables après la
date de l’entretien et pas plus d’un mois après.
Faire face à une absence irrégulière prolongée
Ils n’ont aucun rôle particulier à jouer en cas
d’absence irrégulière prolongée. Ne sollicitez pas
leur avis sur les suites à donner. Toutefois, le
salarié peut choisir d’être assisté par un représentant du personnel au cours de l’entretien préalable
à la sanction ou au licenciement.
Toute sanction ou tout licenciement motivé par une
absence du salarié couverte par un arrêt de travail
est discriminatoire. La mesure est donc susceptible
d’annulation par le juge.
En cas de licenciement, le salarié peut obtenir sa
réintégration dans l’entreprise ou des dommages et
intérêts pouvant être importants (au moins 6 mois
de salaire).
Assurez-vous donc toujours que vous ne disposez
pas d’un arrêt de travail (initial ou de prolongation)
pour la période considérée.
Notre conseil
Vous pouvez obtenir la confirmation que le
salarié absent ne bénéficie pas d’un arrêt de
travail en contactant les services de la caisse
primaire d’assurance maladie (CPAM) du domicile du salarié. Ils vous fourniront généralement
volontiers cette information, qui confortera votre
analyse de la situation. Cette vérification vous
permettra en outre de pallier une éventuelle
omission du salarié ou un dysfonctionnement
des services postaux.
j
? ATTENTION
Si vous avez embauché votre salarié en contrat de
travail à durée déterminée, seule une faute grave vous
permettra de rompre le contrat avant son terme.
E
z
• Ne considérez jamais le salarié
irrégulièrement absent comme
démissionnaire
Une absence irrégulière prolongée, quelle que soit
sa durée, ne constitue jamais une démission du
salarié. Si vous voulez mettre fin au contrat de
travail, vous n’avez pas d’autre choix que d’engager une procédure de licenciement.
• Ne motivez pas votre sanction
par un abandon de poste
Dans une telle situation, c’est surtout une absence
irrégulière prolongée que vous sanctionnez, motif
que vous devez impérativement invoquer à l’appui
de la sanction ou du licenciement. En effet, l’abandon de poste se définit comme le fait, pour un
salarié, de quitter son poste pendant son horaire de
travail sans l’autorisation de la direction. Par conséquent, en ne retenant qu’un abandon de poste,
vous vous privez de l’élément fautif essentiel et
fragilisez ainsi votre sanction, surtout s’il s’agit d’un
licenciement pour faute grave.
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• Puis-je licencier pour faute grave
un salarié âgé de 55 ans avec
une ancienneté importante dont
l’absence a duré 10 jours ?
Comme toujours en matière disciplinaire, la situation doit être appréciée en fonction des éléments du
dossier.
Toutefois, retenir la faute grave dans un tel cas
présente un risque évident en raison de l’âge et de
l’ancienneté du salarié, qui sont de nature à atténuer la gravité de l’absence.
Le licenciement pourrait même être considéré
comme injustifié par les juges si le salarié avait eu
un comportement irréprochable jusqu’à présent.
Dans ce cas, orientez-vous plutôt vers une mise à
pied disciplinaire ou un avertissement.
• L’absence du salarié lors de l’entretien
préalable interdit-elle la poursuite
de la procédure disciplinaire ?
Non. Le salarié peut décider de ne pas se présenter
à l’entretien préalable, le défaut d’entretien n’entravant pas la poursuite de la procédure. Au terme du
délai de réflexion, qui court à compter de la date
fixée pour l’entretien, vous pouvez prononcer la
sanction.
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Faire face à une absence irrégulière prolongée
Fiche n° 01/1-220
01/1-220
02/1-040 – Convocation à un entretien préalable à
la notification d’une sanction
02/2-130 – Convocation à un entretien préalable au
licenciement pour faute sans mise à pied conservatoire
02/2-150 – Notification de licenciement pour faute
grave
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01/2-110 – Faute grave : licencier un salarié sans préavis
01/2-170 – La lettre de licenciement pour motif personnel
01/1-210 – Faire face à une absence injustifiée de courte durée
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