Manuel Merchant Services Online

Transcription

Manuel
Merchant Services Online
Table des matières
Table des matières ................................................................................................................................... 2
1
Introduction ........................................................................................................................... 3
2
Connexion, nom d’utilisateur et mot de passe ..................................................................... 4
3
Page d’accueil ...................................................................................................................... 5
4
Profile.................................................................................................................................... 7
5
Transaction Activity .............................................................................................................. 8
5.1 Processed batches ............................................................................................................... 8
5.2 Chargeback Status ............................................................................................................... 9
5.3 Processed Transactions ..................................................................................................... 10
6
Funding............................................................................................................................... 11
6.1 Téléchargement du relevé de compte vers un fichier Excel ou CSV................................. 12
6.2 Téléchargement d’un fichier CSV....................................................................................... 12
7
Merchant Activity ................................................................................................................ 17
7.1 Authorisation History .......................................................................................................... 17
7.2 Recent Authorisations ........................................................................................................ 17
8
Service clientèle ................................................................................................................. 19
2
1 Introduction
Voici le manuel Merchant Services Online. L’application Merchant Services Online vous permet de
consulter facilement le statut de vos autorisations, transactions traitées et paiements. Vous pouvez utiliser
l’application via le site www.paysquare.eu/mso.
Ce manuel décrit le fonctionnement du système et vous aide à utiliser l’application Merchant Services
Online de manière optimale. Le manuel détaille uniquement les possibilités les plus pertinentes pour vous.
Si vous avez d’autres questions au sujet de l'application ou si vous souhaitez de plus amples
informations, vous pouvez contacter le helpdesk, au 09 00 70 300 (du lundi au samedi, de 9h00 à 19h00
et le dimanche, de 10h00 à 16h00, uniquement en cas de contrat de service spécial sept jours sur sept).
PaySquare BV, en coopération avec Keyware
3
2 Connexion, nom d’utilisateur et mot de passe
Pour utiliser l’application Merchant Services Online, vous devez d’abord vous connecter au système.
Vous accédez à l’application sécurisée via le site www.paysquare.eu/mso.
Vous ne pouvez accéder à l’application Merchant Services Online que si vous disposez du nom
d’utilisateur (identifiant utilisateur) correct et du mot de passe correspondant. Vous avez récemment reçu
ces informations (par téléphone ou par courrier électronique).
Attention : le nom d’utilisateur est personnel. Pour des raisons de sécurité et pour éviter toute fraude,
nous vous recommandons de ne jamais transmettre votre nom d'utilisateur et votre mot de passe à des
tiers. Vous pouvez demander un nouveau nom d’utilisateur pour chaque utilisateur.
Lorsque vous vous connectez pour la première fois, le système vous demande de modifier votre mot de
passe. Le nouveau mot de passe doit compter au moins huit caractères, dont au moins un chiffre et
quatre lettres. Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur <Forgotten Password>. Un mot de
passe temporaire est alors envoyé à votre adresse électronique. Vous devez modifier ce mot de passe
immédiatement après la connexion.
Pour des raisons de sécurité, vous devez modifier votre mot de passe tous les mois. Un message vous
est automatiquement envoyé lorsque votre mot de passe arrive à expiration. Vous pouvez alors modifier
votre mot de passe. Le nouveau mot de passe doit également compter au moins huit caractères, dont au
moins un chiffre et quatre lettres.
Vous pouvez également modifier votre mot de passe dans l’intervalle via <Customer Service/Change
Password>.
4
3 Page d’accueil
La page d’accueil s’affiche.
Les possibilités offertes par l’application sont répertoriées sur cette page :
Profile : les options sont les suivantes
Merchant Details
Account Fees
Settlement
Transaction Charges
Transaction Activity : les options sont les suivantes
Processed batches
Chargeback Status
Retrieval Request
Suspense Transactions
Processed Transactions
Funding : les options sont les suivantes
Account
Account Summary
Reports : les options sont les suivantes
Funding
DCC Settlement Report
Merchant Activity : les options sont les suivantes
Authorisation History
Recent Authorisations
Merchant Commission Report
5
Customer Service : les options sont les suivantes
Contact Details
FX Rate
Alert Screen
Change Password
File Transfer
6
4 Profile
Merchant Details
Dans la section <Profile>, vous pouvez consulter les données personnelles communiquées à PaySquare
sous <Merchant Details>. Votre nom, adresse, domicile, les marques que vous acceptez, les numéros de
correspondance, les pourcentages de commission et les données bancaires sont notamment détaillés ici.
7
5 Transaction Activity
La section <Transaction Activity> vous offre les choix suivants :
Processed batches
Chargeback Status
Retrieval Request
Suspense Transactions
5.1
Processed batches
Vous pouvez consulter les lots traités sous <Processed Batches>.
Renseignez les champs <Posting Date-Start> et <End> comme suit pour indiquer la période souhaitée :
(jj/mm/aaaa). Vous pouvez également indiquer la date à l'aide de l’icône en forme de calendrier située sur
le côté droit.
Le montant total des transactions traitées s’affiche pour chaque lot. Sous <Batch Detail>, vous pouvez
afficher les détails relatifs aux transactions traitées en cliquant sur le lien <View Batch>.
8
5.2
Chargeback Status
La section <Chargeback Status> présente l’historique de chaque transaction contestée. Cet historique
peut notamment inclure les éléments suivants :
Premier chargeback : première réclamation formulée par l’organisme émetteur de la carte au
nom d’un détenteur de carte
Chargeback transfer : montant de la transaction contestée prélevée sur votre compte
Re-presentment : refus par un marchand d’une transaction contestée sur la base de preuves
(des bons de transaction signés, par exemple)
Deuxième chargeback : réaction de l’organisme émetteur de la carte suite à la représentation
Retrieval request : demande informative des données relatives à la transaction
Vous pouvez rechercher des rejets de débit à l’aide des paramètres suivants :
Posted Date-Start :
Posted Date End :
Reason Code :
Cardholder Number :
ARN :
Card Scheme :
saisissez ici la date de début. Il s’agit de la date à laquelle l’acquéreur a
reçu le rejet de débit de l’émetteur.
saisissez ici la date de fin.
code du motif et description du rejet de débit
saisissez ici le numéro de carte de crédit (masqué)
il s’agit d’un numéro à 23 chiffres unique créé par le système.
type de carte de crédit
9
Le tableau propose les informations suivantes au sujet du rejet de débit :
Merchant Number :
numéro de correspondance du marchand
Posting Date :
date de traitement du lot
Item Type :
type de transaction du rejet de débit
Cardnumber :
numéro de carte de crédit (masqué)
ARN :
numéro à 23 chiffres unique créé par le système
Reason Code :
code du motif et description du rejet de débit
Currency :
devise de la transaction
Amount :
montant original et devise du rejet de débit
CCN :
numéro de contrôle du rejet de débit
5.3
Les transactions traitées sont répertoriées sous <Processed Transactions>. Vous pouvez utiliser cette
option si vous recherchez une transaction spécifique.
10
6 Funding
Sous <Funding>, vous pouvez sélectionner l’option <Account Summary>. Il s’agit d’une vue d’ensemble
qui présente l’ensemble des transactions MasterCard et Visa qui vous ont été payées au cours d'une
période donnée. Renseignez les champs <Posting Date-Start> et <End> comme suit pour indiquer la
période pour laquelle vous souhaitez afficher les transactions : (jj/mm/aaaa). Vous pouvez également
indiquer la date à l'aide de l’icône en forme de calendrier située sur le côté droit.
Le tableau contient les informations suivantes :
Posted date : date du traitement de la transaction
Trans Type : types de transaction en fonction desquels les transactions avec les mêmes
devises et types de carte de crédit sont regroupées :
Merchant Purchase Deposit : montant total brut de la ou des transactions
Merchant Purchase Fee - All : commission prélevée sur cette ou ces transactions
Merchant Payments : montant net
Summary Payment Totals : montant total brut, commission prélevée totale et
montant total net de l’ensemble des transactions qui vous ont été payées au
cours de la période de paiement correspondante
Slips :
nombre de transactions par type de transaction
Ref No :
pour l’usage interne de PaySquare
Trans.Curr. : devise d’exécution de la transaction
Trans.Amt :
montant brut de la transaction
11
6.1
Acc. Amt :
Acc.Charges :
Acc.Amt.Net :
Card Type :
Batch No :
ARN :
montant brut de la transaction
commission prélevée
montant net de la transaction
carte de crédit utilisée (MasterCard ou Visa)
numéro du lot de transactions
numéro à 23 chiffres unique
Téléchargement du relevé de compte vers un fichier Excel ou CSV
Vous pouvez également télécharger facilement le versement total par marque de carte de crédit
(MasterCard et/ou Visa) vers un fichier Excel ou CSV en vue d’analyses plus approfondies :
Téléchargement vers Excel
Cliquez sur l’icône , puis sélectionnez <Excel Download>.
Sélectionnez les colonnes A à M jusqu’à la ligne où s’affiche « Merchant Payments » dans la
colonne B. La ligne « Merchant Payments » ne doit donc pas être incluse dans la sélection.
Cliquez sur l’onglet « Data » et sélectionnez « Rapport relatif aux graphiques et aux tableaux
pivotants ».
Cliquez sur « Suivant » jusqu’à ce que l’option « Nouvelle feuille de travail » ou « Feuille de travail
existante » soit disponible. Attention : si vous optez pour une feuille de travail existante, vous
devez cliquer dans le coin supérieur gauche du tableau pivotant.
Cliquez sur « Terminer ».
Faites maintenant glisser la liste avec les tableaux pivotants « Posted Date » vers le champ
« Placer les champs de ligne ici ».
Faites ensuite glisser la liste avec les tableaux pivotants « Card Type » vers le champ « Placer les
champs de colonne ici ».
Faites maintenant glisser la liste avec les champs pivotants « Acc. Amt » (= montant brut de la
transaction) vers le champ « Placer les éléments de données ici ». Faites de même avec les
champs « Acc charges » (= commission prélevée) et « Acc Amt. Net » (= montant net de la
transaction). La vue d’ensemble présente également les totaux des commissions et des montants
nets.
Vous pouvez éventuellement enregistrer le fichier en tant que fichier Excel.
6.2
Téléchargement d’un fichier CSV
Le système Merchant Services Online vous propose une multitude d’informations que vous pouvez
consulter en ligne. Les données sont souvent si nombreuses qu’elles ne peuvent pas toutes être affichées
sur un même écran. Il est également possible que vous souhaitiez afficher les données dans une vue
d’ensemble ou une application propre.
À cette fin, le système offre la possibilité de télécharger les fichiers avec ces données vers un système
propre et de les lire/les utiliser dans ce système. La plupart des écrans avec des données offrent la
possibilité de télécharger des fichiers au format CSV (Comma Separated Value, valeurs séparées par des
virgules). De plus en plus d’écrans permettent également de télécharger une feuille Excel. Les données
sont enregistrées au niveau de la feuille et la mise en page est déjà en grande partie définie. Vous devez
essentiellement utiliser cette forme de téléchargement lorsque vous souhaitez présenter les données
telles quelles et uniquement modifier légèrement la mise en page de manière à étudier les éléments sur
papier plutôt que sur écran. Cependant, si vous souhaitez modifier les données dans une autre
application, le format CSV est plus adapté.
Le format CSV se caractérise par le fait que l’ensemble des données d’une ligne est séparé par une
virgule et que toutes les lignes se terminent par un saut de ligne (caractère indiquant une nouvelle ligne).
Si un champ contient un texte où une virgule peut apparaître, le texte en question est encadré par des
guillemets ("exemple"). Les chiffres utilisent le point décimal à la place de la virgule.
Exemple :
12
“première valeur”, 1.24, “deuxième valeur”, texte sans virgule, 0.12, 120.89, 300<lf>
On retrouve donc sur une même ligne les valeurs :
première valeur
1,24
deuxième valeur
texte sans virgule
0,12
120,89
300
Ces fichiers sont faciles à lire avec Microsoft Excel. Le programme reconnaît automatiquement l’extension
.csv. Le problème réside cependant dans le fait que la version française de l’application Excel part du
principe que les fichiers CSV utilisent des points-virgules à la place des virgules et des virgules décimales
à la place des points décimaux. Si vous ouvrez un fichier téléchargé depuis MSO avec la version
française de l’application Excel, tous les éléments sont placés dans la première colonne et les champs ne
sont pas insérés dans chaque colonne.
Le mieux est donc de lire ces fichiers d’une autre manière dans Excel. Les pages suivantes vous
expliquent comment procéder.
Téléchargement en tant que fichier CSV
Cliquez sur l’icône , puis sélectionnez <Excel Download>.
Cliquez sur la colonne A dans Excel.
Cliquez sur l’onglet « Data » et sélectionnez « Texte en colonnes ».
Cliquez sur l’option « Séparé », puis sur « Suivant » pour poursuivre.
13
Sélectionnez « Virgule » en tant que caractère de séparation et cliquez sur « Suivant ».
Cliquez sur « Avancé ».
Sélectionnez le point en guise de caractère décimal et l'espace ou rien (il s'agit de la troisième
option de la liste) en guise de caractère de séparation des milliers. Cliquez sur « OK ».
Cliquez sur « Terminer ».
14
Les données sont alors lues et doivent se présenter à peu près de la manière suivante :
Comme vous pouvez le voir, les colonnes G à J sont lues en tant que chiffres dans Excel. Procédez
comme suit pour modifier la mise en page des colonnes :
Sélectionnez la colonne en cliquant sur la lettre.
Cliquez ensuite avec le bouton droit de la souris sur la zone sélectionnée et choisissez
« Propriétés de la cellule ».
15
Modifiez maintenant la mise en page à votre guise et cliquez sur <OK>.
Le résultat est alors le suivant :
16
7 Merchant Activity
Les informations suivantes sont répertoriées sous <Merchant Activity> :
Merchant Commission Report
7.1
Les autorisations déjà accordées sont détaillées ici.
7.2
Vous trouvez ici les demandes d’autorisation les plus récentes. Renseignez les champs <Auth DateStart> et <End> comme suit pour indiquer la période pour laquelle vous souhaitez afficher les demandes
d’autorisation : (jj/mm/aaaa). Vous pouvez également indiquer la date à l'aide de l’icône en forme de
calendrier située sur le côté droit.
Le tableau contient les informations suivantes :
Trace No :
numéro d’autorisation interne attribué par le système
Trans Date :
date de la transaction
Trans Time :
heure à laquelle la transaction a eu lieu
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Card No :
Exp MMYY :
Trans Curr :
Amount :
(colonne sans titre)
Auth Code :
Reversed :
RC :
numéro de carte de crédit (seuls les quatre derniers chiffres sont
indiqués)
date d’expiration de la carte de crédit au format mois-année
devise de paiement
montant de la transaction, dans la devise de paiement
colonne libre permettant la définition du code de réponse
code d’autorisation
si l’autorisation est annulée, la mention « Reversed » apparaît dans la
colonne. Sinon le champ est vide.
code de refus d’autorisation interne
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8 Service clientèle
Si vous avez des questions, vous pouvez contacter le helpdesk, au 09 00 70 300 (du lundi au samedi, de
9h00 à 19h00 et le dimanche, de 10h00 à 16h00, uniquement en cas de contrat de service spécial sept
jours sur sept).
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