Trucs et astuces BCDI - CRDP de l`académie de Besançon

Transcription

- CRDP de Franche-Comté Christian Courtois - Juin 2012
Trucs et astuces BCDI dans la lettre flashDOC
CRDP de Franche-Comté
Sommaire
Voir aussi l'index en fin de document…
Comment convertir de manière automatique le contenu d'un champ en minuscules ? ......................................... 4
Comment éditer et imprimer la liste des valeurs d'un champ (index) ?.................................................................. 4
Comment créer une icône de lancement pour BCDI ?.......................................................................................... 5
Comment paramétrer le lancement du client BCDI ? ............................................................................................ 6
Comment vérifier les opérations de prêt effectuées avec BCDI ?.......................................................................... 7
Comment saisir une notice sans la souris ? ?....................................................................................................... 8
Comment récupérer des écrans de BCDI dans un traitement de texte ? ............................................................. 10
Comment lancer le serveur BCDI automatiquement et discrètement ? .............................................................. 11
Comment gérer un accès des élèves protégé par mot de passe ?...................................................................... 12
BCDI : Généralités sur les mises à jour............................................................................................................... 14
Comment gérer l'interdiction individuelle du prêt ?.............................................................................................. 15
Comment contrôler la recherche des élèves avec Bcdiweb 1.80 (et versions suivantes) ?................................ 16
Comment gérer le prêt en exploitant le code à barres commercial des documents (code EAN) ? ...................... 18
Comment réaliser un graphique à l'aide des indicateurs fournis par Bcdi ?......................................................... 20
A propos de problèmes d'affichage avec le client de Bcdi................................................................................... 22
Comment modifier le texte des lettres de rappel ?............................................................................................... 23
Comment effectuer un récolement à l'aide des formats de sortie de Bcdi ?........................................................ 25
Comment rendre les fiches de prêt anonymes pour les conserver en vue d'effectuer des statistiques ? (versions
Bcdi avant 2.2x)................................................................................................................................................... 27
Comment créer des liens vers des bibliographies "dynamiques" ?...................................................................... 29
Comment connaître les caractéristiques d'un champ lorsqu'on saisit une fiche ?............................................... 30
Comment afficher les logos ONISEP dans l'interface "Élève" de Bcdi Abonnement ou dans Bcdiweb lorsqu'on a
changé sa cote ?................................................................................................................................................. 32
Comment récupérer les informations de l'ONISEP du champ Divers vers le champ Centre d'intérêt (versions
Bcdi antérieures à la 2.2x) ?................................................................................................................................ 34
Comment permettre aux élèves de récupérer le résultat d'une recherche sous forme d'un fichier éditable et
imprimable ?........................................................................................................................................................ 36
Comment saisir une notice sans utiliser la souris ? (2)........................................................................................ 38
Comment repérer dans Bcdi les ressources en ligne dont le lien n'est plus actif ?.............................................. 39
Comment afficher, à partir d'un exemplaire, les derniers prêts effectués ?......................................................... 41
Comment contrôler après bulletinage le bon déroulement de l'importation des Mémofiches (à partir de la version
Bcdi Abonnement 2009 -v. 2.0x) ?....................................................................................................................... 42
Comment afficher une fenêtre modale cachée qui "bloque" Bcdi ?..................................................................... 43
Comment trouver et récupérer des notices de livres à partir de services en ligne ?............................................ 44
Comment éditer des lettres de rappel électroniques avec Bcdi Abonnement ? .................................................. 45
Tout savoir sur la mise à jour du thesaurus......................................................................................................... 47
Comment chercher des fictions par Genre avec e-sidoc ?.................................................................................. 49
Juin 2012 - Christian Courtois
Page 2
Comment paramétrer un calendrier dans Bcdi pour les retours de prêt ?........................................................... 50
Comment traiter les images et photos pour qu'elles soient intégrables dans e-sidoc ?....................................... 51
Petite sitographie................................................................................................................................................. 52
Index.................................................................................................................................................................... 53
Page 3
Comment convertir de manière automatique le contenu d'un
champ en minuscules ?
Si vous souhaitez harmoniser l'apparence de vos listes d'index qui incluent parfois des vestiges de
saisies "tout en majuscules" (imposées parfois par d'anciens logiciels comme Memolog ou Diderot),
procédez de la manière suivante :
 Éditez la fiche Notices, Documents, Auteurs, ... dont vous voulez modifier un champ ;
 Placez-vous sur le champ concerné (Titre de Notices, Document, Auteur, Éditeur, etc.) et
appuyez sur la touche
: le contenu est mis automatiquement en minuscules, sauf la
première lettre ;
 Attention : il faudra compléter cette opération en replaçant quand c'est nécessaire les
majuscules des noms propres ou les caractères accentués de votre texte.
Comment éditer et imprimer la liste des valeurs d'un champ
(index) ?
Lorsque vous "nettoyez" votre base, il peut être utile de pouvoir éditer ou imprimer rapidement toutes
les valeurs d'un champ (liste des auteurs, des éditeurs, des niveaux ou des mots-clés saisis en Notices,
par exemple). Pour cela, procédez de la manière suivante :
 Ouvrez une nouvelle page de votre traitement de texte préféré (Open Office, Word...) ;
 Dans BCDI, éditez la fiche Notices, Documents, Auteurs, ... dont vous voulez récupérer les
valeurs d'un champ ;
 Placez-vous sur le champ concerné (Auteur, Éditeur, Niveau, etc.) et appuyez sur la
touche
pour afficher la liste de vos valeurs ;
 Appuyez en même temps sur les touches
. La liste est copiée ;
 Retournez dans votre traitement de texte et collez votre liste (Menu Édition, choix Coller) ;
 Mettez en forme et imprimez...
Page 4
Comment créer une icône de lancement pour BCDI ?
Pour pouvoir lancer rapidement BCDI (Serveur, Client ou réseau) ou bien l'un des programmes
utilitaires (Bcdizip pour les sauvegardes par exemple), il peut être utile de créer des icônes de
lancement valides sur votre bureau. Pour cela, procédez de la manière suivante :
 Fermez ou réduisez tous les programmes avec lesquels vous êtes en train de travailler, de façon
à afficher le bureau (votre fond d'écran et vos icônes de lancement) ;
 Appuyez en même temps sur les touches
. Le gestionnaire de fichiers s'affiche ;
 Si vous n'apercevez pas votre bureau derrière votre fenêtre, réduisez-la en cliquant et en faisant
glisser son coin inférieur droit ;
 Si l'opération précédente n'est pas possible, c'est que votre fenêtre est en "plein écran". Dans ce
cas, cliquez sur l'icône "Restaurer" ou "Niveau inférieur" en haut à droite de votre fenêtre
afin de pouvoir en réduire la taille si nécessaire ;
 Placez-vous sur le dossier Bcdiserv\prog ou Bcdicli\prog ;
 Dans le menu Affichage, sélectionnez Détails ;
 Repérez sur le volet droit de votre gestionnaire de fichiers l'application pour laquelle vous
souhaitez créer une icône de lancement (BcdiC ou BcdiC.exe pour BCDI Réseau, Serveur ou
Serveur.exe pour votre serveur, ClientC ou ClientC.exe pour BCDI Client, Bcdizip ou
Bcdizip.exe pour le logiciel de sauvegarde Bcdizip) ;
 Cliquez avec le bouton droit de votre souris sur l'icône de votre application, faites glisser puis
lâchez la souris sur le fond de votre bureau ;
 Un menu contextuel s'affiche ; choisissez l'option : Créer les raccourcis ici (clic gauche) ;
 Votre icône est créée. Testez-la en double-cliquant...
Page 5
Comment paramétrer le lancement du client BCDI ?
Pour pouvoir personnaliser l'affichage des fenêtres au lancement du Client BCDI, il peut être utile de
paramétrer son icône de lancement. Pour cela, procédez de la manière suivante :
Pour ne pas afficher la fenêtre de sélection des serveurs et obtenir immédiatement la
fenêtre d'identification




Cliquez avec le bouton droit de votre souris sur l'icône de lancement de votre Client BCDI ;
Un menu contextuel s'affiche ; choisissez l'option : Propriétés (clic gauche) ;
Ajoutez /D (précédé d'une espace) à la zone Cible ;
validez avec OK ; votre icône est prête. Testez-la en double-cliquant...
Pour démarrer immédiatement en écran de recherche "Élèves"
 C'est la même procédure que ci-dessus, mais vous ajoutez /D/R (précédé d'une espace mais
sans espace intermédiaire) à la zone Cible (vous obtenez C:\bcdicli\prog\ClientC.exe /D/R) ;
 Attention ! Pour quitter l'écran de recherche, cliquez sur le bouton de fermeture de la fenêtre de
BCDI (tout en haut à droite).
Pour pouvoir démarrer plusieurs clients sur le même poste
 C'est la même procédure que ci-dessus, mais vous ajoutez /M (précédé d'une espace) à la zone
cible (vous obtenez C:\bcdicli\prog\ClientC.exe /M) ;
 Il est possible de combiner les paramètres, à condition de faire précéder la chaîne des
paramètres d'une espace, mais sans espace intermédiaire (exemple :
C:\bcdicli\prog\ClientC.exe /D/M).
Page 6
Comment vérifier les opérations de prêt effectuées avec BCDI ?
Pour pouvoir contrôler en cas de soupçon d'erreur les opérations ayant été réellement saisies avec le
logiciel, il peut être utile de consulter un "mouchard" ; BCDI enregistre en effet chaque opération dans
un fichier "texte" indépendant, parallèlement à la saisie dans la base de Prêts. Pour consulter ce fichier,
 Démarrez votre traitement de texte préféré (Word ou Open Office Texte) ;
 Sélectionnez Fichier - Ouvrir ;
 Sur la fenêtre Ouvrir, dans la zone Types de fichiers, sélectionnez si nécessaire la valeur
"Tous les fichiers (*.*)" ;
 Placez-vous dans le sous-dossier Prog de votre dossier Bcdiserv ;
 Ouvrez le fichier PRETS.TRA (avec le bloc-notes, pour les versions anciennes de Bcdi) ou
bien le fichier PRETS.CSV (avec le bloc-notes ou un tableur, pour les versions plus récentes de
Bcdi);
 Vous pouvez consulter votre mouchard...
Page 7
Comment saisir une notice sans la souris ? ?
Pour pouvoir optimiser sa saisie, il peut être utile de savoir effectuer un certain nombre d'opérations
sans devoir quitter le clavier. C'est d'autant plus intéressant que certaines opérations ne sont possibles
qu'au clavier ! Pour être "pro" de la saisie, intégrez progressivement les "raccourcis" suivants :
Pour passer d'un champ à l'autre
 Appuyez sur la touche
(Tab) pour passer au champ suivant ;
 Appuyez sur les touches
(Shift-Tab) pour passer au champ précédent.
Pour se déplacer rapidement sur le texte d'un champ
pour aller à la fin de la ligne ;
 Appuyez sur la touche Origine
pour aller au début de la ligne ;
pour aller à la fin du champ ;
pour aller au début du champ.
Pour revenir à la valeur précédente du contenu d'un champ
 Placez-votre curseur sur un champ de saisie que vous avez modifié ;
.
Pour effacer la fin d'une ligne d'un champ
 Placez-votre curseur au début de la ligne d'un champ de saisie ;
.
Pour récupérer la valeur d'un index
 Placez-votre curseur sur un champ de saisie ;
pour afficher la liste des valeurs du champ déjà saisies ;
 Tapez les premières lettres de la valeur recherchée ; lorsque cette valeur apparaît dans la liste
vous pouvez vous placer dessus avec les touches fléchées
 Si vous souhaitez revenir en début d'index, appuyez sur la touche
;
;
Page 8
 Récupérez cette valeur par un ou deux appuis sur la touche
ou si vous souhaitez
abandonner la saisie en cours et afficher la notice correspondante, servez-vous de la touche
;
 Si vous souhaitez quitter votre index sans rien récupérer, appuyez sur les
touches
.
Pour récupérer la valeur d'un champ fermé
 Placez-votre curseur sur un champ de saisie, l'ancienne valeur ou la valeur par défaut est
sélectionnée - deux possibilités :
1. si vous connaissez la valeur à saisir (par exemple Livre sur un champ Support), tapez la ou les
premières lettres de cette valeur (par exemple L pour Livre) ;
2. si vous ne connaissez pas cette valeur, tapez
avec les touches de déplacement
touche
puis explorez les valeurs possibles
. Récupérez la valeur souhaitée avec la
.
Page 9
Comment récupérer des écrans de BCDI dans un traitement de
texte ?
C'est la rentrée, et vous souhaitez construire des supports d'initiation ou d'accompagnement pour la
recherche documentaire avec BCDI. Pour cela, il peut être utile de savoir copier des fenêtres (l'invite
d'identification ou l'interface de recherche, par exemple) et les intégrer dans un document à l'aide de
son traitement de textes. Pour réaliser vos outils de présentation, procédez de la manière suivante :
 Démarrez votre traitement de texte préféré (Word ou Open Office Texte, par exemple) ;
 Dans BCDI et placez-vous sur la fenêtre que vous souhaitez copier, incluant éventuellement
des saisies personnelles ;

;
 Ouvrez votre traitement de textes et placez-vous à l'endroit de votre texte où vous souhaitez
coller votre image ;
 Edition - Coller ou cliquez sur le bouton
ou
au clavier ;
 Utilisez les ressources du traitement de textes pour déplacer votre image, modifier sa taille,
l'annoter ou la rogner pour n'en conserver qu'une partie ;
 Admirez le résultat.
Page 10
Comment lancer le serveur BCDI automatiquement et
discrètement ?
Le serveur BCDI est installé sur votre poste, et vous souhaitez voir votre serveur se lancer
automatiquement en mode caché lorsque vous ouvrez votre session, sans ouvrir de fenêtre. Pour cela,
Création - si nécessaire - d'une icône de lancement valide pour votre serveur
 cf. Comment créer une icône de lancement pour BCDI ?
Paramétrage de l'icône de lancement pour un démarrage en mode caché





Cliquez avec le bouton droit de votre souris sur l'icône de lancement de votre Serveur BCDI ;
Un menu contextuel s'affiche ; choisissez l'option : Propriétés (clic gauche) ;
Ajoutez /C (précédé d'une espace) à la zone Cible ;
Validez avec OK ; votre icône est prête. Testez-la en double-cliquant... ;
cf. éventuellement Comment paramétrer le lancement du client BCDI ? pour un mode
opératoire analogue.
Démarrage automatique
On dispose dans Windows d'un dossier spécifique dans lequel ou peut copier les icônes de lancement
des programmes qu'on souhaite voir démarrer automatiquement à l'ouverture d'une session. Pour y
accéder :




Cliquez avec le bouton droit de votre souris sur le bouton Démarrer ;
Choisissez l'option : Ouvrir (clic gauche) ;
Ouvrez le dossier Programmes, puis le dossier Démarrage ;
Copiez dans ce dossier l'icône de lancement du serveur BCDI convenablement paramétrée (clic
droit sur l'icône : Copier - clic droit sur le contenu du dossier : Coller).
Attention : si votre système restaure automatiquement les anciennes valeurs de votre environnement
de travail (cela peut être le cas sous Aurige), vous retrouvez votre situation antérieure lorsque vous
redémarrez votre ordinateur. Il faut dans ce cas vous adresser au gestionnaire réseau de votre
établissement pour effectuer cette opération...1
Page 11
Comment gérer un accès des élèves protégé par mot de passe ?
Vous avez informatisé le prêt et vous souhaitez que les élèves puissent consulter leurs prêts ou
s'exprimer éventuellement à propos de leurs lectures. Pour cela, il peut être utile de savoir paramétrer
BCDI afin qu'il impose à chaque élève la saisie d'un mot de passe personnel. Voici comment
procéder :
Comment les mots de passe sont-ils gérés dans BCDI ?
Au démarrage du logiciel, un double-clic ou
sur la zone Identité fait apparaître la liste des
emprunteurs. En saisissant le début de son nom, l'élève le voit s'afficher, va pouvoir le sélectionner et
le valider. Lorsqu'une gestion des mots de passe a été mise en place, l'élève est invité à renseigner une
fenêtre Mot de passe pour accéder à son compte.
Les mots de passe sont gérés à partir du champ "Mot de passe" du fichier des emprunteurs de BCDI.
Trois valeurs sont possibles pour ce champ :
 Si vous saisissez NON, l'élève accède à son compte en sélectionnant son nom sans avoir besoin
de saisir un mot de passe ;
 Si vous laissez ce champ vide, l'élève sera invité à saisir un nouveau mot de passe personnel
(qu'il devra retenir) la première fois qu'il voudra accéder à son compte. Les fois suivantes, ce
mot de passe sera exigé par le logiciel ;
 Si vous saisissez une autre valeur, cette valeur sera prise en compte comme un mot de passe
imposé à l'élève.
Gestion globale des mots de passe
Il est possible de mettre en place ou de supprimer globalement votre gestion des mots de passe pour
vos emprunteurs, en réalisant un traitement par lot sur le résultat d'une recherche effectuée sur le
fichier des Emprunteurs (Tout ou Statut_E=Eleve, par exemple (ou pour une version plus récente de
Bcdi : Statut M=Élève).
Page 12




cliquer sur le bouton "Traitement par lot" ;
Cochez Mot de passe ;
Saisissez Tout en Rechercher ;
Renseignez la zone Remplacer par :
o ne rien saisir pour imposer une saisie personnelle du mot de passe,
o ou bien saisir NON pour supprimer l'accès protégé par mot de passe pour l'ensemble de
vos élèves ;
 Décochez la case Confirmer le changement à chaque fiche, après avoir vérifié votre saisie ;
 Validez les modifications avec OK.
 À tout moment, vous gardez la main sur le mot de passe, pour le consulter ou le modifier, par
exemple dans le cas où un élève ne s'en souviendrait plus ;
 Attention à bien gérer vos droits lorsque l'accès des élèves est autorisé nominativement (droit
de modifier ou de supprimer des notices, de saisir des prêts ou des retours, ...) Ces droits sont
définis :
o dans BCDI 3 par Outils - Autoriser - Élèves,
o dans BCDI 20XX, en entrant comme Admin (ou ce qui en tient lieu), par la définition
des Autorisations en Groupes d'utilisateurs - choisir Elève (ou Consultation si
l'autorisation Elève n'existe pas).
Page 13
BCDI : Généralités sur les mises à jour...
Le CRDP de Poitou-Charentes propose depuis le 22 décembre 2006 de mettre à jour votre BCDI 2006
vers la version 1.70. Nous vous proposons ici quelques éléments d'information et quelques conseils,
utiles pour cette mise à jour et les suivantes.
Mettre à jour votre BCDI
C'est une opération qui n'est jamais anodine. Des éléments de votre logiciel, de votre langage
documentaire ou de vos données sont susceptibles d'être modifiés. N'acceptez donc pas une mise à jour
avant d'avoir pris quelques précautions.
 Informez-vous sur votre mise à jour et sur les nouveautés apportées. Vous trouverez cette
information dans votre espace client (Menu ? de BCDI 20XX), à la rubrique : Téléchargement
des mises à jour, puis en suivant le lien de la mise à jour. Imprimez au besoin ce document ;
 Arrêtez toutes les sessions de BCDI (Bcdi réseau - non client-serveur - éventuellement, le
client et le serveur (serveur.exe ou le service si vous l'avez installé) ;
 Prenez la précaution d'effectuer une sauvegarde (logiciel, thésaurus et données) avant
d'effectuer la mise à jour. Si vous avez de la place sur vos disques durs, il est conseillé
d’effectuer une copie de tout le dossier Bcdiserv (ou au moins les dossiers Prog, Data,
Modeles et tous les répertoires de vos bases de travail si vous en avez créées) ;
 Si le poste hébergeant BCDI a un accès direct à l'Internet (sans passer par un proxy), vous
pouvez effectuer une mise à jour automatique en lançant simplement votre serveur BCDI ;
acceptez dans ce cas la proposition de mise à jour ;
 Sinon, effectuez la mise à jour manuelle telle qu'elle est décrite sur le document évoqué plus
haut ;
 La mise à jour peut s'avérer très longue, en fonction de votre équipement informatique et de la
taille de vos bases de données. Vous ne devez en aucun cas l'interrompre, attendez le
message de fin d'opération, ici : "conversion de toutes les bases terminées". Cette mise à jour
est longue car elle analyse toutes vos notices saisies et crée une notice générale quand celle-ci
est absente (dépouillement de périodiques ou de documents multisupports comprenant
plusieurs notices) puis effectue une réindexation de votre base.
Tout devrait se dérouler normalement, mais en cas de problème, il nous paraît très utile que vous nous
appeliez : utile pour vous, parce que votre problème est sans doute connu et nous vous fournirons le
moyen le plus rapide de le résoudre. Utile pour nous également, parce que nous pourrons réagir plus
rapidement en cas d'incident exceptionnel.
Contact : http://crdp.ac-besancon.fr/index.php?id=441
Page 14
Comment gérer l'interdiction individuelle du prêt ?
Certains utilisateurs ne rendent pas les ouvrages qu'ils ont empruntés. Dans ce cas, il peut être utile de
limiter temporairement leur droit de prêt jusqu'à la régularisation de leur situation. Pour cela, procédez
de la manière suivante :
Créer un droit "Interdit"




Ouvrez une session "Gestionnaire" dans Bcdi ;
Sélectionnez le choix Droit de prêt du menu Gestion du prêt ;
Cliquez sur le premier bouton libre (sans nom) proposé ;
Renseignez le tableau comme ci-dessous : (Intitulé : Interdit - Type Prêt : Autre et laissez les
autres valeurs vides ou à 0) ;
 Enregistrez votre Droit de prêt avec le bouton Enregistrer ;
 Cliquez sur Quitter.
Attribuer le droit "Interdit" à un élève
 Sélectionnez Gestion du prêt, Gestion des emprunteurs, Voir, saisir ;
 Affichez la fiche de l'élève concerné ;
 Cliquez sur le bouton Voir, saisir du champ Droits ;
 Sélectionnez le droit Interdit ;
 Enregistrez la fiche Emprunteurs modifiée.
Désormais il ne sera plus possible d'enregistrer un prêt pour cet élève tant que vous n'aurez pas retiré le
droit Interdit de sa fiche Emprunteurs...
Page 15
Comment contrôler la recherche des élèves avec Bcdiweb 1.80
(et versions suivantes) ?
De plus en plus d'établissements installent Bcdiweb pour permettre aux élèves d'interroger la base
documentaire du CDI à l'aide d'un navigateur (Internet Explorer par exemple). Il peut être utile de
pouvoir consulter le journal de ces recherches à des fins pédagogiques ou pour orienter une politique
d'acquisition. Pour cela, procédez de la manière suivante, en vous faisant aider au besoin par
l'animateur TICE de votre établissement :
 Dans le répertoire d'installation de Bcdiweb (progweb) vous repérerez un dossier de travail
dont le nom standard est Travdata, dans lequel vous trouverez un fichier nommé
bcdiweb_Data.log. Demandez à votre administrateur réseau de vous communiquer
régulièrement ce fichier ou bien une adresse réseau où vous pourrez le télécharger ou le copier ;
 Ce fichier est au format CSV, c'est à dire un format texte dont les données sont organisées et
lisibles à partir d'un simple éditeur comme le Bloc-notes de Windows ou bien à l'aide d'un
tableur (Excel ou celui d'OpenOffice) ;
 Il faudra penser à supprimer parfois ce fichier lorsqu'il devient trop volumineux (après l'avoir
exploité) ; il grossit en effet à mesure qu'on effectue des recherches.
Consulter le journal à l'aide du Bloc-notes de Windows




Cliquez sur Démarrer - Tous les programmes - Accessoires - Bloc-notes ;
Menu Fichier - Ouvrir ;
Dans la zone Fichiers de type, sélectionnez : Tous les fichiers ;
Sélectionnez dans vos dossiers le fichier bcdiweb_Data.log récupéré ;
 La première ligne ci-dessus est une ligne de titres indiquant les valeurs gérées. À noter : les
valeurs Date, Equation et Nb. Réponses.
Consulter le journal à l'aide d'un tableur
 Ouvrez votre gestionnaire de fichier (clic droit sur Démarrer - Explorer) ;
 Vérifiez le paramétrage suivant : Outils - Options des dossiers - onglet Affichage - section
Paramètres avancés - décochez Masquer les extensions des fichiers dont le type est connu ;
 Clic droit sur le fichier bcdiweb_Data.log, choix Renommer, modifiez l'extension de façon à
obtenir bcdiweb_Data.csv ;
 Double-clic sur le fichier bcdiweb_Data.csv ; il s'affiche dans votre tableur préféré (après avoir
au besoin spécifié le séparateur Point-virgule dans le tableau de paramétrage présenté) ;
Page 16
 Vous pouvez effectuer alors les opérations que vous jugerez utiles, telles que la copie dans un
traitement de texte des colonnes qui vous intéressent, le tri du tableau (selon les adresses IP ou
le nombre de réponses par exemple), etc.
Page 17
Comment gérer le prêt en exploitant le code à barres commercial
des documents (code EAN) ?
Vous envisagez d'acquérir un lecteur de codes à barres pour faciliter la saisie des prêts et des retours,
mais vous hésitez face à la perspective de devoir équiper d'un code à barres tous les livres de votre
fonds. Il peut être utile et économique d'exploiter le code à barres commercial déjà présent sur les
documents et qui sera lu par votre lecteur. Pour cela, procédez de la manière suivante :
Traitement par lot des exemplaires
On effectue un traitement par lot pour récupérer dans la zone Code exemplaire des fiches
Exemplaires la valeur de la zone Code à barres du fichier Documents (non périodiques) ou Notices
pour les versions plus récentes de Bcdi.
 En recherche experte sur le fichier des Exemplaires, saisir l'équation de recherche :
Nb. Exe. = 1 sauf Support = ~Périodique~
 Cliquer sur le bouton "Modifier par lots" ;
 Cocher Code exemplaire (1) ;
 Cliquer sur le bouton "Champ", puis le bouton "Documents" ou (ou Notices s'il n'existe plus,
pour les versions plus récentes de Bcdi) puis cocher Code barres (2) ;
 Lancer l'opération en cliquant sur le bouton OK (3).
Page 18
Traitement au cas par cas des exemplaires particuliers
Dans certains cas, il n'est pas possible d'utiliser le code EAN d'un ouvrage : lorsqu'un document existe
en plusieurs exemplaires, par exemple, ou en cas d'absence du code à barres commercial. Procédez
alors de la manière suivante :
 Équipez d'un code à barres, réalisé ou acheté, l'exemplaire ne convenant pas ;
 Affichez la fiche Exemplaires qui correspond ;
 Saisissez la valeur du code à l'aide de la douchette dans le champ Code exemplaire.
Traitement des emprunteurs
Pour optimiser votre gestion du prêt avec codes à barres, il vous reste à réaliser ou faire réaliser des
cartes d'emprunteurs sur lesquelles figure le code à barres du numéro de scolarité, sous réserve que
celui-ci soit saisi dans le fichier des élèves de votre établissement. L'avantage dans ce cas, c'est que vos
élèves pourront conserver leur carte tout au long de leur scolarité dans votre établissement, leur
numéro étant inclus dans les données du fichier des élèves récupéré chaque année auprès des services
administratifs.
Quelques liens utiles
 Paramétrage d'une douchette pour son utilisation avec Bcdi ;
 Édition d'une planche de codes à barres avec Bcdi abonnement.
Page 19
Comment réaliser un graphique à l'aide des indicateurs fournis
par Bcdi ?
Vous avez besoin de produire un bilan de l'activité de votre CDI et vous utilisez les feuilles de calcul
de Bcdi, prédéfinies ou personnelles. Vous souhaitez y intégrer des représentations graphiques de vos
données pour qu'elles soient plus lisibles. Pour cela, procédez de la manière suivante :
Exportation des données à partir de Bcdi
Ouvrez votre feuille de calcul prédéfinie (par exemple : au menu Indicateurs d'activité,
dans l'onglet Activités des publics, sur le bouton Prêt cochez : Répartition des prêts
par support et par mois) puis cliquez sur le bouton Lancer la requête pour obtenir
l'écran suivant :
 Cliquez sur le bouton Editer la feuille de calcul;
 Vous obtenez une fenêtre qui vous permet de sauvegarder vos données dans un
format reconnu par un tableur. Pour cela, cliquez sur le bouton Tableur ;
 La fenêtre suivante vous permet de choisir un emplacement ou un dossier où vous
sauvegarderez ce document de travail ;
 Vous pouvez quitter Bcdi.
Création d'un graphique avec le Classeur d'OpenOffice
Nous décrivons ici la procédure à partir de l'outil tableur d'OpenOffice 2 qui est gratuit et peut être
installé partout (et qu'il faudra mettre à jour éventuellement si votre version est trop ancienne), mais le
mode opératoire avec Excel, le tableur de Microsoft, est similaire.
 Démarrez votre tableur (Démarrer - Programmes - OpenOffice - Calc) ;
 Cliquez sur le menu Fichier puis Ouvrir pour sélectionner le fichier que vous venez de
produire avec Bcdi ;
 Vérifiez au besoin que le choix Tabulation est bien actif comme séparateur, validez pour
obtenir l'écran suivant :
Page 20
Si l'on souhaite représenter sous forme de camembert le total des prêts par support pour la période
considérée, nous avons besoin de sélectionner des zones de données de manière discontinue :
 Sélectionnez les valeurs des étiquettes à gauche à l'aide de la souris ;
 Appuyez sur la touche CTRL sans la relâcher ;
 Sélectionnez les valeurs correspondantes de la colonne Total à l'aide de la souris.
Il nous reste à réaliser notre graphique en cliquant sur le bouton Diagramme, sur la barre
des outils, pour faire apparaître un assistant. On passe d'une étape à l'autre à l'aide du
bouton Suivant ;
 Choisissez un Type de diagramme (par exemple Secteur Normal) ;
 Paramétrez une Plage de données (dans notre cas, "Séries de données en colonnes", "Première
colonne comme étiquette") ;
 Complétez si vous le désirez les Eléments du diagramme, en ajoutant un titre par exemple ;
 Cliquez sur le bouton Terminer pour valider vos choix.
 En double cliquant sur la série de données de votre graphique, vous pouvez afficher des
étiquettes de données sous forme de pourcentage et modifier la taille des caractères.
Lorsque votre graphique vous convient, copiez-le et collez-le dans votre traitement de texte à l'endroit
voulu de votre rapport d'activités.
Page 21
A propos de problèmes d'affichage avec le client de Bcdi
On nous interpelle parfois sur des problèmes d'affichage dans l'interface Html de Bcdi client-serveur :
apparition d'une page blanche... et blocage apparent. Il ne s'agit pas d'un bug, mais d'un problème de
paramétrage d'Internet Explorer (avec l'aide de votre gestionnaire réseau, veillez à ce que les
modifications proposées ici soient pérennes dans l'établissement)...
Solution
Dans Internet Explorer, aller à Outils, Options Internet
 Onglet Général
1. clic sur le bouton "Paramètres" dans "Historique de la navigation" (sur IE 6 il n'y a qu'un
bouton Paramètres... pas d'erreur possible) ;
2. cocher "A chaque visite" dans "Vérifier s'il existe une version plus récente des pages
visitées".
 Onglet Connexions
1. clic sur le bouton "Paramètres réseau" ;
2. cocher "Ne pas utiliser de serveur proxy pour les adresses locales" ;
3. clic sur le bouton "Avancé" ;
4. Dans le cadre "Exceptions", ajouter la valeur "127.0.0.1*", en la séparant si nécessaire des
précédentes à l'aide du point-virgule (;).
Page 22
Comment modifier le texte des lettres de rappel ?
Lorsqu'on utilise Bcdi pour gérer les retards de prêt, il nous permet d'éditer des lettres de rappel
prédéfinies. Dans certains cas, il peut être utile de personnaliser le texte de cette lettre. Pour cela,
Installer un logiciel d'édition de pages Html
Les lettres de rappel sont gérées par Bcdi au format Html. Pour pouvoir les modifier simplement, vous
aurez besoin d'un outil nommé éditeur Html. Nous vous proposons de travailler avec un outil libre et
gratuit, produisant un code de qualité et disposant d'une interface en français : Amaya. Il vous faudra
dans un premier temps l'installer sur votre poste (et donc avoir le droit de le faire !) :
 Téléchargez le logiciel ici ;
 Enregistrez le sur votre disque et exécutez-le ;
 Choisissez la langue "Français", et conservez les choix par défaut proposés.
Modifier le fichier utilisé pour les lettres de rappel
Par défaut, Bcdi utilise le fichier LettreRap.htm (ou LettresRappels.htm pour les versions plus
récentes de Bcdi) que vous trouverez en ouvrant le dossier Bcdicli (ou Bcdiserv si vous utilisez le
client de l'installation Système), puis en ouvrant le dossier Modeles, puis le dossier Interfaces
Restitution. Nous vous conseillons de faire une copie de ce fichier pour pouvoir le récupérer dans le
cas où vos modifications ne vous satisferaient pas.
 Démarrez le logiciel (Démarrer - Programmes - Amaya - Amaya) ,
 Appuyez sur la touche Ctrl puis, en maintenant cet appui, deux fois sur la touche O ;
 Cliquez sur le bouton Parcourir ;
Page 23
 Sélectionnez le fichier LettreRap.htm ou LettresRappels.htm ;
 Sur chacune des fenêtres, cliquez sur le bouton Ouvrir ;
 Modifiez le texte de votre lettre, directement à l'écran. La barre d'outils à droite de l'écran vous
permet éventuellement d'enrichir votre texte sélectionné (gras, italiques, police, taille etc.). La
touche
vous permet de sélectionner tout le paragraphe ;
 Enregistrez votre fichier en appuyant sur les touches Ctrl - S ;
 Quittez le logiciel Amaya et testez le résultat dans Bcdi.
Vous pouvez sauvegarder vos lettres avec des noms différents avec la commande Fichier Enregistrer sous, pour les sélectionner dans Bcdi au moment de l'édition des lettres de rappel en
fonction de vos critères (lettre pour les enseignants, grands retards, etc.).
Page 24
Comment effectuer un récolement à l'aide des formats de sortie
de Bcdi ?
Lorsqu'on veut vérifier la correspondance des exemplaires des documents gérés par Bcdi avec ceux
présents physiquement dans son CDI (pour repérer les exemplaires perdus, par exemple), on peut se
servir des formats d'édition proposés par le logiciel. Deux cas se présentent :
 Pour éditer une liste présentant les exemplaires des documents cotés, étagère par étagère, dans
l'ordre où ils se présentent, on effectuera un récolement des supports cotés ;
 Pour éditer une liste présentant les exemplaires des périodiques, dont l'ordre correspond à celui
des boîtes de rangement, par collection et année de parution, on effectuera un récolement des
périodiques.
Récolement des supports cotés
 Entrer dans Bcdi avec son mot de passe gestionnaire ;
 Accéder au menu Gestion du fonds - Récolement - des supports cotés ; on obtient un écran
de recherche pré-paramétré, avec l'équation de recherche :
Document > ! et Cote E. >! ou pour les versions plus récentes de Bcdi Titre Ng > ! et Cote E. >!
 Pour une gestion plus fine de la liste, on peut modifier l'équation de façon à
n'imprimer qu'une classe à la fois (Titre Ng > ! et Cote E. =R- pour la liste des
romans, par exemple) ;
 Cliquer sur le bouton "Lancer la recherche", puis sur le bouton "Voir" ;
 Valider la fenêtre de paramétrage en cliquant sur OK ;
 On obtient une prévisualisation de la liste. Pour pouvoir imprimer l'ensemble de la
liste, si celle-ci dépasse 10 pages, cliquer d'abord sur le bouton "Voir toutes les
pages" ;
Le document produit présente la liste de vos exemplaires, classés par cote, avec pour chacun d'eux son
numéro et sa situation (disponible, sorti ou indisponible - ce qui explique dans ces derniers cas son
absence des rayons). Lorsqu'un document existe en plusieurs exemplaires, on obtient une ligne par
exemplaire. Une case en début de ligne vous permet de cocher les ouvrages repérés.
 Imprimer votre liste en cliquant sur le bouton "Imprimer".
Page 25
Récolement des périodiques
Les versions récentes de Bcdi intègrent cette possibilité, accessible à partir du même menu.
 Entrer dans Bcdi avec son mot de passe gestionnaire ;
 Accéder au menu Gestion du fonds - Récolement - des périodiques ; on obtient un
écran de recherche pré-paramétré ;
 Cliquer sur le bouton "Lancer la recherche", puis sur le bouton "Voir" ;
 On obtient une prévisualisation de la liste. Pour pouvoir imprimer l'ensemble de la
liste, si celle-ci dépasse 10 pages, cliquer d'abord sur le bouton "Voir toutes les
pages" ;
Le document produit est paginé et présente la liste, classée par collection et par année de parution, des
exemplaires de vos périodiques avec leur numéro, leur situation et une case à cocher.
 Imprimer votre liste en cliquant sur le bouton "Imprimer". Le document pouvant être
très volumineux, on pourra tirer profit de la possibilité offerte d'imprimer seulement
une partie du document, en précisant les pages extrêmes sur la fenêtre de paramétrage
de l'impression :
Dans cet exemple, on imprimera uniquement une partie de la liste, de la page 8 à 15.
Page 26
Comment rendre les fiches de prêt anonymes pour les conserver
en vue d'effectuer des statistiques ? (versions Bcdi avant
2.2x)
Lorsqu'on veut mettre à jour le fichier des emprunteurs à partir du fichier des élèves récupéré à partir
du logiciel de gestion Sconet, il est nécessaire de supprimer d'abord les fiches des élèves de l'année
écoulée. En faisant cela, on supprime également toutes les fiches de prêt associées à ces élèves. Or, il
peut être utile de garder une trace de ces prêts pour pouvoir produire ultérieurement des statistiques
concernant cette activité. Pour cela, il faudra "anonymer" ces fiches de prêt, ce qui les rendra
indépendantes des fiches des élèves, que vous pourrez supprimer de la base. Depuis la version 2.2x de
Bcdi, une fonction spécifique facilite cette opération. Si vous disposez d'une version antérieure, voici
comment procéder :
Opérations préalables
D'abord, il est nécessaire de s'assurer qu'il ne reste pas de prêts en cours. On peut le vérifier en éditant
une liste des rappels et en choisissant une date de référence ultérieure au dernier retour attendu (au 31
décembre 2008 par exemple). Tous les prêts en cours seront en retard à cette date, et on peut donc en
obtenir la liste facilement.
 Gestion du prêt - Gestion des retards ;
 Equation de recherche : Statut E. = ~Elève~(ou pour les versions plus récentes de
Bcdi : Statut M. = ~Elève;
 Classer les fiches par : Classe ;
 Cliquer sur "Voir les fiches trouvées..." ;
 Date limite : 31 décembre 2010 par exemple, valider avec OK ;
 Décocher Une par une, valider avec OK puis imprimer la liste obtenue.
Ces prêts seront ensuite gérés soit "à la main" à partir de la liste imprimée, soit en les ressaisissant
dans Bcdi lorsque le nouveau fichier des élèves aura été importé.
Avant d'anonymer les prêts et de supprimer les fiches des élèves, on saisit alors un retour fictif pour
tous les prêts en cours, soit un à un, soit en modification par lots.
Création d'un emprunteur générique pour l'année écoulée
 Gestion du prêt - Gestion des emprunteurs - Voir, saisir ;
 Nom et prénom : [Elève 2009-2010]. Le fait de mettre le nom entre crochets renvoie cette
valeur à la fin de la liste de l'index, ce qui ne perturbe pas l'affichage pour les élèves (on saisit
les crochets en association avec la touche
);
 Éventuellement, saisir une valeur (par exemple Statistiques) pour le champ Statut E. ou
Statut M., ce qui pourra être utile lors des sélections ultérieures en recherche experte
d'emprunteurs.
Modification par lot des fiches de prêt pour les rendre anonymes






Recherche - Recherche experte - Prêts ;
Equation de recherche : Statut E. = ~Elève~ (ou Statut M. = ~Elève~) ;
Cliquer sur "Lancer la recherche" ;
Cliquer sur "Modifier par lots" ;
Cocher Emprunteur ;
Rechercher : saisir tout ;
Page 27
 Remplacer par : appuyer sur la touche
puis sélectionner la valeur choisie pour
l'emprunteur générique, [Elève 2009-2010] par exemple (pour atteindre rapidement la fin de
l'index, taper
ou
, selon la version de Bcdi) ;
 Décocher la case Confirmer le changement à chaque fiche ;
 Valider avec OK.
Vous pouvez ensuite supprimer les fiches des élèves, importer le fichier mis à jour par les services
administratifs pour la nouvelle année scolaire, traiter la liste des prêts en cours.
Page 28
Comment créer des liens vers des bibliographies
"dynamiques" ?
Lorsqu'on a installé Bcdiweb dans son établissement, on dispose d'un lien qui permet d'afficher dans
son navigateur l'interface de recherche du logiciel. Il pourrait être utile de créer d'autres liens pour
afficher immédiatement le résultat de certaines recherches, et de constituer ainsi des "portails" donnant
accès à des listes bibliographiques (par exemple pour les nouveautés, le B2i, la littérature de jeunesse
sur un thème, la guerre, la violence, etc.). Pour créer de tels liens, voici comment procéder :
(L'exploitation des liens et leur mise en page requièrent des compétences spécifiques, d'édition de
pages web par exemple, et ne seront pas traitées ici)
Définir l'équation de recherche
Pour pouvoir créer un lien donnant accès à une liste spécifique de résultats il convient, d'abord de
définir précisément l'équation de recherche nécessaire, en recherche experte de Bcdi (mode
Gestionnaire).
 Afficher l'interface de recherche experte :
o Dans Bcdi Abonnement 1.xx : Recherche - Recherche experte - Notices.
o Dans Bcdi Abonnement 2.xx : Recherche - Recherche gestionnaire - Notices.
 Créer une équation permettant d'afficher exactement ce qu'on souhaite publier (liste des
nouveautés, liste thématique, ...) ;
 Vérifier en visualisant le résultat de la recherche ;
 Copier l'équation finale en la sélectionnant à l'aide de la souris, en cliquant sur cette sélection
avec le bouton droit de la souris, et en choisissant Copier.
Construire le lien pour Bcdiweb
 Ouvrir son navigateur préféré (Firefox ou Internet Explorer par exemple) et se placer sur la
zone d'adresse ;
 Saisir l'adresse utilisée pour afficher l'interface de bcdiweb ;
 Ajouter le paramètre : ?eq:
 Coller (en cliquant avec le bouton droit de la souris et en choisissant Coller) l'équation copiée à
l'étape précédente, à la fin de ce qu'on vient de saisir sur la zone d'adresse. Le résultat obtenu
sera du type :
http://serveur/bcdiweb/bcdiweb.cgi/data?eq:Date saisie N. > 09/2008 ;
En validant le lien, on obtient directement le résultat de la recherche, dont l'équation peut être vérifiée
en tête de la page de restitution sous la rubrique Mot(s) recherché(s) :.
Page 29
Comment connaître les caractéristiques d'un champ lorsqu'on
saisit une fiche ?
À la saisie d'une fiche (en gestion du prêt ou des emprunteurs, en catalogage, etc.), on rencontre
parfois des rubriques dont on ne connaît pas l'usage ou l'application exacte. Il peut être utile dans ce
cas d'accéder rapidement à une description précise des champs de la table dont on saisit les données.
Pour cela, procéder de la manière suivante :
Accéder à la description des champs d'une table
 Accéder à l'aide générale en menu gestionnaire en
cliquant sur ? puis sur Aide. Ensuite, selon la
version de votre logiciel, la procédure diffère un
peu :
Pour la version 1.90 et les suivantes, dont l'aide a été
mise à jour
 Sur la page Manuel d’utilisation de BCDI
Abonnement, cliquer directement au sommaire sur
1 - Édition des tables (sous la section III - Les
menus de Gestion documentaire, et le Chapitre 6 : Le menu « Outils ») ;
 Cliquer dans la liste des fichiers proposés sur celui dont on veut connaître les caractéristiques
des champs (par exemple : Notices) ;
 Cliquer sur le point 3. ou 4. Description des champs [...] de la table (dans notre exemple, la
table Notices).
Pour les versions antérieures de l'aide de Bcdi Abonnement
 Repérer sur la page BCDI Collège-Lycée : sommaire de l’aide générale, sous le chapitre Les
menus de BCDI, la partie Outils puis l'entrée Édition des tables ;
 Cliquer dans la liste des fichiers proposés sur celui dont on veut connaître les caractéristiques
des champs (par exemple : Notices) ;
 Faites défiler la page obtenue jusqu'en bas.
On obtient un tableau présentant les caractéristiques de tous les champs de la table.
Page 30
Caractéristiques présentées
Le tableau de description présente trois colonnes :
1. La colonne Champs indique le nom des champs, tels qu'ils sont disponibles
lors des recherches en mode Expert (ne correspondant pas toujours exactement
à l'étiquette présente sur le masque de saisie) ;
2. La colonne Taille vous fournit le nombre de caractères au-delà duquel le texte
saisi pour ce champ sera tronqué) ;
3. La colonne Caractéristiques vous donne des informations diverses
concernant :
 l'indexation du champ (la possibilité d'obtenir une liste alphabétique grâce à l'appui de
la touche F2),
 le fait qu'il soit multi-valué ou non (Bcdi gère dans ce cas la saisie et le traitement de
plusieurs valeurs différentes séparées par des "/"),
 les valeurs possibles lorsque le choix est prédéfini,
 le contenu attendu...
Page 31
Comment afficher les logos ONISEP dans l'interface "Élève" de
Bcdi Abonnement ou dans Bcdiweb lorsqu'on a changé sa
cote ?
Vous disposez d'un kiosque ONISEP et vos documents y sont rangés par thèmes, identifiés par des
logos. Le service Notices Kiosque ONISEP vous propose de télécharger gratuitement au format
BCDI les notices correspondant aux publications de l'ONISEP présentes dans votre fonds
documentaire.
L'un des intérêts de l'importation de ces notices, c'est que l'interface "Élèves" de Bcdi Abonnement ou
celle de Bcdiweb afficheront automatiquement en résultat de recherche le logo des exemplaires de ce
fonds ONISEP.
Cependant, lorsque vous modifiez la cote proposée pour ces exemplaires, le logo n'apparaît plus. Il
serait utile dans ce cas de pouvoir corriger cela, de façon à obtenir un affichage à partir de votre cote.
Voici comment procéder.
Modifier le paramétrage de Bcdi Abonnement (à partir de Bcdi 2007) pour l'affichage
des logos ONISEP
 À l'aide du gestionnaire de fichiers, ouvrir le dossier d'installation du logiciel (généralement
bcdiserv ou bcdicli), puis aller dans le dossier prog ;
 Repérer et ouvrir le fichier Pictogramme.txt en double-cliquant dessus ;
 Ce fichier au format texte apparaît alors dans le Bloc-notes de Windows. Il s'organise en lignes
qui ressemblent à la suivante :
arts=KO-ARTS;KO-SPECTACLE;KO-ARTISANAT;KO-THEATRE;KO-MUSIQUE;KODANSE;KO-GRAPHISME
Le domaine (auquel correspond un logo) est mis en relation (à l'aide du signe =) avec des cotes,
chacune d'elles étant séparée de la suivante par un ; (point-virgule). Dans notre exemple,
l'affichage du logo "arts" sera déclenché par les cotes KO-ARTS, KO-SPECTACLES, KOARTISANAT, KO-THEATRE, etc.
Page 32
Si vous avez recoté un document ONISEP de ce domaine en 702, par exemple, il vous faudra
simplement rajouter votre cote sur la ligne, en la séparant des autres à l'aide d'un ; (point-virgule).
Exemple :
arts=KO-ARTS;KO-SPECTACLE;KO-ARTISANAT;KO-THEATRE;KO-MUSIQUE;KODANSE;KO-GRAPHISME;702
La cote 702 déclenchera ici l'affichage du logo ONISEP "arts".
 Modifier le fichier Pictogramme.txt en ajoutant ses cotes selon la règle énoncée ci-dessus ;
 Enregistrer le fichier ;
 Vérifier la prise en compte des modifications en effectuant les recherches adéquates avec
l'interface "Élève" de Bcdi.
Modifier le paramétrage de Bcdiweb pour l'affichage des logos ONISEP
Ce paramétrage se fait en général sur le serveur pédagogique de l'établissement et nécessite donc le
plus souvent l'intervention du gestionnaire du réseau informatique.
 Dans le dossier d'installation de Bcdiweb (Progweb), éditer à l'aide du bloc-notes le fichier
Bcdiweb_data.ini ;
 Repérer la section [PICTOGRAMMES] ; les lignes qui suivent obéissent à la même logique
que celle décrite ci-dessus pour le fichier Pictogramme.txt ;
 Modifier la section [PICTOGRAMMES] en ajoutant ses cotes selon la règle énoncée plus
haut ;
 Enregistrer et fermer le fichier ;
 Vérifier la prise en compte des modifications en effectuant les recherches adéquates avec
l'interface de Bcdiweb.
Page 33
Comment récupérer les informations de l'ONISEP du champ
Divers vers le champ Centre d'intérêt (versions Bcdi
antérieures à la 2.2x) ?
Le service Notices Kiosque ONISEP vous propose depuis plusieurs années de télécharger
gratuitement au format BCDI les notices permettant de décrire les publications de l'ONISEP présentes
dans votre fonds documentaire. Certaines de ces notices relatives à un métier ont été indexées avec des
centres d’intérêts, et cette information a été saisie dans le champ Divers de Notices. Avec la version
1.90 de BCDI, on dispose maintenant d'un champ spécifique Centre d’intérêt. Les notices sont
désormais disponibles avec cette information présente également dans ce nouveau champ.
Si l'on souhaite effectuer une recherche à partir d'une valeur du champ Centre d’intérêt (ce choix est
possible dans l'interface Élèves), et obtenir en résultat une sélection cohérente de notices, il peut être
nécessaire de corriger les notices anciennement importées en récupérant dans le nouveau champ les
valeurs du champ Divers (qu'on pourra ensuite supprimer). Pour cela, voici comment procéder.
Récupérer les valeurs du champ "Divers" dans le champ "Centre d'intérêt"
 Entrer dans Bcdi à l'aide du mot de passe Gestionnaire ;
 Cliquer sur Recherche - Recherche experte (ou Gestionnaire) - Notices ;
 Saisir (ou copier) l'équation :
Identité N. =ONISEP- et Divers > ! et Centre d'intérêt = vide
(pour les versions 1.x de Bcdi Abonnement) ou, pour les versions 2.x :
Identité =ONISEP- et Divers > ! et Centre d'intérêt = vide
 Contrôler le résultat de cette recherche en éditant les notices trouvées (cliquer sur le
bouton "Voir les fiches trouvées ou les éditer"). Les notices trouvées doivent contenir
des valeurs en Divers qui devraient se trouver en Centre d'intérêt ;
 Cliquer sur le bouton "Modifier par lots" puis sélectionner le champ Centre d'intérêt ;
 Laisser la zone Rechercher vide et cliquer sur le bouton Champs ;
 Sur la fenêtre qui apparaît, sélectionner le champ Divers de Notices : le texte "< Notices ;
Divers >" apparaît dans la zone Remplacer ;
 Laisser les paramètres par défaut (Confirmer le changement à chaque fiche et Remplacer)
puis cliquer sur le bouton OK ;
Page 34
 Vérifier la reprise des informations du champ Divers dans le champ Centre d'intérêt pour
quelques Notices, en confirmant avec Oui si les données sont correctes. Vous pouvez
automatiser le traitement pour le reste des notices à traiter en cliquant sur Oui pour tout. En
cas de problème, cliquer sur Abandonner et reprendre la procédure.
Supprimer les valeurs inutiles du champ "Divers"
L'opération précédente permet d'obtenir une base cohérente pour le fonds ONISEP, avec un
renseignement correct du champ Centre d'intérêt. On peut alors libérer le champ Divers pour un autre
usage, l'information qu'il contient étant redondante avec celle du champ Centre d'intérêt.
 Cliquer sur Recherche - Recherche experte - Notices ;
 Saisir (ou copier) l'équation (Identité sera remplacé par Identité N. pour les versions anciennes
de Bcdi) :
Identité =ONISEP- et Divers > ! et Centre d'intérêt > !
 Contrôler le résultat de cette recherche en éditant les notices trouvées : cliquer sur
le bouton "Voir les fiches trouvées ou les éditer". Les notices trouvées doivent
contenir des valeurs correctes en Centre d'intérêt et des valeurs en Divers
pouvant être supprimées ;
 Cliquer sur le bouton "Modifier par lots" ;
 Sélectionner le champ Divers ;
 Saisir la valeur Tout dans la zone Rechercher et laisser la zone Remplacer vide ;
 Laisser les paramètres par défaut (Confirmer le changement à chaque fiche et Remplacer)
puis cliquer sur le bouton OK ;
 Vérifier la suppression des données du champ Divers et la cohérence des informations du
champ Centre d'intérêt pour quelques Notices, en confirmant avec Oui si les données sont
correctes. Vous pouvez automatiser le traitement pour le reste des notices à traiter en cliquant
sur Oui pour tout. En cas de problème, cliquer sur Abandonner et reprendre la procédure.
Page 35
Comment permettre aux élèves de récupérer le résultat d'une
recherche sous forme d'un fichier éditable et imprimable ?
Tous les ordinateurs d'un CDI ne sont pas forcément reliés à une imprimante,
locale ou en réseau. C'est parfois un choix délibéré, pour limiter le nombre des
impressions. Il pourrait être utile tout de même qu'un élève puisse dans ce cas
différer une impression en la récupérant sous forme d'un fichier éditable
ultérieurement (ou ailleurs). Pour cela, on peut installer une imprimante virtuelle
permettant de produire des fichiers au format Pdf qui pourront être édités à l'aide
du logiciel gratuit Acrobat Reader. Voici comment procéder :
Installer le logiciel PDFCreator
PDFCreator est un logiciel libre et gratuit qui peut être installé sur tous les postes de l'établissement ou
bien chez soi.
 Cliquer sur le lien suivant : télécharger PDFCreator ;
 Enregistrer le logiciel d'installation (sur votre bureau, par exemple) ;
 Exécuter ensuite (ouvrir) ce fichier nommé PDFCreator-1_3_2_setup.exe ;
 Au cours de la procédure d'installation, conserver ou modifier si nécessaire les choix proposés :
o langue : français,
o "Je comprends et j'accepte les termes du contrat de licence",
o installation standard,
o nom de l'imprimante : PDFCreator,
o dossier de destination : C:\Program Files\PDFCreator,
o ne pas définir Yahoo! comme moteur de recherche par défaut (décocher),
o ne pas installer l'extension internet de PDFCreator (décocher),
o nom du dossier du menu Démarrer : PDFCreator,
o conserver les valeurs par défaut des tâches supplémentaires,
o installer...
Récupérer au format Pdf le résultat d'une recherche "Elèves"
Avec le Client Bcdi
Lorsqu'on souhaite conserver sous forme d'un fichier Pdf le résultat d'une recherche effectuée à l'aide
de l'interface html de Bcdi, il est souvent intéressant de sélectionner l'option d'affichage "Tout au
format liste" ou "Bibliographique" (selon l'interface choisie).
 Cliquer sur le bouton d'impression ;
 Sélectionner l'imprimante PDFCreator dans la zone de sélection de
l'imprimante ;
 Cliquer sur le bouton Imprimer ;
 La fenêtre de paramétrage de l'impression PDFCreator s'affiche. Vous pouvez saisir un titre
pour votre document, puis cliquer sur le bouton Enregistrer ;
 Sélectionner un dossier (le Bureau, Mes Documents, etc.), saisir un nom pour votre fichier et
cliquer sur le bouton Enregistrer ;
Page 36
 Selon le paramétrage, vous obtenez éventuellement un aperçu de votre document avec Acrobat
Reader. Sinon, vous pouvez exécuter le fichier Pdf à l'emplacement où vous l'avez enregistré
pour le visualiser ;
 Ce fichier peut ensuite être copié ou déplacé à l'emplacement de votre choix (clé USB, dossier
en réseau, ...) pour une exploitation ultérieure.
Avec un navigateur et Bcdiweb
Lorsque vous disposez de Bcdiweb et que vous consultez votre base à l'aide d'un navigateur, vous
pouvez de la même manière récupérer le résultat de votre recherche en utilisant PDFCreator.
 Afficher le résultat de votre recherche au format "Liste" ou "Bibliographique" ;
 Taper la combinaison de touche Ctrl - P de façon à afficher la fenêtre de paramétrage de votre
impression ;
 Sélectionner l'imprimante PDFCreator ;
 Cliquer sur le bouton Imprimer pour démarrer PDFCreator ;
 La procédure est ensuite identique à celle décrite au point précédent.
Avec d'autres logiciels...
Lorsque vous avez installé PdfCreator, vous pouvez ensuite "imprimer" au format Pdf tous les
documents que vous gérez avec d'autres logiciels (textes, images, feuilles de calcul, messages, etc.) en
utilisant le menu d'impression de votre logiciel et en sélectionnant l'imprimante virtuelle PDFCreator.
Page 37
Comment saisir une notice sans utiliser la souris ? (2)
Plus haut, page 8, nous vous indiquions quelques raccourcis-clavier pour être plus rapide dans la saisie
des notices. Avec la nouvelle version 2.0 de Bcdi Abonnement, d'autres raccourcis sont disponibles
pour une saisie plus performante.
Pour passer d'un champ à l'autre
Avec l'apparition des onglets "Description bibliographique" et "Analyse documentaire" des écrans
de catalogage, il est utile de noter que le raccourci
permet de passer d'un onglet à l'autre
Pour disposer d'une aide à la saisie
met en minuscules non accentuées le contenu d'un champ écrit en
majuscules
écrit la date du jour
Pour récupérer la valeur d'un index
(lorsqu'on en affiche les valeurs à l'aide de la touche F2)
permet de copier la liste dans le presse-papier de Windows
permet de se déplacer à la fin de la liste
permet de se déplacer au début de la liste
permet de descendre d’une page dans la liste
permet de remonter d’une page dans la liste
Pour gérer l'ensemble de la notice
permet d'afficher tout le contenu de la notice générale et des notices
associées (au format html)
permet d'enregistrer la fiche (dans la base sur le disque)
permet de dupliquer la fiche existante affichée (et de créer une fiche préremplie)
permet d'initialiser l’écran (en créant une fiche vide)
Bonne saisie !
Page 38
Comment repérer dans Bcdi les ressources en ligne dont le lien
n'est plus actif ?
On peut décrire avec Bcdi des ressources sur l'Internet pour qu'elles soient présentées aux élèves en
résultat de leurs recherches. Dans ce cas, il est important d'effectuer une veille et un suivi de ces
ressources afin de repérer les liens "morts", correspondant aux pages web qui ont disparu ou dont
l'adresse a changé.
Pour les notices de l'abonnement Mémodocnet, ce travail est effectué par le CRDP de PoitouCharentes, qui renvoie régulièrement un fichier à jour de ces ressources. En revanche, lorsqu'il s'agit
de notices qu'on a saisies, il peut être utile de disposer d'un outil permettant de faciliter cette veille.
Voici une procédure pour vérifier les liens de son fichier Ressources :
Dans Bcdi
"Nettoyer" le fichier Ressources
Si nécessaire, il faut d'abord éliminer du fichier Ressources toutes les fiches inutiles qui ne sont plus
liées à aucun autre fichier (cela vous évitera d'effectuer une veille sur des fiches qui n'ont plus d'utilité
dans votre base).Une fiche du club BCDI décrit très bien cette opération.
Créer un rapport
S'il n'existe pas déjà, il faut créer un rapport très simple, effectué à partir du fichier Ressources, qui
inclut uniquement le champ Adresses :
 En mode Gestionnaire, Outils - Édition des rapports - Assistant ;
 Reprendre un rapport modèle : choisir Non ;
 Ce rapport sera utilisé depuis une recherche en : choisir Ressources ;
 Ajouter le champ Adresses puis cliquer sur le bouton Terminer ;
 Nom du fichier : RessourcesLiens puis cliquer sur le bouton Enregistrer.
Créer une liste des adresses gérées
 En recherche gestionnaire experte de Ressources, sélectionner les ressources Internet (exclure
si nécessaire celles gérées par Poitiers dans le cadre des Memodocnets), avec l'équation :
o Dans Bcdi Abonnement 2009 v. 2.0x :
Support = ~Internet~ sauf Identité = mdno Pour les versions précédentes :
(Support N. = ~Internet~ ou Support = ~Internet~) sauf (Identité D. = mdn- ou
Identité N. = mdn-)
 Format de sortie : Rapports, sélectionner votre rapport créé (RessourcesLiens.fr3) ;
 Résultats sur : Disque ;
 Bouton Éditer, choisir le format MsWord ;
 Enregistrer le rapport dans un dossier personnel (Mes documents, par exemple), Nom
du fichier : adressesbcdi.txt (avec l'extension txt, ce sera plus facile pour l'étape suivante).
Page 39
Dans Xenu
Xenu est un logiciel spécialisé dans le test de liens. Ces tests pourront s'effectuer sur la liste que vous
venez d'exporter avec Bcdi. Si nécessaire, installer Xenu en le téléchargeant sur son site
(http://home.snafu.de/tilman/XENU.ZIP#Nouvelle) puis en exécutant le fichier setup.exe se trouvant
dans le fichier compressé xenu.zip.
Ouvrir ensuite Xenu et le paramétrer de la manière suivante :
 Au menu : Options - Préférences ;
 Maximum level : 0
 Cocher (ou laisser coché) dans la zone Report les lignes : Broken links, ordered by link et
Statistics ;
 Valider avec OK.
Effectuer enfin l'opération de test de vos liens :
 Cliquer dans les menus : File - Check URL list (test) ;
 Chercher dans le dossier où vous l'avez enregistré et ouvrir le fichier adressesbcdi.txt créé avec
Bcdi ;
 Laisser se dérouler la vérification ;
 Lorsque s'affiche la fenêtre Do you want a report ?, Cliquer Oui.
Le rapport affiche toutes les adresses testées, et plus intéressant, à la fin, les adresses "mortes" (partie
"Broken links, ordered by link").
Correction des fiches Ressources
Ces adresses peuvent ensuite être recherchées et corrigées ou supprimées dans Bcdi :
 Clic droit sur l'adresse dans le rapport de Xenu, puis cliquer sur Copier l'adresse du lien ;
 Dans Bcdi, en Recherche gestionnaire de Ressources, saisir l'équation : Adresse =, clic droit
derrière "=", puis cliquer sur Coller ;
 Rechercher et éditer la fiche Ressources pour la corriger (si on retrouve l'adresse valide de la
ressource) ou bien pour la supprimer...
Page 40
Comment afficher, à partir d'un exemplaire, les derniers prêts
effectués ?
On peut afficher la liste des prêts associés à un exemplaire de façon rapide en utilisant les outils
standards de Bcdi, ou bien en créant un rapport.
Utiliser les outils intégrés de la recherche gestionnaire de Prêts
 Avec Bcdi Abonnement, en menu Gestionnaire, sélectionner au menu Recherche, Recherche
Gestionnaire, Prêts ;
 Saisir une équation de recherche permettant de sélectionner l'Exemplaire souhaité ;
Par exemple : Exemplaire = ~Une tête bien faite : exploitez vos ressources intellect [15322]~
(ou bien à partir du numéro de l'exemplaire, ou de son code à barres, par exemple).
 Puis lancer la recherche ;
 Cocher la case : fiches en ligne ;
 Éditer ;
La fenêtre Edition des prêts apparaît, avec la liste de tous les prêts correspondant à ce titre.
 En cliquant avec le bouton droit de la souris sur l'entête de colonne Code Prêt, on classe ces
prêts par ordre antéchronologique, avec le plus récent sur la première ligne ;
 Un double-clic sur une ligne permet d'éditer la fiche du prêt.
Utiliser un rapport
Il serait possible de créer un rapport permettant d'afficher directement une liste personnalisée et de
l'imprimer.
Créer le rapport
En menu gestionnaire, sélectionner au menu Outils, Édition des rapports, Assistant
 En mode Gestionnaire, Outils - Édition des rapports - Assistant ;
 Reprendre un rapport modèle : choisir Non ;
 Ce rapport sera utilisé depuis une recherche en : choisir Prêts ;
 Ajouter Exemplaire, Emprunteur et les champs désirés (par exemple Classe, Sorti le) ;
 Cliquer sur l'onglet Groupes puis Ajouter Exemplaire ;
 Cliquer sur l'onglet Disposition, saisir un titre pour le rapport (par exemple : Liste des prêts
associés à un exemplaire), puis fixer éventuellement les paramètres selon convenance ;
 cliquer sur le bouton Terminer ;
 Nom du fichier : ListePrêtsExemplaire (par exemple) puis cliquer sur le bouton Enregistrer.
Exploiter le rapport
 En recherche gestionnaire experte de Prêts, sélectionner un exemplaire comme décrit plus haut.
 Format de sortie : Rapports, sélectionner votre rapport créé (ListePrêtsExemplaire.fr3) ;
 Classer les fiches par :
1 > Exemplaire (un clic sur Exemplaire)
2 < Code Prêt (deux clics sur Code Prêt) ;
 Bouton Éditer.
Page 41
Comment contrôler après bulletinage le bon déroulement de
l'importation des Mémofiches (à partir de la version Bcdi
Abonnement 2009 -v. 2.0x) ?
Lorsqu'on a importé des Mémofiches, après avoir bulletiné ses numéros de périodiques au fur et à
mesure de leur réception, il peut être utile de contrôler le bon déroulement de cette opération. Il s'agit
en effet de vérifier que les notices saisies, pour lesquelles on a généralement créé un exemplaire, aient
bien été reconnues au moment de l'importation, pour qu'elles soient liées aux notices des articles
dépouillés.
Les notices qui n'ont pas été repérées comme correspondant à une notice importée n'ont ainsi aucune
notice de partie, et un doublon de cette notice générale a été créé avec tous les articles associés.
Voici comment procéder pour repérer ces notices générales de périodiques qui "doublonnent" et
retrouver un état correct des données de sa base :
Repérer les notices posant problème
En Recherche Gestionnaire de Notices
L'équation suivante permet de sélectionner toutes les notices générales qui n'ont pas de notices de
parties :
Liste Notices = Vide
Dans notre cas, lorsqu'on souhaite restreindre la sélection aux périodiques saisis lors d'une période
définie, on définira une équation du type :
Liste Notices = Vide et Support = ~Périodique~ et Date saisie > ~jj/mm/aaaa~ et
Date saisie < ~JJ/MM/AAAA~
(où jj/mm/aaaa et JJ/MM/AAAA sont les dates extrêmes de la période considérée)
Vous pouvez éditer le résultat de votre recherche, en cochant éventuellement la case : Fiches
en ligne, et en cliquant sur le bouton Titre pour un classement par titres du résultat si
nécessaire (aucun titre de périodique dépouillé par le CRDP de Poitou-Charentes ne devrait
apparaître ici).
Cette équation peut être enregistrée pour une utilisation ultérieure. Cliquer pour cela sur le bouton
Enregistrer et donnez un nom à votre équation, par exemple ControleMMF (sans accent). Au
prochain contrôle d'une importation de Mémofiches, vous cliquerez sur le bouton Rappeler puis sur ce
fichier pour récupérer l'équation.
En cas de doublons indésirables
Lorsque l'opération précédente met en évidence des notices sans parties pour des périodiques
bulletinés, dépouillés et importés dans le cadre des Mémofiches, on peut procéder de la manière
suivante pour corriger la base :
 Repérer et noter à partir des données d'une notice générale importée (qui existe en doublon sans
exemplaires d'une de vos notices) le Titre de la notice (nom et numéro de collection), la valeur
saisie dans la zone Numéro de collection, la valeur de la zone Collection ;
 Supprimer cette notice générale ;
 Comparer avec les valeurs que vous aviez saisies sur la notice préexistante, pour laquelle vous
aviez créé des exemplaires, et corriger ces valeurs afin qu'elles correspondent strictement aux
valeurs de la notice Mémofiche. C'est la condition nécessaire pour qu'elle soit reconnue lors
d'une importation ;
 Procéder ainsi pour tous les doublons de votre importation ;
 Effectuer à nouveau l'importation de votre dernier envoi de Mémofiches. Seules les notices que
vous avez supprimées seront importées et se raccrocheront correctement cette fois à votre
notice.
Page 42
Comment afficher une fenêtre modale cachée qui "bloque"
Bcdi ?
Lorsqu'on effectue des opérations avec Bcdi comme une reconstruction des index, une petite fenêtre
s'affiche à la fin pour signaler que l'opération est terminée. D'autres fenêtres de ce type peuvent
apparaître pour informer du résultat d'une opération ou d'une mise à jour, etc. Ces fenêtres sont dites
modales, elles mobilisent le clavier et l'écran dans l'attente d'une réponse ou d'une validation
obligatoire.
Dans certain cas, cette fenêtre modale se retrouve cachée ("sous" la fenêtre principale de Bcdi), et le
logiciel apparaît comme '"bloqué", car il attend une réponse à une fenêtre qui n'est pas visible !
Il est utile de pouvoir afficher cette fenêtre pour pouvoir continuer à travailler normalement avec le
logiciel, sans devoir l'arrêter brutalement avec Ctrl-Alt-Suppr. Voici comment procéder :
 Afficher le bureau en appuyant en même temps sur les touches
Windows (entre Ctrl et Alt) et D ;
 Appuyer sans la lâcher sur la touche Alt et une fois sur la touche Tab ;
vous obtenez une fenêtre au milieu de l'écran présentant toutes vos
applications en cours d'utilisation (s'il y en a plus d'une, évidemment) :
Les différentes icônes représentent vos logiciels dont vous avez ouvert une session (représentée par des
boutons en bas dans la barre des tâches). Le cadre bleu (ici sur Microsoft Word) doit être placé sur
Bcdi ou sur la fenêtre modale si elle apparaît de manière distincte.
 Si nécessaire, sans lâcher la touche Alt, appuyer successivement sur la touche Tab pour placer
le curseur (cadre bleu) sur l'icône voulue.
La fenêtre sélectionnée s'affiche, et la fenêtre modale apparaît. Au besoin, testez l'ouverture des
différentes fenêtres à l'aide d'Alt-Tab, jusqu'à ce que vous puissiez répondre ou valider et poursuivre
le travail avec votre logiciel...
Page 43
Comment trouver et récupérer des notices de livres à partir de
services en ligne ?
Lorsqu'on informatise son fonds, il est utile de pouvoir alléger le travail de catalogage en récupérant
des données bibliographiques. De nombreux "réservoirs" de notices de documents divers (romans,
documentaires, manuels scolaires, etc.), gratuits ou payants, sont accessibles en ligne. Voici quelques
adresses utiles, et quelques indications pour les exploiter :
Récupérer des notices de la BNF avec MoCCam
MoCCam-en-ligne (Mon Catalogue Collectif A Moi) est un service gratuit de récupération de notices
de livres au format Unimarc, intégrables directement dans Bcdi. On y récupère en particulier des
notices de la BNF (de bonne qualité et renseignant précisément la description bibliographique), au
moyen d'une interface qui permet d'effectuer des recherches et de gérer des paniers pour vos sélections
de notices à télécharger.
Mode opératoire pour s'inscrire, utiliser le service et récupérer les notices dans Bcdi.
Récupérer des notices à partir d'autres services en ligne gratuits
De nombreuses structures proposent de télécharger des notices de livres :
 la Cyberlibrairie du SCÉRÉN,
 l'ONISEP,
 de nombreux sites académiques,
 des sites de l'enseignement privé, …
Ces notices sont proposées au format Mémonotices (XML, MMN) ou Unimarc, directement
importables dans Bcdi, ou bien en un format compressé (Zip, Rar, …). Dans ce cas, il faudra utiliser
un logiciel de décompactage (7zip, winzip, …) pour obtenir un ou plusieurs fichiers au format
Mémonotices ou Unimarc que vous pourrez importer dans Bcdi.
Voici deux adresses utiles :
 une page du site Savoirs-CDI qui propose des liens vers des sites où vous pourrez récupérer des
données ;
 une page du site des documentalistes de l'académie de Besançon qui propose de nombreuses
notices en téléchargement et des liens vers des sites utiles.
Récupérer des notices à partir de MemoElectre ou de MemoElectre Plus
MemoElectre est un service proposé par Electre et le CRDP de Poitou-Charentes. Il propose de
rechercher et de récupérer dans Bcdi des notices retraitées, correspondant aux ouvrages de la quasi
totalité de l’édition francophone de fictions et de documentaires des cinq dernières années. Ces notices
incluent notamment un résumé et une indexation Motbis. Le service MemoElectre permet de
télécharger 200 notices complètes.
MemoElectre Plus est proposé sous forme d'un abonnement annuel et donne accès à l'intégralité de la
base Electre mise à jour quotidiennement soit 1,3 millions de notices de livres et de documents
multimédias.
MemoElectre et MemoElectre Plus permettent également l'enrichissement de l'affichage du
résultat des recherches pour de nombreux ouvrages, dans Bcdi, Bcdiweb et e-sidoc, sous forme
d'imagettes représentant les premières de couverture, ou de liens vers les sommaires, les biographies
des auteurs et/ou des quatrièmes de couverture.
Page 44
Comment éditer des lettres de rappel électroniques avec Bcdi
Abonnement ?
Lorsqu'on gère les retards de prêt, on a le choix d'éditer sur papier des lettres de rappel individuelles ou
des listes à afficher, ou bien d'éditer des relances par courriel. Avec le développement des ENT et des
usages d'internet par nos publics, l'édition des lettres de rappel par mél apparaît de plus en plus comme
une solution performante et économique. Pour mettre ceci en œuvre avec Bcdi abonnement, voici
comment procéder :
Renseigner le fichier des Emprunteurs
Il faut évidemment que le champ "Mél" de la fiche "Emprunteurs" soit renseigné pour que les
emprunteurs puissent recevoir des lettres de rappel par courriel. C'est un gros travail de saisie, mais qui
peut être progressif. Au moment de l'envoi des lettres de rappel, on enverra une version "électronique"
à tous les emprunteurs pour lesquels on aura saisi une adresse électronique, et une version "papier" aux
autres.
Paramétrer votre Client Bcdi pour l'envoi de messages électroniques
 Aller dans Outils - Gestion des paramètres locaux, dans la rubrique "Paramètres de
courrier électronique
"
 Complétez les zones :
o Serveur de messagerie : avec l'adresse du serveur de messagerie sortant (SMTP) ; c'est
la même adresse que celle que vous fournissez à votre client de messagerie (Outlook ou
Thunderbird). Si vous ne la connaissez pas, demandez-la à votre administrateur réseau.
o Adresse mél de retour : correspond à votre adresse mèl, celle à laquelle vos usagers
pourront vous répondre.
o Paramètres du serveur de messagerie : à laisser avec leurs valeurs par défaut, sauf si
votre gestionnaire réseau vous précise de changer ces valeurs.
 Validez en enregistrant (bouton "disquette")
Page 45
Éditer les lettres de rappel
 Allez dans Gestion du prêt - Gestion des retards.
 Pour n'envoyer une lettre de rappel électronique qu'aux seuls emprunteurs disposant d'une
adresse mél, saisissez l'équation : tout sauf Mél = vide.
 Lancez la recherche, éditez, choisissez la date limite.
 Sur la fenêtre "Sortie sur", cochez la case "Courrier électronique", validez avec Ok.
 Une fenêtre d'information indique le nombre de méls envoyés.
 Pour envoyer ensuite une lettre de rappel aux emprunteurs ne disposant pas d'une adresse mél,
saisissez l'équation : Mél = vide, et procédez comme vous le faites habituellement pour
l'édition de vos rappels sur papier.
Page 46
Tout savoir sur la mise à jour du thesaurus
Depuis juin, un grand nombre de professeurs documentalistes ont mis à jour leur logiciel Bcdi et
disposent maintenant de sa dernière version 2.2x. Il nous paraît utile de compléter cette mise à jour par
celle du thesaurus, si ne n'est pas déjà fait, de façon à disposer de la dernière version Motbis 2011.
Pourquoi mettre à jour le thesaurus ?
Disposer d'un thesaurus à jour pour
 optimiser l'indexation lors de la saisie,
 récupérer des notices correctement décrites,
 optimiser la recherche documentaire, en particulier lorsqu'elle porte sur de nouveaux concepts
ou sur des concepts qui ont évolué.
C'est particulièrement utile lorsqu'on sait que le tri par pertinence réalisé par les moteurs de recherche
(e-sidoc, Bcdi, Bcdiweb) lors de l'affichage des résultats prend fortement en compte les descripteurs du
thesaurus.
Pour en savoir plus sur Motbis, sa construction, son évolution, voir le site officiel de ce thesaurus.
Vous y trouverez en téléchargement pour chaque version du thesaurus les tables de correspondance,
les nouveaux concepts, les nouveaux descripteurs et non descripteurs, etc.
Comment connaître ma version du thesaurus ?
La version actuelle de Motbis est la version 2011, avec 21433 descripteurs.
Pour connaître le nombre de termes du thesaurus de votre base, passez par votre menu gestionnaire
Outils, puis Statistiques fichiers.
À partir de cette valeur, vous pouvez déterminer la version de votre thesaurus à l'aide de la table de
correspondance disponible sur les pages d'accès à la mise à jour du thesaurus de votre espace client.
Quelle que soit votre version postérieure à Motbis 3, avec Bcdi 2.07 (ou plus récent) vous pourrez
passer vers la version la plus récente.
Page 47
Comment effectuer la mise à jour ?
La mise à jour du thesaurus se fait par l'intermédiaire d'un client, il n'est donc pas nécessaire de
travailler sur le poste serveur de Bcdi.
 En passant par votre espace client et son onglet Mon accompagnement Bcdi, cliquez sur
Téléchargement des mises à jour, accédez à la rubrique
Langages et cliquez sur la dernière version du thesaurus
proposée (Motbis 2011).
 Si vous possédez une version de Bcdi postérieure à 2.07,
cliquez ensuite sur la flèche rouge pour accéder à la page où
vous trouverez la description illustrée de la mise à jour de votre
thésaurus.
 Suivez attentivement la procédure pas à pas proposée. Astuce :
cliquez avec le bouton droit de la souris sur le lien vers le fichier à télécharger, puis sur
Enregistrer la cible sous... de façon à pouvoir choisir le dossier temp de votre dossier Bcdi.
 Il est fortement conseillé d'effectuer la sauvegarde proposée, de façon à se protéger d'un
accident éventuel.
Pour mettre à jour le thesaurus d'une autre base que vous utilisez, cette procédure est à reproduire à
partir de l'espace gestionnaire de chacune des bases que vous utilisez.
Qu'est-ce qui est modifié dans ma base ?
Au moment de la mise à jour du thesaurus, Bcdi va rajouter les mots-clés de la base à votre indexation,
comme candidats descripteurs. Il se sert ensuite d'une table de correspondance. Si le terme est présent
dans la table de correspondance, il est remplacé par la nouvelle forme, sinon, il est conservé tel quel.
Bcdi va reconstruire ensuite la base, ce qui va effectuer la détermination du champ de chaque terme :
 les termes non trouvés dans le nouveau thésaurus sont basculés en mots clés ;
 si, en descripteur, on a à la fois un terme générique et un terme spécifique, seul le terme
spécifique est conservé.
Il n'y a donc aucune perte d'information dans votre fichier de notices...
Pour en savoir plus, vous pouvez consultez la page de l'aide de bcdi, dans votre logiciel ou en ligne.
Page 48
Comment chercher des fictions par Genre avec e-sidoc ?
Avec la version actuelle du moteur de recherches d'e-sidoc, il n'est pas possible d'effectuer une
recherche de fictions par Genre, en recherche simple ou en recherche avancée. Seul l'administrateur du
portail dispose d'un mode de recherche "experte" qui lui permet d'accéder à un ensemble plus
important de critères, dont le champ Genre.
Ce type de recherche sera accessible pour tous dans le cadre de l'abonnement 2012 à la Solution
Documentaire (Bcdi / e-sidoc). En attendant, il peut être utile de pouvoir proposer à nos usagers une
solution provisoire. Voici comment procéder :
Construire une adresse d'accès direct à l'interface de recherche experte
 Saisir l'adresse de votre portail.
Par exemple 0XXXXXXX.esidoc.fr (où 0XXXXXXX est le code RNE de votre établissement).
 Ajouter à cette adresse le paramètre : /search.php?action=Expert.
Ce qui donne : 0XXXXXXX.esidoc.fr/search.php?action=Expert.
 Valider pour accéder à cette adresse.
L'adresse ainsi obtenue peut être enregistrée comme favori sur les postes du Cdi, ou bien mise à
disposition sous forme d'un lien à partir d'un document en ligne, par exemple.
Effectuer une recherche par Genre
 Ouvrir la fenêtre "Tous les critères", puis cliquer sur Genre.
 Sélectionner le ou les genres souhaités, Valiser avec "OK" puis cliquer sur le bouton
"Chercher".
 On obtient la liste des fictions pour le ou les genres sélectionné(s).
Page 49
Comment paramétrer un calendrier dans Bcdi pour les retours
de prêt ?
Lorsqu'on gère le prêt des documents avec Bcdi, la date de retour est
calculée par le logiciel en fonction des paramètres de durée de prêts
(15 jours par défaut). On communique aux emprunteurs cette date de
retour prévu, au moment du prêt ou à l'occasion de lettres de rappel.
Parfois cette date correspond à un jour férié, à un jour de fermeture
du CDI, ou bien à des vacances scolaires.
Il peut être utile de pouvoir définir dans Bcdi les jours "ouvrables"
pour que le logiciel les prenne en compte lorsqu'il calcule les dates
de retour, de telle manière qu'elles correspondent toujours à des jours
d'ouverture du CDI. Voici comment procéder :
Définir les jours de fermeture de la semaine et les jours fériés
 Dans Bcdi, accédez à votre menu gestionnaire ;
 Au menu Gestion du prêt : Paramètres de prêt - Gestion d'un calendrier ;
 Placez-vous sur la période voulue en cliquant sur les flèches en haut à gauche ou
sur les flèches en haut à droite, en vous déplaçant d'année en année (flèches
doubles) ou de mois en mois (flèches simples) ;
 Sélectionnez les jours de la semaine où le CDI est fermé sur la zone Jours de la semaine ;
 Cliquez sur le bouton Fermeture : les jours de fermeture apparaissent en rouge ;
 Pour définir un jour férié, cliquer sur la date voulue (le 1er mai par exemple), puis sur le bouton
Fermeture de la zone Période ;
 Cliquez sur le bouton Enregistrer, puis sur Ok pour valider vos choix.
Définir une période de fermeture pour les congés scolaires
 Dans la fenêtre Gestion du calendrier, cliquez sur le 1er jour de la période de congés et
étendez la sélection jusqu'au dernier jour ;
 Les dates « Début de période » et « Fin de période » sont renseignées dans la zone Période
en bas de la fenêtre. Elles peuvent encore être modifiées si nécessaire ;
 Cliquez sur le bouton Fermeture de la zone Période : les jours de congés apparaissent en
rouge ;
 Cliquez sur le bouton Enregistrer, puis sur Ok pour valider vos choix.
Communiquer, échanger des calendriers
Lorsque vous avez défini le calendrier des jours ouvrables de votre CDI, vous pouvez récupérer ces
données pour les utiliser dans une autre base, ou pour faire profiter vos collègues de votre travail.
Le fichier de ces données se nomme Calendrier.cld et se trouve dans le dossier de votre base (par
défaut, pour votre base principale, le sous-dossier data du dossier bcdiserv). Ce fichier peut être
copié, communiqué, et collé dans le dossier de n'importe quelle autre base. Les données de votre
calendrier remplaceront alors celles de l'ancien calendrier de cette base.
Page 50
Comment traiter les images et photos pour qu'elles soient
intégrables dans e-sidoc ?
Lorsqu'on a activé le portail e-sidoc avec son système de gestion de contenu (CMS), on est invité à
intégrer des images pour illustrer les actualités, les articles, ou bien pour créer une galerie de photos
(après s'être assuré des droits de publication de ces images, cela va de soi...). Les fichiers provenant
d'un appareil photo numérique, ou bien de documents scannés sont souvent trop volumineux pour être
transférés en l'état vers le site d'e-sidoc, et les tentatives échouent avec un message d'erreur.
Il peut donc être utile de savoir traiter ces images à l'aide d'un logiciel approprié, de manière à ce que
leur transfert s'effectue correctement. Voici comment procéder :
Installation et/ou lancement d'un logiciel de traitement d'images
Nous vous proposons d'utiliser un logiciel libre, gratuit et couramment
utilisé : Gimp. D'autres logiciels peuvent faire l'affaire s'ils sont déjà
installés sur votre poste (Photofiltre, Paint.net, etc.). Voici comment
procéder pour installer Gimp :
- Aller sur la page du site Framasoft qui décrit l'outil ;
- Cliquer sur le lien en bas de page : Téléchargement immédiat pour
Windows ;
- Attendre l'affichage de la fenêtre de téléchargement, si rien ne se passe
cliquer sur : direct link ;
- Valider le téléchargement, puis exécuter le programme téléchargé ;
- Se laisser guider par l'outil d'installation du logiciel.
Comment redimensionner une image avec Gimp ?
Exécuter le logiciel à partir du menu Démarrer ou de l'icône sur le bureau ;
Se placer sur la fenêtre Editeur d'images GIMP ;
Cliquer sur les choix des menus Fichier – Ouvrir ;
Aller dans son dossier pour sélectionner le fichier image, en sélectionnant par double-clic les
emplacements qui conviennent dans la liste des unités disponibles (cadre Raccourcis) ;
- L'image s'affiche ;
- Cliquer sur les choix des menus Affichage – Zoom - 100% pour avoir un aperçu de l'image telle
qu'elle sera visible sur un écran ;
- Cliquer sur les choix des menus Image - Échelle et taille de l'image... ;
- Définir si nécessaire une résolution de 72 pixels/in (pour une utilisation sur le web : courriels,
publication)
- Définir une largeur convenable (450 pixels conviennent pour une image à transférer vers e-sidoc) ; la
hauteur sera calculée automatiquement ;
- Cliquer sur le bouton Échelle ;
- Cliquer sur les choix des menus Fichier - Enregistrer sous... pour enregistrer l'image sous un nom
que vous choisissez et dans le dossier voulu.
Pour vous aider : un tutoriel vidéo.
-
Pour aller plus loin et apprendre à utiliser Gimp
-
Mes premiers pas
Une documentation au format pdf (391 pages !)
Le guide sur le site de Gimp
Page 51
Petite sitographie
Voici une sélection de quelques ressources utiles disponibles en ligne pour une bonne maîtrise des
outils Bcdi et e-sidoc :
-
-
-
L'Espace Doc Web du CRDP de l'académie de Lyon, qui propose de nombreuses fiches / tutoriels
sur l'installation et les fonctionnalités de Bcdi et d'e-sidoc ;
Les "Fiches d’aide pour BCDI Collège-lycée abonnement" sur le site du CRDP de l'académie de
Dijon, qui propose quelques fiches pour la maintenance des outils de la Solution Documentaire, la
gestion des rapports, des nomenclatures, des droits... ;
Des liens vers des fiches pratiques et des tutoriels pour l'installation et l'utilisation de Bcdi et
d'esidoc, proposés par le Crdp d'Aquitaine ;
Sur le site de l'académie de Versailles, un ensemble de documents détaillés et illustrés : les "Fiches
techniques BCDI" présentant les opérations d'installation et de mise à jour des différents outils de la
Solution documentaire et les "Notes pratiques d’utilisation du logiciel BCDI ;
Quelques "Fiches pédagogiques sur BCDI" disponibles sur le site du CRDP de l'académie
d'Amiens (installations et mises à jour, étiquettes pour les cotes, travailler avec plusieurs base…);
Sans oublier les pages du site du Club Bcdi du CRDP de Poitou-Charentes, qu'on ne présente plus !
Page 52
Index
A
Anonymer les fiches de prêt....................27
B
Bcdiweb....................................................16
Bibliographies dynamiques..................29
Logos Onisep.......................................32
Bibliographies dynamiques......................29
Blocage Bcdi............................................43
Bulletinage...............................................42
C
Calendrier................................................50
Clavier (raccourcis)..........................4, 8, 38
Copie d'écran...........................................10
E
e-sidoc
CMS......................................................51
Recherche............................................49
Emprunteurs
Mot de passe........................................12
F
Fenêtre modale........................................43
I
Image
Copie d'écran.......................................10
Traitement............................................51
Index
Imprimer.................................................4
Indicateurs
Graphiques...........................................20
Installation
Icône de lancement......................5, 6, 11
Paramétrage d'Internet Explorer..........22
L
Lettres de rappel......................................23
Courriels...............................................45
M
MemoElectre............................................44
Mémofiches..............................................42
Mise à jour
Généralités...........................................14
Thesaurus............................................47
MoCCam..................................................44
Mot de passe...........................................12
O
Onisep......................................................34
P
PDFCreator..............................................36
Prêts
Anonymer.............................................27
Code à barres.......................................18
Consultation.........................................41
Droits....................................................15
Journal....................................................7
Paramétrage.........................................50
Problèmes d'affichage avec le client.......22
R
Recherche
e-sidoc..................................................49
Imprimer...............................................36
Récolement..............................................25
Récupérer des notices.............................44
Ressources en ligne
Maintenance.........................................39
S
Saisie
Caractéristiques des champs...............30
Sitographie...............................................52
T
Thesaurus................................................47
Page 53

Trucs et astuces BCDI - CRDP de l`académie de Besançon

Transcription

Documents pareils

Initiation à BCDI et au thésaurus en 6e

L`alimentation du dauphin : ça peut faire flipper

ECJS : exposés– grille d`évaluation

Réalisation d`un dossier de CCF en Histoire/Géographie

EXERCICE 200 Conseil d`administration – Séance n° Délibération n

Comment gérer les identifiants et les mots de passe des

Secrétaire comptable

Comment réinstaller le système Bcdi (serveur et bases)

Initiation à la recherche documentaire via le portail E

CV_caraveo - Carpensud