Fiche de poste Secrétaire de direction - Université Haute

Secrétaire de direction (H/F)
Contrat :
Affectation :
Contractuel.le – catégorie C
NOVATRIS
Mission
La.le secrétaire de direction assure la coordination administrative, financière, juridique et logistique du
Centre de compétences transfrontalières NovaTris.
Activités principales
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Assurer le conseil et l’orientation des interlocuteurs internes et externes ;
Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les services de l’établissement
et les partenaires extérieurs
Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
Participer à l’organisation des événements NovaTris (Journées NovaTris, Universités
d’été, séminaires, déplacements, etc…)
Assurer le conventionnement financier des projets NovaTris
Assurer le suivi financier des dépenses et recettes du Centre NovaTris
Assurer le suivi administratif des projets
Participation à la démarche qualité, co-pilote du processus « direction ».
Mettre en œuvre la démarche développement durable et le système de management de
l'énergie (ISO 50001), sensibiliser les personnels et les usagers et proposer des actions
d'amélioration (en relation avec le référent développement durable)
Compétences
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires
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Connaissances des techniques de communication
Notions de base des techniques de la comptabilité publique.
Savoirs sur l’environnement professionnel
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Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative et
financière ;
Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’établissement ;
Savoir-faire opérationnels
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Informer et rendre-compte
Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
Rechercher l’information, la vérifier et la classer
Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
Maîtriser les outils de gestion, les outils bureautiques (Word, Excel…) et les outils de
communication informatique
Structurer et rédiger un document d’information en français et en allemand
Notions de techniques de communication
Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel…)
Planifier son activité
Communiquer avec les usagers, les responsables de budgets, avec les autres services de
l’établissement et avec des structures externes
Contrôler la qualité et la cohérence des données saisies
Alerter en cas de dysfonctionnements liés au traitement des opérations de gestion
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Savoir-être
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Capacité à travailler en équipe
Capacité de travail autonome
Sens de l’initiative
Sens de l’organisation
Sens de la confidentialité
Compétences interculturelles
Compétences linguistiques
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Bilingue (allemand, français) niveau C1
Aisance en anglais souhaitée
Environnement et contexte de travail
L’activité s’exerce au sein du centre NovaTris, à l’Université de Haute-Alsace – Mulhouse.
La.le secrétaire de direction est rattaché.e au porteur de projet.
Formation/expérience
Une expérience en gestion administrative est souhaitée.
Diplôme
Niveau de diplôme minimum exigé : BEP
Rémunération
Salaire brut mensuel : 1466.62 € - à négocier selon profil
Prise de poste : dès que possible
Contact :
Fiche de poste disponible sur le site www.uha.fr – rubrique « recrutements/personnels administratifs
et techniques/offres d’emploi »
Les candidatures (lettre de motivation et CV) sont à adresser par courriel uniquement à Florence
DUCHENE-LACROIX au plus tard pour le 20 septembre 2016 à l’adresse suivante :
[email protected]
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