3 - Les FICHES PRATIQUES - CA et son focntionnement

Conseil aux EPLE
Division de
l’Organisation
Scolaire et de la
Scolarité
DOSS 2
Conseil aux EPLE
Dossier suivi par
Nicole CANU
Téléphone
02.33.32.50.73
Mél
ia61-doss21
@ac-caen.fr
Cité Administrative
61013 Alençon cedex
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LISTE DES FICHES PRATIQUES
FICHE PRATIQUE 01 – LE REGLEMENT INTERIEUR DU CONSEIL D’ADMINISTRATION _____________________________3
FICHE PRATIQUE 02 – LA DOTATION HORAIRE GLOBALE ________________________________________________7
FICHE PRATIQUE 03 – LES LOGEMENTS DE FONCTION __________________________________________________9
FICHE PRATIQUE 04 – LES HEURES D’ENTREE ET DE SORTIE DES ETABLISSEMENTS ___________________________11
FICHE PRATIQUE 05 – LES DELEGATIONS A LA COMMISSION PERMANENTE __________________________________13
FICHE PRATIQUE 06 – LA PROGRAMMATION ET LES MODALITES DE FINANCEMENT DES VOYAGES SCOLAIRES ________17
FICHE PRATIQUE 07 – LES ACTES ADMINISTRATIFS DES EPLE ___________________________________________28
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FICHE PRATIQUE 01 - LE REGLEMENT INTERIEUR DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
LE REGLEMENT INTERIEUR DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
TEXTES DE REFERENCE
Décret n° 85-924 du 30 août 1985
Lors de sa première séance, le conseil d’administration établit son règlement intérieur.
Il fixe les règles de fonctionnement de cette instance.
Il doit être adopté par le conseil d’administration, et ne donne pas lieu à la production d’un acte. En effet, le
règlement intérieur du conseil d’administration est une mesure d’ordre intérieur.
A titre indicatif, le règlement intérieur du conseil d’administration peut comprendre les dispositions suivantes :
Dispositions sur le fonctionnement du conseil d’administration (exemple) :
Dispositions prévues par le décret n°85-924 du 30 août 1985 ne pouvant être modifiées. A inclure pour
information
Le chef d’établissement préside le conseil d’administration. En cas d’empêchement, la présidence est
assurée par son adjoint.
Le conseil d’administration se réunit en séance ordinaire au moins trois fois par an. Il peut être réuni en
séance extraordinaire à la demande de l’autorité académique, de la collectivité territoriale de rattachement
ou de la moitié au moins de ses membres sur un ordre du jour déterminé.
Chaque membre se doit d’être discret pour tout ce qui a trait à la situation des personnes.
Les séances ne sont pas publiques.
Les suppléants ne sont convoqués au conseil d’administration et n’y participent qu’en cas
d’empêchement momentané ou définitif du titulaire.
Le président du conseil d’administration peut inviter aux séances du conseil, à titre consultatif, toute
personne dont la présence paraîtrait utile ; lorsque l’établissement est membre d’un groupement
comptable, l’agent comptable assiste aux travaux du conseil sur les questions financières.
Le conseil d’administration ne peut siéger valablement que si le nombre des membres présents, en
début de séance, est égal à la majorité des membres le composant. Si le quorum n’est pas atteint, le
conseil d’administration est convoqué en vue d’une nouvelle réunion qui se tient dans un délai minimum de
huit jours et maximum de quinze jours. Il délibère alors valablement quel que soit le nombre de membres
présents. Le délai peut être réduit à trois jours en cas d’urgence.
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Disposition à définir
Les questions diverses doivent être déposées dans un délai de (à définir) auprès de (à définir).
Dispositions sur le déroulement de la réunion (exemple) :
Dispositions prévues par le décret n°85-924 du 30 a oût 1985 ne pouvant être modifiées. A inclure pour
information
L’adoption de l’ordre du jour en début de séance,
Les modalités de vote (vote à main levée, vote secret si l’un des membres le demande),
L’adoption des décisions à la majorité des suffrages exprimés, en cas de partage égal des voix, la
voix du président du conseil d’administration étant prépondérante,
L’adoption du procès-verbal de la séance précédente,
Disposition à définir
La signature de la liste d’émargement,
Les modalités de désignation d’un secrétaire de séance en début de chaque conseil,
Les modalités d’étude d’une question (par exemple : détermination d’un ordre d’inscription pour parler),
Les modalités de distribution de documents lors de la séance du conseil d’administration (par exemple sur
accord du chef d’établissement, uniquement si le document est en rapport avec l’ordre du jour),
La définition des conditions de suspension de séance,
Le constat des entrées et des sorties des membres,
Les modalités de publication des actes (par exemple : brochure interne, affichage…),
La durée maximum de la réunion,
La condition de report d’une question présentée dans l’ordre du jour mais non traitée par manque de
temps ou d’informations.
Cette liste n’est pas exhaustive
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Décret n° 85-924 du 30 août 1985
Nom de l’établissement
REGLEMENT INTERIEUR DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Exemple
Article 1
Le règlement intérieur est l’ensemble des règles admises qui favorise le dialogue, réglemente la
vie démocratique, précise les conditions dans lesquelles sont prises les décisions, organise les
travaux en vue d’obtenir une efficacité maximale.
Article 2
Le conseil d’administration se réunit au moins une fois par trimestre à l’initiative du Chef
d’Etablissement. Il peut se réunir exceptionnellement, à la demande de la moitié au moins de ses
membres, sur un ordre du jour précis.
Article 3
Le Chef d’Etablissement fixe les dates et heures des séances. Il envoie les convocations, le
projet d’ordre du jour, les documents préparatoires dix jours à l’avance. Toutes questions ne
figurant pas au projet initial doivent être portées à la connaissance du Chef d’Etablissement au
moins 48 heures avant la date de la réunion.
Article 4
L’ordre du jour, établi par le Chef d’Etablissement, est adopté en début de séance. Toutes
questions relatives aux domaines définis à l’article 2 du décret 85-924 doivent avoir fait l‘objet d’une
instruction préalable en commission permanente.
Article 5
Le secrétariat de séance est tenu, à tour de rôle, par un représentant (à définir)
Il est chargé de dresser le compte rendu des séances plénières. Le procès-verbal est envoyé à
chaque membre, il est adopté au début de la séance suivante. Les éventuelles rectifications ou
modifications sont inscrites dans le procès-verbal suivant.
Article 6
Les membres du Conseil d’Administration sont astreints à l’obligation de discrétion pour tout ce
qui a trait à la situation des personnes et aux cas individuels.
Article 7
Pour des questions de procédure, les votes ont lieu à main levée, mais le vote à bulletin secret
est de droit et sera mis en place à la demande d’un des membres du conseil. En cas de partage
des voix, la décision revient au Président du Conseil d’Administration.
Article 8
Les séances du Conseil d’Administration ne sont pas publiques. Le Chef d’établissement, peut
inviter, à titre consultatif, toute personne dont la présence paraît utile (médecin, Conseiller Psychologue,…)
Article 9
En début d’année, les membres titulaires reçoivent un exemplaire du règlement intérieur du
Conseil d‘Administration ainsi que la liste des membres du Conseil avec leur fonction.
Article 10
Ce présent règlement intérieur est modifiable au début de chaque année, à la demande de la
majorité, ou au cours de l’année scolaire, à la demande des deux tiers de ses membres.
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Article 2 du décret 85-924 du 30 août 1985
•
L’organisation de l’établissement en classes et en groupes d’élèves ainsi que les modalités de répartition des élèves
•
L’emploi des dotations en heures d’enseignement mises à la disposition de l’établissement dans le respect des obligations
résultant des horaires réglementaires
•
L’organisation du temps scolaire et les modalités de la vie scolaire
•
La préparation de l’orientation ainsi que de l’insertion sociale et professionnelle des élèves
•
La définition, compte tenu des schémas régionaux, des actions de formation complémentaire et de formation continue
destinées aux jeunes et aux adultes
•
L’ouverture de l’établissement sur son environnement social, culturel, économique
•
Le choix des sujets d’études spécifiques à l’établissement, en particulier pour compléter ceux qui figurent aux programmes
nationaux
•
Sous réserve de l’accord des familles pour les élèves mineurs, les activités facultatives qui concourent à l’action éducative
organisées à l’initiative de l’établissement à l’intention des élèves ainsi que les actions d’accompagnement pour la mise en
œuvre des dispositifs de réussite éducative définis par l’article 128 du la loi n° 2005-32 du 18 janvi er 2005 de programmation
pour la cohésion sociale.
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FICHE PRATIQUE 02 - LA DOTATION HORAIRE GLOBALE
LA DOTATION HORAIRE GLOBALE
TEXTES DE REFERENCE
Décret n° 85-924 du 30 août 1985, modifié
Circulaire du 27 décembre 1985
Lettre DAJ A1 n° 98-234 du 27 avril 1998
DISPOSITIONS GENERALES
Conformément aux articles 2 et 16 du décret cité en référence, le conseil d’administration fixe :
•
les principes de l’organisation de l’établissement en classes et en groupes d’élèves ainsi que les
modalités de répartition des élèves
les principes d’emploi des dotations en heures d’enseignement mises à la disposition de
l’établissement dans le respect des obligations résultant des horaires réglementaires.
•
Le conseil d’administration se prononce sur les principes d’emploi de la dotation en heures
d’enseignement restant disponibles après l’attribution des moyens liés aux obligations réglementaires.
Le conseil d’administration n’a pas compétence pour s’exprimer sur le caractère suffisant ou insuffisant
de l’enveloppe globale déléguée. Il n’y a donc pas vote en la matière.
Le conseil d’administration n’a pas compétence pour décider de l’ouverture ou de la fermeture de
sections, d’options. Il n’émet qu’un avis et la décision est du ressort de l’autorité académique.
Le conseil d’administration n’a pas compétence pour décider de la création ou de la suppression de
postes définitifs d’enseignants. Il ne peut, éventuellement, qu’émettre un avis et la décision est du ressort
de l’autorité académique.
PROCEDURE
1) Conformément à l’article 28 du décret cité en référence, la commission permanente doit être
obligatoirement saisie pour examen de la répartition de la DGH qui sera présentée ultérieurement en
conseil d’administration.
La commission permanente obéit aux mêmes règles de fonctionnement que le conseil
d’administration (convocation, quorum …).
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La non consultation de la commission permanente (absence de convocation, quorum non atteint lors de la
première réunion…) pour l’examen de la répartition de la DGH est un motif valable de recours contentieux
en annulation.
La commission permanente émet un avis simple, favorable ou défavorable à la proposition
présentée par le chef d’établissement. Si cet avis est défavorable, le chef d’établissement n’est pas
tenu de proposer une autre répartition.
2) Le conseil d’administration est convoqué pour examiner la répartition de la DGH, proposition
préalablement présentée en commission permanente.
L’avis (même négatif) de la commission permanente doit lui être communiqué au préalable.
Le conseil d’administration procède au vote sur la répartition de la DGH.
Cette délibération fait l’objet d’un acte administratif transmis à l’autorité académique dans les plus
brefs délais, afin de devenir exécutoire.
Si le conseil d’administration souhaite marquer sa désapprobation quant aux volumes d’heures
allouées, il peut émettre un avis, une motion qui seront joints au procès-verbal mais qui ne se
confondent pas avec l’acte et n’ont pas à y être intégrés.
3) Si le quorum n’est pas atteint (majorité des membres composant le conseil) lors de la première convocation, le
conseil d’administration doit être reconvoqué en vue d’une nouvelle réunion qui doit se tenir au minimum
8 jours après la première réunion et au maximum 15 jours après la première réunion.
Lors de cette deuxième convocation, il n’y a pas de règle de quorum.
4) Si le vote est négatif, la répartition de la DGH est refusée.
L’autorité académique arrête la seule répartition possible en collaboration avec le chef
d’établissement. Conformément à l’article 9 du décret cité en référence, ce dernier la mettra en œuvre,
afin de ne pas porter atteinte au bon fonctionnement du service public de l’éducation.
5) En cas de vice de forme, de vice de procédure ou de non-respect de la réglementation, l’acte
permettant la mise en œuvre de la DGH peut être annulé ;
Par l’autorité académique, dans le délai des 15 jours suivant la réception de l’acte par l’établissement
Par le juge administratif, dans le cadre d’un recours juridictionnelle dans les 2 mois suivant la
publication de l’acte, par toute personne physique ou morale ayant un intérêt à agir.
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FICHE PRATIQUE 03 – LES LOGEMENTS DE FONCTION
LES LOGEMENTS DE FONCTION
TEXTES DE REFERENCE
Décret n° 86-428 du 14 mars 1986
Note de service n° 92.202 du 10 juillet 1992
Loi relative à la fonction publique territoriale n° 90-1067 du 28 novembre 1990 modifié par la loi n° 2007-209 du
19 février 2007
PROCEDURE D’ATTRIBUTION
Les 4 phases administratives de l’attribution d’une concession de logement par nécessité absolue ou par utilité
de service sont décrites par les articles 13 et 14 du décret précité :
Rapport du Chef d’Etablissement.
Il convient au chef d’établissement de proposer au Conseil d’administration l’ordre d’attribution des
concessions par N.A.S. qui convient le mieux à la situation de l’établissement.
Proposition du Conseil d’Administration :
des emplois dont les titulaires bénéficieront d’une concession de logement par nécessité absolue ou
par utilité de service
de la situation et la consistance des locaux concédés ainsi que les conditions financières de chaque
concession.
Délibération de la Collectivité de Rattachement sur la proposition précitée qui lui a été transmise par le
chef d’établissement, assortie de l’avis du service des domaines.
Arrêté du Président de la Collectivité de Rattachement accordant la concession de logement .
Le pouvoir de décision finale appartient à la collectivité de rattachement.
L’EPLE n’ayant aucun pourvoir décisionnel en la matière, il n’a pas à prendre d’actes.
Il informe l’autorité académique de la répartition arrêtée, et transmet le rapport du chef d’établissement et les
propositions du conseil d’administration à la collectivité de rattachement pour décision.
CAS PARTICULIERS
Les conventions d’occupation à titre précaire sont attribuées selon les mêmes modalités que les concessions
attribuées par nécessité ou par utilité de service.
AUTRE REMARQUE
En matière de dérogation à l’obligation de loger pour les personnels de l’Etat, l’autorité compétente est
l’autorité académique, inspecteur d’académie pour les collèges, recteur pour les lycées et les EREA, après
consultation de la collectivité territoriale de rattachement.
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FICHE PRATIQUE 04 – LES HEURES D’ENTREE ET DE SORTIE DES ETABLISSEMENTS
LES HEURES D’ENTREE ET DE SORTIE DES ETABLISSEMENTS
TEXTES DE REFERENCE
Loi du 22 juillet 1983 devenu Art. L 521-3 du Code de l’éducation
Décret n°85-924 du 30 août 1985 – Article 16-1
Circulaire du 13 novembre 1985
L’article L 521-3 du Code de l’éducation précise que :
« Le maire peut, après avis de l’autorité scolaire responsable, modifier les heures d’entrée et de sortie
des établissements d’enseignement en raison des circonstances locales. »
Le décret n°85-428 du 30 août 1985 – Article 16-1 indique à l’alinéa c) que :
« Le conseil d’administration exerce, sur saisine du chef d’établissement, les attributions suivantes :
…/…
c) la modification, par le maire, des heures d’entrée et de sortie de l’établissement prévue à l’article
L.521-3 du Code de l’éducation. Il peut être consulté par le chef d’établissement sur les questions ayant trait
au fonctionnement administratif général de l’établissement. Le conseil d’administration peut, à son initiative,
adopter tous vœux sur les questions intéressant la vie de l’établissement. »
La circulaire du 13 Novembre 1985 précise la portée et la procédure quant à la possibilité pour le maire
de modifier les heures d’entrée et de sortie des établissements.
PROCEDURE POUR LES EPLE
Les phases relatives aux modifications des heures d’entrée et de sortie des établissements sont les
suivantes :
•
Le maire sollicite l’avis de l’autorité scolaire responsable (le chef d’établissement).
•
Le maire s’informe de la compatibilité à modifier les horaires, en effet un certain nombre
d’impératifs, notamment en matière de transports scolaires, de restauration, d’harmonisation des
horaires entre écoles proches doivent être prises en compte.
•
Le maire recueille l’avis de l’autorité responsable en matière de transports, avant toute décision.
•
Le conseil d’administration, par une délibération, arrête l’avis de l’établissement sur les
modifications envisagées par l’autorité communale.
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Les heures d’entrée et de sortie des établissements est du domaine visé à l’article 2, alinéa 3 du
décret du 30 août 1985, à savoir l’organisation du temps scolaire, qui selon l’article 28 du même décret,
doit faire l’objet d’une instruction préalable par la commission permanente.
•
L’avis du conseil d’administration est transmis au maire de la commune par le chef d’établissement.
REMARQUES
Les décisions prises par le maire pour modifier les heures d’entrée et de sortie des élèves
portent sur les plages horaires de fonctionnement de l’établissement, ces modifications permettant
le maintien de l’ensemble des enseignements et des rythmes scolaires des élèves adoptés par
l’établissement en application des règles nationales et tenant compte des autres activités de formation
éventuellement dispensées dans l’établissement.
Dans l’intérêt des élèves et de leur rythme de travail, il est souhaitable que les décisions de modifications
des heures d’entrée et de sortie qui auront une portée permanente pour l’année scolaire interviennent dès
la rentrée.
Le conseil d’administration, par une délibération, adopte le nouveau règlement intérieur de
l’établissement, quant aux nouveaux horaires d’ouverture de l’établissement et aux horaires de cours, s’il y a
lieu. L’avis de la commission permanente est requis.
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FICHE PRATIQUE 05 – LES DELEGATIONS A LA COMMISSION PERMANENTE
LES DELEGATIONS A LA COMMISSION PERMANENTE
TEXTES DE REFERENCE
Décret n°85-924 du 30 août 1985 modifié – Article 16-14°
Circulaire 2005-156 du 30 septembre 2005 portant mise en œuvre du décret du 30 août 1985 modifié
LE CHAMP DE LA DELEGATION
Le décret n°85-924 précise que le « conseil d’administration peut déléguer à la commission permanente
certaines de ses attributions, à l’exception de celles prévues aux 1°, 2°, 3°, 4°, 5°, 11° et 13° de l ’article 1614°.
Le champ de la délégation est limité à certaines décisions, définies comme les compétences non réservées
au conseil d’administration.
LES ATTRIBUTIONS POUVANT ETRE DELEGUEES A LA COMMISSION PERMANENTE
Les orientations relatives à la conduite du dialogue avec les parents d’élèves ;
Le programme de l’association sportive fonctionnant au sein de l’établissement ;
L’adhésion à tout groupement d’établissements ou la passation des conventions et contrats
dont l’établissement est signataire, à l’exception :
des marchés qui figurent sur un état prévisionnel de la commande publique annexé au
budget ou qui s’inscrivent dans le cadre d’une décision modificative adoptée conformément au b
de l’article R. 232-4 du code des juridictions financières ;
en cas d’urgence, des marchés qui se rattachent à des opérations de gestion courante
dont le montant est inférieur à 5 000 Euros hors taxes, ou à 15 000 Euros hors taxes pour les
travaux et les équipements ;
Les modalités de participation au plan d’action du groupement d’établissements pour la
formation des adultes auquel l’établissement adhère, le programme annuel des activités de
formation continue et l’adhésion de l’établissement à un groupement d’intérêt public ; .
La programmation et les modalités de financement des voyages scolaires
Toute question dont il a à connaître en vertu des lois et règlements en vigueur ainsi que celles ayant
trait à l’information des membres de la communauté éducative et à la création de groupes de
travail au sein de l’établissement ;
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Les questions relatives à l’accueil et à l’information des parents d’élèves, les modalités générales
de leur participation à la vie scolaire ;
Les questions relatives à l’hygiène, à la santé, à la sécurité : le conseil d’administration peut décider
la création d’un organe compétent composé notamment de représentants de l’ensemble des
personnels de l’établissement pour proposer les mesures à prendre en ce domaine au sein de
l’établissement ;
Il peut définir, dans le cadre du projet d’établissement et, le cas échéant, des orientations de la
collectivité de rattachement en matière de fonctionnement matériel, toutes actions particulières
propres à assurer une meilleure utilisation des moyens alloués à l’établissement et une bonne
adaptation à son environnement ;
L’acceptation des dons et legs, l’acquisition ou l’aliénation des biens ainsi que les actions à
intenter ou à défendre en justice ;
La création d’un organe de concertation et de proposition sur les questions ayant trait aux
relations de l’établissement avec le monde social, économique et professionnel ainsi que sur le
programme de formation continue des adultes. Dans le cas où cet organe comprendrait des
personnalités représentant le monde économique, il sera fait appel, à parité, à des représentants des
organisations représentatives au plan départemental des employeurs et des salariés ;
Un plan de prévention de la violence ;
LES DECISIONS EXCLUES DE LA DELEGATION
La fixation des principes de mise en œuvre de l’autonomie pédagogique et éducative,
particulièrement les règles d’organisation de l’établissement
L’adoption du projet d’établissement et l’approbation du contrat d’objectifs
L’établissement du rapport annuel sur le fonctionnement pédagogique de l’établissement et des
conditions matérielles de fonctionnement
L’adoption du budget et du compte financier de l’établissement
L’adoption des tarifs des ventes de produits et de prestations de service réalisés par
l’établissement
L’adoption du règlement intérieur de l’établissement et du conseil d’administration
L’autorisation d’une expérimentation de la présidence du conseil d’administration (uniquement dans les
lycées d’enseignement technologique ou professionnel)
LES FORMES DE LA DELEGATION
Un acte du conseil d’administration doit préciser clairement l’étendue des domaines déléguées.
Un acte portant délégation exécutoire et opposable dès son affichage (publicité obligatoire)
ANNEXE 31– DECISION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION – DELEGATION A LA COMMISSION PERMANENTE
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EN COLLEGES
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LA DUREE DE LA DELEGATION
La délégation prend fin selon les mêmes formes que celles qui ont conduit sa mise en place, c’est-à-dire
par un acte du conseil d’administration.
Elle ne peut avoir une durée allant au-delà de celle du conseil d’administration ayant consenti cette
délégation. Elle prend fin, au maximum, lors de la première séance suivant les élections au conseil
d’administration.
Les affaires déléguées à la commission permanente et qui n’auraient pas fait l’objet d’un traitement définitif
(par exemple une décision), à la date du renouvellement du conseil d’administration, redevient de la compétence
de celui-ci, sauf à ce que, dans sa nouvelle formation, il décide expressément de déléguer à nouveau la
matière à la commission permanente.
LES DECISONS PRISES DANS LE CADRE DE LA DELEGATION
Les décisions doivent être transmises aux membres du conseil d’administration dans le délai de 15 jours.
Les modalités de transmission, d’entrée en vigueur et de contrôle des actes pris par la commission
permanente par délégation du conseil d’administration sont les mêmes que s’ils émanaient du conseil
d’administration lui-même.
ANNEXE 32– L’ACTE ADMINISTRATIF PRIS PAR LE COMMISSION PERMANENTE
PAR DELEGATION DU C.A. TRANSMISSIBLE EN COLLEGES
ANNEXE 33 – L’ACTE ADMINISTRATIF PRIS PAR LE COMMISSION PERMANENTE PAR
DELEGATION DU C.A. NON TRANSMISSIBLE EN COLLEGES
ATTENTION
La délégation de compétence au profit de la commission permanente
dessaisit le conseil d’administration des compétences concernées,
qui est lui appelé à se concentrer sur les décisions les plus importantes
pour la vie de l’établissement.
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FICHE PRATIQUE 06 – LA PROGRAMMATION ET LES MODALITES DE FINANCEMENT DES VOYAGES SCOLAIRES
LES VOYAGES ET SORTIES SCOLAIRES
LA PROGRAMMATION ET LES MODALITES DE FINANCEMENT
TEXTES DE REFERENCE
Décret n° 85-924 du 30 août 1985 modifié
Circulaire n° 76-260 du 20 août 1976 relative aux sorties et voyages collectifs d’élèves
Circulaire n° 79-186 du 12 juin 1979 relative aux sorties et voyages scolaires d’élèves à caractère facultatif
Circulaire n° 86-317 du 22 octobre 1986 relative à la déconcentration de la délivrance des autorisations de
sorties et voyages collectifs d’élèves
Circulaire n° 88-254 du 6 octobre 1988 relative à la déconcentration de la délivrance des autorisations de
sorties et voyages collectifs d’élèves
DEFINITION ET PRINCIPES DE BASE
Les sorties et voyages scolaires participent par nature à la mission des établissements publics locaux
d’enseignement (EPLE). Ce sont des déplacements collectifs d’élèves hors de l’EPLE, accompagnés et
organisés sous l’autorité du chef d’établissement dans le cadre d’une action éducative et ayant lieu en tout
ou partie pendant le temps scolaire.
On distingue
La sortie, effectuée sur une journée ou une demi-journée, sans nuitée
Le voyage qui inclut au moins une nuitée
parmi lesquels on devra définir le caractère obligatoire ou facultatif, distinction importante puisqu’elle
déterminera les modalités financières et comptables de l’organisation.
DISTINCTION DU CARACTERE OBLIGATOIRE OU FACULTATIF
Le caractère obligatoire ou facultatif des sorties est défini dans la circulaire n° 79-18 6 du 12 juin 1979.
« Toute sortie qui s’inscrit dans le cadre des programmes officiels d’enseignement est à l’évidence obligatoire pour les élèves. Dans les
autres cas, il appartient aux chefs d’établissement de décider de la nature des déplacements projetés. A cet égard, le caractère
obligatoire d’une sortie ne peut être reconnu que si celle-ci s’inscrit dans le cadre d’une action éducative organisée en période
scolaire. »
La sortie scolaire obligatoire
concerne la classe entière ou un niveau déterminé ;
s’inscrit dans le cadre des programmes officiels d’enseignement ou du projet d’établissement ;
s’exécute sur le temps scolaire.
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Une sortie scolaire sera dite facultative si
elle concerne une ou plusieurs classes ou seulement quelques élèves ;
Les élèves ne participant pas à une telle activité restent dans l’établissement où l’enseignement continue à être normalement
dispensé.
elle se déroule tout ou partie pendant le temps scolaire sans toutefois dépasser 5 jours ou en totalité
pendant les périodes de vacances.
CONSEQUENCES DU CARACTERE OBLIGATOIRE OU FACULTATIF
Les sorties obligatoires
Du caractère obligatoire d’une sortie découlent plusieurs conséquences :
Le principe de gratuité de cette sortie car aucune participation ne pourra être demandée aux familles
et aux accompagnateurs qui sont dès lors considérés « en mission ».
L’établissement étant l’organisateur, il lui incombe de prendre en charge la totalité du financement et
d’en assurer la gestion financière.
Aucun élève ne pourra s’y soustraire sauf avis médical contraire.
Les sorties et voyages facultatifs
Ces sorties et voyages n’entrent pas dans le cadre imposé par les programmes d’enseignement, mais sont
justifiés par un objectif pédagogique faisant apparaître la nécessité du déplacement pour sa réalisation et
son exploitation. Il appartient au chef d’établissement d’en apprécier l’opportunité.
Ils ne peuvent excéder cinq jours sur le temps scolaire, mais peuvent être organisés, hors temps scolaire, ou
partiellement sur les deux.
Le caractère facultatif des sorties et voyages entraîne plusieurs conséquences :
L’établissement peut demander une participation aux familles dont le montant est fixé par le conseil
d’administration. (Le coût à la charge des familles ne doit pas être discriminatoire au regard de leurs capacités financières).
Ils sont organisés sous la responsabilité de l’équipe pédagogique pour le compte des élèves et sont
financés tout ou partie sur les fonds propres de l’EPLE ( prise en charge des accompagnateurs, par exemple).
Par leur objectif éducatif, ils relèvent du service public de l’enseignement et à ce titre, les dépenses et
recettes liées à ce voyage ont un caractère public et doivent donc être retracées dans la comptabilité
de l’ordonnateur.
Par ailleurs, la continuité du service doit être assurée. En effet, les élèves ne participant pas au
voyage ou à la sortie ainsi que les élèves dont les professeurs sollicités pour encadrer le déplacement
sont absents, ne doivent pas être privés de l’enseignement qui doit normalement leur être dispensé
dans l’établissement.
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LE FINANCEMENT DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES
Les modalités de financement sont différentes, selon qu’il s’agit d’une sortie à caractère obligatoire ou
facultatif :
Les sorties obligatoires doivent être prises en charge sur le budget de l’établissement et/ou sur
ressources spécifiques. Il n’y aucune participation financière des familles.
La gestion budgétaire est imputée en totalité sur le chapitre A1 : Activités éducatives et pédagogiques et/ou
sur les services spéciaux J1 – enseignement technique, J3 – Projet d’établissement, J4 – Zone d’Education Prioritaire.
Les sorties ou voyages facultatifs peuvent faire l’objet d’une contribution financière des familles.
Leur financement peut provenir de différentes sources :
les subventions spécifiques attribuées par les collectivités territoriales.
Les dons du foyer socio-éducatif (FSE) ou d’autres associations de type loi 1901 sont versés
à l’établissement après acceptation du conseil d’administration de l’EPLE. Ces dons du FSE
sont votés par l’assemblée générale des adhérents de cette association.
les contributions d’entreprises privées : celles-ci peuvent subventionner une sortie ou
voyage dans la mesure où cette participation financière n’est pas assortie d’une obligation
publicitaire.
la participation des familles : elle ne peut être demandée que pour un montant raisonnable.
En effet, la circulaire n° 76- 260 du 20 août 1976 relative aux sorties et voyages collectifs
d’élèves précise que « le projet de voyage ou de sortie doit toujours être retenu au niveau de l’établissement, en
tenant compte du coût qui ne doit en aucun cas avoir pour conséquence une ségrégation des élèves en fonction des
ressources financières de leur famille ».
Elle ne doit en aucun cas inclure les frais des
accompagnateurs.
les ressources propres de l’établissement : rien ne s’oppose à ce qu’un établissement
finance, sur son propre budget et notamment sur les réserves disponibles de l’EPLE, avec
l’accord du conseil d’administration, tout ou partie des dépenses engendrées par une sortie ou
un voyage scolaire.
La gestion budgétaire est imputée en totalité au service spécial N3.
LES DELIBERATIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Les attributions du Conseil d’Administration des EPLE ont été complétées récemment par le décret n° 20 051145 du 9 septembre 2005.
Cette instance doit désormais donner son accord sur la programmation et les modalités de
financement des voyages scolaires (Art. 16-6-e du décret 85-924 du 30 août 1985).
Il en ressort que les recettes affectées au financement des sorties et voyages scolaires et les dépenses,
incluant la prise en charge financière des accompagnateurs, doivent être inscrites au budget de
l’établissement, après approbation des modalités de financement par le conseil d’administration.
Celui-ci est appelé à se prononcer, d’une part, sur le montant de la participation des familles, d’autre part,
sur l’ensemble du budget consacré au voyage.
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Le Conseil d’Administration (ou la Commission Permanente si elle en a reçu délégation) doit être saisi systématiquement
et préalablement à l’organisation de chaque voyage ou sortie scolaire :
Délibération sur le programme et le budget prévisionnel des voyages
Présentation du bilan financier.
Les PROGRAMME et BUDGET PREVISIONNEL (modèle joint) doivent comprendre les éléments suivants :
la présentation du voyage (destination, date, objectifs), les classes concernées, le nombre de participants
et d’accompagnateurs, le nom de l’adulte responsable ;
le budget prévisionnel comportant les recettes et les dépenses – ensemble en équilibre ;
l’autorisation
o de signer les contrats et les conventions
o d’accepter le principe des dons
o de percevoir le montant des dons
o de percevoir la participation des familles ;
l’approbation de contribution entre services ;
les modalités de remboursement en cas de désistement d’élèves ou d’annulation de voyage.
La délibération du conseil d’administration sur les modalités de financement d’un voyage fait l’objet d’un
acte administratif transmissible (budget prévisionnel du voyage joint obligatoirement)
Cet acte, dès qu’il est exécutoire, permet à l’ordonnateur d’engager les dépenses. Il est transmis à l’agent
comptable qui peut alors recouvrer les produits.
Le BILAN FINANCIER
Le budget prévisionnel peut appeler des réajustements ; la présentation du bilan financier du voyage aux
membres du conseil d’administration permettra de donner une suite aux conditions de réalisation de
l’équilibre financier.
Le bilan financier (modèle joint) doit comprendre les éléments suivants :
la présentation du voyage (destination, date, objectifs), les classes concernées, le nombre de participants et
d’accompagnateurs ;
le montant réel des dépenses et des recettes et le résultat : équilibre, déficit, excédent
la délibération sur la gestion des déficits :
prise en charge sur le budget de l’établissement, éventuellement par une DBM de contribution entre services
nouvelle participation des familles
toute solution validée par le conseil d’administration.
la délibération sur l’utilisation de l’excédent après la procédure de gestion des reliquats :
Reliquats supérieurs à 8 € selon la réglementation ou d’un montant inférieur indiqué dans la charte de l’EPLE, sont
obligatoirement et reversés aux familles dans les meilleurs délais possibles.
Reliquats inférieurs au(x) montant(s) précité(s) font l’objet d’une notification aux familles qui ont 3 mois pour en demander
le remboursement.
Trois hypothèses de la part des familles : demande de remboursement dans le délai requis, acceptation que le
reliquat soit conservé par l’EPLE, reliquat non réclamé dans les délais requis. Ces montants acquis définitivement
à l’établissement feront l’objet d’une affectation par le conseil d’administration sur un autre voyage, par exemple. Dans
ce cas, une recette exceptionnelle sera inscrite au budget du voyage concerné et au chapitre N3 – Compte 771 88.
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LA GESTION BUDGETAIRE ET COMPTABLE
La délibération relative au financement du voyage, dès qu’elle est exécutoire, permet à l’ordonnateur
d’engager les dépenses.
Le chef d’établissement transmet l’acte administratif accompagné du budget prévisionnel (modèle joint) du
voyage à l’agent comptable qui peut alors le prendre en charge en comptabilité générale et encaisser les
produits.
L’ordonnateur inscrit les dépenses et recettes selon les sources de financement au chapitre N3,
soit :
au budget initial de l’établissement.
par DBM pour information de niveau 2 – type 24.
par DBM pour vote
•
contribution d’un service
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affectées ni spécifiques)
N3 – Compte 758 8 / N3 – Compte 6…. Par nature
après avoir saisi
DBM de type 11 (virement à l’intérieur du chapitre qui donne)
Compte 6… vers Compte 658 8
•
prélèvement sur fonds disponibles d’un service avec réserves
DBM de type 32 (équilibre sur les fonds de roulement)
Compte 658 8
cela implique obligatoirement une contribution entre services
DBM de type 38 (ressources nouvelles ni affectées ni spécifiques)
N3 – Compte 758 8 / N3 – Compte 6…. par nature.
L’agent comptable passe les écritures de prise en charge du voyage selon la technique des
produits à recevoir – compte 468 263 et des charges à payer- compte 468 663.
QUESTION : REPONSE DE LA DAF - REMARQUES
Q/R 21/05/2005
Quelle est la règle à suivre en ce qui concerne la gratuité pour les enseignants accompagnateurs d'un voyage
scolaire ? Le coût du voyage doit-il être supporté par le budget de l'établissement ?
L'encadrement des voyages qui relèvent d'une mission de service public ne saurait être mis, même indirectement, à la
charge des élèves, et ce en vertu du principe de gratuité de l'enseignement tel que précisé à l'article L.132-2 du code
de l'Education.
Le président d'une CRC a précisé cette position : Pour ce qui concerne les accompagnateurs, désignés pour accomplir
une mission, le financement de leurs déplacements et frais d'hébergement, d'alimentation, d'assurance, relève du
budget de l'établissement.
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Le principe de gratuité de l'enseignement me paraît ne pas permettre d'imposer aux familles une participation à la
prise en charge des accompagnateurs pour les voyages obligatoires. Il en résulte qu'une même obligation ne saurait leur
être imposée a fortiori pour les voyages facultatifs.
Il appartient au conseil d'administration, compte tenu de ce qui précède, d'arrêter les modalités de financement des
voyages.
Même s'il s'agit là d'une observation et en l'absence de jurisprudence sur ce point, ce raisonnement paraît fondé en droit,
tant pour les voyages obligatoires en application du principe de gratuité de l'enseignement (article L.132-2 du code de
l'éducation), que pour les voyages facultatifs susceptibles de donner lieu à une contribution des familles .
Le deuxième alinéa de l'article 147 de la loi n°98- 657 du 29 juillet 1998 prévoit que les droits les plus élevés ainsi fixés
[des services publics administratifs à caractère facultatif] ne peuvent être supérieurs au coût par usager de la prestation
concernée.
En conséquence, aucune contribution ne peut être imposée aux familles au titre des frais des accompagnateurs
des voyages scolaires.
Dans ce contexte, il convient effectivement de tenir compte de la réponse apportée par le ministre en mai 2000 rappelant
que la gratuité des voyages scolaires pour les accompagnateurs (qui peuvent être des enseignants, mais aussi des personnels
ATOSS, des aides-éducateurs, des parents d'élèves, des anciens élèves, etc.) n'était pas remise en cause.
Il est donc recommandé de prévoir sur le budget de l'établissement les modalités du financement de ce coût (subventions
Etat ou collectivités territoriales, ressources propres, partenariat privé, crédits européens, etc...).
Q/R 24/03/2003
Un Conseil d’Administration peut-il accepter du foyer socio-éducatif (FSE) un don destiné uniquement aux
élèves adhérents au FSE afin de financer un voyage scolaire facultatif se déroulant sur le temps scolaire ?
L' EPLE se doit de respecter les principes qui régissent le service public de l'enseignement, parmi lesquels se trouve le
principe d'égalité.
Un établissement scolaire ne peut y porter atteinte qu'en se fondant sur des critères sociaux. Il est possible d'instaurer
une discrimination entre les élèves concernant le montant d'un voyage scolaire à condition de la justifier par la situation
financière de la famille.
Proposer un tarif préférentiel aux seuls adhérents d'une association revient à établir un critère de discrimination qui n'est
pas admis dans l'enseignement public du second degré.
Q/R 9/04/2003
Un EPLE peut-il organiser des ventes de cartes, de friandises, l'empaquetage dans les supermarchés ou une
tombola afin de financer un voyage scolaire facultatif ?Ces activités peuvent-elles être organisées par le foyer
socio-éducatif (FSE) qui reverserait les fonds à l'EPLE ?
Les activités décrites ne peuvent pas être organisées par l'EPLE, en raison du principe de spécialité; en revanche, elles
peuvent être organisées par le FSE (foyer socio-éducatif) si elles respectent les buts fixés par le statut de cette
association.
Toutefois, il convient d'attirer l'attention sur le nécessaire respect de la réglementation en vigueur en ce qui concerne la
participation des élèves à des activités rémunérées. Par exemple, l'empaquetage dans un magasin, indemnisé par un
commerçant peut constituer une infraction à la législation du travail.
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Par ailleurs dans le cadre d'un voyage facultatif, il n'y a pas d'obstacle à ce qu'un EPLE reçoive un don du FSE (foyer
socio-éducatif) pour l'aider à financer un voyage, dès lors que l'établissement garde la maîtrise de la gestion et de
l'organisation du voyage en question. En revanche, l'organisation de ces activités par l'EPLE serait contraire au principe
de spécialité
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Identité de l'établissement
DELIBERATION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
MODALITES DE FINANCEMENT D'UN VOYAGE oU D'UNE SORTIE D'ELEVES
FACULTATIF OU OBLIGATOIRE (RAYER LA MENTION INUTILE)
Accompagnateur responsable
Destination
Date
Objectifs pédagogiques
Classes concernées
Nombre de participants
Le
Du
Au
Nombre d'accompagnateurs
BUDGET PREVISIONNEL
DEPENSES
Ouverture de crédits
Transports
Hébergements Elèves
Accompagnateurs
Entrées (musées, cinémas…)
Frais divers (téléphone, timbres, etc)
Divers
RECETTES
Prévisions de recettes
SUBVENTIONS DIVERSES
Etat
Collectivités :
Organismes internationaux
Autres :
DONS
Association de Parents
Foyer socio-éducatif
Autres :
RESSOURCES PROPRES
RECETTES EXCEPTIONNELLES
CONTRIBUTION ENTRE SERVICES
Assurance Annulation
PARTICIPATION DES FAMILLES
___élèves X _____€ =
TOTAL DEPENSES
TOTAL RECETTES
COUT INDIVIDUEL
coût total du voyage / nombre total des
participants (élèves et accompagnateurs)
Le Conseil d'Administration délibère sur les points suivants :
la signature des contrats et conventions liés à ce voyage
l’acceptation du principe et la perception des dons des organismes cités ci-dessus pour le voyage concerné
la perception de la participation des familles inscrite ci-dessus
l’approbation de la contribution d’un autre service
les modalités en cas :
DESISTEMENT DES ELEVES
ANNULATION DU VOYAGE :
DOCUMENT A JOINDRE OBLIGATOIREMENT A L'ACTE ADMINISTRATIF
Signature du chef d'établissement
Cachet
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Identité de l’établissement
FINANCEMENT D'UN VOYAGE oU D'UNE SORTIE D'ELEVES
PRESENTATION DU BILAN FINANCIER ET DECISION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
QUANT A LA GESTION DU RESULTAT
Accompagnateur responsable
Destination
Date
Objectifs pédagogiques
Classes concernées
Nombre de participants
Le
Du
Au
Nombre d'accompagnateurs
BILAN FINANCIER
DEPENSES
RECETTES
SUBVENTIONS DIVERSES
Etat
Collectivités :
Organismes internationaux
Autres :
Transports
Hébergements Elèves
Accompagnateurs
Entrées (musées, cinémas…)
DONS
Association de Parents
Foyer socio-éducatif
Autres :
Frais divers (téléphone, timbres, etc)
Divers
RESSOURCES PROPRES
RECETTES EXCEPTIONNELLES
CONTRIBUTION ENTRE SERVICES
Assurance Annulation
PARTICIPATION DES FAMILLES
___élèves X _____€ =
TOTAL DEPENSES
TOTAL RECETTES
COUT INDIVIDUEL
coût total du voyage / nombre total des
participants (élèves et accompagnateurs)
RESULTAT
Excédent
Montant du RELIQUAT par élève
Déficit
Le Conseil d'Administration délibère sur les points suivants :
la gestion du déficit :
NOUVELLE PARTICIPATION DES FAMILLES : MONTANT ________________EUROS
PRISE EN CHARGE SUR LE BUDGET DE L'ETABLISSEMENT PAR UNE CONTRIBUTION ENTRE SERVICE :
CHAPITRE : ___________ COMPTE : _________ MONTANT : ____________ EUROS
AUTRES (Exemple : dons) : MONTANT ________________________________
EUROS
la gestion de l’excédent acquis à l'établissement
qui sera affecté par le conseil d’administration pour un autre voyage, par exemple. Dans ce cas, une recette exceptionnelle sera inscrite au
budget du voyage concerné et au chapitre N3 - Compte 771 88.
ANNEXE A JOINDRE OBLIGATOIREMENT AU PROCES-VERBAL DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Signature du chef d'établissement
Cachet
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Outil de travail pour présentation aux membres du conseil d’administration - MODELE
PROGRAMMATION ET FINANCEMENT PREVISIONNELS DES VOYAGES SCOLAIRES
ETABLISSEMENT :
Année scolaire 200. – 200.
PROJET
Sorties
Obligatoires
ou
Facultatives
Dates
Destination + Objectif pédagogique
COUT
Durée sur le temps
scolaire
Responsable
Classes
concernées
Nombre
d’élèves
participants
Coût total
du voyage
Coût
individuel
Financement
Subventions :
Dons :
Ressources Propres :
Contribution entre services :
Recettes exceptionnelles :
Participations des familles :
Subventions :
Dons :
Ressources Propres :
Contribution entre services :
Recettes exceptionnelles :
Participations des familles :
Subventions :
Dons :
Ressources Propres :
Contribution entre services :
Recettes exceptionnelles :
Participations des familles :
Subventions :
Dons :
Ressources Propres :
Contribution entre services :
Recettes exceptionnelles :
Participations des familles :
Subventions :
Dons :
Ressources Propres :
Contribution entre services :
Recettes exceptionnelles :
Participations des familles :
Subventions :
Dons :
Ressources Propres :
Contribution entre services :
Recettes exceptionnelles :
Participations des familles :
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Outil de travail pour présentation aux membres du conseil d’administration - MODELE
BILAN DU FINANCEMENT DES VOYAGES SCOLAIRES
ETABLISSEMENT :
Sorties
Obligatoires
ou
Facultatives
Dates
Année scolaire 200. – 200.
Destination + Objectif pédagogique
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Classes
concernées
COUT PREVISIONNEL
Nombre
d’élèves
participants
Coût total du
voyage
Coût
individuel
Participation
familles
COUT FINAL
Nombre
d’élèves
participants
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Recettes
Dépenses
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Coût
individuel
RESULTAT
Excédent
Déficit
FICHE PRATIQUE 07 – LES ACTES ADMINISTRATIFS DES EPLE
LES ACTES ADMINISTRATIFS DES EPLE
Le tableau des actes des EPLE fait l’objet d’un document séparé.
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