LA GESTION DES OUTILS DE COMMUNICATION A LA CNPS

REPUBLIQUE DE CÔTE D’IVOIRE
Union - Discipline - Travail
Institut de formation aux Métiers de la Sécurité Sociale (IM2S)
Centre Ivoirien de Formation des Cadres de Sécurité Sociale
(CIFOCSS)
RAPPORT DE STAGE
Thème :
LA GESTION DES OUTILS DE
COMMUNICATION A LA CNPS
17ème promotion des Techniciens de Sécurité Sociale 2012 / 2013
Présenté par
MLLE N’GAZA MARIE-ESTELLE
CNPS-CI
Maitre de stage
M. SIANO COULIBALY
SOMMAIRE
DEDICACE……………………………...……………………………4
REMERCIEMENTS……………...…………………………………5
LISTE DES ABREVIATIONS……………………………………….6
INTRODUCTION………………………………...……………………7
PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DE LA CNPS……8
CHAPITRE I : PRESENTATION DE LA CNPS…………………………….
I- Historique……………………………………………………………………9
II- Mission………………………………………………………….………….10
III- Organisation……………………………………………………………....11
CHAPITRE II : PRESENTATION DE LA CELLULE
COMMUNICATION ET MARKETING…………………………...………12
I- Organisation……………………………………………………...…………13
II- Fonctionnement……………………………………………………………15
III- Travaux exécutés………………………………………..………………..16
DEUXIEME PARTIE : LES OUTILS DE COMMUNICATION…….15
CHAPITRE I : LA COMMUNICATION INTERNE…………………...…17
I- La communication descendante………………………………………….18
II- La communication ascendante…………………………………...………19
RAPPORT DE STAGE
17EME PROMOTION DE SECURITE SOCIALE
2
CHAPITRE II : LA COMMUNICATION EXTERNE………………….…18
I- Les outils audiovisuels à la CNPS……………………………………………………………20
II- La gestion du réseau de presse………………...…………………………21
III- L’événementiel…………………………………….……………………...22
IV-Les supports de communication…………………………………...……..23
TROISIEME PARTIE : CRITIQUES ET SUGGESTIONS…………..…..25
CHAPITRE I : LES CRITIQUES………………………………………..….26
I- Éléments positifs……………………………………………………..……..26
II- Éléments négatifs……………………………………………………..……27
CHAPITRE II : LES SUGGESTIONS………………………………...……28
I- Au niveau de l’effectif et du matériel de la CCM……………………...…29
II- Au niveau des activités de la CCM……………………………………….30
II- Au niveau de la couverture médiatique………………………………….31
CONCLUSION………………………………………………………..………32
BIBLIOGRAPHIE……………………………………………………………33
ANNEXES
RAPPORT DE STAGE
17EME PROMOTION DE SECURITE SOCIALE
3
DEDICACE
Je dédie ce présent rapport avant tout à l’éternel DIEU TOUT
PUISSANT.
A mon père N’GAZA KOFFI et à ma mère TANOH JOSETTE
épouse N’GAZA qui grâce à leur soutien m’ont permis d’être à ce stade de
la vie.
RAPPORT DE STAGE
17EME PROMOTION DE SECURITE SOCIALE
4
REMERCIEMENTS
Je remercie tous ceux qui ont participé de près ou de loin à la réalisation de ce
rapport de fin de cycle.
Je remercie aussi l’ensemble du personnel de l’Institut de Formation aux Métiers
de la Sécurité Sociale IM2S pour ma formation théorique.
Je remercie sincèrement Monsieur GNAKPA VINCENT, Directeur de l’IM2S et
Madame MERHEB CARMEN Responsable de la Cellule Communication et
Marketing.
Je remercie tout le personnel de la CCM, en particulier Madame KOUASSI
REBECCA et Monsieur SILUE MEFOUN LEONARD, qui par leurs
explications et conseils, m’ont aidé à rédiger mon rapport de stage.
Mes vifs remerciements reviennent à mon Maître de stage, Monsieur SIANO
COULIBALY, chargé d’études à la CCM.
RAPPORT DE STAGE
17EME PROMOTION DE SECURITE SOCIALE
5
LISTE DES
ABREVIATIONS
CCM : Cellule Communication et Marketing
DEX : Direction de l’Exploitation
DRH : Direction des Ressources Humaines
DQE : Direction Qualité et Etudes
DSI : Direction du Système d’Information
DCAI : Direction du Contrôle et de l’Audit Interne
CJC : Cellule Juridique et du Contentieux
CMP : Cellule des Moyens et du Patrimoine
RAPPORT DE STAGE
17EME PROMOTION DE SECURITE SOCIALE
6
INTRODUCTION
La communication est l’action de communiquer, d’établir une relation avec
autrui, de transmettre quelque chose à quelqu’un. Elle peut aussi désigner
l’ensemble des moyens et techniques permettant les diffusions d’un message
auprès d’une audience plus ou moins vaste, ou l’action pour quelqu’un, ou une
organisation d’informer et de promouvoir son activité auprès d’autrui
d’entretenir son image par tout procédé médiatique.
Dans le cas d’une entreprise, la communication devient une action visant à
informer et promouvoir l’activité de celle-ci auprès du public, d’entretenir son
image à travers un procédé (médiatique). C’est pourquoi, les entreprises se
dotent d’une structure de communication qui tendra à faire connaître leurs
prestations et leurs activités mais aussi à booster notoriété et image.
La Caisse Nationale de Prévoyance Sociale (CNPS) en tant qu’Institution de
Prévoyance Sociale qui est en phase avec cette théorie a en son sein, une
Cellule Communication et Marketing. L’objectif de cette cellule est
d’appliquer la politique de communication décidée par la Direction Générale
afin de permettre à la CNPS de communiquer sur ses prestations et de maintenir
le capital confiance de ses partenaires sociaux. La CCM, rattachée à la Direction
Générale sise au Plateau 24, Avenue Lamblin, se trouve être le lieu de notre
stage pour une période de trois (03) mois. La finalité de ce stage étant de
produire un rapport dans le cadre de la formation des Techniciens de Sécurité
Sociale.
RAPPORT DE STAGE
17EME PROMOTION DE SECURITE SOCIALE
7
Si la communication est primordiale à l’exercice des activités d’une entreprise
qui se veut moderne, la CNPS l’aura compris et matérialisé par une structuration
de sa communication. Sa gestion requiert une diversité d’outils qui ont motivé le
choix du présent sujet de réflexion ainsi libellé «la gestion des outils de
communication à la CNPS ».
Pour parvenir à une compréhension plus aisée de ce thème, il apparait nécessaire
de savoir quels sont les outils de communication utilisés à la CNPS.
Ces outils sont classés en deux catégories que sont la communication interne et
la communication externe.
De ce fait, plusieurs questionnements s’imposent: Que sont-ils ?
Comment sont ils gérés pour faciliter la communication aux niveaux interne et
externe à la CNPS ?, que vise la CNPS à travers l’utilisation de ces outils ?
Telles sont les interrogations auxquelles nous répondrons tout au long de cette
étude selon trois (03) grands axes à savoir :
La présentation générale de l’entreprise, la description des outils de
communication et enfin, les critiques et suggestions en vue d’améliorer les
activités de la Cellule Communication et Marketing (CCM).
RAPPORT DE STAGE
17EME PROMOTION DE SECURITE SOCIALE
8
PREMIERE PARTIE :
PRESENTATION GENERALE DE L’ENTREPRISE
RAPPORT DE STAGE
17EME PROMOTION DE SECURITE SOCIALE
9
CHAPITRE I : PRESENTATION DE LA CNPS
I- Historique
La Caisse Nationale de Prévoyance Sociale dans sa forme actuelle est
l’aboutissement de l’évolution progressive de la sécurité sociale en Côte d’Ivoire
depuis 1955. Elle est partie de la Caisse de Compensation des Prestations
Familiales de Côte d’Ivoire (CCPFCI) en 1955 pour aboutir à l’Institution de
Prévoyance Sociale, Caisse Nationale de Prévoyance Sociale en abrégé CNPS
créée par le décret 2000-487 du 12 juillet 2000 et régie par les lois n° 99-476 du
2 Août 1999 portant définition et organisation des Institutions de Prévoyance
Sociale et n°99-477 de la même date portant modification du Code de
Prévoyance Sociale.
La CNPS est placée sous la double tutelle technique des Ministère d’Etat,
Ministère de l’Emploi et des Affaires Sociales et de la Formation
Professionnelle et du Ministère de l’Économie et des Finances.
II- Missions
La CNPS gère le régime obligatoire de la prévoyance sociale des travailleurs du
secteur privé et assimilé, les régimes complémentaires ou spéciaux, obligatoires
ou volontaires. Les branches couvertes par la CNPS sont les suivantes :
Ø Les Prestations Familiales
Elles permettent d’aider le travailleur à faire face à ses charges de famille et de
promouvoir la protection maternelle et infantile ainsi que l’éducation des enfants
par le paiement d’allocations ou le service de prestations en nature.
Ø L’Assurance Maternité
Les prestations de l’assurance maternité visent à assurer la promotion et la
protection de l’emploi féminin puis la protection de la santé de la mère et de
RAPPORT DE STAGE
17EME PROMOTION DE SECURITE SOCIALE
10
l’enfant par la prise en charge de tous les soins médicaux liés à la grossesse et à
l’accouchement à partir du 3ème mois de la grossesse jusqu’à la reprise du travail
de la femme et par le paiement du salaire de la femme pendant les congés de
maternité.
Ø Les Accidents du Travail et Maladies Professionnelles
Cette branche de la sécurité sociale a pour objectif la réparation des risques
professionnels que constituent les accidents du travail et les maladies
professionnelles.
Ainsi, lorsque surviennent ces risques, ils sont automatiquement pris en charge
par la CNPS par l’octroi de prestations en espèces et en nature. En cas
d’invalidité permanente, une rente viagère est payée à la victime.
Ø L’Assurance Vieillesse ou Retraite
Elle vise à accorder un revenu de remplacement au travailleur ayant arrêté toute
activité salariée à l’âge de 55ans.
III- Organisation
La CNPS est gérée par un Conseil d’Administration qui comprend 12 membres
dont :
Ø Quatre (04) Administrateurs représentant l’État ;
Ø Quatre
(04)
Administrateurs
représentant
les
Organisations
représentant
les
Organisations
représentatives des Employeurs ;
Ø Quatre
(04)
Administrateurs
représentatives des Travailleurs.
RAPPORT DE STAGE
17EME PROMOTION DE SECURITE SOCIALE
11
La gestion quotidienne de la CNPS est assurée par un Directeur Général nommé
par le Conseil d’Administration. Il est secondé par deux (02) Directeurs
Généraux Adjoints.
La CNPS comporte en son sein six (06) Directions centrales que sont:
Ø La Direction de l’Exploitation (DEX) ;
Ø La Direction Financière et Comptable (DFC) ;
Ø La Direction des Ressources Humaines (DRH) ;
Ø La Direction Qualité et Etudes (DQE) ;
Ø La Direction du Système d’Information (DSI);
Ø La Direction du Contrôle et de l’Audit Interne (DCAI).
En plus de ces Directions, la CNPS dispose de Cellules spécialisées à savoir :
Ø La Cellule Communication et Marketing(CCM) ;
Ø La Cellule des Moyens et du Patrimoine (CMP) ;
Ø La Cellule Juridique et du Contentieux (CJC) ;
Ø Le Contrôle Médical (CM).
Il existe aussi des structures déconcentrées :
Ø Les Agences de Prévoyance Sociale de 1ère catégorie ;
Ø Les Agences de Prévoyance Sociale de 2ème catégorie ;
Ø Les Agences de Prévoyance Sociale de 3ème catégorie.
CHAPITRE II : PRESENTATION DE LA CCM
RAPPORT DE STAGE
17EME PROMOTION DE SECURITE SOCIALE
12
I- Organisation
La CCM est placée sous l’autorité de la Direction Générale. C’est un pool de
compétences qui gère les activités de communication et relations publiques.
La Cellule Communication et Marketing (CCM) est composée de :
· La documentation chargée de la gestion des ouvrages et documents
acquis par l’Institution pour la documentation du personnel.
· Le standard où transitent les appels téléphoniques en provenance de
l’extérieur avant de les transmettre aux interlocuteurs demandés.
· La communication externe chargée de la mise en place de la
politique de communication externe et des relations avec l’extérieur.
La CCM comprend huit (08) agents :
- Un responsable ;
- Un chargé d'étude
- Une secrétaire ;
- Deux agents affectés à la Documentation ;
- Trois Gestionnaires Administratifs à la Communication ;
- Une standardiste.
Le personnel de la CCM est toujours aidé dans sa tâche par des stagiaires, en
général trois(03) par trimestre.
II- Fonctionnement
Les activités de la Cellule Communication et Documentation se résument à :
- Assurer la circulation de l’information ascendante au sein de l’Institution;
- Coordonner la conception des brochures, les documents et imprimés
édités par la CNPS;
- Élaborer un plan de communication de l’Institution ;
- Veiller à son application au plan national ;
RAPPORT DE STAGE
17EME PROMOTION DE SECURITE SOCIALE
13
- Analyser les courriers afin d’orienter et de conseiller le Directeur Général
dans les prises de décision en matière de communication ;
- Couvrir toutes les manifestations organisées par l’Institution et aussi les
conférences de presse du Directeur Général ;
- Organiser la médiatisation de tout évènement susceptible d’influencer
positivement l’image de la CNPS et d’accroitre sa notoriété ;
- Organiser des séminaires sur la reforme des activités de la CNPS.
III- Travaux exécutés
III-1 La revue de presse
La revue de presse est la diffusion en interne des articles parus dans la presse
concernant les activités de l’Institution, l’actualité nationale et internationale.
Elle permet aux Agents de la CNPS d’être informés de l’ensemble des activités
de l’institution et de l’actualité nationale et internationale. Elle est quotidienne,
elle se fait à partir de six quotidiens et l’information est transmise par mail et
mise en ligne sur le portail interne.
III-2 Confection du press-book
Le press-book est un document qui regroupe dans un ordre chronologique les
articles de presse concernant la CNPS dans tous les organes de presse existant.
La production du press-book est annuelle et est destinée au comité de direction
et au conseil d’administration.
III-3 Rédaction de courriers administratifs
Il s’agit le plus souvent des courriers adressés aux médias pour des
sollicitations :
RAPPORT DE STAGE
17EME PROMOTION DE SECURITE SOCIALE
14
Demande de couverture médiatique et de courriers de réponse à des
sollicitations diverses de l’institution.
RAPPORT DE STAGE
17EME PROMOTION DE SECURITE SOCIALE
15
DEUXIEME PARTIE :
LES OUTILS DE COMMUNICATION A
LA CNPS
CHAPITRE I : LA COMMUNICATION INTERNE
RAPPORT DE STAGE
17EME PROMOTION DE SECURITE SOCIALE
16
La communication interne de la CNPS ne se réduit pas aux seuls messages
qu’elle dispense à son personnel. Elle englobe l’ensemble des actes de
communication qui s’y traduise. Ses modalités varient d’une entreprise à une
autre.
Elle a pour fonction d’exposer des résultats, un bilan ; de transmettre des
informations, un savoir ; de motiver, préparer et accompagner le changement. Il
est important de parler de l’écrit qui est un pivot de la communication interne
car il permet de transformer des obligations de communication (diffusion
d’information, transmission d’ordre) en occasion de contact.
Ainsi, il existe des flux d’information qui sont : la communication descendante
et la communication ascendante.
I- LA COMMUNICATION DESCENDANTE
C’est l’information la plus naturellement pratiquée. Les messages partent d’un
certain niveau hiérarchique et sont destinés aux échelons inférieurs. Ce type
d’information est utilisé pour former, informer et diriger le personnel. Ces
supports sont : le journal trimestriel d’informations de la CNPS appelé CNPS
ECHOS (Annexe 1), le réseau téléphonique d’information, les tableaux
d’affichages, l’intranet, les réunions. Nous nous poserons la question de savoir à
quoi servent-ils ?
I-1 LE JOURNAL D’ENTREPRISE
C’est un format tabloïde de type A3 en quadrichromie confectionné avec le type
de papier couché vernis. Il est composé de quatre rubriques qui sont :
L’éditorial, l’actualité, le carnet (naissance, mariage, décès) et la santé. Le
directeur de publication est le directeur général de la CNPS Monsieur
BERNARD N’DOUMI, le rédacteur en chef en la personne de Madame Merheb
Carmen et le comité de rédaction composé du chargé d’étude Monsieur Siano
Coulibaly et de trois gestionnaires admistratifs. Il est tiré à 1000 exemplaires.
RAPPORT DE STAGE
17EME PROMOTION DE SECURITE SOCIALE
17
I-2 LE RESEAU TELEPHONIQUE
Le réseau téléphonique annule les distances entre les interlocuteurs. Il supprime
les couts en optant pour la téléphonie IPP (Internet Pour Protocole).A ce niveau
l’information est partageable et transmise à tout moment.
I-3 L’INTRANET
Il regroupe plusieurs réalités dont la messagerie et le portail interne.
I-3-1 Le mailing (messagerie)
La messagerie est gérée uniquement par la CCM. En plus du personnel, il existe
des adresses groupées mais les informations à diffuser ont un caractère
spécifique et donc une cible bien déterminée. Il s’agit notamment du comité de
direction, le conseil de direction, les responsables de structures, les directeurs et
chefs d’agence.
I-3-2 LE PORTAIL INTERNE
Nous avons le portail interne (Annexe 2) qui est une plate forme virtuelle
regroupant les outils de travail, les informations opérationnelles, les
informations sociales, et les informations utiles au personnel. Les outils de
travail sont les applications métier.
I-4 -LES TABLEAUX D’AFFICHAGE
C’est un instrument de communication interne modulable par le biais duquel on
peut véhiculer tous les types de messages et informations tels que les
informations légales, hiérarchiques, et salariales. Il est peu couteux et facile à
mettre en œuvre et à gérer mais rarement d’une grande attention.
I-5-LES REUNIONS
RAPPORT DE STAGE
17EME PROMOTION DE SECURITE SOCIALE
18
C’est l’un des outils de communication interne le plus utilisé, c’est aussi un lieu
de travail qui consiste en l’échange d’informations en vue d’atteindre un
objectif, des résultats.
II_ LA COMMUNICATION ASCENDANTE
La communication ascendante, les informations partent des échelons inférieurs
et remontent à la hiérarchie. Elle permet d’avoir un feedback ou rétroaction
concernant la suite des instructions ou informations opérationnelles données.
Compte rendu d’activité, réunion d’échange ou de chantier et échanges verbaux.
Or elle se révèle fondamentale car elle permet de connaître les aspirations de son
personnel et désamorcer les éventuels conflits ou tensions. Elle peut être aussi
considérée comme facteur de bon climat social, aussi comme moyen d’améliorer
les performances de l’entreprise. A la CNPS nous avons des supports limités
tels que les affichages, et des supports moins institutionnalisés ou l’information
emprunte des voies informelles directes (échanges verbaux) ou indirectes (bruit
rumeur).
CHAPITRE II : LA COMMUNICATION EXTERNE
RAPPORT DE STAGE
17EME PROMOTION DE SECURITE SOCIALE
19
Définition :
La communication externe regroupe l’ensemble des formes de communication
d’une organisation envers le monde extérieur et les groupes cibles. Quelle que
soit la taille de l’entreprise, la communication externe joue un rôle fondamental
pour son image et sa notoriété. C'est suite à des actions de communication
externe que les partenaires, les clients et les prospects forgent leur opinion et
leur attitude vis-à-vis de l’entreprise. Il est essentiel que la CNPS puisse offrir
d’elle une image positive basée sur l'expérience, la compétence et l'innovation.
La décentralisation de la prévention, la participation de la CNPS à des salons
tels que le 3ème salon International des entreprises et des Industries à l’immeuble
CRRAE UMOA, la participation à la CGECI ACADEMY à l’Ivoire et le
paiement des prestations par virement bancaire sont quelques innovations de la
CNPS. Outil de construction de la notoriété de l'entreprise, le plan de
communication donne sens et cohérence à la multiplicité des actions
de communication externe : lobbying et relations publiques, relations médias,
événementiel,
sponsoring,
mécénat,
site
Internet
(Annexe
3),
spot
institutionnel, promotion des ventes , marketing direct. Les supports de
communication sont nombreux, vidéo, CD-Rom, DVD, livrets, newsletter.
L’avènement d’internet et du haut débit offre de nouveaux outils à
la communication externe telle que la Web TV.
Les relations publiques regroupent l’ensemble des activités de communication
non publicitaires menées par l’entreprise en vue d’établir entretenir développer
de bonnes relations avec ses différents publics. Le rôle des relations publiques
est de saisir toutes les occasions pour développer des relations privilégiés avec
toutes les personnes ou structures présentant un intérêt particulier afin de
véhiculer une image positive. Les cibles externes sont : les partenaires sociaux,
les fournisseurs, les actionnaires les partenaires financiers. Les actions auprès du
public externe sont : organisation d’événement (inauguration de locaux,
rencontre d’échange ou formation), invitation à une manifestation sportive
RAPPORT DE STAGE
17EME PROMOTION DE SECURITE SOCIALE
20
culturelle religieuse) tel est le cas à la CNPS où la CCM reçoit des courriers
dans lesquels le Directeur général est invité à ces manifestations.
La communication externe doit intégrer la dimension de l’influence qui
recouvre trois composantes importantes : le prestige exercé, donc l’image émise
collectivement, les messages transmis, donc les efforts délibérés pour persuader.
La communication externe doit aussi et surtout intégrer la troisième dimension :
celle des réseaux, des pouvoirs invisibles, des intermédiaires et des médiations.
Elle sert à mieux insérer la CNPS dans son environnement externe à savoir la
société. Quelle que soit la taille de l’entreprise, la communication externe joue
un rôle fondamental pour son image. La communication externe de celle-ci
s’adresse à plusieurs publics : les clients, les prospects, les partenaires, les
médias, les groupements d’intérêt (Réseau Ivoirien des Gestionnaires des
Gestions des Ressources Humaines, par exemple). Le but de la communication
externe est de permettre à l’entreprise de mieux s’insérer dans son
environnement, légitimer ses activités, minimiser les crises qu’elle peut
traverser, améliorer continuellement son image. Les outils utilisés sont très
diversifiés : presse, Internet, affichage, radio, télévision, relations presse,
organisation d’évènements. C’est suite à ces actions de communication externe
que les partenaires, les clients et les prospects forgent leur opinion et leur
attitude vis-à-vis de l’entreprise.
I-LES OUTILS AUDIOVISUELS A LA CNPS
I-1-Les supports audio et vidéo :
Les montages ou films, présentent la structure ou une action. Ils peuvent être
utilisés pour des occasions particulières, passer en boucle ou être réutilisés pour
le web.
I-1-1 LES SUPPORTS VIDEO
RAPPORT DE STAGE
17EME PROMOTION DE SECURITE SOCIALE
21
Les outils audiovisuels
L’émission «La CNPS à votre service »est une capsule de 15minutes qui était
diffusée chaque jeudi en quinzaine après le journal télévisé de 20h00 de la
République de Télévision Ivoirienne (RTI). L’émission essentiellement est
constituée d’un entretien sur un thème prédéterminé avec une personne
ressource de la CNPS. Elle peut aussi contenir des interviews de partenaires
sociaux ou un micro trottoir. Il ya actuellement une nouvelle programmation qui
est en cours d’élaboration.
La CNPS a aussi produit un téléfilm dont le titre est : « Partenaire pour la
vie »diffusé avec la même périodicité que l’émission sur les antennes de la RTI.
Il s’agissait cette fois d’acteurs professionnels qui retraçaient la vie familiale et
les activités professionnelles d’un chef d’entreprise face au respect de ses
obligations sociales.
I-1-2 LES SUPPORTS AUDIO
Nous avons la charte managériale en chanson. Ce support audio a été conçu à
partir de la charte managériale (Annexe 4), qui est un ensemble de douze (12)
valeurs partagées par le personnel de l’institution. Il s’agit de : L’esprit
d’entreprise, le respect des droits la transparence, le respect et la courtoisie, la
disponibilité, les assurés sociaux, la probité, le secret professionnel, la qualité, la
responsabilité, le mérite et le contrôle. Ce sont ces valeurs qui ont été traduites
en chanson par le petit chœur de Cocody (agent de l’institution).Ce support
audio est utilisé à chaque évènement organisé par l’institution pour créer un élan
fédérateur.
I-2- Le site web
RAPPORT DE STAGE
17EME PROMOTION DE SECURITE SOCIALE
22
Incontournable aujourd’hui, il fait appel à deux types de compétences
nouvelles : technique et éditoriale. Un site ne peut reposer sur un seul
webmaster. Il est l’affaire d’équipe coordonnée. Dans le cas d’espèce, il s’agit
de la Direction du Système d’ Information (DSI) et de la CCM. La DSI a conçu
le site web en collaboration avec la CCM qui est intervenue sur le respect de la
charte graphique et sur le choix des rubriques. Au quotidien, son exploitation
reviendra à la CCM. Déjà en production le site web fera, bientôt l’objet d’un
lancement officiel.
II-LA GESTION DU RESEAU DE PRESSE :
C’est une forme spécifique de relations publiques auprès d’une seule cible : les
journalistes. Dans ce cadre précis, la CCM a constitué un réseau de presse qui
comprend la presse écrite (quotidien hebdomadaire et mensuel) et la presse
audiovisuelle. Cette cible fait l’objet d’une formation à la sécurité sociale qui a
été délivrée par la DEX (Direction d’ Exploitation).Et ce, dans le souci de
s’assurer que le journaliste qui couvre un événement de l’institution dispose d’
abord d’un acquis en sécurité sociale. Pour la couverture médiatique d’un
évènement la CCM procède à la sélection d’un nombre déterminé d’organes de
presse qui est fonction de la grandeur de l’évènement. Les demandes de
couverture médiatique sont adressées aux rédactions des organes sélectionnés au
moins 72 heures avant la date de la tenue de l’évènement. La couverture
médiatique, le jour j, est appuyée d’un dossier de presse. Le dossier de presse
comprend :
- Un communiqué de presse ;
- Le programme de la manifestation ;
- Une plaquette de l’institution ;
- Les copies des allocutions prévues au programme.
RAPPORT DE STAGE
17EME PROMOTION DE SECURITE SOCIALE
23
Après l’évènement, la CCM procède à la pige. Elle recense tous les articles
relatifs à l’évènement relayé dans la presse pour constituer un press-book. Le
press-book est produit annuellement et est destiné au comité de direction et aux
administrateurs.
Concernant les médias audio et audiovisuels (radio et télé) des copies des
éléments diffusés sont produits par les organes de presse. La gestion du réseau
de presse se fait aussi au travers de l’annuel déjeuner de presse qui est animé par
le Directeur Général afin d’informer la presse des orientations décidées pour
l’année.
III-L’EVENEMENTIEL
L’évènementiel est un outil de communication hors-média, interne ou externe,
utilisé
par
une
entreprise
ou
une
institution
ou
toute
autre organisme (association, consistant à créer un événement, généralement
sous la forme de salon, congrès, festival, convention, soirée festive, cocktail,
remise de prix).
L’évènement est un vecteur d’image pour les organismes qui utilisent ce
concept.
Nous pouvons différencier l’événementiel des autres types de communication
grâce à sa fonction première de réunir les hommes et de créer un réel espace de
communication. Les différents autres types de communications se faisant
seulement, par le biais d'une affiche ou d'un spot publicitaire par exemple, une
communication à sens unique (de l'émetteur au récepteur).
Les différents types d’événements :
·
Convention
·
Séminaire
·
Inauguration
RAPPORT DE STAGE
17EME PROMOTION DE SECURITE SOCIALE
24
·
Salon
L’évènementiel crée un espace de rencontre de communication entre
l’entreprise et un public cible donné. La CNPS a, à son actif les journées de
prévoyance sociale, le déjeuner annuel de presse. Il s’agit d’évènements
institutionnalisés qui ont une périodicité annuelle.
Par ailleurs, l’institution participe à des salons ou forum. Cette année, par
exemple, elle a pris part à la CGECI Académy à l’hôtel Ivoire qui avait pour
but de réunir sur un même espace les actuels et futurs entrepreneurs, les cabinets
conseil et les financiers. Il importait donc que la CNPS y prenne part afin de
sensibiliser au respect des obligations sociales. Notons, aussi le salon
International des Entreprises et Industries au cours duquel la CNPS a animé
une communication sur l’importance de la DISA.
Il faut noter que la CCM se penche lors des évènements
sur l’aspect
organisationnel de l’évènement, sur l’image de l’institution, sur la couverture
médiatique et sur les retombées rédactionnelles dudit évènement.
IV -LES SUPPORTS DE COMMUNICATION
La CNPS utilise plusieurs supports de communication qui sont :
- Le Kakémono qui est une affiche ou un panneau imprimé sur un
support souple (bâche vinyle) pouvant être déroulé. Il comprend une
structure autoporteuse permettant au panneau de tenir debout.
- Le dépliant : c’est un support papier destiné à transmettre un message.
Il diffuse une information concise et ordonnée. Quatre (4) dépliants
ont été édités afin de communiquer sur les prestations de l’institution.
Il s’agit de l’assurance vieillesse, des AT/MP, des Prestations
familiales, et de l’Assurance maternité.
RAPPORT DE STAGE
17EME PROMOTION DE SECURITE SOCIALE
25
- Les guides Assuré Social, Employeur et du cotisant. Ce sont des
supports papier édités au format A5 qui contiennent le fadement des
prestations, leur nature, les conditions de bénéfice. Ils sont aujourd’hui
édités sur support magnétique (CD-ROM Interactif).
- Les tee-shirts qui portent le logo et la signature de l’institution.
- Les étrennes regroupent un ensemble de supports de communication
qui ont l’avantage d’être utilisés au quotidien et donc de véhiculer
continuellement des messages de l’institution. Leur nature peut
changer et est fonction de l’offre des fournisseurs et des exigences de
l’institution. Nous retenons que les plus courants sont les calendriers
(format bancaire et à spirale), les agendas (format de poche +format
normal), les bibelots (pots à stylos, presse papier) ensemble
conférencier (Agenda, stylo VIP, porte carte de visite, bloc note),
parapluie, porte clé.
La plaquette : C’est un support de communication qui présente l’institution, ses
prestations, ses actions.
RAPPORT DE STAGE
17EME PROMOTION DE SECURITE SOCIALE
26
TROISIEME PARTIE :
CRITIQUES ET SUGGESTIONS
RAPPORT DE STAGE
17EME PROMOTION DE SECURITE SOCIALE
27
CHAPITRE I : LES CRITIQUES
La politique de communication interne et externe que pratique la CNPS permet à
cette structure de mieux véhiculer ses messages, tant au niveau du personnel, des
partenaires sociaux qu’au niveau du grand public. Cependant, toute œuvre
n’étant pas parfaite, cela nous a permis de relever certaines insuffisances que
nous mettons en exergue à travers ces critiques.
I- Éléments positifs
Ø Au niveau des activités de la CCM
La CNPS organise des campagnes d’information au profit des assurés sociaux et
du grand public. Ces campagnes ont pour incidence de permettre à la population
cible (assurés sociaux, employeurs) de connaître leurs droits et leurs obligations,
mais aussi au grand public d’avoir une vue globale des activités de l’entreprise.
L’opération médiatique des activités de la CNPS vise surtout à se rapprocher du
public et à anticiper tout événement ou fait pouvant avoir une incidence sur
l’Institution à travers l’organisation de conférence de presse, de déjeuner de
presse, d’interview.
La CNPS par le biais de sa communication externe a mis en place un
management par l’image dans le but de diffuser une image globale, claire et
homogène d’elle et de ses produits. A ce titre, la CCM est à la conception des
supports utilisés tels que les brochures, les plaquettes, les guides, le site internet
et l’intranet.
La structure de communication interne et externe, grâce à l’internet et à
l’intranet, a pu offrir un cadre d’échange et de dialogue au sein et en dehors de
l’entreprise. Cela a conduit à une transmission sécurisée et homogène de
l’information au niveau de chaque service.
RAPPORT DE STAGE
17EME PROMOTION DE SECURITE SOCIALE
28
La volonté manifeste de la Direction Générale de conserver la mémoire de
l’entreprise, notamment à travers le press-book et l’archivage photo des
cérémonies de l’entreprise.
Ø Au niveau du personnel
Nous avons noté de la part de l’ensemble du personnel une réelle volonté
d’impliquer les stagiaires à toutes les activités de la CCM.
II- Éléments négatifs
Ø Au niveau des activités
La CNPS pratique uniquement la communication Institutionnelle. On note aussi,
le retard dans le démarrage des campagnes d’information.
En outre, la perte de connexion au réseau internet entrave souvent l’exécution
des tâches à accomplir.
A cela s’ajoute le problème de logistique fréquent qui entrave quelque fois la
célérité dans l’exécution des travaux. Aussi, la non participation des journalistes
invités aux différentes couvertures du fait de leur non confirmation constitue un
handicap. Il en est de même de la présence des journalistes non invités à des
événements et le retard des journalistes aux cérémonies. Par ailleurs, l’absence
de dotation des gestionnaires administratifs en recharge de téléphone mobile est
un frein pour coordonner l’organisation de la couverture des événements.
Ø Au niveau du personnel
La communication n’est pas déconcentrée dans les agences CNPS comme c’est
le cas pour la Cellule Juridique et du Contentieux (CJC).
Les gestionnaires sont confrontés à un manque de moyens de vérification de la
réalisation de certaines activités (spot publicitaire, avis et communiqué) sur le
terrain.
RAPPORT DE STAGE
17EME PROMOTION DE SECURITE SOCIALE
29
CHAPITRE II : LES SUGGESTIONS
En dépit des éléments positifs que présente la CNPS, nous constatons des
insuffisances à combler. Raison pour laquelle, il est aussi important pour nous
de faire des suggestions. Ces suggestions permettront d’atteindre un certain
nombre d’objectifs dont le rapprochement de l’entreprise du public et
l’amélioration de son image de marque.
I- Au niveau de l’effectif et du matériel de la CCM
La CCM doit se doter de logiciels d’infographie performants et former son
personnel en place afin de réduire les coûts de montages publicitaires et de
réalisation de production audiovisuelle pour l’entreprise. La CNPS gagnerait en
utilisant « les notes flash » en vue de réduire les rumeurs et permettre une bonne
circulation de l’information. C’est un support écrit visant à informer le personnel
de manière rapide et brève en temps réel.
La CNPS doit aussi équiper chaque gestionnaire administratif de la CCM d’un
poste transistor (radio) pour le suivi des avis et communiqués effectués par
l’entreprise sur les différentes chaînes de radio de la place. Enfin, une dotation
en recharge de téléphone mobile pour coordonner la couverture médiatique des
événements qui ont lieu en externe.
II-Au niveau des activités de la CCM
Dans un souci de performance et de rentabilité, rendre la CCM autonome dans la
gestion de ses activités, ce qui lui permettra de mieux travailler.
Aussi, la CCM doit étendre ses activités au sein des agences de la CNPS par la
désignation d’un chargé de communication.
Par ailleurs, bien qu’étant une Institution, la CNPS se doit de pratiquer la
publicité à caractère commercial en raison de la présence sur le marché des
entreprises d’assurances. A cet effet, elle doit concevoir des affiches
publicitaires car il ya le projet de Retraite complémentaire en cours.
RAPPORT DE STAGE
17EME PROMOTION DE SECURITE SOCIALE
30
En outre la cellule doit maintenir des contacts réguliers et périodiques avec les
représentants du personnel de l’Institution afin de les informer sur la vie de
l’Institution en particulier et de la sécurité sociale en général.
Enfin, mettre à la disposition de la cellule les moyens financiers adéquats afin de
lui permettre d’optimiser ses résultats.
III- Au niveau de la couverture médiatique
Faire paraître régulièrement des dossiers dans la presse sur la sécurité sociale.
Organiser des débats périodiques à la télévision et dans les radios se rapportant
aux activités de l’entreprise pour amener la population à prendre conscience du
bien fondé de la sécurité sociale. A ce titre il serait souhaitable de relancer sur la
RTI, le téléfilm « partenaires pour la vie » produit par la CNPS à cet effet.
RAPPORT DE STAGE
17EME PROMOTION DE SECURITE SOCIALE
31
CONCLUSION
Au terme de notre étude, nous pouvons dire que la CCM ne dispose pas d’assez
de moyens financiers dans l’accomplissement des taches qui lui sont assignées.
En effet, le thème soumis à notre étude à savoir la gestion des outils de
communication à la CNPS, nous a permis de cerner, sinon d’avoir une vision
claire des réalités pratiques de la Cellule Communication et Marketing de la
CNPS.
Bien que l’entreprise en elle-même présente des avantages et un niveau de
rentabilité assez remarquable, la CNPS qui est la maison de tous les travailleurs
du secteur privé et assimilé de Côte d’Ivoire se doit de se doter d’une politique
de communication performante.
Ceci passe par la mise en place d’une politique de promotion visant non
seulement à la faire connaître et améliorer son image.
Nous espérons que les suggestions apportées dans le cadre de notre rapport
pourront contribuer au renforcement de la politique de communication interne et
externe mise en place par la CNPS, afin de donner entière satisfaction à cette
dynamique Institution.
RAPPORT DE STAGE
17EME PROMOTION DE SECURITE SOCIALE
32
BIBLIOGRAPHIE
- Le Guide de la Communication d’Entreprise, Communicator
(Quatrième édition) de Marie Hélène Westphalen
-Le Management de la Communication
De François Eldin, éditions l’Harmattan 1998
RAPPORT DE STAGE
17EME PROMOTION DE SECURITE SOCIALE
33
TABLE DES
ANNEXES
ANNEXE 1 : CNPS ECHOS
ANNEXE 2 : PORTAIL CNPS
ANNEXE 3 : SITE INTERNET
ANNEXE 4 : CHARTE MANAGERIALE
RAPPORT DE STAGE
17EME PROMOTION DE SECURITE SOCIALE
34