Amended By-Laws _French translation_ 3-15-09

Ces statuts traduits en français vous sont remis pour aider à une meilleure compréhésion des
statuts en anglais. Ils ne peuvent, en aucun cas, se substituer aux statuts en anglais. Ils n’ont
aucune valeur juridique et n’engagent pas Los Angeles Accueil.
AMENDED AND RESTATED BY-LAWS OF « LOS ANGELES ACCUEIL »
STATUTS DE LOS ANGELES ACCUEIL AMENDÉS ET REFORMULÉS
The By-Laws of « Los Angeles Accueil » are hereby amended and restated as
follows:
Les statuts de Los Angeles Accueil sont modifiés et reformulés comme suit:
Article one
Purposes
Buts
The purposes for which the Association is formed are as stated in the
Certificate of Incorporation:
Les buts pour lesquels l'association est créée sont énoncés dans le Certificat
d’Incorporation comme suit :
1.1. Name. The name of the Association shall be «LOS ANGELES ACCUEIL».
1.1. Nom. Le nom de l’association doit être « Los Angeles Accueil ».
1.2. Duration. The Association shall have perpetual existence.
1.2. Durée. L’association doit avoir une existence perpétuelle.
1.3. Purpose. The Association is formed:
1.3. But. L’association est constituée afin de :
« - To welcome and provide support to French speaking persons and French
speaking newcomers to the Los Angeles area.
« - Accueillir et apporter un soutien (appui) aux personnes parlant
Français et aux nouveaux arrivants parlant français dans la région de Los
Angeles.
- To give them useful information on life and customs in the United States
and particularly in Southern California.
- Leurs donner les informations utiles sur le mode de vie et les usages en
cours aux Etats-Unis et plus particulièrement en Californie du Sud.
- To organize activities, distribute brochures, send newsletters and
electronic mailings containing all information of such nature.
- Organiser des activités, distribuer des brochures, envoyer des bulletins
et des courriers électroniques pour ce type d’informations.
- To help them develop mutual friendship and become involved in the
different activities of the Association.
- Aider les nouveaux arrivants à développer des relations amicales
mutuelles et à s’impliquer dans les diverses activités de l’association.
- To do any act or thing incidental to or connected with the above
purposes in their advancement, but not for the pecuniary profit or financial
gain of its members, Directors or Officers, except as permitted under
relevant Non-Profit Corporation Law. »
- A se conformer aux buts définis plus haut pour les faire évoluer, mais pas
pour un profit pécuniaire ou un gain financier de ses membres, directeurs
ou officiers, sauf dans les cas prévus par la loi qui régit les corporations à
but non lucratif. »
1.4 No Political or Religious Positions. No part of the activities of the
Association shall consist of political or religious activities or carrying on
propaganda or otherwise attempting to influence legislation or participate or
intervene in any political campaign (including publishing or distributing
statements) on behalf of any candidate for public office.
1.4. Positions apolitiques ou non confessionnelles. Aucune partie des
activités de l’association ne peut consister en activités politiques ou
confessionnelles, faire de la propagande, essayer d’influencer la législature,
participer ou intervenir dans une campagne politique (publication ou
distribution de communiqués inclus) au profit de tout candidat à une
fonction publique.
Article two
Membership
Adhésion
2.1. Membership shall be open to all persons interested in the purposes of
the Association as stated above and without regard to social standing,
gender, race, handicap, religion or political affiliation.
2.1. L’adhésion doit être ouverte à toute personne intéréssée aux buts de
l’association décrits plus haut et ceci sans distinction sociale, sexe, race,
handicap, affiliations politiques ou confessionnelles.
2.2. The Association shall have two (2) levels of members as follows:
2.2. L’association comporte deux (2) niveaux d’adhésion pour ses
membres comme suit :
2.2.1. Primary Member. The Primary Member shall be an adult person whose
name shall be carried on the records of the Association as a Primary Member.
There shall be one Primary Member for each annual membership fee paid to
the Association; at the time the annual fee is paid, the person who pays the
annual membership fee shall designate the Primary Member with respect to
that fee. Each Primary Member in good standing shall have the right to vote
as a member of the Association and also may become a Director and/or
Officer of the Association.
2.2.1. Membre Principal. Le membre principal doit être une personne
adulte dont le nom est inscrit dans les documents de l’association en tant
que membre principal. Il ne peut y avoir qu’un membre principal pour
chaque cotisation payée annuellement à l’association ; au moment où la
cotisation annuelle est payée, la personne ayant payée est la personne
désignée comme membre principal en rapport avec son paiement. Chaque
membre principal en règle (à jour de cotisation) doit avoir le droit de voter
en tant que membre de l’association et peut également devenir un directeur
et/ou un officier de l’association.
2.2.2. Derivative Family Member(s). Each member of the Primary Member’s
immediate family shall be a member for all purposes except for voting; only
a Primary Member in good standing shall be eligible to vote as a member. For
this purpose, the Primary Member’s immediate family shall include the
Primary Member and, if applicable, one other adult, living together, as a
couple, and all of their respective children living under the same roof. Any
Derivative Family memberships will be suspended or terminated
automatically upon the suspension or termination of the Primary Member’s
membership. While only one annual membership fee shall be due for each
Primary Member, each Primary Member and Derivative Family Member who
wishes to participate in an Association event may be required to pay a
separate participation fee.
2.2.2. Membres dérivés de la famille proche. Tout membre de la famille
proche du membre principal est un membre à part entière à l’exception du
droit de vote ; seul le membre principal en règle (à jour de cotisation) a le
droit de voter en tant que membre. A cette fin la famille proche du membre
principal inclus le membre principal et, le cas échéant, une autre personne
adulte, vivant ensemble, en tant que couple, et tous leurs enfants vivant
sous le même toit. Toute adhésion de membre dérivé sera suspendue ou
résiliée automatiquement lors de la suspension ou la résiliation de
l’adhésion du membre principal. Bien qu’une seule cotisation annuelle soit
due par chaque membre principal, chaque membre principal et membre(s)
dérivé(s) de la famille proche désirant participer à un événement organisé
par l’association peuvent chacun avoir à payer un montant séparé de
participation.
2.3. Termination of membership. Membership(s) may be cancelled when
the Board of Directors considers it necessary for the best interest of the
Association. Such decision will be taken upon a two-thirds vote of the Board
of Directors.
2.3. Résiliation d’adhésion. Une (des) adhésion(s) peut être annulée quand
le conseil d’administration le juge nécéssaire dans l’intérêt de l’association.
Cette décision sera prise après un vote des deux tiers des membres du
conseil d’administration.
2.3.1. The Board of Directors, by affirmative vote of two-thirds of all of the
members of the Board, may suspend or expel a member for any reason
deemed sufficient by the Board, and no part of the annual membership fee
shall be returned in such event unless the Board expressly determines
otherwise. In addition, the Board, by a two-thirds vote, may terminate the
membership of any member who becomes ineligible for membership, or
suspend or expel any member who shall be in default in the payment of
dues.
2.3.1. Le conseil d’administration, à la suite d’un vote affirmatif des deux
tiers de l’ensemble des membres du conseil d’administration, peut
suspendre ou expulser un membre pour quelque raison que ce soit jugée
suffisante par le conseil d’administration, et nulle portion du montant de la
cotisation annuelle ne peut être remboursée dans un tel cas sauf si le
conseil d’administration en décide autrement. De plus, le conseil
d’administration, par vote des deux tiers, peut résilier l’adhésion de tout
membre devenant indésirable en tant qu’adhérant, ou bien suspendre ou
expulser tout membre qui n’est pas à jour de cotisation.
2.4. Resignation. Any member may resign by filing a written resignation with
the Secretary or President; however, such resignation shall not relieve the
member so resigning of the obligation to pay any dues or other charges
theretofore accrued and unpaid.
2.4. Demission. Tout membre peut demissionner en présentant sa
démission par écrit à la secrétaire ou à la présidente ; cependant cette
démission ne dégage pas le membre qui démissionne de son obligation de
payer toute cotisation ou autre montant jusque là cumulé ou impayé.
2.5. Dues. Dues for Primary Members shall be established from time to time
by a majority vote of the Board of Directors. A member who shall not have
paid the dues in the manner specified shall not be in good standing and may
be barred from participating in Association events.
2.5. Cotisation. La cotisation d’un membre principal pourra périodiquement
être établie par un vote à la majorité du conseil d’administration. Un
membre n’ayant pas payé sa cotisation comme prévue ne sera pas en régle
et peut être exclus de toute participation aux événements de l’association.
Article three
Annual Membership Meeting and Special Membership Meetings
Assemblée Générale annuelle et Assemblée Générale extraordinaire
3.1. Annual Membership Meeting. An Annual Membership Meeting shall be
held in May of each year, or at any other date and time as the Board of
Directors may decide by a majority vote; provided, however, that Annual
Membership Meetings shall not take place more than thirteen months apart.
The decisions taken by the members at the Annual Membership Meeting shall
override the decisions taken by the Board of Directors on the same matter;
provided, however, only those matters set forth in the noticed agenda shall
be addressed at the Annual Membership Meeting.
3.1. Assemblée Générale annuelle. Une Assemblée Générale annuelle doit
se tenir au mois de mai de chaque année, ou à toute autre date et heure
décidées par le conseil d’administration à la majorité des voix; à condition,
toutefois, que l’ Assemblée Générale annuelle ne soit pas espacée de plus de
13 mois d’une année sur l’autre. Les décisions prises par les membres à l’
Assemblée Générale annuelle doivent l’emporter sur les décisions prises par
le conseil d’administration sur la même question; à condition, toutefois, que
seules les questions énoncées dans le compte rendu de l’ordre du jour
soient abordées lors de l’Assemblée Générale annuelle.
3.2. Record Date. The Board of Directors shall establish the record date
upon which the members eligible to vote at the Annual Membership Meeting
or special meetings shall be determined, and the Primary Members who,
according to the records of the Association are in good standing on the
record date, shall be eligible to vote at the Annual Membership Meeting or
special meetings, by person or by proxy received by the Secretary of the
Association no later than forty-eight (48) hours prior to such Annual
Membership Meeting.
3.2. Date butoir. Le conseil d’administation doit établir une date butoir à
laquelle les membres ayant le droit de voter lors de l’ Assemblée Générale
annuelle ou d’une Assemblée Générale extraordinaire, et les membres
principaux qui, d’après les documents de l’association sont en régle au
moment de cette date butoir, sont admis à voter lors de l’ Assemblée
Générale annuelle ou de l’ Assemblée Générale extraordinaire, en personne
ou par procuration reçue par la secrétaire de l’association pas moins de 48
heures avant l’ Assemblée Générale.
3.3. Notice of Annual Membership Meeting. The President or his or her
designee shall provide written notice of the Annual Membership Meeting to all
members entitled to vote at such meeting, either personally or by mail or
email, not less than fifteen (15) days and no more than fifty (50) days before
the date of the meeting. Such notice shall include the place, day, hour of the
meeting, and any other information required by law. If mailed, such notice
shall be deemed to have been given when deposited in the United States
mail, postage prepaid, directed to the member at the address as it appears
on the records of the Association.
3.3. Convocation à l’ Assemblée Générale annuelle. Le président ou son
représentant doit prévoir une convocation écrite de l’ Assemblée Générale
annuelle à tous les membres habilités à voter lors de cette réunion, soit en
personne, ou par courrier, ou par e-mail, au moins quinze (15) jours et au
plus cinquante (50) jours avant la date de la réunion. Cette convocation
doit inclure le lieu, le jour et l’heure de la réunion, et toutes autres
informations requises par la loi. Envoyée par courrier, cette convocation est
considérée avoir été remise une fois déposée à la poste des Etats-Unis, port
payé, adréssée à chaque membre à son adresse telle qu’elle est mentionnée
dans les documents de l’Association.
3.4. Quorum. A minimum of fifteen percent (15%) of the members eligible
to vote and who are present in person or by proxy or by mail or fax received
at least forty-eight (48) hours prior to such meeting shall constitute a
quorum for transaction of business at any membership meeting, including
the Annual Membership Meeting. In the absence of a quorum, a majority of
the members eligible to vote who are present may adjourn the meeting from
time to time without notice other than an announcement at the meeting of
the time and place of the adjourned meeting, until a quorum be present or
represented. If the quorum is not present for the Annual Membership
Meeting, another Annual Membership Meeting shall be called by the President
within six months.
3.4. Quorum. Un minimum de quinze pour cent (15%) des membres
autorisés à voter et qui sont présents en personne, par procuration, ou par
courrier ou fax reçus au moins vingt quarante huit (48) heures avant cette
réunion constitue un quorum afin de traiter des affaires de toutes
assemblées générales, l’Assemblée Générale annuelle inclus. En l’absence
d’un quorum, une majorité des membres présents autorisés à voter ont la
possibilité, s’ils le veulent, d’ajourner la réunion sans autre préavis que
d’annoncer pendant la réunion l’heure et le lieu de la réunion ajournée,
jusqu’à ce que le quorum soit présent ou représenté. Si le quorum n’est pas
présent lors de l’Assemblée Générale annuelle, une autre Assemblée
Générale annuelle doit être convoquée par le president dans les six mois.
3.5. Election of the Directors. Nominations for Directors may be submitted in
writing to the President or Secretary, at least four (4) weeks before the
Annual Membership Meeting. Such deadline is designed to permit adequate
time to solicit nominations through email or newsletter on or around six
weeks prior to such Annual Membership Meeting. All nominations must be
accompanied by a signed statement from the nominee stating that he or she
will serve if elected. At each Annual Membership Meeting, one list of
nominees will be sent to the members for election so that the Directors may
be elected in the manner specified in section 4.12 below. The list of names of
those individuals to be elected shall be arranged in alphabetical order of last
name and such order shall control in counting those candidates who qualify
as the elected Directors at such meeting.
3.5. Election des directeurs. Les propositions de candidature aux postes de
directeurs doivent être soumises par écrit au président ou au secrétaire, au
moins quatre (4) semaines avant l’Assemblée Générale annuelle. Ce délai a
pour intention de donner suffisamment de temps pour solliciter des
candidatures par e-mail ou dans le bulletin six semaines environ avant cette
Assemblée Générale annuelle. Toutes les propositions de candidature
doivent être accompagnées d’une déclaration signée par le candidat
indiquant qu’il remplira sa charge s’il est élu. A chaque Assemblée Générale
annuelle, une liste des candidats sera envoyée aux membres en vue de
l’élection afin que les directeurs soient élus conformément à l’article 4.12 cidessous. La liste des noms des personnes devant être élus doit être classée
par ordre alphabétique des noms propres afin que ce classement aide à
contrôler le compte des voix des candidats admis comme directeurs élus
lors de cette réunion.
3.5.1. Vote by mail or by fax. Primary Members shall be entitled to vote for
the election of Directors, by mail or by fax, provided that the Primary
Member shall have provided in advance to the Association a written notice
signed by the Primary Member that the method of voting chosen was
authorized by the Primary Member.
3.5.1. Vote par courrier ou par fax. Les membres principaux sont autorisés
à voter pour l’élection des directeurs, par courrier ou par fax, à condition
que le membre principal ait fourni à l’avance à l’association une note écrite
signée par le membre principal que la méthode de vote qu’il a choisi était
autorisée par le membre principal.
3.5.2. Vote by proxy. Whenever a Primary Member is entitled to vote
including for the election of the Directors, he or she may do so by authorizing
another person or persons in writing to act for him or her by proxy. A
Primary Member shall be considered "present" at a meeting if such Primary
Member is represented by proxy. At any meeting, each Primary Member shall
be entitled to represent and vote the proxies of not more than 3 other
Primary Members.
3.5.2. Vote par procuration. Chaque fois qu’un membre principal est
habilité à voter, y compris pour l’élection des directeurs, il ou elle peut le
faire en autorisant par écrit une autre personne ou personnes d’agir en son
nom par procuration. Un membre principal doit être considéré comme
« présent » à une réunion si ce membre principal est représenté par
procuration. Quel que soit la réunion, tout membre principal doit être
autorisé à représenter et à voter les procurations de 3 autres membres
principaux au plus.
3.6. Special Membership Meetings. Special Membership Meetings may be
called by the President with the approval of two third (2/3) of the Board of
Directors, or at the written request of at least fifteen percent (15%) of the
Primary Members of record, by written notice to the Secretary mailed or emailed (with proof of delivery) not less than fifteen (15) days and no more
than fifty (50) days before such special meeting and written notice from the
President in the form of mail or email shall be provided to all Primary
Members of record on the date of receipt of the request for special meeting.
Such notice shall state the purpose or purposes for which the special meeting
is called.
3.6. Assemblées Générales extraordinaires. Les Assemblées Générales
extraordinaires peuvent être convoquées par le président avec l’approbation
des deux tiers (2/3) des membres du conseil d’administration, ou à la
demande écrite d’au moins quinze pour cent (15%) des membres
principaux enregistrés, par avis écrit au secrétaire, posté ou envoyé par email (avec preuve de réception) au moins quinze (15) jours et au plus
cinquante (50) jours avant cette Assemblée Générale extraordinaire, et un
avis écrit du président par courrier ou par e-mail doit être fourni à tous les
membres principaux enregistrés à la date de réception de sollicitation à une
Assemblée Générale extraordinaire. Cet avis doit faire état de la ou des
raisons de la convocation de l’Assemblée Générale extraordinaire.
3.7 Cancellation of Duly Called Annual Membership Meeting or Special
Membership Meeting. Upon a two-third (2/3) vote of the Board of Directors,
any duly called meeting of the Members for the Annual Membership Meeting
or any Special Membership Meeting may be cancelled by providing twentyfour (24) hours notice to Members of record for such duly called meeting via
email with confirmation of sent transmission, via fax transmission with
confirmation or via telephone call.
3.7. Annulation d’une Assemblée Générale annuelle ou d’une Assemblée
Générale extraordinaire dûment convoquée. Par un vote des deux tiers
(2/3) des membres du conseil d’administration, toute réunion dûment
convoquée des membres à une Assemblée Générale annuelle ou une
Assemblée Générale extraordinaire peut être annulée en fournissant un
préavis de vingt quatre (24) heures aux membres enregistrés pour toute
réunion dûment convoquée, par e-mail avec confirmation de la
transmission, par fax avec confirmation d’envoi, ou par appel téléphonique.
Article four
Authorities, Duties & Election of the Board of Directors
Pouvoirs, fonctions et élection du conseil d’administration
The Board of Directors shall be constituted by the Officers of the Association,
the Directors in charge of special activities, and at least one Director on duty
to welcome newcomers.
Le conseil d’administration se compose des officiers de l’association, des
directeurs en charge des activités diverses, et au moins d’un directeur en
charge d’accueillir les nouveaux arrivants.
4.1. Authority of Directors. The Board of Directors is the policy-making body
and may exercise all of the powers and authority granted to the Association
by law. The act of at least a majority of the directors then in office shall be
the act of the Board.
4.1. Pouvoir des directeurs. Le conseil d’administration est l’organe des
prises de décisions et il peut exercer tous les pouvoirs et l’autorité accordée
à l’association selon la loi. Les actions d’au moins la majorité des
directeurs en fonction représentent les actions du Conseil.
4.2. Number, Selection, and Tenure. The Board of Directors shall consist of
not less than five (5) directors and no more than fifteen (15).
4.2. Nombre, sélection et mandat. Le conseil d’administration doit se
composer au moins de cinq (5) directeurs et au plus de quinze (15).
4.2.1. The members shall elect the Directors during an Annual Membership
Meeting. Each Director shall hold office for a term of two (2) years and must
be a Primary Member in good standing. Except as provided under Section
5.2.1 and Section 5.2.2, Directors may hold consecutive terms; provided,
however, such Director shall be restricted from holding more than two (2)
consecutive terms in the same functional position, which positions are more
particularly identified in Sections 4.11.4 through 4.11.9.
4.2.1. Les membres doivent élire les directeurs lors de l’Assemblée
Générale annuelle. Chaque directeur doit exercer son mandat pour un
terme de deux (2) ans et doit être un membre principal en règle. Sauf dans
les cas prévus par l’article 5.2.1 et l’article 5.2.2, les directeurs peuvent
exercer des mandats consécutifs ; toutefois ils sont restreint à ne pas
exercer plus de deux (2) mandats consécutifs au même poste, lesquels
postes sont plus particulièrement précisés aux articles 4.11.4 à 4.11.9.
4.2.2. Vacancies existing by reason of resignation, death, incapacity,
ineligibility or removal before the expiration of his/her term shall be filled by
a majority vote of the remaining Directors.
4.2.2. Les postes rendus vacants en raison de démission, de décès,
d'incapacité, d'inéligibilité ou de renvoi avant l'expiration d’un mandat
doivent être pourvus par un vote à la majorité des autres directeurs.
4.2.3. A Director elected to fill a vacancy shall be elected for the unexpired
term of that Director’s predecessor in office.
4.2.3. Un directeur élu pour pourvoir un poste vacant est élu pour le reste
du mandat de son prédécesseur à ce poste.
4.3. Resignation. Resignations shall be in writing and shall be effective upon
delivery to the President or Secretary of the Association.
4.3. Démission. Les démissions doivent être par écrit et doivent prendre
effet au moment de leur remise au président ou au secrétaire de
l’association.
4.4. Regular Meetings. The Board of Directors shall hold at least eight (8)
regular meetings per calendar year. The Directors shall meet as soon as
possible following the Annual Membership Meeting and at such other times
and places as the Directors shall determine. Other meetings shall be at such
dates, times and places as the Board shall determine.
4.4. Réunion ordinaires. Le conseil d’administration doit organiser au
moins huit (8) réunions par an. Les directeurs doivent se réunir le plus
rapidement possible après l’ Assemblée Générale annuelle et au moment et
lieu fixés par les directeurs. Toutes autres réunions doivent se tenir aux
dates, heures et lieux fixés par les directeurs.
4.5. Special Meetings. Meetings shall be at such dates, times and places as
the Board shall determine.
4.5. Assemblées extraordinaires. Ces assemblées doivent se tenir aux
dates, heures et lieux fixés par les directeurs.
4.6. Notice. Meetings may be called by the President by notice e-mailed
(with confirmation), mailed, or by telephone. Each member of the Board shall
be notified no less than forty-eight (48) hours before such meeting by email,
mail or telephone call. Such notice shall be provided to such Board Member
using the most recently available contact information in the records of the
Association.
4.6. Convocations. Les réunions peuvent être convoquées par le président
avec envoi d’un avis par e-mail (avec confirmation), par courrier ou par
appel téléphonique. Chaque membre du conseil d’administration doit être
prévenu au moins quarante huit (48) heures avant cette réunion par e-mail,
courrier ou appel téléphonique. Cet avis doit parvenir à chaque membre du
conseil d’administration en utilisant les informations les plus récentes
disponibles dans les documents de l’association pour le contacter.
4.7. Quorum. A quorum shall consist of a majority of the Board. All decisions
will be by majority vote of those present at a meeting (either attending in
person or through teleconference) at which a quorum is present. If less than
a majority of the directors is present at said meeting, a majority of the
directors present may adjourn the meeting on occasion without further
notice.
4.7. Quorum. Une majorité du conseil d’administration constitue un
quorum. Toutes décisions se fera à vote majoritaire de ceux présents à la
réunion (soit en personne, soit par téléconférence) chaque fois que le
quorum est présent. Si moins de la majorité des directeurs est réunie à
cette réunion, une majorité des directeurs présents peuvent à l’occasion
ajourner la réunion sans nouvel avis.
4.8. Participation in Directors Meeting by Conference Telephone. Members
of the Board may participate in a meeting through use of conference
telephone or similar communication equipment, so long as members
participating in such meeting can hear one another at the same time. Such
participation shall constitute presence in person at such meeting. Any
member who fails to attend two consecutive meetings without adequate
excuse shall be deemed to have resigned.
4.8. Participation à une réunion des directeurs par conférence
téléphonique. Les membres du conseil d’administration peuvent participer à
une réunion par conférence téléphonique ou autre moyen de communication
semblabe, tant que les membres participant à cette réunion puissent
entendre chacun d’entre eux en même temps. Ce genre de participation
sera égal à être présent à cette réunion. Tout membre qui n’assiste pas à
deux réunions consécutives sans excuse valable sera considéré comme
ayant démissionné.
4.9. Committees. The Board of Directors may, by resolution adopted by a
majority of the Directors in office, establish committees of the Board
composed of at least two (2) persons which, except for an Executive
Committee, may include non-Board members. The Board may make such
provisions for appointment of the chair of such committees, establish such
procedures to govern their activities, and delegate thereto such authority as
may be necessary or desirable for the efficient management of the activities
of the Association. The Chair of a committee shall be a Director.
4.9. Comités. Le conseil d’administration peut, par une décision adoptée à
la majorité des directeurs en poste, établir des comités composés d’un
minimum de deux (2) personnes lesquelles, à l’exception du comité
exécutif, peut inclure des membres hors du conseil d’administration. Le
conseil d’administration peut prendre les dispositions necéssaires pour la
nomination du président (la personne en charge) de chacun de ces comités,
établir les procédures gouvernant leurs activités et déléguer, en outre,
l’autorité qui est nécessaire ou souhaitable à une gestion efficace des
activités de l’association. Le président (la personne en charge) d’un comité
doit être un directeur.
4.10. Reimbursement. Directors shall serve without compensation with the
exception that expenses incurred in the furtherance of the Association’s
business may allowed to be reimbursed with documentation and prior
approval of the President. In addition, Directors serving the Association in
any other capacity, such as staff, may be allowed to receive compensation
therefore, subject to prior written express approval from the Board and the
Members.
4.10. Remboursement. Les directeurs doivent servir sans compensation,
exception faite du remboursement des dépenses encourrues pour aider au
progrès des affaires de l’association avec la documentation et l'approbation
préalable du président. De plus, les directeurs servant l’association sous
tout autre titre, tel qu’un employé (payé), peuvent dès lors être autorisés à
recevoir une indemnisation, sujette à une approbation écrite antérieure du
conseil d’administration et des membres.
4.11. Duties of the Board of Directors. The Board of Directors shall be in
charge of the existing activities and of the creation and running of any new
activities as it deems useful for the members.
4.11. Fonctions du conseil d’administration. Le conseil d’administration
doit être responsable des activités existantes, et de la création et du
fonctionnement de toutes nouvelles activités jugées utiles aux membres.
4.11.1. Each Director shall hold office until the Annual Meeting of the
members; vacancies shall be filled by the Board of Directors until the Annual
Meeting of the members.
4.11.1. Chaque directeur doit occuper son poste jusqu’à la prochaine
Assemblée Générale des membres ; les postes vacants doivent être pourvus
par le conseil d’administration jusqu’à la prochaine Assemblée Générale des
membres.
4.11.2. No member of the Executive Committee shall hold a position as
officer in another organization in the French community, expressly including,
without limitation, any business-based, French school related or French
cultural organization.
4.11.2. Aucun membre du comité exécutif ne peut occuper un poste
d’officier dans une autre organisation au sein de la communauté française,
et plus particulièrement, sans limitation, à l’intérieur de tout organisme tel
qu’une école française ou une organisation culturelle française.
4.11.3. The Board of Directors shall appoint any adviser from time to time
as it deems necessary.
4.11.3. Le conseil d’administration pourra parfois nommer un conseiller s’il
le juge nécessaire.
4.11.4. The Board of Directors shall have one Director in charge of an
adequate number of members called « Hôtesses & Hôtes de Quartier » on
duty to welcome the newcomers.
4.11.4. Le conseil d’administration doit avoir un directeur en charge d’un
nombre suffisant de membres appelés « Hôtesses et Hôtes de Quartier »
prêts à accueillir les nouveaux arrivants.
4.11.5. One or more Directors shall be in charge of membership and shall be
in charge of editing the annual directory.
4.11.5. Un ou plusieurs directeurs doit doit être en charge des adhésions et
doit être en charge d’éditer l’annuaire.
4.11.6. One or more Directors shall be in charge of the news bulletin and
editing the brochures.
4.11.6. Un ou plusieurs directeurs doit être en charge du bulletin et d e
faire paraître les brochures.
4.11.7. One or more Directors shall be in charge of the web site.
4.11.7. Un ou plusieurs directeurs doit être en charge du site web.
4.11.8. One or more Directors shall be in charge of electronic mailing.
4.11.8. Un ou plusieurs directeurs doit être en charge du courrier
électronique.
4.11.9. One or more Directors shall be in charge of advertisement.
4.11.9. Un ou plusieurs directeurs doit être en charge de la publicité.
4.12. Election of the Directors. Directors shall be elected by the Primary
Members of the Association at the Annual Meeting of the members. The
nominees receiving the highest number of votes up to the number of
Directors to be elected, (see par. 4.2. above), shall be elected.
4.12. Election des directeurs. Les directeurs sont élus par les membres
principaux de l’association lors de l’Assemblée Générale annuelle. Les
candidats ayant reçus le plus grand nombre de voix jusqu’au nombre de
directeurs à élire, (voir article 4.2. ci-dessus), seront élus.
4.13. Terms of Office of Directors: No Directors shall be eligible to serve for
more than 2 consecutive terms in the same functional position, which
positions are more particularly identified in Sections 4.11.5 through 4.11.9.
4.13. Durée du mandat des directeurs. Aucun directeur ne sera autorisé à
servir plus de 2 mandats consécutifs aux mêmes fonctions, lesquelles
fonctions sont plus particulièrement décrites dans les articles 4.11.5 à
4.11.9.
4.13.1. A member cannot hold more than one of the following offices:
President, Vice-President, Treasurer, and Secretary, during the same term.
4.13.1. Un membre ne peut pas occuper plus d’un des postes suivants :
président, vice-président, trésorier et secrétaire, pendant la durée de son
mandat.
Article five
Authorities, Duties & Election of the Executive Committee
Pouvoirs, fonctions et élection du comité exécutif
The Executive Committee shall include the following officers of the
Association: one President, one or more Vice-President(s), one or more
Secretary(s), one or more Treasurer(s). The Executive Committee by
majority vote shall be authorized to handle all matters before the Association
prior to the next duly held Board of Directors meeting. A vote for ratification
of all such actions shall be taken at the next duly held Board of Directors
meeting.
Le comité exécutif doit comporter les officiers de l’association suivants : un
président, un ou plusieurs vice-président(s), un ou plusieurs secrétaire(s),
un ou plusieurs trésorier(s). Le comité exécutif, à la majorité des voix, doit
être autorisé à traiter toutes les questions qui occupent l’association avant
la prochaine réunion du conseil d’administration. L’approbation de ces
actions sera soumise au vote lors de la prochaine réunion.
5.1. Election of the Officers. The Board of Directors shall elect its own
officers. It should meet for this purpose as soon as possible after the
election of the Directors at the Annual Meeting of the members of the
Association. Nominations for such officer positions (and the position of
Parliamentarian as set forth in Section 6.1) shall be presented to the Board
of Directors for vote by the Nominating Committee. The Nominating
Committee shall be appointed by the President, consisting of the two (2)
most recent Past-Presidents who are Primary Members in good standing and
three (3) other members of the Board of Directors. Such immediate PastPresident (or most recent Past-President who is a Primary Member in good
standing if the immediate Past-President is no longer available) shall be
designated as the Chair of the Nominating Committee. In the absence of the
availability of a Past President, then the President shall select a replacement
representative for the Past President Nominating Committee Member position
by identifying a substitute (or substitute(s) in the event that two Past
Presidents are unavailable), each of whom shall be a Member of the
Association presently in good standing and shall have been a Member of the
Association for at least five (5) years. The Nominating Committee shall
expeditiously nominate in writing a proposed slate of executive officers for
the Association. Immediately following a vote by the Board of Directors, the
Association shall announce the results of such election to the members via
electronic mailing and through the newsletter immediately following
thereafter. In the case of vacancies, officers shall be appointed as soon
thereafter as convenient. The President shall nominate the replacement,
subject to a vote of the Board of Directors. New offices may be created and
filled at any meeting of the Board of Directors.
5.1. Election des officiers. Le conseil d’administration doit élire ses
officiers. Il doit se réunir dans ce but dès que possible après l’élection des
directeurs lors de l’Assemblé Générale annuelle de l’Association. La
nomination des postes d’officiers (et le poste de parlementaire (consultant
en matière de lois associatives) décrit à l’article 6.1) doit être présentée au
conseil d’administration par le comité des candidatures pour être mis au
vote. Le comité des candidatures doit être nommé par le président, il
consiste des deux (2) plus récents anciens présidents qui sont des membres
principaux en règle et de trois (3) autres membres du conseil
d’administration. L’ancien président immédiat (ou l’ancien président le plus
récent qui doit êre un membre principal en règle si l’ancien président
immédiat n’est pas disponible) doit être nommé par le président (la
personne en charge) du comité des candidatures. Au cas où un ancien
président ne puisse être disponible, le président doit alors selectionner un
remplaçant pour le poste de membre du comité des candidatures faisant
office d’ancien président en identifiant un substitut (ou des substituts dans
le cas où deux anciens présidents ne seraient pas disponibles), chacun
d’eux devant être un membre de l’association présentement en rêgle et
devant être membre de l’association depuis au moins cinq (5) ans. Le
comité des candidatures doit rapidement présenter par écrit une liste
provisoire d’officiers pour l’association. Immédiatement après le vote par le
conseil d’administration, l’association doit annoncer les résultats de
l’élection de ses officiers par courrier électronique et par l’intermédiaire du
prochain bulletin. En cas de postes vacants, de nouveaux officiers doivent
être nommés dés que possible. Le président doit nommer un remplaçant,
soumis au vote du conseil d’administration. Des nouvelles charges peuvent
être créées et remplies à toute réunion du conseil d’administration.
5.1.1. To be eligible for nomination to the office of President, a member shall
have been an active Vice-president for a minimum of one year, or shall have
been a member of the Board of Directors for a minimum of one year.
5.1.1. Pour être admissible à la nomination du poste de président, un
membre doit avoir été soit un vice-président en fonction pendant un an au
moins, soit doit avoir été un membre du conseil d’administration pendant un
an au moins.
5.2. Terms of office of Executive Committee Members. The term of office of
a Director serving in the position of officer on the Executive Committee is
prescribed as set forth in Section 5.2.1 and Section 5.2.2 by the By-Laws.
Officers shall hold office until resignation or removal.
5.2. Durée du mandat des membres du comité exécutif. La durée du
mandat d’un directeur qui exerce la position d’officier du comité exécutif est
établie dans l’article 5.2.1 et l’article 5.2.2 des statuts. Les officiers doivent
rester en poste jusqu’à démission ou renvoi.
5.2.1. The President and Vice-President(s) shall hold office for a term of two
(2) years and may be reelected for the same office for one (1) year upon the
expiration of their term. Upon the expiration of the term of the President and
Vice-President(s), one (1) year must elapse before they may be considered
again for the office they previously held.
5.2.1. Le président et le(s) vice-président(s) doivent rester en poste pour
une durée de deux (2) ans et peuvent être réélus au même poste pour un
(1) an à l’expiration de leur mandat. A l’expiration du mandat de président
et de vice-président(s), un (1) an doit s’écouler avant qu’ils puissent être
envisagé de nouveau au poste qu’ils détenaient.
5.2.2. All the other officers shall hold office for a term of two (2) years and
may be reelected for the same office upon the expiration of their term.
However no Officers shall be eligible to serve for more than two (2)
consecutive terms in the same office.
5.2.2. Tous les autres officiers doivent rester en poste pour une durée de
deux (2) ans et peuvent être réélus au même poste à l’expiration de leur
mandat. Toutefois les officiers ne sont pas admis à exercer plus de deux (2)
mandats consécutifs au même poste.
5.3. Resignation. Officers’ resignations shall be in writing and shall be
effective upon delivery to the Secretary or the President.
5.3. Démission. La démission des officiers doit se faire par écrit et doit être
valide dès sa remise au secrétaire ou au président.
5.4. Removal. An officer may be removed by the Board of Directors
unanimously whenever, in the Board’s judgment, the best interests of the
Association will be served thereby.
5.5. Révocation. Un officier peut être renvoyé du conseil d’administration à
l’unanimité chaque fois que, d’après le jugement du conseil, les intérêts de
l’association prévaudront.
5.5. President. The President shall be a Director of the Association and
preside at all meetings of the Board of Directors. The President shall perform
all duties attendant to that office, subject, however, to the control of the
Board of Directors, and shall perform such other duties as on occasion shall
be assigned by the Board of Directors. The President shall appoint all
committees and shall be a member ex officio of all committees.
5.5. Président. Le président doit être un directeur de l’association et doit
présider toutes les réunions du conseil d’administration. Le président doit
exercer toutes les fonctions accompagnant ce poste, sous réserve, toutefois,
du contrôle du conseil d’administration, et doit exercer toutes autres
fonctions qui à l’occasion lui seraient attribuées par le conseil
d’administration. Le président doit nommer tous les comités et doit être un
membre ex officio (de plein droit) de tous les comités.
5.6. Vice-President. The Vice-President shall be a Director of the Association
and preside at meetings of the Board of Directors in the absence or vacancy
of or at the request of the President. In the case of several Vice-Presidents,
the one designated by the President, and if none, the first Vice-President,
shall preside the Board of Directors in the absence or vacancy or resignation
of the President. The Vice-President shall perform other duties as requested
and assigned by the President, subject to the control of the Board of
Directors.
5.6. Vice-Président. Le vice-président doit être un directeur de l’association
et doit présider aux réunions du conseil d’administration en cas d’absence
ou de vacance du président ou à la demande du président. Au cas où il y ait
plusieurs vice-présidents, celui désigné par le président, et s’il n’y en pas
pas, le premier vice-président, doit présider le conseil d’administration en
cas d’absence, de vacance, ou de démission du président. Le vice-président
doit exercer toutes les fonctions demandées et assignées par le président,
sujet au contrôle du conseil d’administration.
5.7. Secretary. The Secretary shall be a Director of the Association and shall
keep the minutes of all meetings of the Board of Directors and of the
Members in the books of the Association proper for that purpose. The
Secretary shall work closely with any paid executive staff of the Association,
if any, to ascertain that appropriate procedures are being followed in the
affairs of the Association, and shall perform such other duties as may be
assigned by the Board of Directors. The Secretary shall be working closely
with the Director(s) in charge of the electronic mailing.
5.7. Secrétaire. Le secrétaire doit être un directeur de l’association et doit
tenir les minutes de toutes les réunions du conseil d’administration et des
membres dans les documents de l’association propres à cet effet. Le
secrétaire doit travailler en étroite collaboration avec tout cadre exécutif de
l’association payé, le cas échéant, pour s'assurer que les procédures
appropriées soint suivies dans les affaires de l’association, et doit éxécuter
toutes autres fonctions assignées par le conseil d’administration. Le
secrétaire doit travailler en étroite collaboration avec le(s) directeur(s) en
charge du courrier électronique.
5.8. Treasurer. The Treasurer shall be a director of the Association and shall
have the custody of the corporate funds and securities and shall keep full and
accurate account of receipts and disbursements in books belonging to the
Association. He or she shall deposit all moneys and other valuables in the
name and to the credit of the Association in such depositories as may be
designated by the Board. The Treasurer shall disburse the funds of the
Association only as may be ordered by vote the Board which disbursements
must be supported by proper vouchers or receipts. He or she shall render to
the President and the Board at the regular meetings of the Board, or
whenever they may request it, an account of all his or her transactions as
Treasurer, and of the financial condition of the Association. The Treasurer is
required to make a full financial report annually at the Annual Membership
Meeting.
5.8. Trésorier. Le tésorier doit être un directeur de l’association et doit
avoir la garde des fonds et des valeurs de l’entreprise (association), et doit
tenir des comptes complets et précis des reçettes et des versements dans
les documents de l’association. Il ou elle doit déposer toutes les sommes
d'argent et autres valeurs au nom et au crédit de l'association dans les
institutions de dépôt désignées par le conseil d'administration. Le trésorier
doit verser les fonds de l'association comme ordonné par vote du conseil
d'administration, ces versements doivent être appuyés par des pièces
justificatives ou des reçus. Il ou elle doit fournir au président et au conseil
lors des réunions ordinaires du conseil, ou chaque fois qu’ils le demandent,
un compte de toutes ses transactions en tant que trésorier, et la situation
financière de l’association. Il est demandé au trésorier de faire un rapport
financier annuel complet lors de l’Assemblée Générale annuelle.
Article six
Parliamentarian
Parlementaire (Consultant en matière de lois associatives)
6.1. Parliamentarian. The Parliamentarian shall ensure that the By-Laws are
followed and shall give the ruling on any question of parliamentarian law. The
Parliamentarian shall work with the officers of each position on the
description of their duties and procedures. The By-Laws shall govern and
establish the primary rules and procedures for the Association, but the
Parliamentarian may rely on Roberts’ Rules of Order to resolve ambiguous
matters. The Parliamentarian shall be a Member of the Association presently
in good standing who is not presently serving on the Board of Directors and
not presently serving on the Nominating Committee. The Parliamentarian
shall serve for a term of approximately one (1) year and shall remain in the
position until the election process has been completed and a new
Parliamentarian has been installed unless such position terminates earlier in
the case of resignation or removal. In the case of resignation or removal, the
President shall appoint a replacement subject to vote of the Board of
Directors.
6.1. Parlementaire (Consultant en matière de lois associatives). Le
parlementaire doit s’assurer que les statuts soient observés et doit décider
sur les questions de loi. Le parlementaire doit travailler avec les officiers
afin de définir les fonctions et les procédures de chacun de leur poste. Les
statuts doivent régir et établir les règles essentielles et le règlement
intérieur de l’association, cependant le parlementaire peut s’appuyer sur
les Roberts’ Rules of Order pour résoudre des questions ambigues. Le
parlementaire doit être un membre de l’association présentement en règle,
qui n'est pas présentement membre du conseil d'administration ni du
comité des candidatures. Le parlementaire doit servir pour une durée
d’environ un (1) an et doit rester à son poste jusqu’à ce que le processus
électoral ait été achevé et qu’un nouveau parlementaire ait été installé, à
moins que son mandat s’achève plus tôt en cas de démission ou de
révocation. Dans les cas de démission ou de révocation, le président doit
nommer un remplaçant sous réserve du vote du conseil d’administration.
6.2. In case of a disagreement during a regular meeting or for any questions
regarding the rules and procedures, the Parliamentarian will be consulted to
clarify the rules.
6.2. En cas de désaccord lors d’une réunion ordinaire ou sur toutes
questions ayant à voir avec les règlementss et les procédures, le
parlementaire sera consulté afin de clarifier ces règlements.
Article seven
Dues
Cotisations
7.1. The Board of Directors may by resolution determine the amount of dues
to be paid by members annually and approved by members during the
Annual Membership Meeting.
7.1. Le conseil d’administration peut, par résolution, déterminer le montant
de la cotisation à verser annuellement par les membres et qui doit être
approuvé par les membres lors de l’Assemblée Générale.
7.2. Members having paid their dues shall be deemed to be in good
standing.
7.2. Les membres ayant payé leur cotisation sont considérés être en règle.
Article eight
Financial administration
Administration financière
8.1. Fiscal year. The Fiscal Year of the Association shall be fixed by the
Board of Directors from time to time, subject to applicable law.
8.1. Année fiscale. L’année fiscale de l’association doit être fixée par le
conseil d’administration périodiquement, sous réserve des lois en
application.
Article nine
Books & Reports
Livres de compte et rapports
9.1. The Association shall keep complete and correct records and books of
account, and shall keep minutes of all the meetings as well as a list of the
names and addresses of all members.
9.1. L’association doit garder une documentation complète et exacte et des
livres de compte, et doit tenir les minutes de toutes les réunions ainsi que la
liste des noms et des adresses de tous les membres.
Article ten
Amendments
Amendements
10.1. These By-Laws may be amended and restated by the Board of
Directors at any of its regular meeting by a two third (2/3) vote provided that
the proposed amendment(s) has (have) been mailed or sent by electronic
mail to each Director at least two (2) weeks prior to the date of the meeting.
10.1 Ces statuts peuvent être amendés et reformulés par le conseil
d’administration lors de réunions ordinaires par un vote des deux tiers
(2/3), à condition que le(s) amendement(s) proposé(s) ait(ont) été posté
ou envoyé par courrier électronique à chaque directeurs au moins deux (2)
semaines avant la date de la réunion.