Fiche 154 Moderniser les outils et pratiques de la collectivité.

N° de la mesure :
1.5.4
Axe 1 :
Développer l'exemplarité de la collectivité
départementale
Action 1.5 : Renforcer le bien-être des agents et la
cohésion au sein de la collectivité
Pilote : Direction générale adjointe fonctionnement institutionnel
Finalité 1
Finalité 5
Finalité 2
Moderniser les outils et pratiques de la collectivité.
Finalité 4
Finalité 3
CONTEXTE
Pour mener à bien ses missions, le Département met un certain nombre d'outils à disposition des agents, leur permettant de gagner en
efficacité. Ces outils (matériel informatique ou de bureau, logiciel, etc.) sont en perpétuelle évolution afin de s'adapter aux missions des
agents et de bénéficier des progrès de la technique. Pour autant, certains logiciels utilisés au quotidien ne sont pas de première jeunesse et
ne permettent pas toujours la bonne réalisation des tâches.
L'outil Aintranet, à disposition de l'ensemble des agents bénéficiant d'un poste informatique de travail, fonctionne comme une plateforme de
ressources et permet à l'heure actuelle de bénéficier d'une base de données, de documents, de formulaires... dans laquelle les agents
peuvent télécharger selon leurs besoins.
Un travail relatif à la dématérialisation des procédures (réduction des documents papiers pour certaines démarches via la numérisation des
pièces) est actuellement mené via le Schéma Directeur Informatique Organisation (SDIO), et concerne pour 2012 une étude globale sur la
dématérialisation (Signature et parapheur électronique, GED, cycle de vie des données et archivage numérique…) ainsi que
des premières actions relatives à la dématérialisation des rapports et des délibérations de la collectivité ou des actes transmis
aux services de l'Etat.
Les services du Département travaillent sur plus de 100 sites, notamment dans certains secteurs difficilement accessibles.
Il n'existe à l'heure actuelle aucune salle équipée de matériel de vidéo-conférence.
La revue de presse, envoyée par mail aux agents, est très utile pour se tenir informé de l'acualité touchant directement le
Département. Cependant, ces documents, souvent très lourds, remplissent rapidement les boites mails qui peuvent se bloquer.
C'est le cas également pour les "mails de groupe", envoyés à l'ensemble des agents (SAS...), qui ne pourraient être
transmis qu'aux agents interessés.
ENJEUX
L'enjeu majeur de la modernisation des outils et pratiques de la collectivité concerne l'augmentation de l'efficacité des services, et par là
même l'amélioration du bien-être des agents qui bénéficieriont de nouvelles techniques et pratiques afin de les assister dans la bonne
gestion de leurs tâches.
Un enjeu sous-jacent émane de la refonte d'Aintranet, qui s'il devenait un véritable outil collaboratif, permettrait d'améliorer la transversalité
et la cohésion des agents.
La dématérialisation, quant à elle, permettrait une économie de papier/encre, une rationalisation des circuits administratifs et une diminution
des impacts environnementaux, tout en systématisant la transmission d'information.
Le développement d'outils de vidéo-conférence permettrait quant à lui une économie de ressource et une réduction des émissions de gaz à
effets de serre, un amoindrissement des coûts et un gain de temps pour les agents qui n'auraient pas à se déplacer.
OBJECTIFS
1.5.4.1 - S'approprier l'efficacité des nouveaux logiciels et outils informatiques.
1.5.4.2 - Refondre l'outil Aintranet pour gagner en efficacité (plate-forme multiservices collaborative).
1.5.4.3 - Développer la visioconférence entre les sites départementaux.
1.5.4.4 - Moderniser le suivi du courrier.
1.5.4.5 - Dématérialiser les procédures (en lien direct avec le Schéma Directeur Informatique Opérationnel).
1.5.4.6 - Laisser le choix aux agents de recevoir ou non les mails de groupe (revue de presse, Service des Actions Sociales...).
N° de la sous-mesure :
1.5.4.1
S'approprier l'efficacité des nouveaux logiciels et outils informatiques.
Progression :
A LANCER
DESCRIPTION
Optimiser l'utilisation des logiciels et outils informatiques de manière uniforme dans la collectivité par des formations régulières d'initiation et
de perfectionnement.
Créer une rubrique d'aide informatique sous aintranet / forum informatique.
Identifier les logiciels gratuits/libres susceptibles d'être utilisés dans la collectivité (ex. : Gantproject, Xmind...) et rendre leur accès possible
via un formulaire à la DSI.
Objectif :
Développer l'utilisation de nouveaux logiciels et outils informatiques.
Indicateurs de résultats :
Nombre d'agents formés
Objectifs de résultats :
PCET :
Organiser des formations régulières d'initiation
et de perfectionnement dès 2013
Résultats attendus :
-
Créer une rubrique d'aide/forum informatique
sur Aintranet entre 2013 et 2014
GES évités :
Non concerné
Nombre de visites de la rubrique dans l'Aintranet et
contributions au forum
Identifier et mettre à disposition les nouveaux
logiciels libres pour les agents qui le
souhaitent dès 2013
ACTEURS ET PARTENARIATS
Maître d'ouvrage :
Partenaires internes :
Département
Elu responsable :
Direction des ressources humaines
Encadrement
Vice-président chargé des affaires économiques, des aides aux
communes et de l’administration générale
Direction pilote :
Direction générale adjointe fonctionnement institutionnel
Partenaires externes :
N° de la sous-mesure :
1.5.4.2
Refondre l'outil Aintranet pour gagner en efficacité
(plate-forme multiservices collaborative).
Progression :
A LANCER
DESCRIPTION
Intégrer la refonte de l'Aintranet au SDIO.
Associer les agents à la refonte de l'Aintranet.
Développer le travail en mode projet à partir d'un outil adapté (espace projet collaboratif).
Favoriser la bonne orientation de l'information dans les services départementaux (création d'un annuaire précisant des domaines
d'intervention) et mise à jour de l'organigramme fonctionnel.
Définir l'Aintranet comme une plateforme de données communes.
Améliorer la participation des agents et des services (forum, fiches-agents, échanges de compétences...).
Constitution d'une instance de gouvernance.
Elargissement du rôle du comité de rédaction de l’Ainpact vers Aintranet.
Renforcement du rôle de certains contributeurs.
2013-14 : Mise à jour de l'outil aintranet en intégrant tous ces éléments
Objectif :
Faire de l'outil Aintranet une véritable plateforme multi-services collaborative.
PCET :
Objectifs de résultats :
Indicateurs de résultats :
Résultats attendus :
Nombre d'espaces projets
A définir
GES évités :
Nombre de connexions à Intranet et durée de la
connexion
A définir
Non concerné
ACTEURS ET PARTENARIATS
Maître d'ouvrage :
Partenaires internes :
Département
Elu responsable :
Comité de Direction générale
Encadrement
Vice-président chargé des affaires économiques, des aides aux
communes et de l’administration générale
Direction pilote :
Partenaires externes :
Direction générale adjointe fonctionnement institutionnel
Prestataire informatique
N° de la sous-mesure :
1.5.4.3
Développer la visioconférence entre les sites départementaux.
Progression :
A LANCER
DESCRIPTION
Le fait d'équiper un site du département par grands secteurs géographiques permettrait d'éviter de nombreux trajets, aussi bien pour les
réunions en interne que pour des réunions avec les partenaires également équipés.
Ces salles de visioconférence pourraient ultérieurement être mises à disposition des collectivités ou associations qui en feraient la demande.
Objectif :
Equiper un site par grands secteurs géographiques avec du matériel de visioconférence.
Indicateurs de résultats :
Objectifs de résultats :
PCET :
Résultats attendus :
Equiper un site par grands secteurs
géorgaphiques dès 2015
Nombre de sites équipés
GES évités :
Hypothèse pour une réunion organisée
à Ambérieu-en-Bugey avec 4 personnes
: 47 kgCO2e
Nombre de réunions effectuées par ce biais
ACTEURS ET PARTENARIATS
Maître d'ouvrage :
Partenaires internes :
Département
Elu responsable :
Vice-président chargé des affaires économiques, des aides aux
communes et de l’administration générale
Direction pilote :
Partenaires externes :
Direction générale adjointe fonctionnement institutionnel
Prestataire pour l'acquisition du matériel
N° de la sous-mesure :
1.5.4.4
Moderniser le suivi du courrier.
Progression :
A AMELIORER
DESCRIPTION
Utiliser un logiciel d'enregistrement commun à tous les services (saisie et utilisation) avec un système de code barre permettant d'assurer la
traçabilité des courriers "signalés" dans les services du Département.
Objectif :
Rendre plus efficace et harmoniser les pratiques de gestion du courrier.
Indicateurs de résultats :
Objectifs de résultats :
PCET :
Résultats attendus :
Réaliser une étude de faisabilité dès 2013
Mise en œuvre de la solution de suivi
GES évités :
Mise en œuvre de la solution retenue à partir
de 2014
Non concerné
ACTEURS ET PARTENARIATS
Maître d'ouvrage :
Partenaires internes :
Département
Ensemble des services départementaux
Elu responsable :
Vice-président chargé des affaires économiques, des aides aux
communes et de l’administration générale
Direction pilote :
Direction générale adjointe fonctionnement institutionnel
Partenaires externes :
N° de la sous-mesure :
1.5.4.5
Progression :
A LANCER
Dématérialiser les procédures (en lien direct avec le Schéma Directeur Informatique
Opérationnel).
DESCRIPTION
Améliorer le circuit interne de partage de la connaissance.
Réduire les délais.
Gagner en productivité.
Réduire les volumes d'impression papier.
Promouvoir une meilleure utilisation des outils de communication : quelle information, quelle fonction, pour quel public, sur quel support
(mail, réunion, Ainpact, Aintranet…).
Objectif :
Faire le lien avec le groupe de travail du SDIO en charge de cette thématique.
Objectifs de résultats :
Indicateurs de résultats :
PCET :
Résultats attendus :
Indicateurs du SDIO
Calqués sur le SDIO
GES évités :
Non impression de papier
ACTEURS ET PARTENARIATS
Maître d'ouvrage :
Partenaires internes :
Département
Projet transversal
Elu responsable :
Vice-président chargé des affaires économiques, des aides aux
communes et de l’administration générale
Direction pilote :
Partenaires externes :
Direction générale adjointe fonctionnement institutionnel
Services de l'Etat
Partenaires
N° de la sous-mesure :
1.5.4.6
Laisser le choix aux agents de recevoir ou non les mails de groupe
(revue de presse, Service des Actions Sociales).
Progression :
A LANCER
DESCRIPTION
Optimiser la pertinence des envois de mails par :
- la mise en place de listes de diffusion personnalisables sur l'Aintranet (revue de presse, informations SAS, vacances de poste, Ainpact…)
- l'envoi par mail d'un lien vers un dossier source au lieu de l'envoi d'un fichier PDF.
Objectif :
Diminuer le nombre de mails reçus par les agents.
Indicateurs de résultats :
Objectifs de résultats :
PCET :
Résultats attendus :
Nombres d'abonnés aux listes de diffusion
Mettre en œuvre les listes de diffusion sur
Aintranet et envoyer un lien plutôt qu'un
dossier PDF pour la revue de presse dès
2013
GES évités :
Non concerné
ACTEURS ET PARTENARIATS
Maître d'ouvrage :
Partenaires internes :
Département
Direction de la communication
Direction des ressources humaines
Tous les services qui envoient des mails de groupe
Elu responsable :
Vice-président chargé des affaires économiques, des aides aux
communes et de l’administration générale
Direction pilote :
Direction générale adjointe fonctionnement institutionnel
Partenaires externes :