Intitulé du poste : Chargé d`administration et de

Intitulé du poste : Chargé d’administration et de communication pour le
bureau régional
Le Cash Learning Partnership est un consortium d’organisations humanitaires qui a pour
objectif de mieux faire connaître les programmes de transferts monétaires et d’en améliorer
leur qualité dans tout le secteur humanitaire. Le CaLP, fondé par 5 ONG internationales (ACF,
Oxfam, Save the Children, NRC et la Croix rouge Britannique) s’est ouvert en 2015 à de
nouveaux membres à partir du 1er janvier 2016. En Afrique de l’Ouest, le CaLP travaille avec
l’ensemble des acteurs humanitaires et de plus long terme utilisant ou souhaitant s’engager
sur l’utilisation des transferts monétaires dans différents secteurs. Le CaLP agit comme
facilitateur de mise en réseau des acteurs, partage de connaissances et de ressources,
consolidation, création et partage de savoirs et de documentation, plaidoyer et catalyseur
de bonnes pratiques. A Dakar, l’équipe du CaLP est actuellement composée de trois
personnes (possibilité d’agrandissement en 2016).
Date de début: le plus tôt possible
Descriptif du poste:
Le/a Chargé(e) d’administration et de communication travaillera afin de contribuer à la
préparation, la mise en œuvre et la promotion des activités CaLP en Afrique de l’Ouest en
assurant le respect des procédures Oxfam et des accords en cours avec les partenaires. Le
poste implique un travail quotidien en étroite collaboration avec le Point Focal Régional et
le formateur régional CaLP et des relations quotidiennes avec le département administratif
et financier du secrétariat global du CaLP, basé à Oxford, et les partenaires du CaLP,
notamment les agences hôtes (bureau régional d’ACF en Afrique de l’Ouest et Oxfam GB, à
Oxford et Dakar).
Le Chargé(e) d’administration et de communication a donc un lien fonctionnel avec le CBO
régional, le comptable d’ACF, l’équipe financière d’Oxfam à Dakar, l’équipe administrative du
siège du CaLP. Il travaille sous la supervision du RFP à Dakar.
Le poste peut prévoir des déplacements en Afrique de l’Ouest et en dehors de la région.
1.
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Support administratif
Préparation des missions du CBO et RFP en lien avec les équipes partenaires dans les
pays et le siège du CaLP si besoin (visa, réservation des billets d’avion, lettres
d’invitation, ordre de mission, plan de sécurité et autres tâches nécessaires)
Préparation des visites des autres membres de l’équipe du CaLP à Dakar ou des
partenaires extérieurs, en lien avec le siège du CaLP
Suivi des fiches de congés, de breaks et des fiches de présence de l’équipe du CaLP
Appui pour l’élaboration de contrats de consultance ou autres services rendus par le
siège pour le bureau régional
Elaboration des lettres d’agrément avec les partenaires pays pour la réalisation des
activités du CaLP au besoin
2.
3.
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4.
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Elaboration des lettres d’agrément avec les co-facilitateurs des formations
Compilation et mise à jour des listes de participants des formations du CaLP et autres
activités
Travaille en collaboration avec les partenaires pour faciliter la réception et la
délivrance par les services de douane des documents CaLP envoyés par le siège
Autres tâches ponctuelles demandées
Support financier
Archivage des pièces comptables et des justificatifs de dépenses de l’équipe CaLP
Elaboration, suivi et archivage de toutes les demandes de paiement liées aux activités
du CaLP pour ACF
Consolidation hebdomadaire et mensuelle des dépenses engagées par ACF dans le
cadre de l’accord d’hébergement avec le comptable ACF
Demandes et engagements des dépenses d’Oxfam dans le système Helios, accords
cadres…
Suivi avec le siège des dépenses à effectuer à travers le système Oxfam
Suivi avec les fournisseurs des devis, factures finales, contrats signés pour procéder
au paiement
Elaboration des budgets prévisionnels et consolidation des dépenses liées aux
missions du CBO et RFP
Autres tâches ponctuelles demandées
Support logistique
Commande des ressources documentaires nécessaires aux activités du CaLP en
Afrique de l’Ouest auprès du siège en liaison avec le RFP ou supervise leur impression
à Dakar
Suivi du stock des ressources documentaires du CaLP, anticipation et signalisation
des besoins
Réalisation des cotations nécessaires en cas d’activité du CaLP
Appui au CBO pour la réservation de la salle de formation et autres achats
nécessaires à la bonne tenue des formations
Respect des procédures d’achat d’Oxfam pour les activités CaLP
Suivi des stocks de papeterie et commande auprès d’ACF
Suivi des actifs du CaLP à Dakar
Appui restreint aux participants et speakers participants aux activités du CaLP à
Dakar, avec lettres d’invitation, informations sur les conditions de visa,
d’hébergement, appui à l’organisation du transport
Autres tâches ponctuelles demandées
Gestion de la caisse
Responsable de la caisse et de sa sécurité
Approvisionne la caisse mensuellement avec ACF
Effectue les remboursements de caisse à ACF sur la base des justificatifs de paiement
Tenue du journal de caisse quotidien
Assure le paiement pour de petits achats sur validation du RFP
5.
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Communication
Mise à jour de la page régionale et des pages dédiées aux activités de la région sur le
site web du CaLP (www.cashlearning.org) en français et en anglais
Rédaction d’articles et réalisation d’interviews pour la newsletter et autres supports
de communication développés par le CaLP, en français et en anglais
Appui à l’encadrement des consultants engagés pour la réalisation de videos pour les
activités du CaLP
Prise de notes de réunions sur demande et soumission des comptes-rendus
Mise à jour régulière de la liste de contacts du bureau régional du CaLP
Profil recherché :
Le poste ne comprend pas – pour l’instant – de responsabilité managériale ni budgétaire,
mais il s’agit tout de même d’un poste complexe nécessitant des qualités variées et
complémentaires.
 Expérience :
Le candidat sélectionné aura une solide expérience auprès d’organisations internationales
mais aussi l’expérience du travail en consortium ou au moins en partenariats et réseaux, sur
différents aspects ; principalement l’administration mais aussi des connaissances de
finances, logistique, et communication.
 Qualités professionnelles :
La qualité centrale du profil recherché est avant tout la polyvalence ; à la fois une grande
rigueur, une grande capacité d’organisation en même temps qu’une grande flexibilité, une
capacité importante de prise d’initiative et d’autonomie tout en ayant des facilités de
travailler en équipe. La personne doit être de force de proposition et orientée vers
l’élaboration de solutions aux points bloquants, dans le respect des consignes. Il/Elle fera
preuve de souplesse dans l’organisation des priorités définies par différents acteurs et
parfois interférant les unes avec les autres, tout en respectant les délais imposés. Il est aussi
important que le candidat sache gérer les périodes d’activités intenses où les priorités
s’accumulent, parfois stressantes, nécessitant un investissement plus intense face à une
charge de travail accrue. Le travail au sein du CaLP nécessite l’adaptation dans une équipe
multiculturelle dispersée géographiquement.
 Compétences requises :
Il est indispensable que la personne sélectionnée maîtrise très bien l’anglais et soit à l’aise
pour travailler dans cette langue – y compris avec des partenaires et collègues ne maîtrisant
pas le français et dont l’anglais n’est pas la langue maternelle. Elle doit faire preuve de
compétences en communication et d’une certaine diplomatie. Elle doit maîtriser les outils
MS Office.
Les informations relatives aux conditions salariales du poste seront transmises aux candidats
présélectionnés pour les entretiens.
Les personnes intéressées sont invitées à envoyer leur CV et lettre de motivation en français
ou anglais à [email protected] avant le 9 janvier 2016. Le CaLP se réserve le droit
de clôturer l’appel à candidatures plus tôt si suffisamment de profils intéressants ont été
reçus.