CAHIER DES CHARGES SYMPOSIUM INTERNATIONAL DE

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CAHIER DES CHARGES SYMPOSIUM INTERNATIONAL DE HANDBALL 2017
Tournage – Production - Montage vidéos
1- Contexte
La FFHB est une fédération sportive reconnue d’utilité publique qui a pour objet notamment
d’organiser, de promouvoir, de contrôler et de défendre la pratique du handball et de ses disciplines
connexes en France métropolitaine et dans les territoires, collectivités et départements ultra-marins.
A ce titre, elle a pour mission d’organiser sur ce territoire toutes les compétitions à l’issue desquelles
sont délivrées les titres de champions de France de handball et est seule compétente pour procéder
aux sélections des équipes de France et édicter les règlements techniques de la discipline.
Elle est également chargée d’organiser la formation des dirigeants et entraîneurs fédéraux ainsi que
de l’organisation, de la formation et de l’accession aux activités arbitrales fédérales.
Elle agit en vertu de la délégation qui lui a été accordée par le Ministre chargé des sports en application
de l'article L. 131-14 du code du sport.
La Direction Technique Nationale (DTN) est, notamment, en charge de mettre en œuvre les directives
contenues dans la convention d'objectifs conclue avec le ministère chargé des sports.
Il s'agit de l’encadrement des équipes de France, seniors et jeunes, l’emploi et la formation, le suivi
des athlètes de haut niveau, le développement de nouvelles pratiques... Chacun des membres de la
DTN met en place des actions qui ont pour but la compétitivité de son élite et un cadre social
permettant un développement pérenne du handball.
La DTN met en place, dans le cadre de l’Institut Fédéral de Formation et de l’Emploi (IFFE), le rendezvous incontournable des techniciens et des cadres du handball par le biais de l’Ecole Française des
Entraîneurs.
Après 22 éditions, il a été voulu et souhaité de faire évoluer le concept. En effet, de nombreux cadres
de fédérations étrangères ont souhaité participer aux dernières éditions pour notamment connaître la
« savoir-faire » français.
Par ailleurs, la fédération internationale de handball (IHF) a proposé de s’associer à la FFHB autour de
ce dispositif dans le cadre du championnat du monde de handball masculin qui aura lieu en France du
11 au 29 janvier 2017.
Ainsi, un nouvel évènement marquant aura lieu du 11 au 14 janvier 2017 à Serris (77) avec le
symposium international de handball. Près de 400 participants (stagiaires) sont attendus.
Dans ce cadre, la FFHB recherche un prestataire pour :
 Pendant le symposium : filmer et monter les images de l’évènement pour pouvoir les mettre
en ligne via des extraits de séquences (séances, conférences, animations) + interview des
intervenants ou participants
 Après l’évènement :
o monter les séquences avec un traitement pédagogique des contenus (images, scénario…)
o développer 2 versions complètes du symposium en français et en anglais (des interprètes
seront présents en direct avec un enregistrement de sons possible) livrées au format
MP4
1
22/07/2016 Cahier des Charges IFFE FFHB_ tournage-prod vidéo symposium 2017-2018
2- Déroulement de la consultation
2-1
Présentation et réception des propositions
Sur la base des éléments ci-après, chaque candidat élaborera une proposition de prestation de service
accompagnée d’une proposition financière.
Le candidat devra fournir une présentation de sa structure (statuts, extrait Kbis et derniers comptes
annuels clos certifiés par un CAC), de ses expériences dans le domaine et de ses références.
La FFHB demande également de préciser la composition de l’équipe constituée par le prestataire (ciaprès simple proposition) pour mener à bien les différentes missions tout au long de l’opération.
Concernant le matériel, la FFHB indique des recommandations d’ordre technique dans ce cahier des
charges qui devront être respectées. Le prestataire utilise son propre matériel en termes notamment
de caméras, enregistreurs, logiciels de montage…
L’offre devra être placée dans une enveloppe cachetée avec la mention « Consultation Tournage,
réalisation et production vidéos du Symposium International de Handball », avec l’indication ‘NE PAS
OUVRIR’. Cette enveloppe cachetée comportant deux exemplaires de l’offre sera adressée à la
Fédération Française de Handball, Institut Fédéral de Formation et de l’Emploi – 16 Avenue Raspail – CS
30312 - 94257 Gentilly cedex, avant le mardi 30 août 2016 à 16h00, date et horaire limites de réception
du pli à la FFHB.
La présentation comportera la proposition relative à :
- le tournage,
- la réalisation et montage final des séquences vidéo, pour une exploitation au format MP4
2-1-1 - Tournage :
Le Symposium prévoit entre 15 et 20 séquences à filmer du mercredi 11 janvier à 9h00 au samedi 14
janvier à 12h30, pouvant se dérouler en simultané. Ces séquences durent d’1h15 à 1h30.
Préalablement à chacune de ces séquences, une interview de l’intervenant doit être conduite, afin
que celui-ci puisse présenter et expliquer le contenu de la séquence.
Ces enregistrements sont prévus à :
- gymnase Olympe de Gouges de Serris pour les séances d’entraînement, de démonstration, ou
d’animations
- salle annexe du gymnase Olympe de Gouges (en plénière) + auditoriums de la médiathèque et
de la salle des communes de la ville de Serris pour les conférences (3 sites répertoriés).
Pendant les séances, le prestataire fournit un signal de la séance en MP4 qui permet à l’équipe FOAD
de sélectionner et de récupérer les images en direct.
Après chaque séquence, le prestataire délivre la vidéo (en format MP4) sur un disque dur (compatible
Macintosh et PC) pour une mise en ligne d'extraits de séquences, d’interviews des intervenants (pour
notamment les réseaux sociaux) : dans un délai maximum de 30 mn
2
A la fin de chaque journée, un master des séances enregistrées est fourni à la FFHB dans un format
exploitable en postproduction (sur des logiciels type Media composer), dont le débit minimum sera de
20 Mbits/s.
2-1-2 –Réalisation et montage des séquences vidéos :
Le prestataire doit réaliser des séquences vidéos pour retracer l’intégralité des 15 à 20 interventions
du symposium.
Il s’agit de réaliser des séquences suivantes :
-
15 à 20 minutes pour les séances d’entraînement et qui sont significatives du thème abordé,
intégralité des conférences ou tables rondes (sans les questions/réponses de la salle),
Chaque séquence devra intégrer des interviews des intervenants en amont ou en aval.
Une charte graphique et un jingle (validés par la FFHB) seront produits pour illustrer et animer
l’introduction et le final de ces séquences.
La postproduction comprend le derushage, la numérisation des séances, le montage/mixage, la
création graphique avec habillage, animation et sous-titrage + enregistrement sonore (en 2 versions :
française et anglaise).
2-2
Procédure d’attribution

Vendredi 22 juillet 2016 : Envoi des offres aux candidats, diffusion sur le site FFHB (rubrique
FFHB/ Autre Documentation), publication de l’information dans HandInfos
 Mardi 30 août 2016, avant 16h00 : Remise des offres sous pli à la FFHB
 Analyse des propositions et négociations possibles avec les candidats
 Vendredi 9 septembre 2016 : Validation du choix du candidat par le Bureau directeur FFHB
Le bureau directeur aura la faculté de déclarer une offre irrecevable ou de proclamer la consultation
infructueuse. En outre, le bureau directeur se réserve le droit, sans motif particulier et sans motif de
recours, de décider souverainement de mettre un terme à la procédure de consultation engagée.
2-3
Informations budgétaires
La FFHB souhaite recevoir une présentation budgétaire détaillée et distincte intégrant la partie
Tournage et la partie Postproduction.
La FFHB précise les informations budgétaires souhaitées pour chaque mission par le prestataire :
 Budget en euros (HT et TTC) pour la partie tournage précisant :
o les différentes interventions (réalisateur, cadreur,…),
o le matériel requis (éclairage, son, caméras, enregistreurs…)
o les éventuels frais annexes (déplacements, hébergement, repas) à prendre en charge
 Budget en euros (HT et TTC) pour la partie postproduction avec le nombre de jours nécessaire
pour les différentes étapes :
o derushage, enregistrement des sons (2 langues : intervenant + traducteur)
o numérisation, charte,
o montage, mixage, sous-titrage
3
o
livraison des vidéos
Des options complémentaires pourront être proposées par le prestataire afin d’augmenter la qualité
du produit délivré.
La FFHB se réserve la possibilité de prendre toute ou partie de la prestation proposée vis-à-vis de ce
cahier des charges (matériel, options…) en fonction du budget imparti et des propositions tarifaires.
Les conditions de règlement devront être spécifiées (acompte, facturation…).
3- Détails sur les prestations à réaliser
Les séquences du Symposium International illustrent des propositions et orientations en matière de
contenu d’animation, d’entraînement, d’encadrement, et de développement du handball. Chaque
séquence éclaire un thème particulier. Les intervenants sont les membres de la Direction technique
nationale, de l’IHF, les entraîneurs ou managers du secteur professionnel…
C’est une manifestation qui réunit 300 à 400 participants.
3-1- Tournage
Il s’agit de passer d'un compte-rendu à un reportage mettant en valeur les options, les contenus, les
acteurs, les pratiques,... Les notions de rayonnement et d'internationalisation sont importantes en
s'appuyant sur le savoir-faire du handball français.
Le prestataire collabore avec le groupe pédagogique DTN-IFFE qui valide les différents scénarii,
réalisations, et montages des productions vidéo à mettre en ligne.
Il travaille avec le service vidéo FFHB et un conseiller technique FFHB pour le choix d’images.
Avant chaque séquence, est réalisé un entretien de l’intervenant dans un espace approprié sur place
avec un fond habillé (FFHB-IFFE) selon la charte graphique choisie et définie par la FFHB.
Le tournage doit prendre en compte le déroulement des séquences (en distinguant les éléments
techniques fondamentaux), tout en illustrant par des plans de coupe la vie du symposium,
animations….
L’enregistrement du son en direct des explications de ou des intervenants (sur le terrain ou en
conférence) et du traducteur (donc en 2 langues) est fondamentale pour la post-production.
Le prestataire collabore sur place avec l’équipe du symposium et notamment FOAD/Approches pour
récupérer sur place, chaque jour, les vidéos.
La FFHB gère les déplacements du prestataire dans l’enceinte du gymnase et les espaces dédiés,
appropriés, pendant la séance à filmer.
Le tournage s’effectue entre le 11 janvier à 9h00 au 14 janvier 2017 à 12h30 (la programmation
prévisionnelle des interventions du symposium sera définie et transmise au prestataire a posteriori).
Equipe technique minimale souhaitée pour le prestataire sur site :
. 1 réalisateur-metteur en scène
4
. 1 interviewer (en option)
. 4 à 5 cadreurs (large, serré, portables)
. 1 responsable technique vidéo / son / éclairage
Recommandations pour le matériel technique
. 4 caméras (+1 portée pour notamment interview) + intercoms
. 1 régie vidéo (type anycast) + enregistreur et monitoring
. 1 set éclairage : 1 kit mandarine 3x800W + set cablage
. 2 sets micro-cravate HF + micro main
Option 1 : prévoir également du matériel supplémentaire (1 à 2 caméras) et son exploitation pour des
conférences qui auront lieu simultanément dans la salle annexe et les 2 amphithéâtres (en dehors des
séances d’entraînement ou démonstration) et matériel pour l’enregistrement des sons (en 2 langues).
Option 2 : Deviser la mise à disposition et l’exploitation d’une caméra Luma d’environ 9 mètres + tête
motorisée
3-2 - Posproduction et montage
Pendant l’évènement :
Permettre de vivre en léger différé (mise en ligne d’extraits et/ou interviews) le symposium en mettant
à disposition les images (MP4), sur place, après chaque séquence, sur au moins deux disques durs (au
minimum 2 teras) pour traitement sur les réseaux sociaux, le site internet, et la plateforme FOAD.
Cette mise à disposition des séquences devra se faire selon les conditions précisées au 2.1.1.
Après l’évènement :
Par le montage, il faut envisager la vie à l’intérieur du symposium comme un témoignage d’un savoirfaire fédéral performant. Le suivi de cette manifestation par 400 personnes doit être ressenti.
Les vidéos qui seront en ligne doivent raconter cet événement en insistant sur la partie technique
(séances d’entraînement, mises en situation, démonstrations…). Les utilisateurs doivent accéder aux
orientations techniques soulignées et les images doivent les aider à mieux comprendre.
Elles doivent également rendre compte des conférences (avec les interviews), et de l’ambiance
générale (animations, vie de groupe…).
La traduction en anglais assurée par un interprète sur place doit être enregistrée (bande-son) et
écrite (logiciel) pour un éventuel sous-titrage pour une livraison et une mise en ligne des vidéos dans
une deuxième version pour une future diffusion Web.
Toutes les images montées devront être livrées à la FFHB, séquence par séquence, sur un disque dur,
au format MP4 et dans les délais maximum précisés ci-après.
La FFHB valide le montage définitif de séquences réalisées et montées. Elle se réserve le droit de
demander des modifications et de refuser la vidéo en cas de non-respect du cahier des charges : qualité
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des images, angles de prises de vue, choix des images d’illustration, qualité de l’enregistrement des
sons (des intervenants, des traducteurs,…), des musiques, qualité du sous-titrage…
La FFHB souhaite une livraison des séquences vidéo selon l’échéancier suivant :
-
Première livraison de toutes les séquences (2 versions anglaise et française) au 20 février 2017
Première validation FFHB au 3 mars 2017 avec, le cas échéant, demandes d’évolutions et
modifications
Deuxième livraison des séquences modifiées au 9 mars 2017
Deuxième validation FFHB au 10 mars 2017
Livraison finale (si nécessaire) au 14 mars 2017
La mise en ligne des séquences définitivement validées doit avoir lieu au plus tard le 17 mars 2017.
Les séquences vidéos spécifiques techniques (séances d’entraînement, démonstrations, conférences)
seront accessibles, via paiement, sur la plateforme de formation ou le site internet de la FFHB.
3-3
Budget
L’enveloppe budgétaire globale pour les différentes missions présentées dans ce cahier des charges
(tournage + postproduction + montage) ne doit pas dépasser 18.000€ HT (options matériel technique
1 et 2 et son exploitation comprises).
3-4
Autorisations d’images et de filmer
La FFHB gère les autorisations d’images des intervenants, des participants, des mineurs pour les
séances, en tant qu’acteurs d’une ou plusieurs séquences.
La FFHB gère également les droits d’autorisation de filmer des autres médias sur place.
Le prestataire n’est pas sollicité pour ces aspects.
4- Durée du contrat
Le contrat sera conclu pour une durée d’un an et trois mois à compter du 15/09/2016 jusqu’au
15/12/2017.
Il se renouvellera une fois par tacite reconduction pour une durée maximale d’un an et trois mois (soit
un renouvellement maximum pour l’Ecole Européenne de Handball qui doit avoir lieu en décembre
2018 en France dans le cadre des championnats d’Europe Féminins), sauf dénonciation par l’une ou
l’autre des parties, par lettre recommandée avec avis de réception trois mois au moins avant la
première échéance (soit avant le 15/09/2017).
Il sera donc échu au plus tard le 15/03/2019.
Pour l’édition 2018, si les conditions devaient évoluer pour chacune des parties, cahier des charges
pour la FFHB (via présent document annoté) ou conditions matérielles, humaines, et financières pour
le prestataire (via nouveau devis), chaque partie s’engage à avertir l’autre au moins 6 mois avant
l’évènement (soit avant le 15/06/2018).
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La partie demandeuse devra avoir une réponse à sa requête dans un délai d’1 mois de la part de l’autre
partie et, dans tous les cas, avant le 15/06/2018.
5- Droits
Le prestataire assurera la production technique des images et des sons des émissions, sans que cette
notion de production technique n’emporte de titularité à son profit du droit exclusif d’exploitation des
images produites au sens des articles L. 132-24 et L. 215-1 du code de la propriété intellectuelle, la
qualité de producteur au sens de ces articles étant exclusivement réservée à la FFHB.
Tous les contenus filmés et montés diffusés ou commercialisés (en ligne) entrant dans le champ de la
consultation créée pour la FFHB, avec directement ou indirectement le concours du prestataire, seront
la propriété exclusive de la FFHB, qui pourra utiliser ses créations sans limitation d’aucune sorte
(domaine, durée, territoire, droits de reproduction, de représentation et d’adaptation,…). Toutes les
vidéos doivent être livrées à la FFHB dans leur totalité.
Tous les signes distinctifs utilisés, tous les matériels de communication fabriqués, au titre de la
prestation seront et demeureront la propriété exclusive de la FFHB, le prestataire s’engageant à ne
revendiquer aucun droit, titre et intérêt, de quelque nature que ce soit, sur de tels signes ou matériels,
composant, élément ou reproduction de ceux-ci.
La publication interviendra sous la responsabilité de la FFHB et le contenu validé par la DTN et l’IFFE.
La FFHB requiert l’exclusivité concernant le contenu filmé dans le cadre du Symposium. Le prestataire
ne peut filmer des images dans le cadre du contrat du symposium qui le lie à la FFHB pour les exploiter
dans des projets tiers.
6- Contacts
Contacts pour toute question sur ce dossier :
-
Stéphane DEBAT, Directeur Pédagogique IFFE en charge de la formation des Cadres
[email protected]
-
Portable : 07.76.74.00.66
Nicolas BARBEAU, Directeur Administratif et Financier IFFE
[email protected]
Portable : 06.35.55.44.88
Fixe : 01.75.64.31.70
7- GARANTIES et ASSURANCE
Le prestataire devra justifier, à première demande, de garanties d’assurance, contractées auprès de
compagnies notoirement solvables, couvrant sa responsabilité pour tous dommages causes lors ou à
l’occasion de l’exécution des prestations, tant aux biens qu’aux personnes. Il devra justifier être à jour
des cotisations correspondantes et que sa police contient les garanties en rapport avec l’importance
de l’opération.
7
Conformément aux dispositions de l’article L8222-1 du code du travail, le prestataire doit attester qu’il
a procédé aux formalités mentionnées aux articles L8221-3 à L8221-5 du même code relatives à la lutte
contre le travail dissimulé. En outre, le prestataire s’engage à justifier périodiquement jusqu’à la fin de
l’exécution du contrat du respect de ses obligations légales en matière de lutte contre le travail illégal.
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