SUMMARY RESPONSIBILITIES

ORIGINAL
:
English
CLEARANCE
:
NATO SECRET
DATE VALIDATED
:
16 July 2012
VALIDATED BY
:
F. Pedersen
ORGANIZATION
:
NATO CO-OPERATIVE LOGISTICS PROGRAMME OFFICE, Material Management
Center, NLSE Customer Support Section
POSITION No.
:
LZ-33
TITLE
:
Officer
GRADE
:
A-2
JOB CODE
:
A351
DUTY LOCATION
:
Capellen, LUX
SUMMARY
The incumbent is responsible to the Chief of Section for the organization and management of the Item User
Groups (IUGs) in general and for the Armed Forces of participating nations in particular. More precisely,
he/she is responsible for performing the following functions:
RESPONSIBILITIES
General Responsibilities

Maintaining and assisting in developing the Common Item Material Management System (COMMIT)
virtual stock pooling concept and proposing improvements on the basis of studies.

Assessing COMMIT redistribution and replenishment proposals on the basis of the global stock analysis
for subsequent decision by the customers.

Analyzing candidate items for Outline Agreements (OAs) and establishing the associated quantitative and
qualitative requirements to permit negotiation of such agreements by the Agency procurement authority.

Assisting the NATO Logistics Stock Exchange (NLSE) Senior Procurement Officer in evaluating offers to
Request for Proposals (RFPs) and ensuring technical compliance with the RFP.

Performing extensive stock stratification assessments and formulating proposals for virtual stock
management.

Studying improvements or enhancements to the concept as may be demonstrated by practice or
requested by the customers.

Assisting in overseeing all financial activities and liaising with the designated Finance Division (FF) staff.

Maintaining the joint virtual stock pooling concept document and proposing amendments based on
studies, analysis and decisions of the IUGs and/or the COMMIT Partnership Committee (CPC).

Preparing statistical data and other reports as required.

Participating in meetings, conferences and seminars as required.

Performing Travel on Duty (TDY) as required.

Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions
assigned in times of crisis or war.

In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities,
remain in the service of the Agency.
LZ-33
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2012
Specific Responsibilities

Organizing IUG meetings for the Armed Forces of participating nations.

Managing the standardization/harmonisation of data elements, data descriptions and Electronic Data
Interchange (EDI) in the framework of the COMMIT operations.

Evaluating the NLSE Process Team (NPT) test results and updating the various User Manuals as required.

Ensuring consistency in applying the COMMIT virtual stock pooling concept to all Armed Forces and
proposing standard working methods amongst the various IUGs.

Assisting in the assessment of COMMIT redistribution and replenishment proposals on the basis of the
global stock analysis for subsequent decision by the customers.

Maintaining and executing the COMMIT benefits model.

Coordinating with the NLSE Senior Procurement Officer the processing of requests and proposals for the
possible establishment of OAs through electronic Catalogue 1 (eCat1).

Ensuring that Discrepancy Reports (DRs) are processed in time and coordinating, when required, with the
Armed Forces and Suppliers.
ESSENTIAL QUALIFICATIONS
General Qualifications

University degree in business management or equivalent education (preferably in statistics or logistics).

Thorough conceptual and technical understanding of material management.

Practical experience in the field of material management.

Sound knowledge of project management principles and ability to present conceptual views.

Proficiency in technical writing in one of the official NATO languages.

Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and
software packages.

Good knowledge of one of the two official NATO languages and working knowledge of the other.
Specific Qualifications

Sound knowledge of the structure of the Armed Forces of NATO.

Ability to establish and maintain good relations with middle and top management within the Ministry of
Defence (MoD) and Armed Forces in participating nations.
DESIRABLE QUALIFICATIONS

Good knowledge of the second official NATO language would be an asset.
PERSONAL CHARACTERISTICS

All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of
Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity,
impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.
ADDITIONAL INFORMATION

LZ-33
N/A
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2012
ORIGINAL
:
Anglais
HABILITATION
:
NATO SECRET
DATE DE VALIDATION
:
16 juillet 2012
VALIDÉ PAR
:
F. Pedersen
ORGANISATION
:
BUREAU DE PROGRAMME "LOGISTIQUE OTAN EN COOPÉRATION", Centre de gestion de
matériels (MMC), Section "soutien des clients NLSE"
POSTE N°
:
LZ-33
TITRE
:
Responsable
GRADE
:
A-2
CODE POSTE
:
A351
LIEU D’AFFECTATION
:
Capellen, LUX
RÉSUMÉ
Responsable envers le chef de la section, la (la) titulaire est chargé(e) de l'organisation et de la gestion des
groupes d'utilisateurs d'articles (IUG) en général et des forces armées des pays participants en particulier. Il
(elle) exerce plus précisément les fonctions suivantes :
RESPONSABILITÉS
Responsabilités générales

tenir à jour et aider à développer le concept de mise en commun d'un stock virtuel du système de gestion
des articles communs ("COMMIT") et proposer des améliorations sur la base d'études ;

évaluer les propositions de redistribution et de recomplètement du système COMMIT en fonction de
l'analyse de la situation du stock global afin de permettre aux clients de prendre des décisions
ultérieures ;

analyser les articles susceptibles de faire l'objet d'accords-cadres et déterminer les besoins quantitatifs et
qualitatifs en vue de permettre au service d'achat de l'Agence de négocier ces accords ;

aider le responsable principal des achats de la bourse logistique de l'OTAN (NLSE) à évaluer les
soumissions faisant suite aux appels d'offres (RFP) et veiller à leur conformité technique par rapport à ces
derniers ;

effectuer des évaluations approfondies de la stratification des stocks et formuler des propositions au titre
de la gestion de stocks virtuels ;

étudier les améliorations et les ajustements à apporter au concept et susceptibles de découler de la
pratique ou d'être demandés par les clients ;

aider à assurer la supervision de l'ensemble des activités financières et assurer la liaison avec le personnel
désigné de la Division des finances (FF) ;

tenir à jour le document relatif au concept de mise en commun d'un stock virtuel et proposer des
modifications en fonction des études, de l'analyse et des décisions des groupes d'utilisateurs d'articles
et/ou du Comité d'association COMMIT (CPC) ;

établir des statistiques et d'autres rapports selon les besoins ;

participer à des réunions, à des conférences et à des séminaires selon les besoins ;

effectuer des déplacements de service selon les besoins ;

exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions
appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre.

En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l'accord de ses
autorités nationales.
LZ-33
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2012
740_05#5xx.doc
Responsabilités particulières

organiser des réunions de groupes d'utilisateurs d'articles des forces armées des pays participants ;

gérer la normalisation et l'harmonisation des données, de leurs descriptions et des échanges
électroniques de données (EDI) dans le cadre des opérations COMMIT ;

évaluer les résultats des tests effectués par l'équipe d'évaluation des processus de la NLSE (NPT) et mettre
à jour les divers manuels destinés aux utilisateurs selon les besoins ;

veiller à la cohérence dans l'application du concept de mise en commun d'un stock virtuel du système
COMMIT au sein de toutes les forces armées et proposer des méthodes de travail standard pour les divers
groupes d'utilisateurs d'articles ;

aider à évaluer les propositions de redistribution et de recomplètement du système COMMIT en fonction
de l'analyse de la situation du stock global afin de permettre aux clients de prendre des décisions
ultérieures ;

tenir et exploiter le modèle d'évaluation des avantages COMMIT ;

coordonner avec le responsable principal des achats de la NLSE le traitement des demandes et des
propositions en vue de l'établissement éventuel de marchés à bons de commande au moyen du système
de catalogue électronique eCat1 ;

veiller à ce que les rapports de litige (DR) soit traités en temps voulu et assurer la coordination avec les
forces armées et les fournisseurs le cas échéant.
QUALIFICATIONS ESSENTIELLES
Qualifications générales

Diplôme d'études supérieures en gestion des affaires ou formation équivalente (de préférence dans le
domaine des statistiques ou de la logistique).

Connaissance conceptuelle et technique approfondie de la gestion de matériels.

Expérience dans le domaine de la gestion de matériels.

Bonne connaissance des principes de gestion des projets et aptitude à présenter des visions
conceptuelles.

Aptitude à rédiger des textes techniques dans l'une des langues officielles de l'OTAN.

Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en
matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels.

Bonne connaissance de l'une des deux langues officielles de l'OTAN et connaissance pratique de l'autre.
Qualifications particulières

Bonne connaissance de la structure des forces armées de l'OTAN.

Aptitude à établir et à entretenir de bonnes relations avec les échelons intermédiaire et supérieur de la
hiérarchie des ministères de la Défense et des forces armées des pays participants.
QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

Une bonne connaissance de la seconde langue officielle de l'OTAN constituerait un atout.
QUALITÉS PERSONNELLES

Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte
en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en
conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens
des responsabilités et le professionnalisme.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

LZ-33
S.O.
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2012