Heineken Pensions et Diligent Boards : pour des décisions plus

Étude de cas
Heineken Pensions et Diligent Boards :
pour des décisions plus éclairées
Heineken est l’une des plus grandes
marques de bière au monde. Connue pour
sa bouteille vert pâle et son logo en forme
d’étoile rouge, la bière est commercialisée
dans plus de 170 pays du globe. Le groupe
de retraite de Heineken au Royaume-Uni
utilise la solution Diligent Boards™ depuis
2013.
DÉFI
Au Royaume-Uni, il existe de nombreux conseils d’administration et comités
impliqués dans les régimes de retraite de Heineken. Janis Ireland, responsable
de la gouvernance et des opérations en matière de retraite, travaille comme
secrétaire pour bon nombre de conseils et est chargée de l’organisation des
réunions et documents.
Avant l’adoption de la solution Diligent Boards, tous les dossiers de conseil
étaient en format papier et comportaient jusqu’à 200 pages d’informations.
Comme ces documents étaient généralement envoyés par courrier, il arrivait
que certains soient livrés en retard ou que des dossiers se perdent, de sorte
que Janis, qui vit à Édimbourg, devait elle-même transporter les copies de ces
encombrants rapports sur les lieux des réunions à Londres.
« Outre la corvée que représentaient la préparation et la livraison des rapports,
la solution papier avait d’autres inconvénients », explique Janis. « Le principal
désavantage du système, c’est qu’il était parfois difficile de livrer les documents
dans un délai court avant les réunions. » Un des administrateurs du conseil
diligent.com
Heineken Pensions et Diligent Boards : pour des décisions plus éclairées
Étude de cas
utilisait Diligent au sein d’un autre système de retraite et a
suggéré que Heineken Pensions fasse le pas également.
APPROCHE
Janis a rigoureusement évalué les fournisseurs de solutions.
Des entrevues ont eu lieu avec les trois leaders du secteur
dont les produits ont été testés et Heineken Pensions a mené
une étude sur les coûts et bénéfices des différents produits.
Et c’est Diligent Boards qui s’est démarqué. Pourquoi ? « Grâce
à sa facilité d’utilisation », répond-elle. « Diligent Boards était
la plus intuitive de toutes les solutions que nous avons testées
et l’assistance 24 h/24 nous a séduits. »
« Diligent Boards était la
plus intuitive de toutes les
solutions que nous avons
testées et l’assistance 24
h/24 nous a séduits. »
RÉSULTATS
L’adoption de Diligent Boards a permis au secrétariat de
Heineken Pensions de récupérer les très nombreuses heures
de travail qu’il perdait précédemment dans la préparation des
dossiers papier. En outre, les membres du conseil
d’administration reçoivent plus rapidement les informations
importantes et peuvent mieux se préparer aux réunions
puisqu’ils disposent de leurs rapports plusieurs jours avant
les sessions trimestrielles. Il est également aisé de consulter
et d’accéder aux documents des réunions passées.
La solution Diligent Boards est également utilisée en dehors
des réunions de cadres. « Désormais, nous mettons d’autres
informations sur le portail », ajoute Janis. « Grâce à lui, tout le
monde profite d’un accès direct à des modules de formation,
par exemple, et à d’autres documents qui favorisent le
développement professionnel. »
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