Optimisez votre gestion de contenu avec la solution I

SOLSTYS
Parc d’activité Pégase
12 rue Fulgence Bienvenüe
22300 LANNION
FRANCE
Email : [email protected]
Web : www.i-maj.com
Tél : +33 810 06 40 47
Optimisez votre gestion de contenu avec la solution I-maj !
Gérer le contenu d’un site Intranet, d’un site web pour les clients et
collaborateurs demande de l’organisation. Des outils sont là pour vous y
aider. Ce livre blanc est conçu pour répondre à vos questions les plus
fréquentes : qu’est -ce qu’un système de gestion de contenu ? à quoi cela
sert et comment choisir le meilleur outil en fonction de ses besoins ?
Introduction
Intranet, Extranet, Internet : quelles différences ?
Définir son projet web est la
première étape
Pour bien définir ses besoins de gestion de contenu, il faut tout d’abord clarifier ce que l’on
souhaite mener comme projet web.
Pour distinguer l’Internet, l’Intranet et l’Extranet, on peut dans un premier temps répondre à
une question : souhaite-t-on publier de l’information vers l’extérieur (sur la société et les
produits, par exemple) et/ou échanger du contenu au sein même de l’organisation (des
documents de travail, des agendas) ?
Les sites Internet, Extranet et Intranet se distinguent selon les destinataires, le type de
contenu offert, le lieu d’accès et l’authentification nécessaire.
Destinataires
Internet, Extranet, Intranet : les
principales différences
Exemples de
Lieu d’accès
Authentification
Facultative
contenu
Internet
Intranet
Externes à
Présentation
Extérieur
l’organisation
des activités
(public)
Internes à
Outils
Réseau de
Automatique (par
l’organisation
collaboratifs
l’organisation
le réseau)
(privé)
Extranet Externes à
l’organisation
Informations
Extérieur (privé)
Obligatoire
partenaires
Le portail est un site web conçu pour être un point d’accès unique, proposant aux utilisateurs
des services thématiques et personnalisés.
Que comprend la notion de contenu ?
La notion de contenu est à considérer au sens large du terme et l’on retrouve souvent des
contenus très différents au sein du même système.
Du contenu, c’est par exemple :
des pages web,
des documents bureautiques (Excel, Word, …)
des outils de travail collaboratifs (agendas partagés, ges tion documentaire, suivi de
projets),
des applicatifs (moteurs de recherche, statistiques),
des vidéos, des animations Flash,
et même des liens vers d’autres sites web.
Bien entendu, ces contenus sont très différents, mais ils doivent tous pouvoir être gérés par
une solution de gestion de contenu d’entreprise.
Pourquoi a-t-on besoin d’un outil de gestion de contenu ?
Le projet web mobilise un
grand nombre d’intervenants
Pour répondre à cette question, nous allons aborder tous les risques et les pièges qu’un
responsable d’un projet web doit éviter pour que le site soit un succès !
Un projet web mobilise plusieurs intervenants (les utilisateurs, les gestionnaires, les
contributeurs, les responsables informatiques et les décideurs), et chacun de ces
intervenants fait face à des enjeux et des contraintes spécifiques. Or, pour être un succès, le
projet web doit satisfaire chacun des intervenants.
Quels sont les principaux facteurs d’échec des projets web ?
Les principaux risques à
prendre en compte
Prenons le projet web par sa fin : le site (Intranet, Extranet, Internet) est lancé depuis
quelques mois, voilà les principaux risques :
l’audience est trop faible ou peu fidèle (les visiteurs ne viennent pas régulièrement
consulter vos informations),
les contributeurs et les gestionnaires ne peuvent pas gérer facilement le contenu,
sans compétences techniques fortes, et ils abandonnent vite la mise à jour du site,
le site est peu évolutif, c’est-à-dire qu’on ne peut pas facilement modifier son
contenu et son look (charte graphique) pour tenir compte de l’actualité ou de l’évolution
des besoins,
le site est mal intégré au système d’information et au réseau existant : les
informations sont absentes ou en doublons …
Pour éviter ces risques, que faut-il faire ?
A chaque participant
correspond des attentes qu’il
faut pouvoir satisfaire !
Il faut prendre en compte les besoins et les attentes de chacun ! Plus concrètement, il nous
semble que chaque participant à un projet web attend de la simplicité et des réponses à ses
attentes, c’est-à-dire :
Pour les utilisateurs finaux : du contenu de grande fraîcheur, mis à jour
régulièrement est la clé de sa fidélité,
Pour le gestionnaire du site : il doit pouvoir mettre à jour facilement le contenu et
gérer le site et les utilisateurs,
Pour les contributeurs : la facilité d’utilisation est le critère clé, pour qu’ils puissent
apporter facilement du contenu pertinent,
Pour le(s) responsable(s) informatique : que la solution s’intègre au système
d’information existant et à la sécurité du réseau de l’organisation,
Pour les décideurs : leur fournir les critères permettant de mieux mesurer les gains
attendus par la mise en place d’un site Internet, Intranet ou Extranet, en termes de
productivité, d’image, de facilité de communication entre l’organisation et ses publics
(collaborateurs, clients, partenaires, …).
Face à ces attentes, un outil de gestion de contenu peut apporter une aide précieuse pour la
réussite de la mise en place et de l’animation de vos sites.
Qu’est ce qu’un outil de gestion de contenu ?
* Wysiwyg : What you see is
what you get – ce que vous
Un outil de gestion de contenu (en anglais CMS – Content Management System) sert à
créer, gérer et publier du contenu de sites web (Internet, Intranet, Extranet).
voyez à l’écran correspond
exactement au rendu final du
Un tel outil regroupe 4 fonctionnalités de base :
document
la création du contenu : l’édition (si possible en Wysiwyg*), l’acquisition,
décision pour la publication
l’agrégation de contenus différents,
la gestion du contenu : le workflow* (chaîne de publication) , l’archivage, la gestion
d’un contenu
multilingue, la sécurité,
* workflow : chaîne de
la publication du contenu : publication sur le web mais aussi sur d’autres supports,
la syndication
les services évolués et l’administration : pour gérer la sécurité du système, la
gestion des droits d’accès, les statistiques d’utilisation.
Qui a besoin d’un outil de gestion de contenu ?
Avez-vous besoin d’un outil de
gestion de contenu ?
Toute entreprise ou organisation ayant au moins l’un des besoins suivants pourra utiliser
avec profit un outil de gestion du contenu :
le contenu doit être mis à jour de manière fréquente et régulière : le contenu n’est
pas statique, il est amené à être modifié, complété (évolutivité),
l’autonomie est un critère important : le contenu doit pouvoir être mis à jour sans
passer par un prestataire externe et surtout sans qu’il ne soit nécessaire de posséder
des compétences informatiques,
les contributeurs sont multiples : plus le nombre de personnes contribuant au
contenu est important, plus le risque de goulet d’étranglement est fort.
Comment choisir son outil de gestion de contenu ?
Prendre en compte les besoins
Compte tenu des enjeux et des risques que nous avons présentés, il est particulièrement
d’aujourd’hui … et penser à
important de bien choisir son outil de gestion de contenu.
ceux de demain !
Avant toute évaluation, il faut essayer de garder à l’esprit les besoins actuels et leurs
évolutions futurs en matière de publication de contenu.
Il existe plusieurs critères à prendre à compte pour faire le choix d’une solution. Nous listons
ici les principaux ainsi que des exemples de questions à se poser :
des critères d’usage : l’outil possède-t-il les fonctionnalités dont j’ai besoin ?
autorise-t-il facilement l’évolutivité ? est-il simple d’utilisation pour les contributeurs ?
est-il simple aussi pour le gestionnaire ?
des critères techniques : la solution est-elle fiable ? comment s’intègre-t-elle au
système d’information et au réseau existant ? comment la sécurité globale est-elle
assurée ? la solution fonctionne-t-elle sous Windows mais aussi sous Mac Os et sous
Linux ?
des critères de coût : quel est le coût initial de l’outil à l’achat ? quels sont les coûts
d’installation puis de maintenance ? quels sont les coûts réels de fonctionnement et de
formation des utilisateurs ?
des critères liés aux références de la société : l’outil est-il déjà utilisé dans mon
secteur d’activité ? combien de personnes l’utilisent ? peut-on interroger des
références ?
Le coût global de la solution
Il arrive parfois que seul le coût d’achat de la solution soit pris en compte pour comparer
est à considérer
différentes solutions. Or le coût de la licence n’est qu’un élément du prix global de la
solution. En effet, les solutions sans coût de licence ne sont pas nécessairement les plus
économiques, si l’on prend en compte l’ensemble des coûts (développement, formation des
utilisateurs, assistance).
L’ergonomie et la facilité d’utilisation sont des éléments importants car, n’oubliez pas qu’une
solution trop compliquée découragera la mise à jour des contenus et entraînera vite la
désaffection du public que l’on veut toucher !
Quelques mots sur la solution I-maj
L’éditeur SOLSTYS a développé la solution de gestion de contenu I-maj, qui permet à toute
personne (sans compétence informatique particulière) de créer et de gérer entièrement son
site Internet, Extranet, Intranet.
Quels sont les bénéfices à utiliser la solution I-maj ?
Un site (Internet, Extranet, Intranet) réalisé avec I-maj est facile à :
mettre en place : la solution ne nécessite pas d’installation spécifique sur un poste
dédié, n’importe quel ordinateur équipé d’un navigateur web peut recevoir la solution,
utiliser : la prise en main de la solution est rapide, même pour les utilisateurs
n’ayant pas de compétences techniques particulières,
faire évoluer : avec la bibliothèque d’outils mis à votre disposition, vous pouvez
proposer de nouveaux services selon l’évolution de vos besoins (moteur de recherche,
catalogue, formulaires, agendas partagés, …).
I-maj vous permet de faire évoluer votre site à votre rythme et en fonction de vos besoins,
pas en fonction de la disponibilité de votre prestataire web !
Ils utilisent I-maj
Ils nous font confiance …
Aujourd’hui, de nombreuses entreprises et organisations utilisent la solution I-maj : des
collectivités locales et des organismes publics, des Petites et Moyennes Entreprises, des
associations et des communautés, des grands Groupes et leurs filiales.
Tous ces clients ont en commun de privilégier la simplicité et la facilité d’utilisation pour leur
projet web.
Pour aller plus loin
Le site I-maj (www.i-maj.com ) présente les principales fonctionnalités de la solution.
Une démonstration en ligne peut être organisée, depuis votre bureau en nous appelant :
Une présentation technique détaillée est disponible sur demande.
Pour une étude de vos besoins, n’hésitez pas à nous contacter.
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