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Gestion & vie des entreprises
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Agents immobiliers, administrateurs de biens,
quelle que soit la forme de vos registres
vos obligations restent identiques
La loi n° 70-9 du 2 janvier 1970 dite «loi Hoguet» et son décret
d’application n° 72-678 du 20 juillet 1972 imposent aux agents immobiliers
et administrateurs de biens de tenir des registres et divers documents. Pour
autant, certains s’interrogent sur leurs obligations en fonction de la nature
de leur activité. L'Activité immobilière a recensé pour vous les questions
qui reviennent le plus souvent :
➠➠Le registre des mandats:
(pour les activités de gestion et de transaction) 1 Pour chaque opération effectuée, les agents immobiliers et les administrateurs de biens doivent
détenir un mandat écrit, lequel doit être mentionné par ordre chronologique sur le registre des
mandats (art. 65 et 72 du décret du 20/07/72). Il ne
doit comporter ni blancs, ni ratures, ni surcharges.
1.1 Faut-il inscrire les mandats non réalisés ?
Oui, le mandat doit être inscrit par ordre chronologique sur le registre. Cette inscription doit être
faite à la date du mandat, sans pouvoir être rajoutée après coup (CA, 2ème ch., section B, 13 mai
2004).
Il n'est donc pas permis de mentionner le mandat
seulement au moment d'une réalisation possible
de la vente.
1.2 Est-il possible de mentionner les mandats
avant leur signature par le mandant ?
Oui. L'avantage de faire figurer les mandats, avant
leur signature par toutes les parties, se révèle
lorsque la signature par le(s) mandant(s) s'effectue à distance. Cela évite qu'un mandat signé des
deux parties soit en circulation alors qu'il n'est pas
encore inscrit sur le registre et ne comporte pas
encore de numéro, ce qui entraînerait sa nullité.
Cette pratique n'est pas interdite par le décret
de 1972 mais attention, si celle-ci permet de respecter la chronologie, elle peut soulever des difficultés juridiques en cas d'écart important entre
la date figurant sur le mandat et celle de gestion
effective du bien.
n'est donc pas obligatoire de l'inscrire sur le registre. Les modifications qui devraient être mentionnées dans le registre seront alors indiquées
dans la colonne « observations ».
L'avenant doit toutefois être conservé avec le
mandat initial.
1.5 Comment annuler un mandat ?
La tenue du registre devant se faire sans rature,
il convient en cas d'erreur d'annuler le mandat
en portant une mention dans la colonne « observations » et de procéder à l'enregistrement d'un
nouveau mandat.
1.6 Quels peuvent être les risques en cas de
falsification du registre ? En cas de non-respect
des formalités de tenue des registres ?
Il a été jugé que le fait de falsifier le registre en
l’antidatant et en le surchargeant constituait un
faux en écriture privée ou de commerce (Cass.
Crim., 25/01/88, n° 86-93.749). Le faux et l’usage
de faux sont punis de trois ans d’emprisonnement
et de 45 000 € d’amende (art. 441-1 du C. pénal).
Le non-respect des formalités de tenue du registre est passible d’une peine de 2 ans d’emprisonnement et/ou d’une amende de 30 000 € (art.
16, 1° de la loi Hoguet).
1.3 La délégation de mandat doit-elle être
portée sur ce registre ?
Considérée comme un nouveau mandat, elle doit
être inscrite sur le registre.
2 Le numéro d’inscription sur le registre des mandats est reporté sur celui des exemplaires du
mandat qui reste en la possession du mandant
(art. 65 et 72 du décret de 1972).
„„Quelles sont les conséquences de l'absence de
mention du numéro sur le mandat ?
La violation de cette règle de forme est sanctionnée par la nullité du mandat selon une jurisprudence constante (Cass. 1ère civ., 26/11/96,
n° 93-19.917).
1. 4 L'avenant au mandat doit-il être inscrit ?
L'avenant vient modifier le mandat principal. Il
3 Le décret du 20 juillet 1972 (art. 64 §2) prévoit
une exception à l'obligation de détenir ◆ ◆ ◆
68ème année - n°725 mai 2012
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l’activité immobilière
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◆ ◆ ◆un mandat écrit lorsque l’administrateur de
biens représente une personne morale, notamment un syndicat de copropriétaires, son mandat
résulte alors le plus souvent de la décision de désignation du syndic par l’assemblée générale des
copropriétaires (mode normal de désignation).
„„Comment mettre à jour les informations
relatives aux copropriétés ?
Les décisions de toute nature (décision d'AG,
décision judiciaire…) qui confient aux titulaires du
registre des mandats la gestion d'un syndicat
de copropriétaires doivent être mentionnées à
la date de la décision sur le registre (art.65 §3
du décret de 1972). Même si un syndic gère une
copropriété pendant de nombreuses années, il
devra mentionner au terme de chaque mandat
(fin de la durée pour laquelle il a été désigné par
une décision) la date de fin de celui-ci et en enregistrer un nouveau à chaque nouvelle décision
le désignant comme syndic. Le registre doit être
tenu à jour sans ratures, ni surcharges. Pendant
la durée du mandat, les modifications (ex : nom
et adresse du Président du Conseil syndical)
seront mentionnées dans la colonne « observations ». A chaque nouveau mandat enregistré,
elles seront mises à jour dans la colonne destinée à cet effet.
4 Ce registre conforme au modèle fixé par arrêté
est, à l'avance, coté sans discontinuité et relié
(art. 65 et 72 du décret de 1972).
„„Est-il possible de tenir ce registre pour
chaque établissement ?
Une entreprise ayant plusieurs bureaux, agences,
succursales ou établissements, ne peut détenir
pour l'ensemble qu'un seul registre par activité
(un registre des mandats transaction et/ou un
registre des mandats gestion).
➠➠Le registre-répertoire
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l’activité immobilière
(pour les activités de transaction) :
1 Les agents immobiliers doivent tenir en outre un
registre-répertoire pour l'ensemble des activités
correspondant à cette carte (art.51 du décret de
1972).
„„Sa tenue est-elle obligatoire si vous ne détenez
pas de fonds pour le compte de tiers ?
L’agent immobilier qui a pris l’engagement de
68ème année - n°725 mai 2012
ne recevoir aucun fonds (art.3, 6°du décret), est
dispensé désormais d'ouvrir le compte séquestre
prévu à l'art.51 du décret (D. n°2008-355 du
15/04/08).
Une circulaire (n° CIV 08-10/D du 16/10/08) précisant les conditions d'application du décret du
15/04/08 stipule que celui qui ne détient pas de
fonds reste tenu de l'ouverture du registre-répertoire. L'article 51 du décret prévoit effectivement
que tous les versements ou remises, faits au titulaire de la carte transaction, doivent être immédiatement mentionnés sur ce registre et n'exclut pas,
contrairement à l'article 55, les sommes représentatives des rémunérations ou commissions.
Le ministère de la Justice (Rep min. du 15/07/09)
a d’ailleurs indiqué que l'obligation de tenir un
registre-répertoire s'applique à toutes les sommes
reçues, y compris au titre d'une rémunération. Il
a précisé que l'art.51 du décret visait à appliquer
l'art. 5 de la loi Hoguet selon lequel « les personnes
visées à l’article 1er qui reçoivent, détiennent des
sommes d’argent ou en disposent, à quelque titre
et de quelque manière que ce soit, à l’occasion
des opérations spécifiées audit article, doivent
respecter notamment les formalités de tenue des
registres ».
La Direction départementale de la protection
des populations (DDPP) rappelle fréquemment à
l'occasion de contrôles que la perception d'argent
sans la consigner dans le registre-répertoire est
passible d'une peine de 2 ans d'emprisonnement
et/ou d’une amende de 30 000 € (l’art. 16, 1° de la
loi Hoguet).
2 Ce registre est, à l’avance, coté sans discontinuité et relié (même article).
2.1 Est-il possible de tenir ce registre pour
chaque établissement ?
Indépendamment du registre-répertoire tenu
par le titulaire de la carte professionnelle pour
l'ensemble des activités correspondant à cette
carte, il doit être tenu un registre-répertoire pour
les versements ou remises particulier à chaque
établissement (art.51 du décret).
2.2 Faut-il faire parapher le registre des
mandats par un tiers?
Cette formalité n'est pas prévue par la
réglementation.
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➠➠Les autres documents
(pour les activités de transaction) : le reçu, le carnet de
reçus et celui de mise en circulation de ces carnets
1 Tous les versements ou remises doivent donner lieu
à la délivrance d'un reçu, selon un modèle fixé par
arrêté (article 52 du décret de 1972).
„„Faut-il délivrer un reçu pour la détention d'un
chèque d'acompte établi à l'ordre du notaire ou
des vendeurs ?
Il a été considéré que l'agent immobilier, qui détient un chèque même non établi à son ordre, devait délivrer un reçu et le mentionner sur le registrerépertoire. (Cass. crim., 5 mars 1969, n° 67-93742).
2 Le reçu doit comporter un certain nombre de mentions fixées par un arrêté du 1er septembre 1972.
„„Puis-je donner n'importe quel numéro au reçu ?
Selon l’article 3 de l'arrêté du 1er septembre 1972,
chaque reçu doit comporter :
„„Le numéro du carnet. Ce numéro en 2 parties
mentionne le numéro de mise en circulation
du carnet (ex : 2 pour le 2nd carnet mis en circulation) et le nombre de reçus contenus dans
le carnet (ex : 50 pour un carnet de 50 reçus).
Ex. de numérotation du carnet : 2/50
„„Le numéro du reçu délivré (ex : 11 pour le 11e reçu
délivré) Ex. de numérotation du reçu : 2/50/11.
3 Le titulaire de la carte professionnelle a la possibilité de remettre des carnets de reçus à des personnes agissant pour son compte et titulaires du
récépissé ou de l'attestation prévus aux articles 8
et 9 du décret (article 52 du décret de 1972).
3.1 Comment mettre en circulation plusieurs
carnets de reçus ?
La date de la mise en service de chaque carnet de
reçus doit être portée sur un état spécial « de mise
en service des carnets de reçus » en précisant son
numéro, ainsi que, le cas échéant, le nom, la qualité de son détenteur, le numéro du récépissé ou
de l’attestation prévus aux articles 8 et 9 du décret.
3.2 Quelles sont les sanctions en cas de
non respect des obligations relatives à ces
documents (reçus, carnets)?
La non-délivrance du reçu et le non-respect des
formalités y afférentes sont passibles d'une peine
de 2 ans d'emprisonnement et/ou d'une amende
de 30 000 € (art. 16, 1° de la loi Hoguet).
3.3 Quelles sont les obligations du
professionnel qui a déclaré son intention de
ne pas percevoir de fonds concernant ces
documents ?
Il est tenu de respecter ces formalités. La position
du ministère de la Justice et de la DDPP concernant la tenue du carnet de reçus est identique à
celle relative au registre-répertoire.
➠➠Le répertoire des actes
(art. 852 du CGI)
– a été supprimé par la loi de Finances rectificative
pour 2010. Mais sa tenue peut être intéressante
pour la gestion de l'entreprise car elle permet de
suivre l'évolution de l'activité.
Il est à noter qu’en application de l’article 72 et 86 du
décret n° 72-678 l’ensemble de documents précités
doit être conservé pendant 10 ans.
Au vu des dispositions ci-dessus, que cela concerne
les modifications obligatoires ou les annotations pratiques, l'interdiction faite de raturer ou de surcharger
les registres rend leur tenue bien plus aisée en version électronique. Le suivi des carnets de reçus ainsi
que la gestion de plusieurs établissements/activités
en sont également facilités.
Face aux nombreuses obligations qui pèsent sur
les professionnels, aux évolutions du marché et des
méthodes de travail, il est plus que jamais important
de choisir le bon outil de tenue et de mise à jour des
registres.
En optant pour un logiciel spécifique, les agents
immobiliers et administrateurs de biens bénéficient
aujourd’hui d'une garantie de sécurité des informations et d'une aide précieuse au respect du formalisme obligatoire.
Les développements en cours permettront, sans aucun doute, d’intégrer systématiquement un module
de tenue des registres dans les différents traitements
informatiques des logiciels de gestion des cabinets,
faisant ainsi disparaître définitivement les registres
papiers au profit d’une automatisation maîtrisée et
◆
performante.
Sylvie LE MAITRE
Juriste à la SO.CA.F
68ème année - n°725 mai 2012
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l’activité immobilière