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Étude de cas Kofax
« Fleet Support a été en mesure
de réorganiser son personnel
de façon à se concentrer sur les
principaux processus qualité plutôt
que sur les factures. L’entreprise
souhaite à présent étendre le
recours à cette solution pour traiter
d’autres types de documents. »
– Sharon Avery, Responsable de
comptes chez Fleet Support Group
Fleet Support Group a fait appel à Kofax
pour automatiser 120 000 factures par an
La plus grande entreprise indépendante de gestion
de flotte du Royaume-Uni rationalise la gestion des
factures et les processus d’approbation, permettant au
service comptable de gagner 9 heures par jour
Défi
Fleet Support Group reçoit près de 120 000 factures par an. Leur
traitement prenant beaucoup de temps, les équipes de nuit ou
du week-end étaient très souvent chargées de le terminer. Les
processus manuels étaient inefficaces et les factures papier
créaient un risque constant de perte ou de mauvais classement.
Fleet Support a de ce fait étudié diverses possibilités pour traiter
les documents plus rapidement et surtout, en limitant les tâches
administratives.
La Solution
Fleet Support Group, l’une des plus grandes
entreprises indépendantes de gestion de flotte de
véhicules, offre aux gestionnaires de flotte internes et
externes dans tout le Royaume-Uni une gamme
complète de produits et services. Ces services
incluent notamment la gestion des tâches d’entretien
des véhicules, avec un tarif unique à l’échelle
nationale, des services de gestion des accidents, de
dépannage et de location de véhicule pour aider les
clients à exploiter leur flotte de manière plus
professionnelle.
En juin 2011, l’entreprise a demandé à Data Capture Solutions (DCS)
de lui fournir une solution centralisée qui lui permettrait de ne plus
perdre de factures, grâce à leur enregistrement et leur suivi par le
biais d’une piste d’audit précise. Après avoir passé en revue les
processus existants et discuté de leurs besoins avec les employés
de Fleet Support, DCS a fait appel à Kofax® pour mettre en place,
sur site, une solution de numérisation, de capture, d’indexation et
de classification automatique des factures et des notes de crédit
entrantes. Telle qu’elle a été conçue, la solution s’intègre au
système ERP existant et à Microsoft SharePoint, de façon à tirer le
meilleur parti possible des investissements déjà réalisés dans les
systèmes.
Afin d’optimiser la rapidité et la précision de l’ensemble des
transactions, les factures et les notes de crédit reçues sont
numérisées dès leur arrivée grâce à un scanner Kodak i4200. Kofax
CaptureTM et Kofax Transformation ModulesTM procèdent alors à
l’extraction et à la classification automatiques des informations
contenues dans les factures, notamment le numéro de commande,
ainsi que le nom et le code du fournisseur. Le système est
également en mesure de capturer différents types de documents de
manière très précise. Par exemple, les factures qui n’ont pas pu être
mises en correspondance sont envoyées aux approbateurs
concernés par le biais de workflows automatisés, sans
intervention manuelle. Les documents correctement mis en
correspondance sont directement envoyés au système ERP,
prêts pour le paiement. Afin de se conformer aux exigences
de Fleet Support Group, DCS a en outre personnalisé le
système Kofax, limitant ainsi le temps nécessaire à la
validation tout en améliorant sensiblement la précision des
opérations de capture.
Résultats
Dès sa mise en place, le système a permis à Fleet Support
d’économiser neuf heures de travail par jour en limitant le
temps requis pour l’autorisation et le traitement des factures.
De ce fait, les relances concernant les factures ont diminué
de près de 50 %, ce qui offre au service comptable
davantage de temps pour enregistrer correctement les
tâches dès le départ de façon à ce que les factures soient
traitées dès leur arrivée. Autre avantage de l’installation de la
solution Kofax : la diminution des demandes de copie de
factures, le nombre restreint de désaccords liés aux factures,
l’amélioration des relations avec les fournisseurs et une
importante diminution du nombre d’erreurs manuelles.
Sharon Avery, Responsable de comptes chez Fleet Support
Group, le confirme : « Fleet Support a été en mesure de
réorganiser son personnel de façon à se concentrer sur les
principaux processus qualité plutôt que sur les factures.
L’entreprise souhaite à présent étendre le recours à cette
solution pour traiter d’autres types de documents, comme
les relevés de facturation, les documents de gestion de la
technologie et les fiches de service. »
Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site : kofax.com.
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