Resolution Group, Deutsche Börse, Friends Life : qu`ont en commun

Étude de cas
Resolution Group, Deutsche Börse,
Friends Life : qu’ont en commun
ces conseils d’administration ?
Gerhard Roggemann
Administrateur non exécutif
Gerhard Roggemann est un administrateur non exécutif
expérimenté qui siège dans six conseils d’administration
différents. Parmi les entreprises qu’il représente figure la
société d’assurance Resolution Group, reprise au FTSE
100, ainsi que la Deutsche Börse AG où il siège en tant
que président suppléant. M. Roggemann utilise
actuellement les services de Diligent Board™ dans divers
conseils d’administration.
Il a effectué une grande partie de sa carrière
professionnelle auprès de la société de services financiers
JPMorgan. Il a occupé des fonctions de directeur général
chez JPMorgan à Francfort et de trésorier régional chez
JPMorgan Asie Pacifique. M. Roggemann a également
passé 13 ans dans les comités de gestion de deux
banques régionales allemandes. Fort d’une expérience
considérable, il est bien conscient des désavantages que
peuvent présenter les dossiers papier des conseils
d’administration.
DÉFI
S’il réside dans son Allemagne natale, M. Roggemann a un emploi du temps chargé qui
l’oblige à voyager fréquemment en Europe pour répondre à ses engagements au sein
des six conseils d’administration dans lesquels il siège.
Comme les conseils d’administration se réunissent régulièrement, M. Roggemann passe
beaucoup de temps à préparer les réunions. Avant le passage à Diligent Boards, le
secrétariat de chaque organisation rassemblait à la main les documents de conseil et
les envoyait par coursier à son adresse privée. Chaque dossier contenait jusque 1 000
pages. Des révisions inévitables, souvent effectuées sur des pages isolées, étaient
également envoyées à M. Roggemann pour examen. Comme il voyageait beaucoup,
les informations revues mettaient parfois des jours à lui parvenir.
La livraison de dossiers papier contenant des données très confidentielles de l’entreprise
présentait aussi un risque pour la sécurité. Comme M. Roggemann était souvent sur la
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Resolution Group, Deutsche Börse, Friends Life : qu’ont en commun ces conseils d’administration ?
route, le courrier pouvait lui être déposé à la porte de son domicile ou chez
un voisin. Le poids considérable des nombreux rapports à transporter constituait
un problème supplémentaire. Un seul dossier de conseil pouvait remplir une
boîte aux lettres. Plusieurs dossiers pouvaient remplir une valise. Vu la sensibilité
des informations et le manque de fiabilité des liaisons aériennes, M. Roggemann
se résignait à garder les documents dans son bagage à main. Mais ce choix
aussi est devenu problématique en raison des limitations de poids de plus
en plus strictes dans les avions.
« Si le poids du papier était une contrainte en voyage, la logistique en tant
que telle en était une autre. Quel que soit le mois, je participais à deux ou
trois réunions de conseil lors d’un même voyage. Comme les dossiers de
conseil sont sensibles, que je devais les lire durant le vol et craignais d’être
séparé de mes valises, je conservais les documents dans mon sac de voyage.
Mais transporter trois ou quatre dossiers de conseil lors d’un même vol devenait
ingérable ».
Il était compliqué aussi de détruire ces documents de façon adéquate. M.
Roggemann se souvient avoir eu un jour quatre caisses remplies de dossiers
de conseil en attente de destruction.
Étude de cas
« Dès qu’ils ont pu acquérir
une expérience pratique de
la solution de portail pour
conseils Diligent, tous les
membres du conseil l’ont
adoptée immédiatement.
L’application est
extrêmement facile à utiliser
APPROCHE
et ne perd rien par rapport
Le secrétariat de Resolution Group a comparé une série de fournisseurs de
portails pour conseils d’administration, évalué leur simplicité d’utilisation,
sécurité, prix et fonctionnalité générale. Après avoir discuté avec les
administrateurs du conseil dont M. Roggemann, le secrétariat a identifié ses
priorités : une solution intuitive, identique dans sa structure à un livre de
conseil traditionnel, mais sous une forme numérique.
aux versions papier
Lors de la première réunion du conseil à laquelle Resolution a utilisé
l’application pour iPad de Diligent Boards, les membres ont pu disposer à
la fois de l’iPad et des traditionnels dossiers papier du conseil. Selon M.
Roggemann, « dès qu’ils ont pu acquérir une expérience pratique de la
solution de portail pour conseils Diligent, tous les membres du conseil l’ont
adoptée immédiatement. L’application est extrêmement facile à utiliser et
ne perd rien par rapport aux versions papier originales. Vous pouvez lire,
mettre en surbrillance et annoter comme vous le faites sur le papier. À la
différence que les mises à jour et révisions sont fournies en temps réel. Et
mieux encore, vous pouvez dire adieu au poids du papier ».
RÉSULTATS
originales. Vous pouvez lire,
mettre en surbrillance et
annoter comme vous le faites
sur le papier. À la différence
que les mises à jour et
révisions sont fournies en
temps réel. Et mieux encore,
vous pouvez dire adieu au
poids du papier ».
Si les membres du conseil de Resolution ont immédiatement adopté la
solution, M. Roggemann a également présenté Diligent Boards à d’autres
conseils d’administration, notamment à ceux de la Deutsche Börse et de
Friends Life. Selon M. Roggemann, utiliser la solution de Diligent Boards
offre des avantages tangibles en termes de gain de temps, fonctionnalité,
sécurité et confort.
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