N°62 - Décembre 2005

16e année - Numéro 62 - Décembre 2005
ECHOS DU SIGI
Cap sur Gescom 2.2
Gescom 2.2 fait son entrée dans les syndicats, bientôt il sera dans les communes. Un projet d’une telle
ampleur se prépare activement depuis plusieurs années.
ACtuell a tracé un fil conducteur pour décrire point par point les différents aspects de Gescom qui concernent directement le monde communal. L’utilisateur pourra ainsi mieux apprécier tous les enjeux (informatiques, techniques, politiques, stratégiques) du nouveau logiciel et suivre les diverses étapes de sa mise
en oeuvre.
que la mission est quasiment
accomplie : une bonne partie des
communes travaillent déjà sur le
site centralisé (toujours sur l’ancienne plateforme) et la programmation et les tests du nouveau
GESCOM viennent d’être terminés. Tout ce chantier énorme a
été rigoureusement respecté
aussi bien dans la durée prévue
que dans les budgets estimés.
2006 : une année clé !
L’annonce de l’arrêt des serveurs
HP 3000 en octobre 2001 a eu
une influence importante sur les
décisions stratégiques du SIGI.
Les responsables du syndicat ont
réalisé qu’il ne suffisait pas de
réécrire le progiciel GESCOM,
qui était intransportable sur une
autre plateforme hardware ; il a
fallu aussi faire un choix entre
une solution décentralisée ou
bien centralisée.
Aujourd’hui, exactement quatre
années plus tard, on peut dire
1
Cap sur Gescom 2.2
L’année 2006 sera une année clé
pour le SIGI : ce sera la finalisation de la mise en place du Data
center, de la nouvelle architecture et la migration de la majorité
des communes vers le nouveau
progiciel. La phase migratoire
sera la tâche la plus délicate du
projet entier, parce qu’à ce
moment ce ne sont plus les
employés du SIGI qui seront les
seuls acteurs, mais ce seront les
fonctionnaires et employés communaux qui devront contribuer
au succès du projet.
Je suis convaincu que chacun fera
de son mieux et que le SIGI achèvera aussi ce challenge…
Yves Wengler
Président
10
Elections
communales
Guy Reeff, Directeur du SIGI
Historique : pourquoi
réécrire Gescom ?
1982 : c’est la création du SIGI.
Le syndicat développe un ensemble de logiciels destinés à automatiser les tâches journalières
des communes-membres. C’est la
1ère version de Gescom ou pour
les habitués Gescom 1.
Bien sûr ce logiciel évolue au fil
du temps suite à de nouvelles
prescriptions légales, mais aussi
pour s’adapter aux nombreuses
demandes des utilisateurs. Il
devient plus fonctionnel, more
userfriendly.
12
Nouveaux collaborateurs
Recyclage des cartouches
2
ECHOS DU SIGI
1991 : le SIGI décide d’amener la
version 2 de Gescom (c.-à-d.
Gescom 2). Il apporte aux utilisateurs beaucoup de nouveautés,
des applications améliorées et de
toutes nouvelles fonctionnalités.
Après plusieurs dizaines
d’années de bons et loyaux
services, le HP 3000 prend sa
retraite.
Gescom 1 et Gescom 2 sont développés en utilisant les outils de
développement fournis avec l’ordinateur : le HP 3000. Il s’agit
notamment de la database
IMAGE, chargée de gérer l’ensemble des données et les liens
définis entre celles-ci. Cette base
de données ne tourne que sur la
famille d’ordinateurs HP 3000.
C’est pourquoi on l’appelle Base
de données propriétaire.
L’ordinateur devient rebut.
L’élément clé devient encombrant. Le cœur de l’autoroute
de l’information est sur une
voie de garage. Sa seule performance se mesure maintenant à son poids. Dans
quelques mois, la fine combinaison de métaux nobles sera
convertie en accessoire de
cuisine, pièce de voiture et au
mieux les quelques grammes
d’or en bague au doigt.
Et c’est le succès. Le couple
Gescom-HP 3000 convient aux
communes ; son prix est attractif
car chacun trouve dans la famille
HP 3000 un ordinateur qui lui
convient. Sa fiabilité est légendaire. L’informatisation des communes se passe au galop à la plus
grande satisfaction de tous.
Naturellement le monde change.
Les PC apparaissent. Les fenêtres, la souris, l’aide contextuelle,
la bureautique…, en bref tous ces
changements qui ont fait de l’ordinateur un outil accessible à
tous, rendent à présent les applications conventionnelles obsolètes. Une remise en question en
profondeur de Gescom s’impose.
Passés les soucis dus au passage
de l’an 2000, des discussions commencent au sein des Conseils
techniques pour envisager une
évolution de Gescom.
2001 : coup de théâtre ! Le constructeur HP annonce l’arrêt de
production des mini ordinateurs
HP 3000 et aussi l’arrêt de tout
support et livraison de pièces de
rechange à partir du 31.12.2006.
Au début, cette annonce a produit
l’effet d’une bombe au SIGI.
Cela signifiait la réécriture globale de tout le logiciel Gescom,
Frans Hofman, Directeur général de AC
Clic. System shutdown. Power off. Le voilà éteint ; que reste-t-il ?
Comme souvent, il reste l’invisible, l’immatériel… au fond l’essentiel.
Ce sont les milliers d’heures d’analyse, de développement de programmes, d’écoute des utilisateurs qui aboutissent à une somme
impressionnante de connaissances. Toute cette intelligence issue de
l’expérience et du vécu des fonctionnaires communaux a été récupérée pour développer le Gescom 2.2.
■ Gescom 2 est mort ? Vive Gescom 2.2 !
Le SIGI est sur le point de transformer un énorme problème (la fin
du HP 3000) en énorme opportunité (Gescom 2.2). C’était au fond
plus confortable de laisser encore des années ronronner un système
aussi fiable qu’une montre suisse. L’histoire en a décidé autrement.
HP en annonçant l’obsolescence de l’ordinateur a involontairement
forcé le SIGI à sortir du train-train quotidien et à développer un nouveau produit utilisant des techniques de pointe.
Le résultat semble à la hauteur des espérances. Lors du SIGI day
plusieurs centaines de curieux sont devenus des accros du nouveau
Gescom.
■ Quel rôle jouera AC dans la nouvelle solution ?
Afin de faciliter l’intégration entre la solution centralisée et les équipements locaux, AC restera l’interlocuteur des communes. Le helpdesk de AC traitera les appels des clients éprouvant des problèmes
pour se connecter à l’eBRC, pour imprimer localement les documents
administratifs, pour retrouver des fichiers en provenance de Gescom
à destination de Word ou d’Excel. Le SIGI et AC coordonneront les
configurations des systèmes centraux et locaux de manière à permettre l’utilisation optimale de l’application.
Vous voilà donc embarqués dans une nouvelle aventure qui s’annonce passionnante. Rassurez-vous, vous n’êtes pas seuls. Le SIGI et AC
veillent.
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ECHOS DU SIGI
axé sur une autre Base de données et une toute autre infrastructure informatique, notamment celle des serveurs ; tout cela
dans un laps de temps très court.
Progressivement le SIGI voit
dans ce changement une opportunité d’améliorer fondamentalement son produit. En effet,
au-delà des fonctionnalités, c’est
l’ensemble des outils de développement qui sont remis en
question (voir article sur les choix
stratégiques).
Après d’innombrables réunions
de concertation avec les principaux fournisseurs (HP, AC,
VDS), des fournisseurs de Base
de données (notamment Microsoft,
Oracle, BEA) et l’aide du consultant TRILOGY, la stratégie de
Gescom 2.2 est arrêtée.
Ces décisions sont ensuite soumises au COMITE du syndicat pour
approbation et libération des crédits pour permettre sa réalisation
dans les délais impartis. Le SIGI
obtient une bonne collaboration
de ses interlocuteurs ministériels
(Ministère de l’Intérieur ou encore
Commission des Soumissions publiques) qui aident à réaliser
cette opération dans l’observation
des prescriptions légales sans
trop faire tarder la mise en oeuvre de cette nouvelle application
de maintenance, désormais appelée Gescom 2.2.
Les travaux de réécriture démarrés, le SIGI se rend très vite
compte de la complexité suite au
changement de plateforme informatique et au changement d’une
Base de données propriétaire vers
une Base de données ouverte
telle Oracle, finalement retenue.
Cette complexité ainsi que les
coûts, associés à la gestion technique de ce type de systèmes,
amènent les responsables du
SIGI à se tourner vers une solution centralisée au lieu d’une
solution décentralisée connue jusqu’alors dans les communes.
On peut affirmer que depuis quatre ans, le SIGI mène de front
deux projets fondamentaux pour
l’informatique communale au
Grand-Duché de Luxembourg :
tout d’abord la réécriture de
Gescom 2 en Gescom 2.2 et ensuite la centralisation de tous les
sites dans un Datacenter sécurisé, en utilisant la technique de
communication
d’un
VPN
(Virtual Private Network) pour
garantir une transmission absolument sécurisée des données
confidentielles des communes.
Depuis de nombreux mois déjà,
plusieurs communes ont franchi
le cap de cette centralisation.
La réécriture de Gescom 2.2 sera
terminée pour la fin de l’année.
Nous sommes aujourd’hui en
début de migration des premiers
sites (syndicats intercommunaux). Nous entrevoyons le bout
du tunnel malgré le dernier
tuning apporté grâce à la collaboration des utilisateurs. Leur travail journalier avec le nouvel
outil combiné à leur expérience
du domaine communal affinera ce
logiciel exceptionnel et unique
(dédicacé spécifiquement aux
besoins communaux au GrandDuché de Luxembourg) vers une
plus grande performance.
Choix stratégiques
Pascal Scardoni
Les années 2006 et 2007 seront
des millésimes historiques pour
les membres du SIGI.
Dans un futur proche les communes et syndicats travailleront de
manière centralisée sur un même
équipement (une batterie de serveurs localisés à l’eBRC) et ils
accèderont au nouveau logiciel
via le réseau VPN (IP-MPLS) fortement sécurisé. Quel changement en perspective !
Gescom 2.2 est fort convivial, au
point d’en faire oublier toute la
technique sous-jacente qui supporte la connexion, le hardware
et le software.
Flexibilité
Le SIGI a souhaité rendre
Gescom 2.2 indépendant vis-à-vis
de la plate-forme matérielle (soit
actuellement le HP 3000) et de
plus compatible avec les environnements standards du marché
(Windows, Unix et Linux). En
d’autres mots le nouveau logiciel
peut tourner sur plusieurs systèmes d’exploitation standards.
Technique
Le ✚ de AC
Afin de faciliter l’intégration entre la solution
centralisée et les équipements locaux, AC restera l’interlocuteur des
communes, notamment
via son helpdesk.
Le logiciel utilise un outil de
développement de type RAD
(Rapid Application Development),
qui permet l’écriture des programmes avec l’aide d’un générateur. Ce générateur produit automatiquement le code source.
L’architecture de l’application
supporte la centralisation.
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ECHOS DU SIGI
Gescom 2.2 tournera sur deux
gros serveurs, que les utilisateurs
accèderont à distance via le
réseau VPN sécurisé.
Mise en œuvre du projet
Gescom 2.2
Gescom 2.2 tourne sous un système d’exploitation Windows. Le
cœur de Gescom, c’est la base de
données Oracle ; différents outils
Oracle ont notamment permis le
développement du programme
(outils d’analyse, de développement, d’impression, portail).
Cependant l’utilisateur n’est en
rien mêlé à cette architecture,
puisque de son côté il se branche
sur Gescom 2.2 tout simplement
avec le browser (navigateur)
d’Internet Explorer. C’est l’interface qui le mène directement au
logiciel de gestion communale.
Sécurité
La sécurité des données est liée à
la base de données Oracle, qui
devient maître pour autoriser et
décider des accès.
Toutes les données des différentes communes sont regroupées,
cependant les données de chaque
entité sont compartimentées
les unes par rapport aux autres et
une commune ne peut naturellement pas accéder aux données
d’une autre. L’utilisateur qui rentre dans l’application peut remplir un certain rôle, lié à sa fonction (il aura ainsi accès à l’un ou
l’autre des modules : Comptabilité,
Budget, Facturation, Population…). Son accès aux données est
limité (par des filtres) en fonction de son domaine de responsabilité (ainsi par exemple un utilisateur ne pourra exercer sa fonction que sur certains types d’articles budgétaires).
L’accès à Gescom 2.2 est sous
haute surveillance, la connexion
se fait via le réseau VPN qui utilise différents systèmes de cryptage.
priorité des tâches à développer,
du planning et il établit la gestion
des ressources (en personnel) du
SIGI.
De façon imagée ce Comité représente le gouvernail du projet.
Dans la pratique tout au long du
développement du programme il
a dû prendre des décisions importantes ; il continuera à jouer un
rôle de premier plan dans l’organisation de la migration des communes.
Le Conseil technique (réunion
d’utilisateurs avertis qui aident
au développement et aux améliorations futures du nouveau programme par la communication de
leur savoir-faire) suit aussi les
grandes orientations du logiciel.
L’avis de ces utilisateurs est primordial car finalement ce sont les
meilleurs juges pour apprécier les
diverses fonctionnalités développées.
Méthodes d’analyse
Jean Willemyns, consultant
Cet article retrace de manière
schématique les différentes
étapes du projet Gescom 2.2
afin que l’utilisateur prenne
conscience de l’immense travail réalisé en coulisses. Ce
grand projet s’est étalé sur
plusieurs années.
La réalisation d’un projet de l’ampleur de Gescom 2.2 nécessite de
suivre et d’appliquer rigoureusement des méthodes. Dès le
départ, le SIGI a pris pleinement
conscience de l’importance de ce
point.
Le suivi du projet est assuré
par un Comité de pilotage
qui regroupe Yves Wengler
(Président du SIGI), les membres
de la Direction du SIGI, les représentants de VDS et Trilogy.
Chaque mois ce groupe suit l’état
d’avancement du projet et son
budget. Il détermine les choix en
matière d’infrastructure matérielle et logicielle, il décide de la
La 1e étape du projet se concentre
sur l’analyse. Il s’agit de comprendre de manière détaillée les
différentes tâches exécutées par
les utilisateurs, de les traduire en
langage technique, et de définir
de manière précise comment ces
tâches seront traitées par l’ordinateur. Le travail de l’analyste
englobe aussi le dessin des
menus, des écrans… du futur programme.
Les analyses sont très documentées dans Gescom 2.2. Il existe un
véritable savoir technique largement accessible aux informaticiens. Cette base de connaissance
est essentielle pour veiller à une
bonne maintenance de Gescom 2.2
à long terme.
Par manque de documentation
certains programmes de Gescom 2
devenaient difficilement modifiables. En effet les logiciels complexes (comme le Quittancement
par exemple), qui contiennent
beaucoup de règles de calculs différentes, ne peuvent pas être
5
ECHOS DU SIGI
modifiés si toutes les règles de
calcul ne sont pas clairement
connues. L’analyse a été réalisée
par l’informatique du SIGI et
Trilogy.
Méthodes de programmation
Le travail d’analyse a conduit à
un cahier des charges. Les programmeurs (de la société VDS)
interviennent alors pour traduire
ce cahier des charges en langage
informatique. C’est la phase très
technique de l’élaboration du programme informatique.
Sans rentrer dans les explications techniques, la programmation est réalisée avec des outils
fiables (outil Designer d’Oracle).
Ceux-ci prennent automatiquement en charge certains traitements qui devaient être programmés manuellement sous Gescom 2.
Méthodes de tests
Après la programmation viennent les tests. Ils vérifient si
l’exécution du programme est
conforme au cahier des charges
en tenant compte des différents
cas particuliers que l’utilisateur
doit traiter.
Dès le début de l’année 2005, une
cellule de test spécifique à
Gescom 2.2 a vu le jour. Elle
regroupe cinq personnes.
Cette équipe s’est dotée de techniques de tests permettant de
réexécuter systématiquement différents cas rencontrés dans les
communes (tels par exemple les
différents cas de facturation prévus par la commune ou encore les
différentes situations de composition de ménage dans la population…).
Ce travail complète les approches
de tests des utilisateurs. Toutes
les anomalies et les imperfections
sont minutieusement suivies grâce
à un programme spécifique qui suit
l’état d’avancement des améliorations et des correctifs proposés.
A terme cet outil de suivi sera mis
à la disposition des communes
qui pourront le consulter.
Migration et formation
Des programmes spécifiques de
reprise ont été développés pour
garantir le transfert d’un maximum de données de Gescom 2
vers Gescom 2.2. Cela n’a pas été
facile car les structures techniques ne sont pas toujours identiques entre les deux versions de
Gescom.
En outre, des procédures de
contrôles détaillés permettent de
vérifier la qualité des données
reprises.
Un encadrement est assuré pour
les utilisateurs prêts à migrer.
Une formation systématique est
organisée au SIGI avant le
démarrage d’une entité.
La migration s’effectue en plusieurs étapes :
■
■
■
■
■
■
formation ;
reprise des données à des fins
de simulation ;
travail à l’essai sur Gescom 2.2
avec suivi sur site ;
reprise définitive des données ;
assistance sur site lors de la
phase de démarrage ;
support téléphonique permanent.
Voilà dans les grandes lignes
l’histoire de Gescom 2.2. Ce nouveau programme démarre dans
les syndicats ; dès le début 2006 il
arrive dans les communes.
Les partenaires en bref…
■ AC
La société AC Automation
Center Sàrl Luxembourg fait
partie du groupe européen AC
Service dont le siège est situé à
Wettingen (Zurich). Depuis plus
de 20 ans, AC Luxembourg est
le principal fournisseur informatique d’une centaine d’administrations communales et syndicats. Plusieurs milliers d’équipements (serveurs, PC, imprimantes, éléments de réseau,
routers) sont fournis, financés,
configurés et maintenus par AC.
■ VDS
Depuis vingt ans déjà, VDSComputing (certifiée ISO depuis
septembre 1997) s’est spécialisée dans la conception, le développement et l’implémentation
de progiciels de qualité couvrant
des domaines divers. En tant
que société responsable de la
totalité du cycle de développement, VDS-Computing offre une
gamme complète de services :
consultance, étude des besoins,
analyse et programmation, formation et support.
■ TRILOGY
Trilogy Luxembourg fournit
depuis 1990 des conseils indépendants en informatique. Les
services portent sur l’analyse
des besoins, l’établissement de
cahiers des charges, la sélection des fournisseurs dans le
cadre d’appels d’offres et la
gestion de projet.
Quelques repères
■ eBRC
e-Business
&
Resilience
Centre : hébergeur principal
du Data center du SIGI.
■ Oracle
Concepteur de la nouvelle
Base de données utilisée dans
Gescom 2.2.
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ECHOS DU SIGI
Rôle de l’analyste
Planning
■
Planning de la réécriture
La réécriture de Gescom 2.2 s’est organisée en quatre volets :
- Comptabilité ;
- Population et périphérie (Etat Civil, Indigénat…) ;
- Facturation, Quittancement et portables de lecture ;
- quelques modules complémentaires (tel le Suivi du Courrier).
Le développement des deux premiers volets est terminé. La 3e partie
sera clôturée fin 2005 ; les travaux des derniers modules seront alors
directement entamés.
■
Tests
Les tests (effectués par les programmeurs) ont démarré début 2005
et ils se poursuivront en décembre avec la mise à l’épreuve sur le calcul du Quittancement.
Ensuite, le logiciel est expérimenté par l’équipe test du SIGI.
A présent, Gescom 2.2 est opérationnel pour les Syndicats, qui utilisent la Comptabilité et la Facturation.
La version complète pour les administrations communales (avec la
Population, le Quittancement) sera disponible début 2006.
■
Liliana Trausch-Palacios
Dans l’équipe des informaticiens
analystes, ACtuell a rencontré
Liliana Trausch-Palacios pour
comprendre les tâches à remplir
dans l’analyse. Il est intéressant
de réaliser que la création de ce
logiciel fait partie d’une histoire
qui se déroule de façon rigoureuse en plusieurs scènes.
Planning des migrations
Le SIGI a commencé à utiliser Gescom 2.2 pour ses propres besoins
en mai 2005. Depuis cette date le logiciel est opérationnel. Les premiers pas d’un nouveau programme ne sont pas toujours évidents et
les utilisateurs SIGI jouent un véritable rôle de “pionnier”.
Un peu plus tard un autre pionnier (Marc Lamesch, receveur de
Munshausen) est rentré dans Gescom 2.2 pour gérer quatre syndicats (Sicler, Sicler2, Siers, Gal Leader II).
Le SIGI remercie vivement tous ces collaborateurs pour leur travail.
Emprunter une nouvelle route (telle la nouvelle voie de Gescom 2.2)
s’apparente à un événement historique.
En effet le soutien de tous ces utilisateurs volontaires est primordial
pour amener le logiciel à un niveau de qualité confortable pour tous.
Leur travail est irremplaçable car seule une mise en situation réelle
permet de voir si le programme s’exécute correctement dans son
ensemble, seule la réalité du terrain permet de détecter certaines
anomalies. Malgré les multiples tests faits en laboratoire ceux-ci ne
parviennent jamais à reproduire à 100% les différentes facettes du
travail à exécuter. Merci encore à ces éclaireurs pour toutes les critiques, remarques et suggestions formulées. Leur contribution est
vraiment très précieuse.
Pour résumer le planning en quelques lignes : 2005 c’est la période
de migration des syndicats et en 2006 la migration des communes
commencera pour se terminer vers la mi-2007.
L’analyse
Les communes et syndicats ont
un métier lié à une connaissance
administrative spécifique (par
exemple quelles sont les règles à
suivre pour gérer les personnes,
pour établir des facturations,
pour tenir une comptabilité…). Et
pour mieux faire leur métier les
personnes souhaitent s’appuyer
sur un programme informatique.
L’analyste intervient alors pour
décomposer étape par étape tout
le travail du fonctionnaire et le
traduire dans un langage technique. La description du travail
doit être faite jusque dans les
moindres détails. En jargon informatique on parle de créer des
règles de métier (ou règles de
gestion ou business rules).
Citons deux exemples simples
pour comprendre ce terme. Une
règle va relier la civilité et le sexe
d’une personne. Cette règle bien
définie porte le code MENBR0018 (Ménage-Business Rule).
7
ECHOS DU SIGI
Une autre règle dans le
Quittancement (QUI-BR-0108)
va définir comment la consommation est calculée pour un compteur suite à une lecture. Ainsi s’il
n’y a pas de lecture, plusieurs
choses sont possibles : ne pas établir de facture, exécuter une estimation en fonction de certains
paramètres ou entrer une lecture
approximative. Suivant les différents cas Gescom 2.2 doit traiter
le résultat.
Toute cette documentation représente :
■ des gros rapports Word qui synthétisent les règles de métier ;
■ des fichiers Excel qui visualisent le design (dessin de l’écran) du programme avec les
boutons, les menus, la présentation des champs, l’organisation de l’écran… ;
■ des schémas des données avec
l’analyse des champs nécessaires et leur interrelation.
Tous ces dossiers sont transmis
au programmeur, qui sur cette
base, va concevoir le programme
avec toute sa maîtrise technique.
un canal de communication
actif, créatif, critique et efficace.
Actif car il reste à l’écoute des
clients et des programmeurs.
Créatif puisqu’il a la responsabilité de trouver une solution pour
tout problème détecté. Critique
car il doit discerner à l’avance les
problèmes potentiels. Efficace
car son travail bien exécuté permet d’accélérer le démarrage du
programme et d’éviter des problèmes (sources inévitables de coûts
supplémentaires).
Rôle de VDS-Computing
Le SIGI et VDS-Computing travaillent ensemble depuis 1991. Le
progiciel Gescom 2 en Cobol a
fonctionné pendant dix-sept ans
sur une plate-forme utilisant le
système propriétaire HP 3000.
Ainsi lorsque Hewlett Packard a
annoncé l’arrêt de l’exploitation
du HP 3000, le SIGI était forcé de
sortir d’une certaine rigidité de
décentralisation pour évoluer
vers des technologies plus actuelles comme l’Internet sécurisé via
des lignes VPN.
Les tests techniques
Le travail du programmeur achevé, l’analyste intervient à nouveau pour vérifier la bonne exécution de toutes les règles de métier
(business rules).
On vérifie si toutes les situations
pratiques rencontrées par les
communes et syndicats sont bien
prévues par le programme et correctement exécutées.
Les tests pourraient s’étendre à
l’infini, c’est pourquoi la sensibilité et la perspicacité de l’analyste
ont toute leur importance.
L’analyste doit choisir les
meilleurs tests à effectuer, pour
couvrir aussi bien les cas habituels, que les situations plus
exceptionnelles.
En conclusion on pourrait dire
que l’analyste est en permanence
La Base de données relationnelle
Oracle Entreprise Edition 10G
est le coeur de la solution actuellement mise en place par VDSComputing. D’importants efforts
ont été déployés pour trouver une
solution permettant d’accéder à
l’application à travers une seule
porte d’entrée, de sorte que toutes
les communes puissent se connecter au serveur central à travers
un portail. Dès que la connexion
est établie, l’utilisateur (une personne X d’une commune Z) est
identifié à travers un annuaire
(Oracle Internet Directory) en
tant qu’un seul utilisateur générique
(Advanced
Security
Option). Cette authentification
est assurée par un composant de
SSO (Single Sign On) prévu dans
l’environnement Oracle.
En fonction des responsabilités
attribuées à chacun, les employés
ont droit à tout ou partie des
informations disponibles selon un
principe Virtual Private Database. Ce compartimentage de la
Base de données assure la restriction et la bonne délivrance des
données à l’utilisateur. Enfin,
cette solution ouverte s’appuie
sur un client léger de type MS
Internet Explorer.
La convivialité se reflète dans les
critères de recherche poussés,
l’uniformité des rapports grâce au
format PDF, l’aide en ligne, le
développement Rich Client qui
assure le contrôle à la sortie du
champ et non plus seulement à la
sortie de l’écran, la sécurité au
niveau du menu (accès limité à
certains points de menu) et au
niveau des données (Virtual
Private Database).
Le tout premier module fut développé en 2002 ; le développement
de l’ensemble des modules se terminera fin 2005. Enfin, le SIGI
disposera de 37 modules, dont 15
modules pour la Comptabilisation,
5 pour la Facturation, 7 pour la
Population, 7 pour l’Etat civil et 3
modules divers qui représentent
350 points de menu, 400 tables et
420 packages développés en
moyenne par 5 personnes.
Voilà comment VDS-Computing
et le SIGI ont réussi à transformer une contrainte en une opportunité.
8
ECHOS DU SIGI
Migration et formation
Tom Recken
Tom Recken fait partie de l’équipe Support-Formation pour
Gescom 2.2. Ensemble avec ses
collègues ils préparent les utilisateurs au nouveau logiciel, ils
organisent la migration et les
accompagnent dans le travail
quotidien de Gescom 2.2.
Le volet Comptabilité, Facturation est déjà opérationnel dans
plusieurs syndicats. C’est une
occasion unique de voir comment
la nouvelle version réagit sur le
terrain. De plus les receveurs et
secrétaires entreront peu à peu
en contact avec la nouvelle version. Ce qui facilitera le passage
ultérieur des communes puisqu’un grand nombre de personnes
sont acteurs à la fois dans un syndicat et une commune.
Le SIGI a mis au point toute une
procédure pour faire de la migration une opération réussie. Cette
migration est inconcevable sans
une bonne formation et cet aspect
a été soigneusement étudié.
Organiser la migration des
syndicats
Le SIGI prend contact avec le
syndicat pour décider d’un planning en vue de préparer l’entité
pour la migration.
Le syndicat établit une situation
de clôture afin que le SIGI puisse
faire la reprise des données. Le
SIGI contrôle une série d’éléments techniques : notamment
les paramètres de compta, les
équipements PC, les connexions
au réseau…
Durant cette phase de préparation les fonctionnaires suivent
une formation au SIGI sur un
account test. Plusieurs parties
sont prévues. Il y a tout d’abord
une formation générale pour
découvrir les améliorations de
Gescom 2.2 et voir comment la
compta s’exécute en pratique
dans la nouvelle version. Différents
exercices sont prévus : création
d’une facture fournisseur, création d’une personne (fournisseur,
client…), mandatement, titres,
extrait bancaire. Un 2e module
(avec également des exercices
pratiques) est plus axé sur la partie du receveur. Enfin un 3e volet
touche la facturation directe et
l’aspect connexion.
Grâce à ces différents cours l’utilisateur connaît mieux le programme, ses fonctionnalités principales et aussi celles qui peuvent
lui faire gagner du temps.
Le SIGI exécute ensuite une série
de programmes et procédures
techniques pour effectuer la
migration et la reprise des données. Il s’agit notamment de créer
l’entité du syndicat sous Oracle et
dans l’application, de voir si le
lien avec Gescom 2.2 s’établit, de
vérifier les connexions… La
reprise se fait avec l’aide de VDS,
cependant le SIGI intervient pour
toutes les opérations de validation.
Dès la reprise des données la
phase de simulation commence
pour le syndicat. Le personnel de
l’entité travaille alors dans
Gescom 2.2, cependant s’il le souhaite il peut encore exécuter ses
opérations avec Gescom 2. Cette
possibilité de travailler temporairement en double dans les deux
applications peut rassurer cer-
tains utilisateurs. Durant cette
période ils peuvent se familiariser et tester le nouveau logiciel.
Pour chaque migration, le syndicat est confié à un responsable
direct du SIGI. Cette personne
devient l’interlocuteur principal
pour traiter toutes les questions
éventuelles. Pour le client il est
plus commode d’avoir une personne de référence qui reste en
contact direct avec lui pour trouver une solution à tous les problèmes posés.
Après un certain temps le SIGI
propose la reprise définitive des
données. Le client donne son
accord pour la migration définitive et il a aussi la responsabilité
de valider la reprise des données.
Cette phase fort technique est
traitée par le SIGI avec l’aide de
VDS. L’utilisateur n’est pas seul.
En effet lors de la phase de
démarrage une assistance sur
site est prévue. Par après, le syndicat peut toujours prendre
contact avec son interlocuteur de
référence pour obtenir de l’aide.
En conclusion de l’interview Tom
souhaite insister sur les nouvelles possibilités de Gescom 2.2 ; ce
programme est vraiment performant et intéressant à découvrir.
Il met en valeur l’assistance et la
formation prévues pour accompagner l’utilisateur à aborder le
nouveau logiciel avec confiance.
Enfin un dernier point, il suggère
d’accepter positivement le changement dans le calme et la sérénité si l’utilisateur veut utiliser
au maximum toutes les possibilités du programme. Les personnes
qui s’accrochent à leurs habitudes
se ferment un horizon, au
contraire ceux qui restent ouverts
et créatifs trouveront rapidement
de nombreuses astuces.
9
ECHOS DU SIGI
Echos de Gescom 2.2
Points forts de Gescom 2.2
Architecture davantage sécurisée
Le cœur de Gescom est constitué
par la Base de données Oracle.
Cette Base de données centrale
regroupe toutes les données des
communes de façon compartimentée. Ce qui veut dire que les
données de chaque commune
sont parfaitement cloisonnées les
unes des autres. A côté de cette
sécurité des données, il existe
aussi une sécurité d’accès aux
programmes. L’utilisateur accède uniquement aux fonctionnalités pour lesquelles il est autorisé.
Accessibilité Web
Cette application devient accessible
à
partir
d’Internet
Explorer. De plus grâce au VPN
sécurisé, les utilisateurs nomades (ou autrement dit les politiciens et fonctionnaires travaillant en dehors de la commune) pourront travailler avec
Gescom 2.2.
Nouvel environnement
L’écran est plus convivial. Il ressemble à celui de Windows. Le
fonctionnaire peut facilement
valider ses saisies notamment
grâce à des listes. Il n’a plus
besoin de retenir une série de
codes pour taper ses données. De
plus Gescom 2.2 permet de travailler avec plusieurs fenêtres.
Impression à l’écran sous forme
de PDF
Les données peuvent être prévisualisées à l’écran avant l’impression. C’est un progrès important par rapport à l’ancienne version où il fallait imprimer pour
lire les données. Le fichier d’impression en format PDF de
Acrobat Reader est facile à lire, à
consulter, à enregistrer, à transmettre par e-mail, à imprimer
partiellement. Cette fonctionnalité répond à un souci écologique
d’éviter le gaspillage de papier.
Nouvelles améliorations
Désormais dans la Population, le
ménage est attaché à un immeuble de la commune. C’est un petit
plus qui garantit la fiabilité des
données ; c’est aussi un lien avec
le Quittancement, qui se base
également sur le rattachement
aux immeubles.
La comptabilité du SIGI a migré
sous Gescom 2.2 en mai 2005.
Gérard Schmit (Secrétaire) et
Corinne Meylender (Receveur)
font partie des toutes premières
personnes à se brancher sur le
nouveau logiciel.
Gerry a traversé les étapes de la
préparation du budget, du suivi,
des modifications budgétaires,
des reports de crédits. Il partage
quelques impressions qui donneront peut-être envie aux fonctionnaires de découvrir Gescom 2.2.
me. Lorsque tous les éléments sont
rassemblés les décideurs auront
toutes les données pour choisir
quelle version du budget ils souhaitent retenir. Je suis sûr que
cette fonctionnalité sera fort
appréciée par les communes.
L’impression en format PDF est
également très intéressante. Je
peux contrôler une liste à l’écran
avant de l’imprimer, le fichier
peut tout aussi bien être transmis
par mail.
Gescom 2.2 est également directement accessible à partir d’Internet
Explorer. Il ne faut plus utiliser
“Reflection” pour établir la
connexion au logiciel. C’est plus
simple et plus direct.
Corinne travaille avec tout le
volet de la recette (paiements des
mandats, opérations financières,
opérations diverses, encaissement des titres, facturation directe…) dans la nouvelle application.
Gérard Schmit
Pour préparer le budget j’ai
apprécié l’accès rapide aux programmes. Avant il fallait mémoriser une série de raccourcis pour
arriver aux menus souhaités. La
nouvelle version présente directement des menus dynamiques,
clairement affichés en arborescence, qui synthétisent les fonctions
(autorisées) accessibles par l’utilisateur.
La manipulation du logiciel est
beaucoup moins lourde : j’ai pu
rapidement avoir une vue globale
des différents articles, j’ai eu un
accès rapide aux textes explicatifs.
Gescom 2.2 offre la possibilité de
gérer différentes versions du budget global et de pouvoir les sauvegarder séparément dans le systè-
Corinne Meylender
J’apprécie l’ergonomie de la nouvelle version qui mène l’utilisateur directement vers les fonctions
et les menus qui le concernent. Les
accès sont mieux définis avec le
pouvoir de visualiser et/ou de
modifier les données liées à certains articles, à certains types de
facturation.
10
ECHOS DES COMMUNES
Un grand avantage de la nouvelle
application est la possibilité de
recherche par mot clé, notamment
pour la Gestion des tiers ; c’est
important pour éviter la double
création de personne (client ou
fournisseur).
Au SIGI toutes les factures rentrées au Secrétariat sont enregistrées sous forme de PRO FORMA
dans la nouvelle application, ce
qui est fort utile pour suivre l’état
d’avancement des factures. La
personne responsable peut ellemême créer la facture sur base du
PRO FORMA et y attacher l’article et le libellé ; ensuite sur cette
base le Secrétariat produit le
mandat. Ce circuit me permet de
voir à tout moment si la facture
est rentrée au SIGI et dans quelle
étape de la chaîne administrative
elle se trouve (pro forma saisi, facture validée, mandat de paiement
créé).
Je partage l’enthousiasme de
Gerry pour les fichiers d’impression PDF ainsi que pour la manipulation de l’application qui est
moins lourde, comme par exemple
pour la création des lots de paiement. Il est facile de sélectionner
ou désélectionner des fournisseurs/factures et de produire
ensuite la liste de contrôle, de l’imprimer et de faire le transfert.
Dans la saisie des extraits, l’extrait est enregistré sur l’écran tel
qu’il se présente, les recettes en
positif et les dépenses en négatif.
Cette présentation me permet d’avoir une vue globale de l’extrait et
de contrôler si toutes les opérations ont été effectuées.
Travailler avec une nouvelle version est une responsabilité importante car à tout moment il faut
détecter les faux pas de l’application, émettre les bonnes critiques
et les suggestions, et en même
temps il faut valoriser tout le
contenu qui fonctionne correctement.
Elections communales
Le 9 octobre 2005 la population luxembourgeoise élisait ses
représentants communaux. Cette procédure représente un travail
préparatoire important, qui souvent passe inaperçu aux yeux des
citoyens.
Travaux préparatoires
Le SIGI propose dans le sillage de
Gescom 2 un volet Elections.
Celui-ci permet d’exécuter en
temps voulus (soit au plus tard
une semaine avant le dimanche
des élections) les travaux préparatoires. De quoi s’agit-il ?
Une série impressionnante de listes sont tirées avec Gescom 2 sur
le HP 3000. Citons-en quelquesunes à titre d’exemple :
■ liste des électeurs (luxembourgeois et étrangers) ;
■ liste des bureaux de vote ;
■ statistiques sur les bureaux de
vote (avec la répartition des
électeurs) ;
■ liste de pointage des électeurs
(luxembourgeois et étrangers) ;
■ liste des électeurs (luxembourgeois et étrangers) admis au
vote par correspondance ;
■ les diverses convocations des
électeurs (luxembourgeois et
étrangers).
Pour encadrer ce travail préparatoire le SIGI a assuré des formations spéciales. Plus de 100 participants ont profité de cette opportunité.
D’autre part, après avoir fait
approuver tous les textes par le
Ministère de l’Intérieur et le
Ministère d’état, le SIGI s’est
chargé de l’impression de certains
formulaires. Documents que le
SIGI a ensuite distribués aux
communes.
Il s’agit notamment des instructions aux électeurs (luxembourgeois et étrangers) à propos du
vote et du vote par correspondance.
Jour des élections
Pour calculer les résultats des
élections le SIGI a écrit en Access
le nouveau programme ELCom.
Celui-ci est disponible en version
monoposte et réseau. Ce logiciel a
tenu compte des nombreuses
indications formulées par les
représentants
du
Conseil
Technique et du Ministère de l’intérieur.
A nouveau pour faciliter le travail
des élections le SIGI a organisé
deux séances de formation ; 90
personnes y ont participé.
Ce programme a été utilisé dans
62 communes. Dans les grandes
lignes ELCom permet :
■ d’enregistrer les suffrages par
bureau de vote et de regrouper
ces résultats pour l’ensemble
de la commune ;
■ de calculer les résultats des
candidats (suivant le système
majoritaire ou proportionnel) et
d’établir la liste des élus avec le
nombre de voix ;
■ d’obtenir les résultats des différents partis politiques ;
■ de calculer la répartition des
sièges (en tenant compte de
toutes les règles d’attribution
des votes) ;
■ d’établir les divers comptages
(personnes inscrites, personnes
venant voter, excusés…) pour
déterminer la liste des personnes absentes et en infraction à
leur obligation de vote ;
■ de préparer les divers procès
verbaux (comprenant toutes les
références aux textes de lois)
qui seront transmis au Commissariat de District.
A côté des séries de chiffres,
ELCom présente aussi différents
graphiques. Ce qui permet bien
souvent de mieux cerner les tendances principales des résultats.
11
ECHOS DES COMMUNES
Le jour des élections le SIGI a
voulu organiser une permanence
pour solutionner les éventuelles
questions. Luigi D’Amato et
Pascal Nardecchia ont reçu
20 appels entre 10h et 21h30’.
Très rapidement 19 questions ont
pu être solutionnées.
Le SIGI est heureux d’avoir
apporté un soutien efficace à l’organisation des élections communales. Et il tient à féliciter chaleureusement toutes les personnes élues.
Patrick Nothum
Patrick Nothum (Secrétaire
du Bureau principal aux dernières élections de Sandweiler)
a utilisé avec satisfaction les
différents volets du programme Elections, depuis les travaux préparatoires jusqu’aux
résultats.
Il pointe différents avantages
du logiciel. Tout d’abord il est
simple à utiliser, les écrans sont
clairs et synthétiques. Ensuite le
programme permet un contrôle
rigoureux des tâches. Ainsi par
exemple la Liste des anomalies
démasque
directement
les
erreurs (oublis éventuels, certaines personnes indiquées comme
non électeurs, électeurs placés
dans une mauvaise catégorie...).
D’autre part les Listes provisoires
de pointage des électeurs (pour
Luxembourgeois et Etrangers)
sont à mon sens fort utiles. Cela
nous a permis de détecter deux
cas particuliers dans la commune, de voir si les étrangers devenus Luxembourgeois étaient
repris dans la bonne liste et de
vérifier si aucun jeune électeur
étranger ne manquait.
Le jour des élections le procès verbal du Bureau peut se préparer
tout au long de la journée. Un
minimum d’encodage est nécessaire et tous les calculs sont faits
automatiquement par le programme en tenant compte de toutes les règles légales. Cela accélère la globalisation des résultats.
De plus les impressions finales
sont nettes et soignées.
obtenus dans les différents
Bureaux. Au fil des dépouillements (tous les 100 votes) il a
affiché les résultats provisoires
pour tenir au courant de la progression des résultats. Le tableau
liste a un atout : il peut être trié
par ordre alphabétique, nombre
de voix, ordre de classement. Le
résultat final des élections a bien
sûr été transmis rapidement sur
le Web pour informer les habitants.
Quelques astuces pratiques offrent aussi un gain de temps
appréciable. L’option Numérotation globale des électeurs permet de voir directement si la personne qui se présente au Bureau
de vote ne s’est pas trompée de
Bureau.
La liste Statistiques sur les
Bureaux de vote détermine le
nombre exact de votants par
Bureau de vote et aide astucieusement à préciser l’endroit (dans
la liste alphabétique) où la coupure doit se faire pour répartir au
mieux les électeurs, tout en restant dans les limites définies.
C’est direct et précis ; cela évite
de faire le moindre comptage
manuel !
Echos du SIGI day: 29 et 30/11
A côté du programme SIGI,
Patrick a développé quelques
fichiers personnels. Dans MS
Word il a préparé différents formulaires (déclaration de candidature, déclaration des jetons de
présence…). Et lors du dépouillement il a travaillé avec un fichier
MS Excel pour finaliser les résultats. Un tableau central reprend
les candidats et totalise les votes
Bien préparé, Patrick a pu assumer avec sérénité ses fonctions de
Secrétaire du Bureau principal.
Le fait d’avoir tous les documents
en ordre a permis d’éviter toute
perturbation inutile le jour des
élections.
Lors de ses portes ouvertes le
SIGI a présenté avec succès son
nouveau progiciel Gescom 2.2.
Deux tiers des communes-membres y ont participé, de même que
plusieurs fonctionnaires de la
Ville de Luxembourg et quelques
représentants du Service de
Contrôle. Le Ministre de l’intérieur a rehaussé de sa présence la
première matinée de ces deux
journées marquantes.
C’est la première fois que les fonctionnaires allaient découvrir le
visage de Gescom 2.2 Voici en
quelques mots les thèmes présentés. Tom Recken a expliqué l’environnement de travail de l’application et il a passé en revue les principales étapes de la Comptabilité,
en montrant les récupercussions
qui se marquent dans le Budget.
Claude Hastert a parcouru le logiciel Bureau Population en insistant sur les liens qui existent avec
les autres modules (Cartes
d’Impôt,
Listes
Electorales,
Cartes d’identité…). Guy Reeff a
terminé l’exposé en parlant du
plan de migration.
Chaque séance d’informations
s’est terminée par une réception
où les participants ont échangé
avec enthousiasme leurs impressions.
ws
news
n
Nouveaux collaborateurs chez AC Luxembourg.
Yves Hermes a rejoint l’équipe
de AC Luxembourg. Yves est né à
Luxembourg il y a 38 ans. Après
des études secondaires au Lycée
Technique des Arts et Métiers à
Luxembourg, il obtient le diplôme d’Ingénieur Technicien en
informatique appliquée à l’Institut Supérieur de Technologie à
Luxembourg.
En 1994 il est engagé par le constructeur Hewlett Packard où il
parcourt une carrière de 11
années durant laquelle il accumule de nombreuses certifications. Sa dernière fonction est
celle
de
Mission
Critical
Engineer (MCE). Il est responsable de sites comme Goodyear,
Recyclage des cartouches
Philippe Pilette
Editeur responsable : Frans Hofman,
6, place de Nancy L-2212 Luxembourg.
Saviez-vous que HP a déjà recyclé
plus de 90 000 tonnes de cartouches LaserJet et à jet d’encre ?
Cela représente plus de 200
Boeing 747 !
Cetrel, Banque Européenne d’investissements, Banque Générale.
Yves n’est pas un inconnu dans
les communes. Il y a quelques
années, il y assurait le support
HP 3000.
Après une période de formation
aux standards AC, Yves sera opérationnel début 2006. Basé à
Luxembourg, il occupera une
fonction de terrain dans les administrations communales et syndicats en étroite collaboration avec
le centre de coordination de AC.
Yves et AC se connaissent et
s’apprécient depuis de nombreuses années : tous deux sont à la
AC est depuis toujours sensibilisée par l’importance de la problématique du recyclage et du
respect de l’environnement. On
assiste en effet, depuis ces 10
dernières années, à une croissance impressionnante des besoins
en consommables informatiques.
L’impression de dizaines de
milliers de documents, de mailings, de plans… implique une
consommation importante de
cartouches d’encres ; il vous faut
donc un moyen pratique de vous
en débarrasser tout en respectant l’environnement.
AC vous offre donc, dès à présent
et à qui le souhaiterait, un
nouveau service totalement gratuit et facile de renvoi et de recyclage de vos cartouches d’encre
usagées hp.
recherche de solutions de qualité
et de la satisfaction des clients à
long terme.
Yves est Chef de section au centre d’intervention de MertertWasserbillig (section incendie –
sauvetage).
Jamal Chergui a 29 ans et il a
rejoint l’équipe AC.
Après plusieurs formations dont
celle de technicien réseau, il est
certifié par HP pour les PC et
stations de travail.
Quelques années d’expérience
dans plusieurs sociétés informatiques lui ont donné le potentiel
nécessaire pour rejoindre l’équipe de AC Luxembourg.
Pratiquement, sur simple demande adressée par mail ou par
téléphone à Philippe PILETTE
([email protected]), nous
ferons les démarches nécessaires
pour vous fournir une boîte de
retour dont nous organiserons
également la reprise lorsqu’elle
sera pleine. Il vous suffira juste
de nous préciser si vous avez une
consommation élevée (plus de 5
cartouches d’impression LaserJet
par mois) ou si vous avez une
consommation réduite (de 1 à 5
cartouches d’impression LaserJet) afin que nous puissions au
mieux répondre à votre demande.
Ce nouveau service offert par AC
est une solution pratique et gratuite qui vous apporte une réponse écologique sans alourdir vos
procédures administratives.
ACtuell est imprimé à plus de 1.800
exemplaires et est édité depuis 1988.
Automation Center sàrl
siège social
6, place de Nancy
L-2212 Luxembourg
centre de coordination
Brussels Airport Area
Excelsiorlaan 85
B-1930 Zaventem
Tél. 32-2-725.69.30
Fax 32-2-725.77.66
[email protected]
www.aclux.lu
© 2005 AC Automation Center S.A.R.L.
Toute reproduction, même partielle, est autorisée moyennant
approbation écrite préalable de l’éditeur.
Coordination : Annick Hofman-Verwilst
e-mail : [email protected]
AC ainsi que les noms de produits (fût-ce en abrégé), sigles
et logos sont des marques déposées.
SIGI
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de Gestion Informatique
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L-5326 Contern
Tél. 35.00.99-1
Fax 35.00.98