ODJ KLESIA_Commission ERM ASSMUIP 12 mai 2015

Commission ERM ASSMUIP
LES FONCTIONS CLÉS
Quels impacts sur la
gouvernance et l’organisation
des sociétés d’assurances ?
Mardi 12 mai 2015
11h30 - 13h00
Ordre du Jour :
m
Dan Chelly ,
Directeur métier Risk management
- Optimind Winter
Gwladys ALBERT,
Responsable Risques Opérationnels, Contrôle
Interne, Conformité - KLESIA, Retour d’expérience
Echanges : questions / réponses
LES FONCTIONS CLÉS
Quels impacts sur la
gouvernance et l’organisation
des sociétés d’assurances ?
Retour d’expérience
KLESIA, QUI SOMMES NOUS?
KLESIA est un groupe paritaire de protection sociale à but non lucratif, issu de l'union des groupes Mornay et
D&O, en juillet 2012. Ses Conseils d'administration sont composés, à parité, de représentants des employeurs et des
salariés.
KLESIA offre à ses clients un savoir-faire et une connaissance dans tous les domaines de la protection sociale.
Préparer l'avenir, aider à surmonter les aléas de la vie, proposer des solutions complètes, telles sont ses missions.
Retraite
complément
aire
Action
sociale
Prévoyance
1
Dépendance
Epargne
Branches
Professionnelles
Entreprises
Particuliers
Santé
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2
KLESIA, REPÈRES ET RÉSULTATS
12/05/2015
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3
INTRODUCTION
LA DIRECTIVE SOLVABILITÉ 2, LE CONTEXTE DE MISE EN PLACE DES
FONCTIONS CLÉS
Responsabilité accrue des organes
dirigeants, sur la garantie d’une
gestion saine et efficace de
l’organisme
Systèmes de gestion des risques
et de contrôle interne
Honorabilité et compétence
Ensemble de politiques écrites
Exigences liées à la soustraitance
Les « fonctions clés »
(conformité, actuariat, gestion
des risques et audit interne)
12/05/2015
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4
LES MISSIONS DES FONCTIONS CLÉS
Intitulé
Missions principales
Lien direct avec l’AMSB
Niveaux
d’indépendance
Fonctions clés
Vérification de la
conformité
article 46
* Mettre en œuvre une veille
normative à spectre large sur
les activités d’assurance.
* Identifier et évaluer le risque
de non-conformité
(cartographie).
* Animer la filière conformité
(plan conformité, suivi des
actions et incidents).
Rôle de conseil, d’alerte
Gestion des risques Fonction actuarielle Audit interne
article 44
* Identifier les risques les
plus importants et
spécifiques.
* Contrôler la mise
en œuvre de la politique de
gestion des risques.
Mission générale
d’information, d’alerte
Mission générale
d’information
Conclusion /
recommandation.
article 47
* Établir le plan
d’audit interne et le
réaliser.
* Effectuer des audits
non prévus.
Conclusion /
recommandation
En application du principe de proportionnalité, la directive Solvabilité 2 prévoit qu’il
devrait être possible, dans les entreprises plus petites et moins complexes, de confier plus Non-cumul
d’une fonction à une seule personne ou à un comité.
Fonctions
opérationnelles
12/05/2015
article 48
* Superviser le
calcul des provisions
techniques.
* Émettre un avis sur
la politique de souscription
et les contrats de réassurance.
* Contribuer à la gestion
des risques.
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Non-cumul
5
LES ATTENTES SE RAPPORTANT
AUX FONCTIONS CLÉS
Les titulaires de ces fonctions doivent pouvoir :
Avoir un lien direct
avec l’AMSB
12/05/2015
Exercer un droit
d’alerte auprès de
l’AMSB
Disposer de
ressources,
d’autorité, et
d’expertise pour
pouvoir
communiquer avec
tout membre du
personnel à leur
initiative
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Avoir un accès non
restreint à
l’information
Exercer celles-ci en
toute liberté et
indépendance (non
cumul avec des
fonctions
opérationnelles)
6
L’INSTALLATION DES FONCTION CLÉS :
2 PROBLÉMATIQUES MAJEURES
1
2
Analyser
Collecter
Evaluer
Mise en œuvre
opérationnelle
des fonctions
clés,
Intégration de
nouvelles
fonctions dans la
Gouvernance,
avec une autorité
fonctionnelle
interne
en lien direct avec
l’AMSB
Impacts sur l’organisation
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Reporter
DDR KLESIA_Commission AMRAE ERM ASSMUIP 12 mai 2015
Impacts sur la Gouvernance
7
LA RÉPONSE DE KLESIA À LA 1ÈRE PROBLÉMATIQUE :
L’ARTICULATION DES FONCTIONS CLÉS AVEC LA DÉMARCHE
CONTRÔLE INTERNE ET QUALITÉ
1
Mise en œuvre
opérationnelle
des fonctions
clés, avec une
autorité
fonctionnelle
interne
Le dispositif de pilotage du Groupe est un système de management intégré (SMI)
qui intègre à la fois les exigences relatives à :
‣ l’approche par les risques,
‣ l’approche processus,
‣ l’amélioration continue,
‣ la surveillance prudentielle.
La démarche qualité qui repose sur une approche par processus englobe
complètement les nouveaux enjeux et attentes du régime prudentiel Solvabilité 2.
Pour répondre totalement aux exigences de la Directive Solvabilité 2, Klesia a fait
évoluer sa cartographie des processus / activités, notamment en y intégrant les
fonctions clés.
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8
CARTOGRAPHIE DES PROCESSUS DE KLESIA
LA PLACE DE SOLVABILITÉ
II
PROCESSUS DE RÉALISATION
PROCESSUS DE
MANAGEMENT
Définir la stratégie
du groupe
Concevoir
les produits
et les
services
Conquérir
et fidéliser
les clients
Gérer les contrats et recouvrer
les cotisations prévoyance
Payer les prestations
prévoyance / santé
Gérer la
relation
client
Gérer, promouvoir l'action sociale et déployer les services d'aide à la
personne
Piloter le groupe et
ses entités
Conseiller, gérer les contrats et recouvrer les cotisations retraite
Fonctions clés
Fonction clé
Informer, gérer les droits, liquider et payer les retraites
Evaluer la maîtrise
des risques
Piloter la
solvabilité
Contrôler et
auditer le groupe
et ses entités
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PROCESSUS SUPPORT
Assurer la
communication et
les relations
publiques
Gérer les
systèmes
d’information
Gérer les
ressources
humaines
Assurer la
conformité
Gérer les
équipements
Assurer la
sécurité
Communication
financière et
réglementaire
Gérer et suivre les
actifs
Acheter les biens et
les prestations, et
maîtriser les activités
externalisées
Fonction clé
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9
1
Mise en œuvre
opérationnelle
des fonctions
clés, avec une
autorité
fonctionnelle
interne
EVALUER LA MAÎTRISE DES RISQUES ET
PILOTER SA SOLVABILITÉ
Processus
Propriétaires
Macro-activités
Activités
Risques opérationnels et de
non-conformité
Elaborer le profil de
Risque / Risques
importants (vision
instantanée)
Risques techniques
Risques financiers
Risques stratégiques
Plan de maîtrise de risques et la
limite du risque opérationnel
Evaluer la
maîtrise des
risques et
Piloter sa
Solvabilité
DG, DGD,
COMEX
Piloter les solutions
de maîtrise de risques
Réassurance Groupe
Programme d’assurance du
Groupe
Gestion actif/passif
Bilan prudentiels & SCR
Piloter le groupe et sa
solvabilité
(vision prospective)
Evaluation du Besoin Global de
Solvabilité
SCR / MCR respect des
exigences des seuils
réglementaire
Déclinaison des budgets de
risques
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INSTANCES DE PILOTAGE DU PROCESSUS « ÉVALUER LA MAÎTRISE
DES RISQUES ET PILOTER SA SOLVABILITÉ »
Reporting / Validation
Niveau stratégique/
Processus de décision
Niveau Processus
•
•
•
•
•
•
•
•
Cadre d’appétence / tolérance
SCR et Bilans Prudentiels
Profils de Risque / Risques Importants
Rapports des fonctions-clés
Politiques S2
Rapports ORSA / Solvabilité
Rapports narratifs RSR et SFCR
Rapports de contrôle interne et de
conformité
Instances
CA
CA
• Analyse et préparation
des reportings prudentiels
et des BP
• Préparation des
Comité des risques
politiques
et de la solvabilité
et rapports ORSA
• PMR Stratégiques
• Indicateurs de Risques/Rétroplanning
• Limites et budgets de Risques
• Respect Permanent du SCR / MCR
Commissions des
Risques
Commission d’Audit
Comité Profil de
Risque
Comité ORSA
régulier
Acteurs
Administrateurs / AMSB
Directeur Général / DGD
Responsables
fonctions-clés
AMSB / DG / DGD
Responsables des 4
fonctions-clés
DT, DAF, DDR
Développement, Direction
des Instances
Comité ORSA
occasionnel
Niveau Activité
•
•
•
•
Plan de Maitrise des Risques
Cartographie des Risques
Besoins de SCR
Tableaux de bord risques et contrôle
interne
Planning Risques
Opérationnels
Comité Risques
Techniques
Comité Risques
Financiers
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CODIR
Fonctions-clés
gestion des risques,
conformité et
actuarielle
DT, DAF
Développement
11
1
Mise en œuvre
opérationnelle
des fonctions
clés, avec une
autorité
fonctionnelle
interne
CONTRÔLER ET AUDITER LE GROUPE ET SES
ENTITÉS
Processus
Propriétaires
Macro-activités
Activités
Risques opérationnels (hors
conformité)
Contrôle
permanent de 2nd
niveau
Contrôler
et auditer
le groupe
et ses
entités
Les 4
fonctions clés
Risques techniques
Risques financiers
Qualité des données
Audit interne
Contrôle
périodique
Suivi des audits externes
Suivi des recommandations internes
et externes
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12
1
Mise en œuvre
opérationnelle
des fonctions
clés, avec une
autorité
fonctionnelle
interne
ASSURER LA CONFORMITÉ
Processus
Propriétaires
Activités
Veille, conseil et alerte
Assurer la
conformité
Direction des
Risques
Direction
Juridique
Rédaction et mise à jour de la
documentation de référence
Elaboration et vérification du
programme de conformité
Contentieux
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LA RÉPONSE DE KLESIA À LA 2ÈME PROBLÉMATIQUE :
UNE ACTIVITÉ DÉDIÉE À L’INTÉGRATION DES FONCTIONS
CLÉS DANS LE SYSTÈME DE GOUVERNANCE
2
Intégration de
nouvelles
fonctions dans la
Gouvernance, en
lien direct avec
l’AMSB
Au sein du processus « Piloter le Groupe », une activité dédiée à la mise en place et
au maintien des fonctions clés a été identifiée. Elle est chargée d’installer les fonctions
clés, dans le respect des exigences de Solvabilité2 :
Processus
Macro-activités
Activités
AMSB
Piloter le groupe
et ses entités
Système de
gouvernance
Fonctions clés
Instances de pilotage du Groupe
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2
Intégration de
nouvelles
fonctions dans la
Gouvernance, en
lien direct avec
l’AMSB
L’INTÉGRATION DES FONCTIONS CLÉS DANS LE
SYSTÈME DE GOUVERNANCE :
LES QUESTIONS À SE POSER
Mise en place effective des fonctions clés : quel processus pour nommer et suivre les fonctions
clés ?
La nomination des fonctions clés
Le maintien des fonctions clés
Processus de nomination des fonctions clés
Compétence et honorabilité
Processus de suivi des compétences des fonctions clés
Processus de remplacement des fonctions clés
Indépendance des fonctions clés : Quel processus pour permettre le lien direct avec l'AMSB et l'ACPR?
Quelle place dans l'entreprise ?
L'accès direct à l'AMSB et aux
autorités de contrôle
L'indépendance opérationnelle
Fonctions clés nommées par la DG (pouvoir de sanctions internes)
Clarification des pouvoirs internes des fonctions clés
Résolution des conflits entre fonctions
Responsabilité des fonctions clés ?
Quelles responsabilités ?
Quelles sanctions encourues ?
12/05/2015
Missions de conseil, d'alerte vs responsabilités (en cas de mauvais
éclairages, est-ce que l'AMSB peut se retourner contre les fonctions clés?)
Des sanctions non édictées, pas de textes, de jurisprudences, de
prud'hommes
DDR KLESIA_Commission AMRAE ERM ASSMUIP 12 mai 2015
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Merci de votre
participation
LES FONCTIONS CLÉS
i
Quels impacts sur la
gouvernance et
l’organisation des sociétés
d’assurances ?
Local Optimization European Minded
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INTRODUCTION : RAPPEL
DANS QUEL CADRE S’INSCRIT LA MISE EN PLACE DES FONCTIONS CLÉS ?
Le nouveau système de gouvernance s’articule autour de fonctions
• Certaines de ces fonctions ont été définies comme clés par la directive ;
• D’autres fonctions peuvent être considérées comme clés par l’entreprise
Compétences et honorabilité (Art. 42)
Externalisation (Art. 49)
ORSA (Art. 45)
Système de gouvernance :
Exigences générales (Art. 41)
Système de Contrôle interne (Art. 46)
Fonction de conformité
Audit interne (Art. 47)
Fonction actuarielle (Art. 48)
Fonctions
clés
Gestion des risques (Art. 44)
La mise en œuvre des fonctions clés et leurs impacts - AMRAE Comité
2
Partie 1 – Les impacts communs à toutes les sociétés d’assurances
DES IMPACTS POSITIFS
La mise en œuvre des 4 fonctions clés dans les sociétés
d’assurances permet de sécuriser davantage l’activité et
d’assurer les reportings et alertes utiles aux organes de
gouvernance.
IMPACTS
POSITIFS
Un dispositif avec 3 lignes de défense intégrant des
fonctions spécialisées sur certains risques (fonction
conformité, actuarielle) et une capacité pour l’entreprise à
se projeter à l’horizon de son business plan (ORSA)
La mise en œuvre des fonctions clés et leurs impacts - AMRAE Comité
3
Partie 1 – Les impacts communs à toutes les sociétés d’assurances
DES IMPACTS STRUCTURELS
1
IMPACTS
STRUCTURELS
Les impacts liés à la mise
en œuvre de ces fonctions
clés
2
Les impacts particuliers à
la mise en place de
chacune des fonctions clés
La mise en œuvre des fonctions clés et leurs impacts - AMRAE Comité
4
Partie 1 – Les impacts communs à toutes les sociétés d’assurances
1
DES IMPACTS GÉNÉRAUX LIÉS À LA MISE EN ŒUVRE DE CES FONCTIONS
NOMMER UNE PERSONNE OU CRÉER UN COMITE ?
- Une question de principe de proportionalité
- Une question d’existant préalable également
METTRE EN PLACE LES PROCESSUS ET FORMALISER TOUTE LA
DOCUMENTATION DEMANDÉE PAR LA DIRECTIVE
(ex : suivi de la sous-traitance, politiques internes ; chartes sur les fonctions
clés) ;
DÉSIGNER LES PERSONNES INCARNANT LES FONCTIONS CLÉS DANS LE
RESPECT DES EXIGENCES :
• De compétences et d’honorabilité ;
• De gestion des conflits d’intérêts.
La mise en œuvre des fonctions clés et leurs impacts - AMRAE Comité
5
Partie 1 – Les impacts communs à toutes les sociétés d’assurances
1
DES IMPACTS GÉNÉRAUX LIÉS À LA MISE EN ŒUVRE DE CES FONCTIONS
LA QUESTION DU LIEN DIRECT ENTRE FONCTIONS CLÉS ET CONSEIL D’ADMINISTRATION
CONSEIL
D’ADMINISTRATION
Comment mettre en œuvre le
lien direct entre les fonctions clés
et le conseil d’administration ?
HIERARCHIE DE LA
SOCIETE y compris
DG
Quels impacts sur l’organisation
interne générale et sur le
système global des remontées
d’informations ?
FONCTIONS CLES
La mise en œuvre des fonctions clés et leurs impacts - AMRAE Comité
6
Partie 1 – Les impacts communs à toutes les sociétés d’assurances
2
DES IMPACTS PARTICULIERS À CHACUNE DES FONCTIONS CLÉS
Réglementation
précédente
Réglementation
dès 2016
Le CONTRÔLE INTERNE est
désigné comme fonction clé de
l’organisation des sociétés
d’assurances
LA FONCTION VÉRIFICATION
DE LA CONFORMITÉ
devient une fonction clé.
Fonction
Conformité
CELA SOULEVE
DES QUESTIONS
MAIS LES DEUX
FONCTIONS ONT
BIEN UN ROLE
Le CONTRÔLE INTERNE est
cité comme système mais ne
fait pas partie des fonctions
désignées comme clés
La mise en œuvre des fonctions clés et leurs impacts - AMRAE Comité
7
Partie 1 – Les impacts communs à toutes les sociétés d’assurances
2
DES IMPACTS PARTICULIERS À CHACUNE DES FONCTIONS CLÉS
LES MISSIONS DE LA FONCTION ACTUARIELLE
• Apprécier le niveau de fiabilité et le caractère adéquat des provisions techniques ;
• Emettre un avis sur la politique globale de souscription ;
• Participer activement à la mise en place du dispositif de gestion des risques ;
• Emettre un avis sur l’adéquation des dispositions prises en matière de réassurance ;
• Remettre un rapport au Conseil d’Administration explicitant les limites actuarielles identifiées
et les recommandations pour pallier à toutes les déficiences rencontrées.
Fonction
Actuarielle
On observe de nombreuses passerelles entre les deux fonctions.
Solvabilité II pousse à un contrôle de second niveau dédiée à
l’actuariat
•
•
•
•
LES DOMAINES D’INTERVENTION DE L’ACTUAIRE
Lancement des nouveaux produits / tarification / souscription
Gestion actif / passif
Calcul des exigences de solvabilité
Etc.
Comment opérer la mise en
œuvre organisationnelle et
opérationnelles de cette
fonction dans les sociétés
d’assurances ?
La mise en œuvre des fonctions clés et leurs impacts - AMRAE Comité
8
Partie 1 – Les impacts communs à toutes les sociétés d’assurances
2
DES IMPACTS PARTICULIERS À CHACUNE DES FONCTIONS CLÉS
Le rôle de la fonction de gestion des risques prend une nouvelle dimension et un nouveau
positionnement dans le cadre de l’ORSA.
Des processus robustes et itératifs doivent permettre la prise en compte du prisme « risques » dans
les projections de l’entreprise et dans tout changement significatif du profil de risques
Une pédagogie réelle doit être mise en place pour accompagner le Conseil d’administration
notamment sur des sujets tels que l’appétence aux risques et l’ORSA
La mise en œuvre des fonctions clés et leurs impacts - AMRAE Comité
Fonction
Gestion des
risques
9
Partie 1 – Les impacts communs à toutes les sociétés d’assurances
2
DES IMPACTS PARTICULIERS À CHACUNE DES FONCTIONS CLÉS
Fonction
Audit
interne
Niveau 3
Audit Interne
Indépendance et objectivité de la fonction audit interne :
Séparation des fonctions opérationnelles :
Il s’agit d’éviter d’être juge et partie
Séparation des autres fonctions pour l’audit interne
Niveau 2
Niveau 1
Solvabilité
II
DISPOSITIF GLOBAL DU
CONTRÔLE INTERNE
Les actes délégués prévoient dans le principe de proportionnalité
un cumul possible des fonctions (dont l’audit interne).
Ainsi comment conserver le principe d’indépendance inhérent à la fonction ?
Actes
délégués
Comment être en conformité alors que les deux textes s’opposent sur le principe ?
La mise en œuvre des fonctions clés et leurs impacts - AMRAE Comité
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