MarkView for Accounts Payable

Kofax
MarkView for
Accounts Payable
Verarbeitungskosten reduzieren und
Kontrollen verbessern
Kofax MarkView for Accounts Payable optimiert die Transaktionsverarbeitung durch die Verwendung von Best-Practices,
Integration aller assoziierten Informationen und Nutzung des
bestehenden ERP-Systems. Financial Shared Service Centers
nutzen Kofax MarkView for Accounts Payable im gesamten
Unternehmen, wobei die einzelnen Geschäftszweige durch
geographische Verteiler integriert werden. Die Vorteile liegen auf
der Hand: Unternehmen können Kosten und Fehler reduzieren,
die Transparenz verbessern,die Geschwindigkeit erhöhen,
Kontrollen verstärken und den Cashflow maximieren.
Verstärkte Finanzkontrolle, besserer Service
und geringere Kosten
Kofax MarkView for Accounts Payable verbessert die Kontrolle,
erhöht die Produktivität und senkt die Kosten, weil sich die
AP-Mitarbeiter während des gesamten Bestätigungs- und
Zahlungsvorgangs jede Rechnung anzeigen lassen können. Sobald
eine Rechnung eines Lieferanten eingeht, wird diese im ERP-System
erfasst. Am Monatsende muss nicht mehr über Rückstellungen
gerätselt werden, da alle Daten erfasst, verfolgt und in den ERPVerbindlichkeiten und Kofax MarkView for Accounts Payable
protokolliert werden. Durch eine einheitliche Rechnungsablage,
die damit verknüpfte Datensicherung sowie die Protokollierung der
Verarbeitung erhöht sich die Finanzkontrolle eines Unternehmens.
Risiken wie Doppelzahlungen, Überzahlungen, Fehler oder Betrug
werden stark eingeschränkt.
Durch Kofax MarkView for Accounts Payable erhöht sich die
Produktivität der AP-Mitarbeiter nachhaltig. Dadurch können
AP-Abteilungen auch ein erhöhtes Rechnungsaufkommen bewältigen, ohne den Mitarbeiterstab zu erweitern. Das Cash Management
wird maximiert, weil jede Rechnung vom Eingang bis zur Zahlung
eng verfolgt wird und Geschäftsregeln sorgen für entsprechende
Gewinne durch pünktliche Wahrnehmung von Zahlungszielen,
potentielle Skonti und Vermeidung von Säumniszuschlägen. Die
Automatisierung reduziert die Kosten und gewährleistet die
Zufriedenheit der Lieferanten. Die Integration von Kofax MarkView
for Accounts Payable und dem ERP-Payables-System bedeutet, dass
alle einschlägigen Daten nur einmal und in nur einem System eingegeben werden, dem ERP-System, das damit zur einzigen „Quelle
der Wahrheit“ wird und bei gleichen Kosten einen höheren Nutzen
bringt.
Sowohl die entsprechenden Mitarbeiter als auch die Lieferanten
haben online Zugriff auf Informationen über den Zahlungsstatus
und aktuelle Rechnungen, was aufwändige Anfragen an die
Kreditorenbuchhaltung reduziert. Der Online-Zugriff auf alle
assoziierten AP-Informationen verringert in hohem Maß Zeit,
Komplexität, und Kosten von Audits.
Dies ist eine optimale Lösung und eine echte Ergänzung
vorhandener ERP-Systeme.
Nutzung des bestehenden ERP-Systems
Mit Kofax Capture wird der Prozess der Erfassung und
Verwaltung aller Rechnungsdaten vollständig automatisiert
und beschleunigt. Unternehmen können so Procure-to-PayProzesse vollkommen rationalisieren und automatisieren.
Darüber hinaus bietet Kofax Transformation Modules intelligente
Funktionen zur Klassifizierung, Extrahierung und Validierung
von Dokumenten. Die meisten ERP-Systeme werden nicht
voll genutzt, weil die Geschäftsprozesse, die von diesen
kostspieligen Systemen betroffen sind, nicht optimiert wurden.
So werden auch nach einer ERP-Implementierung E-Mails, Faxe
und Papiere weiterhin in gleicher Menge hin- und hergeschoben.
Wenn Rechnungsdaten mithilfe von Kofax Capture und Kofax
Transformation Moduls akkurat und so früh wie möglich erfasst
werden, können Unternehmen leichter eine echte End-to-EndAutomatisierung des Procure-to-Pay-Prozesses erreichen. Kofax
hat Best-Practices aus jahrzehntelanger Erfahrung und hunderten
Implementierungen in den Ablauf der AP-Geschäftsprozesse
einfließen lassen und so kommunikative Engpässe beseitigt und
die AP-Prozesse optimiert.
Kofax MarkView for Accounts Payable handhabt sowohl
auftragsbasierte als auch direkte Buchungen. Für vorab
genehmigte und auftragsbasierte Rechnungen ist der gewöhnlich
schwerfällige Prozess der Bereinigung strittiger Fälle optimiert,
da sämtliche Rechnungsdaten zuerst erfasst, extrahiert und
validiert werden, bevor sie an jenen Benutzer weitergeleitet
werden, der für die Aufhebung der Verzögerung verantwortlich
ist. Mit Kofax MarkView for Accounts Payable hat ein Benutzer
alle Informationen und Tools zur Hand, um die Verzögerung oder
Sperre aufzuheben und die Zahlung zu genehmigen. Wenn
jemand Informationen aus dem Rechnungs- oder Bestellformular
benötigt, kann er über MarkView online auf alle verknüpften
Informationen zugreifen; eine erhebliche Ersparnis an Zeit und
Kosten, da die Beschaffung der Informationen durch einen
AP-Mitarbeiter entfällt.
Bei Rechnungen ohne PO bringt Kofax MarkView for Accounts
Payable diese direkt in die Kreditorenbuchhaltung und optimiert
den Prozess der Kodierung und Genehmigung. MarkView
nutzt die Sicherheit und die Genehmigungshierarchie des ERPSystems und leitet die Rechnung als Link in einer E-Mail direkt
an den zuständigen Bereichsmanager weiter. Wenn der Manager
auf den Link klickt, wird ihm die Rechnung in einem Browser
zur Revision, Kodierung und Genehmigung angezeigt. Codes für
Kostenstellen, die oft lang und schwer zu merken sind, werden
gleich am Anfang in MarkView eingegeben und mit den ERPTabellen in Echtzeit abgeglichen und validiert. Der Manager muss
nur noch auf “Genehmigen” oder “Ablehnen” klicken.
Einfacher Zugriff auf Daten
Durch die Integration einer branchenführenden
Dokumentenerfassung, Klassifizierung, Datenextraktion
und -validierung mit einem kompletten Satz Best-PracticeWorkflows, ermöglicht Kofax MarkView for Accounts Payable
eine Bearbeitung im Webbrowser, die der Bearbeitung von
Papierdokumenten gleichkommt. Kofax MarkView for Accounts
Payable bietet eine einheitliche Verarbeitung aller Medienarten
(Papier, Fax, EDI, e-Invoicing usw.), für alle Benutzerrollen,
Standorte und Betriebsmodelle. So können in das elektronische
Dokument beispielsweise Haftnotizen, Kommentare, Stempel
oder Textmarkierungen übernommen werden. Webbasierter
Zugriff auf diese Dokumente, sowohl innerhalb als auch
außerhalb des Unternehmens, bezieht Personen über die
Kreditorenbuchhaltung hinaus ein. Bereichsleiter und Lieferanten
können das System ohne vorherige Schulung nutzen, da es keine
komplizierten Formulare oder Bildschirme beinhaltet. Da sämtliche
Informationsquellen interaktiv über eine vertraute Schnittstelle
erfasst werden, bleibt der Business-Prozess konsistent. Kofax
MarkView for Accounts Payable ist die einzige Software, die
vollständige AP-Automatisierung aus einer Hand bietet.
Vorteile von Kofax MarkView for Accounts
Payable
•Verkürzte Durchlaufzeiten sorgen sowohl intern als auch
extern für erhöhte Kundenzufriedenheit und optimierten
Cashflow. Durch sofortige Zahlung können Skonti realisiert
und Versäumniszuschläge ebenso vermieden werden wie
die Gefahr doppelter Zahlungen aufgrund wiederholter
Mahnungen.
•Dokumente werden nicht mehr verloren oder falsch
abgelegt, da Rechnungen sofort online erfasst werden. Das
Kopieren, Faxen und Zurücksenden von Rechnungen entfällt.
•Verringerte Kosten für Dokumententransport und
-speicherung, da Rechnungen zur Revision und Genehmigung
nicht mehr versendet werden müssen und physikalische
Lagerung entfällt.
•Höhere Produktivität durch geringeren Zeitaufwand
für Buchungsvorbereitung, Genehmigung, Bearbeitung
von Lieferantenanfragen und Backoffice-Bearbeitung der
Rechnungen.
•Anzeigen des Prüfungsverlaufs. Dadurch dass alle
Hilfsinformationen zu einer Buchung online verwaltet werden,
ist der Audit-Prozess genauer und effizienter. Anforderungen
zur Prüfung von Rechnungen und verknüpften Ergänzungsdaten
werden online in Selbstbedienung erledigt.
•Reduktion bzw. Vermeidung von Bußgeldern im
Zusammenhang mit nicht bestandenen Audits oder
Nichteinhaltung von Vorschriften.
•Verbesserte Performance-Metriken und Überwachung.
Echtzeit-Daten unterstützen kontinuierliche Prozessoptimierung.
Bezugswerte wie Kosten pro Rechnung oder Kosten pro
Rechnungsposten lassen sich auf einfache Weise aktualisieren.
•Verbesserte Kontrolle und Transparenz. Kontrollrichtlinien
wie die Trennung von Rechnungsbearbeitung und
Wartungsaufgaben können durch automatisierte Arbeitsabläufe
erzwungen werden. Ein klarer Einblick in Prozesse hilft der
Kreditorenbuchhaltung Verluste aufgrund von Betrug zu
erkennen und zu vermeiden.
•Kostenreduzierung bei Disaster Recovery. Alle
Kernprozessdaten werden online verwaltet und können auf
einfache Weise extern archiviert werden.
•Weniger Verarbeitungsfehler, die zu unproduktiver
Nachbearbeitung, zeitaufwändigen Lieferantenanfragen und
irrtümlichen, doppelten oder verspäteten Zahlungen führen.
•Geringere Compliance-Kosten. Automatisierte Prozesse
verkürzen den Zeitaufwand für die Einhaltung der Vorschriften
gemäß Sarbanes-Oxley.
•Verbesserte Datenqualität und Konsistenz. Automatisierte,
genaue Extrahierung und Validierung der Daten ermöglichen
geringe Bereitsstellungs- und Wartungskosten.
Über Kofax
Kofax plc (LSE: KFX) ist einer der führenden Anbieter von
Lösungen für Geschäftsprozessmanagement mit CaptureFunktion. Seit 25 Jahren liefert Kofax preisgekrönte Lösungen,
die die Erfassung und Rationalisierung des Informationsflusses
wichtiger Firmeninformationen unternehmensweit schneller,
genauer und kosteneffizienter gestalten. Diese Lösungen haben
sich bei tausenden Kunden rasch bezahlt gemacht, darunter
Banken, Versicherungen, Behörden, BPO-Anbieter u. a. m. KofaxLösungen erhalten Sie auf dem amerikanischen Kontinent, in
Europa, Afrika und im südostasiatischen Raum durch unsere
eigenen Vertriebs- und Serviceorganisationen sowie ein globales
Netz aus mehr als 800 autorisierten Partnern in über 70 Ländern.
Weitere Informationen finden Sie unter www.kofax.com.
© 2012 Kofax, Inc. All rights reserved. Kofax, Kofax Capture Enabled BPM and the Kofax logo, are trademarks or registered trademarks of Kofax, Inc. in the U.S. and other countries. Other names
may be trademarks or registered trademarks of their respective owners. (08.2012)