TERMES DE REFERENCE POUR LE RECRUTEMENT D`UN

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TERMES DE REFERENCE POUR LE RECRUTEMENT D’UN
ASSISTANT EN PASSATION DE MARCHES JUNIOR DU PROJET
D’APPUI A LA GOUVERNANCE INSTITUTIONNELLE (PAGI)
I.
Contexte de la mission et du projet
La République de Madagascar a bénéficié d’un appui institutionnel financé par un don FAD
(0,180 millions d’Unités de Compte) et un prêt FAD (4,320 millions d’Unités de Compte)
pour mettre en œuvre le Projet d’Appui à la Gouvernance Institutionnelle (PAGI). Le PAGI
bénéficie aussi d’une contrepartie nationale d’un montant de 0,318 millions d’Unités de
Compte. Il s’agit d’un appui institutionnel destiné à aider à la restauration des capacités de
mobilisation des ressources publiques et de contrôle, de bonne gouvernance dans le secteur
extractif, et de la préparation du réengagement des Partenaires Techniques et Financiers (PTF)
après la crise politique et institutionnelle. La mise en œuvre du PAGI est prévue sur trente-six
(36) mois.
Le but global du projet est de contribuer à restaurer les capacités institutionnelles pour une
meilleure mobilisation des ressources publiques, un renforcement de la gouvernance
financière, et une transparence dans le secteur extractif. Le PAGI est structuré en deux
composantes opérationnelles, à savoir : (i) l’amélioration de la mobilisation des ressources
publiques et des systèmes de contrôles, à travers une amélioration du cadre de mobilisation
des recettes fiscales et parafiscales et des recettes douanières, de la comptabilité publique et
de la vérification des comptes, et du contrôle interne et externe a posteriori ; (ii) le
renforcement de la lutte contre la corruption et l’amélioration de la transparence dans le
secteur extractif, à travers un appui à la lutte contre la corruption et l’amélioration de la
transparence dans le secteur extractif. Une troisième composante portant sur la gestion du
projet, les études et la gestion du savoir est également prévue.
Le PAGI est sous la tutelle de la Primature et rattaché au Programme de Réformes pour
l’Efficacité de l’Administration (PREA) lequel assure la coordination de tous les projets qui y
sont rattachés. Le Bureau de gestion du projet assure la mise en œuvre du PAGI.
Les présents termes de référence sont établis pour le recrutement d’un Assistant en passation
de marchés du PAGI.
Business Center – « Bâtiment Development Learning Center, Rue Andriamifidy, Anosy » - ANTANANARIVO
II.
Mission et tâches de l’Assistant en passation de marchés junior du PAGI
Sous le contrôle et la supervision du Directeur du PAGI et du Responsable en passation de
marchés du projet, il/elle est chargé(é) de l’Assistance de la passation de tous les marchés du
projet.
L’Assistant en passation de marchés junior aura pour principale mission de participer à la
programmation, à la coordination, à l’administration de la passation et à la gestion des
marchés du projet.
Dans l’accomplissement de ses missions, afin d’assister le Responsable en passation de
marché, l’Assistant en passation de marchés junior assure :
1- En que qui concerne l’administration :
a. Assurer la réception de tous les courriers « Arrivée » à la passation de marchés
et les présenter au Responsable de la passation en marchés ;
b. Assurer la vérification et la duplication des dossiers ;
c. Etablir les bordereaux d’envoi ;
d. Assurer la tenue des dossiers des fournisseurs et le classement des dossiers de
la passation de marchés ;
e. Gérer les fournitures de bureau destinées à la passation de marchés, en tenir
une fiche de suivi/évaluation permanente et en assurer leur
approvisionnement ;
f. Participer à la vérification des matériels et fournitures au moment de leur
réception en tant que représentant de la passation de marchés à la Commission
de Réception ad hoc ;
2- En ce qui concerne la programmation des activités de passation de marchés :
a. Appuyer le Responsable en passation des marchés (RPM) au respect des
procédures et modes d’acquisition indiqués dans l’Accord de prêt ou de don
avec la BAD ;
b. Assurer la publication des avis généraux de passation des marchés, avis de
présélection, de manifestation d’intérêts et appels d’offres ;
c. Tenir à jour les répertoires des fournisseurs, prestataires, fiche de suivi des
marchés, Préparation des dossiers de consultations… ;
d. Elaborer et tenir à jour la liste détaillée et chiffre des acquisitions de biens et de
services de consultants prévues pour toutes les composantes dans le cadre du
projet, et à la finalisation, en collaboration de ces dernières, des
caractéristiques et spécifications techniques de biens prévus et des termes de
référence des services à financer ;
e. Mettre à jour la liste des AMI lancés, la liste des fournisseurs et des
prestataires, des catalogues des prix ;
f. Ouvrir et tenir à jour un bordereau des prix unitaires les plus usuels ;
3- En ce qui concerne la préparation des dossiers d’appel d’offres/demandes de
proposition
a. Elaborer, sous le contrôle du RPM du projet, les demandes de proposition et
les dossiers d’appel d’offres relatifs aux acquisitions des services de
consultance et biens ainsi que les lettres d’invitation y afférentes et assurer leur
envoi ;
4- En ce qui concerne la passation de marchés
a. Lancer des dossiers d'appel d'offres et/ou demandes de propositions ;
b. Préparer les séances d'ouverture, d'évaluation et d'attribution du marché des
offres et des propositions ;
c. Représenter le projet, essentiellement le RPM, dans les différentes
commissions relatives à la passation des marchés et assurer le Secrétariat ;
d. Saisir, sous le contrôle du RPM, les rapports d’évaluation des offres et les
différents Procès-verbaux relatifs aux passations des marchés ;
e. Veiller à l'établissement des rapports d'évaluation des offres et des
propositions ;
f. Préparer les marchés et veiller à ce qu'ils soient approuvés, signés, visés et
notifiés conformément aux règles et procédures et dans les meilleurs délais ;
5- En ce qui concerne le contrôle de l’exécution des marchés :
a. Assurer le suivi des activités des prestataires de services, des fournisseurs des
biens et travaux et en rendre compte au RPM du projet ;
b. Veiller à ce que toutes les procédures et circuit de validation des prestations
fournies soient respectés ;
c. Participer et/ou représenter le projet à la réception et au contrôle de la qualité
des acquisitions ;
d. Suivre le paiement des factures par le comptable et la liquidation des factures
fournisseurs après avoir rapproché factures, Bon de Commande et Bon de
Livraison ;
e. Assurer les tâches que lui confie éventuellement son supérieur ;
f. Organiser les commissions de réception des fournitures et s’assurer que les
articles, biens et services reçus, soient corrects en termes de qualité et de
quantité et qu’ils soient conformes aux demandes et besoins des bénéficiaires ;
g. Prendre les mesures nécessaires pour que les biens et services soient livrés et
entreposés en sûreté aux endroits et dates précisés dans les contrats/marchés ;
6- En ce qui concerne le suivi administratif des contrats/marchés de consultants et
de tous les prestataires dans le cadre du projet :
a. Participer au briefing avec les consultants et obtenir le calendrier définitif
d’intervention ;
b. Recevoir les rapports des consultants et enclencher la procédure de validation ;
c. Participer aux réunions de validation de rapports de consultant ;
d. Tenir les archives des documents de passation des Marchés ;
7- En ce qui concerne le respect des accords avec la Banque Africaine de
Développement :
Assister le Responsable en passation de marchés dans la préparation des dossiers
de passation de marchés en vue de la mission de supervision
III.
Résultats attendus de l’Assistant en passation de marchés du PAGI
Il est attendu les résultats suivants :
- L’achèvement de toutes les activités dans les délais impartis
- L’atteinte des indicateurs de performance du projet
- La fluidité des informations entre toutes les composantes du projet.
L’Assistant en passation de marchés junior sera évalué selon la qualité de ses prestations. Sa
performance est directement appréciée par le Directeur et le Responsable en passation de
marchés du projet, en tenant compte des critères ci-après :
- Respect des calendriers prévisionnels dans le Plan de passation de Marchés (PPM)
- Nombre de dossiers traités
- Nombre de contrat réalisé par rapport au contrat signé
- Délai de traitement des documents et des demandes du Directeur
- Bonne organisation et archivage des dossiers
- Respect strict du Code d’éthique de la passation de marché
IV.
Profil de l’Assistant en passation de marchés du PAGI
L’Assistant en passation de marchés du PAGI doit présenter les qualifications suivantes :
- Etre titulaire d’un Diplôme de Grandes Ecoles ou d’Université (Bacc +3) en
Administration, dans les domaines de l’Economie, de gestion, de Droit, des
domaines techniques, ou équivalents ;
- Avoir des expériences dans les projets financés par les Partenaires Techniques et
Financiers de Madagascar ;
- Avoir au minimum deux (2) ans d’expériences professionnelle en gestion de la
passation des marchés dans les projets financés par les organismes internationaux ;
- Connaissance et maîtrise des procédures nationales en passation de marchés ;
- Prêt à effectuer des déplacements fréquents ;
- Sens de l’honnêteté, sens de l’initiative et du jugement, sens de l’organisation, sens
de l’analyse et de l’observation, sens de la confidentialité ;
- Avoir une aptitude à travailler en équipe et sous pressions ;
- Avoir une aptitude à communiquer oralement et verbalement aussi bien avec les
responsables du projet que la hiérarchie et les collègues ;
- Bonne capacité de résolution des problèmes liés à la passation de marchés publics ;
- Disponibilité immédiate ;
- Avoir une très bonne capacité d’initiative et de jugement ;
- Une maîtrise de la langue française (écrite et orale) ;
- Bonne maîtrise des outils bureautiques ;
V.
Rapports à produire
Le Consultant remettra, pour le PAGI, un rapport mensuel d’activités, validé par le
Responsable en passation du projet, qui servira de base à son paiement.
VI.
1.
2.
3.
4.
5.
Critères de sélection
Qualification générales et aptitude pour la tâche à accomplir
Expérience dans la tâche décrite dans les Termes de référence
Expérience avec les Partenaires Techniques et Financiers
Capacité linguistique
Connaissance du pays
VII.
30%
50%
10%
05%
05%
Durée du contrat
Un (1) an, renouvelable pendant la durée de vie du projet sur la base des résultats du contrat
de performance signé avec le Projet.
VIII. Lieu de travail
Poste basé à Antananarivo
INFORMATION ADDITIONNELLE SUR LA MISSION ET LES
MODALITES DE DEPOT DE CANDIDATURE :
Si le candidat retenu appartient à la fonction publique, la régularisation de sa position de fonctionnaire
pour être conforme aux directives de la BAD sera une condition de mise en vigueur de son contrat.
Les éléments à fournir pour le dossier de candidature sont les suivants :




CV : une version dans un format libre et une version dans le format standard de la BAD –
SANS PHOTO
Lettre de motivation (maximum 2 pages, caractère times new roman, 12, simple interlinge)
Lettre de candidature manuscrite adressée à Madame le Directeur du Projet d’Appui à la
Gouvernance Institutionnelle
Une copie certifiée des diplômes
Les expressions d’intérêt doivent être déposées ou envoyées par courrier électronique (e-mail) à
l’adresse mentionné ci-dessous au plus tard le vendredi 05 Décembre 2014 à 16 heures (heure locale)
et porter expressément la mention :
« Recrutement d’un Assistant en passation de marchés junior pour le
Projet d’Appui à la Gouvernance Institutionnelle (PAGI) »
A l’attention de Madame le Directeur du PAGI,
C/o Madagascar Development Learning Center
Rue Andriamifidy, Anosy
ANTANANARIVO, MADAGASCAR
E-mail: [email protected] / [email protected]
Curriculum vitae standard BAD
1.
2.
3.
4.
5.
Titre
Nom du consultant
Nom de l’employé
Date de naissance
Education
ANNEE
Assistant en Passation de marchés Junior du PAGI
DIPLOME
INSTITUTION, PAYS, VILLE
6.
Affiliation à des associations professionnelles
7.
Autres formations (depuis 5)
DATE
ORGANISMES, LIEU
INTITULE DE LA FORMATION
8A. Pays où le consultant a travaillé (liste 10 dernières années, par ordre alphabétique)
8B. Régions de Madagascar où le consultant a vécu et travaillé au cours des 10 dernières années
9.
Langues (0 : mauvais – 5 : Excellent)
PARLEE
LUE
ECRITE
Malagasy
Anglais
Français
Dialecte 1 :
Dialecte 2 :
10. Expérience Professionnelle : (En commençant par son poste actuel, donner la liste par ordre chronologique inverse
de tous les emplis exercés par l’employé depuis la fin de ses études. Pour chaque emploi (voir le formulaire cidessous), donner les dates, le nom de l’employeur et le poste occupé).
DEPUIS
JUSQU’A
EMPLOYEUR (DONNER LA REFERENCE
ET CONTACT)
11. Détail des prestations
exécutées (Indiquer toutes les prestations
exécutées pour chaque mission)
POSTE
12. Expérience qui illustre le mieux sa compétence (Donner
notamment les informations suivantes qui illustrent au mieux la
compétence professionnelle de l’employé pour les prestations
mentionnées au point 11)
NOM DU PROJET/MISSION
DATE
LIEU
PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DU PROJET :
POSTE
ACTIVITE
DATE
LIEU
POSTE
ACTIVITE
DATE
LIEU
POSTE
ACTIVITE
DATE
LIEU
POSTE
ACTIVITE
DATE
LIEU
POSTE
ACTIVITE
DATE
LIEU
POSTE
ACTIVITE
DATE
LIEU
POSTE
ACTIVITE
DATE
LIEU
POSTE
ACTIVITE
Références
Autres Eléments pertinents
Attestation
Je, soussigné, certifie, en toute conscience, que les renseignements ci-dessus rendent fidèlement compte de ma situation,
de mes qualifications et de mon expérience. J’accepte que toute déclaration volontairement erronée puisse entraîner mon
exclusion, ou mon renvoi si j’ai été engagé.

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