guide_des_bonnes_pratiques

GUIDE DES BONNES PRATIQUES
POUR LES PASSEPORTS BIOMETRIQUES
Un an après la mise en place des passeports biométriques, il convient d’apporter
quelques précisions afin d’en améliorer le traitement. Ce guide doit permettre d’éviter
certaines anomalies que nous constatons actuellement.
Dans le choix de la demande sur le Dispositif de Recueil (DR) bien sélectionner :
F première demande
F renouvellement
F renouvellement pour perte
F renouvellement pour vol
F renouvellement gratuit à concurrence de la durée de validité
o renouvellement pour modification d’état civil
o renouvellement pour changement d’adresse
o renouvellement gratuit pour erreur de l’administration
o renouvellement pour manque de places pour visas
o renouvellement pour passeport délivré à compter du 25 octobre 2005
F renouvellement de titre portant inscription d’enfant - 10 ans (ne pas utiliser cette
rubrique pour le moment)
F renouvellement de titre portant inscription d’enfant – 5 ans
Actuellement certaines mairies cochent modification « d’état civil » au lieu de « titre
portant inscription d’enfant », « erreur de l’administration » au lieu de « manque de place
pour visas », « changement d’adresse » au lieu de « modification d’état civil »…..
Concernant le sexe du demandeur – bien cocher « Homme » – « Femme » sur le Cerfa
ainsi que sur le DR.
2/4
État civil :
Le Cerfa complété par les intéressés doit correspondre au document fourni (CNI, ancien
passeport périmé depuis moins de 2 ans ou acte de naissance de moins de 3 mois (nouvelle
directive du Ministère de l’intérieur du 18 mai 2010.)
Le nom sur le Cerfa doit correspondre à celui de naissance, le deuxième nom à celui d’épouse ou
d’usage. La femme mariée doit cocher la case « époux » et non pas la case « père » comme
nous le voyons trop souvent (à cocher également sur le Dispositif de Recueil). La case « usage »
n’étant pas précisée, il convient de la rajouter au stylo en bout de ligne sur le Cerfa (après
épouse) et la cocher sur le D.R. . Une femme mariée n’est pas obligée de porter son nom
d’épouse. Si c’est le cas et afin d’enlever le doute d’un oubli il convient de nous le préciser par un
trait dans la rubrique deuxième nom. Nous avons actuellement des retours avec « Erreur de
l’administration » pour rajouter le nom d’épouse qui n’avait pas été complété sur le Cerfa au
moment de la demande.
Pour les enfants dont les parents souhaitent faire figurer un nom d’usage il faut savoir qu’il est
possible si l’enfant est né DUPONT de s’appeler :
Ex : DUPONT(nom du père)-DUPUIS(nom de la mère) ou DUPUIS-DUPONT mais jamais un seul
nom comme cela apparaît actuellement. Nous devons connaître ce que souhaitent exactement
les parents. Sur le DR il faut cocher « Usage » et « Mère ».
Si les demandeurs de passeport fournissent un acte de naissance, se référer à celui-ci plutôt qu’à
une CNI ou un ancien passeport. En effet, au vu de CNI ou passeports comportant des erreurs ou
des omissions de prénoms, le futur passeport biométrique sera établi et comportera à son tour les
mêmes erreurs ou les mêmes omissions. Nous voyons revenir des passeports avec « Erreur de
l’administration » sur des passeports biométriques précisant qu’il manque des prénoms alors que
les demandeurs avaient présenté un justificatif d’état civil incomplet.
Avant de scanner les Cerfas, les mairies doivent s’assurer de l’exactitude de l’état civil au vu des
documents fournis, les comparer et les corriger.
Les noms, prénoms figurant sur le Cerfa doivent comporter les accents (si ceux-ci figurent sur
l’acte de naissance, ou CNI, ou passeport) les trémats, les accents circonflexes, les cédilles (ex
Françoise) les apostrophes sur les noms et les prénoms en vérifiant que ses derniers soient dans
le bon ordre ce qui n’est pas toujours le cas actuellement. Pour les personnes nées dans des
villes avec arrondissement, le préciser (ex Paris 14ème) mais ne pas mettre le mot
« Arrondissement ».
Mettre également les virgules entre les différents prénoms (ex : Paul, Jean, Michel) toute absence
de virgules entraîne de fait que l’intéressé les portera en nom usuel (Paul Jean Michel).
La taille et la couleur des yeux doivent être obligatoirement complétées sur le Cerfa Celles ci
doivent également être identiques du Cerfa au Dispositif de Recueil. Si un demandeur indique
marron nous ne devons pas avoir marron-vert, s’il indique bleu nous ne devons pas avoir bleugris, idem pour la taille qui doit correspondre à celle indiquée sur le Cerfa sous peine de retour
d’un passeport biométrique à refaire, nous devons corriger ces erreurs.
Le document que vous êtes en train de renouveler est un passeport, certaines mairies
remplissent dans la rubrique « référence du titre » des informations figurant sur la carte d’identité.
Vous devez prendre l’ancien passeport où figure le numéro (sur les passeports à lecture optique
« Union Européenne » page 0/1 sur les passeports « Communauté Européenne » le numéro est
celui du haut comportant des chiffres et des lettres (ex : 97HP98748) et non celui du bas qui ne
comporte que des chiffres.
3/4
Pour la filiation
Effectuez une vérification si vous êtes en possession de l’acte de naissance. Beaucoup d’erreurs
sur les noms, dates et lieux de naissance des parents. Pour la mère doit figurer le nom de
naissance et non pas le nom d’épouse ou de remariage de la mère (ne pas mettre DUPONT née
DUPUIS). Pour les lieux de naissance, ne pas mettre TOULON (VAR) mais TOULON, ne pas
mettre BIZERTE (TUNISIE) mais BIZERTE.
Pour les adresses.
L’imprimé Cerfa n’étant pas conçu pour des adresses courtes, il convient de les couper sur le
(D.R.) en les mettant sur deux lignes. Afin d’éviter d’avoir à retaper le texte vous pouvez
sélectionner la partie à descendre sur la deuxième ligne en faisant Control C puis Control V.
Évitez également les mots qui rallongent les adresses (ex Boulevard mais plutôt Bd) les mots
inutiles « résidence » « immeuble ». Vérifiez que l’adresse sur le Cerfa corresponde au justificatif
fourni sous peine également de retour avec « erreur de l’administration ». Certains justificatifs ne
correspondent pas du tout actuellement. Les numéros de rue, d’avenue, boulevard doivent
également concorder avec les numéros de Cerfa.
Ne doit figurer qu’une seule adresse sur le Cerfa sauf pour les enfants étant en résidence
alternée chez les parents séparés ou divorcés. Actuellement le système informatique en
Préfecture ne permet pas de supprimer ou de rajouter une adresse. Le dossier doit être rejeté et
les intéressés convoqués.
Pour les documents à scanner :
Passez l’original de la CNI (les photocopies sont illisibles). Vous pouvez voir vos documents sur
la gauche de l’écran « Visualisation ». Les documents doivent être passés notamment pour les
CNI dans le sens de la lecture, actuellement celles-ci sont passées systématiquement par les
mairies dans le sens de la largeur. Il faut savoir que la préfecture ne peut lire les documents que
dans le sens de lecture et doit les rétablir par quart de tour.
Pour les parents divorcés fournir le jugement de divorce. Toutes les pages ne sont pas
nécessaires. Nous avons parfois 20 pages à afficher. N’envoyez que la première page où figurent
les parents et les pages où est fixée la résidence de l’enfant indiquée d’une flèche ou surlignée.
Vérifiez les pages suivantes pour savoir s’il n’y a pas d’opposition à sortie du territoire. Si c’est le
cas avertir les parents pour les informer qu’il n’est plus possible de faire figurer cette mention sur
les passeports biométriques.
Si un passeport est à renouveler pour « erreur imputable à l’administration » nous scanner la
photocopie du passeport puisque l’original ne peut pas passer dans le scanner mais nous
préciser où se situe l’erreur car il est impossible de la voir sur une photocopie de passeport
biométrique du fait d’éléments en filigranes.
Pour les passeports à renouveler, bien vérifier que les intéressés n’aient pas une validité en page
36. Il faut dans ce cas là ne pas demander un timbre fiscal (sauf si le demandeur le précise par
écrit). Nous scanner les pages 2 et 3 et la page 36. Les pages 34 et 35 ne sont pas utiles à nos
services. Nous souhaitons connaître la date de fin de validité que nous indiquerons sur le
passeport biométrique.
Les timbres fiscaux sont à oblitérer. Si la somme est supérieure au tarif exigé, préciser sur le
Cerfa que le demandeur a été avisé du tarif et qu’il renonce à être remboursé de la différence.
4/4
Pour les photos :
Faîtes attention à ne pas scanner des photos comportant des tâches d’encre, pensez également
à nettoyer les scanners qui font des traits sur les photos, vérifiez et refaites les photos où l’on voit
que l’écran dans le dos du demandeur est mal positionné, évitez les dossiers de fauteuil trop haut
et optez pour un siège à dossier bas. Toutes ces erreurs sont visibles sur votre D.R.. Il est
toujours possible de reprendre la photo. Actuellement l’imprimerie nationale de Douai laisse
passer beaucoup d’anomalies photos, mais cela ne sera peut être pas toujours le cas.
Lorsque vous avez terminé toutes les saisies sur le D.R., vous devez vérifier et faire vérifier sur
l’écran par le demandeur sa demande afin d’en contrôler l’état civil avant édition du récépissé. A
ce stade de traitement du passeport vous pouvez encore revenir sur les pages précédentes pour
corriger les erreurs.
Il faut savoir que les modifications apportées sur l’état civil du demandeur par la préfecture nous
font perdre la main sur le dossier (délai pouvant aller de 5 mn à 1 jour) puisque celui-ci repart
pour vérification en « cours de contrôle automatique » c’est à dire au Fichier des Personnes
Recherchées.
Relisez avant de valider ce que le scanner a saisi et rectifiez si nécessaire. Des erreurs
également dans les numéros de départements, dans les codes postaux (ex : Toulon 93, Paris
07….) le nom des villes (ex Le Havre au lieu de Au Havre), mettre également les noms complets
des communes (Sainte-Anastasie-sur-Issole au lieu de Sainte-Anastasie), ne pas en rajouter non
plus (ex : Saint-Denis de la Réunion au lieu de Saint-Denis) le pays de naissance (ex :
Ouzbékistan au lieu de Maroc). Nous trouvons également né à Tahiti alors que la ville est
Papeete. Certaines personnes sont nées au Mourillon alors qu’il s’agit d’un quartier de Toulon.
Certaines anciennes communes sont également rattachées à de plus grandes (ex : Giens, Le
Brusc, Agay, Anthéor, ….) Il faut mettre la ville à laquelle elles sont rattachées et faire figurer le
nom de l’ancienne dans l’adresse (ex : rue des Mimosas – Giens – 83400 Hyères et non pas
83400 Giens). Il faut savoir que le système de lecture et de retranscription peut indiquer n’importe
quoi s’il n’arrive pas à déchiffrer l’orthographe (ex : nationalité congolaise au lieu de française).
Certaines lettres également peuvent être remplacées par d’autres ou par des chiffres. Des U à la
place des V, des 5 à la place de S, des 6 à la plage de G, des O à la place de 0 ou vice versa,
des 3 à la place de B, des I à la place de 1, également de pas mettre d’espace après un tiret
(Bormes- les- Mimosas mais Bormes-les-Mimosas) ce qui peut donner :
( ex : IOO, place 5ophie 6rant – Uillage Uavances – 5aint- Tropez)
au lieu de 100, place Sophie Grant – Village Vacances – Saint-Tropez.
Nous devons également rectifier ces erreurs sous peine de retour de passeports avec la mention
« Erreur de l’administration » .
La première page du Cerfa doit être signée pour toutes les demandes.
Pour l’autorité parentale (partie interne du Cerfa jaune pour les mineurs) ne pas oublier de la faire
signer.
Si l’autorité parentale est complétée par la mère fournir la CNI de la mère
Si l’autorité parentale est complétée par le père fournir la CNI du père.