synthese pe - Apei de l`Aube

SYNTHESE
DU PROJET D’ETABLISSEMENT
Date 2012
DOMAINE DE MANTENAY
Pour présentation en Conseil d’Administration
Date du dernier Projet d’Etablissement :
Composition du Comité de Pilotage :
2008
d'un membre du conseil d'administration, Monsieur Tassot
de la présidente du CVS, MME Buet,
d'un représentant des familles, Mme Huguenin
d'un membre du siège, M. Sergent (DRH)
d'un usager, Stéphane Godenaire
d’un correspondant qualité, Mme Desbrouvie
d’un membre élu du personnel, Mme Musetelli
du chef de service des hébergements, Mme Gillier
du chef de service de l'accueil de jour, M. Vivien
de la directrice adjointe de la structure, Mme Lugagne
Dates des réunions de Comité de Pilotage :
Le 22 septembre 2011
Le 13 octobre 2011
Le 24 novembre 2011
Le 15 décembre 2011
Le 26 janvier 2012
Le 16 février 2012
Le 29 mars 2012
Le 19 avril 2012
Le 10 mai 2012
Le 31 mai 2012
Passage en Conseil à la Vie Sociale le :
12 juin 2012
1
FORCES
Générales et structurelles :
Structure dans un bel espace, proche de Troyes,
Hébergements éclatés de capacités petites et
moyennes,
Proche des services de proximité,
Etablissement reconnu dans sa qualité de
prestation : Marché de Noel, Handi Troyes, Marché
aux fleurs, Chorale…
FAIBLESSES
Générales et structurelles :
Bâtiments peu adaptés pour un lieu de vie pour
la résidence se trouvant à Troyes,
Peu de suivi d’entretien des bâtiments pendant
plusieurs années.
Ressources humaines et leur fonctionnement :
Personnel motivé et engagé dans leur travail,
conscience professionnelle,
Réunions hebdomadaires pour chaque équipe,
Poste d’infirmière pour la coordination du suivi de
soins,
Structure reconnue comme lieu de formation des
professionnels,
Personnel qualifié.
Ressources humaines et leur fonctionnement :
Absence d’harmonisation entre les emplois du
temps des hébergements,
Effectifs limités : pas de poste de remplacement
prévu,
Manque de coordination entre les deux services,
Difficultés de différencier les fonctions des
professionnels sur les hébergements et accueil de
jour,
Absence de réunions institutionnelles.
Accompagnement des usagers :
Accompagnement des usagers :
Vieillissement des personnes,
Services accueil de jour et hébergements séparés, Personnes avec troubles autistiques sans
donnant des repères aux usagers,
possibilité de prise en charge spécifique,
Parc
de
véhicules important permettant Difficultés d’adapter l’organisation pour le
l’intégration et activités extérieures,
rythme des usagers : sortie d’hospitalisation,
Accueil des usagers (IME et ESAT) pour des stages, Retard dans l’élaboration des PI,
Recherche d’accompagnement individuel.
Les demandes d’intégration des externes en
hébergement/familles vieillissantes.
2
PLAN D’ACTION RECAPITULATIF DOMAINE DE MANTENAY
N°
Thématiques
1
REAMENAGEMENT DES
LOCAUX RESTAURATION
2
CONSTRUCTION POUR LE
TRANSFERT DE TROYES SUR ST
LYE
ACCUEIL TEMPORAIRE
3
4
REAMENAGEMENT DES
ATELIERS ACCUEIL DE JOUR
5
ESPACE DE RANGEMENT
Actions
Indicateurs
Chapitre 1 : présentation de l’établissement-Locaux
Gagner de la place dans la salle de restauration
Transformation de la salle polyvalente en bar
Agrandissement de la salle de restauration
Enquête de satisfaction des usagers
Construire un autre hébergement pour 24 places sur Saint Lyé, hébergement
Accord du conseil général
Construction du nouveau bâtiment
Dans le cadre de la construction du nouvel hébergement (Transfert Troyes sur
St Lyé), créer deux chambres d’accueil temporaire
Réaménagement des salles d’expressions pour créer une salle de
psychomotricité
Transformation du bar actuel en salle polyvalente
Fermeture de l’auvent du bar actuel pour transformer cet espace en salle
d’activité
Transformation des « côtés » du hall en espace de rangement pour l’accueil
de jour et les hébergements (fermeture)
Responsable
Direction
Siege
Direction
Siège
Deux chambres
Projet de l’accueil temporaire
Possibilité d’effectuer des stages pour les personnes
sur liste d’attente
Espace de psychomotricité
Projet d’activités de psychomotricité
Salles d’activités plus nombreuses
Direction
Siege
Chef de
service Héb.
Direction
Siege
Chef de
service AJ.
Dégagement du matériel de stockage des ateliers des
toilettes et des vestiaires du personnel…
Direction
Siege
Chapitre 3 : Finalité d’un Foyer de Vie- les limites et les perspectives
2
CONSTRUCTION POUR LE
TRANSFERT DE TROYES SUR ST
LYE
6
HABILITATION
Si accord de la construction du nouvel hébergement, intégration des
personnes fatigables de l’ensemble de la structure dans cette nouvelle
résidence
Elaboration du projet de cette nouvelle résidence pour respecter le rythme des
usagers ( le possible et les limites)
En hébergement, ne pas dépasser la capacité des personnes accueillies
autorisée
Réorienter les personnes qui ne correspondent pas à l’habilitation
Résidence en fonctionnement continu
Participation partielle des usagers aux activités de
l’accueil de jour
Réorientation de certaines personnes en FAM et en
MAS
Capacité des personnes accueillies en hébergement :
60 y compris ceux qui st hors du département
Réorientation des personnes autistes
Direction
Chef de serv.
Heb.
Direction
Chef de
service Heb.
N°
Thématiques
Actions
Indicateurs
Responsable
Chapitre 3 : Finalité d’un Foyer de vie- les missions
7
SERVICE RENDU HEBERGEMENT
Créer un outil traduisant le service rendu de l’accompagnement en
hébergement, en objectifs, pour élaborer les synthèses des usagers
Référentiel hébergement et enregistrement de celui-ci
dans SAM
Chef de serv.
Heb.
8
SERVICE RENDU ACCUEIL DE
JOUR
Créer un outil traduisant le service rendu de l’accompagnement en accueil de
jour, en objectifs, pour élaborer les synthèses des usagers
Référentiel accueil de jour et enregistrement de celuici dans SAM
Chef de serv.
AJ.
9
ADAPTER ACTIVITES AUX
PERSONNES VIEILLISSANTES
Analyser les besoins des personnes selon leurs âges et leurs capacités pour
proposer des activités adaptés-réorganisation des groupes d’activités
Simplification des propositions des activités
Satisfaction des usagers
Chef de serv.
AJ.
Chapitre 4 : politique managériale de l’établissement- la pluridisciplinarité
10
DEFINITION DES POSTES
Elaborer des fiches de fonctions (éducateurs spécialisés, moniteurs éducateurs,
moniteurs ateliers…) pour les différents postes en précisant la spécificité de
chacun malgré les même missions
Redonner un rôle spécifique aux éducateurs spécialisés
Fiches de postes
Nouvel organisation de travail des éducateurs
spécialisés
Direction
Chefs de
service Heb.
et AJ.
11
OUTIL DE COMMUNICATION
HEBERGEMENT ET ACCUEIL DE
JOUR
Rendre plus efficient les transmissions
Travailler le circuit des informations
Objectiver les transmissions
L’utilisation de l’outil SAM
La non perte des informations concernant les usagers
Formation sur les écrits professionnels
Secrétariat
Chefs de
service Heb.
et AJ.
12
REFERENTS
Donner aux référents Accueil de Jour et hébergement du temps de travail
personnel pour coordonner l’accompagnement des usagers
Transmission dans SAM des rencontres usagers et
référents
Avancement des projets individualisés
Chefs de
service Heb.
et AJ.
Chapitre 4 : politique managériale de l’établissement- la place de la personne accueillie au cœur du dispositif
13
ADMISSION
14
ADMISSION
Création d’outil pour l’admission des usagers (dossier d’admission)
Créer une commission d’admission
Gérer la liste d’attente en respectant la mission de l’établissement
15
CONSEIL A LA VIE SOCIALE
Rendre plus dynamique la participation des usagers au CVS
Constitution du dossier d’admission
Mise en place de la commission d’admission
Courrier aux personnes sur liste d’attente
Planning et compte rendu des réunions de la
commission
Rencontres avec la MDPH
Enquête de satisfaction des usagers
Utilisation de la boite à idée
Signature de la vice présidente (résidente) de l’ordre
du jour
Direction
Direction
Chefs de
service Heb.
et AJ.
N°
Thématiques
Actions
Indicateurs
Responsable
Chapitre 4 : politique managériale de l’établissement- la place de la personne accueillie au cœur du dispositif (suite)
16
GROUPE DE PAROLE
Créer des temps d’échanges entre résidents et professionnels (référents) pour Réorganisation des activités pour permettre ce temps
informer des évènements associatifs, vie de l’établissement, des thématiques
hebdomadaire sur l’accueil de jour
choisis par les usagers …
Chapitre 4 : politique managériale de l’établissement- partenariat avec les familles
Chef de serv.
AJ.
17
REUNIONS
Nombre de participants à ces réunions
Enquête de satisfaction
Direction
Présidente
CVS
18
LIENS FAMILIAUX
Créer des réunions thématiques pour les familles ou les représentants légaux
des usagers
Leur donner une implication structurée au sein de l’établissement
Développer les échanges avec les membres du CVS
Permettre aux usagers de continuer à s’inscrire dans un tissu familial même
lorsque leurs proches sont éloignés par la distance
Direction
Chef de serv.
Heb.
19
CONFIDENTIALITE
Constitution de l’arbre généalogique des usagers dans
leurs dossiers
Mise en place de postes informatiques pour les
usagers avec webcam
Questionnaire de satisfaction des familles
Questionnaire de satisfaction des professionnels
Aménager un lieu qui permette de recevoir les familles et d’échanger les
informations en hébergement, en respectant la confidentialité
Réorganiser et structurer les départs et les retours des résidents en famille
Direction
Chef de serv.
Heb.
Chapitre 5 et 6: projet de vie des hébergements et accueil de jour -prise en charge du vieillissement
20
ACCOMPAGNEMENT DANS LES
TEMPS DE TRANSITION
Systématiser l’accompagnement de certains usagers dans les temps de
transition entre l’hébergement et l’accueil de jour
Enquête de satisfaction des professionnels
Chefs de
service Heb.
et AJ.
21
LEVERS DIFFERES
Permettre aux usagers de continuer à vivre leurs activités en respectant leur
rythme de sommeil, arriver sur les activités de manière échelonnée
Enquête de satisfaction des usagers
Participation des usagers en activités
Chefs de
service Heb.
et AJ.
22
SIESTE
Proposer à chaque résident ( 50 résidents), ayant besoin de faire une sieste un
espace tranquille, propice au repos ,pour les externes, pour les résidents
vivant en hébergement avec fonctionnement discontinu
La nouvelle construction
La salle de psychomotricité
L’achat de fauteuils plus confortables
Direction
Chef de serv.
AJ.
N°
Thématiques
Actions
Indicateurs
Responsable
Chapitre 5 et 6: projet de vie des hébergements et accueil de jour -prise en charge du vieillissement
23
ACTIVITES PHYSQUES
ADAPTEES
24
VACANCES USAGERS
Aménager des temps pour les usagers en semaine et en WE qui permettent la
pratique d’une activité physique adaptée ; développer des activités ludiques
pour des usagers peu enclins à ce genre d’activités
Inscrire les usagers sur des séjours en juillet, et pas uniquement en Aout.
Autonomie C- leur donner plus de choix
Suivi du poids des usagers
Nombre d’usagers inscrits et le suivi de leur
participation
Satisfaction des usagers et des familles
Répercussion financière des couts de séjours
Chef de serv.
Heb.
Chef de serv.
Heb.
Chapitre 7 : projets de soins ( médical et paramédical)
25
RESTAURATION
Engager une démarche concertée d’amélioration de la qualité de la prestation
repas
Formation aux professionnels et aux usagers d’un repas équilibré
Réflexion sur le sens du repas. …et le lieu du repas
Satisfaction du personnel
Satisfaction des usagers
Existence de la commission
Infirmières
Chefs de
services
26
PRISE DE POIDS
Courbe de poids des usagers
Infirmières
Chefs de
services
27
HOSPITALISTION
Former le personnel sur les liens entre la pathologie et le danger de la prise de
poids
Sensibiliser les usagers aux dangers de la prise de poids avec des moyens
éducatifs
Améliorer la procédure pour un accompagnement d’un usager hospitalisé
Améliorer le retour d’hospitalisation sur la structure et la coordination avec
l’hôpital
Chapitre 8 : vie affective et sexuelle
Procédures
Enquête de satisfaction du personnel
Infirmières
28
ACCOMPAGNEMENT
Créer une commission vie affective et sexuelle au Domaine de Mantenay
Création de la commission
Proposer des outils pédagogiques
Compte rendu des réunions
Sensibiliser les familles
Chapitre 9 : projet social-management opérationnel
Psychologues
infirmières
29
REUNIONS
SALLE
Mise en place des réunions
Evaluation interne et externe et interne
Satisfaction des professionnels
Création de la salle
direction
30
31
CONDITION DE TRAVAIL EN
HEBERGEMENT
Créer une réunion institutionnelle pour permettre et développer une cohésion
institutionnelle. Donner une vision de la direction et de l’association de
manière transversale aux services
Création d’une salle de personnel qui servirait aussi dans des plages horaires
repérées comme salle de DP (obligation du droit du travail)
Un seul bureau pour les chefs de service pour une meilleure coordination de
leur travail
Harmoniser tous les emplois du temps en hébergement pour permettre la
transversalité du travail des équipes, diminuer les remplacements, permettre
aux professionnels d’avoir un WE sur deux
Nouveaux plannings présentés au Ce et au CHSCT
Direction,DRH
Chef de
serv.Heb, DP
direction
32
FERMETURE ACCUEIL DE JOUR
EN ETE
Permettre l’ouverture de l’accueil de jour en juillet et en Aout
Réorganiser la planification des congés des salariés de l’accueil de jour
Proposer des activités ponctuelles pour les externes qui ne partent pas dans
des séjours de vacances et qui restent dans un cadre familial.
Planning des congés des salariés
Satisfaction des usagers et des familles
Nombre de jours d’activités
Direction
Chef Ser AJ
PLAN D’ACTIONS – DOMAINE DE MANTENAY
Thèmes
Fiche action n° 1
REAMENAGEMENT DES LOCAUX RESTAURATION
Fiche action n° 2
CONSTRUCTION POUR LE TRANSFERT DE TROYES SUR
ST LYE
Fiche action n° 3
ACCUEIL TEMPORAIRE
Fiche action n°4
REAMENAGEMENT DES ATELIERS ACCUEIL DE
JOUR
Fiche action n° 5
ESPACE DE RANGEMENT
Fiche action n° 6
HABILITATION
Fiche action n° 7
SERVICE RENDU HEBERGEMENT
Fiche action n° 8
SERVICE RENDU ACCUEIL DE JOUR
Fiche action n° 9
ADAPTER ACTIVITES AUX PERSONNES
VIEILLISSANTES
Fiche action n° 10
DEFINITION DES POSTES
Fiche action n° 11
OUTIL DE COMMUNICATION HEBERGEMENT ET
ACCUEIL DE JOUR
Fiche action n° 12
REFERENTS
Descriptifs
Echéance : 2016
Groupe projet : Siege/Sat manager
Sous la conduite de : direction
Echéance : 2016
Groupe projet : Siege/Sat manager
Sous la conduite de : direction
Echéance : 2016
Groupe projet :chef serv. Hebgt./Siege/prof
Hebgt
Sous la conduite de : Direction
Echéance : 2016
Groupe projet : Siege/Sat Manger/Chef
serv AJ/ prof AJ
Sous la conduite de : Direction
Echéance : 2016
Groupe projet : direction
Sous la conduite de : Chef serv AJ/Homme
technique/Sat Manager/Prof AJ
Echéance : 2017
Groupe projet : Dir. Exploitat°/Chef de serv
Hebgt.
Sous la conduite de : direction
Echéance : dec 2012
Groupe projet : un prof de chaque hebgt
Sous la conduite de : chef serv Hebegt
Echéance : dec 2012
Groupe projet : 4 prof AJ de divers ateliers
Sous la conduite de : chef de serv AJ
Echéance : juin 2014
Groupe projet :4 prof AJ de divers
ateliers/psychologue/
Sous la conduite de : chef serv AJ
Echéance : juillet 2015
Groupe projet : Chefs de serv de la
structure/ un ou deux prof représentatif de
la fonction
Sous la conduite de : Direction
Echéance : septembre 2014
Groupe projet : chefs de serv de la
structure/ prof AJ/Prof Hebgt
Sous la conduite de : Secrétariat de direct
Echéance : déc. 2013
Groupe projet : Référent AJ et Référent
Hebgt du même usager
Sous la conduite de : chefs de service de la
structure
Management des
Projets
Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non 8
Fiche action n° 13
COMMISSION D’ADMISSION
Fiche action n° 14
ADMISSION : GESTION DE LA LISTE D’ATTENTE
Fiche action n° 15
CONSEIL A LA VIE SOCIALE
Echéance : avril 2013
Groupe projet : famille/présidente
CVS/psychologue/secrétaire/chefs de serv.
de la structure
Sous la conduite de : direction
Echéance : avril 2013
Groupe projet : secrétaire/mb MDPH/dir
exploitation
Sous la conduite de : direction
Echéance : février 2013
Groupe projet : chef ser de la structure/
usagers élus/prof de chaque serv
Sous la conduite de : présidente du CVS
Oui Non Oui Non Oui Non 9
PLAN D’ACTIONS
Thèmes
Fiche action n° 16
GROUPE DE PAROLE
Fiche action n° 17
REUNIONS FAMILLES
Fiche action n° 18
LIENS FAMILIAUX
Fiche action n°19
CONFIDENTIALITE
Fiche action n° 20
ACCOMPAGNEMENT DANS LES TEMPS DE
TRANSITION
Fiche action n° 21
LEVERS DIFFERES
Fiche action n° 22
SIESTE
Fiche action n° 23
ACTIVITES PHYSQUES ADAPTEES (hébgt)
Fiche action n° 24
VACANCES USAGERS
Fiche action n° 25
RESTAURATION
Fiche action n° 26
PRISE DE POIDS
Fiche action n° 27
HOSPITALISTION
Fiche action n° 28
ACCOMPAGNEMENT VIE AFFECTIVE ET SEXUELLE
Descriptifs
Echéance : juin2013
Groupe projet : référents des usagers AJ
Sous la conduite de : chef de serv AJ
Echéance : septembre 2014
Groupe projet : direction, parents du CVS
Sous la conduite de : présidente CVS
Echéance : juin 2014
Groupe projet : référents hébergements,
psychologues
Sous la conduite de : chef de serv Heb
Echéance : septembre 2015
Groupe projet : Educ spé hebegt, parents
Sous la conduite de : chef serv. Héber.
Echéance : juin 2013
Groupe projet : prof AJ et Prof Hebgt
Sous la conduite de : chef de serv Struc
Echéance : septembre 2015
Groupe projet : professionnel par résidence
en fctnmt continu et discontinu et infirm.
Sous la conduite de : chef serv hebgt
Echéance : 2016
Groupe projet : direction et prof AJ et educ
de chacune des rsidences
Sous la conduite de : chef de serv AJ
Echéance : fin 2013
Groupe projet : infirm hebgt et profs. des
résidences
Sous la conduite de : chef de serv Hebgt
Echéance : janvier 2015
Groupe projet : serv loisirs ; familles
Sous la conduite de : chef de serv Hebgt
Echéance : septembre 2013
Groupe projet : psychologue, familles, le
Tertre, le self la fontaine, usagers, infirmiers
Sous la conduite de : chefs de serv de la
structure
Echéance : septembre 2013
Groupe projet : usagers, prof.Hebgt et Aj
Sous la conduite de : infirmières
Echéance : sept 2015
Groupe projet : cadres de la structure et
personnes d’astreintes, médecin
coordinateur APEI
Sous la conduite de : infirmeries
Echéance : déc. 2014
Groupe projet : psychologues +
infirmières+educ Hebgt et educ AJ
Sous la conduite de : chef de serv Hebgt
Management des
Projets
Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non 10
PLAN D’ACTIONS
Thèmes
Fiche action n° 29
REUNIONS INSTITUTIONNELLES
Fiche action n° 30
SALLE DU PERSONNEL et SALLE DE DP
Fiche action n° 31
CONDITION DE TRAVAIL EN HEBERGEMENT
Fiche action n° 32
FERMETURE ACCUEIL DE JOUR EN ETE
Descriptifs
Echéance : septembre 2013
Groupe projet : chefs de serv, agt adminst.
Sous la conduite de : direction
Echéance : 2015
Groupe projet : agent technique, chef serv
structure, DP, DRH,
Sous la conduite de : direction
Echéance : fin 2014
Groupe projet : DRH, chefs de serv hébgt
Sous la conduite de : Direction
Echéance : mai 2015
Groupe projet : edu AJ, DP, cehf de serv AJ
Sous la conduite de : direction
Management des
Projets
Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non 11