Missions et Déplacements - sictame

REGLE INTERNE
Raffinage-Chimie
Rév : 0
CR-RC-RH-005FR
Date de mise en application: 09/2013
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Missions et Déplacements
Objet :
Cette règle interne décrit les principes et mesures à respecter dans le cadre de missions de courte
durée effectués par les collaborateurs de la branche Raffinage-Chimie. Elle s’inscrit dans la
Politique Voyages du groupe Total et répond aux nécessités d’adaptation des conditions de voyage
aux contraintes des missions, d’optimisation des coûts des déplacements, d’autorisation et
contrôle des dépenses.
Application :
Cette règle interne s’applique à toutes les missions individuelles effectuées par des collaborateurs
de la branche Raffinage-Chimie hors Chimie de Spécialités. Une adaptation de cette règle par les
différentes entités est possible pour autant que les exigences qui en résultent ne soient pas moins
restrictives que celles de la présente règle et respectent les réglementations et conventions
collectives locales.
N° Révision
date
Rédigé par
Vérifié par
Approuvé par
0
09/09/2013
Benoit Gaborit
Frans Van Den Brande
Olivier Chavanne
Jean-François Giraud
Bertrand Deroubaix
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Domaine : Ressources Humaines
Entité propriétaire : RC/SG/RH/ADM
Règle Interne – CR-RC-RH-005FR
Ce document est établi par et pour la DGRC, Il est à usage interne et ne peut être diffusé à des tiers sans son autorisation préalable.
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Missions et Déplacements
Sommaire :
Objet
Application
1Documents de référence
1.1 - Diffusion
2Principes
2.1 - Conditions réglementaires et gestion des frais professionnels
2.2 - Les outils
2.3 - Carte de paiement
2.4 - Cartes de fidélité
2.5 - Téléphone et internet
2.6 - Validations et dérogations
2.7 - Déplacements à l’étranger
2.8 - Remboursement des frais
3Les prestations de voyage
3.1 - Voyages aériens
3.2 - Voyages en train
3.3 - Voiture
3.3.1 - Véhicule personnel
3.3.2 - Location de véhicules courte durée
3.4 - Taxis
3.5 - Hôtellerie /restauration
Règle Interne – CR-RC-RH-005FR
Ce document est établi par et pour la DGRC, Il est à usage interne et ne peut être diffusé à des tiers sans son autorisation préalable.
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Missions et Déplacements
1 - Documents de référence
x
Politique Voyages Groupe signée par François Viaud, DRH Groupe applicable au 1 janvier 2011 ;
x
DIR-GR-SUR-002 « Sûreté des voyageurs en mission et des expatriés » ;
x
DIR-GR-SEC-003 « Sécurité de la conduite automobile» ;
x
DIR-GR-SEC-015 « Sécurité des transports aériens » ;
x
DIR-RC-03 « Délégations de pouvoirs au sein de la DGRC » ;
x
CR-RC-GEN-001 « Organisation des pouvoirs pour les achats de biens et de services au sein de la DGRC ».
x
CR-RC-HSE-008 « Sécurité de la conduite automobile et règles de circulation »
x
CR-RC-SUR-001 « Règles DGRC de signature des dérogations de déplacement ».
er
1.1 - Diffusion
Intranet : Référentiel Raffinage-Chimie - Ref-RC.net.
Contrôlée : effectuée par la direction émettrice.
Restreinte : effectuée par la direction émettrice.
Conformément à la directive DIR-RC-00 « Définition et fonctionnement du référentiel Raffinage-Chimie »
2 - Principes
On appelle « Mission » tout déplacement de courte durée (moins de six mois) effectué occasionnellement par un
collaborateur, sur instruction de sa hiérarchie, hors de son lieu de travail habituel ou de sa zone géographique
d’activité.
Les missions de longue durée (supérieures à six mois) font l’objet de dispositions particulières. En particulier, pour les
expatriés résidents, commutés et rotationnels, les modalités de déplacement liées à l’expatriation sont définies par les
règles d’administration du personnel en mobilité internationale et les instructions d’application de chacune des filiales.
Il appartient tant aux demandeurs qu’aux valideurs de s’assurer que la mission intervient dans un strict respect des
règles figurant dans le code de conduite du groupe Total et qu’elle est nécessaire à l’atteinte des objectifs assignés au
demandeur.
Dans la mesure du possible, afin de diminuer le nombre de déplacements, il convient de favoriser l’utilisation des outils
informatiques de communication tels que les « live meetings », les visioconférences et audioconférences.
Les lieux de réunions doivent être optimisés du point de vue coûts totaux, afin de déplacer le moins de personnes
possible, et les horaires aménagés pour éviter des nuitées inutiles.
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2.1 - Conditions réglementaires et gestion des frais professionnels
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Tout collaborateur appelé à effectuer une mission doit avoir au préalable un ordre de mission validé.
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La validation d’un ordre de mission constitue en termes de dépense l’approbation d’un engagement externe.
Les personnes validant les ordres de mission doivent bénéficier des délégations de pouvoirs externes
correspondantes. Les règles relatives aux pouvoirs d’engagement figurent dans la directive DIR-RC-03 et dans
la règle interne CR-RC-GEN-001.
x
Tout ordre de mission spécifie obligatoirement les quatre éléments suivants :
x
o
Objet de la mission ;
o
Lieu de la mission ;
o
Dates de début et fin de mission ;
o
Moyens requis, hébergement, transport, etc.
Les ordres de mission, validés, doivent être obligatoirement adressés aux agences de voyage référencées, le
plus tôt possible, pour déclencher une réservation et une émission de billets aux meilleurs tarifs.
x
Tout ordre de mission doit être signé par l’intéressé et par le valideur. Il sera obligatoirement joint à la
demande de remboursement de frais.
x
Si au cours du voyage, pour des raisons de disponibilités par exemple, un billet est déclassé, le montant
correspondant au déclassement doit être crédité à l’entité ayant supporté la charge du billet initial.
x
Les ordres de mission permanents sont uniquement acceptés pour des déplacements réguliers et pour des
destinations spécifiées, sur une période maximale d’un an.
2.2 - Les outils
Applications et outils informatiques - L’automatisation des processus administratifs, s’appuyant sur les outils
informatiques et en particuliers ceux mis en place au sein du Groupe, est recherchée. Les ordres de mission (demande
initiale, modification, ou annulation) doivent être saisis dans l’outil de gestion informatisée des missions et frais
professionnels, pour toutes les entités de la DGRC qui en sont dotées. La validation électronique équivaut à signature
de l’ordre de mission ou de la note de frais. Pour les autres entités, la procédure en place, quel que soit l’outil utilisé,
doit permettre d’assurer l’auditabilité du processus de demande/approbation/commande des prestations.
Formulaires – Toutes les demandes d’ordres de mission non informatisées sont obligatoirement établies à l’aide des
documents standardisés de l’entité à laquelle appartient le bénéficiaire. La nature de la demande (initiale, modification,
annulation) doit être précisée dans le formulaire.
Contrats référencés- Les réservations doivent impérativement s’effectuer auprès des agences référencées par les
entités. Ainsi, dans tous les cas où un contrat de service a été conclu avec une agence de voyage, les billets d’avion et
de train seront réservés et achetés par ce canal. Il en va de même des prestations hôtelières.
Responsabilité, audits et contrôle - Chaque directeur de site et le secrétaire général pour les sièges, organise le
contrôle de la bonne application de la politique voyage.
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2.3 - Carte de paiement
La carte AMERICAN EXPRESS (à débit différé sur le compte du collaborateur) est la carte de paiement « Corporate » du
groupe Total.
2.4 - Cartes de fidélité
Les avantages obtenus via des dispositifs de fidélisation peuvent être acquis aux collaborateurs, bien qu’ils soient
attachés à leur activité professionnelle.
Cependant, les collaborateurs sont tenus de se conformer aux prescriptions des bureaux des voyages qui mettent en
œuvre la politique voyages Groupe.
2.5 - Téléphone et internet
En règle générale, les communications téléphoniques se font par priorité avec un téléphone dans la filiale d’accueil,
ensuite avec le téléphone portable et en dernier ressort avec le téléphone de l’hôtel. Les communications personnelles
sont tolérées dans une limite raisonnable. Il en va de même des connexions internet pour lesquelles les réseaux des
filiales doivent être privilégiés.
2.6 - Validations et dérogations
En signant l’ordre de mission, le valideur confirme l’utilité de la mission et doit contrôler a posteriori le bon respect du
choix des prestations.
Les déclassements de billets (par exemple : un billet « classe affaire » transformé en deux billets classe « éco ») sont
interdits. Le choix de la première classe avion est une exception et nécessite obligatoirement une dérogation signée par
un membre du Comex (le DGRC). De même, le choix exceptionnel de la classe affaire avion dans les cas exclus par la
présente politique doit être validé par un membre du CDRC.
Un ordre de mission validé doit être obligatoirement adressé à l’agence, le plus tôt possible, pour déclencher une
réservation et une émission de billets.
2.7 - Déplacements à l’étranger
Pays sensibles - Les projets de mission à l’étranger sont soumis aux dispositions de la Politique Sureté du groupe Total
POL-GR-SUR-001.
Préalablement à tout déplacement à l’étranger, le collaborateur doit :
x
Consulter la liste des pays sensibles figurant sur l’intranet de la Sûreté Groupe ; Appliquer la procédure «
check-list voyages » ;
x
Respecter les dispositions de la DIR-GR-SUR-002 « Sûreté des voyageurs en mission et des expatriés » et de la
règle DGRC CR-RC-SUR-001 « Règles DGRC de signature des dérogations de déplacement ».
Avances en espèces en devises étrangères – Le voyageur est responsable des avances en devise qui lui ont été remises,
même en cas de perte ou de vol.
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Passeport et visa – Lorsqu’une mission nécessite l’obtention d’un visa le coût en est supporté par l’entité à laquelle
appartient le collaborateur dans le cadre des frais de mission. Il en va de même en cas de nécessité d’établissement
d’un passeport ou d’un deuxième passeport pour nécessité de service.
2.8 - Remboursement des frais
Les frais sont remboursés sur présentation d’une note de frais, utilisant le document standardisé de l’entité, à laquelle
doivent nécessairement être joints l’ordre de mission et tous les originaux justificatifs. Les relevés de cartes bancaires
(facturettes) ne sont pas des pièces justificatives.
Les frais éventuellement engagés sans justificatif (pourboires, porteurs, etc.) feront l’objet d’un relevé séparé, détaillé
et signé par le collaborateur.
Dans le cas où le voyageur a été amené à acheter lui-même un titre de transport, le remboursement ne sera effectué
que suite à la remise du justificatif original. Cette situation, qui doit être formellement justifiée, doit rester
exceptionnelle compte tenu du principe d’utilisation pour les voyages des accords négociés avec les prestataires,
compagnies de transport, chaines hôtelière, société de location de véhicule.
3 - Les prestations de voyage
3.1 - Voyages aériens
Les voyages en avion sont soumis aux dispositions de la directive DIR-GR-SEC-015 « Sécurité des transports aériens ».
Jusqu’à 3h de durée de transport, les voyages se font en train, si le coût global est inférieur au voyage en avion.
Pour tout vol intra continental, les déplacements seront effectués en classe économique. Les vols intercontinentaux
d’une durée de vol de plus de 4 heures pourront se faire en classe affaire. Concernant les missions pour participer en
qualité de stagiaire à une formation, ou en qualité d’auditeur à un séminaire il est recommandé de ne pas dépasser la
classe « économie » ou « économie premium » quand elle existe.
Prenant en compte les négociations effectuées avec certaines compagnies aériennes, et les formules de billets mis à
disposition, l’agence de voyage propose les vols les plus économiques. Les préconisations de l’agence doivent être
suivies par le voyageur.
Les billets à conditions (c’est-à-dire modifiables sous conditions, voire non modifiables, et généralement non
remboursables), les vols avec escale, et les compagnies dites « low cost » doivent être privilégiés chaque fois que cela
permet de réduire les coûts de manière substantielle (de plus de 20% pour les vols avec escale).
Lorsque la proposition par l’agence de voyage d’un billet plus économique n’est pas retenue, bien que faite dans des
conditions comparables à la demande initiale (même ville, décalage maximal de 2 heures entre les heures de départ ou
d’arrivée des vols et même si cela ajoute une escale) le valideur est alerté et doit confirmer le refus de la proposition
faite.
Dans tous les cas, il est fortement recommandé de choisir la même compagnie aérienne à l’aller et au retour
(l’aller/retour sur une même compagnie étant moins cher que l’aller/retour avec deux compagnies différentes), et
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d’effectuer ses réservations le plus tôt possible, idéalement au moins 3 semaines à l’avance, afin de bénéficier des
meilleurs tarifs. Les modifications de billets sont à éviter autant que possible.
3.2 - Voyages en train
Les voyages s’effectuent en première classe (premier niveau de première uniquement pour le TGV, Eurostar, Thalys).
Concernant les missions pour participer en qualité de stagiaire à une formation, ou en qualité d’auditeur à un séminaire
il est recommandé d’utiliser la seconde classe.
Les billets à conditions (c’est-à-dire modifiables sous conditions, voire non modifiables, et généralement non
remboursables) doivent être privilégiés chaque fois que cela permet de réduire les coûts de manière substantielle.
Au cas où la fréquence des voyages est telle que l’achat d’un abonnement se justifie économiquement, il est demandé
de se rapprocher de l’agence de voyages afin de faire une étude.
Un abonnement est acheté, après accord du valideur.
Les prestataires avec lesquels le Groupe a signé des accords, et dont la liste est disponible sur l'intranet, doivent être
obligatoirement utilisés pour les zones couvertes par ces contrats.
3.3 - Voiture
Les transports en commun doivent être privilégiés dans la mesure de leur disponibilité et de leur compatibilité avec les
lieux et horaires de la mission et les déplacements en voiture minimisés.
Les déplacements en voiture se font en conformité avec la DIR-GR-SEC-003 ‘’Sécurité de la conduite automobile ’’.
Chaque entité définit des durées maximales de conduite, qui doivent être adaptées aux conditions locales (état des
routes et densité du trafic notamment). En tout état de cause, la bonne pratique en terme de durée de conduite est de
ne pas dépasser cinq heures de conduite par chauffeur et par jour, avec une pause au moins toutes les 2h30 en
parcours extra urbain.
3.3.1 - Véhicule personnel
En complément des règles définies dans le paragraphe précédent, l’usage du véhicule personnel doit être limité aux
trajets pour rejoindre un mode de transport en commun. La comparaison avec le coût d’un véhicule de location doit
être effectuée, et le véhicule de location privilégié à coût inférieur.
L’usage du véhicule personnel est soumis à l’approbation préalable du valideur via l’ordre de mission. Chaque entité
définit les critères spécifiques à retenir et actions à mettre en œuvre pour permettre la couverture par les assurances
des déplacements.
Le remboursement des frais de transport par la route effectué à bord d’un véhicule privé est réalisé par le biais d’une
indemnité forfaitaire kilométrique. Cette indemnité est fixée par entité et le remboursement est effectué à la demande
du collaborateur. Seuls les kilomètres nécessaires à la mission sont remboursés. L’indemnité kilométrique couvre la
totalité des frais d’utilisation du véhicule personnel (carburant, amortissement…) à l’exception de ceux liés aux
infrastructures utilisées, telles que péages autoroutiers.
Pour mémoire, les salariés disposant d’un véhicule de fonction ne peuvent prétendre aux remboursements de taxis ou
de transports en commun dans la zone « locale », ou de véhicules de location à partir de la zone « locale » quand le
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véhicule de fonction aurait pu être utilisé (pour autant que le parking à la gare ou à l’aéroport ne coûte pas plus cher
qu’un aller/retour en taxi ou l’usage d’un transport en commun).
3.3.2 - Location de véhicules courte durée
Les prestataires avec lesquels le Groupe a signé des accords, et dont la liste est disponible sur l'intranet Groupe, doivent
être obligatoirement utilisés, sauf sur les zones non couvertes par les contrats. Ces véhicules ne sont pas assurés par le
contrat du Groupe mais par le loueur.
Les véhicules loués sont de catégorie B/economy jusqu’à 3 personnes, catégorie C de 4 à 5 personnes.
Pour mémoire, il faut systématiquement :
1. Réserver la location à l’avance
2. Retourner le véhicule à la localisation prévue au contrat
3. Faire le plein à la restitution du véhicule
4. Vérifier le bon état du véhicule à la prise et à la restitution du véhicule.
Les éventuels frais supplémentaires liés au non respect des consignes ci avant restent à la charge du voyageur sauf
expressément justifiés lors de l’établissement de la note de frais de la mission.
3.4 - Taxis
Les contrats de taxi négociés par les sites sont à utiliser autant que possible.
Compte tenu des tarifs négociés, la location courte durée de véhicules peut s’avérer plus économique que l’utilisation
d’un taxi, en particulier pour les trajets site industriel-gare. Il convient dans ce cas de privilégier la location.
L’utilisation de taxis entre les gares ferroviaires et les sièges de la DGRC dans le créneau 8h-18h n’est en principe pas
autorisée sauf si spécifiée et justifiée lors de l’établissement de l’ordre de mission.
Les frais de taxis sont remboursés sur la base de justificatifs.
3.5 - Hôtellerie /restauration
Les accords contractuels avec les prestataires retenus dans les contrats Groupe, et dont la liste est disponible sur
l'intranet Groupe (guide hôtelier, chaînes hôtelières, résidences longue durée, stages et séminaires), sont à privilégier.
L’utilisation d’un hôtel hors liste est acceptée si le coût global (hébergement, petit déjeuner,…) est inférieur au coût des
contrats Groupe et aux plafonds par pays définis en annexe.
Chacun doit veiller à ce que ces dépenses restent raisonnables en toute circonstance. Dans ce cadre, des plafonds
indicatifs sont fixés en annexe.
De la même façon, la restauration doit rester raisonnable (voir plafonds indicatifs en annexe). La consommation
personnelle de boissons alcoolisées n’est pas remboursable.
Les extras dans les hôtels (location de film, centre de remise en forme, etc.) ne sont pas remboursés à l’exception des
frais de lavage ou pressing, et des aliments et boissons non alcoolisées des minibars.
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Date de mise en application: 02/2014
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4 - Annexe
4.1 - Plafond de remboursement des frais d’hôtellerie et de restauration applicable (2014)
Les frais d’hôtellerie et de restauration sont remboursés sur présentation de justificatifs, en s’efforçant de respecter les
plafonds suivants par zone géographique :
Monde
Plafond restauration, par repas
(hors petit déjeuner)
plafond par nuitée
34 EUR / 44 USD
150 EUR / 200 USD
(150 GBP en Grande Bretagne)
Pour les pays dont les hôtels sont imposés par la Sûreté, l'hébergement doit évidemment être pris dans ces hôtels,
même en dépassement de plafond.
Les repas de midi lors de déplacement sur site sont pris dans le restaurant d’entreprise du site quand il existe.
Ces plafonds sont compatibles avec les tarifs négociés dans le guide hôtelier Groupe, pour les lieux d’hébergement
proches des principaux sites de la DGRC.
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