Ovis pdf-Office - pdf

Handbuch pdf-Office
Stand Oktober 2003
Kurzanleitung zum schnellen Einstieg in Ihr Werkzeug zur
Erstellung von pdf-Formularen und -Dokumenten
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Vorwort: ................................................................................4
Einleitung:.............................................................................4
Kurzeinweisung: ........................................................................................................5
Die Funktionen im Einzelnen: ............................................................................8
Menue-Felder:.............................................................................................................8
Datei: ............................................................................................................................8
Neu:...........................................................................................................................8
Öffnen: ......................................................................................................................8
Speichern: ................................................................................................................8
Speichern unter:......................................................................................................8
Als Pdf speichern...:................................................................................................8
Seite drucken:..........................................................................................................8
Beenden:...................................................................................................................9
Ändern:.........................................................................................................................9
Rückgängig: .............................................................................................................9
Ausschneiden:..........................................................................................................9
Kopieren: ..................................................................................................................9
Einfügen:..................................................................................................................9
Löschen:....................................................................................................................9
Ansicht: ........................................................................................................................9
Lineal:.......................................................................................................................9
Raster: ......................................................................................................................9
Hintergrund Bild: ...................................................................................................9
Text Editor:............................................................................................................10
Bilder: .....................................................................................................................10
Text Zeilen: ............................................................................................................10
Formular Felder:...................................................................................................10
Dokument: .................................................................................................................10
Eigenschaften:.......................................................................................................10
Seite einfügen:.......................................................................................................10
Seitengröße: ...........................................................................................................11
Einfügen:....................................................................................................................11
Hintergrund Bild: .................................................................................................11
Formular Feld: ......................................................................................................11
Werkzeuge: ................................................................................................................11
Hilfe: ...........................................................................................................................12
Graphische Auswahlfelder (Icons) in der Kopfzeile: ...............................12
Überblick:...................................................................................................................12
Im Detail: ...................................................................................................................12
Dokumentenverwaltung:.....................................................................................12
Ausschneiden, Kopieren, Einfügen markierter Objekte: ...............................13
Texteigenschaften:................................................................................................13
Texteigenschaften:................................................................................................13
Einzug, Abstand des Textes zum Seitenrand ..................................................14
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Seitennavigation: ..................................................................................................14
Auswahl der Bearbeitungswerkzeuge / Modi:..................................................14
Graphische Auswahlfelder (Icons) am rechten Seitenrand: ................15
Überblick:...................................................................................................................15
Die Funktionen im Detail: ......................................................................................15
Seitenränder und Einzug: ...................................................................................15
Formularfelder und ihre Eigenschaften: ..........................................................16
Aktivieren der Funktion Text-Feld-Eingabe................................................16
Aktivieren der Funktion Options-Feld-Eingabe ..........................................17
Aktivieren der Funktion Auswahl-Feld-Eingabe ........................................18
Aktivieren der Funktion Listen-Feld-Eingabe.............................................19
Aktivieren der Funktion Schaltfläche ...........................................................20
Schaltfläche „Eingabe löschen“: .....................................................................20
Schaltfläche „OVIS FormServer“: ..................................................................20
Schaltfläche „Senden“: .....................................................................................20
Schaltfläche „FDF einlesen“:...........................................................................21
Schaltfläche „JavaScript“: ...............................................................................21
Aktivieren der Funktion Kontrollkästchen ..................................................21
Aktivieren der Funktion Passwort-Feld .......................................................22
Aktivieren der Funktion Mehrzeiliges Textfeld ..........................................22
Mehrfachauswahl von Formularfeldern:..............................................................23
Gleichzeitiges Positionieren und Verschieben mehrerer Felder ......................23
Feld Beschreibung im Modus Seitenansicht:.......................................................23
Feld Beschreibung im Modus Layout:...................................................................24
Feld Umrahmungen:................................................................................................24
Allgemeine Eigenschaften:......................................................................................24
Feldposition / Feldgröße: .........................................................................................24
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Quick Manual pdfOffice:
Vorwort:
pdfOffice ist eine Lösung rund um das Thema pdf.
pdfOffice ist vollständig in Java entwickelt und daher auf allen gängigen
Plattformen lauffähig. Sie erhalten damit eines der modernsten Werkzeuge, das
derzeit am Markt verfügbar ist. Da es sich hier um die Version 1.0 handelt, sind
noch nicht restlos alle Funktionen integriert, doch haben wir bereits die
wichtigsten Funktionalitäten realisiert. Selbstverständlich liefern wir Ihnen die
noch ausstehenden Entwicklungsschritte kostenlos in den nächsten Wochen
nach.
Sollte in Ihren Dokumenten oben rechts noch das Wasserzeichen „pdfOffice.com“
erscheinen, so ist Ihre Software-Version noch nicht freigeschaltet.
Einleitung:
Mit dem Programm pdfOffice können Sie Texte und Formulare erstellen,
Graphiken positioniere, Ihr Briefpapier als Standard-Hintergrund hinterlegen,
eingescannte Formulare als Hintergrund hinterlegen, um sie um elektronische
Eingabefelder zu ergänzen etc.
pdfOffice liefert Ihnen somit alle Funktionalitäten rund um das Thema pdf .
Selbstverständlich speichert pdfOffice Ihre Daten nicht nur als pdf-Datei sondern
auch in einem eigenen Format, dem sogenannten „OFD“ (Office Formular Daten),
das die Weiterverarbeitung, Änderung und Ergänzung zulässt.
So erzeugen Sie nicht nur ein unveränderbares pdf-Dokument sondern sichern
sich eine ideale Ausgangsbasis, alle Daten , Formulare, Graphiken etc, später
nochmals editieren zu können.
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Tipp !!
Zwei wesentlich Dinge sollten Sie bei der Arbeit mit pdfOffice berücksichtigen:
1.) Die Auswahl des Modus: Texteingabe, Formularfeld-Eingabe, Bilder
Positionieren, etc. Diese Auswahl finden oben rechts im Menue.
2.) Da pdfOffice im Modus „Seitenansicht“
direkt im echten
Visualisierungsmodus arbeitet ist es überflüssig, zwischenzeitlich Ihre
Dokumente in eine pdf-Datei zu konvertieren, Sie können direkt am Bildschirm
sehen, wie Ihre spätere pdf-Datei aussieht.
Achten Sie vor allem bei der Eingabe der Formularfelder darauf, in welchem
Modus Sie sich befinden (Seitenansicht oder Layout) , da sich dort jeweils
unterschiedliche Funktionalitäten zu ein und dem selben Feld zuweisen lassen..
Kurzeinweisung:
Wie können Sie ohne Schulung mit pdfOffice schnell Formulare erstellen?:
Starten Sie zunächst pdfOffice nach der Installation aus Ihrem Startmenue
heraus.
Sie sehen eine Oberfläche, die ähnlich der Microsoft Word aufgebaut ist.
1. Schritt)
Wählen Sie aus, ob Sie ein neues Dokument erstellen, ein bestehendes
ergänzen wollen, oder ein (eingescanntes)Formular als Hintergrund
nutzen wollen (Einfügen Hintergrundbild)
2. Schritt)
Wählen Sie den Modus Formular Werkzeug
3. Schritt)
Sofern Sie Formularfelder eingeben möchten, müssen Sie sich nun für die
Art des Feldes (Textfeld, Auswahl-Feld, Listen-Feld, Passwort-Feld,
Optionsfeld, Schaltfläche, Kontrollkästchen) entscheiden. Positionieren Sie
dieses Feld mit der Maus (Ort, Größe).
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Tipp !!
pdfOffice unterscheidet bei der Eingabe von Formularfeldern zwischen Layout
Modus und Seitenansicht (exakte Wiedergabe der späteren pdf-Optik). Im Layout
Modus können entsprechend nur die Daten eingegeben werden, die für das
Datenhandling wichtig sind (Feldnamen etc) während in der Seitenansicht nur
Dinge berücksichtigt werden, die auch später sichtbar sind (Farben,
Hintergründe, Tooltipps, etc.)
4. Schritt:
weisen Sie dem Feld die Optik zu. Unterstrichen oder umrandet,
Hintergrundfarbe, etc. FERTIG !!
Schritt 1
Schritt 2
Schritt 3
Schritt 4
Selbstverständlich können Sie allen Texten und Formularfeldern eigene
Schrifttypen zuweisen (alle, die Sie auf Ihrem Rechner geladen haben), die
Positionen und Größen pixelgenau bestimmen mittels Angabe der X und Y
Koordinaten auf dem Blatt, der exakten Breite (B) und Hohe (H).
Tipp !!
pdfOffice bietet Ihnen für die besonders schnelle Eingabe von Formularfeldern
die (etwas ungewöhnliche) Möglichkeit, statt der Bestätigung mittels der „Enter“
Taste, dieses auch mit der rcheten Maustaste zu tun. So können Sie noch
schneller und ohne immer zwischen Maus und Tastatur zu wechseln arbeiten.
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Wie können Sie ohne Schulung mit pdfOffice schnell Texte erstellen?:
1. Schritt)
Wählen Sie aus, ob Sie ein neues Dokument erstellen oder ein
bestehendes ergänzen wollen
2. Schritt)
Wählen Sie den Modus Texteditor aus
3. Schritt)
schreiben Sie Ihren Text wie gewohnt
Schritt 1
Schritt 2
Tipp!!!
Nutzen Sie unter dem Menuepunkt „Ansicht“ die Funktion „Lineal“. Die
Textseite erhält dann ein Lineal am oberen Rand, auf dem Sie Tabulatoren
mittels Mausklick platzieren können. Damit erleichtern Sie sich die
Formatierung der Seite: Zum Entfernen eines Tabulators ziehen Sie diesen
einfach per Mausklick aus dem Lineal heraus.
Mit diesen wenigen Schritten werde Sie bereits 80 % Ihrer Anforderungen an die
Arbeit mit pdf-Dokumenten abdecken können. Wir wünschen Ihnen viel Spass im
Umgang mit der Lösung pdfOffice.
Die detaillierte Beschreibung der Funktionen finden Sie auf den folgenden
Seiten...
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Die Funktionen im Einzelnen:
Menue-Felder:
Datei:
Neu:
Anlegen eines neuen Dokumentes. Hierzu wird eine neue Seite geöffnet
Öffnen:
Öffnen eines vorhandenen „OFD“-Dokuments.
Das heißt öffnen eines Dokuments, das Sie bereits mit dem pdfOffice
erstellt haben. Die Verzeichnisstruktur Ihrer Festplatte wird geöffnet und
Sie können mittels Doppel-Klick ein bestehendes „OFD“ Dokument
einlesen..
Speichern:
Speichert Ihre Eingaben unter dem
vorgenannten Dateinamen
Speichern unter:
Speichert Ihr Dokument unter einem
noch zu vergebenen Namen:
Als Pdf speichern...:
Speichert Ihr Dokument als pdf Datei
Seite drucken:
Druckt Ihre Eingaben mittels des von
Ihnen installierten Druckers. Über die
Druckerauswahl sind andere Drucker-Einstellungen möglich.
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Beenden:
Schliesst pdfOffice und beendet das Programm.
Ändern:
Rückgängig:
Macht den letzten Schritt rückgängig
Ausschneiden:
Schneidet das zuvor markierte Element aus
Kopieren:
Kopiert das markierte Element
Einfügen:
Fügt das zuvor Kopierte/ausgeschnittene Element ein
Löschen:
Löscht das markierte Element
Ansicht:
Lineal:
Schaltet das Lineal ein, auf dem Sie Tabulatoren setzen können:
Wenn Sie mit die Shift-Taste gedrückt halten und die Tabulatoren mit der
Maus anklicken, ändert sich deren Funktion von linksbündig auf zentriert
auf rechtsbündig.
Raster:
Noch nicht in Version1.0 aktiv:
Hinterlegt die Seite mit einem beliebig
Zu definierenden Raster zur einfacheren
Zeichenfunktion
Hintergrund Bild:
Zeigt das gewählte Hintergrundbild an
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Text Editor:
Zeigt die eingegebenen Textelemente an
Bilder:
Noch nicht in Version1.0 aktiv:
Zeigt die positionierten Bildelemente an
Text Zeilen:
Zeigt die frei positionierten Textelemente an
Formular Felder:
Zeigt die Formularfelder im Modus Seitenansicht an
Dokument:
Hier werde alle Funktionen und Hintergrundinformationen des zu erstellenden Dokumentes
eingestellt:
Eigenschaften:
Die später diesem Dokument zugewiesenen Eigenschaften können sie hier
eintragen:
- Name des Dokuments
- Thema des Dokuments
- Ihren Namen als Verfasser
- Die Art der Verschlüsselung
- Die Art der Nutzungsberechtigung
sowie ein Kennwort unter dem Sie die
eingestellten Restriktionen wieder aufheben
können
Seite einfügen:
An jeder Stelle des Dokumentes können Sie eine neue Seite einfügen – auch
zwischen bereits bestehenden Seiten. Auf welcher Seite Sie sich befinden finden
Sie oben in der Seitennavigation,
wie viele Seiten das gesamte Dokument besitzt, finden Sie in der Fußzeile.
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Seitengröße:
Sie können standardisierte Seitenformate
oder aber eigenen einstellen, ebenso wie
die Hoch- oder Querformate der Voreinstellungen.
Einfügen:
Mit dem Menuepunkt „Einfügen“ können Sie ein Hintergrundbild für die
ausgewählte Seite bestimmen und/oder dieses entfernen
Hintergrund Bild:
Schaltet in den Modus der Bildpositionierung
Formular Feld:
Schaltet in den Modus der Formularfeld-Bearbeitung
Werkzeuge:
Hier können Sie die jeweiligen Bearbeitungsmodi wählen.
Dieser Menuepunkt ist identisch mit der Direktauswahl mittels.....
..... der graphischen Icons
Texteditor, Bilder, Text Zeilen, Formular Felder ....
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....sowie Optionen für die allgemeinen Einstellungen des Dokumentes, wie
beispielsweise den Speicherpfad
Ihrer *.ofd Dateien (also Dateien,
die Sie mit pdf-Office auch später
weiter bearbeiten können, oder
den grundsätzlichen Speicherpfad
für *.pdf-Dokumente sowie die
Einstellung der Maßeinheit in
Inch, Punkt oder Zentimetern:
Hilfe:
Unter dem Menuepunkt „Hilfe“ finden Sie
Ihr online-Handbuch mit allen wichtigen
Informationen zum Handling von
pdfOffice sowie die Möglichkeit, Ihre
Software-Version freizuschalten und damit
das Wasserzeichen auf Ihren Ausdrucken zu entfernen. Unter dem Punkt Info
finden Sie Informationen über die aktuell installierte Versionsnummer von
pdfOffice sowie die Benachrichtigung, ob es sich bereits um eine registrierte
Lizenz (ggf. mit Angabe des Lizenzschlüssels) handelt.
Graphische Auswahlfelder (Icons) in der Kopfzeile:
Überblick:
Im Detail:
Dokumentenverwaltung:
Speichert die aktuelle Datei als pdf-Dokument
Speichert Ihre Eingaben unter dem voreingestellten
Dateinamen
als weiterbearbeitbare/wiedereinlesbare „OFD“Datei
Öffnen eines bestehenden Dokuments
Erstellen eines neuen Dokuments
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Ausschneiden, Kopieren, Einfügen markierter Objekte:
Einfügen eines zuvor kopierten Feldes/Textes/Bildes
Kopieren eines mit der Maus markierten Feldes/Textes/Bildes
Ausschneiden eines mit der Maus markierten
Feldes/Textes/Bildes
Texteigenschaften:
Pulldown zur Eingabe der Textgröße
Eingabe der Textgröße
Pulldown zur Eingabe d. Schrifttyps
Name des Schrifttyps
Rechtsbündige Textanordnung
Zentrierte Textanordnung
Linksbündige Textanordnung
Texteigenschaften:
Text unterstreichen
Text kursiv
Text in Fettschrift
Auswahl der Hintergrundfarbe der Seite,
öffnet eine Auswahlbox
Auswahl der Textfarbe,
öffnet eine Auswahlbox
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Einzug, Abstand des Textes zum Seitenrand
Verringert den Einzug des Textes um die voreingestellte Länge
Erweitert den Einzug des Textes um die voreingestellte Länge
Auf der rechten Seite können Sie die jeweiligen Werte
in diesen Eingabefelder festlegen.
Seitennavigation:
Eine Seite weiter blättern
Aktuelle Seitenzahl
Eine Seite zurück blättern
Auswahl der Bearbeitungswerkzeuge / Modi:
Erweiterte Funktionen für ein Formularfeld
(noch nicht in Version 1.0 aktiv)
Werkzeug zur Eingabe von Formularfeldern
Werkzeug zur Positionierung freier Textfelder
(noch nicht in Version 1.0 aktiv)
Werkzeug zur Positionierung von Graphiken
Start de Texteditors
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Graphische Auswahlfelder (Icons) am rechten Seitenrand:
Überblick:
Mit diesen Funktionsknöpfen haben Sie sämtliche
Eingabemöglichkeiten einer schnellen und professionellen
Seitengestaltung mit Formular-Feld-Definitionen im
Überblick. Bewusst haben wir hier auch die Möglichkeit
einer pixelgenauen Eingabe geschaffen, um Ihre
Dokumente so korrekt wie eben möglich zu gestalten.
Selbstverständlich können Sie Ihre Eingaben auch
freihändig und nach Augenmaß tätigen.
Die Funktionen im Detail:
Seitenränder und Einzug:
pdfOffice unterscheidet zwischen Seitenrändern
und Einzug, da z.B. Seitenränder den bedruckbaren Bereich
darstellen könnten, die Einzüge aber den Textbeginn.
Insofern definieren Sie mit den Seitenrändern den Bereich
auf Ihrer Seite, der überhaupt nutzbar sein soll, die Einzüge
verhalten sich relativ zu diesen Werten.
Beispiel: Geben Sie als linken Seitenrand 0,882 cm ein und als Einzug 2 cm, so
ist zwar Ihr Dokument ab 0,882 cm nutzbar, doch beginnt der Text erst
ab 2.882 cm.
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Formularfelder und ihre Eigenschaften:
Schaltet pdfOffice in den Layout Modus. In diesem Modus werden alle
Informationen
eingegeben, die später für die Verwaltung der Felder oder die
Datenbankanbindung relevant sind.
Schaltet pdfOffice in den Seitenansicht Modus. In diesem Modus werden
alle
Informationen eingegeben, die später für den Anwender sichtbar sein
sollen.
Tipp !!
Achten Sie darauf, in welchem Modus Sie sich befinden. Im Layout Modus können
Sie dem Formularfeld einen Namen vergeben, schalten Sie in den Seitenansicht Modus, so
Schaltet dieses Eingabefeld auf den Beschreibungstext (Tooltipp), der erscheinen soll, wenn
der Anwender mit der Maus über das Formularfeld fährt.
Das System schlägt Ihnen stets einen Feld-Namen vor, den Sie per Bestätigung
(Enter) übernehmen können. Sie können diesen jederzeit überschreiben oder
einen eigenen Namen eingeben.
Aktivieren der Funktion Text-Feld-Eingabe
Ein Textfeld ist ein Eingabefeld, in das der Nutzer des Formulars beliebige
Eingaben tätigen kann. Ziehen Sie einfach mit gerückter linken Maustaste
im Layout-Modus ein Text-Feld in die gewünschte Größe und bestätigen
den Feldnamen-Vorschlag des Systems. Selbstverständlich können Sie
auch einen eigenen Namen wählen.
Sollte das Textfeld noch nicht die exakte Größe/Position besitzen, können
Sie diese leicht mittels der Eingabe eines X und Y Wertes für die Position
sowie die B und H Werte für Breite und Höhe bestimmen.
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Tipp!!
Zur Eingabe mehrerer identisch großer Textfelder, geben Sie das erste Feld wie
gewohnt ein. Anschließende drücken Sie die „Shift“ Taste und klicken mit der
Maus an die Stelle, wo das nächste identisch große Feld platziert werden soll.
Schon erscheint Ihr neues Feld.
Wie das Textfeld angezeigt werden soll, bestimmen Sie im Modus
„Seitenansicht“, in dem Sie hier im Feld „Beschreibung“ einen Tooltipp
eingeben können, der erscheint, sobald der Anwender mit der Maus über
das Feld fährt. Ferner weisen Sie in diesem Modus dem Feld die
gewünschten Rahmen und Farben zu – fertig.
Tipp !!
Sie können im Modus Seitenansicht direkt einen Text in das Feld schreiben, der
eine Hilfestellung oder Zusatzinfo für den Anwender sein kann. Sobald der
Anwender dann eine Eingabe in dieses Feld tätigt, verschwindet dieser
Zusatztext.
Aktivieren der Funktion Options-Feld-Eingabe
Optionsfelder dienen zur Abfrage eindeutigen und ausschließlicher
Angaben. Mehrfachantworten sind hier nicht gewünscht, um ja/nein
Antworten zu bekommen.
Beispiel: Welche schulische Laufbahn haben Sie absolviert?
Geben Sie hier mehrere Antworten zur Auswahl, kann nur eine zutreffend
sein.
Zur Eingabe dieser Optionsfelder gehen Sie wie gewohnt vor:
Sie gehen in die Rubrik „Formularfelder“ und in den Modus „Layout.
Anschließend wählen Sie „Optionsfelder“ aus positionieren das erste Feld
mittels der Maus oder den konkreten X und Y Werten.
Gleiches gilt für die Größe der Felder.
Als Standard werden Optionsfelder als Kreisrunde Felder dargestellt, da
dies den allgemeinen Vorgaben entspricht. Sofern Sie eine
andere Darstellungsform wünschen, wechseln
Sie in die „Seitenansicht“ , markieren das Feld
und drücken die rechte Maustaste. Nun können
Sie den Feldern auch andere Darstellungsformen zuweisen.
Um eine zusammenhängende Gruppe von Optionsfelder zu definieren,
kopieren Sie das erste Feld und fügen eine Kopie beliebig oft ein.
pdfOffice platziert diese dann direkt unterhalb des ersten Feldes
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Die Eigenschaften der Symbole wie Farbe, Größe, Zeichensatz etc,
bestimmen Sie mittels der
Textwerkzeuge.
Um eine zusammenhängende Gruppe von Optionsfelder zu kopieren,
markieren Sie die ursprüngliche Gruppe im Layout-Modus und kopieren
diese. pdfOffice fragt Sie dann, ob Sie eine neue Gruppe erzeugen wollen
(Antwort Ja) oder die ganze Gruppe als neue zusammenhängende Gruppe
duplizieren wollen (Antwort Nein).
Tipp!!
Zur Positionierung von Optionsfelder im Standard-Format, drücken Sie die
„Shift“ Taste bei der Platzierung, pdfOffice setzt dieses Kästchen dann
automatisch auf 12-Punkt Größe nach DIN-Vorgaben und weist den
Optionsfeldern als Darstellungsform eine Kreisrunde Box zu. So erleichtern Sie
sich die Formulargestaltung.
Aktivieren der Funktion Auswahl-Feld-Eingabe
Ein Auswahlfeld bietet die Möglichkeit, mittels eines Pull-down Menues
dem Anwender die Möglichkeit zur Auswahl verschiedener Vorgaben. Per
Mausklick aktiviert der Anwender dabei die volle Auswahl.
Zur Bestimmung dieser Auswahlmöglichkeiten, platzieren Sie bitte das
Auswahl-Feld
an der gewünschten Position, vergeben im Layout Modus wie gewohnt alle
Parameter und schalten dann bitte in die Seitenansicht. Klicken Sie auf
das Feld und drücken den bereits besprochenen Knopf „Erweiterte
Optionen Formularfeld“
Tipp!!
Mit der rechten Maus-Taste schalten Sie direkt in die „erweiterten Optionen“
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Rechte Maustaste:
Ein neues Fenster öffnet sich, in dem Sie alle später zur Auswahl
stehenden Angaben
definieren können.
Das Feld „Element“ beschriebt den Text,
den der Anwender auswählen kann,
das Feld „Exportwert“ beschreibt den
Namen des Feldes, unter dem Sie die
vom Anwender getätigte Auswahl später
ggf. elektronisch oder per
Datenbank-Anbindung auslesen können.
Daher ist es wichtig, dass alle Feldnamen
eindeutig sind.
Mittels „Hinzufügen“ können Sie Ihre Auswahl erweitern.
„Bearbeiten möglich“ bedeutet, dass der Anwender die Auswahl mit
individuellen Eingaben überschreiben kann.
„Element Sortieren“ ordnet die Auswahlfelder
alphanumerisch.
„Nach oben, nach unten“ verändert die Position des ausgewählten
Auswahlfeldes in der Liste.
Tipp!!
Zur Eingabe mehrerer identisch großer Auswahlfelder, geben Sie das erste Feld
wie gewohnt ein. Anschließende drücken Sie die „Shift“ Taste und klicken mit
der Maus an die Stelle, wo das nächste identisch große Feld platziert werden soll.
Schon erscheint Ihr neues Feld.
Aktivieren der Funktion Listen-Feld-Eingabe
Hier erfolgt die gleiche Vorgehensweise wie bei der
Funktion Auswahl-Feld-Eingabe, nur dass dieses
Feld nicht als Pull-down- Asuwahl sondern komplett
als Liste dargestellt wird.
Tipp!!
Zur Eingabe mehrerer identisch großer Listenfelder, geben Sie das erste Feld wie
gewohnt ein. Anschließende drücken Sie die „Shift“ Taste und klicken mit der
Maus an die Stelle, wo das nächste identisch große Feld platziert werden soll.
Schon erscheint Ihr neues Feld.
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Aktivieren der Funktion Schaltfläche
Sofern Sie als Formularfeld mittels eine
Schaltfläche wählen, wünschen Sie, dass
dieses Feld eine gewisse Funktion ausführt, wenn es vom Anwender angeklickt
wird.
Um Ihnen das Handling mit diesen
Schaltflächen zu vereinfachen, haben wir
bereits 4 Schaltflächen vordefiniert, und
eine zu Ihrer freien Verfügung gestellt.
Die Feldeigenschaften werden wie gewohnt mit der rechten Maustaste
zugewiesen.
Schaltfläche „Eingabe löschen“:
Mittels dieses „Knopfes“ kann der Anwender alle seine Formularfeld-Eingaben
wieder löschen. Automatisch wird der Ursprungsinhalt der Formularfelder
wieder eingefügt. Haben Sie also den Feldern gewisse Textinformation (default)
mitgegeben, die überschrieben werden können, werden diese wieder hergestellt.
Schaltfläche „OVIS FormServer“:
Sofern Sie also die Option „Ovis FormServer“ wählen, öffnen sich zwei Felder.
Eines davon (die aktive Schaltfläche) können Sie als Beschriftung der Funktion
nutzen, die andere dient zur Eingabe des Namens, unter dem die
Formularinhalte gespeichert werden sollen.
Im Layout:
Beispiel für Seitenansicht:
Diese Speicherfunktion können Sie im pdf-FormServer weiter nutzen. Hier
können Sie diese Formulare einfach und schnell öffnen, mit Inhalt füllen und
wieder abspeichern sowie erneut einlesen – auch ohne pdf-Office.
Schaltfläche „Senden“:
Mit dieser Funktion können Sie vordefinieren, an welches Verzeichnis die
Formulardaten gesandt werden sollen. Es handelt sich hierbei nicht um eine
Mailfunktion sondern um eine „submit“ Funktion, die die Formulardaten auf rein
technischer Ebene beispielsweise an einen Server mit der vordefinierten Adresse
übergibt.
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Schaltfläche „FDF einlesen“:
Mittels dieser Funktion öffnet sich beim Klicken ein Explorer-Fenster, in dem Sie
zum Beispiel die FDF-Daten einlesen, die Sie evtl. bereits in dieses Formular
eingegeben haben oder eben die dem Formular zugehörigen FDF-Daten laden.
Zur Erinnerung: FDF-Daten bezeichnen die Informationen, die Sie in ein
Formularfeld eingeben und die quasi „auf“ dem pdf-Dokument liegen.
Schaltfläche „JavaScript“:
Diese Funktion erlaubt die freie Definition eines Formularfeldes mittels
JavaScript. Sofern Sie also in den Editor unter „JavaScript Aktion“ das
entsprechende Script eingeben, werden im Acrobat Reader Ihre Aktionen
ausgeführt, sofern zulässig. Z.B. können Sie hier die Korrektheit der PasswortFeld-Eingabe überprüfen und entsprechende Aktionen auslösen.
Aktivieren der Funktion Kontrollkästchen
Ein Kontrollkästchen dient dazu, dem Anwender mittels eines einzigen
Mausklicks die Möglichkeit zu verschaffen, z.B. eine Frage mit „Ja“ oder
„Nein“ zu beantworten – also eine richtige Antwort quasi anzukreuzen.
Dazu gibt 6 verschiedene Darstellungen von Kontrollkästchen:
Häkchen
Kreis
Kreuz
Raute
Quadrat
Stern
Um ein Kontrollkästchen zu positionieren, platzieren Sie es einfach mit
der Maus an die gewünschte Stelle und bestimmen die Größe des
Kästchens. Auch hier ist wieder entweder freie Größenwahl mittels der
Maus oder direkt über X,Y Position sowie B und H für Breite und Höhe
möglich.
Im Modus „Seitenansicht“ können Sie nun wie bei allen anderen Felder
auch die Rahmen und Hintergrundfarben vergeben. Zur Auswahl der
Darstellung des Kontrollkästchens markieren Sie dieses und drücken die
rechte Maustaste. Nun können Sie die gewünschte Vorauswahl treffen.
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Die Eigenschaften der Symbole wie Farbe, Größe, Zeichensatz etc,
bestimmen Sie
mittels der Textwerkzeuge.
Tipp!!
Zur Positionierung vieler Kontrollkästchen im Standard-Format, drücken Sie die
„Shift“ Taste bei der Platzierung, pdfOffice setzt dieses Kästchen dann
automatisch auf 12-Punkt Größe nach DIN-Vorgaben und weist dem Kästchen
als Darstellungsform ein Häkchen zu. So erleichtern Sie sich die
Formulargestaltung.
Aktivieren der Funktion Passwort-Feld
Ein Passwort-Feld ist im Grunde ein normales Textfeld, das lediglich die
Eingaben nicht offen darstellt. Über ein JavaScript in der „Schaltfläche
JavaScript“ können Sie aber anderen Feldern eine Funktion mit der
korrekten Eingabe des Passwortes zuweisen.
Aktivieren der Funktion Mehrzeiliges Textfeld
Hier handelt es sich um Felder, die dem Anwender
beliebig umfangreiche Möglichkeiten zur Eingabe
eines Textes geben. Sollte die Größe des Textfeldes
nicht ausreichen, wird diese automatisch gescrollt.
Im Adobe Reader 5.x wird diese Scrollbar nicht
dargestellt, im Adobe 6.x sehr wohl.
Bitte beachten Sie, dass lediglich die im Textfeld s
sichtbaren Textelemente auch gedruckt werden.
Tipp!!
Zur Eingabe mehrerer identisch großer Textfelder, geben Sie das erste Feld wie
gewohnt ein. Anschließende drücken Sie die „Shift“ Taste und klicken mit der
Maus an die Stelle, wo das nächste identisch große Feld platziert werden soll.
Schon erscheint Ihr neues Feld.
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Mehrfachauswahl von Formularfeldern:
Um mehrere Felder zu kopieren, zu verschieben oder auszurichten, drücken Sie
bitte die „Strg“ Taste und markieren dann mit der Maus die gewünschten Felder.
Gleiches gilt zum Entmarkieren.
Tipp!!
Mittels gedrückter „Strg“ Taste können Sie einfach einen Rahmen um die
gewünschten Felder ziehen. Alle innerhalb des Rahmens befindlichen Felder
werden dann ebenfalls markiert
Gleichzeitiges Positionieren und Verschieben mehrerer Felder
Haben Sie analog der Vorgehensweise „Mehrfachauswahl von Formularfeldern“
Ihre gewünschten Felder markiert, sehen Sie, dass die markierten Felder
farblich hervorgehoben sind. Zum vereinfachten Handling erkennt pdfOffice das
erste markierte Feld als Referenzfeld und stellt dieses blau dar. Alle anderen
markierten Felder werden rot dargestellt. Ändern Sie nun die Größe oder
Position des Referenzfeldes, so übernehmen alle anderen Felder ebenfalls diesen
Wert. So können Sie sehr schnell und einfach mehrere Felder exakt positionieren
und ausrichten.
Zum einfachen Verschieben aller markierten Felder mit der Maus, klicken Sie
einfach in eines der markierten Felder. Ändern Sie seine Position, werden alle
anderen markierten Felder ebenfalls verschoben.
Bitte beachten Sie, dass pdfOffice
beim freihändigen Verschieben die
von Ihnen voreingestellten
Seitenränder berücksichtigt und
daher die Felder nicht über diese
Grenzen hinaus verschiebt.
Feld Beschreibung im Modus Seitenansicht:
Im Gegensatz zum Layout Modus zeigt die Seitenansicht
alle Informationen, die später auch auf dem Dokument
sichtbar sein sollen. Die Beschreibung, die Sie einem
Feld hier zuweisen können, erscheint später als „Tooltipp“ an der Maus,
also als keiner Hilfetext für den Anwender, wenn er mit der Maus über das
Formularfeld fährt.
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Feld Beschreibung im Modus Layout:
Im Gegensatz zum Seitenansicht Modus zeigt das Layout
alle Informationen, die später auf dem Dokument nicht
sichtbar, aber für die Verwaltung der Felder notwendig sind.
So z.B. interne Feldnamen, die später in eine Datenbank ausgelesen werden
können etc.
Als Standard vergibt das Programm den Namen Feld.1, Feld.2 etc, so dass stets
eine eindeutige Zuweisung zu jedem Feld gegeben ist. Kopieren Sie ein Feld und
fügen es an anderer Stelle wieder ein, so vergibt das System eine Unternummer,
z.B. Feld.1.1, damit Sie bei Nutzung vieler Felder stets den Überblick haben und
die Zusammenhänge erkennen können. Selbstverständlich können Sie diesen
Feldnamen ändern oder einen bereits vergebenen Feldnamen manuell eintragen.
Feld Umrahmungen:
Zur Definition der Feldumrandungen können Sie hier
zwischen keiner Umrandung, kompletter Rahmenlinie,
vertiefter Umrahmung, Relief Umrahmung (vorstehend),
unterbrochenen Linien und Unterstreichungen wählen.
Ferner haben Sie die Möglichkeit, die Farbe und Strichstärke der
Rahmenlinie zu bestimmen.
Wie gewohnt, geschieht Sie über eine Farb-Auswahlbox.
Allgemeine Eigenschaften:
Diese Funktionen regeln das spätere Verhalten Ihrer
Formularfelder bei der Eingabe durch die Anwender.
Sie können Felder als schreibgeschützt definieren
(z.B. Rechenfelder mit Ergebnissen) Zwangseingaben
fordern, Felder für Anwender sichtbar/unsichtbar gestalten
und diese zum Druck freigeben oder aber von der Druckfunktion ausnehmen.
Feldposition / Feldgröße:
Zur verbesserten und exakteren Gestaltung von Formular-Dokumenten,
steht Ihnen nicht nur die Funktion einer freien Gestaltung
und Positionierung von Texten und Formularfeldern zur
Verfügung, Sie können diese auch Pixelgenau bestimmen,
wenn dies erforderlich ist. Dazu geben Sie zur Positionierung
eines markierten Feldes die exakten x und y Koordinaten, beginnend vom
Seitenrand Ihres Dokumentes an sowie die exakte Breite (B) und Höhe (H) des
Feldes.
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