Astuces Excel N° 1

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Astuces Excel N° 1

Astuces Générales Excel - 1
Sommaire
1) - Adaptez la largeur des colonnes à leur contenu ___________________________________________ 3
2) - Affichage de format spécial____________________________________________________________ 3
3) - Affichage des colonnes________________________________________________________________ 3
4) - Affichage d'un signe devant un nombre _________________________________________________ 3
5) - Affichage en plein écran ______________________________________________________________ 3
5) - Affichage en Zoom___________________________________________________________________ 4
6) - Affichez les commandes courantes en permanence sous Excel 2007 ___________________________ 4
7) - Affichez les formules de vos feuilles de calcul _____________________________________________ 4
8) - Affichez vos chiffres en kilo-euros ______________________________________________________ 4
9) - Ajouter des lignes ___________________________________________________________________ 5
10) - Ajoutez un filigrane à vos feuilles ______________________________________________________ 5
11) - Ajoutez vos menus favoris dans la Barre d'outils Accès rapide ______________________________ 6
12) - Alignement d'un texte long dans une cellule _____________________________________________ 7
12) - Augmentez le nombre des derniers fichiers ouverts dans le menu Fichier _____________________ 7
13) - Cacher le quadrillage _______________________________________________________________ 8
14) - Cachez tous les zéros ________________________________________________________________ 9
15) - Changer les lignes en colonnes et vice versa _____________________________________________ 9
16) - Classez vos listes par couleurs ________________________________________________________ 9
17) - Collage spécial : des multiplications en série ____________________________________________ 11
18) - Comment insérer une ligne d’un seul clic ______________________________________________ 11
19) - Comment trier par ordre alphabétique ________________________________________________ 11
20) - Configurez l’enregistrement automatique d’Excel _______________________________________ 11
21) - Convertissez vos données en tableau (Excel 2007 et 2010) _________________________________ 12
22) - Copier un texte dans plusieurs cellules ________________________________________________ 12
23) - Copiez uniquement le résultat d'une formule grâce au collage spécial _______________________ 13
24) - Copiez uniquement les cellules affichées _______________________________________________ 13
25) - Copiez vos diapositives PowerPoint dans vos tableaux Excel ______________________________ 15
26) - Créez un format pour la saisie automatique des heures ___________________________________ 15
27) - Créez vos icônes de pointage _________________________________________________________ 16
28) - Créez vos modèles de classeurs sans angoisse ___________________________________________ 17
29) - Débarrassez-vous des doublons ______________________________________________________ 18
30) - Définir le format d’enregistrement par défaut __________________________________________ 18
31) - Déplacement lors d'une saisie ________________________________________________________ 18
32) - Déplacez vos commentaires _________________________________________________________ 18
32) - Déterminez l'emplacement de vos légendes _____________________________________________ 19
34) - Dissimulez le contenu de certaines cellules _____________________________________________ 19
Astuces_Générales1_excel.doc - [email protected]
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35) - Dupliquer un format conditionnel ____________________________________________________ 20
36) - Économisez l’encre couleur _________________________________________________________ 20
37) - Effacez toutes vos données numériques ________________________________________________ 21
38) - Effacez vos mises en forme en quelques clics ____________________________________________ 21
39) - Effectuez une recherche sur une sélection de feuilles _____________________________________ 21
40) - Enregistrez votre espace de travail et retrouver les bons classeurs ouverts ___________________ 22
41) - Augmentez le nombre de documents dans le menu Fichier ________________________________ 22
42) - Faire apparaître une liste de choix dans un tableau ______________________________________ 23
43) - Gérez les textes trop longs___________________________________________________________ 24
44) - Gérez rapidement le nombre de décimales _____________________________________________ 24
45) -Identifiez mieux les codes d'erreurs en y mettant de la couleur _____________________________ 24
46) - Illustrez vos données avec des caractères spéciaux pour mieux les présenter __________________ 25
47) - Impression de titres ________________________________________________________________ 26
48) -Impression d'un logo _______________________________________________________________ 26
49) - Imprimer des valeurs restant lisible ___________________________________________________ 27
50) - Imprimer les cellules grisées en blanc _________________________________________________ 27
51) - Imprimez les numéros de ligne et de colonne ___________________________________________ 28
52) - Imprimez vos en-têtes de colonnes sur toutes les pages ___________________________________ 29
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1) - Adaptez la largeur des colonnes à leur contenu
Si vos cellules affichent fréquemment une série perturbante de signes dièses (#####), vous
apprécierez cette astuce toute simple pour adapter automatiquement la largeur de vos colonnes à leur
contenu. Pour adapter automatiquement la largeur de la colonne à son contenu le plus long, il vous suffit de
placer votre curseur à l'intersection entre cette colonne et la suivante, et d'effectuer un double-clique.
2) - Affichage de format spécial
Sur une feuille de calcul, vous voulez appliquer un format spécial (fond bleu foncé et caractères
blancs) dans de nombreuses cellules qui ne sont pas côte à côte sans avoir à les sélectionner toutes une par
une et répéter l’opération.
Sélectionnez une des cellules, puis appuyez sur la touche Ctrl de votre clavier et cliquez
successivement sur chacune des autres cellules qui vous intéressent. Appliquez ensuite les couleurs
choisies- dans votre cas le bleu et le blanc-, elles s’appliquent à toutes les cellules sélectionnées.
3) - Affichage des colonnes
Dans le tableau d'un classeur, il manque les colonnes B, C, D et E. comment les afficher
Les colonnes n’apparaissent pas, car elles ont été masquées. Généralement, cette astuce est utilisée
pour visualiser plus facilement les données les plus significatives du tableau (si elles se trouvent dans les
colonnes suivantes), ou pour éviter de modifier malencontreusement des données essentielles.
Pour rétablir l’affichage de ces quatre colonnes, il vous suffit de sélectionner les colonnes A et F,
dans votre exemple, de faire un clic droit et de choisir Afficher dans le menu contextuel.
4) - Affichage d'un signe devant un nombre
Vous voulez que le signe + s’affiche devant les nombres saisis, comme c’est le cas pour les nombres
négatifs.
Affichez la fenêtre "Format de cellule" en faisant un clic droit sur les cellules. Dans l’onglet
"Nombre", choisissez "Personnalisée" et tapez le format suivant +# ##0 ; -# ##0. Notez que l’espace
entre le premier # et le deuxième sert à séparer les milliers des centaines. Si vous n’en voulez pas, n’hésitez
pas à le supprimer.
5) - Affichage en plein écran
Vous avez de grandes feuilles de calcul et vous n'arrivez pas à afficher toutes mes données sur votre
écran.
Cliquez sur le menu "Affichage" puis sur "Plein écran". Ainsi, votre feuille active occupera toute la
surface d'écran disponible. L'inconvénient, faible, est que vous n'avez plus accès aux menus. Pour les
récupérer, il suffit de presser la touche Esc ou Échap de votre clavier.
Cette méthode est surtout recommandée pour la consultation des données. Pour la saisie, les menus
sont quand même bien pratiques et il n'y a pas beaucoup de solutions. La plus simple reste de réduire le
facteur de zoom, toujours via le menu Affichage.
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5) - Affichage en Zoom
Vos feuilles de calcul contiennent beaucoup de chiffres et, de fait, vous ne pouvez pas tous les voir en
même temps.
Vous pouvez faire un "Zoom sur sélection". Il s’agit d'un zoom sur la plage de cellules que vous
avez préalablement sélectionnée. Celle-ci occupera alors toute la largeur de votre écran. Cette commande
est accessible par Affichage et Zoom qui vous mène à une fenêtre où vous choisirez Ajusté à la sélection.
Autant dire qu’elle n’est pas très pratique dès lors qu’on l’utilise souvent. Le problème a été résolu
sous Excel 2007 où la commande est accessible directement dans l’onglet Affichage. Mais rien ne vous
empêche d’être malin! Voici une astuce qui fonctionnera si vous sélectionnez toujours la même plage de
cellules. Après avoir sélectionné votre plage, lancez l’Enregistreur de macro et exécutez une fois la
manipulation décrite ci-dessus, puis affectez une combinaison de touches à cette macro. Recommencez
l’opération mais en choisissant cette fois un facteur de zoom de 100%. Ainsi, à l’aide de ces deux
combinaisons de touches, vous pourrez facilement zoomer en avant et en arrière comme vous le souhaitiez.
6) - Affichez les commandes courantes en permanence sous Excel 2007
À la droite du "Bouton Office", tout en haut, se trouve la Barre de commandes rapides. Elle est
affichée en permanence et permet donc d’avoir certaines icônes toujours disponibles. Pour lui ajouter des
commandes, il suffit de cliquer sur la petite flèche placée à sa droite et de choisir dans le menu l’option
Autres Commandes. Ce clic a pour effet d’afficher la boîte de dialogue à laquelle vous pouvez également
accéder par Bouton Office, Options Excel, Personnaliser. Il suffit ensuite de choisir dans les commandes
disponibles celles que l’on veut ajouter.
7) - Affichez les formules de vos feuilles de calcul
Rien de plus satisfaisant qu’une feuille de calcul Excel pleine de formules qui s’actualise toute
seule. Mais en cas d’erreur, il faut afficher les formules pour repérer d’où vient l’erreur. Vous pouvez
cliquer sur Outils puis Options d’affichage et cocher la case Formule, mais c’est un peu fastidieux. Pour
obtenir le même résultat, il suffit de presser Ctrl puis tout en maintenant la touche enfoncée appuyez sur
" (les guillemets qui sont sur la même touche que le 3). Et hop, les valeurs calculées sont remplacées par les
formules. Une seconde pression sur les mêmes touches, et l’affichage redevient classique.
8) - Affichez vos chiffres en kilo-euros
Vous souhaitez faire en sorte que vos valeurs en €uros soient représentées sous le format kilo-euros,
afin de rendre vos tableaux plus lisible. Par exemple, au lieu de 93 239 €, Excel devra afficher 93,2 K€.
Afin de pouvoir analyser les données plus en profondeur, il faudra cependant conserver les valeurs initiales.
Cette tâche peut être effectuée grâce à un format personnalisé:
Sélectionnez les cellules auxquelles vous souhaitez appliquer le format décrit ci-dessus, puis tapez Ctrl+1.
La fenêtre de dialogue "Format de cellule" apparaît alors. Dans cette fenêtre, cliquez sur l'onglet
"Nombre". Cliquez à gauche sur la catégorie "Personnalisée". Dans le champ "Type", entrez
#.### " K"€.
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Une fois que vous avez cliqué sur
OK, les chiffres apparaissent au
format désiré.
9) - Ajouter des lignes
Comment faire pour insérer des lignes dans mes feuilles de calcul
Après avoir sélectionné une ligne ou plusieurs, vous avez deux solutions :
soit vous passez par le menu "Insertion" puis par l’option "Ligne".
soit vous appelez la boîte de dialogue spécialisée en combinant Ctrl et +.
La ligne sera insérée au niveau de la cellule active. Si vous souhaitez insérer plusieurs lignes en une
seule fois, pensez à en sélectionner autant que de besoin puis appelez le menu Insertion ou la boîte de
dialogue.
10) - Ajoutez un filigrane à vos feuilles
Vous distribuez à l’extérieur de vos entreprises certaines de vos feuilles de calcul et vous tenez à ce
que tout le monde sache qu’elles ont été créées par votre société ? Eh bien, insérez votre logo en filigrane
afin qu’il n’y ait aucun doute ! Pour ce faire, cliquez sur le menu "Affichage" puis "En-tête et Pied de
page". Dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez "En-tête personnalisé" et cliquez sur l’icône représentant
une image.
Sous Excel 2007, cliquez sur l’onglet "Insertion" puis sur "En-tête et Pied de page" et cliquez sur
l’icône représentant une image. Choisissez le logo de votre entreprise, ou toute autre image, et validez par
"Insérer". Cliquez sur le bouton "Format de l’image". Là, vous pouvez définir et adapter la taille de
l’image choisie pour qu’elle remplisse plus ou moins votre fond de page. Des ajustements seront
probablement nécessaires. C’est également dans cette fenêtre que vous pourrez jouer sur la transparence
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afin que le logo soit plus ou moins opaque, selon vos souhaits. Validez par "OK" et n’oubliez pas de
sauvegarder votre classeur.
11) - Ajoutez vos menus favoris dans la Barre d'outils Accès rapide
Vous effectuez souvent une opération, et vous êtes obligé pour y parvenir de dérouler un ou plusieurs
menus. Simplifiez-vous donc la vie en ajoutant dans la Barre d'outils Accès rapide l'icône correspondant à
la fonction souvent utilisée.
Avec Excel 2003
Prenons un exemple: vous avez souvent besoin d'effacer la mise en forme d'une cellule. Cliquez sur
"Outils" puis sur "Personnaliser". Dans l'onglet "Commandes", puis dans la zone "Catégories", cliquez
sur "Edition". Tous les boutons de commandes de ce menu apparaissent à droite dans la zone Commandes.
Sélectionnez l'icône qui vous
intéresse et maintenez appuyé le
bouton gauche de la souris.
Glissez l'icône vers une des
Barres d'outils d'Excel.
Et voilà, maintenant cette commande est accessible d'un seul clic!
Avec Excel 2007/2010
Cliquez sur le "Bouton Office" (ou sur l'onglet Fichier dans Excel 2010) puis sur "Options Excel"
(ou sur Options dans Excel 2010). Cliquez sur "Personnaliser" (ou sur Personnaliser le Ruban dans
Excel 2010).
Dans la liste déroulante "Choisir les commandes dans les catégories suivantes", sélectionnez
"Toutes les commandes" et cliquez dans la liste juste en-dessous, sur la fonction désirée.
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Cliquez sur Ajouter situé
à droite de la liste.
L'intitulé de la fonction
passe dans la liste de
droite. Une fois toutes les
fonctions ajoutées,
validez en cliquant sur
OK. Toutes les fonctions
choisies apparaîtront dans
la Barre d'outils Accès
rapide.
12) - Alignement d'un texte long dans une cellule
Lorsque je tape un texte un peu long dans une cellule, il apparaît dans celle d’à côté. Et dès que je
saisis une valeur dans la cellule concernée, mon texte n’apparaît plus ! Comment y remédier.
Il existe différentes solutions, et vous devrez probablement en cumuler plusieurs pour obtenir un
résultat qui vous convienne. Tout d’abord, vous pouvez élargir votre colonne en plaçant votre curseur à
l’intersection des deux colonnes. Cliquez et maintenez le bouton enfoncé puis déplacez votre souris vers la
droite. La colonne s’élargit. Ensuite, vous pouvez indiquer à Excel qu’il doit placer le texte sur plusieurs
lignes dans cette cellule. Pour ce faire, effectuez un clic droit et choisissez "Format de cellule" dans le
menu contextuel. Dans l’onglet "Alignement", cochez la case libellée "Renvoi à la ligne automatique".
Sous Excel 2007, sélectionnez la cellule concernée et cliquez simplement sur l’icône en haut à
droite de la rubrique "Alignement" de l’onglet "Accueil".
12) - Augmentez le nombre des derniers fichiers ouverts dans le menu Fichier
Lorsque vous ouvrez le menu "Fichier" d'Excel, vous avez un accès immédiat à plusieurs classeurs
récemment ouverts. Si le nombre de fichiers concernés ne vous convient pas, voici comment le modifier.
Pour obtenir l'affichage, par exemple, des neuf derniers fichiers ouverts, cliquez dans la barre des
menus sur "Outils" puis sur "Options" et sélectionnez l'onglet "Général". Dans la section "Paramètres",
puis dans le champ "Liste des derniers fichiers utilisés", saisissez 9 et cliquez sur "OK".
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Sous Excel 2007 / 2010, cliquez sur le "Bouton Office" (ou sur l'onglet Fichier dans Excel 2010)
puis sélectionnez "Options Excel" (ou Options dans Excel 2010). Rendez-vous dans la rubrique "Options
avancées", puis dans le sous-menu "Afficher", réglez le nombre dans "Afficher ce nombre de
documents récents". Validez en cliquant sur "OK".
13) - Cacher le quadrillage
Sur une feuille de calcul plutôt destinée à la présentation qu’aux calculs proprement dits, vous
souhaiteriez peut-être que le quadrillage ne soit pas affiché. Facile; cliquez sur "Outils", puis sur
"Options". Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez l’onglet "Affichage" et décocher la case
"Quadrillage". Autre possibilité : laissez le quadrillage en place mais choisissez une couleur plus discrète.
Pour cela, dans la fenêtre des "Options", onglet "Affichage", décochez la case "Quadrillage" et
déroulez la liste "Couleur du quadrillage" pour sélectionner un gris ou une autre couleur de votre choix.
Sous Excel 2007, l'option "Quadrillage" est accessible directement par l’onglet "Affichage". Et
pour modifier la couleur d'affichage du quadrillage, cliquez sur le "Bouton Office", puis sur "Options
Excel". Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez "Options avancées" et descendez jusqu’à la section
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"Afficher les options" pour cette feuille de calcul. En bas de cette section, sous la ligne Couleur du
quadrillage, sélectionnez la couleur de votre choix.
14) - Cachez tous les zéros
S’ils sont parfois très importants, les zéros d’une feuille de calcul n’apportent parfois aucune
information et perturbent la lecture. Surtout s’ils sont nombreux ! Mais il est possible d’indiquer à Excel
qu’il ne doit pas les afficher. Pour ce faire, cliquez sur "Outils", puis "Options" et enfin "Affichage".
Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, dans la zone Fenêtres, décochez la case libellée "Valeur zéro"
Validez votre choix par "OK".
Sous Excel 2007, cliquez sur le "Bouton Office" puis sur "Options Excel". Dans les menus de
gauche, choisissez "Options avancées" puis, à droite, descendez jusqu’au paragraphe Afficher les options
pour cette feuille de calcul. Décochez la case "Afficher un zéro" dans les cellules qui ont une valeur nulle.
Validez par "OK".
15) - Changer les lignes en colonnes et vice versa
Si vous avez besoin d’inverser la disposition de vos données, Excel offre une fonction spéciale: la
transposition. Sélectionnez la zone à traiter, effectuez une copie à l’aide de Ctrl+C. Ensuite, définissez
une zone ayant le même nombre de colonnes que vous aviez de lignes, et le même nombre de lignes que
vous aviez de colonnes. Effectuez un clic droit et choisissez "Collage spécial". Dans la boîte de dialogue,
cochez "Transposé" et validez par "OK".
16) - Classez vos listes par couleurs
Vous mettez au point une liste d'offres, dans laquelle les prix au-dessus d'une certaine limite se voient
attribuer une couleur particulière. Par exemple, tous les prix au dessus de 150 € sont représentés dans des
cellules vertes, les prix entre 150 et 220 € sont représentés dans des cellules jaunes, et ceux supérieurs à
220 € dans des cellules rouges. Avec Excel, il est possible de classer ces listes par couleurs pour que les
données soient plus visibles.
L'illustration suivante vous montre à quoi peut ressembler une telle liste:
Vous aurez besoin d'une colonne auxiliaire à
côté de la colonne des prix (dans notre
exemple, il s'agira de la colonne C). Dans
celle-ci, utilisez la fonction SI pour
déterminer quelle est la couleur d'arrièreplan des cellules en colonne B. Avant le
nom de la couleur, insérez un chiffre qui
déterminera l'ordre du tri ultérieur. Dans
l'exemple suivant, voici les intervalles et les
noms de couleurs pour la colonne auxiliaire.
La liste doit maintenant être classée de
manière à ce que les cellules contenant des
prix en vert soient en haut de la liste, suivies
par celles à fond jaune. Les cellules rouges,
contenant les prix supérieurs à 220 €, seront
classées tout en bas de la liste.
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Avec Excel 2003
<150 = 1Vert; >150<220 = 2Jaune et >220 = 3Rouge
Voici par exemple la formule à inscrire en cellule C2:
=SI(B2>220;"3Rouge";SI(B2>150;"2Jaune";"1Vert"))
Collez cette formule jusqu'à la
dernière cellule de la colonne C.
Vous verrez apparaître le nom des
couleurs figurant en colonne B.
Dans la colonne C, vous pouvez
maintenant effectuer un tri,
possible grâce au chiffre qui
figure avant le nom de la couleur.
Voici le résultat obtenu :
Avec Excel 2007/2010
Pour ces versions d'Excel, la
manipulation est plus simple. Vous
pouvez, en effet, filtrer les cellules par
couleurs. Pour ce faire, il suffit de cliquer
sur Trier et filtrer dans l'onglet Accueil,
puis sur Tri personnalisé. Dans la
fenêtre de dialogue qui apparaît alors,
choisissez Étendre la sélection, puis
dans la colonne Trier sur choisissez
l'option Couleur de cellule. Voici le
résultat obtenu :
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17) - Collage spécial : des multiplications en série
Vous augmentez subitement vos tarifs de 5%. Utilisez le Collage spécial pour actualiser vos fichiers
Excel. C’est très simple; saisissez la valeur 1,05 dans une cellule quelconque. Copiez cette cellule. Ensuite,
sélectionnez tous vos prix à l’aide de la souris, faites un clic droit et choisissez "Collage spécial". Dans la
fenêtre qui s’affiche, cochez le bouton "Multiplication" et validez. Toutes vos cellules sont instantanément
multipliées par la valeur enregistrée dans le presse-papier, soit 1,05. Cette petite astuce permet parfois de
gagner beaucoup de temps.
18) - Comment insérer une ligne d’un seul clic
Si vous devez fréquemment ajouter des lignes à vos tableaux, vous êtes familier des difficultés que
pose la fonction d’Insertion de ligne d’Excel. Pourtant, pour insérer une ligne d’un seul clic, il vous suffit
d’ajouter un symbole dans une Barre d’outils. Voici comment faire.
Déroulez le menu "Affichage", cliquez sur "Barres d’outils" puis sur "Personnaliser".
Dans la fenêtre qui s’affiche, activez l’onglet "Commandes".
Dans la liste de gauche, cliquez sur "Insertion". À droite, cliquez sur "Lignes", maintenez le bouton
de la souris appuyée, puis déplacez-le vers la "Barre d’outils" de votre choix.
Un nouveau bouton est désormais disponible à l’endroit où vous l’avez déposé. Fermez la fenêtre
"Personnalisation".
Dans Excel 2007, cliquez sur le bouton Office puis sur "Options Excel". Dans la fenêtre qui
s’affiche, cliquez sur "Personnaliser". À gauche, cliquez sur "Insérer des lignes dans la feuille"
(SheetRowsInsert). Cliquez sur le bouton "Ajouter" au milieu. Un nouveau bouton s’affiche dans la barre
d’outils Accès rapide, en haut de la fenêtre d’Excel. Désormais, lorsque vous cliquerez sur le nouveau
bouton de commande, une ligne entière sera insérée juste au-dessus de la zone sélectionnée.
Attention : si des cellules de plusieurs lignes sont sélectionnées lorsque vous cliquez sur le bouton, Excel
insèrera un nombre équivalent de lignes.
19) - Comment trier par ordre alphabétique
Comment faire pour que les noms de mes clients, saisis au fur et à mesure, soient affichés dans
l’ordre alphabétique.
Sélectionnez toutes les lignes et toutes les colonnes contenant vos informations. Attention à ne pas en
oublier car ces données omises seraient décalées par la suite.
Ceci fait, cliquez sur "Données" puis "Trier". Dans la boîte de dialogue, indiquez les critères de tri
et cliquez "OK" pour valider. Notez que si vous avez des titres à vos colonnes, il ne faut pas les
sélectionner, sinon le libellé Nom, par exemple, se trouverait classé entre vos clients dont l’identité
commence par un M et ceux dont le nom commence par un O. Ce qui n’est pas ce que vous voulez. Vous
pouvez également indiquer à Excel que vos colonnes ont des en-têtes dans la boîte de tri en cochant la case
Oui dans la zone Ma plage de données a une ligne de titres.
20) - Configurez l’enregistrement automatique d’Excel
Lorsque vous ne le faites pas vous-même, Excel sauvegarde automatiquement les modifications que
vous effectuez sur votre fichier. C’est bien pratique lorsque le logiciel plante. Mais parfois, les données
récupérées sont encore trop anciennes. Voici comment paramétrer la fréquence des enregistrements
automatiques.
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Avec Excel 2003, déroulez le menu "Outils" et choisissez "Options". Dans la fenêtre qui s’affiche,
cliquez sur l’onglet "Enregistrement". Indiquez la fréquence d’enregistrement souhaitée, en minutes, puis
validez.
Avec Excel 2007, cliquez sur le bouton rond "Office". Choisissez "Options Excel" en bas à droite,
puis cliquez sur "Enregistrement". Effectuez les réglages de votre choix, et validez.
21) - Convertissez vos données en tableau (Excel 2007 et 2010)
Ces "tableaux" d'Excel 2007 et 2010 offrent les mêmes options que les listes dans les versions
précédentes. L'avantage, c'est que leur mise en forme a été perfectionnée. Voici comment les utiliser,
quelques clics suffisent.
Sélectionnez la plage de données
que vous souhaitez convertir en
tableau.
Dans l'onglet "Accueil", cliquez sur "Mettre sous forme de tableau". Dans la fenêtre suivante,
vérifiez que la plage de données indiquée est correcte et cochez éventuellement la case "Mon tableau
comporte des en-têtes". Validez en cliquant sur "OK".
Et voilà, vous avez maintenant
un beau tableau, avec même
des listes déroulantes qui vous
permettent d'effectuer tous les
tris imaginables.
Si les contraintes liées à la structure de liste vous gênent, vous pouvez aussi supprimer cette
fonctionnalité tout en conservant la mise en forme. Pour cela, sélectionnez votre tableau, cliquez sur l'onglet
"Création" puis sur "Convertir en plage".
22) - Copier un texte dans plusieurs cellules
Comment copier/coller des informations depuis un texte dans une feuille de calcul et sur plusieurs
colonnes ou lignes.
Il faut que vous organisiez un peu votre texte pour qu’Excel comprenne. Cette petite mise en page
peut être réalisée assez rapidement. Pour faire simple, simulez les colonnes que vous voudriez avoir dans
Excel en ajoutant une tabulation devant l’information (la touche tabulation est généralement placée à
l’extrême gauche du clavier, au dessus de la touche de blocage des majuscules.). Pour que vos données
soient placées sur des lignes différentes dans le tableur, il faut qu’elles le soient également dans votre texte
et que vous ayez inséré un retour ligne (touche Entrée).
Pour vous déplacer rapidement d’un bloc de texte à un autre, n’oubliez pas que la combinaison de
touche Ctrl + flèche droite/flèche gauche permet de sauter d’un mot à l’autre. Ce petit travail fastidieux
mais indispensable réalisé, vous pouvez procéder au copier/coller vers Excel.
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Pour peaufiner et résoudre les derniers problèmes, n’oubliez pas qu’Excel permet de déplacer facilement
une cellule en la "tirant" vers un nouvel emplacement. Vous disposez également de fonctions d’insertion
de lignes ou de colonnes. Avec tout cela, vous devriez arriver au résultat escompté sans perdre trop de
temps.
23) - Copiez uniquement le résultat d'une formule grâce au collage spécial
Si vous avez besoin de recopier des données d'une feuille vers une autre, la fonction Copier / Coller de
Windows est idéale. Mais sur Excel, si les cellules sources contiennent des formules, ce sont elles qui seront
transférées et non pas les résultats affichés. Heureusement, Excel a une solution pour copier les valeurs
calculées et non les formules. C'est le collage spécial.
1 – Sélectionnez la cellule où se trouve le résultat et faites Ctrl+C pour les copier dans le Presse
papiers.
2 – Sélectionnez la première cellule de destination.
3 – Faites un clic droit et choisissez Collage spécial.
4 – Dans la fenêtre qui
s'affiche, cochez "Valeurs"
et validez par "OK".
Regardez maintenant le
contenu de vos cellules de
destination; elles ne
contiennent pas de formules
mais seulement le résultat de
cette formule à son
emplacement d'origine.
Exactement ce que nous
voulions !
24) - Copiez uniquement les cellules affichées
Masquage manuel, filtres, mode plan... Les solutions pour masquer certaines cellules et n'afficher que
celles qui nous intéressent ne manquent pas dans Excel. Mais lorsqu'il s'agit d'extraire ces données pour les
récupérer (et elles seules) dans une autre feuille, les choses se compliquent souvent. En effet, par défaut,
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Excel copie l'intégralité des données d'une sélection, même celles qui sont masquées. Voici notre astuce
pour copier uniquement les données dont vous avez besoin.
Le mieux pour cela est d'utiliser la fonction "Atteindre". Activez vos filtres, masquez les cellules qui
ne vous intéressent pas et sélectionnez la plage à copier. Appuyez sur la touche F5 de votre clavier pour
afficher la fenêtre "Atteindre" et cliquez sur "Cellules". Cochez la case "Cellules visibles seulement" et
validez.
Faites ensuite un copier-coller comme vous le faites d'habitude... Le tour est joué
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25) - Copiez vos diapositives PowerPoint dans vos tableaux Excel
L'échange de données entre Word et Excel est bien connu et très simple d'utilisation. Et avec
PowerPoint, c'est également facile. Voici comment intégrer des données PowerPoint dans vos tableaux.
Cela peut être très utile si vous souhaitez résumer en une seule image le contenu d'un tableau
complexe. Voici comment insérer une diapositive dans un tableur:
Démarrez PowerPoint.
Cliquez sur "Diapositives" dans la partie droite de la fenêtre.
En maintenant la touche "Ctrl" enfoncée, cliquez sur les différentes diapositives que vous
souhaitez copier.
Tapez Ctrl + C pour copier les diapositives dans le Presse-papiers.
Ouvrez maintenant le classeur Excel dans lequel vous souhaitez coller vos diapositives
Sous Excel 2007, cliquez sur la petite flèche en-dessous de "Coller" dans la rubrique "Pressepapiers" puis sélectionnez l'option "Collage spécial". Si vous utilisez une version antérieure d'Excel,
cliquez sur "Edition", puis sur "Collage spécial". Vous obtiendrez ensuite la boîte de dialogue suivante.
On peut voir que l'option "Objet Présentation Microsoft Office PowerPoint" est déjà sélectionnée.
Il suffit donc de cliquer sur OK. Vous pouvez maintenant voir dans votre tableur la première des
diapositives copiées. Les suivantes (si vous en avez sélectionné plusieurs) restent dissimulées en arrièreplan. Vous pouvez agrandir, rétrécir ou déplacer les diapositives selon vos souhaits. En double-cliquant
dessus, vous pourrez lancer l'affichage de l'ensemble des diapositives sous PowerPoint.
26) - Créez un format pour la saisie automatique des heures
Si vous devez saisir une longue liste d'horaires dans un tableau, il peut être pratique de ne pas avoir
systématiquement à taper les deux points entre les heures et les minutes. Il faut malgré tout faire en sorte
que les données s'affichent ensuite au format voulu, deux points inclus.
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Pour ce faire, il faut utiliser un format de cellule personnalisé, qu'il est préférable d'entrer au préalable
dans la ou les cellules concernées; la conversion dans le format souhaité sera ainsi effectuée dès la saisie.
Voici comment procéder. Cliquez tout d'abord avec le bouton droit de la souris sur la cellule dans laquelle
vous voulez mettre en place un format personnalisé. Dans le menu contextuel, cliquez sur "Format de
cellule". Dans la boîte de dialogue qui apparaît alors, choisissez la catégorie "Personnalisée". À droite,
dans le champ "Type", entrez ##":"##. Confirmez en cliquant sur OK.
Les horaires entrés sans double
points apparaissent maintenant au
format désiré. Gardez cependant à
l'esprit que vous ne pourrez pas
effectuer de calculs avec des
horaires formatés par ce procédé.
L'illustration suivante vous
montre les chiffres saisis en
colonne A et les mêmes chiffres
en colonne B, au format
personnalisé.
27) - Créez vos icônes de pointage
Dernier tour de table, vous faites le décompte des participants. Entre nous, les X dans les cases pour
pointer les confirmations, ce n’est pas très joli. Or savez-vous qu’il est très facile de disposer de belles
icônes de pointage automatiquement avec Excel 2007.
Sélectionnez la plage des cellules qui contiennent une information de pointage. Dans l’onglet
"Accueil", cliquez sur le bouton "Mise en forme conditionnelle", sur "Jeux d’icônes", puis sur un style
à 3 états, par exemple les symboles avec cercle
Cliquez à nouveau sur le bouton "Mise en forme conditionnelle" puis sur "Gérer les règles" et sur
le bouton "Modifier la règle". Sélectionnez le type de règle "Mettre en forme toutes les cellules d’après
leur valeur".
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Dans la zone "Valeur" de la première icône, tapez la valeur 2. Dans la zone "Valeur" de la seconde,
tapez 1. Cochez la case "Affichez l’icône uniquement" puis cliquez deux fois sur "OK".
Remplacez alors, dans les cellules, les libellés ou symboles que vous aviez indiqués par la valeur 0, 1
ou 2, selon l’icône que vous souhaitez voir afficher.
28) - Créez vos modèles de classeurs sans angoisse
.xlt, .xltx, .xltm. Ces extensions inhabituelles peuvent vous inquiéter et vous empêcher de tirer profit d'une
fonctionnalité pourtant indispensable d'Excel, les modèles de classeurs. En réalité, leur utilisation est très
simple et vous fera sans aucun doute gagner un temps précieux.
Concrètement, si vous créez régulièrement des classeurs qui se présentent tous de la même manière
(par exemple pour éditer des factures ou remplir des fiches techniques sur différents produits), vous n'aurez
plus besoin d'aller rechercher un modèle et d'utiliser la fonction Enregistrer sous (en prenant le risque
d'effacer les données d'origine par inadvertance) ou de faire un copier-coller. Voici comment procéder.
Créez le fichier modèle. Le mieux est de partir du classeur que vous utilisez habituellement, en
veillant bien à effacer le contenu de toutes les cellules "variables". Cliquez sur "Fichier" pour
"Enregistrer sous" (ou sur le bouton Office puis Enregistrer sous dans Excel 2007) puis choisissez
"Modèle (* .xlt)" dans la liste déroulante Type de fichier ou, sous Excel 2007, Modèle Excel (* .xltx).
Lorsque vous choisissez ce type de fichier, Excel sélectionne automatiquement le bon dossier pour
l'enregistrement :
Dans les anciennes versions d'Excel, "C:\Users\utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Modèles";
Avec Excel 2007: "C:\Users\utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Templates". Validez en
cliquant sur "Enregistrer".
Pour utiliser votre modèle une fois que vous l'avez enregistré, il vous suffit de passer par le menu
"Fichier" (ou bouton Office), "Nouveau". Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez selon le cas "Créer à
partir d'un classeur existant" (anciennes versions) ou "Mes modèles" (Excel 2007).
Il vous suffit désormais de sélectionner le modèle de votre choix, et d'enregistrer le nouveau fichier à
l'emplacement de votre choix.
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29) - Débarrassez-vous des doublons
Les doublons sont toujours un souci. Une raison supplémentaire de passer sous Excel 2007, qui
propose un outil dédié à la suppression de ces données malvenues.
Dans l'onglet "Données" se trouve une icône libellée "Supprimer les doublons". Il suffit de
sélectionner la plage concernée, de cliquer sur cette icône et de sélectionner les critères de dé doublonnage
pour que les données soient épurées. Bien entendu si vous devez examiner le résultat de formules, il vous
faudra très probablement passer par une macro.
Le plus efficace sera peut-être de travailler à la source, d'identifier la raison pour laquelle vous avez
accumulé ces données en double, et de corriger votre manière de travailler. Savoir supprimer les doublons
c'est bien, mais arriver à ne pas en avoir, c'est encore mieux.
30) - Définir le format d’enregistrement par défaut
Chacun le sait, il existe un grand nombre de versions d’Excel. Par défaut, le logiciel enregistre vos
classeurs sous le format le plus récent : .xlsx pour Excel 2007, par exemple. Mais vous pouvez modifier ce
choix en suivant ces étapes.
Avec Excel antérieur à 2007
Déroulez le menu "Outils" et choisissez "Options". Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur
l’onglet "Transition". Dans la première liste déroulante, sélectionnez le format de votre choix,
puis validez.
Avec Excel 2007
Cliquez sur le bouton Office et choisissez "Options Excel" (en bas à droite du menu). Dans la
fenêtre qui s’affiche, cliquez à gauche sur "Enregistrement". Modifiez le réglage dans la
première liste déroulante, puis validez.
31) - Déplacement lors d'une saisie
Vous avez beaucoup de saisies à faire ligne par ligne. Vous souhaitez, lorsque vous appuyez sur
"Entrée" vous déplacer dans une cellule précise.
Cette option est vraiment pratique dans certains cas. Elle se trouve dans les options d'Excel. Pour les
versions d'avant 2007, cliquez sur "Outils" puis "Options". Sélectionnez l'onglet "Modification" et dans
la liste intitulée "Déplacer la sélection après validation", sélectionnez ce que vous voulez.
Pour Excel 2007, cliquez sur le "Bouton Office" (en haut à gauche de la fenêtre) et sur "Options
Excel" (en bas à droite du menu). Là, cliquez sur "Options avancées", puis dans la première rubrique,
"Options d'édition", sélectionnez ce que vous souhaitez.
32) - Déplacez vos commentaires
Vous venez de rédiger un long commentaire, et vous vous rendez compte tout à coup qu'il n'est pas
affecté à la bonne cellule. Vous pouvez bien sûr en créer un nouveau et copier le texte que vous venez de
taper. Mais en dehors du temps nécessité par cette manipulation, elle peut conduire à des erreurs, par
exemple si l'intégralité du commentaire n'est pas sélectionnée. Voici une solution qui vous fera gagner du
temps.
Cliquez sur la cellule liée au commentaire et copiez-la.
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Sélectionnez la cellule où vous voulez afficher le commentaire, faites un clic droit et choisissez
Collage spécial. Sélectionnez Commentaires et validez en cliquant sur OK.
Il ne vous reste plus qu'à supprimer le commentaire sur la cellule d'origine, en passant par un clic
droit puis l'option Effacer le commentaire.
32) - Déterminez l'emplacement de vos légendes
Lorsque vous créez un graphique, Excel détermine lui-même l'endroit où seront placées vos légendes,
généralement à droite. Vous pouvez ensuite les déplacer avec votre souris jusqu'à l'emplacement de votre
choix. Mais il y a plus simple. Excel peut effectuer ce travail pour vous.
Cliquez sur la légende dans votre graphique avec le bouton droit de la souris. Dans le menu
contextuel, cliquez sur "Format de la légende". Cliquez sur l'onglet "Emplacement" ou sur "Options de
légende" si vous utilisez Excel2007 / 2010.
Choisissez selon vos besoins
l'option "Haut, Bas, À gauche,
À droite", etc. pour déterminer
l'emplacement de la légende.
34) - Dissimulez le contenu de certaines cellules
Si vous ne voulez pas protéger vos données des curieux, mais simplement les dissimuler, vous pouvez
utiliser la méthode des couleurs. Voici comment procéder.
Cliquez sur la cellule dont vous souhaitez masquer le contenu, ou sélectionnez la zone de données s'il
s'agit d'un ensemble de cellules. Cliquer sur les menus "Format", "Cellule" puis sur l'onglet "Police".
Dans Excel 2007, cliquez sur l'onglet "Accueil". Dans le cadre "Couleur", choisissez la couleur de
fond (généralement blanc) comme couleur du texte. Cliquez sur "OK" pour fermer la fenêtre.
Dans Excel 2003, cliquez sur "Couleur de police" et choisissez comme couleur le blanc.
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Comme vous pouvez le
voir dans l'illustration cidessus, le contenu de la
cellule est maintenant de
la même couleur que le
fond. Le contenu de la
cellule est uniquement
visible dans la Barre de
formule, mais rien ne
figure dans la cellule ellemême!
35) - Dupliquer un format conditionnel
Pour appliquer un format conditionnel défini, sur une plage de cellules, à une autre plage, voici la
marche à suivre.
Dans Excel 2003
1. Sélectionnez les cellules sur lesquelles la mise en forme conditionnelle est déjà appliquée.
2. Appuyez sur la touche "Ctrl" et sélectionnez la plage de destination.
3. Déroulez le menu "Format", et choisissez "Mise en forme conditionnelle".
4. Validez par "OK".
Dans Excel 2007, vous pouvez définir les plages auxquelles s’appliquent les mises en forme
conditionnelles dans la fenêtre "Gestionnaire des règles de mise en forme conditionnelle". Sélectionnez
la plage à laquelle la mise en forme est appliquée. Dans l’onglet "Accueil", cliquez sur "Mise en forme
conditionnelle" puis sur "Gérer les règles". Modifiez la référence de la plage à votre convenance, et
validez.
36) - Économisez l’encre couleur
Comment faire pour ne pas user de l’encre couleur (toujours chère) lorsque l’on fait des impressions
d’essai, notamment avec des graphiques. La solution que je vous propose ici n’est pas propre à Excel, elle
est valable pour l’ensemble des programmes que vous utilisez.
Ne lancez pas l’impression par Ctrl + P mais passez par le menu approprié (Fichier, Imprimer sous
Excel 2003; Bouton Office, Imprimer sous Excel 2007). La boîte de dialogue des impressions s’affiche et
vous pouvez changer les options. Tout en haut, à droite de l’imprimante sélectionnée, vous avez un bouton
libellé "Propriétés". Cliquez dessus et cherchez dans la nouvelle boîte de dialogue la case à cocher (ou à
décocher) pour réaliser des impressions en niveaux de gris. L’emplacement et le libellé précis de cette
option dépendent du constructeur de l’imprimante, mais dans 99 % des cas, elle est disponible. Ceci fait,
validez votre choix pour revenir à la fenêtre précédente. Cliquez sur OK pour lancer l’impression.
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Attention, certaines imprimantes ont une option libellée "Imprimer les images en noir". Dans ce
cas, vos graphiques ne sont pas imprimés mais matérialisés par un rectangle tout noir. Ce n’est évidemment
pas ce que vous voulez.
37) - Effacez toutes vos données numériques
Vous avez un fichier complété que vous voulez "nettoyer" pour le réutiliser. .Excel a prévu un outil
pour cela. Pressez F5 puis cliquez sur le bouton "Cellules". Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur
"Constantes" et décochez les cases libellées "Texte, Valeurs logiques et Erreurs". Validez deux fois.
Les cellules contenant des nombres sont sélectionnées, il suffit de presser la touche d’effacement "Suppr"
ou "Del" pour ne plus avoir les données numériques.
38) - Effacez vos mises en forme en quelques clics
Il peut arriver qu'un excès de couleurs nuise à la lisibilité d'un tableau, alors même qu'elles ont été
choisies pour faciliter sa lecture. Dans ce cas, vous pouvez choisir de supprimer d'un coup toutes les mises
en forme, pour ensuite appliquer précisément celles de votre choix.
Pour cela, voici la marche à suivre. Sélectionnez la plage de cellules que vous voulez modifier.
Déroulez le menu "Edition" et sélectionnez "Effacer". Dans Excel 2007, cette commande se trouve sur le
ruban dans l'onglet "Accueil", rubrique "Edition" (à droite). Elle est symbolisée par une gomme. Dans la
liste qui s'affiche, choisissez "Format"
Attention :En utilisant cette commande, vous appliquez en fait le format par défaut pour tous les
critères de la fenêtre Format de cellule (y compris le format de nombre), ce qui peut être gênant. Si vous
voulez conserver les caractéristiques de Nombre, le mieux est de passer par la fenêtre "Format de cellule"
puis, sélectionnez la plage concernée et faites un clic droit. Choisissez "Format de cellule". Parcourez les
différents onglets et choisissez partout les réglages "par défaut" ou "normaux".
39) - Effectuez une recherche sur une sélection de feuilles
Vous souhaitez rechercher une valeur dans un classeur entier, et non simplement sur la feuille active.
Lors d'une recherche standard dans un tableau, seule la feuille active est prise en compte. Ce que l'on
ne sait pas toujours, c'est qu'il est aussi possible, et même très simple, d'effectuer une recherche dans
l'ensemble des feuilles d'un classeur.
Voici comment procéder. Pour sélectionner plusieurs feuilles qui se suivent, cliquez sur la première
feuille de votre sélection, puis appuyez sur la touche Maj. Cliquez ensuite sur la dernière feuille.
Pour sélectionner plusieurs feuilles qui ne se suivent pas, autrement dit plusieurs feuilles de votre
choix, maintenez la touche Ctrl du clavier enfoncée. Cliquez sur l'onglet de la première feuille puis
sélectionnez les feuilles suivantes.
Une fois que vous avez sélectionné l'ensemble des feuilles dans lesquelles doit s'effectuer la
recherche, cliquez sur "Edition" puis sur "Rechercher". Une fenêtre de dialogue dans laquelle vous
pouvez inscrire vos critères de sélection apparaît alors.
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Vous pouvez également choisir d'effectuer une recherche sur toutes les feuilles du tableur sans avoir
besoin de les sélectionner auparavant. Pour ce faire, cliquez sur "Options". Dans le premier onglet
"Rechercher", vous pouvez choisir si vous souhaitez effectuer la recherche dans la feuille active ou dans
l'ensemble du classeur:
40) - Enregistrez votre espace de travail et retrouver les bons classeurs ouverts
Si vous avez l'habitude de travailler sur plusieurs classeurs en même temps, il peut être pratique et
agréable de les ouvrir tous à la fois pour les retrouver dimensionnés et positionnés tels que vous les aviez
arrangés lors de votre dernière session de travail. Au moment de faire la manipulation suivante, vous devez
avoir au moins deux classeurs ouverts.
Sous Excel 2003, cliquez sur "Fichier", puis "Enregistrer l'espace de travail".
Sous Excel 2007 / 2010, sélectionnez l'onglet "Affichage", puis cliquez sur "Enregistrer l'espace de
travail". Notez que cela créera un nouveau fichier, dont l'extension sera XLW ("w" pour Workspace :
espace de travail) et non pas l'extension classique "xls". En l'ouvrant, vous obtiendrez directement les deux
classeurs qui étaient ouverts lors de l'enregistrement précédent.
41) - Augmentez le nombre de documents dans le menu Fichier
Lorsque vous ouvrez le menu "Fichier" d’Excel, vous avez un accès immédiat aux quatre documents
les plus récemment ouverts. Pour augmenter ce nombre et aller, par exemple, jusqu’à neuf, cliquez sur
"Outils" puis sur "Options" et sélectionnez l'onglet "Général". Dans le champ "Liste des derniers
fichiers utilisés", saisissez 9 et cliquez sur OK.
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42) - Faire apparaître une liste de choix dans un tableau
Voici comment proposer aux utilisateurs de vos tableaux des listes préfabriquées en un clin d'œil.
Grâce à la fonction "Validation des données", vous pouvez faire apparaître dans vos tableaux des listes de
choix qui vous feront gagner du temps pour la saisie de certaines données, comme vous pouvez le voir sur
la figure ci-dessous.
Il est nécessaire que la liste de contenu et le menu déroulant se trouvent dans le même tableau, mais
grâce à une petite astuce, vous pouvez contourner le problème et mettre en place la liste disponible sur une
autre feuille du tableau, afin qu'elle ne dérange pas. Voici comment procéder :
1. Entrez tout d'abord dans une feuille séparée du tableur la liste que vous souhaitez voir apparaître.
2. Sélectionnez les valeurs à entrer, puis cliquez sur "Insertion" sur "Nom" et sur "Définir".
Si vous utilisez Excel 2007, dans l'onglet "Formule", cliquez sur la fonction "Définir un nom
dans le groupe "Noms définis".
3. Dans la fenêtre de dialogue qui apparaît, sous "Nom", entrez "DonnéesValides".
4. Les cellules sélectionnées apparaissent déjà automatiquement dans le champ "Fait référence à".
5. Cliquez sur OK pour confirmer.
Retournez sur la feuille du tableur où vous souhaitez insérer la liste de choix. Procédez ensuite
comme suit:
1. Sélectionnez la cellule dans laquelle la liste de choix doit apparaître.
2. Cliquez sur "Données" puis sur "Validation".
Avec Excel 2007, dans l'onglet "Données", cliquez sur "Validation de données" dans le groupe
"Outils de données", puis à nouveau sur "Validation de données".
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3. Dans la fenêtre de dialogue qui apparaît, choisissez "Liste" dans le menu déroulant du cadre
"Autoriser".
4. Dans le champ "Source", entrez la formule =DonnéesValides. Vous pouvez également taper F3
puis sélectionner le nom.
5. Fermez la fenêtre de dialogue en cliquant sur OK.
Vous avez créé un menu déroulant qui tirera son contenu des données entrées sur une autre feuille du
tableau.
43) - Gérez les textes trop longs
Si les libellés de vos cellules sont trop longs pour être affichés entièrement dès que vous remplissez
la cellule juste à droite, pensez à modifier le format de la cellule en choisissant le retour à la ligne
automatique. Cette option est accessible en faisant un clic droit et en sélectionnant "Format de cellule",
puis en se rendant dans l’onglet "Alignement". L’inconvénient, c'est que la hauteur de la ligne sera
évidemment augmentée pour que la totalité du texte puisse être "empilée" sur autant de lignes que
nécessaire et toujours visible.
44) - Gérez rapidement le nombre de décimales
Si la précision des calculs est une caractéristique très intéressante d’Excel, il n’est pas toujours
nécessaire d’avoir beaucoup de décimales affichées. Outre le fait qu’on ne les lit jamais au-delà de la
troisième décimale, cela oblige à élargir les colonnes. Pour réduire le nombre de chiffres affichés après la
virgule, il suffit de cliquer sur l’icône spécialisée constituée de trois zéros séparés par une virgule et
agrémentés d’une petite flèche bleue. Le sens de la flèche indique si l’on ajoute des décimales ou si on en
retire. La même opération peut être effectuée en appelant la boîte de dialogue de définition des formats.
Mais c’est beaucoup plus long qu’un simple clic sur l’icône.
45) -Identifiez mieux les codes d'erreurs en y mettant de la couleur
Quand une formule contient une erreur, Excel affiche dans la cellule un code d'erreur commençant
généralement par un signe #, par exemple #REF ou #NON, etc. Il est possible de les faire ressortir
également à l'aide d'un petit repère en couleur.
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Ce repère prendra place dans le coin supérieur gauche de la cellule. Pour cela, cliquez sur "Outils"
puis sur "Options" et enfin sur l'onglet "Vérification des erreurs". Déroulez la liste "Couleur de
l'indicateur d'erreur" et choisissez la couleur de votre choix. Validez en cliquant sur "OK".
Sous Excel 2007 / 2010, cliquez sur le "Bouton Office" (ou sur l'onglet Fichier dans Excel 2010),
puis sur "Options Excel" (ou sur Options dans Excel 2010). Rendez-vous dans le sous-menu
"Formules". Dans la section Vérification des erreurs, à côté de "Indiquer les erreurs à l'aide de cette
couleur", cliquez sur le bouton et choisissez la couleur de votre choix. Validez en cliquant sur OK.
46) - Illustrez vos données avec des caractères spéciaux pour mieux les présenter
Il suffit parfois d'un petit rien pour améliorer l'aspect d'un tableau. Ainsi, vous pouvez illustrer vos
données pour les rendre plus attractives grâce à des caractères spéciaux. Une petite flèche en face d'un
chiffre particulier, un smiley à côté d'un bon résultat. Voici comment faire.
Avec Excel 2003
1 – Placez votre curseur dans la cellule choisie.
2 – Cliquez sur Insertion puis Caractères spéciaux.
3 – Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la police Webdings dans la liste déroulante de gauche.
Dans la zone d'affichage en bas, vous voyez s'afficher un grand nombre de symboles.
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4 – À l'aide de la barre de défilement, sur la droite, faites défiler les caractères.
5 – Il ne vous reste qu'à choisir le plus approprié et à cliquer sur Insérer.
Avec Excel 2007 / 2010
1 – Placez votre curseur dans la cellule choisie.
2 – Cliquez sur l'onglet Insertion puis dans le groupe Texte (ou le groupe Symboles dans Excel
2010) sur Symbole.
3 – Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la police Webdings dans la liste déroulante de gauche.
Dans la zone d'affichage en bas, vous voyez s'afficher un grand nombre de symboles.
4 – À l'aide de la barre de défilement, sur la droite, faites défiler les caractères.
5 – Il ne vous reste qu'à choisir le plus approprié et à cliquer sur Insérer.
Notez que chaque police (Times, Arial, Trébuchet, etc.) contient ses motifs illustratifs spécifiques. N'hésitez
pas à les consulter.
47) - Impression de titres
Comment faire pour que les titres des colonnes apparaissent sur toutes les feuilles.
Cliquez sur "Affichage", puis sur "En-tête et Pied de page". Dans la fenêtre qui s’affiche,
cliquez sur l’onglet "Feuille". Vous avez une zone nommée "Titre à imprimer" qui vous permet de
définir quelles seront les lignes à répéter en haut de chaque feuille, ainsi que les colonnes qui devront
apparaître à gauche. Une fois votre sélection terminée, validez par "OK". Pensez à utiliser l’"Aperçu
avant impression" pour vérifier que votre nouveau format tient bien sur les feuilles.
48) -Impression d'un logo
Comment imprimer un logo sur toutes les pages de mon classeur.
Insérez votre image au niveau d’une cellule placée en haut de votre feuille, par exemple en A1.
Adaptez avec votre souris la largeur et la hauteur de cette cellule pour que l’image ne déborde pas. Ensuite,
accédez à la boîte de dialogue "Mise en page" en ouvrant le menu "Fichier" et en choisissant "Mise en
page". Ouvrez alors l’onglet "Feuille"
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Sous Excel 2007, affichez l’onglet "Mise en page" et cliquez sur la petite flèche qui se trouve en bas
à droite de la rubrique Mise en page". Identifiez la phrase "Lignes à répéter en haut" et indiquez dans le
champ disponible la référence aux lignes où se trouve votre logo. Si vous avez d’autres informations à
imprimer systématiquement sur chaque page, par exemple des titres de colonnes, indiquez-les également
ici. Validez par "OK". À partir de votre prochaine impression, le contenu des cellules spécifiées sera
imprimé sur toutes les pages.
49) - Imprimer des valeurs restant lisible
Comment faire pour que les feuilles imprimées sur plusieurs pages restent lisibles.
Il s’agit là d’un problème récurrent. Idéalement, et vous le savez bien, il faudrait que les rapports
tiennent sur une seule page. Mais c’est impossible dans la grande majorité des cas. La première de toutes les
solutions est de prévoir lors de la construction de la feuille qu’elle devra être imprimée. Mais si jamais votre
tableau devait ne pas tenir sur une page, je vous conseille de définir une zone d’impression dans votre
tableau avec les informations qui vous intéressent.
Pour ce faire, cliquez sur "Fichier", puis sur "Mise en page". Sélectionnez l’onglet "Feuille". Vous
avez accès à l’option "Zone d’impression". Il vous suffit alors de cliquer sur le bouton pour faire votre
sélection à la souris. Enfin si votre tableau fait malgré tout plusieurs pages, vous pouvez indiquer dans la
partie "Titres à imprimer", les Lignes à répéter en haut et les Colonnes à répéter à gauche de chaque
page. Vous vous y retrouverez déjà plus facilement. Je vous conseille également de numéroter vos pages en
cliquant sur l’onglet "En-tête/Pied de page". Sélectionnez "Pied de page personnalisé" et insérez le
numéro de page dans une des trois parties en cliquant sur la deuxième icône.
50) - Imprimer les cellules grisées en blanc
Voici comment modifier l'apparence de vos tableaux à l'impression.
Dans vos tableaux, vous utilisez parfois des cellules grisées. C'est bien pratique, notamment pour attirer
l'attention sur certaines valeurs clé. Si vous souhaitez faire en sorte que ces cellules apparaissent en blanc,
vous pouvez utiliser une option d'impression en particulier. Dans le menu "Fichier" choisissez l'option
"Mise en Page"
Avec Excel 2007, cliquez sur l'onglet "Mise en page", puis dans le groupe "Options de la feuille de
calcul", cliquez sur la petite flèche de choix, en bas à droite.
1. Cliquez sur l'onglet "Feuille".
2. Dans le champ "Impression", cochez la case "En noir et blanc". Ainsi, les cellules grisées
apparaîtront en blanc
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3. Fermez la fenêtre en cliquant sur "OK".
En utilisant cette méthode, vous ferez également en sorte que les entrées qui apparaissent en couleur
soient imprimées en noir et blanc. Si ce n'est pas le résultat escompté, il vous faudra "blanchir" une par une
les différentes cellules grisées pour pouvoir imprimer le tableau sans qu'elles apparaissent.
51) - Imprimez les numéros de ligne et de colonne
Pour conserver des références " Excel " sous la forme des numéros de lignes et de colonnes même sur
vos tableaux imprimés, il suffit de le spécifier dans les critères d'impression.
Sous Excel 2007, cliquez sur
l'onglet "Mise en page", puis
sur "Imprimer les titres". Si
vous utilisez une version
antérieure d'Excel, choisissez
"Fichier", puis "Mise en page"
et cliquez sur l'onglet "Feuille"
dans la boîte de dialogue qui
s'affiche. Cochez la case "Entêtes de ligne et de colonne".
Cliquez sur "OK" pour valider.
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Une fois cette opération effectuée, les numéros de ligne et de colonne apparaîtront à l'impression de
vos tableaux.
52) - Imprimez vos en-têtes de colonnes sur toutes les pages
Si vous utilisez Excel couramment, vous êtes sans doute familier de l'option "Figer les volets" qui
vous permet d'afficher en permanence les en-têtes de lignes et de colonnes de vos tableaux.
Malheureusement, lorsqu'il s'agit d'imprimer, cette option n'a plus d'effet. Choisissez alors les "Lignes à
répéter en haut" et les "Colonnes à répéter à gauche" dans la fenêtre "Mise en page".
Pour cela, commencez par activer la fenêtre "Mise en page" en passant par le menu "Fichier" et la
commande "Mise en page", puis activez l'onglet "Feuille". Dans Excel 2007, vous obtiendrez le même
résultat en cliquant sur le bouton "Imprimer les titres" de l'onglet "Mise en page".
Ensuite, c'est très simple, cliquez sur le bouton qui se trouve à droite du champ de votre choix
(Lignes ... ou Colonnes ...) et sélectionnez la plage de cellules que vous souhaitez imprimer sur toutes les
pages lorsque vous imprimez votre tableau.
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Astuces Excel N° 1

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