X-NET 2.0 ET GESTION DE CONTENU

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Date doc
X-NET 2.0 ET GESTION DE CONTENU
Le Département de l’Ain harmonise toute
sa communication web avec Jalios JCMS
En choisissant un socle technique unique pour ses sites internet,
intranet et extranet, le Département de l’Ain a dynamisé sa
communication externe, amélioré l’accès et le partage des
connaissances métiers de ses 2 000 agents. La plateforme apporte, en
outre, une vraie autonomie de contribution aux utilisateurs et favorise
aujourd’hui l’émergence de nouvelles pratiques collaboratives,
teintées web 2.0.
Le Département de l’Ain en bref :
•
ACTIVITÉ : Le Département assure une
mission de service public auprès des
habitants et des communes, notamment
dans les domaines de la solidarité, des
infrastructures, du transport, de
l’éducation, de l’environnement, de
l’économie et de la culture.
•
•
CHIFFRES CLES :
o
43 cantons, 419 communes
o
565 000 habitants.
EFFECTIF : 2 000 agents exerçant plus
de 200 métiers différents.
•
OBJECTIFS :
o
o
•
Rationaliser la gestion des
contenus en mettant en place
un socle technique unique
pour les sites internet, intranet
et extranet.
Dynamiser la production de
l’information et favoriser
l’émergence de pratiques
collaboratives.
SOLUTION RETENUE :
o
JCMS de l’éditeur Jalios.
LE DÉFI
Le Département de l’Ain est une collectivité territoriale qui intervient
dans tous les domaines de la vie en société : éducation, action sociale,
emploi,
infrastructures,
environnement,
culture,
tourisme,
...
Pour communiquer avec les habitants et les communes du territoire, mais
également développer la communication entre ses 2 000 agents,
cette institution s’était dotée d’un logiciel de création de sites web, qui
était utilisé par différents services en interne. « Cela nous avait permis
de concevoir un premier site internet vitrine, baptisé ain.fr, ainsi qu’un
intranet très orienté métier. Mais l’outil utilisé ne disposait pas de
véritables fonctions de gestion de contenu. Et il ne permettait pas d’impliquer
les agents dans la production d’informations », se souvient Dorothée Dion,
chef de projet à la Direction des systèmes d'informations
du Département de l’Ain. En 2006, la décentralisation de l’Etat prend
un nouveau virage et le Département voit ses responsabilités et
ses domaines de compétences s’élargir. A la direction générale des
services de Bourg-en-Bresse, la décision est donc prise de revoir la
communication numérique interne et externe du département. « L’idée était
de mettre en place une gouvernance des contenus en créant un
seul service autour des nouvelles technologies et en regroupant tous les
sites web sur une plateforme technique unique. Nous voulions également
prendre le virage du web 2.0, en intégrant de nouveaux espaces collaboratifs
et en favorisant le partage des bonnes pratiques au sein des
différents services support (RH, finance, marchés publics, etc.) ».
LE CHOIX DE LA SOLUTION
Le Département fait appel aux services d’une société de conseil
et d’assistance à maîtrise d’ouvrage pour lister tous les besoins à
satisfaire, rédiger le cahier des charges et détailler les spécifications
fonctionnelles. Un appel d’offre est lancé et une dizaine d’éditeurs sont
mis en concurrence. Au final, c’est la plateforme modulaire et intégrée
JCMS de Jalios qui est choisie pour sa facilité de mise en œuvre, son
ergonomie, sa gestion précise des droits et sa couverture fonctionnelle
étendue qui permet la réalisation de sites internet, extranet et intranet
à partir d’un même outil et des mêmes contenus. « Jalios JCMS nous a
particulièrement séduit par sa très grande facilité d’utilisation, que ce soit
Copyright le CXP, 2012. Le CXP – 13 rue Le Sueur – 75116 PARIS – 01 53 05 05 53 – www.cxp.fr
Tous droits réservés. Reproduction ou distribution sous quelque forme que ce soit est expressément interdite sauf autorisation écrite préalable du CXP. Bien que considérées comme fondées au jour de leur
publication, les informations que nous publions sont livrées telles quelles et sans garantie.
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L'ANALYSE DU CXP
Jalios JCMS, une plate-forme collaborative
pour centraliser et partager l’information
d’une équipe
par Claire-Marie de Vulliod,
Senior Analyst, Le CXP
En 2006, lors du lancement de ce projet, le Département de l’Ain
a décidé de faire évoluer et rationaliser la plate-forme technique
de son intranet et de son extranet.
Les processus de gestion liés à ces outils existaient depuis
plusieurs années. Mais ils avaient été développés en silos
indépendants les uns des autres et étaient gérés principalement
par trois personnes aux profils complémentaires : deux agents
techniques et un agent chargé de la communication. Ce projet a
donc été l’occasion de mettre à plat l’organisation et le rôle de
chacun :
•
augmentation du nombre de contributeurs en
décentralisant la mise à jour du contenu auprès de
plusieurs agents,
•
rationalisation des processus de gestion en partageant
la même plate-forme, ce qui a permis de réaliser des
gains lors des mises à jour administratives par les
équipes techniques.
Après plus de quatre ans de déploiement, le Département de
l’Ain observe une bonne prise en mains de la solution par les
utilisateurs. Une dizaine d’agents contribuent maintenant à
l’intranet qui en est à sa deuxième version. Trois contributeurs
gèrent l’extranet du département, un nouveau site créé
spécifiquement pour répondre aux besoins de partage de
documents des 43 élus.
Des nouveaux outils sont proposés : vidéos, twitter, facebook,
boites à idées, sondages. Si le partage de document et la vidéo
reçoivent un bel écho auprès des utilisateurs, l’équipe projet
attend d’avoir un peu plus d’expérience des autres outils, qui
restent dans des phases de mises en place expérimentales.
Depuis plusieurs années, les contributeurs de cette structure
s’habituent à utiliser ces nouveaux canaux de communication et
testent leurs déploiements. La montée en compétence de
l’équipe en gestion de projet permet aujourd’hui de gagner en
efficacité et d’avancer par étapes et objectifs ciblés.
Ce cas client illustre bien les trois principales tendances des
nouvelles technologies liées à internet observées sur le marché :
•
amélioration de l’ergonomie avec une simplification
de navigation dans les écrans,
•
montée en puissance graduelle du partage de
l’information (à usage interne et externe),
•
mise à jour des documents par les utilisateurs finaux
non techniciens.
pour publier des contenus ou pour créer de nouveaux sites. C’était
essentiel pour nous d’avoir un outil qui permette une contribution au
plus près de la production de l’information. Il fallait donc que la
solution soit facilement acceptée en interne par des utilisateurs nonaguerris. Nous voulions, en outre, travailler avec une société
pérenne et disposer d’une plateforme évolutive, qui permette
d’associer à notre portail d’information des sites annexes, mais
aussi de la gestion documentaire ou des espaces collaboratifs »,
confie Dorothée Dion.
LE DÉROULEMENT DU PROJET
Le projet démarre fin 2006 avec une méthodologie industrialisée
apportée par Eolas (groupe Business & Decision), un partenaire
de Jalios qui dispose, en outre, d’une expertise reconnue
dans le secteur public. Six mois seulement après la signature
du projet, un premier site est lancé. Et au printemps 2009,
quatre sites sont déjà en production : le nouveau portail internet
dédié aux habitants, le site Ainvestir.fr à destination des entreprises,
l’intranet pour les agents et un extranet dédié aux élus pour
faciliter l’échange de documents et le partage d’informations
(agendas, lettres internes, etc.). « Nous avons trouvé en Jalios et
Eolas des partenaires efficaces, qui nous ont accompagnés de bout
en bout sur ces projets ».
LES PRINCIPAUX RÉSULTATS
Jalios JCMS est aujourd’hui utilisé au quotidien par la direction
de la communication du département, qui assure la mise à jour
du portail grand public. Et une cinquantaine de contributeurs
formés participent, en interne, à la diffusion de nouvelles
informations sur l’intranet et l’extranet. « Nous avons également
identifié 10 agents référents pour la création de rubriques
métiers (actualités, notes de services, procédures…) et nous
développons régulièrement de nouveaux services destinés à
favoriser les pratiques collaboratives : boîtes à idées, forums,
partage de documents, formulaires en ligne, questionnaires... ».
Une refonte récente de la charte graphique du site internet a
permis d’améliorer sensiblement son accessibilité. Et de
nouveaux projets sont à l’étude pour valoriser l’utilisation de
l’intranet comme outil de développement durable : multiplication
des espaces de collaboration pour limiter les envois de mails et
les impressions papier, implication des agents à travers des
sondages, intégration de vidéos pour faire connaître les métiers de
chacun, etc. « Grâce à JCMS, nous avons réellement dynamisé
notre communication externe et amélioré le partage de nos
connaissances métiers. La plateforme a, en outre, apporté aux
utilisateurs une vraie autonomie de contribution. Elle nous
permet d’intégrer régulièrement de nouveaux services en ligne et
des sites satellites qui diffusent une information plus personnalisée
selon les publics concernés (entreprises, associations, etc.) »,
se félicite Dorothée Dion.
Propos rapportés par Christiène Brancier
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