les repères du référentiel

Transcription

C H A P I T R E
L’organisation
des informations
5
PLAN DU CHAPITRE
Situation professionnelle
Applications
Virtual Média Services SA
1. Concevoir un système de fichiers – Tracer
des fiches descriptives
2. Créer un dictionnaire des données – Tracer
un MCD
Les repères du référentiel
1. La gestion des dossiers
2. L’organisation de l’information en fichiers
3. L’organisation des données en SGBDR
Entraînement à l’examen
Pomco
SITUATION PROFESSIONNELLE
Dénomination :
Virtual Média Services SA, filiale du groupe Impex, société holding
S I T U A T I O N Adresse
P R O F :E S S I O N44Navenue
E L L EGeorges Pompidou – 92300 Levallois Perret
Activité :
Marché :
Effectif :
Cabinet de conseil en stratégie spécialisé dans le commerce
international, s’appuyant sur un réseau mondial de correspondants
Toutes entreprises européennes appartenant à des secteurs
d’activités exportables
279 personnes, dont 125 consultants au siège de Levallois Perret
© NATHAN/VUEF—La photocopie non autorisée est un délit.
CONTEX TE
Une croissance rapide de la société VMS a contraint les responsables à un recrutement
massif de consultants. Chaque consultant se voit confier un portefeuille de clients et
de prospects, qu’il est chargé de valoriser.
La croissance des effectifs a été accompagnée par celle de l’outil informatique. Chez
VMS, chaque employé est doté d’un micro-ordinateur de bureau, les portables étant
plutôt réservés aux consultants. Un même poste de travail peut être assigné à plusieurs utilisateurs (à des moments différents), mais un utilisateur ne se voit affecter
qu’un seul et unique poste de travail, pour des raisons évidentes de sécurité.
L’ensemble de l’équipement informatique est connecté à un réseau local afin de partager les données.
Les applications logicielles sont installées directement sur les postes de travail. Ceci pose
au département informatique d’importants problèmes de maintenance et de gestion
des licences : il est difficile de connaître le détail des logiciels installés sur un poste de
travail donné. De même, l’affectation exacte des postes au personnel est mal cernée.
La maintenance des matériels est confiée à plusieurs sociétés de service. Tout poste
de travail est nécessairement couvert par un contrat de maintenance. Un contrat inclut
généralement plusieurs postes. Le serveur de réseau et la connectique sont maintenus
directement par la société mère Impex.
MISSION
VMS vient de recruter et d’affecter à son département informatique une ingénieure
système et réseau, spécialiste des bases de données, Linda Gianni. Cette dernière souhaite intervenir en priorité sur la gestion du parc informatique. Elle vous associe à l’étude
préalable qui conduira à la constitution d’une base de données cohérente qu’elle décide
de nommer « MATLOG » (matériel et logiciels).Votre mission consiste à repérer les objets
et les données élémentaires et les règles de gestion qui permettront d’y parvenir.
Thème 1 _ La gestion et l’organisation de l’information
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RÉFLEXION
1. Énumérez les conséquences négatives prévisibles de la gestion actuelle du parc
informatique chez VMS.
2. Sur quels aspects faut-il agir en priorité ?
3. Comment pensez-vous répondre aux attentes de Mme Gianni ? Quelle méthode
comptez-vous adopter ?
RÉSOLUTION
1. Dégager les conséquences négatives
Les conséquences négatives d’un défaut de gestion du parc informatique sont de trois
ordres :
– organisationnel : retards dans l’exécution des tâches, baisse de productivité ;
– commercial : mécontentement des clients, détérioration de l’image de marque ;
– financier : augmentation des coûts de maintenance.
2. Déterminer les priorités de l’action
Le domaine le plus sensible est celui des licences logicielles : il faut vérifier sans délai
que les installations effectuées sont autorisées, car l’utilisation de copies illégales est
un délit très grave. Dans l’hypothèse où le nombre maximum autorisé d’installations
aurait été dépassé, VMS devrait immédiatement procéder à la désinstallation, soit
acquérir des licences nécessaires pour se mettre en conformité.
3. Choisir une méthode
– Quels objets la future base de données va-t-elle gérer ?
Ils sont au nombre de quatre : les postes de travail, les employés, les logiciels et les
contrats de maintenance.
– Quels vont être les éléments descriptifs de ces objets ? leurs caractéristiques ?
L’étude des documents actuellement utilisés par le département informatique permet
de dresser le tableau suivant :
Objets
Postes de travail
Employés
Licences logicielles
Contrat de maintenance
Éléments descriptifs
Numéro de poste, marque de l’ordinateur, modèle, capacité de la
mémoire centrale, capacité du disque
Numéro de l’employé, nom, prénom, service d’affectation, fonction
remplie
Numéro de licence, nom du logiciel, version, éditeur, nombre
maximum d’installations autorisées
Numéro de contrat, nom de la société, numéro de téléphone,
personne à contacter
Objets en relation
Employés
Licences logicielles
Contrats
maintenance
Postes de travail
Un poste de travail
est affecté à un ou
plusieurs employés,
un seul poste est
attribué à un
employé.
Un logiciel peut être
installé sur plusieurs
ordinateurs, un
ordinateur peut être
équipé de plusieurs
logiciels.
Un poste de travail
est toujours couvert
par un contrat de
maintenance, mais
un contrat peut
couvrir plusieurs
postes.
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– Comment les objets ainsi décrits vont-ils entrer en relation ? À quelles règles de
gestion doivent-ils être soumis ?
LES REPÈRES DU RÉFÉRENTIEL
Lorsque deux personnes échangent de l’information au cours d’une conversation, d’un entretien, l’information reçue est dite non structurée.
Exemple : une demande téléphonique de renseignement relative à un produit, émanant
d’un prospect. Les réponses faites à ce dernier sont fonction de l’ordre dans lequel il a
posé ses questions, des problèmes particuliers qu’il a soumis à son interlocuteur.
Le même cas de figure se présente lorsque l’information est émise par plusieurs sources distinctes.
Exemple : plusieurs articles de journaux, ou sites Internet, relatent et commentent un
même fait. Les descriptions, les appréciations en sont naturellement différentes.
Du point de vue de l’entreprise, l’information non structurée, ou non organisée, présente de nombreux inconvénients :
– elle est souvent redondante et devient, par le fait, surabondante ;
– elle peut être partielle, ou même contradictoire ;
– lorsque l’information provient de sources différentes, elle est dispersée, donc
hétérogène, et sa pertinence est irrégulière.
Elle n’est donc pas formatée : sa forme, sa constitution en sont imprévisibles.
En résumé, la faible qualité de l’information non structurée la rend difficilement assimilable en l’état par le système d’information de l’entreprise, qu’il
s’agisse de traitements manuels ou, a fortiori, automatisés. Or, selon Bruno
Rambaud, P-DG de Thalès Communication, 80 % de l’information reçue par
l’entreprise se présentent sous forme non structurée. Cette proportion
démontre l’importance que revêt la mission première de l’assistant(e) de direction : collecter l’information, contribuer à la modéliser, à l’organiser sur un
support adapté, en vue de rendre possible son traitement, c’est-à-dire sa valorisation par le système d’information de l’entreprise.
Lorsque l’assistant(e) de direction intervient dans le cadre de l’aide à la décision ou à l’information qu’il (elle) apporte à son chef de service, il (elle) est
en charge de la préparation et de la mise en forme de dossiers, sous forme
papier ou électronique, qu’il lui revient de constituer et d’organiser.
Les performances d’un système d’information dépendent directement de son
aptitude à représenter les nombreux objets du monde réel avec lesquels l’entreprise entretient des relations. Les spécialistes de l’architecture de ces
systèmes parlent de modélisation ou de structuration. Cette modélisation des
données peut être plus ou moins fidèle.
Lorsque l’assistant(e) collabore au système d’information de l’entreprise, il
(elle) participe à la structuration des informations, soit dans le cadre de
fichiers, soit dans celui de bases de données relationnelles. Il est admis que
les systèmes de gestion de bases de données relationnelles (SGBDR) offrent des
performances supérieures à celles des systèmes de gestion de fichiers (SGF).
1. La gestion des dossiers
Dans l’entreprise, le terme « dossier » peut recouvrir des réalités diverses. On
distingue notamment les dossiers thématiques des dossiers de classification.
A. Les dossiers thématiques
Leur objet consiste à regrouper divers documents, issus généralement de
sources différentes, et à réaliser une synthèse d’informations autour d’un thème
central, généralement relatif à un problème ou à une étape du développement
de l’entreprise. Dans le cadre de l’aide à la décision, il revient à l’assistant(e) de
direction de rédiger une note de synthèse ou un rapport. Ce document, partie
intégrante du dossier, permettra au décideur d’opérer des choix raisonnés.
Exemple : chez VMS, un dossier d’exportation vers le Ghana, décrivant diverses opportunités dans ce pays, préparé par l’assistant(e) de direction pour le compte des
consultants opérant dans cette zone.
71
Chapitre 5 _ L’organisation des informations
En résumé, dans ce type de dossiers, l’assistant(e) de direction est donc doublement impliqué(e).
1. La préparation
– Collecte de documents significatifs, dont le volume doit rester raisonnable.
– Rédaction du document de synthèse.
2. La présentation (ou mise en forme)
– Adoption d’une structure interne où le document de synthèse est présenté
en première position, suivi des différents documents annexés.
– Présence d’une pagination, exposée généralement dans le cadre d’un sommaire.
B. Les dossiers de classification
Ces dossiers permettent de rassembler de façon cohérente des documents
relatifs à une entité, c’est-à-dire une classe d’individus, au sens statistique du
terme, que l’entreprise rencontre nécessairement dans son exploitation :
clients, fournisseurs, employés, produits, postes de travail, etc. Ce type de
dossiers appartient au système de classement de l’entreprise. Il s’apparente à
une organisation des données en fichier à traitement manuel. En effet, il
regroupe, dans des sous-dossiers (chemises), les documents papier relatifs
aux individus, dont la conservation est juridiquement obligatoire. La structure adoptée est généralement la suivante :
Dossier de l’entité de référence
Sous-dossier de l’individu n o 1
Exemple : dans le cadre de la gestion du dossier des équipements informatiques de
VMS, si l’entité retenue est le poste de travail :
– les licences d’utilisation des logiciels en service dans l’entreprise ;
– le contrat de maintenance relatif à ce poste.
Le choix de l’entité de référence du dossier est important, car il détermine
largement son utilisation ultérieure : complément (ajout, retrait, mise à jour)
ou consultation (accès) des informations contenues dans le dossier.
Exemples : l’assistant(e) de direction éprouvera des difficultés à classer les périphériques en réseau, comme certaines imprimantes, précisément partagées entre plusieurs
postes.
De même, lorsque l’assistant(e) devra établir la liste des utilisateurs des divers logiciels
en service dans l’entreprise, il (elle) devra prendre en compte les éléments suivants :
– un poste de travail est généralement partagé par plusieurs utilisateurs ;
– sur un poste déterminé, un utilisateur ne se sert pas nécessairement de tous les logiciels installés.
En conclusion, l’organisation d’un dossier doit être réfléchie et décidée en
fonction de l’utilisation, de la fréquence et des types d’accès prévus.
2. L’organisation de l’information en fichiers
Les fichiers permettent de représenter, dans le système d’information de l’entreprise, un ensemble d’individus (entité) qui présente des propriétés
communes.
Exemple : on décide que tout employé de l’entreprise est décrit par les propriétés suivantes : un numéro d’employé ; un nom patronymique ; une fonction ; un service ; un
numéro de poste de travail.
Le fichier « Employé » peut se schématiser sous deux formes distinctes et complémentaires.
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Document relatif à l’individu n°o 1
A. La forme successive (ou individuelle, par fiche)
N° : 1
N° : 2
N° : 3
NOM : Dupont
NOM : Durand
NOM : Durand
FONCTION : Assistant
FONCTION : Ingénieur
FONCTION : Technicien
SERVICE : Informatique
POSTE DE T. : 3
POSTE DE T. : 1
POSTE DE T. : 2
Champ
Valeur
Dans cette représentation, chaque individu occupe une fiche, dont la structure (le « dessin ») est strictement identique. Pour un individu donné (un
enregistrement), chaque propriété est un champ qui reçoit une valeur. Une
telle collection de fiches, rangées dans un support adapté (tiroir, meuble,
rayonnage), est le prototype des fichiers à traitement manuel.
Dans l’entreprise, ces fiches bristol sont habituellement classées en ordre
alphabétique des noms patronymiques lorsqu’il s’agit de fichiers concernant
des personnes (clients, fournisseurs, employés…). Lorsque le nombre des
fiches s’accroît, le risque de confusion par homonymie augmente.
Exemple : supposons que plusieurs employés possèdent le même patronyme
(« Durand »). Il convient alors d’attribuer un numéro à chaque fiche et de les ranger dans
l’ordre croissant de cet indicatif. Si la sécurité du classement augmente, le numéro
d’une fiche n’est pas en lui-même significatif, au contraire du nom patronymique.
Pour faciliter les recherches, il est indispensable que l’assistant(e) crée un
document annexe au classement, nommé « répertoire » ou « index ». Il est
constitué d’un tableau contenant les noms des personnes, classés alphabétiquement, leur prénom et le numéro de la fiche correspondante.
Répertoire (index)
NOMS
…
DUPONT
DURAND
DURAND
…
PRÉNOMS
…
Paul
Alain
Jacques
…
NOS
de fiche
…
36
176
255
…
Les fiches sont
classées dans
l’ordre croissant
des numéros.
B. La forme simultanée (ou tabulaire)
Dans cette formalisation en tableau, les colonnes représentent les champs
(propriétés de l’entité) et les lignes les enregistrements (individus).
– À l’intersection d’une colonne et d’une ligne, on trouve une valeur correspondant donc à la fois à un champ et à un enregistrement.
– La première ligne du tableau ne comporte pas de valeurs (ou données) mais
des libellés qui sont les noms de champs. Il s’agit de l’enregistrement type.
En effet, sa structure s’impose à tous les autres enregistrements du fichier.
– Les lignes suivantes représentent les enregistrements (les données) et décrivent les individus appartenant au fichier. Chaque individu constitue un
article ou une occurrence du fichier.
Nom du champ
Clé d’index
NUMÉRO
1
2
3
4
…
NOM
Dupont
Durand
Durand
Duval
…
FONCTION
Assistant
Ingénieur
Technicien
Technicien
…
SERVICE POSTE DE T.
3
Informatique
Informatique
1
Informatique
2
3
Informatique
…
…
Enregistrement type
Enregistrement ou
occurrence n° 2
Valeur du champ « Fonction » pour l’enregistrement n° 4
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Le champ le plus à gauche remplit une fonction particulière, celle d’identifiant (clé d’index). Il permet d’identifier sans ambiguïté les enregistrements
par un numéro en ordre croissant (compteur). Ainsi, deux ou plusieurs enregistrements ne peuvent avoir le même numéro (absence de doublons). Cette
clé permet ainsi de les distinguer dans le cas où ils seraient homonymes
(même valeur) pour un autre champ.
Exemple : deux employés dont le champ « NOM » possède comme valeur « DURAND ».
C. La structure d’un fichier
Il est utile, pour les informaticiens, pour les utilisateurs du fichier, de disposer d’un document descriptif de sa structure. Il s’agit d’un document papier.
Exemple : le descriptif de la structure du fichier « Employé ».
FICHE DESCRIPTIVE D’UN FICHIER
Nom du fichier
Nombre d’enregistrements
Champs clé d’index
: Employé
: 275
: Noemp
ARTICLE TYPE
NATURE DU CHAMP
MNÉMONIQUE TYPE
Numéro d’ordre (ou matricule)
Nom patronymique
Fonction exercée
Poste de travail occupé
Date d’embauche
Cumul de la rémunération annuelle
Droit au congé individuel de formation
…
NOEMP
NOMEMP
FONC
POSTE
DATEMB
REMAN
CIF
…
N
C
C
N
D
N
L
…
DIM.
4
20
20
3
8
8
1
…
DÉC.
2
…
La première colonne indique la nature du champ en clair, tandis que la
seconde spécifie le nom du champ en abrégé, tel qu’il figure dans le système
de gestion de fichiers. Les trois dernières colonnes indiquent respectivement
le type, la dimension (en caractères ou en positions numériques) et le nombre
de décimales, lorsque le champ est de type numérique.
Le tableau suivant résume les cas de figure possibles.
TYPE
EXEMPLES
C
Chaîne de caractères
Nom patronymique, adresse, etc.
Permet de représenter un libellé. « Durand », « 22 rue des Fleurs »…
N
Numérique
Permet de représenter
un nombre entier ou décimal.
Le champ « REMAN » pourra représenter
au maximum le chiffre 99999,99
puisqu’il contient huit positions
numériques, dont deux décimales.
Noter que la virgule occupe une position.
D
Date
Permet de représenter
une date avec divers formats.
« 02/01/03 » ou « 02/01/2003 »
Les séparateurs occupent une position.
L
Logique
Permet d’indiquer si
une affirmation est
vraie (Oui) ou fausse (Non).
Si le champ logique « CIF » vaut N, le
salarié n’a pas droit au congé individuel
de formation ; s’il vaut O, c’est
l’inverse…
D. Les limites de l’organisation des données en fichiers
D’un point de vue informatique, les SGF se révèlent peu adaptés lorsque le
nombre des fichiers est important (supérieur à 15) et l’on constate fréquemment :
– une dégradation des performances des traitements ;
74
ABRÉV.
– des difficultés croissantes de maintenance et de mise à jour ;
– un manque d’évolutivité lors de la modification de la structure d’un fichier.
Par exemple, l’ajout ou la suppression d’un champ oblige l’informaticien à
modifier l’application elle-même, c’est-à-dire le programme qui exploite le
fichier en question.
L’inconvénient le plus grave est celui des redondances de données. Certains
fichiers sont, en pratique, dupliqués dans les divers services de l’entreprise.
Exemple : le service du personnel détiendra un exemplaire du fichier « Employé ». Le
département informatique en détiendra également une copie.
Cette multiplication des fichiers représente un risque majeur quant à l’intégrité des données de l’entreprise.
Exemple : si l’employé Duval change de fonction, toutes les copies du fichier
« Employé » devront être mises à jour simultanément. Dans l’hypothèse inverse, seuls
certains exemplaires du fichier « Employé » seront à jour. Le système d’information de
l’entreprise se trouvera alors dans un état d’incohérence : selon le fichier interrogé, l’utilisateur obtiendra soit l’ancienne, soit la nouvelle fonction de Duval. De nombreuses
erreurs risquent ainsi d’être générées dans les traitements.
Les limites des SGF sont ainsi atteintes et les entreprises sont conduites à
migrer vers une autre organisation de leurs données : les systèmes de gestion
de bases de données relationnelles.
3. L’organisation des données en SGBDR
L’innovation principale des SGBDR consiste à unifier les données de l’entreprise.
Exemple : dans le cas présenté ci-dessus, il n’existera plus qu’un seul champ « Fonction »
de l’employé Duval. Donc, si la valeur de ce champ est modifiée (par exemple, de
« Technicien » à « Ingénieur »), cette mise à jour sera effectuée une fois pour toutes et
n’exigera aucune duplication. En contrepartie, le SGBDR de VMS devra permettre le
partage de la ressource « Employé » entre les différents utilisateurs potentiels : service
du personnel, département informatique, etc.
En pratique, ce partage n’est possible que si l’entreprise dispose d’un réseau
informatique local et d’une architecture dite « Client/Serveur1 ».
Les principaux avantages procurés par les SGBDR sont au nombre de trois :
– simplification de la mise à jour des données ;
– garantie de la cohérence des données. Les spécialistes parlent d’intégrité
référentielle ;
– indépendance des données et des applications. La modification de la structure des données n’a aucune influence sur les programmes informatiques qui
les exploitent.
La modélisation des informations d’une entreprise en bases de données relève
de la compétence des informaticiens. Cependant, l’assistant(e) de direction
peut être associé(e) à ce processus, que cette tâche soit confiée à une SSII
(société de service et d’ingénierie informatique) ou traitée en interne par le
département informatique. Dans tous les cas, un processus d’audit est engagé,
qui consiste en une étude précise du système d’information de l’entreprise.
Lors de cette phase, l’assistant(e) de direction apporte la connaissance approfondie des données et des procédures dont il (elle) dispose.
Exemples : la gestion des commandes, des livraisons, de la facturation, etc.
Sans être un(e) spécialiste, l’assistant(e) de direction doit donc être initié(e)
aux principes de cette modélisation, préparatoire à l’organisation des informations de l’entreprise en base de données relationnelle, pour être en mesure
de se comporter en interlocuteur(trice) avisé(e) des informaticiens.
1. Architecture visant à répartir, sur un réseau informatique, une application entre une ou plusieurs unités
fonctionnelles qui émettent des requêtes (côté client) et l’unité fonctionnelle qui traite ces requêtes (côté
serveur).
75
Dans le domaine des SGBDR, plusieurs méthodes de modélisation sont envisageables. En France, le modèle « Entité/Association », connu également sous
le nom de « méthode MERISE », est le plus employé et sera donc étudié.
Avant de parvenir à l’élaboration du modèle conceptuel des données (MCD),
qui est le véritable « plan » de la future base de données, la modélisation
MERISE comporte cinq phases principales :
– l’élaboration du dictionnaire des données et l’énoncé des règles de gestion
de la base de données ;
– la détermination des entités et des associations ;
– la détermination des identifiants ;
– la détermination des cardinalités ;
– le tracé du MCD proprement dit.
Il faut envisager ensuite les règles qui permettent de passer du MCD au
modèle logique de données (MLD). La dernière étape consiste à construire la
base de données sous un SGBDR comme Access.
A. L’élaboration du dictionnaire des données et l’énoncé des règles de gestion
L’assistant(e) de direction est activement associé(e) à ces deux tâches.
1. L’élaboration du dictionnaire des données
Dans la phase d’audit du système d’information, il s’agit d’en recenser les
objets élémentaires dans un document de référence : le dictionnaire des
données. Pratiquement, l’observation des documents existants, papier ou
informatiques (bons de commande, factures, écrans, structure de fichiers,
etc.), permet d’établir la liste exhaustive des données à partir desquelles les
traitements s’effectuent.
Exemple : pour la base MATLOG, le dictionnaire des données peut se présenter ainsi.
Base MATLOG – Dictionnaire des données
NUMEMP
NOM
PNOM
SERV
FONC
NUMORDI
MARQ-MOD
Libellé
DATINST
Numéro d’employé
Nom patronymique
Prénom
Service d’affectation
Fonctions occupées
Numéro du PC affecté
Marque et modèle
de l’ordinateur
S’agit-il d’un portable ?
Capacité RAM (en Mo)
Capacité disque (en Go)
Numéro de licence
du logiciel
Nom du logiciel
Version du logiciel
Éditeur du logiciel
Quantité d’installations
autorisées
Date d’installation
NUMCONT
SOC
ADR
TEL
CONTACT
Numéro du contrat de maint.
Nom de la société de maint.
Adresse de cette société
Numéro de tél. de la société
Nom de la personne contact
PORT
RAM
DD
NUMLIC
NOMLOG
VERS
EDIT
MAXINST
76
Type
Dim.
Déc.
Contraintes
Numérique
Texte
Texte
Texte
Texte
Numérique
Texte
4
20
10
5
15
3
20
< ou = à 9 999
Logique
Numérique
Numérique
Numérique
1
3
2
3
Oui ou non
< ou = à 999
< ou = à 99
< ou = à 999
Texte
Texte
Texte
Numérique
15
8
20
3
< ou = à 999
Date
8
Numérique
Texte
Texte
Texte
Texte
3
20
40
15
20
< ou = à 999
Format :
xx/xx/xx
< ou = à 999
Mnémonique
2. L’énoncé des règles de gestion de la base de données
Les données étant cataloguées dans le dictionnaire, il est indispensable d’identifier les règles de gestion et de décision qui gouvernent ces données dans
l’entreprise. C’est par l’examen précis des procédures que les informaticiens
recueillent ces règles, connues des opérateurs et de l’assistant(e) de direction.
Ces règles sont d’une importance primordiale pour concevoir la future base.
Exemple :
Voici le rappel de ces règles pour la base MATLOG :
– un employé utilise un poste de travail et un seul. En revanche, un poste de travail peut
être affecté à plusieurs employés, à des moments différents ;
– un contrat de maintenance peut concerner plusieurs postes de travail. À l’inverse, un
poste de travail n’est couvert que par un seul contrat ;
– un logiciel peut être installé sur plusieurs postes. Symétriquement, le département
informatique installe généralement plusieurs logiciels sur un même poste.
B. La détermination des entités et des associations
1. Le repérage des entités et des propriétés
Une entité est une classe d’individus, physiques ou abstraits, présentant des
propriétés ou attributs communs.
Exemples : des clients, fournisseurs, employés, licences d’utilisation de logiciels, etc.
Une propriété est une caractéristique qui décrit et précise une entité.
Exemples : la propriété NOM décrit l’entité EMPLOYÉ ; la propriété MAXINST l’entité
LICENCE.
L’examen attentif du dictionnaire des données montre que les cinq premières
données (NUMEMP, NOM, PNOM, SERV, FONC) sont des propriétés qui
appartiennent à l’entité EMPLOYÉ. La méthode MERISE symbolise les entités
de la façon suivante :
EMPLOYÉ
Numemp
Nom
Pnom
Serv
Fonc
LICENCE
Numlic
Nomlog
Vers
Edit
Maxinst
POSTE DE TRAVAIL
Numordi
Marq-Mod
Port
Ram
Dd
CONTRAT
Numcont
Soc
Adr
Tel
Contact
Nom de l’entité
Liste des propriétés
2. Le repérage des associations ou relations
Les entités entretiennent des relations significatives entre elles, que l’on
nomme associations. Ces liens, de nature dynamique, sont exprimés par des
verbes et symbolisés comme suit :
CONTRAT
Numcont
Soc
Adr
Tel
Contact
POSTE DE TRAVAIL
Numordi
Marq-Mod
Port
Ram
Dd
Concerne
Les associations peuvent également comporter des propriétés. Considérons
l’association des entités POSTE DE TRAVAIL et LICENCE :
POSTE DE TRAVAIL
Numordi
Marq-Mod
Port
Ram
Dd
Installe
Datinst
Propriété de l’association
LICENCE
Numlic
Nomlog
Vers
Edit
Maxinst
En effet, la propriété DATINST ne décrit ni le poste de travail, ni la licence
du logiciel, car celle-ci peut être installée plusieurs fois. Elle dépend en fait
de son installation effective sur un poste déterminé.
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C. Le repérage des identifiants et des dépendances fonctionnelles
Une entité présente toujours une propriété particulière : l’identifiant. Cette
propriété remplit deux fonctions :
– elle permet, comme son nom l’indique, d’identifier sans ambiguïté les
occurrences de l’entité. Ceci exclut donc que deux ou plusieurs individus
puissent avoir le même identifiant. Cette clé permet ainsi de les distinguer
dans le cas où, par exemple, ils seraient homonymes (même valeur) pour une
autre propriété ;
Exemple : aucun employé ne peut avoir le même numéro qu’un autre, car NUMEMP est
l’identifiant de l’entité EMPLOYÉ.
– elle détermine les autres propriétés de l’entité.
Exemple : quand on connaît le numéro d’un employé, on accède nécessairement à son
nom, son prénom, son service, etc. Ces propriétés sont déterminées par le numéro d’employé. Ainsi, il est certain qu’au numéro d’un employé donné correspond une valeur et
une seule de la propriété NOM.
C’est ce que les informaticiens nomment la dépendance fonctionnelle et
qu’ils symbolisent ainsi : NUMEMP ➞ NOM, PNOM, SERV, FONC.
La propriété identifiante d’une entité est soulignée et placée en tête de liste :
EMPLOYÉ
Numemp
Nom
Pnom
Serv
Fonc
On peut remarquer que la date d’installation d’un logiciel ne dépend ni du
numéro d’ordinateur, ni du numéro de la licence. Ceci explique que DATINST
est une propriété de l’association INSTALLE.
On notera : NUMORDI, NUMLIC ➞
/ DATINST.
D. Le calcul des cardinalités minimum et maximum des associations
Considérons l’association CONCERNE reliant les entités CONTRAT et
POSTE DE TRAVAIL.
1. Les cardinalités minimum
Il s’agit d’énoncer le nombre de fois minimum où l’entité est concernée par
l’association.
Exemple : en appliquant les règles de gestion énoncées plus haut, un poste de travail
quelconque est couvert au minimum par un contrat de maintenance. De même, un
contrat concerne au minimum un poste de travail : un contrat qui ne couvrirait aucun
poste est inconcevable.
C’est le nombre de fois maximum où l’entité est concernée par l’association.
Exemple : toujours selon les règles de gestion, un poste de travail quelconque n’est
couvert au maximum que par un seul contrat de maintenance : un poste qui ferait l’objet
de plusieurs contrats de maintenance représenterait un gaspillage de ressources. En
revanche, un contrat peut concerner plusieurs postes de travail, au maximum n postes.
Ces cardinalités sont reportées ainsi sur le schéma :
CONTRAT
Numcont
Soc
Adr
Tel
Contact
Cardinalité minimum
1,n
1,1
Concerne
Cardinalité maximum
78
POSTE DE TRAVAIL
Numordi
Marq-Mod
Port
Ram
Dd
Virgule
2. Les cardinalités maximum
E. Les relations exprimant une contrainte d’intégrité fonctionnelle
Voici le tableau à simple entrée qui illustre l’association CONCERNE, ainsi
que la vision ensembliste correspondante.
NUMORDI
1
2
3
4
5
n
Vision ensembliste
NUMCONT
1
1
3
2
2
…
Contrat
(père)
Poste de travail
(fils)
On peut remarquer que le numéro de poste n’est présent qu’une fois dans la
première colonne, alors qu’un numéro de contrat peut être répété dans la
seconde colonne, par le fait qu’un contrat de maintenance concerne un ou
plusieurs postes de travail. Ce type de relation – dans laquelle est présente
au moins une cardinalité 1,1 – est appelée « contrainte d’intégrité fonctionnelle » (CIF). Une CIF ne comporte jamais de propriété.
Une contrainte d’intégrité fonctionnelle exprime en fait une dépendance fonctionnelle entre deux entités. Elle est le signe d’une relation hiérarchique (ou
relation père-fils), dans laquelle une entité (le fils) est entièrement déterminée
par une autre (le père). C’est une conséquence du fait évident que, dans une
relation « père-fils », un « fils » n’a qu’un seul « père »…
Exemple : dans le cas présent, la connaissance d’un poste de travail permet de connaître
de façon certaine l‘unique contrat qui le concerne. L’entité CONTRAT (père) détermine
l’entité POSTE DE TRAVAIL (fils). À noter que l’inverse n’est pas vrai.
F. Les relations autres que les CIF
Exemple : si l’on envisage la relation entre l’entité POSTE DE TRAVAIL et l’entité LICENCE,
le calcul des cardinalités donne les résultats suivants :
– un poste de travail peut être équipé de zéro (hypothèse d’un nouveau poste de travail
qui vient d’être livré à VMS), une ou plusieurs licences (cardinalités 0,n) ;
– une licence logicielle « en volume » est destinée à être installée sur plusieurs postes
de travail, mais, au moment de sa livraison, elle n’est encore installée sur aucun poste
(cardinalités 0,n).
POSTE DE TRAVAIL
Numordi
Marq-Mod
Port
Ram
Dd
Installe
0,n
0,n
Datinst
LICENCE
Numlic
Nomlog
Vers
Edit
Maxinst
Voici le tableau qui illustre l’association INSTALLE et sa propriété DATINST :
1
N
U
M
O
R
D
I
1
2
3
4
5
6
n
NUMLIC
3
2
10/12/0N
01/09/0N
4
n
01/09/0N
21/12/0N
05/06/0N
21/12/0N
04/06/0N
13/11/0N-1
04/06/0N
05/06/0N
79
Il s’agit d’un tableau à double entrée, où toute installation est indiquée grâce
à sa date. Par exemple, on constate que la licence 3 a été installée 4 fois sur
les postes 2, 3, 4 et 6. De même, le poste 6 a été configuré avec les licences
1 et 3, respectivement le 04/06/0N et le 05/06/0N. La licence n° 4 vient d’être
achetée et n’est pas encore en service.
Voici la vision ensembliste correspondante :
Licence
Poste de travail
G. Le modèle conceptuel des données (MCD)
Un MCD est un schéma formel permettant de décrire les données intervenant
dans un système d’informations, ainsi que les relations existant entre ces informations de façon non ambiguë. Le formalisme utilisé est complètement dégagé
de toutes considérations techniques de stockage des données (supports physiques
de l’information), ainsi que de la nature des traitements qui seront appliqués
(manuels ou automatiques). L’objet du MCD est de nature sémantique2.
Exemple : le tracé du MCD de la base de données MATLOG.
0,1
Utilise
0,n
1,1
Concerne
1,n
POSTE DE TRAVAIL
Numordi
Marq-Mod
Port
Ram
Dd
0,n
Installe
Datinst
0,n
LICENCE
Numlic
Nomlog
Vers
Edit
Maxinst
CONTRAT
Numcont
Soc
Adr
Tel
Contact
Pierre angulaire de la méthode MERISE, le MCD est suivi d’une formalisation organisationnelle des données et des traitements à l’aide d’un autre
modèle : le modèle logique des données (MLD). C’est à partir du MLD que
l’utilisateur peut passer au modèle physique et créer concrètement la structure de la base de données qu’il souhaite développer sous un logiciel SGBDR
comme Access.
2. La sémantique est l’étude scientifique de la signification. Elle recouvre plusieurs niveaux de données,
allant du sens des mots à celui des phrases, aux relations sémantiques entre phrases dans le discours.
80
EMPLOYÉ
Numemp
Nom
Pnom
Serv
Fonc
H. Passer du MCD au MLD
Le MLD est une représentation, sous forme de relations, du système tel qu’il
sera exploité par le SGBDR. Voici les règles du passage du MCD au MLD.
1. Règle n° 1
Toute entité du MCD devient une relation dans le MLD.
– les propriétés de l’entité deviennent des attributs ;
– l’identifiant devient la clé primaire de la relation.
Exemple :
EMPLOYÉ
Numemp
Nom
Pnom
Serv
Fonc
Nom de la relation
Relation EMPLOYÉ (Numemp, Nom, Pnom, Serv, Fonc)
La clé primaire est soulignée
Attributs de la relation
2. Règle n° 2
Une association qui présente une cardinalité à 1,1 se réécrit en portant dans
la relation FILS la clé primaire de la relation PÈRE :
– l’attribut Numcont ainsi ajouté devient une clé étrangère dans la relation
FILS. Par convention, on le complète par le symbole # ;
– l’attribut Numcont# n’est pas clé primaire de la relation POSTE DE TRAVAIL.
En revanche, il l’est dans la relation CONTRAT.
Exemple :
CONTRAT
Numcont
Soc
Adr
Tel
Contact
1,1
1,n
Concerne
POSTE DE TRAVAIL
Numordi
Marq-Mod
Port
Ram
Dd
Père
Fils
Relation CONTRAT (Numcont, Soc, Adr, Tel, Contact)
Relation POSTE DE TRAVAIL (Numordi, Marq-Mod, Port, Ram, Dd, Numcont#)
3. Règle n° 3
Toute association dont les cardinalités maximum sont égales à N devient une
relation dans le MLD :
– les identifiants des deux entités deviennent ensemble la clé primaire de la
relation ; pris individuellement, ils sont clés étrangères et donc terminés par
le symbole # ;
– la ou les propriétés de l’association deviennent attributs de la relation.
Exemple :
POSTE DE TRAVAIL
Numordi
Marq-Mod
Port
Ram
Dd
0,n
Installe
0,n
Datinst
LICENCE
Numlic
Nomlog
Vers
Edit
Maxinst
Relation INSTALLE (Numordi#, Numlic#, Datinst)
Exemple : ainsi, le MLD de la base MATLOG s’établit comme suit.
EMPLOYÉ (Numemp, Nom, Pnom, Serv, Fonc, Numordi#)
POSTE DE TRAVAIL (Numordi, Marq-Mod, Port, Ram, Dd, Numcont#)
INSTALLE (Numordi#, Numlic#, Datinst)
LICENCE (Numlic, Nomlog, Vers, Edit, Maxinst)
CONTRAT (Numcont, Soc, Adr, Tél, Contact)
81
I. Passer du MLD à la structure physique relationnelle sous Microsoft Access
Une table est un ensemble d’attributs (champs) significativement associés, qui
devient une même entité. Elle correspond totalement à la notion de relation,
définie dans le MLD.
1. Règle n° 1, la création des tables
– Chaque relation décrite dans le MLD donne lieu à la création d’une table3.
– Chaque attribut donne lieu à la création d’un champ dont on spécifie le
type et longueur.
– L’attribut clé primaire donne lieu à la création d’un champ indexé sans doublons.
– L’attribut clé étrangère donne lieu à la création d’un champ indexé avec
doublons.
2. Règle n° 2, la création des liens
3. Il n’est pas possible, dans le cadre de cet ouvrage, de fournir un mode opératoire précis sur la création de
tables et des liens.
4. idem que note 3.
82
– La présence d’une clé étrangère induit la création d’un lien entre deux
tables, car le symbole # n’est pas interprété par le SGBDR.
– Pour créer un tel lien sous Access4, il faut, avec la souris, cliquer sur la clé
primaire de la table « source » et « déposer » le curseur sur la clé étrangère
(terminée par le #) de la table « liée ». Il faut également appliquer l’intégrité
référentielle en cochant la case correspondante.
En ce qui concerne la base MATLOG, on obtient le résultat suivant :
APPLICATIONS
Concevoir un système de fichiers – Tracer des fiches descriptives
S I T U AT I O N
La société Vartrust emploie 200 personnes. Le personnel de l’entreprise est apprécié annuellement par les chefs de service, sous la responsabilité du DRH, au moyen d’une fiche bristol individuelle dénommée « Fiche annuelle de notation », dont un modèle est joint en annexe.
Assistant(e) du DRH, celui-ci vous implique dans l’informatisation de ce processus.
CONSIGNES
Plusieurs solutions sont possibles : fichiers, bases de données… Cependant, à titre d’étude préliminaire, le DRH vous charge d’étudier une organisation en terme de fichiers. Il vous laisse libre
de lui proposer la solution que vous jugerez la meilleure.
1. Établissez la fiche descriptive du fichier « Salarié » et celle du fichier « Notation ».
2. Pouvez-vous justifier auprès de votre responsable qu’il faille impérativement séparer les
données relatives au salarié de celles qui concernent l’appréciation proprement dite en deux
fichiers distincts ?
Annexe
Société VARTRUST
FICHE ANNUELLE DE NOTATION (20..)
SALARIÉ(E)
NOM
MATRICULE DATE NAIS. FONCTION
SERVICE
NOTATION
NOM DU CHEF DE SERVICE
CRITÈRE GÉNÉRAUX
Assiduité
NOTE/10 ATTITUDE AU TRAVAIL NOTE/10
Qualité du travail fourni
Ponctualité
Respect des consignes
Compétence
professionnelle
Sens de l’initiative
Rapidité d’exécution
Recherche du meilleur
résultat
Sens du travail en équipe
Ordre et méthode
TOTAL/50
TOTAL/50
TOTAL/100
Proposé(e) pour une promotion Proposé(e) pour une formation Proposé(e) pour une mutation Thème 1 _ La gestion et l’organisation de l’information
83
APPLICATIONS
Créer un dictionnaire des données – Tracer un MCD
S I T U AT I O N
Vous êtes assistant(e) de direction à Unity, une grande surface d’électroménager réservée aux
personnes fonctionnaires et assimilées. Un nouveau client doit se rendre à l’accueil pour se faire
délivrer une « carte client » (annexe 1). Muni de cette carte, il peut accéder au magasin et faire
les achats qu’il désire. Une facture lui est délivrée pour chaque achat (annexe 2). Le responsable
d’Unity, M. Gorain, souhaite informatiser cette procédure en créant une base de données relationnelle.
CONSIGNE
M. Gorain vous associe à ce projet. Il vous demande de concevoir le dictionnaire des données
ainsi que le MCD correspondant.
Annexe 1 Modèle de carte client
UNITY
Carte client
NOM DU CLIENT : Delmotte
PRÉNOM : Gilbert
N° CLIENT : 12568
ADRESSE : 13 rue des Fleurs
CODE POSTAL : 83500 VILLE : La Seyne-sur-Mer
DATE D’ÉTABLISSEMENT DE LA CARTE : 13/05/N
MONTANT DU CRÉDIT AUTORISÉ : 2 000 €
Annexe 2 Modèle de facture éditée
UNITY
Date : 13/05/N
Gilbert DELMOTTE
13 rue des Fleurs
83500 LA SEYNE-SUR-MER
Facture
RÉFÉRENCE
TV745
MO219
LH025
DÉSIGNATION
TV SAMSUNG WS28W63NS
PACKARD BELL Imedia 2223
LAMPADAIRE HALOGÈNE noir
MODE DE RÈGLEMENT : comptant 84
crédit PU HT QTÉ
499,00 1
1 000,00 1
30,34 2
TOTAL
499,00
1 000,00
60,68
TOTAL HT
MONTANT TVA
TOTAL TTC (€)
1 559,68
305,70
1 865,38
N° FACTURE : 020512789
N° CLIENT : 12568
ENTRAÎNEMENT À L’EXAMEN
Pomco
D’après sujet d’examen BTS Assistant de direction 2001
Pomco fabrique des pompes et des compresseurs utilisés dans les secteurs du bâtiment, de la
mécanique et de la construction navale.
Vous assistez M. Couturier, chef du département qualité du site de Valoy, dans le Pas-de-Calais.
Les missions du département qualité sont :
• de vérifier la conformité de la production aux normes ISO définissant l’assurance qualité ;
• d’assister tous les services au niveau de la qualité ;
• de contrôler les fournisseurs et la qualité des fournitures extérieures ;
• de gérer les incidents qualité fournisseurs.
Nos outils informatiques sont-ils adaptés ?
La gestion du contrôle des fournitures extérieures s’effectue actuellement à l’aide de plusieurs
bases de données indépendantes.
Vous pensez qu’il serait préférable de disposer d’une seule base de données mais vous devez
justifier votre choix auprès du directeur du département informatique.
Vous avez commencé à rédiger le cahier des charges, que vous lui remettrez pour obtenir les
modifications souhaitées (annexe).
Vous allez également rencontrer prochainement l’un des informaticiens du département pour
discuter de votre projet.
T R AVA I L
À FA I R E
1. Rédigez l’introduction du cahier des charges (5 à 6 lignes) dans laquelle vous citez les arguments vous conduisant à choisir la solution d’une base de données unique.
2. Présentez le schéma de cette nouvelle base de données induite par le cahier des charges ;
ce document vous servira de support lors de votre discussion avec l’informaticien.
Annexe Cahier des charges
Modification des bases de données qualité
Introduction
(À rédiger : 5 à 6 lignes)
1 – Les différentes bases existantes
– Incidents qualité
Fournisseurs
N° fournisseur
Société
Contact
Fonction
Adresse 1
Adresse 2
Code postal
Ville
Téléphone
Fax
Classement
Produits
Incidents
Référence produit
Désignation produit
N° fournisseur
Prix unitaire
N° incident
Référence produit
Date incident
…
85
ENTRAÎNEMENT À L’EXAMEN
Annexe Suite
…
– Échantillons initiaux
Fournisseurs
N° fournisseur
Société
Contact
Fonction
Adresse 1
Adresse 2
Code postal
Ville
Téléphone
Fax
Classement
Produits
Référence produit
N° fournisseur
Prix unitaire
Échantillons
N° échantillon
Référence produit
Date prélèvement
Résultat
Action corrective
– Assurance Qualité Fournisseurs (AQF)
Fournisseurs
N° fournisseur
Société
Contact
Fonction
Adresse 1
Adresse 2
Code postal
Ville
Téléphone
Fax
Classement
Produits
Référence produit
N° fournisseur
Prix unitaire
AQF
N° AQF
Référence produit
Date étape 1
Date étape 2
Date étape 3
Date étape 4
Date étape 5
Date étape 6
Toutes les bases sont actuellement indépendantes les unes des autres.
2 – Les besoins
2.1 Incidents qualité
2.2 Échantillons initiaux
Suppression de « Action corrective ».
2.3 Assurance Qualité Produits (AQP)
– En cas d’incident grave sur un produit, possibilité de suspendre automatiquement l’AQP.
– Rassembler les données relatives à l’AQP et aux produits dans la même entité.
En fait, la nouvelle organisation doit permettre de relier entre elles les données permettant
d’obtenir les requêtes et états souhaités.
86
– Incrémentation automatique du numéro d’incident.
– Ajout de « Degré de gravité », « Décision », « Date de décision » dans les propriétés de
l’incident.
– Sélection d’une lettre type pour la relance éventuelle du fournisseur lorsqu’il ne répond
pas au premier avertissement.

les repères du référentiel

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