comment rédiger un procès verbal d`assemblée général

COMMENT REDIGER UN PROCES-VERBAL D’UNE ASSEMBLEE GENERALE
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COMMENT REDIGER UN PROCES-VERBAL
D’UNE ASSEMBLEE GENERALE
Le procès-verbal d’une assemblée générale peut revêtir une importance primordiale. En effet
tous les membres de l’association, mais aussi l’administration ou les partenaires de l’association
peuvent les demander aux fins de contrôles ou d’information. Il est, de plus, pas nécessaire de
rappeler qu’en cas de litiges ces documents auront sans aucun doute une importance non
négligeable.
Il convient donc de mentionner sur ce document le jour, l’heure de cette réunion ainsi que la
date et l’auteur de la convocation des adhérents.
La mention du nom et de la fonction du Président de séance et de la personne chargée de
retranscrire les débats est, de même, nécessaire.
Une feuille de présence mentionnant le nom, le prénom et la qualité (membres actifs,
représentants des institutions …) des personnes présentes devront être mise à la disposition
des participants. Elle devra être signée par chacun. Cette feuille de présence servira à vérifier le
quorum (si il est prévu par les statuts), de décompter le nombre de votants et d’attribuer
éventuellement les pouvoirs.
L’ordre du jour, qui doit être mentionné sur les convocations, sera rappelé et suivi. Si cela n’est
pas prévu explicitement (questions diverses …) les questions, non inscrites pourront être
rejetées (exception faite de la question de la révocation des dirigeants).
Tous les documents (synthèse, étude, comptes annuels) susceptibles d’éclairer les débats et de
permettre aux adhérents de voter, ou d’adopter les propositions ou les rapports ( rapport moral
ou d’activité) seront donnés aux personnes disposant d’un droit de vote.
Après l’exposé et les débats, le « quitus » sera accordé (ou non) aux administrateurs pour leur
gestion de l’exercice clos.
Les modalités d’approbation des votes doit être clairement énoncées dans les statuts (majorité
simple, absolue, unanimité …), il est, de même, très important de réfléchir à l’attribution des
droits de vote (pas de représentation, prise en compte des seuls suffrages exprimés, vote
réservé aux membres actifs …).
A l’issu de l’assemblée générale le procès verbal est retranscrit sur le cahier réservé à cet effet
(éviter les feuilles volantes collées dans le cahier). Sa rédaction finale pourra être soumise au
vote du conseil d’administration sans pour autant que cela soit une obligation statutaire.
Attention il ne faut pas confondre le cahier de transcription des procès-verbaux des assemblées
générales avec le registre spécial que toute association doit obligatoirement tenir sous peine de
sanctions pénales (art 5 de la loi du 1er juillet 1901). Celui-ci ne doit mentionner que les
changements importants survenus dans l’association :
changement d’administrateurs
changement de siège social
acquisition ou aliénation de biens
modifications des statuts
dates des déclarations obligatoires en préfecture
http://www.ddjs-tarn-garonne.jeunesse-sports.gouv.fr/asso/Formalit%E9/pvag.htm
15/01/2009