Sehr geehrte Leserinnen und Leser, sehr geehrte

Ausgabe 2011
Die Zeitschrift für Freunde und Anwender der gotomaxx-Produkte
gotomaxx live
Referenz
eSignatur
Öko-Logos
Referenz
Rechnungsversand
papierfrei
ÖKOSIEGEL
gotomaxx als Aussteller auf
der CeBIT und der SoftENGINE
Business Convention
Bürokavalier EdelmannMit der E-Rechnung in den
verdienten Feierabend
Portokosten nicht nur senken,
sondern komplett einsparen
elektronische Rechnungen- der
Umwelt zuliebe
Dirty Jerz GmbHDie Rechnung zum Shirt kommt
aus dem Internet
Sehr geehrte Leserinnen und Leser,
sehr geehrte Anwender/innen der gotomaxx Produkte,
unsere Umwelt ist ein hohes Gut. Sie
ist unersetzlich und sollte uns deshalb besonders am Herzen liegen.
Das gilt nicht nur für Verbraucher,
sondern auch für Organisationen.
von Unternehmen, Organisationen
und Behörden schlummern, überflüssig. Offene Formate – wie etwa
PDF – sorgen dafür, dass man die
Daten auch noch Jahre später auf
den unterschiedlichsten Endgeräten
lesen kann.
Bei den großen Themen ist unser
Umweltbewusstsein bereits ausgeprägt: Wir trennen unseren Müll, fil- Die Lösungen von gotomaxx sind
tern Emissionen und schaffen Atom- nicht nur einfach zu nutzen, sie sind
kraftwerke ab. Doch Umweltschutz – wie der PDFMAILER Free und der
fängt bei kleinen Dingen an. So ist Signaturdienst signaturen-kostenfrei.
jedes Blatt Papier immer auch eine de – teilweise sogar gratis. Einfacher
Ressource. Deshalb ist es so wichtig, kann Umweltschutz kaum funktioniemöglichst wenig davon zu verbrau- ren.
chen.
Und weil das so ist, gibt es von
Mit elektronischen Dokumenten und gotomaxx zwei neue Öko-Siegel. Auf
E-Rechnungen wird ein großer Teil Geschäftspapier oder Webseiten
der Papierberge, die in den Archiven platziert, werben sie für die Umwelt-
freundlichkeit elektronischer Dokumente.
Unternehmen und Organisationen
unterstreichen damit ihr Umweltbewusstsein und regen Geschäftspartner sowie Verbraucher zum Mitmachen an. Wir hoffen, auf diese Weise
noch mehr Menschen für diese Idee
zu gewinnen.
Machen Sie mit und schützen Sie
mit gotomaxx die Umwelt! Viel Spaß
beim Lesen wünscht Ihnen
Matthias Neumer
Inhaber gotomaxx software GmbH
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2011
gotomaxx auf der SoftENGINE Business Convention 2011
Im Bann der Signatur
SoftENGINE Business
Convention 2011
Dass elektronische Rechnungen helfen, Geld zu sparen, ist allgemein bekannt. Dass sich damit die
Kosten der Rechnungsstellung komplett einsparen lassen, ist hingegen neu. Kein Wunder, dass der
Gratis-Signaturdienst signaturen-kostenfrei.de bei seiner Premiere auf der SoftENGINE Business
Convention auf großes Interesse stieß.
Auch wenn sich die konjunkturelle
Lage deutlich verbessert hat, stehen
viele Branchen unter einem enormen
Wettbewerbsdruck. Lösungen, mit denen sich Geschäftsprozesse effizienter
und kostengünstiger gestalten lassen,
gehörten daher zu den Trendthemen
der diesjährigen SoftENGINE Business
Convention.
Dabei rücken vor allem Verwaltungsprozesse verstärkt in den Fokus. Gerade in
den oft aufwendigen, papierbasierten
Abläufen steckt ein enormes Rationalisierungspotenzial.
Reges Interesse an GratisE-Rechnungen
Entsprechend hoch war das Interesse
an den gotomaxx Produkten eRechnungsportal für den signierten, rechtssicheren Rechnungsversand und
PDFMAILER für den elektronischen
Belegaustausch. Den meisten Zuspruch erhielt jedoch der kostenfreie
Signaturdienst signaturen-kostenfrei.
de. Dabei handelt es sich um ein
Add-on zum PDFMAILER, das erstmals
auf der Business Convention der Öffentlichkeit vorgestellt wurde.
Der werbefinanzierte Service funktioniert auch mit der Gratis-Version
von PDFMAILER. „Mit gängigen
E-Rechnungs-Angeboten können Unternehmen ihre Abrechnungskosten
lediglich senken.
Bei signaturen-kostenfrei.de entfallen sie komplett“, betont Simon Götz,
Technical Consultant bei der gotomaxx
GmbH, den Unterschied. Wie gut die
Idee bei den Kongressbesuchern ankam, zeigten die vielen Neuanmeldungen.
So einfach wie ausdrucken
Beim gotomaxx Vortrag im Plenum des
IT-Kongresses ging es nicht nur um die
Kosten des elektronischen Rechnungsversands, sondern vor allem um die einfache Handhabung.
Bei der Live-Demo benötigte Simon
Götz nur wenige Klicks, um eine Rechnung ins PDF-Format zu konvertieren
und mit der erforderlichen Signatur im
eRechnungsportal bereitzustellen. „Im
Zusammenspiel mit dem PDFMAILER
funktioniert signaturen-kostenfrei.de
wie ein Druckertreiber.
Anwender können die Software selbst
installieren und aus jedem Programm
heraus einsetzen“, erklärt der gotomaxx
Produktmanager. Dabei sei es völlig
egal, ob die Rechnungen mit einer
betriebswirtschaftlichen Software oder
einer Textverarbeitung erstellt werden.
Der Signaturprozess bleibt der gleiche.
So einfach kann es sein, Kosten zu
senken.
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2011
Mit der E-Rechnung in den verdienten Feierabend
Referenz: Bürokavalier
Als Werner Edelmann seinen Versandhandel Bürokavalier gründete, ahnte er noch nichts von seinem
rasanten Geschäftserfolg. Kurze Zeit später verhagelte ihm das stetig steigende Rechnungsvolumen
regelmäßig den Feierabend. Mithilfe der gotomaxx eRechnung gelang es ihm, die Abrechnung
weitgehend zu automatisieren. Heute kann er sich nach Geschäftsschluss wieder anderen Dingen
widmen.
Das kostete viel Zeit und noch mehr
Geld.
Und abends musste ich oft bangen,
ob ich den Rechnungslauf rechtzeitig
schaffe“, erinnert sich Werner Edelmann.
Durch Recherchen stieß er auf die
gotomaxx eRechnung und stellt seitdem
den Rechnungsversand schrittweise
auf die elektronische Rechnung um.
Die Befürchtung, dass seine Kunden
die elektronische Rechnung nicht
annehmen würden, bewahrheitete sich
nicht. Im Gegenteil.
Mit seiner Leselupe bewaffnet beugte
sich Werner Edelmann über die
Broschüre mit dem vielsagenden Titel
„Steuertipps für behinderte Menschen“
und stockte plötzlich. Dort stand,
dass blinde Unternehmer von der
Umsatzsteuer befreit sind. Das brachte
den sehbehinderten Verkäufer aus der
Büroartikelwirtschaft auf eine Idee:
weiter verrechnen können, wie
etwa
Bildungseinrichtungen
und
Verbände e.V., soziale Träger
oder das Gesundheitswesen. Das
Konzept schlug sofort ein. Bereits im
Gründungsjahr stand Werner Edelmann
vor einem Wachstumsproblem: Wie
sollte er nur die rasant steigende
Auftragszahl auf Dauer bewältigen?
Der Steuervorteil würde es ihm
erlauben, hochwertige Produkte mit
professioneller Beratung und gutem
Service zu kombinieren – und trotzdem
wettbewerbsfähig zu sein. Kurzerhand
gründete er den auf Bürobedarf und
Gebäudeausstattung
spezialisierten
Versandhandel Bürokavalier. Seine
Zielgruppe: Institutionen, die ihre
Vorsteuer nicht ans Finanzamt
Rechnungsstellung schnell gemacht
Er tat das, was die meisten Manager
tun: Er suchte nach Wegen, seine
Geschäftsprozesse effizienter zu
gestalten. Besonders fiel ihm dabei
der hohe manuelle Aufwand für die
Rechnungsstellung auf. „Ich habe die
Rechnungen zu hunderten gedruckt,
eingetütet, frankiert und zur Post
gebracht – und das alles ohne Auto.
Impressum
maxximum November 2011
Auflage: 5.000
Erscheinungsweise: 2 x pro Jahr
Herausgeber: gotomaxx software
GmbH
Alte Bundesstr. 10/16
76846 Hauenstein
Tel: 0049-6392-995 100
Fax: 0049-6392-995 599
E-Mail: [email protected]
Internet: www.gotomaxx.de
Konzeption / Realisation:
Matthias Neumer, Corinna Müller,
Eva Stadelmann, gotomaxx GmbH
Layout / Grafik:
DotCom Internet Consulting
Fotos: Hersteller, Bildarchive
Die Inhalte dieser Seiten wurden mit
größter Sorgfalt erstellt. Für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität
der Inhalte können wir jedoch keine
30 Kunden erhalten Ihre Rechnungen
mittlerweile per E-Mail – und täglich
kommen drei neue dazu. „Die gotomaxx
eRechnung war schnell installiert,
arbeitet zuverlässig und versteht sich mit
allen gängigen Windows-Programmen“,
begründet der Bürokavalier-Chef die
Produktwahl.
Bessere Work-Life-Balance
Mit der elektronischen Rechnung gelang
es Werner Edelmann, die Laufzeit
der
Rechnungsstellung
erheblich
zu reduzieren. Da keine Materialund Portokosten anfallen, sanken
gleichzeitig die Prozesskosten.
Die eingesparte Arbeitszeit investiert er
heute in den Ausbau seines Geschäfts.
„Die E-Rechnung hat ein innovatives,
fortschrittliches Image. Und sie ist für
behinderte Menschen barrierefrei“, freut
sich Werner Edelmann.
Gewähr übernehmen.
Alle im Text erwähnten Produktnamen
oder -bezeichnungen sind geschützte
Markenzeichen ihrer jeweiligen Inhaber.
Der Nachdruck von Texten ist nur nach
Rücksprache mit gotomaxx erlaubt.
© by gotomaxx GmbH
Fragen oder Anregungen?
[email protected]
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2011
E-Rechnung für lau
signaturenkostenfrei.de
Die Verwaltung birgt erstaunliche Sparpotenziale. Besonders hohe Kosten verursacht der traditionelle
Rechnungsversand mit seinen vielen Arbeitsschritten. Sie lassen sich mit dem Gratis-Signaturdienst
signaturen-kostenfrei.de nicht nur senken, sondern sogar komplett einsparen.
Man kann es also drehen und wenden,
wie man will: Ganz ungeschoren kommt
man bei der Rechnungsstellung nicht
davon. Anders sieht es beim GratisSignaturdienst signaturen-kostenfrei.de
aus. Der Service ist kostenlos, schnell
installiert und leicht zu bedienen.
Einfach zu bedienen
Die Verbindung zu Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und kaufmännischer
Software schafft der PDFMAILER. Um
eine Rechnung zu signieren, genügt es,
die betreffende Option im Druckdialog
des PDF-Konverters auszuwählen.
Anschließend wird das Dokument ins
PDF-Format konvertiert, dem gotomaxx
eRechnungsportal übergeben, dort signiert und zur Abholung bereitgestellt.
Der Rechnungsempfänger erhält per
E-Mail einen Link, über den sich die
signierte E-Rechnung herunterladen
lässt.
Im Unterschied zur kostenpflichtigen
gotomaxx eRechnung ist signaturenkostenfrei.de werbefinanziert. Der Signaturdienst lässt sich mit allen Versionen des PDFMAILERS nutzen – auch
mit dem PDFMAILER FREE.
Fazit
Am aufwendigsten ist bei signaturenkostenfrei.de die schriftliche Anmeldung. Im Betriebsalltag ist der Service
ebenso einfach wie der Druck auf Papier – keine umständliche Installation,
kein Einarbeiten in neue Abläufe. Freiberufler, kleine und mittelständische
Betriebe können auf diese Weise mühelos die Nebenkosten der Rechnungsstellung komplett einsparen.
Wenn sich Unternehmen, Freiberufler
oder Selbstständige die verauslagte
Umsatzsteuer vom Finanzamt wieder
holen wollen, müssen sie bestimmte
Regeln einhalten.
So sollten Rechnungen den formellen
Anforderungen der Finanzbehörden
entsprechen. Bei elektronischen Rechnungen wird zusätzlich ein Authentizitätsnachweis erwartet. Das ist in
der Regel eine rechtlich anerkannte
Signatur. Hierfür ist eine aufwendige
Sicherheits-Infrastruktur erforderlich,
die sich nur für sehr große Unternehmen rentiert. Für alle anderen gibt es
Dienstleister.
Kostenlose Signaturen
Mit elektronischen Rechnungen entfallen zwar Material-, Porto- und ein
Teil der Prozesskosten, doch an deren
Stelle rücken Transaktionsgebühren
sowie mitunter auch Lizenz- und Implementierungskosten. Hinzu kommt eine
mitunter langfristige Vertragsbindung.
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Die Rechnung zum Shirt kommt aus dem Internet
Referenz: Dirty Jerz
Das Modeunternehmen Dirty Jerz GmbH investierte viel Zeit in den traditionellen Rechnungsversand. Der
Wechsel zur elektronischen Rechnungsstellung entlastete die Mitarbeiter und half dem Unternehmen,
Versandkosten zu sparen. Heute laden rund 300 Kunden ihre Rechnung aus dem gotomaxx eRechnungsportal
herunter – und das, sooft sie wollen.
Als Marc Ecko Mitte der achtziger Jahre
in der Garage seiner Eltern zum Spaß
ein paar T-Shirts mit Graffiti verschönerte, ahnte er vermutlich nicht, dass daraus zwei Jahrzehnte später eines der
erfolgreichsten Modeunternehmen für
Streetwear entstehen sollte.
Labels wie „*eckō unltd.“, „Zoo York“
oder „Cut&Sew“ stehen für das Lebensgefühl mehrerer Generationen – eine
gute Mischung aus Underground und
Subkultur, gerne etwas provokant. Marc
Ecko verkauft in 45 Länder und erzielte
2004 einen Umsatz von rund einer Milliarde Euro.
Die Tochtergesellschaft Dirty Jerz
GmbH mit Sitz in München ist für den
Vertrieb sowie die Produkt- und Markenpflege aller Marken der Marc Ecko
Enterprises in Zentral- und Osteuropa
zuständig. Das Modeunternehmen
bedient im Wholesale-Bereich die unterschiedlichsten Kunden, von großen
Katalog-Versandhäusern bis zum kleinen Hip-Hop-Store.
Im eigenen Retail setzt sie dabei auf
einen Mix aus eigenen Marken-Stores,
innovativen Betreiber-Partnermodellen,
Outlets und Online-Stores.
Kosten sparen leicht gemacht
Rechnungen und Auftragsbestätigungen versendete Dirty Jerz lange Zeit
– entgegen dem Markenimage – eher
konservativ: mit der Post. „Wir haben
die Papiere fleißig gefaltet, eingetütet,
frankiert und zur Post geschleppt“, erinnert sich Christian Krieger, Geschäftsführer bei Dirty Jerz. Ein aufwendiges,
teures und entsprechend langatmiges
Verfahren.
Das Modeunternehmen suchte deshalb
nach einer Option, den Prozess der
Rechnungsstellung zu automatisieren.
Die Technologie sollte nicht nur einfach zu bedienen und kostengünstig,
sondern auch beherrschbar sein. Dirty
Jerz entschied sich für die gotomaxx
eRechnung.
Der Signaturdienst klinkt sich wie ein
Druckertreiber in das Windows-Betriebssystem ein und lässt sich unabhängig von der eingesetzten Software
nutzen. Beim „Druck“ werden die Rechnungen in ein PDF konvertiert, dem
gotomaxx eRechnungsportal übergeben, dort signiert und den Kunden zum
Download bereitgestellt.
Ein simples Verfahren, über das Dirty
Jerz heute mehr als 300 Geschäftspartner abrechnet. „Mit der gotomaxx
eRechnung sparen wir Zeit und Geld.
Ebenso wichtig ist jedoch, dass wir unseren Kunden einen besseren Service
bieten“, unterstreicht Christian Krieger.
Da die Auftragsbestätigungen und
Rechnungen im Rechnungsportal online archiviert werden, sind sie permanent „griffbereit“ und lassen sich bei
Verlust jederzeit erneut herunterladen.
Rentable Investition
Für Dirty Jerz hat sich der Wechsel zur
elektronischen Rechnungsstellung binnen kürzester Zeit rentiert. „Sinkende
Kosten und die steigende Produktivität
bei der Faktura sind entscheidende
Pluspunkte.
Die gesparte Zeit ist in anderen Bereichen sinnvoller investiert. Und auch
unser Customer Service wurde deutlich
entlastet“, freut sich Geschäftsführer
Krieger.
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2011
Der Umwelt zuliebe
Papierfreier
Rechnungsversand
Die Umwelt steht in Deutschland hoch im Kurs. Grüne Technologien werden von Verbrauchern und
Geschäftspartnern wohlwollend zur Kenntnis genommen. gotomaxx wirbt deshalb mit zwei neuen ÖkoLogos für die Akzeptanz elektronischer Rechnungen.
Rechnungsversand
papierfrei
ÖKOSIEGEL
Vielen Menschen liegen wohl vor allem
drei Dinge am Herzen: Kinder, Tiere und
der Umweltschutz. Wer hier mit guten
Nachrichten punkten kann, bleibt bei
Geschäftspartnern positiv in Erinnerung.
In Ermangelung thematischer Nähe tun
sich viele Unternehmen damit allerdings
schwer. Doch zum Umweltschutz kann
jeder etwas beitragen.
Weitere Informationen:
www.gotomaxx.com/
PDFMAILER-Oekologos
Ineffiziente Prozesse belasten die Umwelt
Ein gutes Beispiel hierfür ist der Papierverbrauch: In Deutschland beläuft sich
der jährliche Bedarf auf rund 23 Millionen Tonnen. Statistisch gesehen verbraucht jeder Deutsche damit etwa 243
Kilo Papier pro Jahr. Tatsächlich entfällt
der größte Teil des Volumens auf Unternehmen, Organisationen und Behörden.
Schuld daran sind vor allem mangelndes
Problembewusstsein und ineffiziente,
papierbasierte Geschäftsprozesse.
Eine unbefriedigende Situation, die unsere Umwelt belastet: Mit der wachsenden
Nachfrage nach Holz steigt die weltweite
Rodung der Wälder. Schon jetzt sind 18
Prozent der Kohlendioxid-Emissionen
auf den Rückgang der Waldgebiete zurückzuführen. Hinzu kommen umweltbelastende Produktionsverfahren, bei denen unter anderem Chlor und chemische
Aufheller eingesetzt werden.
Öko-Logos als Botschafter
Ein probates Mittel im Kampf gegen
Papierberge sind elektronische Rechnungen. Sie helfen nicht nur, Papier
zu sparen, sondern lassen sich auch
wesentlich effektiver verarbeiten und recherchieren. Und, was noch wichtiger ist:
Die elektronische Rechnungsstellung ist
mit wenig Aufwand realisiert. Zugunsten
der Umwelt auf digitale Workflows umzusteigen, ist jedoch nur eine Seite der
Medaille. Ebenso wichtig ist es, über den
Schritt zu reden, um Geschäftspartner
aufzuklären und Verbraucher zum Nachahmen zu animieren. „Der Umweltschutz
genießt bei uns einen hohen Stellenwert.
Unternehmen, die sich entsprechend
verhalten, sammeln Sympathiepunkte.
Große Werbekampagnen sind hierfür gar
nicht nötig, oft reichen kleine Denkanstöße bereits aus“, unterstreicht Matthias
Neumer, Geschäftsführer von gotomaxx.
Besonders gut für den Transport einfacher Botschaften eignen sich Siegel.
gotomaxx entwickelte gleich zwei ÖkoLogos: eines für Unternehmen, die vollständig auf den papierlosen Rechnungsversand umgestiegen sind und eines für
jene, die teilweise noch papierbasiert
arbeiten.
Umweltfreundlich und fortschrittlich
Auf der Unternehmenswebseite, in Firmenpräsentationen oder auf Briefformularen platziert, betonen die Öko-Logos
den umweltfreundlichen Charakter der
E-Rechnung. Das positive Image der
„grünen Technologie“ strahlt dabei auch
auf das jeweilige Unternehmen aus. „ERechnungen gelten nicht nur als umweltverträglich, sondern wirken gleichzeitig
modern, kompetent und effizient“, betont
Matthias Neumer. Anwender der gotomaxx eRechnung können die gotomaxx
Öko-Logos ab sofort kostenfrei nutzen.
Weitere Informationen hierzu finden Sie
im Internet unter www.gotomaxx.de.
Rechnungsversand
papierfrei
ÖKOSIEGEL
gotomaxx auf der CeBIT 2012 (6.-10. März 2012)
Mehr Effizienz in der Verwaltung
CeBIT 2012
Der Kostendruck zwingt Unternehmen zu mehr Verwaltungseffizienz. Auf der CeBIT 2012 präsentiert
gotomaxx mit dem PDFMAILER, dem eRechnungsportal und dem neuen Signaturdienst signaturenkostenfrei.de gleich drei Lösungen für einen schnellen, kostengünstigen und einfachen Umstieg auf
elektronische Geschäftsprozesse.
Der erste Höhepunkt des neuen Jahres
ist traditionell die CeBIT im März. Als
Stammgast der weltgrößten IT-Fachmesse ist gotomaxx auch nächstes Jahr
wieder dabei. „Die CeBIT ist für uns eine
gute Gelegenheit, neue Technologien
einem breiten Publikum vorzustellen.
Sie gehört zu den wichtigsten Terminen
im Messekalender“, erklärt Johannes
Bisson, Technical Consultant bei der
gotomaxx GmbH. Mit an Bord sind diesmal nicht nur die aktuellen Versionen
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2011
des PDFMAILERS und des gotomaxx
eRechnungsportals, sondern auch
der Gratis-Signaturdienst signaturenkostenfrei.de. Der neue Service steht
auf der CeBIT erstmals im Rampenlicht
einer internationalen Fachmesse.
Weitere Informationen:
CeBIT 2012 - Halle 5 / Stand D18
Weder bei der Installation noch bei Einrichtung und Betrieb ist der Rückgriff auf
Spezialisten erforderlich:
Elektronische Dokumente liegen im
Trend
Schwerpunkt des Messeauftritts ist die
Effizienz in der Verwaltung. Der stete
Kostendruck zwingt viele Unternehmen
dazu, eingespielte Arbeitsabläufe neu
zu überdenken.
• Der PDFMAILER verwandelt Dokumente aller Art ins PDF-Format. Er
ist mit zahlreichen Businessfunktionen ausgestattet. Hierzu gehören
beispielsweise der direkte E-MailVersand, die Massenverarbeitung
großer Dokumentenvolumen oder
die automatische Zuweisung elektronischer Briefbögen bei der PDFErstellung.
Zur Disposition stehen vor allem papierlastige Verfahren wie etwa die
Rechnungsstellung oder die schriftliche Kommunikation per Fax und Brief.
Schnellere Hardware, die einfache
Handhabung und ein zunehmend entspanntes Verhältnis zu Online-Diensten
haben in den letzten Jahren die Akzeptanz elektronischer Dokumente deutlich
erhöht.
• Über das gotomaxx eRechnungsportal lassen sich rechtssicher signierte Rechnungen erstellen. Die
signierten Rechnungen werden im
eRechnungsportal veröffentlicht und
können von Geschäftspartnern heruntergeladen werden. Die mitgelieferten Rechnungsdaten lassen sich
direkt in der Unternehmenssoftware
weiterverarbeiten.
Auf der CeBIT demonstriert gotomaxx
einfache Lösungen für die Umstellung
auf elektronische Geschäftsprozesse.
• Der Gratis-Signaturdienst signaturen-kostenfrei.de ist die diesjährige
Messeneuheit. Der werbefinanzierte
Service erlaubt speziell Freiberuflern
und kleinen Betrieben einen bequemen Einstieg in die E-Rechnung –
ohne finanzielle Risiken.
Die gotomaxx GmbH stellt gemeinsam
mit SoftENGINE in der Halle 5 am
Stand D18 aus.
Mit PDFMAILER mehr aus der ERP-, CRM- und WawiSoftware holen
Mehr aus der
ERP, CRM und Wawi
Die PDF-Erstellung in Verbindung mit einer Business-Software ist komplexer als „nur“ eine PDF-Datei zu
erzeugen.
Alleine der Aufwand, um der PDF-Datei
einen Namen zu geben und diese an
einem dafür vorgesehenen Ort abzulegen oder zu archivieren, sind wiederkehrende Arbeitsschritte, die aufwendig, nervig und fehleranfällig sind.
Noch komplexer wird es, wenn die Datei als PDF-Angebot, PDF-Mahnung
oder PDF-Rechnung an einen Kunden
versendet werden soll. Dann wird es
erforderlich, eine Email zu schreiben,
die E-Mail Adresse einzufügen, den
Betreff zu formulieren, den Bodytext zu
erstellen und die PDF-Datei an die Mail
anzuhängen. Letztlich alles Standardvorgänge, die Zeit, Geld und Nerven
kosten.
Weitere Informationen:
www.gotomaxx.com
/PDFMAILER-ERP
PDFMAILER kann diese Vorgänge automatisieren. Die Datei wird einfach per
Druckjob automatisiert benannt und am
vorgesehenen Ort abgelegt oder archiviert.
Beim Mailversand wird während des
Druckvorgangs die korrekte E-Mail
Adresse aus der Warenwirtschaft
übernommen, der Betreff eingebunden
und der Bodytext erstellt. Der Versand
kann ohne Benutzereingriff oder per
„Send“-Button im E-Mailclient erfolgen.
Unter dem Strich - PDFMAILER optimiert die Vorgänge rund um die Druckausgabe aus jeder Software, spart so
Zeit und reduziert Fehler. Egal, ob auf
einem Arbeitsplatz oder als kostengünstige Serverlösung für alle PC-Arbeitsplätze in einem Netzwerk.
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Lieferantenanbindung mit minimalem Aufwand
Referenz:
Gaster Wellpappe
Sichere Verpackungen für sensible Produkte und Teile sind das Metier der Gaster Wellpappe GmbH & Co.
KG. Als der schwedische Industriekonzern ABB um elektronische Rechnungsstellung bat, ließ sich der
kundenorientierte Produktionsbetrieb nicht lange bitten.
Heute profitieren Mitarbeiter und Unternehmen von der einfachen Handhabung
und den niedrigen Kosten. In der globalen, arbeitsteiligen Wirtschaft legen Produkte und Teile oft lange Strecken zurück. Viele von ihnen sind hoch sensibel
und benötigen spezielle Verpackungen.
Dann kommt die Gaster Wellpappe
GmbH & Co. KG ins Spiel: Das Traditionsunternehmen fertigt seit mehr als 100
Jahren individuelle Verpackungsmittel für
die Industrie. „Unsere Stärken sind das
technische Know-how unserer Mitarbeiter und unsere Flexibilität.
Mit modernster Technik entwickeln wir
konstruktive Produkte für unsere Kunden“, erklärt Peter Ciron, Werksleiter im
Werk Augsburg bei Gaster Wellpappe.
Produziert wird an drei Standorten mit
rund 140 Mitarbeitern.
Mit wenig Aufwand zur eRechnung
Der Trend zur unternehmensübergrei-
fenden Prozessintegration in vertikalen
Lieferketten macht auch vor der Verpackungsindustrie nicht halt. Vor allem
Kunden aus Handel und Industrie erwarten von ihren Zulieferern immer häufiger
elektronische Rechnungen.
Der schwedische Industriekonzern ABB
richtete für seine mittelständischen
Zulieferer hierfür eigens ein Rechnungsportal auf Basis der gotomaxx
eRECHNUNG ein. Die Installation eines
einfachen Portaldruckertreibers genügte,
um die Gaster Wellpappe in den eRechnungs-Prozess einzubinden.
Kunde zufrieden, Kosten gespart
Heute werden alle Rechnungen an ABB
über den Portaldruckertreiber an das gotomaxx Rechnungsportal versendet, dort
signiert und dem Rechnungseingang
von ABB übermittelt. Zu jeder Rechnung
werden die Rechnungsdaten im „iDoc“Format automatisch mitgeliefert. Dadurch lassen sich die eRechnungen der
Gaster Wellpappe im System von ABB
direkt weiterverarbeiten. „Für uns liegen
die Vorteile vor allem im schnellen, einfachen Rechnungsversand.
Die Kosten pro Vorgang sind deutlich
günstiger als beim Brief. Und natürlich
haben wir auch etwas für die Kundenbindung getan“, unterstreicht Peter Ciron.
Ihn hat vor allem das einfache System
überzeugt. „Wir konnten die gotomaxx
eRECHNUNG mit minimalem Aufwand
in Betrieb nehmen.
Eine Einarbeitung der Mitarbeiter war
praktisch nicht erforderlich. Und gab es
einmal eine Frage, stand uns der kompetente Support von gotomaxx Rede und
Antwort“, ergänzt der Werksleiter.
Weitere Informationen finden Sie hier:
www.gotomaxx.com