instructions aux employeurs du secteur prive

Centre commun de la sécurité sociale
- Section « Affiliation » L - 2975 Luxembourg
INSTRUCTIONS AUX EMPLOYEURS
DU SECTEUR PRIVE
version 11/2005
L' EMPLOYEUR
Est considérée comme employeur toute personne (physique ou morale) qui
occupe des salariés (ouvriers ou employés) lesquels exécutent contre
rémunération et dans un lien de subordination, un travail pour compte de cette
personne.
Les différentes obligations de l'employeur découlant de ladite occupation
déclenchent les procédures suivantes:
l'immatriculation de l'entreprise
l'affiliation des salariés
l'enregistrement mensuel des rémunérations
l'enregistrement mensuel des périodes d'incapacité de travail
le calcul des cotisations
le paiement des cotisations
Au cas où l'occupation en question consiste en des travaux de ménage, de garde
d'enfants ou de fourniture d'aides et de soins à des personnes dépendantes, le
législateur a instauré une procédure simplifiée dont les modalités sont décrites
dans notre brochure éditée spécialement à cet effet. (A télécharger sur notre site
www.ccss.lu ou sur demande téléphonique).
IMMATRICULATION D'UN NOUVEL EMPLOYEUR
Chaque employeur qui occupe pour la première fois du personnel doit inscrire
son entreprise dans un délai de huit jours moyennant le formulaire appelé
"déclaration d'exploitation".
Ceci vaut tant pour les personnes physiques que pour les personnes morales
(sociétés, associations etc.).
Cette déclaration est valable pour toute la durée de l'existence de l'entreprise. La
classe de risque en matière d'assurance contre les accidents est déterminée au
vu des données inscrites sur cette déclaration. Il n'y a qu'une seule classe de
risque attribuée à l'entreprise pour l'ensemble de ses activités; l'activité principale
étant déterminante pour le classement. Les réclamations concernant le
classement sont à adresser à l'Association d'assurance contre les accidents,
section industrielle. Un tableau regroupant toutes les classes de risque est
annexé aux présentes instructions.
L'inscription de l'entreprise est confirmée par un certificat d'affiliation qui
renseigne le numéro d'immatriculation attribué à l'entreprise ainsi que la classe
de risque retenue. Tout changement dans la nature de l'entreprise est à signaler
par écrit dans un délai de huit jours au Centre commun qui en informe
l'Association d'assurance contre les accidents.
Bases légales: art. 147, art. 148 du code des assurances sociales (CAS)
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AFFILIATION DU SALARIE
LES CRITERES D'AFFILIATION
Les présentes instructions concernent la déclaration des travailleurs qui exercent
des activités professionnelles contre rémunération sous l'autorité d'une tierce
personne.
La législation sur la sécurité sociale est d'ordre public et prime, par conséquent,
sur la volonté des parties. Dès lors, on ne peut par exemple pas décider d'un
commun accord d'établir des relations de travail en tant qu'indépendant, si les
travaux sont exécutés contre rémunération dans un lien de subordination.
En déclarant le personnel, il importe d'indiquer si un travailleur doit être déclaré
en qualité d'employé ou d'ouvrier. Pour établir cette distinction, la nature des
activités exercées (principalement d'ordre intellectuel ou d'ordre manuel)
constitue le critère déterminant.
LES DECLARATIONS D'ENTREE ET DE SORTIE
Pour toute personne embauchée contre rémunération, l'employeur doit remettre
une déclaration d'entrée au Centre commun.
Une déclaration de sortie est à établir après la cessation de l'occupation et doit
renseigner comme date de sortie le dernier jour de travail ou le dernier jour payé
(préavis légal compris). En principe aucune déclaration de sortie n'est à faire, en
cas de congé de maladie ou de maternité, tant que la période d'absence est
indemnisée par une caisse de maladie. Toutefois, dans le cas où une maladie
survient au cours du préavis légal et se prolonge au-delà de ce dernier, la
déclaration de sortie doit indiquer comme date de sortie le dernier jour du préavis
légal.
Est à signaler en outre tout changement au cours de l'occupation des données
inscrites sur la déclaration d'entrée.
Les instructions afférentes aux déclarations d'entrée et de sortie peuvent être
consultées sur le site www.ccss.lu.
Les déclarations d'entrée et de sortie peuvent également être transmises au
CCSS via internet moyennant la procédure SECUline. Pour de plus amples
informations au sujet de cette transmission en ligne, veuillez consulter le site
www.seculine.lu du Centre commun.
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CONFIRMATION ECRITE: L'ACCUSE DE RECEPTION
Pour l'assuré:
Le Centre commun fait parvenir à l'assuré, aux fins de vérification, un accusé de
réception des déclarations d'entrée et de sortie reproduisant les données
essentielles figurant sur ces déclarations.
Pour l'employeur:
La liste des salaires établie mensuellement sert d'accusé de réception et permet
à l'employeur de vérifier si toutes ses déclarations sont parvenues à bonne
destination et si les modifications signalées ont été opérées.
RAPPELS SUR LES DELAIS
Toutes les déclarations d'entrée ou de sortie doivent parvenir au Centre commun
dans un délai de huit jours. (art. 329 CAS)
Elles doivent être remplies scrupuleusement et les pièces officielles sollicitées
(par exemple la copie d'une pièce d'identité pour les personnes non encore
immatriculées au Luxembourg) sont à joindre lors de l'introduction du formulaire.
Les déclarations non signées ou incomplètes, de même que celles démunies des
pièces sollicitées, seront retournées d'office et engendreront dès lors des retards
considérables dans le traitement de l'affiliation.
Les employeurs qui fournissent tardivement ou d'une façon inexacte les
renseignements auxquels ils sont tenus, sont passibles d'une amende d'ordre
d'un montant maximum de deux mille cinq cent euros. (art. 337 CAS)
CAS PARTICULIERS
L'activité occasionnelle
L'activité occasionnelle est une activité dont la durée déterminée à l'avance par
contrat écrit ne dépasse pas trois mois par année de calendrier (à ne pas
confondre avec l'engagement à l'essai).
Elle ne donne pas lieu à un assujettissement en matière d'assurance-maladie,
et -pension mais uniquement à une affiliation en matière d'assurance-accidents.
( art. 4, al. 1; art. 179, al. 1 CAS)
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L'activité accessoire dans le domaine culturel ou sportif
Sur demande de l'intéressé, l'activité exercée à titre accessoire dans le domaine
culturel ou sportif au service d'une association ne poursuivant pas de but lucratif
est dispensée de l'assurance-maladie et -pension, si le revenu professionnel en
retiré ne dépasse pas deux tiers du salaire social minimum par an.
Néanmoins, l'intéressé reste affilié en matière d'assurance-accidents.
Exemples:
le directeur de musique
l'entraîneur sportif
( art. 4, al.4; art. 179, al. 2 CAS )
Les élèves et les étudiants
Les élèves et les étudiants (âgés entre 15 et 25 ans) occupés pendant les
vacances scolaires (2 mois au maximum par année civile) sont assurés
uniquement contre le risque"accident".
La date de sortie est à inscrire sur la déclaration d'entrée.
( Loi du 22.07.1982 )
Les stagiaires
Afin de permettre au Centre commun d'affilier correctement un stagiaire, il est
impératif d'indiquer sur la déclaration d'entrée s'il s'agit d'un stage indemnisé ou
d'un stage non indemnisé.
A noter que les élèves et étudiants qui suivent un stage prescrit par un
établissement scolaire restent couverts par "l'assurance accident scolaire" (pas
de déclaration à faire).
Les préretraités (ouvrier et employé)
La fin de la relation de travail normale est documentée par une déclaration de
sortie établie par l'employeur.
L'admission à la préretraite est signalée par une déclaration d'entrée avec
indication "préretraité" dans la rubrique "Activité précise".
L'indemnité de préretraite est soumise aux charges sociales à l'exception des
cotisations dues pour l'assurance-accidents et les prestations en espèces de
l'assurance-maladie.
( Loi du 24.12.1990 )
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DECLARATION DES REMUNERATIONS
La déclaration des rémunérations brutes versées aux assurés est faite
mensuellement.(art.330 CAS)
A cette fin le Centre commun fait parvenir aux employeurs une liste de salaires.
Sur cette liste sont imprimées pour chaque assuré les données suivantes:
Heures de travail et salaires déclarés par l'employeur pour le mois précédent
Données reprises sur la déclaration d'entrée ( et éventuellement de sortie )
* Nom, prénom et numéro matricule de l'assuré
* emploi de l'assuré dans l'entreprise
* sa date d'entrée ( E ) et éventuellement de sortie ( S )
sous forme de code:
* le régime de pension ( ouvrier, employé ) auquel il est affilié
* le genre de l'occupation déterminant le taux de cotisation
TABLEAU RENSEIGNANT LES CODES USUELS
CODE
SIGNIFICATION
O
E
Salarié affilié au régime des ouvriers
Salarié affilié au régime des employés
01
11
21
31
42
43
44
Occupation normale d'ouvrier
Ouvrier préretraité
Occupation normale d'employé
Employé préretraité
Occupation d'élèves et d'étudiants pendant les vacances scolaires
Activité occasionnelle
Activité accessoire dans le domaine culturel ou sportif
L'employeur est obligé de vérifier l'exactitude des données préimprimées sur la
liste de salaires et de faire les rectifications éventuelles.
Il est tenu de déclarer les rémunérations brutes effectivement versées pour le
mois en question.
L'employeur qui ne renvoie pas ses déclarations de salaires dans les dix jours
est passible d'une amende d'ordre.
L'employeur a également la possibilité de transmettre les déclarations
mensuelles de salaires via internet moyennant la procédure SECUline. Pour de
plus amples informations au sujet de cette transmission en ligne, veuillez
consulter le site www.seculine.lu du Centre commun.
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MODELE D'UNE LISTE DE SALAIRE
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DECLARATION DES PERIODES D'INCAPACITE DE
TRAVAIL
Chaque employeur inscrit sur une déclaration mensuelle spécifique, dès leur
premier jour, toutes les périodes d'incapacité de travail de tous ses salariés
(ouvriers et employés privés). Cette obligation vaut tant pour les ouvriers dont
l'indemnité pécuniaire est remboursée par la caisse de maladie dès le premier
jour, que pour les ouvriers et employés privés bénéficiant de la conservation
légale ou conventionnelle de la rémunération pendant le mois de la survenance
de l'incapacité de travail et les trois mois subséquents. Il s'agit non seulement
des périodes d'incapacité de travail pour cause de maladie ou d'accident du
travail, mais aussi des autres périodes d'octroi de l'indemnité pécuniaire (congé
pour raisons familiales, congé de maternité, dispense de travail pour femmes
enceintes ou allaitantes et congé d'accueil en cas d'adoption).
Ne sont par contre pas à déclarer les périodes d'incapacité de travail des salariés
qui bénéficient de la conservation légale ou conventionnelle de la rémunération
sans limitation de temps et qui de ce fait n'ont pas droit à l'indemnité pécuniaire
de maladie.
La déclaration en question se fait sur le formulaire émis par le Centre commun.
(A télécharger sur notre site Internet www.ccss.lu ou envoi sur demande
téléphonique).
Des explications supplémentaires à la déclaration mensuelle des incapacités de
travail sont disponibles sur le site www.ccss.lu.
L'employeur a également la possibilité de transmettre les déclarations des
périodes d’incapacité de travail via internet moyennant la procédure SECUline.
Pour de plus amples informations au sujet de cette transmission en ligne, veuillez
consulter le site www.seculine.lu du Centre commun.
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CALCUL DES COTISATIONS
BASE DE CALCUL (ASSIETTE)
Le Centre commun calcule mensuellement les cotisations sociales sur base des
rémunérations brutes déclarées par les employeurs et leur fait parvenir un extrait
de compte.
Le Centre commun signale toutefois que les assiettes cotisables annuelles pour
tous les risques, à l'exception du risque dépendance, ne peuvent être ni
inférieures au salaire social minimum de référence, ni supérieures au quintuple
des douze salaires sociaux minima mensuels de référence pour un travailleur
non qualifié âgé de dix-huit ans au moins. ( Bases légales: art.33 ff, art.142,
art.241 CAS )
Lorsque par suite du cumul de plusieurs activités soumises à l'assurance,
l'assiette de cotisation totale d'un assuré dépasse ce maximum, l'assuré a droit,
sur demande, au remboursement de sa part des cotisations sur le montant
excédentaire. (Bases légales: art.43, al.2 et art.213, al.2 CAS)
LE CAS PARTICULIER DU RISQUE "DEPENDANCE"
L'assiette de la contribution "dépendance" correspond également aux rémunérations brutes
effectivement versées aux salariés, y compris les allocations et indemnités purement
occasionnelles ainsi que les gratifications, mais sans tenir compte des minima et maxima prévus
pour l'assurance-maladie.
Pour les salariés l'assiette mensuelle est réduite d'un abattement correspondant à 1/4 du salaire
social minimum. En cas de travail à temps partiel ou d'occupation ne couvrant pas un mois de
calendrier entier, l'abattement est proratisé en fonction du nombre d'heures déclarées.
Exemple
- Un salarié, qui travaille au moins 160 heures par mois, a droit à l'abattement
intégral, c'est-à-dire à 1/4 du salaire social minimum;
- Un salarié, qui travaille moins de 160 heures par mois, par exemple 100 heures, a
droit à un abattement proratisé qui est déterminé comme suit:
100 X ¼ du salaire social minimum
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Seule une déclaration exacte des heures de travail permet une détermination
correcte de l'abattement à prendre en compte pour le calcul de l'assiette cotisable.
Bases légales: art.376 ff CAS, et Rgd du 27.11.1998
Remarque: Il est à signaler que la contribution dépendance n'est pas déductible de la
rémunération brute pour calculer le revenu imposable.
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TAUX DE COTISATION
Les taux de cotisation sont refixés périodiquement par des lois ou règlements.
Les taux applicables ainsi que les changements éventuels les concernant sont
communiqués en temps utile à l'employeur.
Le tableau ci-après indique la répartition de la charge des cotisations entre
l'employeur et l'assuré. La part incombant aux assurés est à retenir par
l'employeur sur chaque salaire.
A noter que les bénéficiaires de pensions de vieillesse et d'invalidité qui exercent
une occupation salariée sont soumis du chef de cette occupation à toutes les
branches de sécurité sociale. Les taux de cotisations sont identiques à ceux
appliqués aux autres assurés.
OCCUPATION DE SALARIES : CHARGE DES COTISATIONS
BRANCHES
Assurance-maladie
Assurance-pension
Assurance-accident
Prestations familiales
A charge de l'assuré
moitié
moitié
néant
néant
néant
A charge de l'employeur
moitié
moitié
total
total (si secteur public)
néant (si secteur privé)
Assurance-dépendance
Santé au travail
total
néant
néant
total
FACTURATION
L'EXTRAIT DE COMPTE
Les cotisations établies suivant les modalités du chapitre "calcul" sont réclamées
mensuellement aux employeurs par l'envoi d'un extrait de compte.
Cet extrait comprend au moins 2 et au plus 4 pages imprimées recto/verso sur 1
resp. 2 feuilles.
La première page comporte deux parties bien distinctes :
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LA PARTIE "DEBIT"
Peuvent y figurer notamment les éléments suivants:
le solde débiteur de l'extrait précédent
le total des cotisations calculées pour le mois indiqué (= mois M )
l 'extourne de l'acompte réclamé pour le mois M
la somme des redressements de cotisations opérés pour des périodes antérieures
au mois M
l'acompte dû pour le mois M+1 ( = mois suivant le mois M )
les intérêts moratoires échus
l'(es) amende(s) d'ordre infligée(s)
LA PARTIE "CREDIT"
Elle peut comporter les éléments suivants:
le solde créditeur de l'extrait précédent
le(s) paiement(s) comptabilisé(s) après l'édition de l'extrait précédent
un remboursement de cotisations ou une extourne d'un paiement
un transfert de crédit d'un autre compte respectivement sur un autre compte
Le détail des cotisations dues pour le mois M figure en haut de la deuxième page.
Les redressements opérés pour les mois antérieurs au mois M sont énumérés sur les
pages 2 à 4 de la facture.
LE SOLDE
Le solde global indiqué en bas de la facture et résultant de la somme des éléments
figurant sous "débit" et sous "crédit" est payable dans les dix jours de la date de
l'émission de cet extrait, nonobstant toute contestation relative à l'assiette cotisable qui
pourra cependant faire l'objet d'un redressement ultérieur. (art. 332 al.1)
Afin de permettre au Centre commun de comptabiliser correctement les paiements, les
employeurs sont tenus:
d'indiquer leur numéro d'immatriculation sur le formulaire de virement/versement
de payer, au cas où leur personnel est affilié sous plusieurs numéros matricules,
chaque facture séparément
Les employeurs peuvent simplifier leurs opérations mensuelles de paiement en
accordant une autorisation d'encaissement au Centre commun.
CONSEQUENCES D'UNE OMISSION
Les cotisations et avances non payées à l'échéance sont productives d'intérêts
moratoires commençant à courir le premier jour du premier mois qui suit
l'échéance des cotisations. (art. 332 al.4 CAS)
Le taux des intérêts moratoires est fixé à 0,6 % par mois entier de calendrier, les
fractions de mois étant négligées.
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TABLEAU DES ORGANISMES
Abréviation
Organisme
AAA/AA
Assurance contre les accidents, section agricole et forestière
AAI/AI
Assurance contre les accidents, section industrielle
AVI/AV
Etablissement d'assurance contre la vieillesse et l'invalidité
CAFE/AE
Caisse nationale des prestations familiales-Employés
CAFNS/AL
Caisse nationale des prestations familiales-Non-salariés
CAFO/AO
Caisse nationale des prestations familiales-Ouvriers
CMAGR/MA
Caisse de maladie agricole
CMEA/EA
Caisse de maladie des employés de l'Arbed
CMEP/EM
Caisse de maladie des employés privés
CMFEC/MC
Caisse de maladie des fonctionnaires et employés communaux
CMFEP/MF
Caisse de maladie des fonctionnaires et employés publics
CMOA/OA
Caisse de maladie des ouvriers de l'Arbed
CMPI/AM
Caisse de maladie des professions indépendantes
CMO/CN
Caisse de maladie des ouvriers
CPACI/AT
Caisse de pension des artisans, commerçants et industriels
CPAGR/PA
Caisse de pension agricole
CPEP/EP
Caisse de pension des employés privés
EMCFL/CF
Entraide médicale des CFL
ASS.DEP./DC
Union des caisses de maladie (Conc. Assurance-dépendance)
SANTE TRAV/ST
Service de santé au travail multisectoriel
IMPOTS SAL/LS
Administration des contributions directes (conc. slt ménage)
CEP/CE
Chambre des employés privés
CDT/CT
Chambre de travail
SECUline permet à l’employeur le téléchargement du détail du calcul ou du
redressement des cotisations par salarié, période et risque.
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MODELE D'UNE FACTURE
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ASSURANCE-ACCIDENTS section industrielle
CLASSES DE RISQUES DE L'AAI
CLASSE 1
Commerce, alimentation, articles de consommation et autres
activités non classées ailleurs, notamment :
Commerce en détail et en gros.
Fabrication de produits alimentaires et de consommation.
Travaux agricoles et forestiers; aménagement de parcs et jardins.
Etablissements s’occupant du soin des malades.
Activités d’éducation, d’enseignement et de formation.
CLASSE 2
Assurances, banques, bureaux d’études et établissements à
activités analogues.
CLASSE 3
Chimie, textile et papier, notamment :
Industries chimiques.
Fabrication d’objets en caoutchouc et en matières synthétiques.
Fabrication de textiles.
Imprimeries et travail du papier et du carton.
CLASSE 4
Travail des métaux et du bois, notamment :
Fabrication, traitement, transformation et usinage d’objets en
métal.
Fabriques de machines et d’équipements y compris les
équipements électriques et électroniques.
Réparation et entretien de véhicules et machines.
Scieries et fabriques d’objets en bois et en matières synthétiques.
CLASSE 5
Sidérurgie
CLASSE 6
Bâtiment, gros oeuvres, travail des minéraux, notamment :
Travaux de construction (pierre, acier, bois,...), de transformation,
de réparation, de démolition et de terrassement.
Carrières, sablières y compris le traitement des produits extraits.
CLASSE 7
Travaux de toiture et travaux sur toit.
CLASSE 8
Aménagement et parachèvement, notamment :
Façades, isolations, plâtreries, peinture et vitreries, revêtement de
sols, menuiseries pour bâtiment.
CLASSE 9
Equipements techniques du bâtiment, notamment :
Travaux d'installations électriques, de gaz et eau, installations
d'équipements thermiques et de climatisation, d'antennes, de communication.
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CLASSE 10
abrogée.
CLASSE 11
Travailleurs intellectuels indépendants.
CLASSE 12
Etat, toutes activités à l’exception de celles exercées par les
personnes jouissant d’un régime spécial de pension de retraite.
Bénéficiaires d’allocations de chômage.
CLASSE 13
Communes, toutes activités à l’exception de celles exercées par
les personnes jouissant d’un régime spécial de pension de retraite.
CLASSE 14
Transport par route, par voie fluviale ou maritime ainsi que
par voie ferrée de personnes ou de marchandises y compris
l’entreposage.
CLASSE 15
Aviation
CLASSE 16
Production et distribution d’énergie.
CLASSE 17
Entreprises de radio- et télédiffusion, théâtres et cinémas,
carrousels, établissements de tir.
CLASSE 18
Ateliers de précision à risque minime, horlogeries, bijouteries,
joailleries, photographes, laboratoires dentaires, rémouleurs,
entretien et réparation de machines de bureau, fabrication,
d’articles orthopédiques etc....
CLASSE 19
Fabrication de faïences et de produits céramiques; briques,
tuiles et autres objets par cuisson; fabrication de verre.
CLASSE 20
Fabrication par voie humide d’objets en ciment (carreaux,
tuyaux, poteaux briques etc...)
CLASSE 21
Fabrication de ciment, chaux, gypse, dolomie.
CLASSE 22
Travail intérimaire
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LES AUTRES INSTITUTIONS DE LA SECURITE SOCIALE
Alors que le Centre commun est compétent pour l'affiliation des assurés et la
perception des cotisations, les différents organismes de la sécurité sociale, cités
dans le tableau ci-après, restent compétents pour la liquidation des prestations
concernant les assurés salariés.
Risque assuré - Caisse compétente pour les prestations
Accidents de travail
Associations d’assurance contre les accidents
Siège: 125, route d’Esch, Luxembourg
Tél.: 261915 - 1
Maladie
Caisse de maladie des ouvriers
Siège: 125, route d’Esch, Luxembourg
Tél.: 40112-1
Caisse de maladie des employés privés
Siège: 125, route d’Esch, Luxembourg
Tél.: 40113-1
Invalidité et Vieillesse
Etablissement d’assurance contre la vieillesse et
l’invalidité
Siège: 125, route d’Esch, Luxembourg
Tél.: 261914-1
Caisse de pension des employés privés
Siège: 1a, Boulevard Prince Henri, Luxembourg
Tél.: 224 141-1
Charges de famille
( allocations familiales )
Caisse nationale des prestations familiales
Siège: 1a, Boulevard Prince Henri, Luxembourg
Tél.: 477153-1
Assurance-dépendance
Cellule d'Evaluation et d'Orientation (demande)
Siège: 125, route d'Esch, Luxembourg
Tél: 478-6060
Union des caisses de maladie (paiement des prestations)
Siège: 125, route d'Esch, Luxembourg
Tél: 498331-1
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