guide d`utilisation

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guide d`utilisation

PURCHASING MANAGER 3
GUIDE D’UTILISATION
Droits de l’ Administrateur
Reference
Version
Date
rswww.com
Version 2
8th Mars 2009
TABLE DES MATIERES
1. INTRODUCTION
4
UTILISATEURS SYSTEME
MISE EN ROUTE
4
5
7. SUIVI DES MODIFICATIONS
7.1 OPTIONS DE FILTRAGE
7.2 RESULTATS DU RAPPORT D’AUDIT
2. PARAMETRAGE
6
8. INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES
1.1 1.2 2.1 2.2 STRUCTURE DE VOTRE ORGANISATION
CHOIX DU PARAMETRAGE ADAPTE A
VOTRE ORGANISATION
3. PRINCIPE DE FONCTIONNEMENT
3.1 3.2 FENETRES DE L’ORGANISATION
CHOIX DU PARAMETRAGE ADAPTE A
VOTRE ORGANISATION
6
10
10
11
14
5. MARCHES A SUIVRE
16
ENREGISTREMENT SUR LE SITE WEB RADIOSPARES
ENREGISTREMENT D’UTILISATEURS
DEJA ENREGISTRES
GESTION DES UTILISATEURS
GESTION DE L’ORGANISATION (NIVEAUX)
GESTION DES CONTROLES DE DEPENSE
GESTION DES ADRESSES DE LIVRAISON
GESTION DES ADRESSES DE FACTURATION
(SI VOTRE COMPTE EST CONCERNE)
GESTION DES COMMANDES OUVERTES
GESTION DES CENTRES DE COUT
GESTION DES CODES COMPTABLES
GESTION DES MODES DE PAIEMENT
GESTION DES ROLES (DROITS D’ACCES
DES UTILISATEURS)
6. PRESENTATION DU CIRCUIT D’APPROBATION
6.1 6.2 6.3 6.4 2
ÉLEMENTS DECLENCHANT LE PROCESSUS
D’APPROBATION
AFFECTATION D’UN APPROBATEUR
LIMITES D’APPROBATION
SUIVI DU PROCESSUS D’APPROBATION
70
8
4 METHODE DE PARAMETRAGE RECOMMANDEE
5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11
5.12 68
68
69
16
17
19
24
28
32
35
38
44
49
54
60
64
65
66
67
67
3
1. INTRODUCTION
PURCHASING MANAGER est un outil d’achat
gratuit créé par RS Components. Il est conçu pour
permettre à nos clients d’avoir un contrôle total
sur leurs achats en ligne auprès de Radiospares
et pour réduire les coûts de traitement des
commandes de faible valeur grâce à une
efficacité renforcée.
Le paramétrage et les contrôles du système sont entièrement
gérés par l’organisation cliente.
• Le système fournit des contrôles aux services des achats pour
permettre aux utilisateurs finaux de passer leurs propres
commandes.
• Il fournit une visibilité totale de toutes les transactions en ligne.
• Il réduit considérablement les tâches administratives grâce au
passage de commandes électroniques.
• Il simplifie le processus de rapprochement des factures en
proposant des options de facturation.
(Récapitulatif mensuel, export des données)
• Il améliore la précision en corrigeant automatiquement les
erreurs et en permettant aux clients de personnaliser la
terminologie.
PURCHASING MANAGER réalise tout cela en mettant
à disposition :
• des contrôles de dépense ;
• des approbations et des circuits d’approbation ;
• des rapports.
1.1 MENU PRINCIPAL
– ADMINISTRATEUR
Le menu de PURCHASING MANAGER n’est visible que
pour les utilisateurs auxquels un administrateur a
affecté les droits d’accès permettant d’utiliser cette
fonctionnalité.
Les utilisateurs finaux qui ne disposent pas des droits d’accès ne
voient pas le menu de PURCHASING MANAGER mais sont soumis
à des contrôles de dépense.
Les utilisateurs peuvent disposer de droits leur permettant
d’accéder à la totalité du menu ou bien à une partie du menu
seulement (voir la rubrique Gestion des rôles) :
4
• Les Administrateurs ont accès aux paramétrages de
l’organisation.
• Les approbateurs ont accès au menu Approbation des
commandes dédié aux validations.
• Les superviseurs ont accès à l’historique des commandes à
l’échelle de l’organisation mais ne peuvent pas exporter les
rapports.
• Les analystes ont accès à l’historique des commandes de
l’organisation et peuvent exporter les rapports.
1.2 MISE EN ROUTE
PURCHASING MANAGER est conçu pour pouvoir s’adapter
aux besoins de votre organisation. Son niveau de
complexité s’adapte à vos besoins.
Ces quelques étapes vous
indiquent comment paramétrer
votre organisation et appliquer
les contrôles
Page 5
Structure de votre
organisation
Page 13
Enregistrement des
Super utilisateurs
Page 21
Paramétrage de
l’organisation et contrôles
Enregistrement ou
importation des
utilisateurs finaux
Page 16
Ajout d’un utilisateur
Page 16
Paramétrage des droits
d’accès des utilisateurs
5
0. Organisation/Société
2. PARAMETRAGE
Petro Chimie
Plafond de commande
Plafond mensuel Budget
Adresse de livraison Commande ouverte Centre de coût Code comptable Approbateur 2.1 STRUCTURE DE VOTRE ORGANISATION
1.Niveau Société
PURCHASING MANAGER est conçu autour d’une
hiérarchie pouvant comporter jusqu’à cinq niveaux :
Paris
Plafond mensuel
Budget
Adresse de livraison Commande ouverte Centre de coût Code comptable Approbateur Niveau 2 = e.g Site, par exemple - Gestion effectuée par le client
Niveau 4 = e.g Sous-service, par exemple - Gestion effectuée par
le client
La plupart des contrôles peuvent être définis pour tous les
niveaux afin de fournir à l’organisation le niveau de complexité
correspondant à ses besoins.
Avant d’accéder aux services en ligne, nous vous recommandons
d’établir un organigramme reprenant la structure que vous
souhaitez donner à votre organisation. Commencez par le niveau
Organisation/Société, puis décidez du nombre d’emplacements en
termes de sites ou du nombre de services internes.
Lorsque Radiospares paramètre votre nouveau compte
PURCHASING MANAGER, elle paramètre le nombre de comptes
Radiospares (Niveau 2) dont vous avez besoin dans l’organisation.
Vous pourrez ensuite établir la structure des éléments
d’organisation restants (Niveau 2,3 et 4) selon votre besoin ainsi
que les niveaux établis sous ces comptes.
Pour chaque niveau, vous devrez déterminer quels contrôles sont
définis pour chaque niveau/utilisateur, c’est-à-dire déterminer
quels niveaux ou quels utilisateurs peuvent avoir accès à quelles
adresses de livraison, centres de coût, etc. Le moyen le plus simple
de paramétrer ces éléments est de faire en sorte que les contrôles
courants soient paramétrés au niveau supérieur et que tous les
niveaux et tous les utilisateurs héritent de ces contrôles jusqu’au
niveau le plus bas de la structure. Cependant, il se peut que les
différentes sections et les différents utilisateurs aient des besoins
spécifiques ; dans ce cas, les contrôles devront être définis pour
chacun des niveaux inférieurs.
6
Toulouse
Liverpool
Niveau 0 = Organisation/Société
- Gestion effectuée par Radiospares
Niveau 1 = Compte Client Radiospares
- Gestion effectuée par Radiospares
Niveau 3 = e.g Sous-service, par exemple - Gestion effectuée par
le client
£100
£2,000
£10,000
S/O
Aucune utilisée
A123
B124
Caroline Lemaitre
£200
£5,000
£20,000
1, rue des Lilas
31000 Toulouse
BLO/PU/004
R23456
G12345
Identique au niveau Organisation
Plafond de commande Plafond mensuel Budget Adresse de livraison
Commande ouverte Centre de coût Code comptable Approbateur Identique au niveau Organisation
2, rue du Pont neuf, 75015 Paris
2. Niveau Site
Paris Site A
Plafond de commande Plafond mensuel Budget Adresse de livraison Commande ouverte Centre de coût Code comptable Approbateur Paris Site B
Identique au niveau Société
Plafond de commande Plafond mensuel Budget
Adresse de livraison Commande ouverte
Centre de coût Code comptable
Approbateur £500
£10,000
£50.000
BLO/PU/007
R24456
G12567
Henri Carrette
3. Niveau Service
Niveau Achats
Plafond de commande Plafond mensuel Budget Adresse de livraison Commande ouverte Centre de coût Code comptable Approbateur £500
£1000
Identique au niveau Site
C123
Étienne Blanc
Niveau Fabrication
Niveau Maintenance
Plafond de commande Plafond mensuel Budget Adresse de livraison Commande ouverte Centre de coût Code comptable Approbateur Plafond de commande Plafond mensuel Budget Adresse de livraison Commande ouverte Centre de coût Code comptable Approbateur Identique au niveau Site
4. Niveau Sous-service
Magasins
Plafond de commande Plafond mensuel Budget Adresse de livraison Commande ouverte Centre de coût Code comptable Approbateur Identique au niveau Section
Identique au niveau Section
Identique au Section
4. Utilisateurs
Magasinier
Achats
Plafond de commande Plafond mensuel Budget Adresse de livraison Commande ouverte Centre de coût Code comptable Approbateur Identique au niveau Service
Identique au niveau Service
hérité du niveau Service
Plafond de commande Plafond mensuel Budget Adresse de livraison Commande ouverte Centre de coût Code comptable Approbateur Ingénieur Maintenance
Identique au niveau Sous-service
Plafond de commande £250
Plafond mensuel mensuel £1,000
Budget Identique au du niveau Service
Adresse de livraison Identique au niveau Sous-service
Commande ouverte
BO210
Centre de coût CC123
Code comptable
GL100
Approbateur Jean Dugardin
7
2.2 CHOIX DU PARAMÉTRAGE ADAPTÉ
À VOTRE ORGANISATION
Vous souhaitez un paramétrage
rapide avec une administration
simplifiée ?
Organisation
Si vous êtes une PME ou une
division autonome d’une grande
entreprise, paramétrez l’outil pour
une organisation simple,
en utilisant uniquement le niveau
des comptes et en fournissant à
tous les utilisateurs les
mêmes contrôles.
Compte
Utilisateurs
Vous gérez diverses fonctions ?
Si vous souhaitez établir des rapports
sur les dépenses des différentes
fonctions et dissocier leurs coûts,
paramétrez des niveaux séparés.
Bénéficiez d’une administration
simple en donnant à toutes les
fonctions les mêmes contrôles qu’au
niveau Organisation ou définissez
des contrôles spécifiques pour
chaque niveau.
Organisation
Compte
Service A
Service A
Utilisateurs
Utilisateurs
Vous gérez plusieurs sites ?
Organisation
Si vous souhaitez obtenir une vision
à l’échelle du groupe des différents
sites de votre entreprise, paramétrez
plus de comptes.
L’ingénieur e-commerce Radiospares
vous aidera dans cette démarche.
8
Compte
Compte
Service A
Service B
Service A
Service B
Utilisateurs
Utilisateurs
Utilisateurs
Utilisateurs
9
3. PRINCIPE DE FONCTIONNEMENT
3.1 ONGLETS DE L’ORGANISATION
3.2 UTILISATION DES LISTES MAITRES
Fenêtres de l’organisation - Plusieurs onglets
relatifs à l’organisation sont disponibles, comme
indiqué ci-dessous :
Dans le présent guide d’utilisation, nous emploierons
fréquemment la terminologie suivante :
Source
Chacun de ces onglets contient les
informations pertinentes liées à
votre organisation. Par exemple, si
vous sélectionnez l’onglet « Adresse
de livraison », toutes les adresses
de livraison affectées à votre
organisation s’afficheront, comme
indiqué ci-dessous :
Cet onglet des adresses de livraison
contient la liste des utilisateurs
bénéficiant de la même liste
d’adresses de livraison que celle
affectée à ce niveau, mais elle
indique également qu’un utilisateur
bénéficie d’adresses de
livraison spécifiques.
Chaque point de la structure de
l’organisation est une source. Le
niveau supérieur de l’organisation
(Section 0) est une source. Le compte
(Section 1) est une source puisqu’il
constitue une section ; un sousservice est également une source,
tout comme un utilisateur.
Attribute
Il s’agit du terme général utilisé pour
représenter un paramètre pouvant
être appliqué à la source, comme
un centre de coût, une commande
ouverte ou même un utilisateur.
Liste maître
10
Chaque type d’attribut possède une
liste maître où tous les attributs
similaires sont stockés.
Par conséquent, tous les centres de
coût seront contenus dans une même
liste maître et peuvent être affectés
ou non à la source à partir de laquelle
vous accédez à la liste maître.
Exemple 1 : lorsque vous vous trouvez dans l’onglet Centres de coût,
cliquez sur le niveau/l’utilisateur pour déterminer votre source.
11
Cette action ouvre la liste maître
des centres de coût ; il est possible
d’affecter un ou plusieurs centres de
coût au niveau/l’utilisateur (la source).
Exemple 2 : dans la fenêtre des centres de coût, cliquez sur Modifier
l’utilisateur pour déterminer votre source. Il est ensuite possible
d’affecter un ou plusieurs centres de coût à cet utilisateur depuis la zone
« Prêt pour l’affectation » de la liste maître des centres de coût. Pour ce
faire, cochez les cases situées à côté des centres de coût de votre choix,
puis cliquez sur « Affecter».
Si l’utilisateur a hérité des
centres de coût du niveau supérieur,
il apparaîtra comme indiqué
ci-dessous :
Si vous souhaitez définir des
centres de coût spécifiques pour cet
utilisateur, cliquez sur « Mettre en
place des paramètres spécifiques
pour ce niveau ». Vous pourrez
alors affecter des centres de coût
spécifiques à cet utilisateur, qui
seront différents de ceux du niveau
supérieur (niveau des utilisateurs,
par exemple).
Procédez de la même manière pour
affecter (non affecter) un centre de
coût d’une source.
De cette façon, il est possible de
contrôler les attributs disponibles
pour une source spécifique.
Ceci peut s’avérer important pour
plusieurs raisons, par exemple
lorsqu’un centre de coût est
uniquement accessible pour être
utilisé avec une source spécifique
et ne peut être utilisé avec d’autres
sources. Dans ce cas, le centre de
coût est affectable en accédant à
la liste maître des centres de coût
depuis la source correspondante,
mais pas en accédant à la liste
maître des centres de coût depuis
une autre source.
12
13
4. MÉTHODE DE PARAMÉTRAGE
RECOMMANDÉE
Procédez au paramétrage de votre organisation dans
PURCHASING MANAGER avec Radiospares en incluant :
1. Arrange set up of your PURCHASING MANAGER organisation
with RS including;
10. Paramétrez les options de l’onglet Contrôles de dépense
a. Paramétrez les contrôles de dépense requis pour les niveaux
a. Les adresses de livraison requises
b. Les adresses de facturation requises
b. S’ils sont différents de ceux des niveaux, paramétrez les
contrôles de dépense requis pour l’utilisateur
c. Les numéros de comptes Radiospares à inclure dans
votre organisation
11. Paramétrez les centres de coût
2. Enregistrez-vous sur le site Web Radiospares avec le nouveau
numéro de compte PURCHASING MANAGER (fourni par
Radiospares) ou demandez à Radiospares de vous enregistrer en
utilisant les informations d’inscription déjà enregistrées sur le site
Web Radiospares.
voir la rubrique Enregistrement sur le site
Web Radiospares
3. Personnalisez les niveaux
a. Ajoutez les niveaux requis dans PURCHASING MANAGER
voir la rubrique Paramétrage des niveaux
voir la rubrique Ajout d’un nouveau niveau
4. Importez tous les utilisateurs actuellement enregistrés sur le site
Web Radiospares via l’option « Ajouter un utilisateur »
voir la rubrique Ajout d’utilisateurs
déjà enregistrés
5. Enregistrez les utilisateurs qui ne sont pas encore enregistrés sur
le site Web Radiospares
voir la rubrique Création d’utilisateurs
6. Affectez des utilisateurs aux niveaux
7. Affectez les rôles aux utilisateurs
a. Si des limites d’approbation sont requises, définissez des
limites d’approbation
voir la rubrique Définition de limites
d’approbation
b. Si des approbateurs spécifiques sont requis pour des
utilisateurs spécifiques, définissez-les
voir la rubrique Affectation d’approbateurs
à des utilisateurs individuels
8. Personnalisez les options de l’onglet Adresse de livraison
a. Affectez les adresses de livraison requises aux
niveaux/utilisateurs
9. Si les adresses de facturation font partie des options applicables
à votre pays, paramétrez les options de l’onglet Adresse
de facturation
a. Affectez les adresses de facturation requises aux
niveaux/utilisateurs
14
voir la rubrique Paramétrage
d’utilisateurs
voir la rubrique Paramétrage de rôles
utilisateurs
voir la rubrique Paramétrage des options
de l’onglet Adresse de livraison
voir la rubrique Affectation d’adresses
de livraison
de l’onglet Adresse de facturation
voir la rubrique Personnalisation des
options de l’onglet Contrôles de dépense
voir la rubrique Allocation de contrôles
de dépense à un niveau
voir la rubrique Allocation de contrôles
de dépense spécifiques à un utilisateur
a. Si vous en avez besoin, ajoutez les centres de coût requis ou
chargez-les en bloc depuis une feuille de calcul.
de l’onglet Centre de coût
voir la rubrique Ajout d’un nouveau
centre de coût
b. Si vous en avez besoin, affectez un centre de coût à un
niveau/des utilisateurs
voir la rubrique Affectation d’un centre
de coût
12. Paramétrez les options de l’onglet Code comptable
a. Si vous en avez besoin, ajoutez les codes comptables requis
b. Si vous en avez besoin, affectez un code comptable à un
niveau /des utilisateurs
13. Paramétrez les options de l’onglet Commande ouverte
de l’onglet Code comptable
voir la rubrique Ajout d’un nouveau
code comptable
voir la rubrique Affectation d’un
code comptable
a. Si vous en avez besoin, ajoutez les commandes
ouvertes requises
de l’onglet Commande ouverte
voir la rubrique Ajout d’une nouvelle
commande ouverte
b. Si vous en avez besoin, affectez des commandes ouvertes
à un niveau /des utilisateurs
voir la rubrique Affectation d’une commande ouverte
14. Paramétrez les options de l’onglet Mode de Paiement
a. Si vous en avez besoin, ajoutez les cartes de crédit requises
b. Si vous en avez besoin, affectez des modes de paiement à
un niveau /des utilisateurs
de l’onglet Mode de Paiement
voir la rubrique Ajout d’un mode
de paiement
voir la rubrique Affectation d’un mode
de paiement
Le paramétrage de l’organisation est maintenant terminé, mais il
peut être modifié à tout moment pour s’adapter à vos besoins.
voir la rubrique Affectation d’adresses
de facturation
15
5. MARCHES À SUIVRE
5.1 ENREGISTREMENT SUR LE SITE
WEB RADIOSPARES
Rendez-vous sur le site Web
Radiospares et cliquez sur
Renseignez tous les champs
comme indiqué :
Attention:
Si vous êtes déjà enregistré sur le site Web Radiospares, ne vous
réenregistrez pas et consultez la rubrique Enregistrement d’utilisateurs
déjà enregistrés.
Cliquez sur « Valider ».
Attention:
Lorsque vous entrez l’identifiant que vous préférez, vous pouvez vérifier
si cet identifiant est disponible; si ce n’est pas le cas, une alternative à cet
identifiant vous sera proposée.
Il est essentiel que l’adresse e-mail que vous indiquez soit correcte car
le système PURCHASING MANAGER communique avec les utilisateurs
par e-mail.
Numéro de compte – Entrez le numéro de compte exactement comme
indiqué dans les informations relatives à votre nouveau compte
PURCHASING MANAGER que Radiospares vous a fourni.
Raison sociale – Entrez la raison sociale exactement comme
indiqué dans les informations relatives à votre nouveau compte
PURCHASING MANAGER que Radiospares
Une fois votre enregistrement
terminé, le menu PURCHASING
MANAGER s’affiche dans votre barre
de navigation.
Le menu PURCHASING MANAGER
s’affiche dans la colonne à droite de la
page d’accueil.
16
17
5.2 RATTACHEMENT D’UTILISATEURS DEJA ENREGISTRES
Si vous possédez déjà un compte sur le site Web
Radiospares, vous n’avez pas besoin de vous
réenregistrer. Vous pouvez conserver votre identifiant
et votre mot de passe.
Connectez-vous comme vous le
faites habituellement au site Web
Radiospares et cliquez sur
«Mon compte».
Cliquez sur « Détails de votre
compte Radiospares ».
Remplacez les informations relatives
au numéro de compte et au nom
de l’entreprise déjà enregistrés
par celles indiquées dans les
informations relatives à votre compte
PURCHASING MANAGER que
Radiospares vous a fourni et cliquez
sur « Enregistrer».
Une fois votre enregistrement
mis à jour, le menu PURCHASING
MANAGER s’affiche dans votre barre
de navigation.
Le menu PURCHASING MANAGER
s’affiche dans la colonne à droite de
la page d’accueil.
18
5.3 GESTION DES UTILISATEURS
Cette fonction vous permet d’importer vers PURCHASING
MANAGER tous les utilisateurs déjà enregistrés sur le site
Web Radiospares correspondant aux comptes dont vous
disposez dans PURCHASING MANAGER.
Dans la fenêtre Utilisateur, passez
la souris sur l’onglet Ajouter un
utilisateur existant et sélectionnez un
compte Radiospares depuis lequel
vous souhaitez importer
des utilisateurs.
Sélectionnez les utilisateurs que vous
souhaitez importer de ce compte vers
PURCHASING MANAGER et cliquez
sur « Ajouter».
Tout utilisateur déjà importé dans
votre organisation sera grisé.
Tous les utilisateurs non importés
resteront à l’état d’utilisateurs standard uniquement sur le site Web Radiospares et ne seront pas contrôlés
par PURCHASING MANAGER.
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Creation D’utilisateurs
Cette fonction vous permet
d’enregistrer rapidement les
utilisateurs que vous souhaitez
définir en tant qu’utilisateurs
PURCHASING MANAGER mais qui
ne sont pas enregistrés sur le site
Web Radiospares.
Cliquez sur l’onglet de l’onglet
Utilisateur et cliquez sur « Créer un
utilisateur ».
Vous pourrez enregistrer un
nouvel utilisateur en renseignant les
champs requis :
Pour affecter un utilisateur, accédez à
la zone « Prêt pour affectation » de la
liste maître des utilisateurs, cochez la
case située à côté de l’utilisateur que
vous souhaitez affecter, puis cliquez
sur « Affecter ».
Pour désaffecter un utilisateur,
accédez à la zone « Affecté à » de la
liste maître des utilisateurs, cochez
la case située à côté de l’utilisateur
que vous souhaitez désaffecter, puis
cliquez sur « Non affecté ».
Vous ne pouvez pas affecter ou
désaffecter les utilisateurs figurant
dans la zone « Pas d’accès » de
la liste maître des utilisateurs, du
fait que ces utilisateurs ont été
ajoutés à la liste maître par d’autres
administrateurs système et que
l’option d’utilisation illimitée n’a pas
été sélectionnée.
Suppression d’un utilisateur
Dans la zone En attente d’affectation,
cochez le nom de l’utilisateur à
supprimer. Cliquez sur « Supprimer »
et confirmez.
Attention:
Vous ne pouvez pas supprimer un utilisateur s’il ne figure pas dans
la zone « En attente d’affectation »; par exemple, il ne doit pas être
actuellement affecté à un niveau.
Affectation/désaffectation
d’un utilisateur
Dans la fenêtre Utilisateur, cliquez
sur le niveau à laquelle vous
souhaitez affecter l’utilisateur ou
bien de laquelle vous souhaitez le
désaffecter. Cette action ouvre la liste
maître des utilisateurs pour la source
sélectionnée.
20
Attention:
Si un utilisateur fait partie de la liste maître des utilisateurs mais n’est
pas affecté à un niveau, cet utilisateur pourra accéder au site Web
Radiospares mais ne pourra pas passer de commandes. Ceci peut
s’avérer utile dans certaines circonstances, par exemple dans le cas du
personnel chargé de la comptabilité fournisseurs.
21
Modification des informations
relatives à un utilisateur
Attention:
Si la fonction de réacheminement des demandes d’approbation
est sélectionnée, le système réachemine automatiquement toute
commande non approuvée par l’approbateur actuel vers l’approbateur
suivant (le cas échéant), après un intervalle de temps prédéfini.
L’intervalle de temps (en heures) peut être entré une fois la fonction de
réacheminement des demandes d’approbation sélectionnée.
Cette fonction vous permet de
modifier les informations
relatives à un utilisateur
PURCHASING MANAGER.
Elle fournit également un récapitulatif
de tous les paramètres qui
s’appliquent à cet utilisateur.
Dans l’onglet Utilisateur, passez la
souris sur le nom de l’utilisateur
dont vous souhaitez modifier les
informations et cliquez sur Modifier
l’utilisateur.
Vous pouvez maintenant remplacer
les informations de votre choix
concernant l’utilisateur.
Si cet utilisateur est défini en tant
qu’approbateur dans votre système,
vous pouvez également définir des
règles d’approbation pour
et approbateur.
Attention:
Vous pouvez également laisser à vos approbateurs la possibilité de
définir la fonction d’approbation automatique des commandes par le
système lorsqu’ils sont absents (après que l’intervalle de temps s’est
écoulé) plutôt que de communiquer la demande à un autre approbateur.
Votre approbateur peut ensuite consulter les commandes approuvées
à son retour. Si cette option est activée au moment où il s’absente,
votre approbateur peut décider d’utiliser la fonction d’approbation
automatique ou de sélectionner un autre approbateur de
manière temporaire.
La fonction (Modifier l’utilisateur vous
permet d’afficher un récapitulatif de
tous les paramètres disponibles pour
cet utilisateur.
Vous pouvez également définir des
approbateurs spécifiquement pour
cet utilisateur si vous en avez besoin.
Pour ce faire, accédez à la zone
intitulée « Vos Approbateurs sont
», sélectionnez « Mettre en place
des paramètres spécifiques pour ce
niveau » puis Modifier, sélectionnez
les approbateurs requis dans la liste
des approbateurs disponibles et
cliquez sur « Valider votre choix ».
22
23
5.4 GESTION DE L’ORGANISATION (NIVEAUX)
Entrez la terminologie que vous
souhaitez voir utilisée par ce niveau
pour représenter la notion de «
Numéros de commande ». Les
émetteurs de besoin de ce niveau
verront apparaître cette terminologie
sur les écrans de vérification du site
Web à côté du champ consacré au
numéro de commande.
Paramétrage des options
des niveaux
Dans l’onglet Arborescence, cliquez
sur « Paramétrer ce niveau » à
l’endroit où vous souhaitez définir les
options de paramétrage.
Assurez vous que le bouton Admin.
est coché pour vous permettre de
paramétrer le niveau. Si le bouton
SuperAdmin est coché, cela signifie
que le paramétrage est géré par le
Super Administrateur et que vous
ne serez pas habilité à modifier le
paramétrage - vous serez en lecture
seule.
Entrez la terminologie que vous
souhaitez voir utilisée par ce niveau
pour représenter la notion de « Nom
de la commande ». Les émetteurs
de besoin de ce niveau verront
apparaître cette terminologie sur les
écrans de vérification du site Web à
côté du champ consacré au nom de
la commande.
Attention:
En cas d’utilisation du champ Nom de la commande, le nom est utilisé
pour rechercher cette commande dans l’historique des commandes
d’après le nom qui lui a été affecté.
Sélectionnez l’option de commande
d’achat que vous souhaitez voir
utilisée par ce niveau.
Attention:
En cas de sélection de l’option de commande d’achat manuelle, les
émetteurs de besoin devront saisir un numéro de commande à chaque
fois qu’elles passeront une commande.
Si vous sélectionnez l’option de génération automatique de commande
d’achat, le système PURCHASING MANAGER génèrera automatiquement un numéro de commande d’achat séquentiel unique pour chaque
commande passée.
En cas de sélection de l’option de renseignement du numéro de commande d’achat d’après une commande ouverte, le numéro de commande ouverte sélectionné par l’émetteur de besoin sera utilisé comme
numéro de commande. Cette option est uniquement disponible si des
commandes ouvertes sont utilisées dans ce niveau et sont obligatoires.
Si ce n’est pas le cas, cette option n’est pas disponible.
Les options de paramétrage relatives
à ce niveau sont alors accessibles
pour modification :
Paramétrage de niveau
- Options de paramétrage :
Ajout d’un nouveau niveau
Indiquez si ce niveau utilisera
la fonctionnalité Réception des
marchandises.
Dans l’onglet Arborescence, cliquez
sur « Créer un niveau ».
Entrez le nom du nouveau service
et cliquez sur « Sauvegarder ». Le
nouveau service vient d’être créé et
est disponible dans la liste maître des
services.
Attention:
Si vous choisissez d’utiliser la fonction Réception des marchandises,
les émetteurs de besoin (ou les superviseurs système) devront indiquer
que les marchandises ont été reçues dans le système PURCHASING
MANAGER au moment de leur livraison.
24
25
d’un niveau
Suppression d’un niveau
Dans la fenêtre Arborescence, cliquez
sur le niveau auquel le nouveau
service doit être affecté ou duquel
il doit être désaffecté. Cette action
ouvre la liste maître des services pour
la source sélectionnée.
Vous ne pouvez pas supprimer de Comptes (Niveau 1). Ces comptes sont
inclus dans votre organisation ou supprimés de celle-ci par Radiospares
et apparaissent avec votre numéro de compte Radiospares.
Vous devez d’abord désaffecter le
niveau cible de l’organisation.
Sélectionnez le niveau à désaffecter
et cliquez sur « Non affecté ».
Pour désaffecter un niveau, accédez
à la zone « Affecté au niveau » de
la liste maître des services, cochez
la case située à côté du service que
vous souhaitez désaffecter, puis
cliquez sur Non affecté.
Attention:
Vous ne pouvez pas désaffecter un service pour laquelle des services de
niveaux inférieurs existent (les niveaux inférieurs doivent d’abord être
désaffectés).
Vous ne pouvez pas désaffecter un niveau auquel des utilisateurs ont été
affectés (les utilisateurs doivent d’abord être désaffectés du niveau).
26
Attention:
Vous ne pouvez pas supprimer le niveau supérieur (Organisation).
Pour affecter un service, accédez à la
zone « Prêt pour affectation » de la
liste maître de l’arborescence, cochez
la case située à côté du service que
sur « Affecter ».
désaffecter les niveaux figurant
dans la zone « Pas d’accès » de la
liste maître des services, du fait que
ces niveaux ont déjà été affectés à
l’organisation et un service ne peut
pas être utilisé deux fois.
Dans l’onglet Arborescence, identifiez
le niveau que vous souhaitez
supprimer et cliquez sur le niveau
supérieur. (source à laquelle le niveau
cible a été affectée) :
Attention:
Vous ne pouvez pas supprimer un niveau pour lequel des niveaux inférieurs existent (les niveaux inférieurs doivent d’abord être supprimés).
Vous ne pouvez pas supprimer un service auquel des utilisateurs ont été
affectés (les utilisateurs doivent d’abord être désaffectés du service).
Une fois le service désaffecté, il est
transféré vers la zone « Prêt pour
l’affectation » de la liste maître de
l’arborescence. Pour supprimer le
niveau, cliquez sur « Supprimer ».
Déplacement d’un service
Dans l’onglet Arborescence, identifiez
le service que vous souhaitez
déplacer et cliquez sur le niveau
supérieur (source à laquelle le niveau
cible a été affecté) :
Dans la liste déroulante, sélectionnez
le niveau de destination requis
auquel vous souhaitez que ce service
soit affecté, puis cliquez sur
« Transférer ».
Attention:
Si vous possédez plusieurs comptes Radiospares au sein de votre
organisation et que vous tentez de déplacer un niveau d’un compte
Radiospares vers un autre compte Radiospares, un message
d’avertissement apparaît en indiquant que toutes les adresses de
livraison ou de facturation affectées au service en cours de déplacement
ne seront pas transférées avec le service. Ceci s’explique par le fait
que les adresses de livraison et de facturation (dans le cas où de telles
adresses sont utilisées) sont rattachées à un compte Radiospares.
Vous pourrez affecter au service les bonnes adresses de livraison et de
facturation une fois qu’il a été déplacé.
27
5.5 GESTION DES CONTRÔLES
DE DÉPENSE
Indiquez si les utilisateurs peuvent
visualiser leur limite budgétaire sur
leur page d’accueil.
Au budget d’un niveau (ce budget est un montant unique appliqué collectivement à tous les utilisateurs appartenant au niveau et à ses niveaux
inférieurs (c’est-à-dire que tous les utilisateurs partagent le même
montant budgétaire)). Toute commande entraînant le dépassement de
ce montant total de dépense et/ou passée en dehors des dates définies
nécessite l’approbation d’un approbateur.
Ou
À un budget individuel (elle établit le montant pouvant être dépensé
par un utilisateur spécifique entre deux dates fixées). Toute commande
entraînant le dépassement de ce montant total de dépense et/ou passée
en dehors des dates définies nécessite l’approbation d’un approbateur.
Notez que les budgets (s’ils sont utilisés) devront être mis à jour et gérés
en continu à chaque dépassement du montant ou de la date limite.
Paramétrage des options de
l’onglet Contrôles de dépense
Dans l’onglet Contrôles de
dépense, cliquez sur le niveau dont
vous souhaitez définir les options
de paramétrage.
Assurez vous que la case Admin.
est cochée pour vous permettre de
paramétrer ce niveau. Si c’est la case
SuperAdmin qui est cochée cela
signifie que le Super Administrateur
gère le paramétrage et que vous
n’avez pas l’autorisation de la faire –
vous serez en lecture seule
Attention:
La limite budgétaire peut correspondre :
visualiser le contrôle de dépense
disponible sur leur page d’accueil et
leur carnet de commandes.
Attention :
Cette valeur correspond au montant qui reste disponible pour
l’utilisateur sans avoir à dépasser les limites du montant de dépense
décrites ci-dessus.
visualiser leurs approbateurs sur leur
page d’accueil.
Attention:
Voici une liste des approbateurs affectés à cet utilisateur pour approuver
des commandes dépassant les contrôles de dépense.
Il convient généralement d’autoriser les utilisateurs finaux à visualiser
les limites des contrôles de dépense qui leurs sont affectées afin d’éviter
qu’ils ne perdent du temps à commander des marchandises pour
lesquelles ils ne disposent pas d’un budget suffisant.
Options de paramétrage :
Paramétrage des contrôles
de dépense
Allocation de contrôles de
dépense à un niveau
Si vous pouvez définir vous-même le
paramétrage :
visualiser leur montant de commande
simple sur leur page d’accueil.
Attention:
Le Plafond de commande est le montant maximal qu’un utilisateur est
en droit d’utiliser pour une commande simple passée sur le système.
Toute commande supérieure à cette valeur nécessitera la validation d’un
approbateur.
Indiquez si les utilisateurs peuvent visualiser leur Plafond de dépenses
mensuelles sur leur page d’accueil.
Dans l’onglet Contrôles de dépense,
cliquez sur le niveau dont vous souhaitez définir les contrôles
de dépense :
Attention:
Le Plafond de commande mensuelle est le montant total maximal qu’un
utilisateur est en droit d’utiliser pour des commandes multiples passées
sur le système sur une période mensuelle calendaire.
Toute commande entraînant le dépassement de cette valeur totale mensuelle des dépenses nécessitera l’approbation d’un approbateur.
28
29
Saisissez ensuite les contrôles de
dépense que vous souhaitez affecter
à ce niveau.
Ces contrôles de dépense seront appliqués à tous les niveaux inférieurs
et à tous les utilisateurs des niveaux,
à moins que vous ne définissiez des
contrôles de dépense spécifiques
pour un niveau inférieur ou un utilisateur (voir la rubrique « Allocation de
contrôles de dépense spécifiques à
un utilisateur »).
Vous pouvez réinitialiser les budgets
des niveaux ou individuels à tout
moment.
Pour ce faire, identifiez le budget que
vous souhaitez modifier et cliquez sur
« Remis à zéro ».
Contrôle des budgets
Lorsque vous effectuez cette action :
Le système maintient le montant
des budgets en permanence, même
en cas de situations complexes
où le paramétrage du système est
modifié par les Administrateurs
(réinitialisation ou modification des
budgets, par exemple).
• La date de début est remplacée par la date actuelle et ne peut pas être
modifiée.
• La date de fin est effacée, ce qui vous permet d’entrer une date (si
nécessaire).
• Le montant du budget est effacé, ce qui vous permet d’entrer un montant (si nécessaire).
• Le chiffre représentant le montant de dépense à ce jour est remis à
zéro.
Dans l’onglet Contrôles de dépense,
placez la souris sur l’utilisateur pour
lequel vous souhaitez définir des
contrôles de dépense spécifiques et
cliquez sur « Modifier l’utilisateur » :
Sélectionnez « Mettre en place des
paramètres spécifiques pour ce
niveau» pour le contrôle de dépense
pour lequel vous souhaitez que
l’utilisateur dispose de valeurs spécifiques et entrez les valeurs comme
indiqué, puis cliquez sur « Sauvegarder » :
Réinitialisation des budgets
Attention:
Lorsque vous entrez les valeurs du contrôle de dépense, si le champ
n’est pas renseigné, une valeur illimitée est affectée au contrôle de
dépense.
Allocation de contrôles de
dépense spécifiques à un
utilisateur
L’utilisateur passe alors à la zone «
Paramètres spécifiques » de l’onglet
Contrôles de dépense. Ceci indique
clairement que cet utilisateur dispose
de contrôles de dépense différents de
ceux des autres utilisateurs
du niveau:
Les budgets sont réduits lors du
passage d’une commande ou de
l’envoi d’une commande pour
approbation. Si la commande est
refusée, le budget est à nouveau
crédité du montant correspondant.
Vous ne pouvez pas rétablir le budget une fois celui-ci réinitialisé
Si la commande est modifiée et que
le montant est supérieur au montant
de la commande transmise pour
approbation, le budget est débité
du montant supplémentaire. Si le
montant est inférieur, le budget
est crédité du montant venant en
réduction.
Si les budgets sont réinitialisés
avant approbation de la commande,
le budget réinitialisé ne sera pas
re-crédité, car la commande était
rattachée au budget précédemment
établi.
30
31
5.6 GESTION DES ADRESSES
DE LIVRAISON
Personnalisation des options de
l’Onglet Adresse de livraison
Dans l’onglet Adresse de livraison,
cliquez sur le niveau dont vous
souhaitez paramétrer l’adresse
de livraison :
Ajout d’une adresse de livraison
(demande)
cliquez sur « Demande de création
Adresses de Livraison. »
Renseignez les champs relatifs à
la nouvelle adresse de livraison
que vous souhaitez ajouter
à cette organisation
PURCHASING MANAGER.
Attention:
Si vous possédez plusieurs comptes Radiospares dans l’organisation,
vous devrez choisir avec attention le compte du niveau supérieur dans
lequel vous souhaitez créer l’adresse (étant donné que l’adresse créée
sera uniquement disponible pour ce compte et tous les niveaux sous ce
compte au sein de l’organisation).
Paramétrage de l’adresse
de livraison
paramétrer ce niveau. Si la case
SuperAdmin est cochée, cela signifie
que le Super Administrateur gère le
paramétrage et vous ne pourrez
pas le modifier – vous serez en
lecture seule.
paramétrage :
ajouter leurs propres adresses de
livraison au moment de
la commande.
Attention:
Si vous ne cochez pas cette case, les utilisateurs pourront uniquement
utiliser les adresses de livraison que vous leur affectez.
Si vous ne souhaitez pas utiliser la
terminologie Adresse de livraison,
saisissez la terminologie que
vous préférez.
Attention:
La terminologie entrée ici sera visible pour les utilisateurs lorsqu’ils passeront des commandes sur le site Web Radiospares.
32
Attention:
Lorsque vous demandez une nouvelle adresse de livraison, celleci n’apparaît pas immédiatement dans PURCHASING MANAGER.
Radiospares vous affecte cette adresse de livraison et met à jour
le système pendant la nuit, pour vous permettre de la visualiser le
lendemain. Vous pouvez contacter Radiospares par téléphone afin de
préciser vos besoins concernant la nouvelle adresse de livraison.
33
5.7 GESTION DES ADRESSES DE FACTURATION (SI DE TELLES ADRESSES EXISTENT POUR VOTRE COMPTE)
Suppression d’une adresse de
livraison (demande)
Pour supprimer une adresse de
livraison, vous devez contacter
Radiospares par téléphone ou utiliser
l’option Ajouter une adresse de
livraison et ajouter des commentaires
précis pour demander la suppression
de l’adresse de votre compte.
l’onglet Adresse de facturation
Dans l’onglet Adresse de facturation,
souhaitez personnaliser l’adresse
de facturation :
d’adresses de livraison
cliquez sur le niveau/l’utilisateur
auquel vous souhaitez affecter
l’adresse de livraison ou bien duquel
vous souhaitez la désaffecter. Cette
action ouvre la liste maître des
adresses de livraison pour la source
sélectionnée.
Pour affecter une adresse de
livraison, accédez à la zone « Prêt
pour l’affectation » de la liste maître
des adresses de livraison, cochez
la case située à côté d’une adresse
de livraison disponible que vous
souhaitez affecter, puis cliquez sur «
Valider votre choix ».
Pour désaffecter une adresse de
livraison, accédez à la zone « Affecté
au niveau » de la liste maître des
adresses de livraison, cochez la case
située à côté de l’adresse de livraison
désaffecter les adresses de livraison
figurant dans la zone « Pas d’accès »
de la liste des adresses de livraison,
du fait que ces adresses de livraison
sont pour un autre compte de
votre organisation..
Paramétrage de l’adresse
de facturation
SuperAdmin est cochée, cela signifie
que le Super Administrateur gère le
paramétrage et vous ne pourrez pas
le modifier – vous serez en lecture
seule.
paramétrage :
terminologie « Adresse de facturation
», saisissez la terminologie que
vous préférez.
34
Attention:
La terminologie entrée ici sera visible pour les utilisateurs lorsqu’ils
passeront des commandes sur le site Web Radiospares.
35
Ajout d’une adresse de facturation (demande)
Suppression d’une adresse de
facturation (demande)
cliquez sur « Demande de création
adresse de facturation ».
Renseignez les champs relatifs
à la nouvelle adresse de facturation
que vous souhaitez ajouter à
cette organisation
PURCHASING MANAGER.
Attention:
Si vous possédez plusieurs comptes Radiospares dans l’organisation,
vous devrez choisir avec attention le compte parent dans lequel
vous souhaitez créer l’adresse (étant donné que l’adresse créée sera
uniquement disponible pour ce compte et tous les niveaux sous ce
compte au sein de l’organisation).
Pour supprimer une adresse de
facturation, vous devez contacter
Radiospares par téléphone ou utiliser
la fonctionnalité Ajouter une adresse
et ajouter des commentaires précis
pour demander la suppression de
l’adresse de votre compte.
d’adresses de facturation
auquel vous souhaitez affecter
l’adresse de facturation ou bien
duquel vous souhaitez la désaffecter.
Cette action ouvre la liste maître
des adresses de facturation pour la
source sélectionnée.
Pour affecter une adresse de
facturation, accédez à la zone « Prêt
des adresses de facturation, cochez
la case située à côté de l’adresse
de facturation que vous souhaitez
affecter, puis cliquez sur « Valider
votre choix ».
Pour désaffecter une adresse de
livraison, accédez à la zone « Affecté
au niveau » de la liste maître des
adresses de livraison, cochez la case
située à côté de l’adresse de livraison
Attention:
Lorsque vous demandez une nouvelle adresse de facturation, celleci n’apparaît pas immédiatement dans PURCHASING MANAGER.
Radiospares vous affecte cette adresse de facturation et met à jour
le système pendant la nuit, pour vous permettre de la visualiser le
lendemain. Vous pouvez contacter Radiospares par téléphone afin de
préciser vos besoins concernant la nouvelle adresse de facturation.
36
Vous ne pouvez pas affecter
ou désaffecter les adresses de
facturation figurant dans la zone
« (Pas d’accès » de la liste des
adresses de facturation, du fait que
ces adresses de facturation sont
destinées à un autre compte de votre
organisation.
37
5.8 GESTION DES
COMMANDES OUVERTES
Indiquez si l’utilisation d’une
commande ouverte est obligatoire.
l’onglet Commande ouverte
Dans Commande ouverte, cliquez
sur le niveau dont vous souhaitez
paramétrer la commande ouverte :
SuperAdmin est cochée, cela
gère le paramétrage et vous ne
pourrez pas le modifier – vous serez
en lecture seule.
Si vous décidez de ne pas rendre l’utilisation de commandes ouvertes
obligatoire, les utilisateurs pourront entrer un numéro de commande
ouverte s’ils le souhaitent lorsqu’ils passeront une commande, sans y
être forcés.
Indiquez si les utilisateurs finaux
peuvent ajouter leur propre numéro
de commande ouverte au moment de
la commande.
Paramétrage des
commandes ouvertes
Attention:
Si vous décidez de rendre l’utilisation de commandes ouvertes obligatoire, les utilisateurs devront entrer ou sélectionner un numéro de commande ouverte à chaque fois qu’ils passeront une commande sur le site
Web Radiospares.
Attention :
Si vous décidez que les utilisateurs peuvent ajouter leurs propres
numéros de commande ouverte au moment de la commande, ces
derniers pourront créer leurs propres numéros de commande ouverte,
les enregistrer pour les futures commandes, les modifier, les supprimer
et appliquer un numéro de commande ouverte à chaque commande
qu’ils passeront sur le site Web Radiospares.
Si vous décidez que les utilisateurs ne peuvent pas ajouter leurs propres
numéros de commande ouverte, ces derniers auront uniquement
accès aux numéros de commande ouverte qui leur ont été affectées.
Cette option est recommandée s’il est primordial que les numéros de
commande ouverte soient toujours au bon format, dans le cadre de la
création de rapports ou du rapprochement des factures, par exemple.
terminologie « Commande ouverte »,
vous préférez.
Attention:
Si vous pouvez définir vous-même
le paramétrage :
Indiquez si ce niveau utilise des
commandes ouvertes.
Attention:
Si vous indiquez que le niveau utilise des commandes ouvertes, vous
pourrez créer, modifier, supprimer, affecter et désaffecter des commandes ouvertes pour ce niveau.
Si vous indiquez que le niveau n’utilise pas de commandes ouvertes,
toutes les références aux commandes ouvertes de ce niveau seront
masquées et les utilisateurs ne seront jamais invités à sélectionner une
commande ouverte lorsqu’ils passeront des commandes sur le site Web
Radiospares.
38
39
Affectation/désaffectation d’une
commande ouverte
Ajout d’une commande ouverte
Dans l’onglet Commande
ouverte, sélectionnez « Créer
une commande ouverte ».
Entrez les informations relatives aux
commandes ouvertes comme
indiqué et cliquez sur «
Sauvegarder». Les nouvelles
commandes ouvertes sont à présent
disponibles dans la liste maître des
commandes ouvertes à affecter aux
niveaux/utilisateurs requis.
Dans l’onglet Commande ouverte,
auquel vous souhaitez affecter la
commande ouverte ou bien duquel
vous souhaitez la désaffecter. Cette
action ouvre la liste maître des
commandes ouvertes pour la
Pour affecter une commande
ouverte, accédez à la zone « Prêt
des commandes ouvertes, cochez la
case située à côté de la commande
ouverte que vous souhaitez affecter,
puis cliquez sur Valider votre choix ».
Pour désaffecter une commande
ouverte, accédez à la zone « Affecté
à » de la liste maître des commandes
ouvertes, cochez la case située à côté
de la commande ouverte que vous
souhaitez désaffecter, puis cliquez sur
« Valider votre choix.
Attention:
Si vous n’entrez pas de date de début ou de fin, la commande ouverte
sera disponible pour les utilisateurs sans limites de temps. Si vous
sélectionnez des dates de début/fin, tout utilisateur tentant de passer une
commande en utilisant cette commande ouverte en dehors de ces dates
devra transmettre sa commande pour approbation.
Si vous ne renseignez pas le champ de valeur de la commande ouverte,
aucune limite ne sera affectée à la valeur de cette commande ouverte.
Si vous entrez une valeur dans ce champ et que le montant total de
dépense de cette commande ouverte dépasse la limite établie, la
première commande ainsi que l’ensemble des commandes passées par
la suite dépassant cette limite devront être soumises à approbation.
désaffecter les commandes ouvertes
figurant dans la zone « Pas d’accès
de la liste maître des commandes
ouvertes, du fait que ces commandes
ouvertes ont été ajoutées à la liste
maître par d’autres administrateurs
système et que l’option d’utilisation
illimitée n’a pas été sélectionnée.
Si vous ne sélectionnez pas l’option d’utilisation illimitée pour une
commande ouverte, tous les autres administrateurs des niveaux
inférieurs au niveau auquel cette commande ouverte a été affectée
pourront accéder à cette commande ouverte (la modifier, la supprimer,
l’affecter et la désaffecter), mais tout autre administrateur de
l’organisation ne pourra pas y accéder.
Si vous sélectionnez l’option d’utilisation illimitée, tous les
administrateurs de l’organisation pourront affecter, désaffecter, modifier
et supprimer cette commande ouverte.
40
41
Pour modifier une commande
ouverte, cliquez dans le champ requis
et modifiez selon besoins.
Affichage/modification/
suppression d’une
commande ouverte
Dans l’onglet Commande ouverte,
sélectionnez un niveau /un utilisateur
:
Un bouton « Valider votre choix »
s’affiche lorsqu’une modification
pouvant être enregistrée a
été apportée.
Pour supprimer une commande
ouverte, sélectionnez-la et cliquez
sur « Supprimer ».
Vous ne pouvez pas supprimer une
commande ouverte pour laquelle
l’option « utilisation illimitée
» est sélectionnée sans l’avoir
préalablement désaffectée de
l’ensemble des niveaux/utilisateurs
auxquels elle est actuellement
affectée. Pour visualiser les niveaux /
utilisateurs auxquels une commande
est actuellement affectée, cliquez sur
« Voir le paramétrage effectué ».
Vous pouvez à présent visualiser
les informations relatives à toutes
les commandes ouvertes figurant
dans la liste maître des commandes
ouvertes. Ceci comprend les
informations relatives aux montants
de dépense actuel et restant pour
chaque commande ouverte :
La liste maître est divisée en
3 parties:
• les commandes ouvertes qui sont
affectées au niveau/l’utilisateur
sélectionné ;
• les commandes ouvertes qui
figurent dans la liste maître et que
vous pourrez affecter au niveau/
l’utilisateur sélectionné ;
Cette option affiche une liste des
niveaux auxquels la commande
ouverte est actuellement affectée
ainsi que les coordonnées des
administrateurs des niveaux.
Ces administrateurs peuvent
ensuite désaffecter la commande
ouverte de leur organisation,
permettant ainsi à la commande
ouverte d’être supprimée.
• les commandes ouvertes qui
ont été ajoutées par un autre
administrateur système et pour
lesquelles l’option d’utilisation
illimitée n’a pas été sélectionnée
; ces commandes ouvertes
apparaîtront dans la zone Pas
d’accès de la liste maître et vous ne
pourrez pas les modifier ou
les supprimer.
42
43
5.9 GESTION DES CENTRES DE COÛT
Indiquez si l’utilisation d’un centre de
coût est obligatoire.
l’onglet Centre de coût
Si vous décidez de ne pas rendre l’utilisation de centres de coût obligatoire, les utilisateurs pourront entrer un centre de coût s’ils le souhaitent
lorsqu’ils passeront une commande, sans y être forcés.
Dans l’onglet Centre de coût, cliquez
sur le niveau dont vous souhaitez
paramétrer le centre de coût :
de centre de coût au moment de la
commande.
Paramétrage du centre de coût
en lecture seule.
paramétrage : indiquez si ce niveau
utilise des centres de coût.
Si vous ne souhaitez pas utiliser
la terminologie « Centre de coût »,
vous préférez.
Attention:
Si vous indiquez que le niveau utilise des centres de coût, vous pourrez
créer, modifier, supprimer, affecter et désaffecter des centres de coût
pour ce niveau.
Attention:
Si vous indiquez que les centres de coût doivent être utilisés au niveau
des commandes, les utilisateurs devront entrer ou sélectionner un centre
de coût pour l’ensemble de la commande à chaque fois qu’ils passeront
des commandes sur le site Web Radiospares.
Si vous indiquez que les centres de coût doivent être utilisés au niveau
des articles, les utilisateurs devront sélectionner un centre de coût pour
chaque article commandé à chaque fois qu’ils passeront des commandes
sur le site Web Radiospares.
44
Attention:
Si vous décidez que les utilisateurs peuvent ajouter leurs propres centres
de coût au moment de la commande, ces derniers pourront créer leurs
propres centres de coût, les enregistrer pour les futures commandes,
les modifier, les supprimer et appliquer un centre de coût à chaque
article commandé lorsqu’ils passeront des commandes sur le site Web
Radiospares.
centres de coût, ces derniers auront uniquement accès aux centres de
coût qui leur ont été affectés.
Cette option est recommandée s’il est primordial que les centres de coût
soient toujours au bon format, dans le cadre de la création de rapports
ou du rapprochement des factures, par exemple.
Si vous indiquez que le niveau n’utilise pas de centres de coût, toutes
les références aux centres de coût de ce niveau seront masquées et les
utilisateurs ne seront jamais invités à sélectionner un centre de coût
lorsqu’ils passeront des commandes sur le site Web Radiospares
Indiquez si les centres de coût sont
utilisés au niveau des articles ou des
commandes.
Attention:
Si vous décidez de rendre l’utilisation de centres de coût obligatoire, les
utilisateurs devront entrer ou sélectionner un centre de coût à chaque
fois qu’ils passeront une commande sur le site Web Radiospares.
Attention:
Ajout d’un centre de coût
Dans l’onglet Centre de coût,
sélectionnez « créer un centre
de coût ».
Entrez les informations relatives
aux centres de coût comme indiqué
et cliquez sur « Sauvegarder ». Les
nouveaux centres de coût sont à
présent disponibles dans la liste
maître des centres de coût à affecter
aux niveaux/utilisateurs requis.
45
Les centres de coût peuvent également être chargés en bloc dans
la liste maître des centres de coût
depuis une feuille de calcul Excel, par
exemple.
Affectation/désaffectation de
centres de coût
Assurez-vous que les colonnes de la
feuille de calcul sont dans le bon ordre (par exemple, Numéro de centre
de coût, Nom convivial, Budget).
Mettez en surbrillance les champs de
données que vous souhaitez importer.
Cliquez sur le bouton droit de la
souris et sélectionnez « Copier ».
Cliquez une fois dans la zone de
chargement en bloc illustrée
ci-dessous.
Attention:
Le champ de numéro de centre de coût est obligatoire, mais les champs
de nom convivial et de limite budgétaire sont facultatifs.
Cliquez sur le bouton droit de la
souris et sélectionnez « Coller ».
Les champs de numéro de centre de coût et de nom convivial sont
visibles pour les utilisateurs puisque ceux-ci sélectionnent un centre de
coût lorsqu’ils passent des commandes sur le site Web Radiospares.
Tous les centres de coût doivent à
présent avoir été correctement ajoutés à la liste maître.
La saisie d’un budget de centre de coût établira une limite pour ce centre
de coût. La première commande passée par un utilisateur dépassant
cette limite devra être approuvée.
Si vous ne renseignez pas le champ de budget du centre de coût, aucune
limite ne sera affectée à la valeur de ce centre de coût. Si vous entrez
une valeur dans ce champ et que le montant total de dépense de ce
centre de coût dépasse la limite établie, la première commande ainsi que
l’ensemble des commandes passées par la suite dépassant cette limite
devront être soumises à approbation.
Dans l’onglet Centre de coût, cliquez
sur le niveau/l’utilisateur auquel vous
souhaitez affecter le centre de coût
ou bien duquel vous souhaitez le
désaffecter. Cette action ouvre la liste
maître des centres de coût pour la
Pour affecter un centre de coût,
accédez à la zone « Prêt pour
affectation » de la liste maître des
centres de coût, cochez la case située
à côté du centre de coût que vous
souhaitez affecter, puis cliquez sur «
Valider votre choix ».
Pour désaffecter un centre de coût,
accédez à la zone « Affecté au niveau
» de la liste maître des centres de
coût, cochez la case située à côté du
centre de coût que vous souhaitez
désaffecter, puis cliquez sur « Valider
votre choix ».
désaffecter les centres de coût
figurant dans la zone « Pas d’accès »
de la liste maître des centres de coût,
du fait que ces centres de coût ont été
Si vous ne sélectionnez pas l’option d’utilisation illimitée pour un centre
de coût, tous les autres administrateurs des niveaux inférieurs au niveau
auquel ce centre de coût a été affecté pourront accéder à ce centre de
coût (le modifier, le supprimer, l’affecter et le désaffecter), mais tout
autre administrateur de l’organisation ne pourra pas y accéder.
et supprimer ce centre de coût.
46
47
5.10 GESTION DES CODES COMPTABLES
suppression d’un centre de coût
Dans l’onglet Centre de coût,
sélectionnez un niveau/un utilisateur :
les informations relatives à tous les
centres de coût figurant dans la liste
maître des centres de coût. Ceci
comprend les informations relatives
aux montants de dépense actuels et
restants pour chaque centre de coût :
La liste maître est divisée en 3 parties :
• Les centres de coût qui sont
affectés au niveau/l’utilisateur
sélectionné ;
• Les centres de coût qui figurent
dans la liste maître et que vous
pourrez affecter à le niveau/
• Les centres de coût qui ont été
ajoutés par un autre administrateur
système et pour lesquels l’option
d’utilisation illimitée n’a pas été
sélectionnée ; ces centres de coût
d’accès de la liste maître et vous
ne pourrez pas les modifier ou les
supprimer.
Pour modifier un centre de coût,
cliquez dans le champ requis et
modifiez selon besoins.
Pour supprimer un centre de coût,
sélectionnez-le et cliquez sur «
Supprimer ».
sections auxquelles le centre de coût
est actuellement affecté ainsi que les
coordonnées des administrateurs
des sections. Ces administrateurs
peuvent ensuite désaffecter le
centre de coût de leur section de
l’organisation, permettant ainsi au
centre de coût d’être supprimé.
48
l’onglet Code comptable
Dans l’onglet Code comptable,
souhaitez paramétrer le code
comptable :
Paramétrage d’un
code comptable
en lecture seule.
paramétrage :
codes comptables.
Attention:
Vous ne pouvez pas supprimer un centre de coût pour lequel l’option
« utilisation illimitée » est sélectionnée sans l’avoir préalablement
désaffecté de l’ensemble des niveaux/utilisateurs auxquels il est
actuellement affecté. Pour visualiser les niveaux /utilisateurs auxquels un
centre de coût est actuellement affecté, cliquez sur « Voir le paramétrage
effectué ».
Attention:
Si vous indiquez que le niveau utilise des codes comptables, vous
pourrez créer, modifier, supprimer, affecter et désaffecter des codes
comptables pour ce niveau.
Si vous indiquez que le niveau n’utilise pas de codes comptables, toutes
les références aux codes comptables de ce niveau seront masquées et
les utilisateurs ne seront jamais invités à sélectionner un code comptable
lorsqu’ils passeront des commandes sur le site Web Radiospares.
Indiquez si les codes comptables sont
utilisés au niveau des articles ou des
commandes.
Attention:
Si vous indiquez que les codes comptables doivent être utilisés au
niveau des commandes, les utilisateurs devront entrer ou sélectionner
un code comptable pour l’ensemble de la commande à chaque fois qu’ils
Si vous indiquez que les codes comptables doivent être utilisés au
niveau des articles, les utilisateurs devront sélectionner un code comptable pour chaque article commandé à chaque fois qu’ils passeront des
commandes sur le site Web Radiospares.
49
Indiquez si l’utilisation d’un code
comptable est obligatoire.
Attention:
Si vous décidez de rendre l’utilisation de codes comptables obligatoire,
les utilisateurs devront entrer ou sélectionner un code comptable
à chaque fois qu’ils passeront une commande sur le site Web
Radiospares.
Ajout d’un nouveau
code comptable
Dans l’onglet Code
comptable, sélectionnez
« Créer code comptable ».
Si vous décidez de ne pas rendre l’utilisation de codes comptables
obligatoire, les utilisateurs pourront entrer un code comptable s’ils le
souhaitent lorsqu’ils passeront une commande, sans y être forcés.
de code comptable au moment de
la commande.
Attention:
Si vous décidez que les utilisateurs peuvent ajouter leurs propres
codes comptables au moment de la commande, ces derniers pourront
créer leurs propres codes comptables, les enregistrer pour les futures
commandes, les modifier, les supprimer et appliquer un code comptable
à chaque article commandé lorsqu’ils passeront des commandes sur le
site Web Radiospares.
codes comptables, ces derniers auront uniquement accès aux codes
comptables qui leur ont été affectés. Cette option est recommandée s’il
est primordial que les codes comptables soient toujours au bon format,
dans le cadre de la création de rapports ou du rapprochement des
factures, par exemple.
terminologie « Code comptable »,
saisissez la terminologie que vous
préférez.
aux codes comptables comme
indiqué et cliquez sur
« Sauvegarder ».
Les nouveaux codes comptables
sont à présent disponibles dans la
liste maître des codes comptables à
affecter aux sections/
utilisateurs requis.
Attention:
Attention:
Le champ de numéro de code comptable est obligatoire, mais le champ
de nom convivial est facultatif.
Les champs de code comptable et de nom convivial sont visibles
pour les utilisateurs puisque ceux-ci sélectionnent un code comptable
lorsqu’ils passent des commandes sur le site Web Radiospares.
Si vous ne sélectionnez pas l’option d’utilisation illimitée pour un code
comptable, tous les autres administrateurs des sections inférieures au
niveau auquel ce code comptable a été affecté pourront accéder à ce
code comptable (le modifier, le supprimer, l’affecter et le désaffecter),
mais tout autre administrateur de l’organisation ne pourra pas y accéder.
et supprimer ce code comptable.
50
51
Affectation/désaffectation d’un
code comptable
auquel vous souhaitez affecter le
code comptable ou bien duquel vous
souhaitez le désaffecter.
Cette action ouvre la liste maître des
codes comptables pour la source
sélectionnée.
Pour affecter un code comptable,
accédez à la zone « Prêt pour
affectation » de la liste maître des
codes comptables, cochez la case
située à côté du code comptable que
sur « Valider votre choix ».
Pour désaffecter un code comptable,
accédez à la zone « Affecté au
niveau » de la liste maître des codes
comptables, cochez la case située à
côté du code comptable que vous
souhaitez désaffecter, puis cliquez sur
« Valider votre choix ».
désaffecter les codes comptables
figurant dans la zone « Pas d’accès
» de la liste maître des codes
comptables, du fait que ces codes
comptables ont été ajoutés à la liste
maître par d’autres administrateurs
système et que l’option d’utilisation
illimitée n’a pas été sélectionnée.
suppression d’un code comptable
sélectionnez un niveau/un utilisateur :
les informations relatives à tous les
codes comptables figurant dans la
liste maître des codes comptables.
Ceci comprend les informations
relatives aux montants de dépense
actuel et restant pour chaque
code comptable :
• Les codes comptables qui sont
affectés à le niveau/l’utilisateur
sélectionné ;
• Les codes comptables qui figurent
dans la liste maître et que vous
pourrez affecter à le niveau/
• Les codes comptables qui
ont été ajoutés par un autre
administrateur système et pour
lesquels l’option d’utilisation
illimitée n’a pas été sélectionnée ;
ces codes comptables apparaîtront
dans la zone Pas d’accès de la liste
maître et vous ne pourrez pas les
modifier ou les supprimer.
Pour modifier un code comptable,
cliquez dans le champ requis et
modifiez selon besoins.
Pour supprimer un code comptable,
sélectionnez-le et cliquez sur
« Supprimer ».
niveaux auxquels le code comptable
est actuellement affecté ainsi que les
coordonnées des administrateurs
des niveaux.
Ces administrateurs peuvent ensuite
désaffecter le code comptable de leur
organisation, permettant ainsi au
code comptable d’être supprimé.
52
Attention:
Vous ne pouvez pas supprimer un code comptable pour lequel l’option «
utilisation illimitée) » est sélectionnée sans l’avoir préalablement désaffecté de l’ensemble des niveaux/utilisateurs auxquels il est actuellement
affecté. Pour visualiser les niveaux /utilisateurs auxquels un code comptable est actuellement affecté, cliquez sur « Voir le paramétrage effectué».
53
5.11 GESTION DES MODES DE PAIEMENT
l’onglet Mode de Paiement
Dans l’onglet Mode de Paiement,
souhaitez paramétrer le paiement :
Paramétrage du paiement
en lecture seule.
Attention:
Si vous indiquez que le niveau utilise des cartes de crédit, vous pourrez
créer, modifier, supprimer, affecter et désaffecter des cartes de crédit
pour ce niveau.
Si vous indiquez que le niveau n’utilise pas de cartes de crédit, toutes
les références aux cartes de crédit de ce niveau seront masquées et les
utilisateurs ne seront jamais invités à sélectionner une carte de crédit
lorsqu’ils passeront des commandes sur le site Web Radiospares.
peuvent ajouter leurs propres
cartes de crédit au moment de la
commande.
54
Attention:
peuvent ajouter une référence client
au moment de la commande (cartes
Visa et Amex uniquement).
Attention:
Si vous décidez que les utilisateurs peuvent ajouter une référence client
au moment de la commande, ces derniers pourront entrer une référence
client pour chaque commande lorsqu’ils passeront des commandes
sur le site Web Radiospares. Ce numéro de référence sera transmis à
la banque qui a émis la carte et apparaîtra parmi les informations de la
carte de crédit sur la commande.
référence client au moment de la
commande est obligatoire (cartes
Visa uniquement).
Attention:
Si vous décidez que les utilisateurs doivent ajouter une référence client
obligatoire au moment de la commande, ces derniers pourront entrer
une référence client pour chaque commande lorsqu’ils passeront des
commandes sur le site Web Radiospares, et le site Web n’acceptera pas
la commande tant qu’une référence client n’aura pas été entrée.
référence client au moment de la
commande est obligatoire (cartes
Amex uniquement).
Attention:
Si vous décidez que les utilisateurs doivent ajouter une référence client
obligatoire au moment de la commande, ces derniers pourront entrer
une référence client pour chaque commande lorsqu’ils passeront des
commandes sur le site Web Radiospares, et le site Web n’acceptera pas
la commande tant qu’une référence client n’aura pas été entrée
terminologie « Référence client »,
préférez.
Attention:
peuvent ajouter un centre de coût
au moment de la commande (cartes
Amex uniquement).
Attention:
Si vous décidez que les utilisateurs peuvent ajouter un centre de coût
au moment de la commande, ces derniers pourront entrer un centre de
coût pour chaque commande lorsqu’ils passeront des commandes sur
le site Web Radiospares. Ce centre de coût sera transmis à la banque qui
a émis la carte et apparaîtra parmi les informations de la carte de crédit
sur la commande.
Indiquez si l’utilisation d’un centre de
coût au moment de la commande est
obligatoire.
Attention:
Si vous décidez que les utilisateurs doivent ajouter un centre de coût
obligatoire au moment de la commande, ces derniers pourront entrer un
centre de coût pour chaque commande lorsqu’ils passeront des commandes sur le site Web Radiospares, et le site Web n’acceptera pas la
commande tant qu’un centre de coût n’aura pas été entré.
terminologie « Centre de coût de la
carte », saisissez la terminologie que
vous préférez.
Attention:
paramétrage :
cartes de crédit.
terminologie « Mode de paiement »,
préférez.
Attention:
Si vous décidez que les utilisateurs peuvent ajouter leurs propres cartes
de crédit au moment de la commande, ces derniers pourront créer leurs
propres cartes de crédit, les enregistrer pour les futures commandes, les
modifier, les supprimer et appliquer une carte de crédit à chaque commande lorsqu’ils passeront des commandes sur le site Web Radiospares.
cartes de crédit, ces derniers auront uniquement accès aux cartes de
crédit qui leur ont été affectées.
55
Ajout d’un mode de paiement
Dans l’onglet Paiement, sélectionnez
« Créer Mode de paiement ».
aux cartes de crédit comme indiqué
et cliquez sur « Sauvegarder ». Les
nouvelles cartes de crédit sont à
présent disponibles dans la liste
maître des paiements à affecter aux
niveaux/utilisateurs requis.
Affectation/désaffectation d’un
mode de paiement
Dans l’onglet Paiement, cliquez
sur le niveau/l’utilisateur auquel
vous souhaitez affecter le mode de
paiement ou duquel vous souhaitez
le désaffecter. Cette action ouvre la
liste maître des paiements pour la
Pour affecter un paiement, accédez à
la zone « Prêt pour affectation » de la
liste maître des paiements, cochez la
case située à côté du paiement que
sur « Valider votre choix ».
Attention :
Tous les champs sont obligatoires.
Les utilisateurs système ne verront pas les informations relatives à cette
carte de crédit à l’exception des 4 derniers chiffres du numéro de carte
de crédit et du nom entré pour la carte.
Si vous ne sélectionnez pas l’option d’utilisation illimitée pour une carte
de crédit, tous les autres administrateurs des sections inférieures au
niveau auquel cette carte a été affectée pourront accéder à cette carte
(la modifier, la supprimer, l’affecter et la désaffecter), mais tout autre
administrateur de l’organisation ne pourra pas y accéder.
et supprimer cette carte de crédit.
Pour désaffecter un paiement,
accédez à la zone « Affecté au
niveau » de la liste maître des
paiements, cochez la case située à
côté du paiement que vous souhaitez
désaffecter, puis cliquez sur « Valider
votre choix ».
Une fois le type de carte sélectionné,
les champs qui doivent être renseignés s’affichent :
désaffecter les paiements figurant
dans la zone « Pas d’accès » de
la liste maître des paiements, du
fait que ces paiements ont été
56
57
suppression du mode de
paiement
Pour modifier un paiement, cliquez
sur « Modifier », puis modifiez selon
besoins et cliquez sur « Sauvegarder »
Dans l’onglet Paiement, sélectionnez
un niveau/un utilisateur :
Pour supprimer un paiement,
sélectionnez-le et cliquez sur «
Supprimer ».
Attention:
Vous ne pouvez pas supprimer un paiement pour lequel l’option « utilisation illimitée » est sélectionnée sans l’avoir préalablement désaffecté de
l’ensemble des sections/utilisateurs auxquels il est actuellement affecté.
Pour visualiser les niveaux /utilisateurs auxquels un paiement est actuellement affecté, cliquez sur « Voir le paramétrage effectué ».
Vous pouvez à présent visualiser les
informations relatives à l’ensemble
des paiements de la liste maître des
paiements.
• Les paiements qui sont affectés au
niveau/l’utilisateur sélectionné ;
Attention :
Cette option affiche une liste des niveaux auxquels les paiements sont
actuellement affectés ainsi que les coordonnées des administrateurs des
niveaux. Ces administrateurs peuvent ensuite désaffecter le paiement de
leur organisation, permettant ainsi au paiement d’être supprimé.
• Les paiements qui figurent dans
la liste maître et que vous pourrez
affecter au niveau/l’utilisateur
sélectionné ;
• Les paiements qui ont été ajoutés
par un autre administrateur
système et pour lesquels l’option
d’utilisation illimitée n’a pas été
sélectionnée ; ces paiements
d’accès de la liste maître et vous
ne pourrez pas les modifier ou les
supprimer.
58
59
5.12 GESTION DES RÔLES (DROITS D’ACCÈS DES UTILISATEURS)
Administrateur
de rôles
L’onglet Rôle contient les noms et
les rôles correspondant aux droits
existants propres à chaque niveau.
Approbateur
Superviseur
Pour les niveaux inférieurs, les Rôles
hérités du niveau supérieur ne sont
pas affichés (mais sont visibles dans
le niveau supérieur).
Les Rôles propres à ce niveau
inférieur sont décrits en détail.
Utilisateur (Nouveauté)
Emetteur de besoin (Nouveauté)
Cliquez sur le niveau auquel vous
souhaitez affecter le nouveau rôle ou
duquel vous souhaitez le désaffecter.
Cette action ouvre la liste maître des
rôles pour le niveau sélectionné.
Pour affecter un rôle, faites défiler la
liste maître des rôles jusqu’à la zone
« Prêt pour affectation », cochez le
rôle requis pour l’utilisateur requis et
cliquez sur « Sauvegarder ».
Si le superviseur l’autorise, l’administrateur contrôle les personnes sous
PurchasingManager, les rôles qui leurs sont attribués et met en place les
règles auxquelles doivent se conformer les émetteurs de besoin pour
passer des commandes.
Approuve ou refuse les commandes qui lui sont envoyées lorsque que
les règles mises en place par l’administrateur ne sont pas respectées.
Cette personne pourrait être un chef de service ou être détenteur
d’un budget.
A la possibilité de voir l’historique de commandes d’une partie ou de
la totalité de l’organisation (pas uniquement son propre historique de
commandes). Cette personne pourrait être le responsable achat du
site ou un chef de service qui ne souhaite pas employer son temps à
l’approbation de commandes, mais souhaite avoir une idée de ce qui
est acheté et par qui. Cette personne peut aussi vérifier la réception
de marchandise (si la fonctionnalité est utilisée) pour le compte de
l’émetteur de besoin car le Superviseur en a les droits.
Si le client souhaite donner des accès à des personnes qui ne sont
pas habilitées à émettre des commandes, par exemple des ingénieurs
de bureau d’étude, alors ces personnes peuvent s’enregistrer dans
le système afin de visualiser les produits sur le site sans pouvoir les
commander.
Il y a toujours eu des émetteurs de besoin sous
PURCHASING MANAGER, mais pour différencier les émetteurs de
besoin et les utilisateurs (comme décrit ci-dessus) un nouveau rôle
d’émetteur de besoin a été créé. Ce rôle est automatiquement alloué à
tout utilisateur affecté à un niveau dans PM3.
La plupart des rôles/droits système peuvent être affectés à n’importe
quel niveau de l’organisation, toutefois :
• Les droits d’administrateur peuvent être affectés à n’importe quel
niveau Service (autre que le niveau Organisation ou Utilisateur) ;
• Les droits d’approbateur peuvent être affectés à des utilisateurs
individuels (voir la rubrique Affectation d’un approbateur à un
utilisateur individuel).
Pour désaffecter un rôle, décochez le
rôle correspondant pour l’utilisateur
correspondant et cliquez sur «
Sauvegarder ».
60
61
d’approbateurs pour des utilisateurs individuels
Définition des limites
d’approbation
Dans l’onglet Utilisateur, identifiez
l’utilisateur pour lequel vous
souhaitez définir des limites
d’approbation et cliquez sur son
nom. Les informations relatives à
l’utilisateur s’affichent indiquant les
limites d’approbation actuellement
définies (le cas échéant) pour
cet utilisateur. Entrez les limites
d’approbation requises et cliquez sur
« Sauvegarder » :
Dans l’onglet Utilisateur, identifiez
l’utilisateur auquel affecter un approbateur et cliquez sur son nom.
Attention:
Lorsque vous définissez des limites d’approbation, si vous laissez le
champ vide, l’approbateur peut approuver des commandes d’une valeur
illimitée.
Lorsque vous entrez des limites d’approbation, si vous entrez la valeur
zéro, l’approbateur ne peut approuver aucune commande.
Les informations relatives à
l’utilisateur s’affichent, y compris les
informations relatives aux approbateurs hérités du niveau:
Si vous entrez une valeur et qu’une commande dépassant la limite
d’approbation est transmise à cet approbateur, ce dernier peut :
• refuser la commande mais ne pas l’approuver ;
• transmettre la commande pour approbation à un autre approbateur
(si un autre approbateur a été paramétré pour cet approbateur).
De cette façon, une chaîne d’approbateurs peut être définie en fonction
de la limite d’approbation.
Sélectionnez « Mettre en place des
paramètres spécifiques pour ce
niveau» puis « modifier ». La liste des
approbateurs actuellement affectés
s’affiche avec la liste des approbateurs pouvant être affectés à cet
utilisateur.
Dans la liste « Prêt pour affectation »,
cochez les approbateurs requis pour
cet utilisateur et cliquez sur « Valider
votre choix ».
Dans la liste « Affecté à », décochez
les approbateurs non requis pour
cet utilisateur et cliquez sur « Valider
votre choix ».
62
63
6. CIRCUIT D’APPROBATION
6.1 ÉLÉMENTS DÉCLENCHANT LE
PROCESSUS D’APPROBATION
Chaque fois qu’un émetteur de besoin passe une
commande qui excède un plafond de dépense,
la commande doit être approuvée par un
approbateur du système (comme illustré dans le
diagramme du circuit d’approbation ci-dessous).
Les limites de dépense pouvant déclencher
l’approbation d’une commande incluent les
limites suivantes :
• Plafond de commande -: le plafond de commande est
le montant maximal qu’un émetteur de besoin est en droit
d’utiliser pour une commande simple passée sur le
système. Toute commande dépassant cette valeur nécessite
une approbation.
L’émetteur de besoin peut choisir parmi une
liste d’approbateurs qui lui ont été affectés.
La demande d’achat est ensuite transmise à
l’approbateur sélectionné pour approbation.
Les commandes qui dépassent les
contrôles sont automatiquement
transmises à un approbateur.
Les limites de dépense sont basées
sur la valeur des marchandises moins
les frais de livraison et la TVA.
Seules les commandes qui dépassent
les limites de dépense sont
transmises pour approbation.
Toutes les commandes peuvent être
visualisées dans l’historique des
commandes de l’organisation (si les
droits système le permettent).
• Plafond mensuel - le plafond mensuel est le montant total
L’utilisateur final
se connecte et crée
une commande
La commande
de l’utilisateur
final dépasse
les contrôles et
nécessite une
approbation.
Un email est
envoyé à
l’utilisateur qui
l’informe que sa
commande
L’utilisateur final
reçoit un courrier
électronique
l’informant que la
commande a été
approuvée.
L’approbateur
reçoit un courrier
électronique et clique
sur le lien hypertexte.
L’approbateur se
connecte et est
informé que la
commande est en
attente d’approbation.
L’approbateur vérifie
et approuve la
commande.
La commande
est passée et
l’approbateur reçoit
une confirmation.
Attention:
Lorsqu’une demande d’achat dépasse un montant de contrôle de
dépense, le système PURCHASING MANAGER la transmet pour
approbation aux approbateurs affectés (si des approbateurs ont été
affectés). Un approbateur peut ensuite :
• choisir d’approuver la demande d’achat indépendamment de tout
dépassement de contrôle de dépense ;
• modifier la commande de sorte qu’elle ne dépasse pas les contrôles
de dépense ;
• refuser la demande d’achat ;
• alerter l’administrateur afin de repousser les limites ou les délais,
puis approuver la commande en fonction des nouveaux contrôles
de dépense.
64
maximal qu’un émetteur de besoin est en droit d’utiliser pour
des commandes multiples passées sur le système sur une
période mensuelle calendaire. Toute commande entraînant le
dépassement de cette valeur totale mensuelle des dépenses
nécessite une approbation.
• Budget - la limite budgétaire peut correspondre :
• Au budget du niveau (ce budget est un montant
unique appliqué collectivement à tous les
émetteurs de besoin et appartenant au niveau
et aux niveaux inférieurs (c’est-à-dire que tous
les émetteurs de besoin partagent le montant
budgétaire)). Toute commande entraînant le
dépassement de ce montant total de dépense ou
passée en dehors des dates définies nécessite
une approbation.
• À un budget individuel (elle établit le montant
pouvant être dépensé par un émetteur de
besoin spécifique entre deux dates fixées).
Toute commande entraînant le dépassement
de ce montant total de dépense ou passée
en dehors des dates définies nécessite une
approbation.
• Limite budgétaire de centre de coût – si des centres de
coût sont utilisés, une limite budgétaire peut être établie pour
tout centre de coût. Ceci permet de contrôler les budgets, par
exemple dans le cadre de projets. Toute commande entraînant
le dépassement du montant total de dépense établi pour un
centre de coût nécessite une approbation.
• Commande ouverte – si des commandes ouvertes sont
utilisées, une limite budgétaire peut être établie pour
toute commande ouverte. Toute commande entraînant le
dépassement du montant total de dépense établi pour une
commande ouverte ou toute commande passée en dehors des
dates définies nécessite une approbation.
65
Attention:
Les limites de dépense peuvent être définies sur n’importe quelle
valeur, y compris zéro ou une valeur illimitée.
Les plages de date des commandes ouvertes peuvent être
paramétrées sur une valeur définie ou illimitée.
Les plages de date relatives aux budgets de niveaux/budgets
individuels peuvent être paramétrées sur une valeur définie ou
illimitée, sauf si la date de début correspond également à la date
du jour de la création ou de réinitialisation du budget.
Seules les commandes qui dépassent les limites de dépense et/ou
les plages de date sont transmises pour approbation.
Les commandes qui dépassent les contrôles sont
automatiquement transmises à un approbateur.
Les limites de dépense sont basées sur la valeur des marchandises
moins les frais de livraison et la TVA.
6.3 LIMITES D’APPROBATION
• Un approbateur peut disposer d’une limite d’approbation
(si celle-ci a été définie par l’administrateur système). Si la
demande d’achat dépasse cette limite d’approbation, celle-ci ne
peut pas être approuvée par cet approbateur.
L’approbateur peut :
• visualiser la demande d’achat ;
• modifier la demande d’achat de sorte qu’elle ne
dépasse pas la limite d’approbation ;
• demander que l’administrateur système
repousse sa limite d’approbation, puis
approuver la demande d’achat ;
• transmettre la demande d’achat à un autre
approbateur pour approbation complémentaire
(si cet approbateur supérieur a été affecté à
l’approbateur d’origine) ;
• refuser la demande d’achat.
6.2 AFFECTATION D’UN APPROBATEUR
• Les approbateurs sont affectés à des organisations entières,
à des services ou même à des utilisateurs individuels, en vue
d’approuver des commandes. Cette affectation est paramétrée
par les administrateurs système.
• Dans la plupart des cas, les commandes nécessitant une
approbation proviennent de l’un des utilisateurs affectés,
cependant, dans certains cas, les demandes d’achat peuvent
provenir d’émetteurs de besoin non affectés :
• Lorsque l’approbateur normal est absent et a
choisi un remplaçant ;
• Lorsque l’administrateur système a défini un
délai maximal d’approbation des commandes.
Si ce délai n’est pas respecté, les autres
commandes en attente sont automatiquement
transmises à un autre approbateur affecté.
66
6.4 SUIVI DU PROCESSUS D’APPROBATION
• Toutes les informations sélectionnées par l’émetteur de besoin
(centre de coût, codes comptables, commentaires, numéros de
commande ouverte, etc.) ainsi que les modifications apportées
par les approbateurs et les commentaires des approbateurs
sont capturés et consultables dans l’historique des commandes
effectuées par les émetteurs de besoin.
• Toutes les commandes passées, approuvées et refusées
sont consultables dans l’historique des commandes de
l’organisation (pour les utilisateurs système disposant de droits
de consultation). Ces droits de consultation peuvent être limités
à certains niveaux si nécessaire.
• Toutes les informations sélectionnées par l’émetteur de besoin
(centre de coût, codes comptables, commentaires, numéros de
commande ouverte, etc.) ainsi que les modifications apportées
par les approbateurs et les commentaires des approbateurs
sont capturés et consultables dans l’historique des commandes
de l’organisation (pour les utilisateurs système disposant de
droits de consultation).
67
7. SUIVI DES MODIFICATIONS
Le suivi des modifications est conçu pour
laisser aux administrateurs une piste d’audit
qui enregistre les modifications administratives
apportées au système PURCHASING MANAGER.
Dans la barre d’en-tête de PURCHASING
MANAGER, cliquez sur « Suivi des
modifications ».
Sélectionnez ensuite les options de
filtrage et cliquez sur « Recherche ».
Responsable de la modification
• Exécutez un rapport sur la base du nom de la personne qui a
apporté la modification.
Période
• Sélectionnez une date dans les champs « De » et « « À » afin
de restreindre la recherche de rapports (défilement sur les 90
derniers jours).
Type de modification
• Ajout : exécutez un rapport sur la base des données ajoutées.
• Suppression : exécutez un rapport sur la base des
données supprimées.
• Modification : exécutez un rapport sur la base des
données modifiées.
• Affectation : exécutez un rapport sur la base des attributs
affectés à l’organisation.
• Non affecté : exécutez un rapport sur la base des attributs
désaffectés de l’organisation.
• Illimité : exécutez un rapport sur la base des attributs
bénéficiant du statut d’utilisation illimitée.
• Utilisation limitée : exécutez un rapport sur la base des attributs
pour lesquels le statut d’utilisation illimitée a été supprimé.
7.1 OPTIONS DE FILTRAGE
Niveau
• Exécutez le rapport au niveau de l’organisation ou sélectionnez
le niveau qui vous intéresse.
Utilisateurs impactés
• Exécutez un rapport sur la base d’un utilisateur affecté par
une modification.
Catégorie
• Utilisateur: exécutez un rapport sur la base d’un seul utilisateur.
• Paramétrage: exécutez un rapport sur la base des modifications
apportées aux paramètres de paramétrage de la liste maître.
7.2 RESULTATS DU RAPPORT DE SUIVI
Les transactions sont répertoriées
sur la base des critères de recherche
et listent les valeurs avant et après
modification.
• Mode de Paiement : exécutez un rapport sur la base des modifications apportées aux paiements.
Le rapport de transactions inclut les
• Centres de coût : exécutez un rapport sur la base des
modifications apportées aux centres de coût.
• La catégorie ;
• Commandes ouvertes : exécutez un rapport sur la base des
modifications apportées aux commandes ouvertes.
• La date et l’heure de la transaction ;
• Codes comptables : exécutez un rapport sur la base des modifications apportées aux codes comptables.
• Adresse de facturation : exécutez un rapport sur la base des
modifications apportées aux adresses de facturation.
• Arborescence : exécutez un rapport sur la base des
modifications apportées aux services.
• Adresse de livraison : exécutez un rapport sur la base des modifications apportées aux adresses de livraison.
• Modifications de commande : exécutez un rapport sur la base
des modifications apportées par les approbateurs aux
commandes passées.
68
informations suivantes :
• Le type de modification ;
• La personne à l’origine de
la modification ;
• L’attribut qui a été modifié ;
• Les valeurs avant et après
modification.
Attention:
Les résultats sont regroupés par niveau (catégorie), puis par type de
modification, date et enfin heure. Le niveau et le type de modification
sont classés par ordre alphabétique.
Les valeurs avant et après modification sont indiquées.
Les résultats sont affichés à raison de 25 résultats par page.
69
8.INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
D’autres guides d’utilisation destinés aux
administrateurs sont disponibles sur la page du menu
principal de PURCHASING MANAGER. Ces guides
décrivent en détails les fonctionnalités disponibles pour
les utilisateurs disposant des droits d’accès système
70
71
APPROBATIONS
AUTEUR
CLIFF RATCLIFF
TITRE
E-COMMERCE SALES OFFER
DEVELOPMENT MANAGER
SIGNATURE
SUIVI DE MODIFICATION
VERSION
AUTHOR
DATE
DESCRIPTION
1
CLIFF RATCLIFF
08/09/2008
PREMIÈRE VERSION.
2
CLIFF RATCLIFF
08/03/2009
DEUXIÈME VERSION.
3
APPROBATIONS
4
APPROUVE PAR
TITRE
DATE
SIGNATURE
72
73

guide d`utilisation

Transcription

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