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TÉMOIGNAGE
GESTION DE LA PLANIFICATION
La Communauté d’Agglomération du Niortais gère la
planification de ses ressources avec Horoquartz
La Communauté d’Agglomération du Niortais est un EPCI
(Etablissement Public de Coopération Intercommunale, créé
en 2014 et comptant 45 communes des Deux-Sèvres (117 811
habitants). Son effectif se compose de 600 agents répartis dans
une dizaine de services opérationnels : assainissement, musées,
médiathèques, conservatoires, sports d’eaux, régie des déchets
ménagers, transports, gens du voyage, services internes RH, finance,
informatique.
Entretien avec Nicolas Ginter, Chef de Projets au Service
Technologie de l’Information
Aperçu
L’enjeu pour la Communauté
d’Agglomération du Niortais
Améliorer le service en utilisant une
solution de planification des ressources.
Installer un premier site pilote.
Déployer ensuite sur les autres services.
Besoin d’une meilleure gestion des ressources dans les services
Nicolas Ginter, Chef de Projets au Service Technologies de l’Information précise la genèse du
projet : « Nous utilisions dans une de nos régies, une solution de gestion de planning obsolète qui
comportait beaucoup de spécifique et qui ne nous satisfaisait pas. Le besoin d’une solution plus
aboutie, ergonomique et intuitive, se faisait de plus en plus ressentir dans deux ou trois services
et notamment dans les médiathèques ».
La solution
HQ Ressources : module planification
de la solution de gestion des temps
eTemptation Suite.
Forte dimension métier Collectivités
Territoriales.
Avancer étape par étape
La Communauté d’Agglomération du Niortais utilisant la gestion des temps eTemptation
d’Horoquartz en V5, c’est donc naturellement que la solution HQ Ressources est retenue pour
répondre au besoin de gestion des plannings et de planification coordonnée des ressources. Il
est décidé d’installer un site pilote dès 2015, d’attendre une année de fonctionnement et de faire
ensuite une présentation aux directeurs de services pour un déploiement plus large.
Les bénéfices
Une solution de planification
synchronisant ressources humaines
et matérielles.
Prise en main rapide pour une
utilisation quotidienne simple et
efficace.
Un module de planification totalement
intégré à la gestion des temps et des
absences.
Une solution flexible et évolutive
adaptée aux collectivités territoriales.
1er site pilote : les 7 médiathèques
Le service multisite comporte plusieurs socles d’activités, offre des horaires variables et a vocation
à accueillir le public. En outre, la nature du service impose de pouvoir gérer la variabilité des
compétences requises selon les postes alors que certains de ces derniers sont sujets à la pénibilité.
« Il fallait pouvoir répartir harmonieusement tous les agents sur les horaires de travail en fonction
des compétences et de différents critères de postes : postes d’entretiens, postes à pénibilité accrue
(accueil du public), postes de sécurité (critique car il faut un agent en permanence), postes nécessitant
des compétences particulières (animation, classement). Nous souhaitions réduire les temps
de planification, réduire les inégalités dans les affectations, simplifier la gestion des heures
supplémentaires, connaître le taux effectif de travail en fin d’année » précise Nicolas Ginter.
VALEUR HUMAINE I VALEUR AJOUTÉE
TÉMOIGNAGE
GESTION DE LA PLANIFICATION
Une solution fonctionnelle et efficace
Après expression des besoins et analyse, l’implémentation dans le service des médiathèques se
déroule conformément au plan prévu. Les équipes sont sensibilisées, formées, le projet avance
avec un accompagnement efficace.
« Après quelques mois
d’utilisation, cela se passe
très bien, HQ Ressources
correspond bien au besoin.
La prise en main était rapide et
les utilisateurs sont satisfaits
et utilisent la solution
facilement »
Nicolas Ginter, Chef de Projets
Communauté d’Agglomération
du Niortais.
Avec HQ Ressources, le réglementaire métier est géré par un référent RH, le réglementaire
technique est géré par Nicolas Ginter, et 3 référents du service administrent l’outil à tour de rôle.
« L’attribution des postes à tous les agents est planifiée toutes les deux semaines et tout fonctionne
parfaitement. Le besoin était là, et la solution est pertinente. L’ergonomie de HQ Ressources
s’intègre tout à fait dans un environnement connu des agents » ajoute Nicolas Ginter.
Les apports de HQ Ressources
• Simplification d’utilisation avec le regroupement des informations
• Equité : égalité dans l’affectation des postes (pénibilité), équilibre entre le confort et la
pénibilité, les congés, les horaires
• Possibilités de simulation et d’anticipation, l’outil prend en compte les objectifs du service
• Modulation de l’effectif à la charge, mesure du taux d’occupation de chaque poste, répartition
des heures de travail optimisée
• Comptage des heures supplémentaires automatisé
• Fiabilité : le réglementaire sur le temps de travail est intégré
• Allègement de tâches administratives : réduction du temps de planification
La 1ère implémentation réussie qui en appelle déjà d’autres : les musées et les piscines sont
sur les rangs
Alors qu’il était prévu d’attendre une année d’utilisation avant de faire un bilan et présenter
les résultats à l’ensemble des chefs de services, après seulement 4 mois d’exploitation, les
musées de la communauté d’agglomération voient dans HQ Ressources une opportunité pour
répondre rapidement à leur besoin planification alors que les services concernés sont en pleine
restructuration.
Le calendrier initial est donc modifié, HQ Ressources est installé rapidement dans les musées.
La solution permet de simuler l’état des ressources par rapport au besoin et de répondre à la
question : les ressources en place sont-elles suffisantes pour couvrir l’activité des musées telle
qu’elle est planifiée ?
« Je suis ravi de cette solution HQ Ressources qui est à la fois flexible, évolutive et totalement
intégrée à la gestion des temps et des absences eTemptation. Elle nous satisfait, répond à nos
besoins et nous avons plusieurs services qui ont besoin de cet outil. De fait, après les médiathèques
et les musées, le 3ème déploiement est déjà prévu dans les piscines » conclut Nicolas Ginter.
À PROPOS D’HOROQUARTZ
Créée en 1971, la société Horoquartz a aujourd’hui trois domaines d’expertise :
• Les solutions d’optimisation des ressources humaines avec la suite logicielle eTemptation, qui propose des
modules de gestion des plannings, gestion des temps, suivi des activités et décisionnel.
• Les systèmes de sûreté et sécurité avec Protecsys 2 Suite (contrôle d’accès, détection intrusion, supervision,
gestion des visiteurs, serrures autonomes).
• L a gestion des identités, processus et cartes avec Easy’ID (gestion des identités, personnalisation de badges et
carte unique en entreprise) .
[email protected]
www.horoquartz.fr
Horoquartz : Tour CIT - 3 rue de l’Arrivée - BP 28 - 75749 Paris cedex France - Tél. : 02 51 53 13 00 - Fax : 02 51 69 58 34
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