France Supplier package _French version_

Hewlett-Packard France/CCF
1 av du Canada
ZA de Courtaboeuf
91947 Les Ulis
www.hp.com
Note d’information concernant votre facturation sur HPF ou HPCCF
Madame, Monsieur,
La facturation papier est un processus lourd et coûteux pour toute entreprise. Le bon routage et la
réception effective des factures restent incertains, entrainant des délais de règlement de nos
fournisseurs.
Afin de faire face à ces problèmes, HP a rejoint le réseau de facturation électronique OB10 qui
offre les avantages suivants :
1. Réception plus rapide des factures chez HP
2. Validation de la bonne transmission de facture au fournisseur ou notification d’échec
3. Réduction de coûts par rapport à l’émission de factures papier
4. Aucun équipement informatique spécifique (matériel, logiciel) n’est requis
5. Les données de facturation peuvent être transmises sous n’importe quel format vers OB10
grâce à l’option « Envoi de fichiers »
6. Le nombre croissant d’adhérents au réseau permettent de proposer un coût à la facture en
baisse constante
7. Le réseau OB10 applique la législation fiscale nationale
8. Nous souhaiterions ainsi vous recommander cette adhésion au réseau OB10 pour votre
facturation HP.
HP apprécie l’attention que vous pourrez porter à cette note d’information.
Si vous souhaitez adhérer, veuillez contacter le support OB10 au 00 33 1 70 70 81 09 ou au
+44 870 165 74 30 ou bien encore par e-mail à [email protected].
Si vous avez des questions concernant le règlement d’une facture, n’hésitez pas à contacter notre
Centre d’appel au 0 800 99 00 11 puis composer le 800 325 53 72 (la touche "1" permettra
d'accéder à la messagerie francophone) ou bien encore via e-mail à [email protected]. Vous
pouvez trouver plus d’information sur la facturation électronique dans la rubrique « facturation
électronique » de notre portail fournisseur www.hp.com/go/supplierportal.
Cordialement,
Hewlett-Packard Service Comptabilité Fournisseurs.
Hewlett-Packard France/CCF
1 av du Canada
ZA de Courtaboeuf
91947 Les Ulis
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Ce programme de facturation électronique est applicable à tous les fournisseurs qui facturent aux
adresses françaises listées ci-dessous :
Adresse de HP
Hewlett-Packard France
Service Comptabilité Fournisseurs
Les Ulis cedex 91947
1, avenue du Canada
Numéro d’identifiant TVA HP : FR82652031857
Hewlett-Packard France
Service Comptabilité Fournisseurs
38053 Grenoble Cedex 9
5, Avenue Raymond-Chanas
Numéro d’identifiant TVA HP: FR82652031857
Hewlett-Packard Centre De Compétences France
Service Comptabilité Fournisseurs
Les Ulis cedex 91947
1, Avenue du Canada
Numéro d’identifiant TVA HP Français: FR54419553532
Hewlett-Packard Centre De Compétences France
Service Comptabilité Fournisseurs
38053 Grenoble Cedex 9
5, Avenue Raymond-Chanas
Numéro d’identifiant TVA HP Français: FR54419553532
Hewlett-Packard Centre De Compétences France
Service Comptabilité Fournisseurs
Les Ulis cedex 91947
1, Avenue du Canada
Numéro d’identifiant TVA HP Hollandais: L807748018B01
Hewlett-Packard Centre De Compétences France
(CZ680481174)
Service Comptabilité Fournisseurs
Les Ulis cedex 91947
1, Avenue du Canada
Numéro d’identifiant TVA HP Tchèque: CZ680481174
Numéro de
Sponsor OB10
AAA486827025
AAA486827025
AAA678889668
AAA678889668
AAA401616206
AAA425764115
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Options OB10 de facturation, Frais et Processus d’enregistrement
Existent deux options OB10 selon votre profil :
Générateur de factures
Qu’est-ce?
Dans quels cas
est-ce
approprié ?
Procédure
d’adhésion
Envoi de fichier
GF est un outil en ligne, simple
à utiliser, pour créer les factures
électroniques ou les avoirs
L’option d’envoi de fichiers permet aux
fournisseurs d’envoyer les informations
concernant les factures et les avoirs
directement depuis leurs systèmes de
facturation dans OB10
è Les fournisseurs qui n’ont
è Les fournisseurs avec leur propre
pas leur propre système de
facturation ou
è Les fournisseurs qui émettent
moins de 30 factures par an
système de facturation, comme EDI,
Peachtree etc. ou
è Les fournisseurs qui envoient plus de
30 factures par an
1. Visitez le site web
www.ob10.com
2. Sélectionnez votre pays sur
le menu déroulant.
3. Sélectionnez « Join
OB10 » sur le côté gauche
de la barre de navigation.
4. Sélectionnez
« “Générateur de
factures”
5. Suivez les instructions en
ligne
6. Entrez le numéro OB10 de
votre sponsor lorsque
vous y êtes invité pendant
l’ouverture de votre compte.
7. OB10 va automatiquement
créer un accès personnalisé
8. Connectez-vous sur OB10 et
commencez à envoyer des
factures à HP via OB10.
Indiquez en tant que
référence votre numéro de
bon de commande si
possible, et les références
de votre interlocuteur HP sur
1. Visitez le site web www.ob10.com
2. Sélectionnez votre pays sur le menu
déroulant
3. Sélectionnez « Join OB10 » sur le
côté gauche de la barre de
navigation.
4. Sélectionnez «Envoi de fichiers»
5. Suivez les instructions en ligne
6. Entrez « HP » en tant que
sponsor.
7. OB10 va vous contacter sous deux
jours ouvrables afin de finaliser
votre enregistrement et commencer
les tests nécessaires.
8. Lorsque les tests avec le réseau
OB10 s’avèrent concluants, toutes
les factures doivent être envoyées
électroniquement via OB10. Merci
de continuer à indiquer votre
numéro de bon de commande HP
sur toutes les factures envoyées via
OB10 ainsi que les référence de
votre interlocuteur HP
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Support
Caractéristiques
chaque facture.
Si vous avez besoin de
renseignements supplémentaires,
si vous voulez vous
enregistrer pour l’envoi de
fichiers ou si vous avez
besoin d’assistance à
n’importe quel étape de
l’enregistrement, merci de
contacter OB10 Support au
0033170708109 ou +44 870
165 7430 ou via courriel
[email protected].
1. Enregistrement très facile –
5 minutes maximum
2. Les factures peuvent être
envoyées à l’acheteur via le
réseau dès l’enregistrement
3. Seuls les détails de
facturation doivent être
entrés sur chaque facture.
Les données constantes
telles que l’adresse du
fournisseur sont mémorisées
dans le générateur de
facture
4. Une option de sauvegarder
d’une copie de facture sur le
PC du fournisseur est
disponible
5. Les factures crées sont
sauvegardées dans les
archives d’ OB10 pour la
durée requise par la
réglementation fiscale du
pays. En tant que membre
du réseau, le fournisseur
aura accès en ligne à ces
archives
Si vous avez besoin de renseignements
supplémentaires, si vous voulez vous
enregistrer pour l’envoi de
fichiers ou si vous avez besoin
d’assistance à n’importe quel
étape de l’enregistrement, merci
de contacter OB10 Support au
0033170708109 ou +44 870 165
7430 ou via courriel
[email protected].
1. Processus d’enregistrement simple
2. Les données de la facture peuvent
être envoyées sous presque tous les
formats de fichiers comme EDI 810,
XML, csv etc.
3. Le service OB10 accepte les
données de facture et les traduit
directement dans le format demandé
par HP (et tout autre format requis
par les autres clients qui font partie
du réseau)
4. Les fichiers de données peuvent être
envoyés au réseau via le site web
protégé d’OB10( EDI ou FTP)
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Les Avantages
Frais
1. Aucune installation
technique n’est requise
2. Coûts réduits de facturation
électronique
3. Elimination des coûts fixes,
impression,
affranchissement, etc
4. Transmission rapide et
garantie des factures.
5. Possibilité d’obtenir des
rapports concernant le statut
de transmission des factures
envoyées via OB10
6. Notification d’échec si la
facture n’a pas pu être
transmise à HP
7. Possibilité d’envoyer les
factures à n’importe quelle
autre entreprise déclarée
acheteur dans le réseau
sans autre investissement
supplémentaire
1. Utilisation des systèmes de
facturation existants
2. Gestion des changements réduite au
minimum
3. Transmission rapide et garantie des
factures.
4. Possibilité d’envoyer les factures à
n’importe quelle autre entreprise
déclarée acheteur dans le réseau
sans autre investissement
supplémentaire
5. Quand vous utilisez OB10, vous
pouvez éliminer les factures papier
ainsi que les frais fixes, impression
et frais d’affranchissement des
factures
6. Possibilité d’obtenir des rapports
concernant le statut de transmission
des factures envoyées via OB10
7. Alerte par email concernant le statut
de transmission des factures.
Notification d’échec de transmission
permettant de resoumettre
rapidement la facture et d’éviter tout
retard dans le paiement de celle ci
Les fournisseurs ont la possibilité
Les fournisseurs qui envoient les fichiers
de données adhèrent au réseau en
réglant une cotisation annuelle qui
couvre les frais d’envoi de factures à
destination de clients faisant également
partie du réseau ; des frais de
transaction minimum s’y ajoutent basés
sur le nombre des factures envoyées par
mois.
Les taux pour l’option d’envoi de fichiers
sont donnés dans la rubrique «Fees»
sous le titre « Join OB10 » sur le
menu gauche du site web
www.ob10.com.
d’effectuer 6 transactions
gratuites lors de leur adhésion
au réseau. Une fois que ces
transactions gratuites ont été
utilisées, un montant de
transactions additionnelles peut
être crédité aux taux listés sur
www.ob10.com .
Pour connaître les taux, veuillez
visiter la rubrique «Fees» sous le
titre « Join OB10 » sur le menu
gauche du site web
www.ob10.com.
*Vous pouvez trouver des informations complémentaires concernant les mentions
nécessaires à faire figurer sur une facture en page 9
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Questions fréquentes :
Où puis je trouver plus d’informations concernant ce programme?
Merci de vous adresser à la rubrique e-Invoicing sur notre Portail Fournisseurs
www.hp.com/go/supplierportal afin d’avoir plus de détails sur ce programme.
Comment puis je envoyer mes factures à HP?
HP a conclu un partenariat avec OB10 un fournisseur de service tiers offrant l’accès à la
facturation électronique. C’est OB10 qui gère le réseau mondial OB10 – un système permettant
aux fournisseurs de transmettre électroniquement leurs factures aux clients sans avoir besoin
d’installer aucun hardware ou logiciel de marque déposée. Les factures sont soumises via un
modèle de facture en ligne – le OB10 “Générateur de factures” - ou en envoyant un fichier de
facture via le site web OB10. Visitez www.OB10.com pour plus de détails.
Quels sont les avantages de la facturation électronique?
Lorsque vous utilisez OB10 pour envoyer les factures électroniques, vous évitez les frais afférents à
l’impression, au traitement à l’ envoi de factures papier vers HP. Cela vous évite également d’avoir
à faire un suivi pour facture non reçue, vous avez une bien meilleure visibilité sur la recevabilité de
vos factures ; cela accroît également notre rapidité de paiement.
Est-ce que ce programme de facturation électronique peut s’appliquer à tout
fournisseur?
Oui. Tous les fournisseurs qui envoient des factures HP en France aux adresses ci-dessus
mentionnées ont la possibilité de soumettre leurs factures via le réseau OB10.
Est-ce qu’il y a des frais associés à cette prestation?
De la même façon qu’il y a des frais pour envoyer des factures papier, il y a des frais afférents à
l’utilisation d’OB10. OB10 offre des factures gratuites aux fournisseurs qui optent pour le
Générateur de factures. Une fois que ces factures gratuites ont été utilisées, les fournisseurs peuvent
se créditer d’un montant de factures additionnelles.
Les fournisseurs qui préfèrent envoyer les fichiers de facture à travers le réseau paient une
cotisation annuelle ainsi que des frais de transactions.
Les tarifs d’accès au réseau OB10 sont déterminées par Open Business Exchange et toutes les
dépenses sont facturées et payées à Open Business Exchange par le fournisseur. Vous pouvez
trouver des détails supplémentaires sur www.OB10.com ou vous pouvez contacter OB10
directement. Les fournisseurs prennent en charge leurs frais de facturation selon la pratique
courante des affaires.
Pourquoi devrais-je payer pour la facturation via OB10?
Il y a des coûts associés à l’envoi des factures papier – frais postaux, frais d’achats et de stockage
du papier et de l’encre. Une facture papier peut coûter jusqu’à $5 au fournisseur si l on inclut son
achat, son envoi et les frais de suivi en comparaison aux $2 que coûtera une facture électronique.
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Le fournisseur aura à supporter les coûts liés à la facturation électronique de même qu’il supporte
ceux liés à la facturation papier.
Si je ne veux pas envoyer les factures via OB10?
Vous restez bien sur libre de votre choix d’adhésion ou non au réseau OB10. Votre acheteur HP se
mettra en contact avec vous pour que vous puissiez discuter ensemble de ce programme.
Que dois-je faire pour commencer?
Vous devez vous enregistrez sur le réseau OB10 ; ceci sera la première étape vers la facturation
électronique.
Les instructions d’enregistrement sont listées ci-dessus.
De quelle ressource ai-je besoin pour adhérer ?
Aucune si vous utilisez le Générateur de Factures. Vous n’avez qu’à vous enregistrer sur
www.ob10.com et vous pourrez commencer immédiatement à transmettre vos factures.
Devenir un fournisseur « fichier » signifie que vous extrayez les données de la facture en utilisant
le format déjà utilisé pour d’autres clients et que vous l’envoyez au site web OB10. Par
conséquent, l’investissement en terme de ressources nécessaires pour installer OB10 reste minimal
en comparaison avec d’autres solutions proposées sur le marché. La plupart de fournisseurs HP ont
réalisé leurs tests en l’espace de 2 à 3 semaines; parmi eux certains n’ont eu besoin que deux
jours.
J’utilise déjà la facturation via EDI ou Rosetta Net avec d’autres clients, puis-je
utiliser ces support de transmission et ne pas recourir à OB10 en facturant HP
directement ?
Non. Les demandes pour de nouvelles connections EDI ou Rosetta Net en facturation directe vers
HP ne seront plus acceptées.* Cependant, OB10 est capable de réceptionner n’importe quel
format de données y compris EDI 810 et Rosetta Net, et donc, les fournisseurs qui souhaitent
adopter ces formats peuvent envoyer leurs fichiers via OB10 au lieu de les envoyer directement à
HP. Il convient de discuter des détails techniques avec Open Business Exchange.
*
Seuls les fournisseurs liés aux achats de production et ayant un volume
conséquent de factures pourront prétendre à l’utilisation de EDI, ERS, ESMI. Pour
toute information complémentaire, contactez Peter Downie à
[email protected] .
J’ai déjà la possibilité d’envoyer les factures à mes clients via Internet, puis-je
utiliser cette option au lieu d’OB10?
Non. OB10 garantit que les données que vous nous envoyez sont reçues de façon sécurisée sous
un format compatible au téléchargement dans notre application de traitement de données
comptable. Il ne suffit pas de nous envoyer l’image de la facture ou de nous donner l’option de
télécharger les données dans un format fixe.
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Est- ce qu’il faut installer des logiciels ?
Non
Est-ce qu’il y a d’autres entités HP qui ont adopté cette méthode de facturation?
Oui, la solution OB10 est disponible aux Etats-Unis, en Grande-Bretagne, Irlande, Allemagne, aux
Pays-Bas, au Canada et en Espagne, Singapour, Australie, Nouvelle-Zélande.
Qu’en est il si j’ai des relations commerciales avec HP dans différents pays?
Merci de continuer à envoyer des factures papier dans les pays ne faisant pas partie du réseau
OB10. Nous allons vous tiendrons informés des nouvelles adhésions. Dans la rubrique facturation
électronique www.hp.com/go/supplierportal vous pouvez vérifier si votre entité utilise OB10.
Puis-je envoyer des documents en attaché via OB10 ?
Oui, des documents en attaché ou bien des justificatifs tels que des relevés d’horaires de travail,
des reçus…peuvent être envoyés en tant que document attaché dans les 24H d’envoi de votre
facture (sauf week-ends). HP n’acceptera qu’un seul document attaché par facture et seulement en
format tiff. Pour en savoir plus au sujet de cette option, consultez notre site www.ob10.com/hp .
Est-ce que HP va effectuer ses paiements via OB10?
Non. L’utilisation du réseau OB10 a pour seul objectif d’assurer la transmission de facture et ne
permet en aucun cas d’assurer une transaction financière de règlement de cette facture. Ce
programme ne change en rien les modalités de règlement existantes
Y a-t-il une modification de processus concernant l’affectation du bon de
commande ?
OB10 ne change en rien les modalités de transmission de nos bons de commande. Par contre vous
remarquerez que OB10 sera l’entité a facturer dans les bons de commandes HP.
Comment puis-je faire si je n’ai pas de système capable de créer des fichiers de
facture?
Vous pouvez accéder au site web sécurisé OB10 et créer les factures en ligne en utilisant le
Générateur de Factures. Tout ce dont vous aurez besoin est d’une connexion à internet et d’un
navigateur web standard. Si vous avez besoin de plus de détails, veuillez consulter la
documentation.
Dois-je continuer à envoyer des factures papier lors de la période de tests avec
OB10?
Oui. Les factures papier seront acceptées pendant la période de transition. Merci de bien vouloir
continuer à envoyer les factures à l’adresse de facturation habituelle (cf liste d’adresses de
facturation HP ci-dessus) jusqu’à ce qu’OB10 ait conclu les tests.
Est-ce que je peux continuer à envoyer les factures directement à mon
interlocuteur HP?
Non. Maintenant que la facturation électronique est en place chez HP, les employés HP ne peuvent
plus envoyer les factures à la comptabilité fournisseur pour le compte du fournisseur.
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Les fournisseurs ont la responsabilité de transmettre les factures directement à la comptabilité
fournisseurs via OB10.
Quels sont les mentions nécessaires à porter sur une facture soumise via OB10
afin de permettre à HP de payer selon les termes contractuels ?
Les mentions restent les mêmes que celles requises sur une facture papier. Chaque facture envoyée
à la comptabilité fournisseurs (support papier ou par voie électronique) doit indiquer les
informations suivantes:
• Numéro de facture
• Date de facture
• Date d’échéance
• Nom et adresse de facturation HP
• Numéro de Bon de Commande HP, dans le cas où il est disponible
• S’il s’agit d’une facture sans Bon de Commande, il faut mentionner le nom de votre
interlocuteur HP avec le numéro de téléphone
• Devise de la facture
• Nom du fournisseur; précisez les cordonnées bancaires
• Numéro d’identifiant TVA du fournisseur
• Numéro d’identifiant TVA HP
• Pourcentage de TVA
• Le montant de TVA à payer
• Le montant hors TVA
• Le montant y compris la TVA
• Le montant équivalent de TVA en Euro (si le fournisseur envoi la facture en USD, merci
d’indiquer l’équivalent Euro)
• Montant net
• Description de biens / services
• Tous les détails ligne par ligne de la facture (quantité, prix unitaire) doivent correspondre aux
détails du Bon de Commande
• Adresse de livraison des biens / services
Si vous n’indiquez pas ces renseignements, il se peut que la facture vous soit retournée par la
comptabilité fournisseurs HP.
Est- ce que les fournisseurs peuvent envoyer des avoirs via OB10?
Oui. Vous pouvez envoyer des avoirs via OB10 de la même façon que les factures.