Cahier des Clauses Techniques Particulières

Cahier des Clauses
Techniques Particulières
Conception – réalisation et impression
Bulletin municipal
Commune de Vieillevigne
Commune de Vieillevigne
BP 13 Place de la Mairie
44116 Vieillevigne
Tel : 02.40.26.50.21
[email protected]
Site internet : www.vieillevigne44.com
Date et heure limite de réception des offres
Vendredi 25 septembre 2015 à 12h00
Heures d’ouverture au public de 9h à 12h30 et de 14h30 à 17h30
(fermé le mercredi matin et le vendredi à 16h30)
1- Contexte
L'émergence du projet
La commission Communication a été mise en place après les élections de mars 2014. Elle est
composée de 10 élus. L’adjointe à la communication a en charge l’animation de la commission.
Un agent des services de la mairie est chargé de faire le lien entre la commission et l’imprimeur.
Afin d'harmoniser les supports et de créer une identité forte à la Commune, un logo vient d’être
créé et une charte graphique adoptée.
Le bulletin municipal diffusé à tous les habitants se positionne comme le support central.
Un travail de refonte complète du bulletin municipal est donc nécessaire.
2- Productions :
 En tant que support central de communication, il est nécessaire de repenser dans son intégralité,
le bulletin municipal.
- Ligne rédactionnelle : bulletin de proximité, attractif et valorisant.
- Rubriques à déterminer et identifier (ex : vie municipale, vie quotidienne, vie associative,
vie sportive, vie pratique)
- Nombre de pages fixe : de 16 à 20 pages
- Publicité : 5 pages maximum à positionner en fin de bulletin.
- Diffusion : distribution à tous les habitants et entreprises de la Commune par des agents
de la commune
- Tirage actuel : 18 000 exemplaires / an
- Lancement : Janvier 2016
- Périodicité : 1 numéro mensuel sur 10 mois
- Impression quadrichromie
En option : proposer pour une parution bimestrielle d’un bulletin de 24 à 28 pages incluant 5
pages de publicité
 L'agence de communication sélectionnée devra être en mesure de produire la plupart des autres
supports de communication de la Commune pour les 3 ans à venir (plaquettes nouveaux arrivants,
etc…)
Elle doit apporter une plus-value en termes de conseil et de créativité.
3- Cibles :
Les différents publics de la Commune: habitants, entreprises, élus, associations culturelles
et sportives, jeunes, …
4- Contraintes :
-
Utilisation du logotype la Commune et de la charte graphique.
Le bulletin devra pouvoir être inséré dans une enveloppe A4.
Le bulletin sera imprimé en quadrichromie.
L'agence retenue prendra en charge les relations avec l’imprimeur et devra pouvoir proposer
des prestataires répondant aux exigences de la commune en termes de prix et de qualité.
Etre en capacité de proposer une régie publicitaire (en interne ou externaliser).
5- Durée du contrat :
Un contrat sera signé entre l'agence de communication retenue et la Commune de
Vieillevigne pour une durée de 3 ans.
6- Budget :
A titre indicatif, le budget prévu pour la conception du bulletin serait de l'ordre de 10 000 €.
Description des lots
Le bulletin municipal est édité 10 fois par an par la commune de Vieillevigne (pas de publication
sur la période estivale).
Une option est demandée pour une publication tous les deux mois du bulletin. Le nombre de pages
serait alors 24 à 28 pages.
La conception et l'impression de chaque numéro du bulletin sont facturées conformément au
montant unitaire inscrit dans l'acte d'engagement. Le titulaire du marché remet sa facture après
livraison des bulletins en mairie.
Le descriptif souhaité principalement est :
Un bulletin contenant 16 à 20 pages au format 21 X 29,7 cm, en couleur, quadrichromie rectoverso.
Dont 5 pages de publicité insérées obligatoirement en dernière page
Le nombre de pages peut varier selon le bulletin sans dépasser 20 pages.
L'impression souhaitée se fera de préférence sur papier satiné demi-mat (avec le label PEFC) 90
gr, avec façonnage et piqûre 2 points métal.
La page de couverture devra faire l’objet d’un grammage adapté
Tirage moyen : 1 800 exemplaires par numéro.
 Lot 1 graphisme et conception du bulletin
Le candidat sera en charge :
- de la conception graphique du bulletin municipal,
- du suivi de l'impression auprès de l'imprimeur,
Le titulaire du marché de conception est tenu de s’assurer de la bonne réalisation de l’impression
dans le respect des conditions du marché précité.
- de la gestion de la publicité dans le bulletin,
- de la lecture attentive de tous les articles pour une vérification de l'orthographe, la grammaire
et la syntaxe.
La commune transmet au prestataire l'ensemble des documents nécessaires à l'édition du bulletin.
Cet envoi revêt la forme d'un fichier unique accompagné des photos et illustrations.
Le prestataire assure le traitement et la mise en forme des images numériques.
Le prestataire vérifie l'orthographe et classe les articles par thème selon une répartition thématique
récurrente dans le bulletin.
Pour chaque numéro, la commune choisit un thème et des photos pour la page de couverture
Le graphisme et la composition du bulletin doivent le rendre attractif, d'une lecture aisée et
agréable.
Pour chaque numéro, le prestataire remet à la commune un nombre de bon à tirer en couleur. Le
nombre de bon à tirer sera défini avec le prestataire.
Le titulaire du marché fournit chaque bulletin municipal sous forme d'un fichier informatique
permettant une consultation dématérialisée du bulletin sur le site internet de la commune de
Vieillevigne.
La publicité dans le bulletin
Le titulaire du marché verse, à chaque parution de bulletin, une participation financière au titre de
la publicité dont le montant est fixé dans l'acte d'engagement.
Le prestataire se charge de prospecter les annonceurs intéressés par la parution d'une publicité
dans le bulletin.
La publicité dans le bulletin de la commune est réservée aux commerçants et artisans de la
commune sauf dérogation accordée par la commune.
La commune se réserve un droit de regard sur l'identité des annonceurs publicitaires qui
souhaiteraient paraître dans le bulletin.
A cet effet, le titulaire fournira à la commune la liste des annonceurs pressentis avant chaque
édition.
Le bulletin municipal consacrera 5 pages maximum à la publicité.
Le prestataire, aux vues des éléments fournies dans l’annexe 2 contrat de régie, fait une
proposition chiffrée de sa participation financière dans l’acte d’engagement.
 Lot 2 impression du bulletin municipal
Lorsque le bon à tirer est validé, le titulaire du marché de conception transfère le fichier à
l'imprimeur qui est chargé d'imprimer les 1800 exemplaires dans le délai fixé dans le planning.
Le titulaire du lot 2 : impression se charge d'imprimer les bulletins et de les livrer en mairie afin
qu'ils soient distribués par du personnel municipal dans le respect du planning établi.
7- Contenu et jugement de l'offre
Votre offre devra contenir
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 Une note expliquant la méthode de travail envisagé et l'esprit global de la démarche (3
pages maximum),
Une présentation de vos références en matière de création et de conseil en communication
(maximum 1 page)
Une présentation de l'équipe qui prendra en charge la création et la réalisation des supports
de communication (maximum 1 page)
Les bordereaux de prix joint en annexe détaillant les coûts de création et de mise en page
du bulletin et le coût d'impression du bulletin (18 000 exemplaires, 16 à 20 pages quadri),
Les modalités de la régie publicitaire et les méthodes proposées pour assurer la
transparence de l’information auprès de la collectivité.
Une pré-maquette du bulletin municipal en quadri respectant la charte graphique et le logo
joint en annexe avec au minimum :
 Un modèle de page de couverture,
 Une double page-type rubrique Actualités avec photos
Un rétroplanning type pour un bulletin distribué le 03 de chaque mois
Critères de sélection :
Le choix de l’offre est fondé sur l’offre économiquement la plus avantageuse appréciée en
fonction des critères énoncés ci-dessous avec leur pondération exprimé sous forme de points.
Nombre de points
Critères
Lot1
Lot 2
Graphisme et
Impression
conception du
bulletin
Coût de la prestation
40
40
Régie publicitaire
10
Caractère innovant
10
Qualité des pré-maquettes fournie
15
Délai d’exécution/réactivité
15
20
délai de livraison / réactivité
20
Références
10
10
Démarche environnementale / Titulaire du label
10
Imprim’vert ou autres
Total
100
100
8- Délais :
 Remise de votre offre : 25 septembre 2015 à 12h
La collectivité se réserve la possibilité de négocier avec les 3 premiers candidats retenus.
La date retenue pour les auditions est le vendredi 09 octobre 2015 après-midi.
ANNEXES
Annexe 1 : Logo et charte graphique de la Commune de Vieillevigne
contrat de régie