dossier candidature 2

FORMULAIRE D'IDENTIFICATION DU CANDIDAT :
Coordonnées personnelles :
Madame
Monsieur
Nom : …....................................................
Prénom : ...................................................
Adresse :
…........................................................................................
…........................................................................................
…........................................................................................
Code postal : …................ Ville : …..................................
Téléphone domicile : …..…........................
Téléphone portable : ...................................
E-mail : ..............................................................................................
Adresse professionnelle :
Nom du magasin ou de l’atelier : .........................................................................................................................
Adresse :
…................................................................
…................................................................
…................................................................
Code postal : ….......... Ville : …................
Téléphone :.................................................
E-mail : :.....................................................
Fax : ............................................
Demande d'emplacement en qualité de :
commerçant hyérois
producteur
commerçant non sédentaire
artiste libre
artisan
autre (à préciser) ….................
Produits ou services proposés :
Secteur d'activité :
Alimentation
Bijouterie
Restauration
Jeux, jouets
Décoration
Habillement
Artisanat
Autres
Description des produits et services : …............................................................................................................
…........................................................................................................................................................................
…........................................................................................................................................................................
Nombre et type de chalet demandé (inscrire le nombre dans la ou les cases correspondantes) :
Type 1 : chalet(s) de 3 mètres x 2 mètres
Type 3 : chalet(s) de 3 mètres x 4 mètres
Type 2 : chalet(s) de 2 mètres x 4 mètres
Le nombre de chalets de dimension Type 2 et 3 étant restreint, veuillez nous précisez si vous êtes d'accord
pour occuper un chalet de type 1 en 2ème choix :
OUI
NON
Équipement sollicité :
Veuillez préciser la puissance électrique nécessitée par votre stand : ….... watts
220 Volts.
380 Volts.
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PIECES A FOURNIR :
Le formulaire d'identification du candidat rempli ;
Le règlement intérieur daté et signé par le candidat ;
1 à 4 photographies des produits ou services proposés ;
Un RIB (caution) ;
Un contrôle technique de moins de trois ans pour les installations foraines.
− Pour les documents commerciaux :
Commerçants et artisans domiciliés sur la commune d'Hyères-Les-Palmiers :
Extrait "K bis" du Registre du Commerce et des Sociétés ou extrait D1 du répertoire des
métiers, daté de moins de trois mois, précisant la mention de « vente ambulante »
Commerçants et artisans non sédentaires :
Carte de commerçant non sédentaire recto-verso encours de validité, délivrée par les
chambres consulaires
Extrait "K bis" du Registre du Commerce et des Sociétés ou Extrait du répertoire des
métiers, daté de moins de trois mois
Producteurs :
Carte d'affiliation à la MSA de votre département, valable pour l'année en cours
Un relevé parcellaire
Autres :
Pour les artistes libres, certificat délivré par le Centre des Impôts attestant de votre
régularité auprès de l'Administration Fiscale, valable pour l'année 2014
Déclaration de début d’activité d’auto-entrepreneur
Avis de situation au répertoire SIREN
− Pour l’ensemble des catégories ci-dessus :
Attestation de la police d'assurance professionnelle multirisque 2015 (incendie, vol,
vandalisme, etc...) ainsi qu'une assurance complémentaire garantissant leur
responsabilité civile pour des dommages pouvant être causés à des tiers
Attestation de règlement des cotisation d'URSSAF ou RSI, jusqu'au dernier trimestre
échu (délivrée sur demande auprès de l'organisme de recouvrement) ou avis
d'exonération
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Exemplaire MAIRIE
REGLEMENT INTÉRIEUR
DU MARCHÉ DE NOËL 2015
ARTICLE 1 – Organisation
La commune d'Hyères-Les-Palmiers organise une nouvelle édition du Marché de Noël et propose donc à
un large public un événement convivial et chaleureux autour des fêtes de fin d'année.
Ce marché sera situé sur la Place Clemenceau à Hyères du 5 décembre 2015 au 2 janvier 2016.
ARTICLE 2 – Inscriptions
Les inscriptions pour le marché de Noël 2015, se font à partir d'un dossier de candidature à compléter et
à renvoyer soit au Service Commerce, Hôtel de Ville, 12 avenue Joseph Clotis – BP 709 – 83412
HYERES CEDEX, soit par mail : [email protected].
La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 30 juin 2015.
Seuls les dossiers contenant l'ensemble des pièces demandées seront étudiés par une commission de
sélection des candidatures au cours du mois de juillet 2015.
Les chèques d’inscription et de caution ne doivent pas être envoyés au moment du dépôt du dossier. Ils
seront demandés uniquement aux candidats retenus par la commission de sélection de candidatures.
ARTICLE 3 - Admissions
La commission de sélection des candidatures déterminera les candidatures retenues pour occuper les
stands du marché de Noël.
L’organisateur statue sur les candidatures sans être tenu de motiver ses décisions. Le rejet d’une
demande d’admission ne donne lieu au versement d’aucune indemnité au titre de dommages et intérêts.
La participation antérieure au marché de Noël de la commune ne donne aucune garantie d’une
participation au marché de Noël 2015.
Dès que les candidatures auront été examinées en commission, elles feront l’objet d’une confirmation
d'inscription accompagnée du contrat de location, ou d’un courrier de refus le cas échéant, qui vous
parviendra dans la mesure du possible avant le 31 juillet 2015.
ARTICLE 4 : Redevance et Règlement
La redevance d'occupation des chalets est fixée selon une base tarifaire approuvée par le conseil
municipal du 22 mai 2015.
Trois types de location de chalet sont proposés aux exposants lors de l'inscription :
− Type 1 / chalet de 6m² (3m x 3m)
− Type 2 / chalet de 8m² (3m x 4m)
− Type 3 / chalet de 12m² (3m x 6m)
1000 €* ;
1300 €* (3 seulement) ;
2000 €* (3 seulement).
* non soumis à la TVA
Le prix tient compte des prestations complémentaires, à savoir, la fourniture d’électricité, l’entretien et
le nettoyage extérieur au chalet, le ramassage des poubelles, le gardiennage : en horaires de fermeture
du marché.
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− Modalités de règlement
Un acompte de 30% du montant de la redevance sera demandé au candidat retenu afin de bloquer la
réservation du chalet.
Le contrat de location sera joint à la confirmation d'inscription, en deux exemplaires, l'un à conserver
par l'exposant, l'autre à dater, signer, pour retour à l'organisateur. L'ensemble des documents (versement
de l'acompte et contrat de location complété et signé) est à renvoyer par courrier recommandé avec
Accusé Réception à la mairie d'Hyères dans un délai de 15 jours à compter de la réception de la
confirmation d'inscription.
À défaut de réception du paiement dans le délai imparti, la candidature sera déclarée sans suite.
Le second versement correspondant au complément de l'acompte devra être réglé entre le 26 octobre et
le 14 novembre 2015 (un rappel sera envoyé aux exposants concernés).
Tout candidat retenu devra s’acquitter d’une caution d’un montant de 200 euros, à joindre au second
règlement. Cette caution sera restituée lors de l’état des lieux de fin de marché. Le montant des
éventuelles dégradations sera déduit du montant de la caution.
L'ensemble des règlements devra s'effectuer par chèque libellé à l'ordre du Trésor Public.
Les chèques seront remis à l’encaissement dès réception, conformément à la réglementation. Une
quittance sera envoyée aux exposants après chaque paiement.
L’envoi de la quittance correspondant au second versement validera définitivement la candidature.
ARTICLE 5 – Assurances et responsabilité
Un gardiennage des chalets sera assuré les nuits du marché de Noël.
Les objets exposés demeurent sous la responsabilité de leur propriétaire. Les organisateurs ne peuvent
en aucun cas être tenus pour responsables des litiges tels que pertes, vols, casses ou autres
détériorations.
L'exposant devra faire assurer, par une compagnie notoirement solvable, pendant toute la durée du
marché, le chalet loué ainsi que le matériel et les marchandises divers pouvant s'y trouver, notamment
contre les risques d'incendie, de dégât des eaux, d'explosion, de perte, de vol, de détérioration, de
recours des voisins. Le locataire doit également être assuré contre tous les risques de mise en jeu de sa
responsabilité civile.
L’organisateur est dégagé de toute responsabilité à cet égard en cas notamment d’accident corporel.
ARTICLE 6 - Annulation
Tout exposant contraint d'annuler sa réservation, ne pourra obtenir de remboursement qu'en cas de force
majeure sous réserve de produire des justificatifs valables et ce, uniquement avant le 1er octobre 2015.
Au delà de cette date, aucun remboursement ne pourra être effectué.
Dans le cas où un exposant ne se présente pas aux jours et horaires d'installation, il sera considéré
comme démissionnaire et pourra être remplacé par l'organisation, sans réclamer de remboursement.
ARTICLE 7 – Installation des stands
Un état des lieux contradictoire sera dressé lors de la remise du chalet au locataire.
L’admission à cette manifestation entraîne l’obligation d’occuper le stand pendant toute la durée du
marché. Le locataire devra respecter strictement les horaires d’ouverture du marché de Noël ; ce dernier
sera ouvert tous les jours de 10h00 jusqu’à 19h00 et 20h00 le vendredi et samedi.
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Il est interdit de modifier la disposition des emplacements : seuls les organisateurs sont habilités à le
faire si nécessaire. Chaque exposant devra respecter les zones techniques inaccessibles au public.
ARTICLE 7 - Vente
Cette manifestation à caractère commercial et artisanal exclut toutes ventes autres que les produits ou
prestations présentés dans la demande d’inscription.
Le locataire tiendra constamment garni le chalet loué de marchandises en quantité suffisante pour
permettre l’exploitation normale du commerce.
Les exposants du marché sont soumis à toutes les obligations réglementaires relatives à la vente de
produits alimentaires, fleurs et produits manufacturés : affichage des prix, nature, qualité et origine des
produits mis à la vente, pesage…
L’organisateur s’autorise à vérifier les objets exposés et peut, le cas échéant, exiger leur retrait du stand.
En cas d'intempéries, seul l'organisateur pourra décider d'une fermeture temporaire des chalets. En cas
de fermeture ponctuelle, l'exposant ne pourra prétendre à aucun versement d'indemnités.
ARTICLE 8 – Matériel mis à votre disposition
Des chalets traditionnel type « marché de noël » sont mis à la disposition des exposants.
Les équipements électriques seront effectués en fonction des besoins du stand (information à remplir en
bas du formulaire joint).
Le locataire ne pourra apposer sur la façade du chalet aucune enseigne ou affiche. Toute enseigne ou
information concernant son commerce ne peut être installée qu’à l’intérieur du chalet.
ARTICLE 9 – Conditions particulières
Le chalet loué est dépourvu de tout aménagement et de tout matériel. Le locataire devra l’équiper de
tout matériel nécessaire au stockage et à la commercialisation de ses produits. Le chalet ne peut en
aucun cas être modifié et doit rester dans sa configuration d’origine.
Les éléments de décoration du chalet n'étant pas fournis, une décoration en accord avec le thème de
Noël est à prévoir.
− Les installations électriques
Le matériel électrique amené par les exposants devra être conforme aux normes NF et CE, sans avoir
subi de transformation. Chaque exposant devra remplir une attestation de conformité (électricité et gaz).
Les spots et appareils électriques installés dans les chalets ne devront pas être en contact avec les
éléments de décoration.
−
Points de cuisson
Ils devront être inaccessibles au public.
Pour l’utilisation de friteuse, veiller à la stabilité des appareils, aucune décoration inflammable doit être
positionnée au-dessus.
Limiter à 2 le nombre de bouteilles de gaz et vérifier la validité des tuyaux reliant les appareils de
cuisson.
Chaque détendeur de bouteille de gaz devra être équipé d'une coupure d'alimentation rapide.
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−
Lutte contre l'incendie
Les exposants devront prévoir une couverture anti-feu à proximité de chaque friteuse.
Chaque exposant devra être équipé d’un extincteur à poudre ou CO².
Positionner des extincteurs CO² à proximité des risques électriques importants (four de cuisson, armoire
électrique…).
Ne pas positionner d’appareil à flamme nue dans les chalets.
Une visite de conformité aura lieu avant l'ouverture du marché : tout chalet déclaré non-conforme devra
se mettre en conformité avant l'ouverture.
−
Hygiène
Les exposants doivent veiller à ce que leur stand et ses abords restent propres.
Ils devront recueillir et entreposer dans des récipients personnels, dès le déballage et en cours de vente,
tous les déchets, détritus, ainsi que tous les papiers, frises, débris, sacs et emballages légers leur
appartenant, afin d'éviter leur dispersion. Des containers leur seront mis à disposition.
Le locataire devra respecter strictement la réglementation en vigueur applicable aux produits qu’il
commercialise et en particulier les normes sanitaires. Il sera seul responsable du respect de ladite
réglementation.
Concernant les chalets alimentaires, pour le nettoyage et la désinfection des mains et des outils de
travail, il convient de mettre en place un lave-mains avec une réserve d'eau potable et un récupérateur
d'eau sale, qu'il conviendra de renouveler et d'évacuer journellement.
Conformément à la loi du 13/07/1992, tout producteur ou détenteur de déchet (parmi lesquels les huiles
alimentaires usagées) doit en assurer ou en faire assurer l'élimination. Un bon d'enlèvement doit être
remis à l'exposant.
En conséquence, il sera demandé à chaque exposant utilisant cette matière de bien vouloir transmettre
une copie de ce bon.
Dès la fin du marché, le commerçant prendra toutes les dispositions pour laisser propre l’emplacement
qu’il aura occupé. Aucun détritus ne devra subsister sur les lieux.
ARTICLE 10 - Autres dispositions
Les exposants devront veiller à respecter le Code du Travail.
Tout manquement au Règlement Intérieur entraînera l'exclusion de la candidature de l'exposant pour
l'année suivante.
Le présent règlement intérieur est daté et signé par les participants en deux exemplaires.
Date :
Nom et signature des participants
précédés de la mention « lu et approuvé »
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Exemplaire CANDIDAT
REGLEMENT INTÉRIEUR
DU MARCHÉ DE NOËL 2015
ARTICLE 1 – Organisation
La commune d'Hyères-Les-Palmiers organise une nouvelle édition du Marché de Noël et propose donc à
un large public un événement convivial et chaleureux autour des fêtes de fin d'année.
Ce marché sera situé sur la Place Clemenceau à Hyères du 5 décembre 2015 au 2 janvier 2016.
ARTICLE 2 – Inscriptions
Les inscriptions pour le marché de Noël 2015, se font à partir d'un dossier de candidature à compléter et
à renvoyer soit au Service Commerce, Hôtel de Ville, 12 avenue Joseph Clotis – BP 709 – 83412
HYERES CEDEX, soit par mail : [email protected].
La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 30 juin 2015.
Seuls les dossiers contenant l'ensemble des pièces demandées seront étudiés par une commission de
sélection des candidatures au cours du mois de juillet 2015.
Les chèques d’inscription et de caution ne doivent pas être envoyés au moment du dépôt du dossier. Ils
seront demandés uniquement aux candidats retenus par la commission de sélection de candidatures.
ARTICLE 3 - Admissions
La commission de sélection des candidatures déterminera les candidatures retenues pour occuper les
stands du marché de Noël.
L’organisateur statue sur les candidatures sans être tenu de motiver ses décisions. Le rejet d’une
demande d’admission ne donne lieu au versement d’aucune indemnité au titre de dommages et intérêts.
La participation antérieure au marché de Noël de la commune ne donne aucune garantie d’une
participation au marché de Noël 2015.
Dès que les candidatures auront été examinées en commission, elles feront l’objet d’une confirmation
d'inscription accompagnée du contrat de location, ou d’un courrier de refus le cas échéant, qui vous
parviendra dans la mesure du possible avant le 31 juillet 2015.
ARTICLE 4 : Redevance et Règlement
La redevance d'occupation des chalets est fixée selon une base tarifaire approuvée par le conseil
municipal du 22 mai 2015.
Trois types de location de chalet sont proposés aux exposants lors de l'inscription :
− Type 1 / chalet de 6m² (3m x 3m)
− Type 2 / chalet de 8m² (3m x 4m)
− Type 3 / chalet de 12m² (3m x 6m)
1000 €* ;
1300 €* (3 seulement) ;
2000 €* (3 seulement).
* non soumis à la TVA
Le prix tient compte des prestations complémentaires, à savoir, la fourniture d’électricité, l’entretien et
le nettoyage extérieur au chalet, le ramassage des poubelles, le gardiennage : en horaires de fermeture
du marché.
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− Modalités de règlement
Un acompte de 30% du montant de la redevance sera demandé au candidat retenu afin de bloquer la
réservation du chalet.
Le contrat de location sera joint à la confirmation d'inscription, en deux exemplaires, l'un à conserver
par l'exposant, l'autre à dater, signer, pour retour à l'organisateur. L'ensemble des documents (versement
de l'acompte et contrat de location complété et signé) est à renvoyer par courrier recommandé avec
Accusé Réception à la mairie d'Hyères dans un délai de 15 jours à compter de la réception de la
confirmation d'inscription.
À défaut de réception du paiement dans le délai imparti, la candidature sera déclarée sans suite.
Le second versement correspondant au complément de l'acompte devra être réglé entre le 26 octobre et
le 14 novembre 2015 (un rappel sera envoyé aux exposants concernés).
Tout candidat retenu devra s’acquitter d’une caution d’un montant de 200 euros, à joindre au second
règlement. Cette caution sera restituée lors de l’état des lieux de fin de marché. Le montant des
éventuelles dégradations sera déduit du montant de la caution.
L'ensemble des règlements devra s'effectuer par chèque libellé à l'ordre du Trésor Public.
Les chèques seront remis à l’encaissement dès réception, conformément à la réglementation. Une
quittance sera envoyée aux exposants après chaque paiement.
L’envoi de la quittance correspondant au second versement validera définitivement la candidature.
ARTICLE 5 – Assurances et responsabilité
Un gardiennage des chalets sera assuré les nuits du marché de Noël.
Les objets exposés demeurent sous la responsabilité de leur propriétaire. Les organisateurs ne peuvent
en aucun cas être tenus pour responsables des litiges tels que pertes, vols, casses ou autres
détériorations.
L'exposant devra faire assurer, par une compagnie notoirement solvable, pendant toute la durée du
marché, le chalet loué ainsi que le matériel et les marchandises divers pouvant s'y trouver, notamment
contre les risques d'incendie, de dégât des eaux, d'explosion, de perte, de vol, de détérioration, de
recours des voisins. Le locataire doit également être assuré contre tous les risques de mise en jeu de sa
responsabilité civile.
L’organisateur est dégagé de toute responsabilité à cet égard en cas notamment d’accident corporel.
ARTICLE 6 - Annulation
Tout exposant contraint d'annuler sa réservation, ne pourra obtenir de remboursement qu'en cas de force
majeure sous réserve de produire des justificatifs valables et ce, uniquement avant le 1er octobre 2015.
Au delà de cette date, aucun remboursement ne pourra être effectué.
Dans le cas où un exposant ne se présente pas aux jours et horaires d'installation, il sera considéré
comme démissionnaire et pourra être remplacé par l'organisation, sans réclamer de remboursement.
ARTICLE 7 – Installation des stands
Un état des lieux contradictoire sera dressé lors de la remise du chalet au locataire.
L’admission à cette manifestation entraîne l’obligation d’occuper le stand pendant toute la durée du
marché. Le locataire devra respecter strictement les horaires d’ouverture du marché de Noël ; ce dernier
sera ouvert tous les jours de 10h00 jusqu’à 19h00 et 20h00 le vendredi et samedi.
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Il est interdit de modifier la disposition des emplacements : seuls les organisateurs sont habilités à le
faire si nécessaire. Chaque exposant devra respecter les zones techniques inaccessibles au public.
ARTICLE 7 - Vente
Cette manifestation à caractère commercial et artisanal exclut toutes ventes autres que les produits ou
prestations présentés dans la demande d’inscription.
Le locataire tiendra constamment garni le chalet loué de marchandises en quantité suffisante pour
permettre l’exploitation normale du commerce.
Les exposants du marché sont soumis à toutes les obligations réglementaires relatives à la vente de
produits alimentaires, fleurs et produits manufacturés : affichage des prix, nature, qualité et origine des
produits mis à la vente, pesage…
L’organisateur s’autorise à vérifier les objets exposés et peut, le cas échéant, exiger leur retrait du stand.
En cas d'intempéries, seul l'organisateur pourra décider d'une fermeture temporaire des chalets. En cas
de fermeture ponctuelle, l'exposant ne pourra prétendre à aucun versement d'indemnités.
ARTICLE 8 – Matériel mis à votre disposition
Des chalets traditionnel type « marché de noël » sont mis à la disposition des exposants.
Les équipements électriques seront effectués en fonction des besoins du stand (information à remplir en
bas du formulaire joint).
Le locataire ne pourra apposer sur la façade du chalet aucune enseigne ou affiche. Toute enseigne ou
information concernant son commerce ne peut être installée qu’à l’intérieur du chalet.
ARTICLE 9 – Conditions particulières
Le chalet loué est dépourvu de tout aménagement et de tout matériel. Le locataire devra l’équiper de
tout matériel nécessaire au stockage et à la commercialisation de ses produits. Le chalet ne peut en
aucun cas être modifié et doit rester dans sa configuration d’origine.
Les éléments de décoration du chalet n'étant pas fournis, une décoration en accord avec le thème de
Noël est à prévoir.
− Les installations électriques
Le matériel électrique amené par les exposants devra être conforme aux normes NF et CE, sans avoir
subi de transformation. Chaque exposant devra remplir une attestation de conformité (électricité et gaz).
Les spots et appareils électriques installés dans les chalets ne devront pas être en contact avec les
éléments de décoration.
−
Points de cuisson
Ils devront être inaccessibles au public.
Pour l’utilisation de friteuse, veiller à la stabilité des appareils, aucune décoration inflammable doit être
positionnée au-dessus.
Limiter à 2 le nombre de bouteilles de gaz et vérifier la validité des tuyaux reliant les appareils de
cuisson.
Chaque détendeur de bouteille de gaz devra être équipé d'une coupure d'alimentation rapide.
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Lutte contre l'incendie
Les exposants devront prévoir une couverture anti-feu à proximité de chaque friteuse.
Chaque exposant devra être équipé d’un extincteur à poudre ou CO².
Positionner des extincteurs CO² à proximité des risques électriques importants (four de cuisson, armoire
électrique…).
Ne pas positionner d’appareil à flamme nue dans les chalets.
Une visite de conformité aura lieu avant l'ouverture du marché : tout chalet déclaré non-conforme devra
se mettre en conformité avant l'ouverture.
−
Hygiène
Les exposants doivent veiller à ce que leur stand et ses abords restent propres.
Ils devront recueillir et entreposer dans des récipients personnels, dès le déballage et en cours de vente,
tous les déchets, détritus, ainsi que tous les papiers, frises, débris, sacs et emballages légers leur
appartenant, afin d'éviter leur dispersion. Des containers leur seront mis à disposition.
Le locataire devra respecter strictement la réglementation en vigueur applicable aux produits qu’il
commercialise et en particulier les normes sanitaires. Il sera seul responsable du respect de ladite
réglementation.
Concernant les chalets alimentaires, pour le nettoyage et la désinfection des mains et des outils de
travail, il convient de mettre en place un lave-mains avec une réserve d'eau potable et un récupérateur
d'eau sale, qu'il conviendra de renouveler et d'évacuer journellement.
Conformément à la loi du 13/07/1992, tout producteur ou détenteur de déchet (parmi lesquels les huiles
alimentaires usagées) doit en assurer ou en faire assurer l'élimination. Un bon d'enlèvement doit être
remis à l'exposant.
En conséquence, il sera demandé à chaque exposant utilisant cette matière de bien vouloir transmettre
une copie de ce bon.
Dès la fin du marché, le commerçant prendra toutes les dispositions pour laisser propre l’emplacement
qu’il aura occupé. Aucun détritus ne devra subsister sur les lieux.
ARTICLE 10 - Autres dispositions
Les exposants devront veiller à respecter le Code du Travail.
Tout manquement au Règlement Intérieur entraînera l'exclusion de la candidature de l'exposant pour
l'année suivante.
Le présent règlement intérieur est daté et signé par les participants en deux exemplaires.
Date :
Nom et signature des participants
précédés de la mention « lu et approuvé »
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