Grundlagen der WinFax Pro Anbindung an windream

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WinFax Pro Anbindung an windream
Dokumentation
windream GmbH, Bochum
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Wichtige Hinweise
Alle Informationen und technischen Angaben dieser Beschreibung wurden
von den Autoren mit größter Sorgfalt zusammengetragen. Sie können
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Wir weisen darauf hin, daß die in dieser Beschreibung verwendeten Softund Hardwarebezeichnungen und Markennamen der jeweiligen Firmen im
allgemeinen einem Warenzeichen-, Marken- oder Patentrechtschutz
unterliegen.
Inhalt
i
Inhalt
1
Einleitung
1
2
Systemvoraussetzungen
4
Hardware-Voraussetzungen
4
Software-Voraussetzungen
4
Weitere Voraussetzungen
4
WFToXMLToWindream installieren (Setup aufrufen)
6
Komponenten wählen
6
Nach der Installation
7
Verarbeitungsablauf
8
Verzeichnisstruktur und installierte Dateien
9
bin
9
OTFax
9
Einträge in der Windows Registrierung
10
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\A.I.S. GmbH\windream
Solutions\WFToXMLToWindream
10
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\A.I.S. GmbH\windream
Solutions\ WFToXMLToWindream \<CurrenVersion>
11
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\A.I.S.
GmbH\windream\Solutions\WFToXMLToWindream\<CurrentVers
ion>\<Inhalt von WindreamOT>
12
Benachrichtigung per E-Mail
14
Datenbank für Querrecherche
14
Objekttyp der zu archivierenden Dokumente (Fax)
15
Objekttyp ändern
16
Hinweise für die Einstellungen von WinFax Pro
19
Abbildungsverzeichnis
22
Tabellenverzeichnis
23
Index
25
1
WinFax Pro Anbindung an
windream
Einleitung
Die vorliegende Dokumentation dient Ihnen als Hilfestellung bei der
Installation und Konfiguration der WinFax Pro Anbindung an
windream (ab Version 2.5.1).
Hinweis zur Namenskonvention: Die im weiteren Verlauf
dieser Dokumentation verwendete allgemeine Produktbezeichnung
Winfax Anbindung wird synonym zu der programminternen
Bezeichnung WFToXMLToWindream benutzt. Beide Begriffe sind
gleichbedeutend.
Ebenso ist die allgemeine Produktbezeichnung XML Import Manager
ein Synonym für die interne Modulbezeichnung XMLToWindream.
WFToXMLToWindream ist die Lösung zur Anbindung von WinFax
Pro an windream. Die Beschreibung gibt einen kurzen Überblick über
die Grundlagen und Voraussetzungen der Installation von
WFToXMLToWindream. Es wird ebenfalls erläutert, welche
Konfigurationen und Systemeinstellungen für den Betrieb von
WFToXMLToWindream notwendig und ggf. anzupassen sind.
Die für die Anbindung von WinFax Pro an windream benötigte
Komponente (WFToXMLToWindream) sowie das XML-Modul für
den Dokumentimport werden über das Setup installiert.
Die Beschreibung des XML Import Managers ist nicht Bestandteil
dieser Dokumentation. Sie finden die Beschreibung des Import-Moduls
in der beigefügten Dokumentation "XML Import Manager Referenzarchivierung über XML-Dateien".
Hinweis: Bei der eingesetzten Version des XML-ImportManagers handelt es sich um die OEM-Version, die ausschließlich
für den Einsatz mit WinFaxPro entwickelt wurde. Die Vollversion
des XML Import-Managers erhalten Sie bei der windream GmbH
oder einem ihrer Partner.
Die Installation von WFToXMLToWindream setzt Kenntnisse in der
Bedienung von Microsoft Windows NT (Systemverwaltung) voraus.
Informationen dazu finden Sie in den entsprechenden
Dokumentationen von Microsoft.
2
Mit der Anbindung von WinFax Pro an windream bietet die windream
GmbH eine Lösung zur automatischen Annahme, Indexierung und
Archivierung von Faxen im DMS. Das Modul zur Anbindung
(WFToXMLToWindream) generiert zunächst die Binärdateien als TifDateien und die zugehörigen Indexdaten als XML-Dateien
(Indexdateien). Zusätzlich führt das Programm eine OCR-Erkennung
durch und generiert den Volltext. Die erstellten Dateien (Binär- Indexund Volltextdateien) werden von XMLToWindream archiviert.
WFToXMLToWindream überwacht den Eingangs- und
Ausgangsordner in WinFax Pro auf ein- und ausgehende Faxe.
• Zudem erstellt WFToXMLToWindream eine XML-Datei für den
Import mit XMLToWindream zur automatischen Indexierung und
eine Binärdatei mit dem Fax im Tif-Format. Nach erfolgreicher
Erstellung entfernt WFToXMLToWindream das gerade bearbeitete
Fax aus WinFax Pro (abhängig von der aktuellen Konfiguration).
• Mit Imaging Professional 2.5 von Kodak wird von
WFToXMLToWindream ein Fax in das Tif G4-Format konvertiert
und zu einem Fax ein Volltext erstellt.
•
Eingang
Eingangsdaten
Verarbeitung
WFToXMLToWindream: Prozesse zur Konvertierung
und Bereitstellung der Eingangsdaten
XMLToWindreamBatch.vbs
Binärdatei
XML-Datei
XMLToWindream.exe
- Vorverarbeitung (z.B. OCR)
- Indexierung und Archivierung
- Nachverarbeitung
windream
Dokument
Abbildung 1: WinFax Pro Anbindung an windream
Volltext
3
Konvertierung der Eingangsdaten
WFToXMLToWindream ist das Konvertierungsmodul, das die
Eingangsdaten aus WinFax Pro in das für den Import mit Hilfe von
XMLToWindream benötigte Format zur Verfügung stellt.
Über WinFax Pro eingehende Faxe werden von
WFToXMLToWindream zunächst in das für den Import ins DMS
erforderliche Format konvertiert. Anschließend stellt
WFToXMLToWindream diese Daten in den erwarteten Verzeichnissen
bereit. Zusätzlich erstellt WFToXMLToWindream unter Verwendung
von Imaging Professional 2.5 den Volltext in den für den Import
erwarteten Verzeichnissen zur Verfügung.
Abhängig von der aktuellen Konfiguration entfernt
WFToXMLToWindream nach erfolgreicher Konvertierung, die
bearbeiteten Faxe aus dem Faxein- /ausgang von WinFax Pro.
Import der Daten in windream
XMLToWindream (das Importmodul) übernimmt dann die
Indexierung und Archivierung der Dokumente (Binärdateien,
Indexinformationen und Volltext).
Per E-Mail können Empfänger über evtl. aufgetretene Fehler während
der Verarbeitung benachrichtigt werden.
Die Beschreibung des Importmoduls finden Sie in der Dokumentation
"XMLToWindream - Referenzarchivierung über XML-Dateien" auf
der Installations-CD.
Konfiguration der Anwendung
Die Konfiguration der WinFax Pro Anbindung erfolgt über das Setup
und die Windows Registrierungsdatenbank. Durch Anpassung der
entsprechenden Schlüssel in der Registrierungsdatenbank können
benutzerspezifische Anforderungen realisiert werden.
Installationsreihenfolge
Die Installation von WFToXMLToWindream setzt in jedem Fall eine
vorherige Installation von windream Server oder windream Client
inklusive der dafür benötigten Komponenten voraus (auf dem Rechner,
auf dem WFToXMLToWindream installiert wird).
Imaging Professional 2.5 von Kodak muß installiert sein.
Microsoft MSXML 3.0 muß installiert sein. Die Software finden Sie auf
der Installations-CD. Sie können diese mit Hilfe der Datei
msxml3.msi installieren.
Die Installationsprogramme für windream Server, windream Client
und XMLToWindream (OEM-Version) inklusive
WFToXMLToWindream finden Sie auf den Installations-CDs, die Sie
4
von der windream GmbH oder Ihrem windream Partner erhalten
haben.
Systemvoraussetzungen
Folgende Systemvoraussetzungen müssen im einzelnen für die
Installation von WFToXMLToWindream erfüllt sein:
Hardware-Voraussetzungen
Es müssen die Hardware-Voraussetzungen erfüllt sein, die für die
Installation von WinFax Pro (ab Version 10.0) gelten.
• Es müssen die Hardware-Voraussetzungen erfüllt sein, die für die
Installation von Imaging Professional 2.5 gelten.
• Es müssen die Hardware-Voraussetzungen erfüllt sein, die für die
Installation von XMLToWindream gelten.
• Arbeitsspeicher von mindestens 128 Mbyte (empfohlen: 256
MByte).
•
Hinweis: Es ist darauf zu achten, daß entsprechend der
vorliegenden Systemarchitektur, den Systemvoraussetzungen und
gewünschten Verarbeitungsprozessen (z.B. für die OCRErkennung) ausreichend Systemressourcen verfügbar sind.
Software-Voraussetzungen
•
•
•
•
•
•
Microsoft Outlook 2000 oder höher.
Microsoft Installer ab der Version 1.1.
Microsoft XML Engine 2.6 (Microsoft MSXML 3.0). Die Software
finden Sie auf der Installations-CD und Sie können diese mit Hilfe
der Datei msxml3.msi installieren.
WinFax PRO ab Version 10.0.
Imaging Professional 2.5 (für OCR-Erkennung).
Windows NT 4.0 Client / Server mit Service Pack 5 oder höher.
Weitere Voraussetzungen
Im folgenden werden weitere Anforderungen aufgeführt, die für den
Betrieb von WFToXMLToWindream erfüllt sein müssen.
Indexdaten (Objekttyp) für Archivierung in windream
Beim Setup von WFToXMLToWindream kann der für den Import zu
verwendende Objekttyp nicht angegeben werden. Das Setup installiert
standardmäßig einen vorkonfigurierten Objekttyp (Fax) und nimmt
5
für diesen die erforderlichen Einstellungen in der Windows
Registrierungsdatenbank vor. Damit dieser Objekttyp verwendet
werden kann, muß der Objekttyp in windream entsprechend definiert
sein. Dazu importieren Sie den Objekttyp nach windream mit Hilfe der
entsprechenden Administrationsfunktion aus der windream
Management Console (WMC). Der Import des Objekttyps kann
entweder vor oder nach der Installation von WFToXMLToWindream
durchgeführt werden. Er muß in jedem Fall vor dem erstmaligen
Betrieb von WFToXMLToWindream erfolgt sein.
Die für die Indexierung zu verwendenden Indexmerkmale (Objekttyp
und die objekttypspezifischen Indexe) werden mit den entsprechenden
Inhalten aus den XML-Dateien gelesen. WFToXMLToWindream
verwendet bei der Erstellung der XML-Dateien für die Einträge der zu
verwendenden Indexmerkmale die Angaben aus der Windows
Registrierungsdatenbank.
In der Windows Registrierungsdatenbank wird unter dem Schlüssel
WFToXMLToWindream ein Schlüssel mit dem Bezeichner des
Objekttyps eingetragen (siehe Abschnitt "Einträge in der Windows
Registrierung" ab Seite 12). Dort werden unter entsprechenden
Einträgen zusätzliche Konfigurationen für diesen Objekttyp
vorgenommen.
Zusätzlich wird in der Windows Registrierungsdatenbank unter dem
Schlüssel XMLToWindream ein Schlüssel mit dem Bezeichner des
Objekttyps eingetragen. Dort werden unter entsprechenden Schlüsseln
zusätzliche Konfigurationen für diesen Objekttyp vorgenommen (z.B.:
Zielverzeichnis, Verzeichnis der Eingangsdateien oder Empfänger für
E-Mail-Benachrichtigungen). Die Beschreibung der Schlüssel und
Einträge in der Registrierungsdatenbank für XMLToWindream finden
Sie in der Dokumentation "XMLToWindream - Referenzarchivierung
über XML-Dateien" auf der Installations-CD.
Zielverzeichnis in windream
Das Verzeichnis, in dem die zu archivierenden Dokumente im
windream-Laufwerk abgelegt werden sollen, muß bekannt sein bzw.
entsprechend eingerichtet sein (Zugriffsrechte beachten). Bei der
Installation von WFToXMLToWindream wird der entsprechende
Eintrag in der Registrierungsdatenbank mit dem Bezeichner für den
mitgelieferten Objekttyp belegt.
Hinweis: Falls Sie ein anderes Verzeichnis verwenden möchten,
müssen Sie den Eintrag für den RootFolder unterhalb des
Schlüssels HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\A.I.S.
GmbH\windream
Solutions\XMLToWindream\2.5.1\Fax\ entsprechend
anpassen. Die Beschreibung der Schlüssel und Einträge von
XMLToWindream finden Sie in der Dokumentation
6
Indexe über E-Mail-Anhang bearbeiten
Per E-Mail können Empfänger über den Ein-und Ausgang der Faxe
benachrichtigt werden. Als Anhang wird ein VB-Skript verschickt, über
das die Indexmerkmale des Dokuments angezeigt und bearbeitet
werden können. Voraussetzung dafür ist, daß auf den jeweiligen
Arbeitsstationen die Datei ShowWdProperties.dll installiert ist.
Dafür muß auf den betreffenden Arbeitsplatzrechnern über das Setup
die Komponente ShowWdProperties installiert werden (siehe
Abschnitt "WFToXMLToWindream installieren (Setup aufrufen)" ab
Seite 6).
Konfiguration von WinFax Pro
Für de4n Betrieb von WFToXMLToWindream sind bestimmte
Einstellungen in WinFax Pro erforderlich. Sie können diese
Konfigurationen vor oder nach Abschluß der Installation von
WFToXMLToWindream vornehmen (siehe dazu den Abschnitt
"Hinweise für die Einstellungen von WinFax Pro", ab Seite 19).
WFToXMLToWindream installieren (Setup aufrufen)
Bitte rufen Sie das Setup für die Installation von
WFToXMLToWindream (setup.exe) erst nach sorgfältiger
Überprüfung der genannten Punkte auf.
Nach dem Start des Setup-Programms leitet Sie der Setup-Assistent
durch die einzelnen Installationsschritte. Folgen Sie den Hinweisen in
den entsprechenden Dialogfeldern. Im folgenden werden die für die
Installation von WFToXMLToWindream notwendigen Komponenten
beschrieben, die Sie im Setup über das Dialogfeld Komponenten wählen
festlegen. Die ausführliche Installationsbeschreibung finden Sie in der
Dokumentation "XMLToWindream - Referenzarchivierung über
XML-Dateien" auf der Installations-CD.
Komponenten wählen
Im Dialogfeld Komponenten wählen, treffen Sie die Auswahl der zu
installierenden Komponenten.
XMLToWindream
Installiert das zentrale Steuerungsskript und das Import-Programm
(XMLToWindreamBatch.vbs und XMLToWindream.exe)
mit den für den Betrieb von XMLToWindream benötigten
Komponenten. Zusätzlich werden die notwendigen
7
Systemeinstellungen vorgenommen. Eine ausführliche Beschreibung
dieser Komponente finden Sie in der Dokumentation
WFToXMLToWindream
Installiert das Programm WFToXMLToWindream.exe für die
Anbindung von WinFax Pro an windream und die für den Betrieb von
WFToXMLToWindream benötigten Komponenten. Zusätzlich werden
die für die WinFax Pro-Lösung notwendigen Systemeinstellungen
vorgenommen.
ShowWdProperties
Installiert die Datei ShowWdProperties.dll für die Anzeige der
Indexmerkmale ein- und ausgehender Faxe aus den E-Mail
Benachrichtigungen. Per E-Mail können Empfänger über den Ein-und
Ausgang der Faxe benachrichtigt werden. Als Anhang wird ein VBSkript verschickt, über das die Indexmerkmale des Dokuments
angezeigt und bearbeitet werden können (Registerkarte Indexe aus den
Dokumenteigenschaften).
Wenn die Anzeige und Bearbeitung der Indexe ein- und ausgehender
Faxe aus den E-Mail Benachrichtigungen erfolgen soll, müssen Sie die
Komponente ShowWdProperties installieren.
Hinweis: Auf allen Arbeitsplatzrechnern, auf denen die Anzeige
und Bearbeitung der Indexe ein-und ausgehender Faxe über das
Skript aus den E-Mail-Benachrichtigungen erfolgen soll, muß die
Datei ShowWdProperties.dll installiert werden. Rufen Sie
dazu auf den betreffenden Arbeitsstationen das Setup auf.
Bestimmen Sie den Zielpfad für die Installation. Danach wählen Sie
im Dialogfeld Komponenten wählen die Komponente
ShowWdProperties aus. Legen Sie anschließend den
Programmordner fest und starten den Kopiervorgang.
Nach der Installation
Nach Abschluß der Installation können Sie bestimmte Einstellungen
entsprechend den vorhandenen Anforderungen anpassen.
Einträge in der Windows Registrierungsdatenbank
Für den Einsatz des Import-Moduls XMLToWindream sind in der
Windows Registrierungsdatenbank verschiedene Konfigurationen
vorzunehmen. Bestimmte Einstellungen werden vom Setup
vorgenommen, andere müssen Sie manuell festlegen (z.B. für den Fall,
daß die Querrecherche genutzt werden soll). Die einzelnen
Einstellungen (Schlüssel und Werte in der Registry) finden Sie im
Abschnitt "Einträge in der Windows Registrierung" in der
8
XML-Dateien" beschrieben.
Datenbank zur Querrecherche
Für den Fall, daß die Querrecherche bei der Erstellung von E-Mail
Benachrichtigungen für die Ermittlung zusätzlicher Absender- und
Empfängerangaben oder zur Indexierung genutzt werden soll, muß die
Datenbank eingerichtet mit den entsprechenden Daten gefüllt werden
(siehe Abschnitt "Datenbank für Querrecherche" in der
XML-Dateien" auf der Installations-CD).
Verarbeitungsablauf
Der automatische Import der Dokumente wird über ein VisualBasicSkript (VB-Skript) gesteuert. Das Skript
XMLToWindreamBatch.vbs wird als Vorgang aus dem Ordner
Geplante Vorgänge im Windows Explorer gestartet. Der Vorgang wird
unter einer Benutzerkennung konfiguriert, unter der Microsoft Outlook
eingerichtet ist. Es kann auch ein Benutzerkonto verwendet werden,
das lokale Administrationsrechte auf dem Rechner besitzt, auf dem die
WinFax-Anbindung installiert ist und von dem die E-Mail
Benachrichtigungen verschickt werden. Der Vorgang muß unter einer
Benutzerkennung konfiguriert werden, die die Archivierung in
windream in den gewünschten Zielordnern zuläßt.
XMLToWindreamBatch.vbs ist das zentrale Steuerungsskript für
den XML-Import in das DMS windream. Es beinhaltet die einzelnen
Bearbeitungsschritte in Form von entsprechenden Prozeßaufrufen.
Zunächst wird das Konvertierungsmodul WFToXMLToWindream
aufgerufen, das die benötigten Eingangsdateien (Binär-, Index- und
Volltextdateien) der ein- und ausgehende Faxe zur Verfügung stellt.
Nach erfolgreicher Konvertierung entfernt WFToXMLToWindream
die bearbeiteten Faxe aus dem Faxein- /ausgang von WinFax Pro. Falls
dies nicht gewünscht ist, muß die Konfiguration in der
Registrierungsdatenbank entsprechend angepaßt werden (siehe Eintrag
DeleteMID ab Seite 11).
Anschließend wird das Programm XMLToWindream.exe gestartet,
das die Indexierung und Archivierung der Dokumente (Import) in
windream durchführt. Eine ausführliche Beschreibung des
Steuerungsskripts sowie des Importmoduls finden Sie in der
XML-Dateien" von auf der Installations-CD.
9
Verzeichnisstruktur und installierte Dateien
Im folgenden werden die Verzeichnisstruktur und die Dateien
aufgeführt, die bei der Installation von WFToXMLToWindream
angelegt bzw. installiert werden. Dokumentiert werden nur die Ordner
und Dateien, die bei der Installation der Komponente
WFToXMLToWindream installiert werden. Die Beschreibung der
Verzeichnisse und Dateien, die bei der Installation des Importmoduls
XMLToWindream.exe angelegt werden, entnehmen Sie bitte der
Dokumentation zu XMLToWindream auf der Installations-CD
("XMLToWindream - Referenzarchivierung über XML-Dateien").
bin
Das Unterverzeichnis bin enthält VB-Skripte, Programmdateien,
zusätzliche Dateien zur Erzeugung von Anhängen für E-Mails und die
Standard-Datenbank zur Querrecherche. Die Dateien werden vom
Setup in diesem Ordner abgelegt. Bei der Installation von
WFToXMLToWindream werden folgende Dateien abgelegt:
Name der Datei
Erläuterung
WFToXMLToWindream.exe
Ausführbares Programm mit
Anbindung an WinFax Pro.
Customer.dic
Datei zur Volltexterstellung mit
Imaging Professional 2.5.
Customer.trn
Datei zur Volltexterstellung mit
Imaging Professional 2.5.
ShowWdProperties.dll
Datei für die Anzeige und
Bearbeitung der
Indexeigenschaften eines Faxes
aus dem Anhang einer E-MailBenachrichtigung.
Tabelle 1: Installierte Dateien im Ordner "Programmverzeichnis/bin"
OTFax
Das Unterverzeichnis OTFax enthält den Objekttyp Fax in Form der
Datei Fax.xml für den Objekttypimport nach windream (siehe auch
Abschnitt "Objekttyp der zu archivierenden Dokumente (Fax)" ab
Seite 15). Die Datei wird abhängig von der jeweiligen Sprachversion
der Anwendung in der jeweiligen Sprache in einem eigenen
Unterverzeichnis abgelegt (z.B. für Deutsch:
\OTFax\049\Fax.xml).
Name der Datei
Erläuterung
Fax.xml
XML-Datei, die den vorkonfigurierten Objekttyp
für die Archivierung der ein- und ausgehenden
10
Faxe beschreibt.
Dieser Objekttyp kann mit der Importfunktion
von windream nach windream importiert werden.
Tabelle 2: Datei des Objekttyps für den Import nach windream
Einträge in der Windows Registrierung
Im folgenden werden die für die Ausführung von
WFToXMLToWindream benötigten Einträge in der Windows
Registrierungsdatenbank beschrieben. Bestimmte Schlüssel werden
vom Setup festgelegt, andere müssen manuell nach Abschluß der
Installation gesetzt werden. Zudem besteht die Möglichkeit, die vom
Setup mit Standardwerten gesetzten Schlüssel nach Abschluß der
Installation gemäß den vorliegenden Anforderungen entsprechend
manuell anzupassen.
Die Beschreibung der Einträge zur Konfiguration von
XMLToWindream ist nicht Bestandteil dieser Dokumentation. Sie
finden diese Einstellungen in der Dokumentation "XMLToWindream Referenzarchivierung über XML-Dateien" beschrieben.
Bei der folgenden Beschreibung der einzelnen Schlüssel wird in den
Fällen, in denen eine manuelle Festlegung von Einträgen in der
Windows Registrierungsdatenbank erforderlich ist, darauf hingewiesen.
In der Registry wird bei der Installation von WFToXMLToWindream
der Schlüssel HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\A.I.S.
GmbH\windream Solutions\WFToXMLToWindream
angelegt.
GmbH\windream
Solutions\WFToXMLToWindream
Unterhalb dieses Eintrags befinden sich alle für den Ablauf des
Programms WFToXMLToWindream nötigen Schlüssel und Einträge.
CurrentVersion
Typ : String
Der Eintrag CurrentVersion bezeichnet den Schlüssel der
aktuellen Version. Unterhalb des WFToXMLToWindream Schlüssels
existiert ein Schlüssel mit diesem Namen (z.B. 1.0) Darunter liegen die
Schlüssel und Einträge, die von WFToXMLToWindream ausgelesen
werden.
11
GmbH\windream Solutions\
WFToXMLToWindream \<CurrenVersion>
Dieser Schlüssel enthält die Einträge und Schlüssel der installierten
Version von WFToXMLToWindream.
DeleteMID
Typ : DWORD
Der Eintrag DeleteMID steuert, ob die in WinFax Pro eingehenden
Faxe nach erfolgreicher Erstellung der XML- und Tif-Dateien in
WinFax Pro entfernt werden sollen (Wert 1) oder nicht (Wert 0).
Standard ist der Wert 1.
FullText
Typ : DWORD
Der Eintrag FullText steuert, ob nach erfolgreicher Erstellung der
Tif-Dateien für jedes Fax zusätzlich ein Volltext erstellt werden soll
(Wert 1) oder nicht (Wert 0). Standard ist der Wert 1.
OcrLanguage
Typ : DWORD
Der Eintrag OcrLanguage bestimmt, welche Sprache bei der
Volltexterkennung mit Imaging Professional 2.5 verwendet werden soll.
Im folgenden sind die möglichen Werte für die zu verwendende
Sprache aufgeführt. Standard ist der Wert 0.
Weitere Informationen finden Sie in den entsprechenden
Dokumentationen von Kodak zu Imaging Professional 2.5 (z.B. in
"Hilfe zu Imaging Professional ActiveX Controls").
Wert
Sprache
0
Die Sprache des Systems wird verwendet
1
Englisch
2
Spanisch
3
Deutsch
4
Italienisch
5
Französisch
6
Niederländisch
7
Schwedisch
12
8
Norwegisch
9
Finnisch
10
Dänisch
11
Portugisisch
12
Russisch
13
Japanisch – z.Zt. noch nicht von Imaging Professional
unterstützt
Tabelle 3: Sprache zur Volltexterkennung (Eintrag OcrLanguage)
ShowOCRProgress
Typ : DWORD
Der Eintrag ShowOCRProgress steuert, ob während der
Volltexterzeugung mit Imaging Professional 2.5 der Fortschritt bei der
Erstellung angezeigt wird (Wert 1) oder nicht Wert (0). Standard ist der
Wert 0.
Hinweis: Dieser Eintrag dient der Kontrolle und Fehlersuche bei
der Volltexterstellung.
SleepTime
Typ : DWORD
Der Eintrag SleepTime legt den Zeitraum fest, nach dem die
Fertigstellung des Volltextes überprüft werden soll. Die Angabe erfolgt
in Sekunden. Standard ist der Wert 1.
WindreamOT
Typ : String
Der Eintrag WindreamOT bezeichnet den Objekttyp, unter dem die
ein- und ausgehenden Faxe in windream archiviert werden sollen.
Standard ist der Objekttyp Fax (siehe auch Abschnitt "Objekttyp der
zu archivierenden Dokumente (Fax)" ab Seite 15).
GmbH\windream\Solutions\WFToXMLToWindrea
m\<CurrentVersion>\<Inhalt von WindreamOT>
Der Schlüssel <Inhalt von WindreamOT> bezeichnet den
Namen eines in windream vorhandenen Objekttyps. Dieser Bezeichner
wird vom Setup zuvor im darüber liegenden Verzeichnis in dem
13
Eintrag WindreamOT angelegt. Standardmäßig wird der Bezeichner
Fax eingetragen.
Im folgenden werden die Einträge aufgeführt, die im einzelnen gesetzt
sein müssen. Die Einträge enthalten die notwendigen Angaben zu den
objekttypspezifischen Indexen des zu verwendenden Objekttyps. Vom
Setup werden die Bezeichner der objekttypspezifischen Indexe des
Objekttyps Fax eingetragen (siehe auch Abschnitt "Objekttyp der zu
archivierenden Dokumente (Fax)" ab Seite 15).
ColumnDate
Typ : STRING
Der Eintrag ColumnDate bezeichnet den Namen der Spalte des
Objekttyps in windream, die den Wert des Sendedatums eines Faxes
aufnimmt. Der Eintrag wird vom Setup gesetzt. Dieser Eintrag muß
gesetzt sein. Standard ist der Wert Sendedatum.
ColumnPages
Typ : STRING
Der Eintrag ColumnPages bezeichnet den Namen der Spalte des
Objekttyps in windream, die den Wert der Seitenanzahl eines Faxes
aufnimmt. Der Eintrag wird vom Setup gesetzt. Dieser Eintrag muß
gesetzt sein. Standard ist der Wert Seiten.
ColumnSenderID
Typ : STRING
Der Eintrag ColumnSenderID bezeichnet den Namen der Spalte
des Objekttyps in windream, die den Wert des Senderkennung eines
Faxes aufnimmt. Der Eintrag wird vom Setup gesetzt. Dieser Eintrag
muß gesetzt sein. Standard ist der Wert Sender.
ColumnFaxtype
Typ : STRING
Der Eintrag ColumnFaxtype bezeichnet den Namen der Spalte des
Objekttyps in windream, die den Wert des Faxtyps eines Faxes
(Eingang/Ausgang) aufnimmt. Der Eintrag wird vom Setup gesetzt.
Dieser Eintrag muß gesetzt sein. Standard ist der Wert Faxtyp.
14
Benachrichtigung per E-Mail
Per E-Mail können Empfänger über ein- und ausgehende Faxe
informiert werden. Die Benachrichtigungen enthalten u.a. Angaben
zum Absender und Eingangszeitpunkt eines Dokuments und den Link
auf die entsprechende Datei im windream-Laufwerk. Zudem enthalten
die Benachrichtigungen verschiedene Anhänge z.B. in Form eines
Suchprofils für die Suche und Anzeige des Dokuments oder ein VBSkript für die Indexierung der Faxe. Die Beschreibung der
Konfiguration von E-Mail Benachrichtigungen finden Sie in der
Hinweis: Für die Ausführung des Skripts zur Anzeige und
Bearbeitung der Indexmerkmale, muß die Datei
ShowWdProperties.dll auf dem betreffenden
Arbeitsplatzrechner installiert sein (siehe auch Abschnitt
"WFToXMLToWindream installieren (Setup aufrufen)" ab Seite 6).
Bestimmte Empfänger können per E-Mail darüber informiert werden,
ob bei der Verarbeitung der Dokumente Fehler aufgetreten sind (siehe
auch "Benachrichtigung per E-Mail" in der Dokumentation zu
XMLToWindream auf der Installations-CD).
Im Fehlerfall wird eine Mail an die im Registry-Eintrag
AdminMailingGroups konfigurierten Empfänger versendet, wenn
der Registry-Eintrag SendErrorMail den Wert 1 hat (Standard ist
der Wert 0). Die Konfiguration der Benachrichtigungen im Fehlerfall
erfolgt über die entsprechenden Einträge der Registrierungsdatenbank
unter dem Schlüssel für XMLToWindream
(HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\A.I.S.
GmbH\windream Solutions\XMLToWindream).
Datenbank für Querrecherche
Falls für die Ermittlung zusätzlicher Angaben (z. B.: erweiterte
Absender- und Empfängerangaben) bei der Erstellung der E-Mail
Benachrichtigungen oder zur Indexierung der Dokumente die
Querrecherche über eine entsprechend eingerichtete Datenbank
genutzt werden soll, sind verschiedene Einstellungen notwendig.
Die einzelnen Voraussetzungen und Konfigurationen finden Sie im
Abschnitt "Datenbank für Querrecherche" in der Dokumentation
der Installations-CD beschrieben.
15
Objekttyp der zu archivierenden Dokumente (Fax)
Der Objekttyp zur Archivierung der ein- und ausgehenden Faxe muß
in windream existieren.
Wenn der von WFToXMLToWindream standardmäßig installierte
Objekttyp verwendet werden soll, muß dieser in windream entweder
vor oder nach der Installation von WFToXMLToWindream angelegt
werden. Dazu importieren Sie den Objekttyp nach windream mit Hilfe
der entsprechenden Administrationsfunktion aus der windream
Management Console (WMC). Die für den Import erforderliche XMLDatei finden Sie unter dem Namen Fax.xml im Verzeichnis
<Programmverzeichnis>\OTFax.
Verwaltung von Objekttypen in der windream Management
Console (Objekttyp Fax)
Abbildung 2: Verwaltung von Objekttypen in der WMC
Liste der objekttypspezifischen Indexe
Name
Spalte
Größe Typ
Sender
szTextNr
128
Text
Faxtyp
szTextNr
128
Text
X
Ein- / Ausgang
0
Datum X
Eingangs- /
Ausgangsdatum
Anzahl der Seiten
Sendedatum dwDateNr
Seiten
dwIntegerNr 0
Zahl
Bemerkung
szTextNr
Text
512
Einmal
editierbar
Erläuterung
Absenderkennung
X
Tabelle 4: Objekttypspezifische Indexe des Objekttyps Fax
Bemerkungstext
16
Über die entsprechenden Administrationsfunktionen von windream
können Sie den zu verwendenden Objekttyp individuell anpassen
(Layout der Registerkarte ändern, weitere objekttypspezifische Indexe
hinzufügen). Zudem besteht die Möglichkeit, einen anderen Objekttyp
als den mitgelieferten Objekttyp zu verwenden. Die Beschreibung der
Pflege und Verwaltung von Objekttypen in windream finden Sie in der
Dokumentation oder in der Online-Hilfe zu windream.
Layout der Registerkarte Indexe für den Objekttyp Fax in
windream
Abbildung 3: Registerkarte Indexe von Objekttyp Fax
Falls Sie Änderungen an der Konfiguration des Objekttyps vornehmen
oder einen anderen Objekttyp verwenden möchten, beachten Sie bitte
die im folgenden beschriebenen Hinweise und Vorgehensweisen.
Objekttyp ändern
Wenn Sie den Bezeichner für den Objekttyp ändern oder einen anderen
Objekttyp verwenden möchten, müssen Sie folgende Einträge in der
Registrierungsdatenbank entsprechend anpassen. Beachten Sie bitte,
daß der zu verwendende Objekttyp in jedem Fall vier Indexe enthalten
muß, die bezüglich der Feldtypen den Indexen des Objekttyp Fax
entsprechen. Die Beschreibung der erforderlichen Indexe finden Sie in
der Tabelle "Liste der objekttypspezifischen Indexe".
17
Falls die Querrecherche genutzt werden soll, müssen die dafür
benötigten Indexmerkmale (z.B.: Absenderkennung oder
Absendername) bei der Konfiguration des Objekttyps berücksichtigt
werden. Die Beschreibung der Querrecherche finden Sie in der
Wichtiger Warnhinweis: Beachten Sie, daß nachträgliche
Änderungen des Objekttyps (während des Betriebs von
WFToXMLToWindream) zu Problemen bei der Verwaltung bereits
archivierter Dokumente dieses Typs führen können.
Folgende Schritte müssen Sie vornehmen, um den
Objekttyp zu ändern
1. Schlüssel umbenennen
GmbH\windream
Solutions\WFToXMLToWindream\2.5.1\Fax
Änderung: von \Fax in \<neuer Name>
2. Eintrag für den Objekttyp anpassen
GmbH\windream
Solutions\WFToXMLToWindream\2.5.1\WindreamOT
Änderung des Wertes des Eintrags \WindreamOT von Fax in
<neuer Name>.
3. Einträge der objekttypspezifischen Indexe ändern
GmbH\windream
Solutions\WFToXMLToWindream\2.5.1\Fax\[Spalte
des objekttypspezifischen Index]
Folgende Werte müssen Sie anpassen:
ColumnDate: von Sendedatum in <neuer Name>
ColumnPages: von Seiten in <neuer Name>
ColumnSenderID: von Sender in <neuer Name>
ColumnFaxtype: von Faxtyp in <neuer Name>
Hinweis: Für die Verarbeitung der Faxe mit
WFToXMLToWindream ist es erforderlich, daß der Objekttyp der
18
zu archivierenden Dokumente mindestens vier objekttypspezifische
Indexe enthält, deren Feldtyp mit denen des mitgelieferten
Objekttyps übereinstimmen.
4. Schlüssel umbenennen
GmbH\windream
Solutions\XMLToWindream\2.5.1\Fax
Änderung: von \Fax in \<neuer Name>
5. Eintrag für den RootFolder in windream ändern
Hinweis: Unterhalb des Schlüssels
GmbH\windream
Solutions\XMLToWindream\2.5.1\Fax\ wird über den
Eintrag RootFolder das Verzeichnis in windream festgelegt, in
dem die Dokumente archiviert werden.
Falls Sie den Bezeichner für den Objekttyp ändern oder ein anderes
Verzeichnis verwenden möchten, müssen Sie den Eintrag
entsprechend anpassen. Die Beschreibung der Schlüssel und
Einträge von XMLToWindream finden Sie in der Dokumentation
GmbH\windream
Solutions\XMLToWindream\2.5.1\Fax\RootFolder
Änderung des Wertes des Eintrags \RootFolder von Fax in
<neuer Name>.
19
Hinweise für die Einstellungen von WinFax Pro
Der Betrieb von WFToXMLToWindream erfordert bestimmte
Einstellungen in WinFax Pro. Im folgenden werden die notwendigen
Konfigurationen beschrieben. Sie können diese Einstellungen vor oder
nach Abschluß der Installation von WFToXMLToWindream
vornehmen.
So nehmen Sie die notwendigen Einstellungen in WinFax
Pro vor
1. Wählen Sie in WinFax Pro den Befehl Extras>Programmeinrichtung .
2. Markieren Sie den Eintrag E-Mail und Outlook-Integration.
Abbildung 4: WinFax Pro Programmeinrichtung
3. Aktivieren Sie die Schaltfläche Eigenschaften, um die E-MailEigenschaften zu öffnen.
20
Abbildung 5: WinFax Pro E-Mail-Eigenschaften
4. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Faxe per E-Mail senden
aktivieren.
5. Speichern Sie die Änderungen mit einer der Schaltflächen OK oder
Übernehmen.
6. Wählen Sie anschließend in WinFax Pro erneut den Befehl
Extras>Programmeinrichtung.
7. Markieren Sie den Eintrag Senden und öffnen Sie das Dialogfeld
Eigenschaften für das Senden von Faxen.
21
Abbildung 6: WinFax Pro Eigenschaften für das Senden von Faxen
8. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Deckblatt verwenden.
9. Speichern Sie die Änderungen mit einer der Schaltflächen OK oder
Übernehmen.
Hinweis: Aus programmtechnischen Gründen ist eine
Archivierung des Deckblatts zu einem Fax nicht möglich. Sollten
Sie dennoch die Deckblatterstellung wünschen, müssen Sie das
Kontrollkästchen Deckblatt verwenden aktivieren. Beachten Sie dabei,
daß die Deckblätter nicht archiviert werden.
22
Abbildung 1: WinFax Pro Anbindung an windream 2
Abbildung 2: WinFax Pro Programmeinrichtung 19
Abbildung 3: WinFax Pro E-Mail-Eigenschaften 20
Abbildung 4: WinFax Pro Eigenschaften für das Senden von Faxen 21
7
Tabellenverzeichnis
Tabellenverzeichnis
Tabelle 1: Installierte Dateien im Ordner "Programmverzeichnis/bin" 9
Tabelle 2: Datei des Objekttyps für den Import nach windream 10
Tabelle 3: Sprache zur Volltexterkennung (Eintrag OcrLanguage) 12
Tabelle 4: Objekttypspezifische Indexe des Objekttyps Fax 15
23
Index
25
Index
A
O
Aufrufen
WFToXMLToWindream Setup 6
Objekttyp ändern 16
Objekttyp Fax 15
Layout der Registerkarte Indexe 16
objekttypspezifische Indexe 15
Objekttyp zur Archivierung 15
OcrLanguage 11
OTFax 9
B
Benachrichtigung per E-Mail 14
bin 9
C
ColumnDate 13
ColumnFaxtype 13
ColumnPages 13
ColumnSenderID 13
CurrentVersion 10
D
Datenbank für Querrecherche 14
Datenbank zur Querrecherche 8, 17
DeleteMID 11
E
Einstellungen von WinFax Pro 6, 19
Einträge in der Windows
Registrierungsdatenbank 10
F
Fax.mdb 17
FullText 11
I
Installation
Voraussetzungen 4
Installationsreihenfolge 3
K
Komponenten
ShowWdProperties 6
WFToXMLToWindream 6
XMLToWindream 6
Komponenten wählen 6
Q
Querrecherche 8, 14, 17
Datenbank 17
S
ShowOCRProgress 12
ShowWdProperties 6, 7
ShowWdProperties.dll 6, 7
SleepTime 12
Starten
WFToXMLToWindream Setup 6
Systemvoraussetzungen 4
V
Voraussetzungen
Installation
WFToXMLToWindream 4
W
WFToXMLToWindream 7
Installieren 6
Starten 6
WFToXMLToWindream Setup
Komponenten wählen 6
WindreamOT 12
X
XMLToWindream 6

Grundlagen der WinFax Pro Anbindung an windream

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Produktbeschreibung windream

Objekttyp: Stadion Räumlichkeit: Cafeteria, Restaurant Standort

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