p. 3 - Smals

SYMBiOSE
N° 61 – Avril 2016
Photos : BDW
eMagazine de
Synergy : une collaboration fructueuse débouche sur un outil
de planification novateur pour le Commerce extérieur (p. 3)
Smals – Avenue Fonsny 20 – 1060 Bruxelles – 02 787 57 11 - www.smals.be
Éditorial __
__ Zoom sur un projet
La deuxième priorité d'entreprise concernera l'orientation
résultat, en tant que moteur de nos prestations. Les
collaborateurs qui prennent leurs responsabilités en visant
le résultat le plus efficace détiennent la clé du succès,
comme en témoigne notamment la nouvelle application
de planification Synergy (p. 3), que Smals a développée
avec l'Agence pour le commerce extérieur, Fedict et le
SPF Chancellerie. Grâce à cet outil novateur, les missions
économiques princières et les visites d'État peuvent être
organisées encore plus efficacement.
Présentation de Synergy par l'Agence pour le
Commerce extérieur en présence royale
Le 28 janvier 2016, l'Agence pour le
Commerce extérieur a présenté en
primeur sa nouvelle application de
planification baptisée "Synergy".
Grâce à cette innovation, les missions
économiques princières et les visites
d'État peuvent être organisées encore
plus efficacement. S.M. le Roi, S.A.R.
la Princesse Astrid, le Vice-Premier
Ministre et Ministre des Affaires
étrangères Didier Reynders ainsi que
le Secrétaire d'État au Commerce
extérieur Pieter De Crem étaient
présents à cette grande première.
Photo : Jan-Frans Lemmens
Nous partageons volontiers notre quête d'innovation et
de progrès. "TARDIS" (p. 4) est un illustre exemple de cette
volonté. Avec cet outil en ligne, le secteur médical a fait
un bond en avant dans le monde numérique. Il permet aux
rhumatologues d'enregistrer les données de patients, mais
aussi d'introduire une demande de remboursement, laquelle
est directement traitée par la Mutualité. Une première.
Outre nos priorités d’entreprise, nous prévoyons la
poursuite de l'intégration de "PRINCE2" (p. 6). Dans cette
méthodologie, la solidité des business cases est capitale.
Elle permet entre autres d'analyser la valeur que le projet
générera dans le business et de produire des résultats
Fin 2015, Smals et quelques-uns de ses clients ont été mis mesurables. Smals souhaite ainsi répondre aux désirs des
à l'honneur. L'e-Gov Award de la meilleure innovation a été utilisateurs finaux. En effet, l’expression « en avoir pour son
décerné à la CAAMI pour le G-Cloud et celui de la meilleure argent » est plus que jamais un concept essentiel.
collaboration a été remis à la BCSS pour le Datawarehouse
Marché du travail & Protection sociale, tandis que l'AFMPS Smals travaille encore à d'autres projets porteurs d'un
a gagné la Customer Case Competition de Smartbiz avec intérêt social fondamental. Citons par exemple la révision
le programme TDMI. Smals peut en outre se revendiquer des comptes des employeurs de l'ONSS. Vous trouverez
"Top Employer" pour la huitième fois consécutive. C'est donc plus d'informations à ce sujet dans un prochain Symbiose.
avec une grande fierté que nous avons tourné la page de Tout comme en 2015, Smals souhaite répondre encore
2015.
plus aux désirs de ses clients au cours des prochaines
années, traduire leurs défis en opportunités, leurs risques
En 2016 également, la synergie et le G-Cloud constitueront en occasions à saisir et leurs projets en ‘success stories’.
une priorité d'entreprise pour Smals. Il s'agit de permettre
à nos membres d'optimiser leurs services et de collaborer Kelsey Ruys,
Rédactrice
à un moindre coût.
L'histoire continue
Contenu…
3
Fiers de Smals : Synergy
4
Zoom sur un projet :
TARDIS
SYMBIOSE 61| 04.2016
2
6
PRINCE2 sous la loupe
10
Smals est
Top Employer 2016
12
Sur les pas de
Jonathan Lannoy
14
Coin des brèves
Cliquez sur la photo pour découvrir plus de
photos de la présentation.
De gauche à droite : Johan Ergo (analyste fonctionnel, Smals), Julie Derwa (Trade Missions Coordinator, Agence pour le Commerce extérieur), Karen Van Houdt
(SharePoint developer, consultant), Rosemary Donck (Media & Social Media Manager, Agence pour le Commerce extérieur)
En étroite collaboration avec Fedict, le SPF Chancellerie et Smals,
l'Agence pour le Commerce extérieur a fait développer la nouvelle
application de planification "Synergy" pour soutenir les missions
économiques conjointes et les visites d'État. "Il s'agit d'une
matière complexe impliquant de nombreuses parties : le Palais
royal, le SPF Affaires étrangères, les institutions régionales en
charge du commerce extérieur, les entreprises participantes...
Garder une vue d'ensemble tient parfois du défi", témoigne Rose
Donck, media & social media manager pour les missions.
Le choix s'est porté sur une combinaison de technologies existantes
avec des processus de travail et des rapports sur mesure. Smals
s'est chargée entre autres de l'analyse business, du développement
et de l'intégration technique. La fonctionnalité englobe à la fois
l'inscription des participants, la constitution du programme, la
gestion des aspects logistiques tels que les chambres d'hôtel et
le transport ainsi que l'impression des brochures et des listes de
participants.
Quand les listes font place aux processus
automatisés
Jusqu'il y a peu, toutes les données d'inscription étaient
minutieusement tenues dans plusieurs listes. Une occupation pour
le moins intensive, qui augmente le risque d'erreurs. "L'information
était chaque fois recopiée. Par participant inscrit, quelque 50
manipulations étaient nécessaires. Avec une moyenne de 300
participants par mission, cela représente environ 15.000 copier/
coller", se souvient Rose Donck.
"La nouvelle méthode offre un gain de temps et réduit le risque
d’erreurs. La probabilité d'erreur humaine est à présent moins
élevée. Les collègues qui utilisent déjà la nouvelle méthode sont
enthousiastes. Pour eux, le premier contact avec la nouvelle
application fut une véritable libération. Lorsque, à titre de test, ils
devaient utiliser les deux systèmes en parallèle, ils délaissaient
déjà spontanément l'ancienne version. Nous avons définitivement
fait la transition depuis avril 2016. Beaucoup de temps sera ainsi
libéré pour d'autres choses comme la concertation, les contrôles
et la communication."
Sécurité et contrôles croisés
Lors de l'organisation de voyages, chaque détail compte... Tout doit
se dérouler sans encombre pour les participants et l'organisation.
Le software comporte en lui-même plusieurs contrôles croisés,
qui permettent par exemple de vérifier si un passeport valable a
été enregistré pour chaque participant ou de veiller à remplir les
véhicules de façon optimale lors de la préparation d'un convoi.
"Nous disposons aujourd'hui de plus de 70 rapports sur mesure
comme les listes de participants, les brochures de programme
avec photos ou la composition d'un convoi sécurisé. À présent,
chaque modification s'effectue en un clic, tandis qu'auparavant,
les modifications étaient apportées manuellement dans chaque
document."
Rédaction : Jan-Frans Lemmens
SYMBIOSE 61 | 04.2016
3
Zoom sur un projet __
__ Zoom sur un projet
TARDIS, évolution numérique du secteur médical
Retour en arrière
Noëlle Bauwin,
Chain Project Leader
Photo : Kelsey Ruys
Depuis 2015, les rhumatologues utilisent TARDIS dans le traitement de l'arthrite rhumatoïde.
Grâce à cet outil en ligne, les dispensateurs de soins peuvent pour la première fois relier les
données du patient à une demande de remboursement pour le médicament prescrit. Outre une
grande simplification administrative, l'application autorise des traitements plus précis. Ainsi, sur
la base des données présentes dans TARDIS, des statistiques peuvent être générées à propos des
effets de certains médicaments. Le secteur médical souhaite d’ores et déjà que l'outil soit élargi à
d'autres maladies et médicaments. Une première…
fallait une
quait plusieurs parties, il
pli
im
jet
pro
le
e
qu
é
nn
demandes
"Étant do
I, nous avons examiné les
AM
l'IN
ec
Av
n.
tio
ina
bonne coord
planning et le
avons conciliées avec le
des rhumatologues et les
en et une aide
us avions prévu un souti
no
,
-ci
ux
ce
ur
Po
et.
dg
AMI, les
bu
La collaboration entre l'IN
.
on
ati
lic
pp
l’a
de
nt
me
cace et
au lance
sureurs et Smals a été effi
as
es
ism
an
org
les
s,
ue
rhumatolog
teurs. TARDIS est
, tout comme les autres ac
ble
da
mi
for
il
va
tra
un
ré
liv
i. Les patients et
Smals ont
effet toucher n'importe qu
en
ut
agréable. Les équipes de
pe
de
toï
ma
rhu
rite
citoyen. L'arth
administratives."
vraiment un projet pour le
multitude de tracasseries
ne
d'u
és
ss
rra
ba
dé
t
an
inten
les prestataires sont ma
Photo : Nancy Boodts
s
rè
g
n
o
C
u
a
te
n
e
s
ré
p
n
re
e
v
25/09/2015 : Leen Van Loo
belge de rhumatologie
?
t au congrès
en
ém
is
éc
pr
it
fa
s. Sur la
s
ou
-v
ez
Qu'av
estions des rhumatologue
qu
x
au
du
on
rép
s
on
av
. Durant la
nd où nous
De gauche à droite : Dino Benazzi, Henda Sammari, Noëlle Bauwin, Anne Sprimont, Olivier Van Rengen, Sylvie Baudelet, Grégory Bastien, Andrea Benetti,
Thomas De Smedt, Vincent Berwaer, Jérôme Faucon, Katrien Dickx, Dries De Meyer, Leen Van Looveren, Grace Canlas
congrès
ait installé son sta
AMI a présenté à la fin du
l'IN
e
qu
"Au congrès, l'INAMI av
sé
po
ex
un
té
oc
techniques. Au
us avons conc
i répondu aux questions
j'a
n,
tio
nta
base de ces échanges, no
se
pré
la
à
ite
rmations
réponses qui a fait su
s qu'ils ont reçu plus d'info
foi
e
un
is
ma
session de questions et
ts,
an
sit
hé
s se sont montrés plutôt
début, les rhumatologue
thousiastes."
antages, ils étaient très en
sur l'application et ses av
De SAFE à TARDIS
Au début de l’année 2000, les rhumatologues avaient demandé
à pouvoir enregistrer les données médicales dans le cadre
du traitement de la polyarthrite rhumatoïde. En réponse à
cette demande, l'outil SAFE avait été proposé. Afin que cet
enregistrement puisse être associé à une demande en ligne de
remboursement des médicaments biologiques, TARDIS (Tool
for Administrative Reimbursement Drug(s) Information Sharing)
a ensuite été développé. TARDIS permet aux rhumatologues
d'introduire les données du patient de manière sécurisée et
d'effectuer en même temps la demande de remboursement
auprès de la mutuelle.
Leen Van Looveren, analyste fonctionnelle chez Smals, nous
explique l’un des avantages majeurs.
Pour ne citer que quelques
avantages...
Fonctionnement de TARDIS
SYMBIOSE 61 | 04.2016
4
Le rhumatologue doit premièrement créer un lien thérapeutique
avec le patient via eHealth Consent. Ce lien permet au
rhumatologue et au patient de consulter les autorisations pour le
remboursement d'un médicament biologique. Les rhumatologues
se connectent via la plateforme eHealth à TARDIS, où ils
peuvent entre autres consulter les données des patients,
introduire les données administratives et médicales, ainsi que
demander le remboursement d'un médicament ou la poursuite
du remboursement.
Perspectives
Leen Van Looveren,
Analyste fonctionnelle
rhumatologues
plus conviviale pour les
on
ati
lic
pp
l'a
dre
ren
s
"Nous allon
ns TARDIS même.
du lien thérapeutique da
en intégrant la création
dicaments
st utilisé que pour les mé
n'e
IS
RD
TA
nt,
me
lle
tue
Ac
toïde. L'outil sera
ment de l'arthrite rhuma
ite
tra
au
s
né
sti
de
es
iqu
soins
biolog
d'autres dispensateurs de
e
qu
n
afi
rgi
éla
t
en
lem
vraisemblab
metteur."
mble en tout cas très pro
se
nir
ve
L'a
ts.
en
am
dic
utres mé
Photo : Kelsey Ruys
TARDIS est un véritable bond en avant dans la simplification
administrative du secteur des soins de santé. Désormais, les
données médicales ne doivent être enregistrées qu'une seule
fois, tandis que les patients peuvent bénéficier d'un meilleur
service. La demande de remboursement auprès de la mutuelle
s'effectue directement, tout comme la réponse de la mutuelle
qui s'ensuit. Par conséquent, le patient ne doit plus attendre
et peut immédiatement démarrer ou poursuivre son traitement
médicamenteux. Cette innovation permet de gagner un temps
précieux.
“Avec TARDIS, le secteur médical peut statistiquement analyser
les effets des médicaments. Les données des patients peuvent
être comparées entre elles. Si une moindre dose produit tout
autant d'effets sur un patient, les rhumatologues peuvent dans
un premier temps prescrire une moindre dose aux patients
qui possèdent un profil similaire. Une dose moins élevée est
non seulement moins onéreuse, mais aussi moins génératrice
d'effets secondaires."
puissent l'utiliser pour d'a
Interviews : Nancy Boodts, Kelsey Ruys
Rédaction : Kelsey Ruys
SYMBIOSE 61 | 04.2016
5
Gros plan sur Smals __
__ Gros plan sur Smals
PRINCE2 : une plus-value pour Smals et ses clients
Depuis début 2016, PRINCE2 est plus fortement intégré chez Smals. Cette méthodologie indique
étape par étape comment gérer un projet avec succès. Dans ses projets antérieurs, Smals
appliquait déjà de nombreux éléments de PRINCE2. Elle figure parmi les méthodologies de gestion
de projets les plus répandues en Europe. Tant les intérêts business que les intérêts de l'utilisateur
final sont bien représentés dans le framework, qui réserve une place de choix au business case
en tant que pilier de succès. Il permet notamment au client de savoir si le projet générera la valeur
escomptée. Petit tour d’horizon...
Comment créer un
business case solide ?
Pour les non-spécialistes
Qu’est-ce qu'un business case ?
Un business case consiste en une étude dans
laquelle est décrite l'opportunité de démarrer un
projet. Les coûts sont confrontés aux bénéfices, en
tenant compte des risques. Souvent, il est décidé
sur la base du business case de démarrer et/ou de
poursuivre ou non un projet. Le business case joue
un rôle crucial du début à la fin du projet. Lorsque,
par exemple, les coûts sont moins élevés que prévu,
le case peut facilement être ajusté.
Source : Wikipedia
Tom Van Medegael, notre expert en gestion de projet, explique pourquoi le choix
Une clé du succès
Bien que les équipes de projet de Smals appliquaient déjà les
principes essentiels de PRINCE2, la méthodologie joue un rôle
plus important depuis 2016. PRINCE2 renferme des consignes
pratiques pour faire un succès de chaque projet, quels qu'en
soient l'envergure et la complexité. Dans ce cadre, les templates
de projet de Smals ont entre-temps été adaptés pour passer de
l'ancienne méthodologie, fondée sur PMBOK, à PRINCE2. Un
poster a également été créé, lequel offre un aperçu synoptique des
étapes majeures de cette méthodologie de projet (voir p. 8 et p. 9).
Value for money
PRINCE2 fait la part belle à l'orientation résultat. Le client
souhaite avant tout en avoir pour son argent, souhait qui peut
être garanti grâce au business case. Celui-ci est élaboré et
intégré dans le PID (Project Initiation Document, qui correspond à
l'ancienne Charte de projet chez Smals) par les chefs de projets,
en collaboration avec le business. Sur la base de ce délivrable, il
est décidé si le projet reçoit le feu vert.
SYMBIOSE 61 | 04.2016
6
"Le business case indique si le projet est porteur d'une plus-value
pour le business", explique Tom Van Mededael. “Il permet de
répondre aux questions les plus essentielles : quels sont les coûts
et bénéfices escomptés ? Quand sera rentabilisé l'investissement
dans le projet ? Quels sont les risques potentiels, que le projet soit
réalisé ou non ? Le document peut servir à convaincre les parties
prenantes de l'opportunité du projet. Nos clients bénéficient ainsi
d'une preuve de l'efficacité. Pour la petite histoire, nous avons un
client qui a pu libérer un budget supplémentaire sur la base du
business case proposé."
PRINCE2 comporte également une phase post-projet. Le business
case tient par exemple compte des frais d'exploitation une fois
le projet achevé. Au terme du projet, sa valeur ajoutée est
réévaluée. Un business case permet en outre d'éviter à temps
les projets dont la valeur ajoutée est insuffisante. Ou, pour citer
Peter Drucker : “Efficiency is doing things right; effectiveness is
doing the right things.”
Rédaction : Kelsey Ruys
Cliquez sur l'illustration pour visualiser une vidéo expliquant
comment créer un bon business case.
Form follows function
Remi Declercq et Laurent Dupont
du Design Team de Smals ont
réalisé les posters.
Comment sont nés les posters ?
Remi Declercq : “Dans une première phase, nous
avons créé une ébauche fonctionnelle du poster.
Nous voulions y représenter clairement la méthodologie, les quatre phases et les délivrables. Nous
l'avons ensuite mise en forme.”
Photo : Kelsey Ruys
“Depuis longtemps déjà, PRINCE2 est le standard européen
incontournable en matière de méthodologies de gestion de projets.
Les organisations belges sont aussi de plus en plus nombreuses à s'en
servir. Smals a de nombreux projets de synergie en cours, de sorte que
cette transition constitue une étape logique. De plus en plus de clients
souhaitent une analyse plus détaillée des coûts et bénéfices. Celle-ci
est prévue dans PRINCE2. En outre, nous travaillions déjà en partie avec
de nombreux éléments de cette méthodologie. Il ne s'agit donc pas
d'une révolution, mais d'une évolution.”
Photo : Kelsey Ruys
s'est porté sur PRINCE2 et quels avantages Smals et ses clients y trouvent.
De gauche à droite : Remi Declercq et Laurent Dupont
Pourquoi ce choix ?
“Dans l'ébauche, nous avons respecté l'identité
visuelle de Smals. Nous pensons ici aux couleurs,
mais aussi à la forme en losange du logo. Les posters
devaient surtout être clairs. Ils ont en effet une
fonction de support. Par ailleurs, ils peuvent être
utilisés tant ensemble que séparément.”
SYMBIOSE 61 | 04.2016
7
Gros plan sur Smals __
SMALS
PROJECT LIFECYCLE
1
2
3
SMALS
PROJECT LIFECYCLE
4
1
2
3
4
STARTUP
The purpose of the startup step is to ensure that the prerequisites for initiating a project
are in place. The aim is to do the minimum necessary in order to decide whether it is
worthwhile to even initiate the project.
PROJECT MANAGEMENT
DELIVERABLES
STARTUP
Project Brief
At the end of the startup step the Project Brief is produced, including the outline
Business Case.
The purpose of the startup step is to ensure that the
prerequisites for initiating a project are in place. The
aim is to do the minimum necessary in order to decide
whether it is worthwhile to even initiate the project.
At the end of the startup step the Project Brief is
produced, including the outline Business Case.
INITIATION
Once there is a decision to go ahead with the project, it needs to be planned in sufficient
detail.
At the end of this stage the Project Initiation Documentation (PID) is assembled,
including the detailed Business Case. The PID also includes an overall Project Plan and
defines baselines for time, cost and scope. The PID represents a statement of what the
project will deliver, how this will be achieved and by whom.
PROJECT MANAGEMENT
DELIVERABLES
Project Initiation
Documentation
(PID)
DELIVERY
The project board delegates day-to-day control to the project manager on a stage-bystage basis. Shorter stages offer more control, while longer stages reduce the burden
on senior management.
The project manager informs the project board of progress through regular (monthly)
Highlight Reports (SQERT).
The project manager prepares an End Project Report (Close SQERT), including product
handover information. It is also important to pass on lessons. The project manager
prepares a Lessons Report (Lessons Learned) for lessons that could be applied
to future projects.
TIME
PROJECT MANAGEMENT
DELIVERABLES
RISKS
BENEFITS
QUALITY
SCOPE
SYMBIOSE 61 | 04.2016
8
At the end of this stage the Project Initiation
Documentation (PID) is assembled, including the
detailed Business Case. The PID also includes an overall
Project Plan and defines baselines for time, cost and
scope. The PID represents a statement of what the
project will deliver, how this will be achieved and by
whom.
Highlight Report
(SQERT)
DELIVERY
The project board delegates day-to-day control to the
project manager on a stage-by-stage basis. Shorter
stages offer more control, while longer stages reduce
the burden on senior management.
The project manager informs the project board of
progress through regular (monthly) Highlight Reports
(SQERT).
PROJECT MANAGEMENT
DELIVERABLES
End Project Report
(Close SQERT)
Lessons Report
(Lessons Learned)
PROJECT MANAGEMENT
COST
Once there is a decision to go ahead with the project,
it needs to be planned in sufficient detail.
The project manager prepares an End Project Report
(Close SQERT), including product handover information.
It is also important to pass on lessons. The project
manager prepares a Lessons Report (Lessons Learned)
for lessons that could be applied to future projects.
CLOSURE
The purpose of the closure step is to provide a fixed point at which acceptance for the
project product is confirmed, and to recognize that objectives set out in the original PID
have been achieved.
INITIATION
CLOSURE
The purpose of the closure step is to provide a fixed
point at which acceptance for the project product is
confirmed, and to recognize that objectives set out in
the original PID have been achieved.
Prince 2 defines a project as a temporary organization that is created for the purpose of delivering one or more business
products according to an agreed Business Case. Project management is the planning, delegating, monitoring and control
of all aspects of the project, and the motivation of those involved, to achieve the project objectives within the expected
performance targets for time, cost, quality, scope, benefits and risks.
TIME
RISKS
BENEFITS
PROJECT MANAGEMENT
COST
QUALITY
SCOPE
Prince 2 defines a project as a temporary organization that is created for the purpose of delivering one or more business
products according to an agreed Business Case. Project management is the planning, delegating, monitoring and control
of all aspects of the project, and the motivation of those involved, to achieve the project objectives within the expected
performance targets for time, cost, quality, scope, benefits and risks.
SYMBIOSE 61 | 04.2016
9
Votre rubrique RH __
__ Votre rubrique RH
Smals, toujours Top Employer en 2016 !
Smals a été certifiée Top Employer pour la huitième année
consécutive. Dans toute la Belgique, seules 54 entreprises ont
décroché ce titre. Nous pouvons donc être fiers ! Mais comment
devient-on Top Employer ? Nous avons posé la question à
Fanny Taildeman, HR Director de Smals.
Fanny Taildeman, HR Director de Smals
Pourquoi Smals participe-t-elle à
Top Employers ?
La participation à Top Employers est, pour
Smals, l'occasion idéale d'augmenter
sa notoriété. En effet, les entreprises
certifiées sont amplement présentées
dans la presse et sur les réseaux sociaux.
Cette visibilité est très importante. Les
collaborateurs potentiels apprennent à
nous connaître tout en ayant la garantie
que Smals est une entreprise sérieuse qui
ne craint pas de faire analyser sa politique
RH par une organisation internationale.
D’autre part, à la suite de l'enquête, le
Top Employers Institute nous donne un
feed-back détaillé des résultats que nous
avons obtenus. Ce feed-back nous aide à
définir les points à développer parmi les
différents domaines de notre politique RH.
Par ailleurs, le benchmarking avec d'autres
Top Employers constitue une source
d'inspiration pour démarrer de nouvelles
initiatives. Enfin, c’est un titre dont nos
collaborateurs peuvent être fiers !
Comment se déroule l'enquête
concrètement ?
Au moyen de questionnaires et
d'entretiens avec les services RH
concernés, des aspects tels que la
formation, l'onboarding, les perspectives
de carrière et la gestion des prestations
sont analysés et évalués. Pour chaque
aspect, nous devons atteindre un score
de minimum 60 %. Le Top Employers
Institute ne se contente toutefois pas de
nos réponses. Nous devons aussi apporter
des "preuves" telles que les politiques
utilisées, différents documents et manuels
existants... Toutes les informations
SYMBIOSE 61 | 04.2016
10
récoltées sont ensuite auditées par une
partie indépendante afin que la validité de
tout le processus soit garantie.
On entend parfois dire qu’il suffit
de participer à l'enquête pour
obtenir automatiquement le titre
de Top Employer.
Oui, mais cela ne fonctionne pas
comme ça. Participer ne signifie pas
automatiquement gagner. L'enquête est
réellement approfondie avec plusieurs
validations et contrôles au programme.
Cette année à nouveau, plusieurs
entreprises n'ont pas atteint le score
minimal de 60 % et n’ont dès lors pas été
proclamées Top Employer 2016. Il faut
également savoir qu'une présélection a
déjà lieu avant le démarrage de l'enquête
proprement dite. Lorsqu'une entreprise
souhaite pour la première fois concourir au
titre de Top Employer, elle est soumise à
un screening détaillé par le Top Employers
Institute. Si la base de la politique RH
n'est pas suffisamment solide, l'entreprise
ne peut pas participer à l'enquête. N'est
donc pas Top Employer qui veut !
Qu’est-ce qui fait de Smals un Top
Employer ?
Nous enregistrons de très bons résultats
sur le plan de la gestion des talents.
Nous disposons d’un catalogue de
fonctions qui reprend l’ensemble des
fonctions existantes avec une description
des domaines de responsabilité ainsi
que les compétences techniques et
comportementales requises pour
chaque fonction. Ce catalogue est, en
outre, accessible à tout le personnel via
eHR. Tous les collaborateurs disposent
également de leur propre profil de fonction
dans le système et peuvent consulter leur
situation personnelle à tout moment. À
la fin de l'année dernière, un nouveau
module a encore été ajouté, permettant
à nos informaticiens d'indiquer les
projets auxquels ils ont participé et les
technologies qu'ils y ont utilisées. Cet
outil est pratique pour les CSM et les
chefs de projets dans la constitution
d’équipes de projet regroupant toutes les
compétences requises.
Notre système eHR a donc joué
un rôle déterminant dans notre
reconnaissance en tant que Top
Employer ?
En effet. Notre système eHR est bien
plus qu'un catalogue de fonctions. Il gère
également notre cycle de performance,
une autre bonne pratique de Smals. Il
enregistre les différentes étapes du cycle
et permet aux collaborateurs de participer
à l’évaluation de leurs compétences et à
la fixation de leurs objectifs. En outre, la
demande des formations nécessaires est
un jeu d'enfants grâce au module formation.
Ceci nous conduit à un autre domaine où
nous marquons des points : Learning &
Development. En tant qu'entreprise ICT, ce
volet est également indispensable car nos
collaborateurs doivent rester des experts
dans leur domaine.
Où marquons-nous encore
beaucoup de points ?
L'attention accordée à l'encadrement des
nouveaux collaborateurs constitue un
thème important dans l'enquête du Top
Employers Institute. C'est pourquoi, l'an
dernier, nous avons élaboré et introduit
une nouvelle politique d'onboarding.
Chez Smals, nous accordons aussi
traditionnellement une grande importance
au bien-être de notre personnel. Pour
pouvoir préserver l'équilibre entre vie
professionnelle et vie privée, nous
appliquons un horaire flexible depuis de
nombreuses années. Pour toute une série
de fonctions, le télétravail est également
possible. D'autre part, nous avons
volontairement implanté nos bureaux
à proximité de grandes gares afin de
réduire au maximum les temps de trajet
de nos navetteurs. Nous avons aussi
notre propre service social qui permet à
nos collaborateurs de venir exposer toutes
sortes de problèmes.
Smals souhaite bien entendu
demeurer un Top Employer. Quels
sont les défis majeurs pour la
division RH ?
Tout d'abord, nous désirons élargir ou
affiner les dispositions et systèmes actuels
là où c'est nécessaire. Dans ce cadre,
le feed-back du Top Employers Institute
constituera à coup sûr un précieux fil
conducteur. D'autre part, le secteur ICT
évolue très vite et les innovations se
succèdent à un rythme effréné. Nous
devons donc rester attentifs et ajuster en
permanence notre politique RH afin de
pouvoir répondre adéquatement à toutes
les évolutions qui se présentent dans notre
environnement. Les défis ne manqueront
donc pas...
Lieve Troch, Responsable du projet Top Employer chez Smals, lors de la remise des Top Employer Awards
2016.
Le Top Employers Institute est une organisation indépendante
qui analyse les conditions de travail de divers employeurs
notoires à travers le monde. Les domaines suivants sont
passés au crible :
• Talent Strategy
• Workforce Planning
• Onboarding
• Learning & Development
• Performance Management
• Leadership Development
• Career & Succession Management
• Compensation & Benefits
• Culture
Vous souhaitez en savoir plus sur la certification et le profil de notre entreprise
en tant que Top Employer ? Consultez le site www.top-employers.com.
Rédaction : Angelina Van Belle
SYMBIOSE 61 | 04.2016
11
Sur les pas d'un collègue __
Jonathan Lannoy
MON PARCOURS
PROFESSIONNEL
"Je fais du multitâches
en permanence"
"J’ai terminé un graduat en
informatique en 2004, à la suite
duquel j’ai directement été engagé
chez Smals. Après quelques années
s’est ouverte à moi la formation
d’architecte, qui a donné un
chouette boost à ma carrière. En
2010, j’ai décidé de tenter une autre
aventure en partant chez ING. Après
1 an et demi, considérant encore
un changement de carrière, j’ai
été convaincu par un retour aux
sources."
Cet architecte technique a un
grand cœur pour les personnes
et les animaux. S'il s'occupe
entre autres de trois lamas, il
assume également plusieurs
responsabilités auprès de la Croix
Rouge. Sa vie se caractérise par
la diversité. Lorsqu’il voyage, il ne
retourne ainsi jamais deux fois au
même endroit. D'autre part, nous
pouvons souligner son sens de
l'humour et de l'autorelativisation.
Rencontre d'un personnage
débordant d'énergie.
Jonathan avec son épouse Sandrine
MON QUOTIDIEN
Comment se déroule une journée
type ? "Je me lève à 6h30, dans le but
d’attraper le train de 7h15 qui m’amènera
vers 8h aux portes de Smals. Je pars vers
16h ou 17h, selon les activités du soir. Si
je n’ai rien de prévu, je travaille au potager et m’occupe de mes animaux (chien,
poules, canards… et lamas). Vers 21h, je
prends une pause pour une série TV avec
mon épouse, puis je travaille encore un
peu sur mes projets privés.”
Où habites-tu ? "A Masnuy-Saint-Jean,
dans l’entité de Jurbise."
Quelle est ta fonction ? "Je suis architecte technique, en fonction dans les
équipes CCB User Management et Digital
Document Service. Je m’occupe de l’évolution ou du développement de plusieurs
projets, afin d’en cerner correctement les
besoins et de veiller à une bonne implémentation de ces derniers."
Comment définis-tu le travail ?
"Comme un équilibre à trouver entre obligation et plaisir."
Qu'apprécies-tu le plus dans ton
travail ? "Le fait de pouvoir être efficace
SYMBIOSE 61 | 04.2016
12
sur des problèmes ou des modifications à
apporter dans des projets bien maîtrisés.
Les enquêtes sont alors rondement
menées, et les solutions rapidement
trouvées."
Quels sont tes hobbies préférés ? "Je
jongle avec un tas d’activités. À la maison, nous mettons petit à petit en place
un potager-verger, pour lequel je teste différentes méthodes de culture selon les
principes de la permaculture. Nous avons
également trois lamas, que nous élevons
dans le but futur d’accueillir des enfants
pour de courtes visites le week-end ou
des balades. Deux alpagas devraient les
rejoindre au printemps. J’aime pratiquer
un peu d’airsoft et participer à des soirées jeux de société. Autre activité chronophage, je suis également responsable
local des secours (volontaire) Croix-Rouge
pour la commune de Berchem-SainteAgathe."
Que fais-tu en tant que responsable
des secours Croix-Rouge ? ”En tant
que responsable des secours, je gère une
petite trentaine de volontaires. Au total,
nous effectuons annuellement plus de
2000 heures de volontariat. Nous sommes
présents aux événements de la commune
Jonathan en action à la Croix Rouge
que nous représentons, mais aussi à la
plupart des gros événements de la capitale (matchs de football, concerts, événements sportifs, manifestations). Nous
sommes également mobilisables en cas
de plan catastrophe important. En dehors
de ces actions préventives, nous avons
une réunion mensuelle, des formations régulières et, pour les responsables, différents groupes de travail en rapport avec
le fonctionnement de la Croix-Rouge.
D’autres volontaires s’investissent en
supplément dans différentes activités sociales : don de sang, accueil des migrants
ou encore soin des sans-abris. La CroixRouge de Belgique, non subventionnée
par l’État, est représentée par quelque
9200 volontaires. Nous faisons tout cela
sur notre temps libre… Pensez-y lors de
notre prochaine vente d’autocollants et de
pansements !” ;-)
Comment définis-tu la vie ? "Comme
l’effet papillon d’une multitude de
hasards."
Comment te décris-tu ? "Selon mon
épouse, généreux avec un grand sens de
l’humour ; parfois impatient, mais toujours
multitâches. J’ai beaucoup de projets en
cours et bien plus encore en tête.”
As-tu des rêves ? "Je préfère des ambitions réalistes."
Ton film préféré ? "La tour Montparnasse
infernale de Charles Nemes."
Tes ambitions ? "Mener le plus loin
possible mes projets personnels."
Ton livre préféré ? "Treize Minutes, de
Nicolas Rey."
As-tu des enfants ? "Ma petite fille,
Eloïse, est née le 6 avril 2016."
A quel(le) collègue souhaites-tu
passer la plume ? "À Benoit Rassart…"
Quel est ton lieu de vacances favori ?
"J’aime voyager, mais je ne retourne jamais deux fois au même endroit, il y a trop
de choses à faire et à voir, même proches
de chez nous."
Interview : Nancy Boodts
Rédaction : Kelsey Ruys
Portrait chinois
Si j'étais…
ge.
Un animal, je serais un sin
que.
Un pays, je serais la Belgi
Un objet, je serais un Mac.
ge.
Une couleur, je serais le rou
te.
Un plat, je serais une assiet
ond degré.
Une qualité, je serais le sec
ais pas
Quelqu'un d'autre, je ne ser
encore né.
Quelle qualité apprécies-tu le plus ?
"Ne pas se prendre au sérieux. J’aime les
personnes qui savent faire preuve d’autodérision et de second degré."
Qu'est-ce que tu détestes ? "Les personnes qui se mêlent de tout, sans
plus-value, les donneurs de leçons et surtout l’hypocrisie."
Quel est ton plat préféré ? "Une glace !"
Qu'emporterais-tu sur une
déserte ? "Un slip et un couteau."
île
Quel est ton CD préféré ? "As Heard On
Radio Soulwax Pt 2, des 2 Many DJ’s."
Les trois lamas de Jonathan et son chien Picsou
SYMBIOSE 61 | 04.2016
13
Quoi de neuf ? __
m
m
mm
ves
brè
n des
i
Le co
mm
mm
m
Famifed déménage son infrastructure ICT vers le G-Cloud IAAS
En 2015, l'institution fédérale chargée de coordonner le paiement des allocations familiales aux travailleurs a transposé
son application interne fondamentale dans le G-Cloud. L'opération s'est déroulée sans la moindre incidence pour les plus
de 800 utilisateurs. En optant pour le G-Cloud IAAS, Famifed
dispose désormais d'une capacité de serveurs adaptable en
toute flexibilité aux besoins futurs. L’Infrastructure-as-aService (IAAS) permet aux institutions publiques d’acheter
de la capacité de serveur, de réseau et de stockage sous la
forme d’un service entièrement géré, dont ils ne paient que
l’utilisation réelle. La flexibilité n’est pas un luxe pour Famifed,
étant donné que la gestion des allocations familiales à la
suite de la sixième réforme de l'État.
Le directeur ICT Marc Cooreman et l'ICT infrastructure manager Johan Blancquaert, de Famifed, nous livrent leur témoignage à propos du passage au G-Cloud. L'infrastructure la
plus complexe a immédiatement été sélectionnée comme
projet pilote. "Un lourd investissement dans du nouveau hardware s'imposait à nous. Le G-Cloud nous a permis d'éviter cet
investissement et de sortir définitivement du cycle des mises
à jour quinquenales."
Pour plus d’informations à propos du G-Cloud, surfez sur
http://www.g-cloud.be où vous pouvez vous inscrire à la
newsletter.
Retrouvez ici le témoignage complet.
Plus d'infos sur le G-Cloud dans le Symbiose 60.
m
Prochain goûter des pensionnés de Smals le
27 mai 2016
Smals invite chaque année ses pensionnés à un agréable
goûter. Le prochain goûter aura lieu le vendredi 27 mai 2016
de 15h à 17h au réfectoire de Smals South City, situé avenue
Fonsny 20 à 1060 Bruxelles. Le bâtiment se trouve juste en
face de la gare du Midi. Tout comme l'année dernière, des
tartes, du café et du mousseux seront au menu !
Cliquez ici pour un avant-goût et visualisez les photos du
goûter de l'année dernière.
Happy Hour : un agréable moment
Chaque trimestre, Smals organise un Happy Hour pour son personnel interne. Des amuse-bouches
et des boissons sont à disposition, tandis qu'une attention particulière est prévue pour les
collègues qui fêtent leurs 25, 35 ou 40 ans de service.
Les collaborateurs mis à l'honneur le 17 mars 2016 :
Veronique Litt (ICT & Operational services,
Prestations sociales), 25 ans de service
Nadine Dekoster (Human Resources
Management, Gestion des carrières),
25 ans de service
Pascal Dereuver (ICT & Operational services,
Photo : Kelsey Ruys
Lifecycle Management), 25 ans de service
Benoit Wiame (ICT & Operational services,
Transversal Team), 25 ans de service
14
Coordination : Nancy Boodts, ✆ 02 787 54 84, [email protected]
Rédaction : Nancy Boodts (rédactrice en chef), Kelsey Ruys (rédactrice)
Traduction : David Degrendele, Nathalie Vanbrabant, Kelsey Ruys | Mise en pages : El'D graphic design
Reproduction interdite sans autorisation écrite de la rédaction
Affilié à l’Association belge de la communication interne
De gauche à droite : Frank Robben, Veronique Litt, Nadine Dekoster, Pascal Dereuver
et Benoit Wiame
SYMBIOSE 61 | 04.2016
Symbiose | eMagazine de Smals | N°61 – Avril 2016
Symbiose tient à remercier : Angelina Van Belle, Fanny Taildeman, Guy Van Hooveld, Jan-Frans Lemmens,
Jonathan Lannoy, Kelsey Ruys, Laurent Dupont, Leen Van Looveren, Marc Mairesse, Noëlle Bauwin, Remi Declercq,
Stefan Vanhoof, Tom Van Medegael, Tony Vanderbruggen et toutes les autres personnes qui ont collaboré à ce numéro.
Éditeur responsable : Frank Robben, avenue Fonsny 20 - 1060 Bruxelles
Rédaction : Kelsey Ruys
SYMBIOSE 56 | 12.2014
15