Ce deuxième tutoriel

Gestion des Inscriptions aux Formations
Pour les personnes ressources
Sujets traités:
1. Ma page et Offre de service
2. Votre avatar
3. Notifications
4. Ajouter une formation
5. Activer votre offre
6. Voir l’ensemble de vos offres
7. Inscrire des utilisateurs
8. Courriel aux inscrits
9. Gestion des présences
10. Consulter les évaluations
11. Dupliquer la formation
12. Développements à venir
Plusieurs sujets qui sont pertinents à la fois pour les utilisateurs et pour les personnes ressources
ne sont pas répétés dans ce document et se trouvent exclusivement dans le document
destiné aux utilisateurs. Ce dernier de trouve sur cette page.
À titre de personne ressource dans GIF, c’est Ma page que vous
voyez dès votre entrée dans GIF. Elle présente les titres de vos offres
actives dans un calendrier en plus de vous offrir des détails
supplémentaires dans la deuxième partie de la page. Les titres des
offres dans ce calendrier peuvent être cliqués afin d’accéder
rapidement aux pages des offres que vous pourrez alors modifier.
Les utilisateurs (enseignants et autres participants aux offres) voient
plutôt la page des Offres de service à leur entrée dans GIF. Vous
avez aussi accès à cette page dans la colonne de gauche. La
page Offre de service affiche l’ensemble des offres actives en plus
d’offrir différentes façons de les filtrer.
2. Votre avatar
Il est important que vous preniez quelques secondes pour associer une photo à votre compte (avatar) dans
GIF étant donné que cette image sera visible dans chacune de vos offres. Voici la démarche à suivre :
a. Cliquez sur votre nom dans le coin supérieur gauche de la page
b. Sélectionnez Modifier sa photo
c. Cliquez sur
d. Sélectionnez le fichier d’une photo sur
votre disque dur et appuyez sur Choisir
e. Appuyez sur
3. Notifications de GIF
GIF offre des notifications aux utilisateurs inscrits à des ateliers afin
de leur signaler qu’il y a des (a) évaluations en attente et des (b)
formations à venir au haut de chacune des pages, à la droite de
leur nom. Ce n’est donc pas spécifiquement pour vous, à moins
que vous participiez à des offres en plus d’en publier.
Appuyez sur
Appuyez sur
pour voir les titres des formations à évaluer
pour voir les titres des formations à venir
Notez qu’à titre de personne ressource, pour consulter les évaluations que les
utilisateurs vont remplir, vous ne pouvez pas utiliser le chemin des notifications.
C’est plutôt directement dans l’offre que vous devez aller. Au bas de la page,
à la droite du bouton Sauvegarder, vous trouverez un triangle qui vous
permettra de sélectionner Évaluations. La liste des utilisateurs qui ont complété
l’évaluation sera affichée et vous pourrez cliquer sur Ouvrir afin de la consulter.
4. Ajouter une offre de formation
Pour débuter la publication d’une nouvelle offre de formation :
Cliquez sur
, sélectionnez
et
remplissez les champs offerts dans cette page :
a) Le Titre
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)
n)
o)
La Description
La date
L’heure de début
L’heure de fin
Le lieu
À déterminer avant le local
afin d’avoir la liste complète
de tous les locaux de tous nos
établissements
Le local
Le contact pour information
Le code budgétaire
Ne pas oublier de sélectionner
celui offert dans cet exemple
pour les journées
pédagogiques
Le % payé par la CS
La clientèle visée
Possible d’en ajouter plusieurs
au besoin
La catégorie
Possible d’en ajouter plusieurs
au besoin
Le nombre d’inscriptions possibles
Les inscriptions tardives
Si ce crochet est activé, les
gens pourront s’inscrire même
le jour de la formation
Le bouton Créer
Vous devez cliquer sur ce
bouton pour enregistrer votre
offre qui pourra alors être
activée
Sauvegarder
Après avoir cliqué une première fois sur bouton Créer, il sera transformé en
bouton Sauvegarder. Votre sera alors sauvegardée. Vous aurez accès à de
nouvelles fonctionnalités dans la page (joindre des fichiers, activer la
formation) et derrière le petit triangle à la droite de Sauvegarder.
Joindre des fichiers
Après avoir sauvegardé votre offre originale, vous verrez au-dessus
du bouton Sauvegarder une zone dans laquelle vous pourrez glisser
des fichiers que vos participants pourront consulter.
5. Activer votre offre
Vous devez avoir enregistré votre offre en appuyant sur le bouton
Créer au bas de la page afin d’avoir accès à l’activation de
votre offre à l’aide du menu déroulant à la droite de Statut.
À l’état Brouillon, il n’y a que vous qui y avez accès
À l’état Active, les utilisateurs peuvent la consulter et s’inscrire
6. Voir l’ensemble de vos offres
Pour voir l’ensemble de vos offres, qu’elles soient Actives ou Brouillon,
cliquez sur Liste de mes formations qui se trouve sous Mes Formations
dans la colonne de gauche.
Celles qui sont à venir sont aussi visibles sur Ma page quand vous
entrez dans GIF, mais celles qui sont passées ne peuvent être
consultées qu’avec Liste de mes formations. Notez que contrairement à l’ancienne version de GIF, vous
ne voyez que vos offres plutôt que de voir les offres de toutes les personnes ressources.
7. Inscrire des utilisateurs
Si votre offre est activée, le triangle à la droite du bouton Sauvegarder au bas
de la page vous permettra d’inscrire des utilisateurs à l’aide de Gestion des
inscriptions. Les noms de tous les utilisateurs qui sont entrés au moins une fois
dans GIF seront disponibles pour inscription.
Utilisez le moteur de recherche dans le coin supérieur droit afin
de trouver rapidement les noms des personnes à inscrire et
appuyez sur le bouton
Vous devrez alors confirmer le lieu de travail de cet utilisateur et
cliquer sur Inscription
sera alors remplacé par deux boutons
Le bouton
besoin de désinscrire la personne ou de changer son lieu de travail.
, ce qui vous permettra au
Les utilisateurs peuvent s’inscrire jusqu’à minuit, le jour de la formation. Durant les deux jours qui suivent,
vous pourrez encore inscrire des utilisateurs même si la formation est passée. Après ces deux journées, il
n’est plus possible d’ajouter des utilisateurs à la formation.
8. Courriel aux inscrits
Il est souvent nécessaire d’écrire à l’ensemble des utilisateurs inscrits à
une offre de formation. C’est le cas par exemple si vous ajoutez un fichier
à votre offre, si vous changez le local ou un autre détail important à la
description après que quelques personnes se soient inscrites. Pour leur
écrire, sélectionnez Courriel aux inscrits dans le menu accessible via le
flèche du menu Sauvegarder. Le logiciel par défaut pour gérer les
courriels sur votre poste sera ouvert avec les adresses de tous les
utilisateurs inscrits dans le champ Cci et le titre de l’offre de formation dans le champ du titre du
courriel.
Cette fonctionnalité pourrait être jumelée avec celle qui propose de
recevoir par courriel les informations de l’offre via le lien Copie Courriel
de la formation. En copiant le contenu de ce courriel reçu dans le
courriel créé via le Courriel aux inscrits, on obtient une façon rapide
d’offrir à ces utilisateurs les informations de l’offre qui ont peut-être été
modifiées.
9. Gestion des présences
Vous devez signaler l’absence des utilisateurs qui ne se présenteraient
pas à votre formation. Pour ce faire, utilisez le lien Gestion des présences
qui sera visible lorsque vous cliquerez sur le triangle à la droite du bouton
Sauvegarder.
À la droite de chaque nom des utilisateurs inscrits, il y aura le bouton
qui sera transformé en bouton
lorsque vous
cliquerez dessus. Un clic supplémentaire changera à nouveau le statut de la personne au besoin.
10. Consulter les évaluations
Vous pouvez voir les évaluations laissées par les utilisateurs à partir de la
page d’une offre de formation qui est passée, cliquez sur la flèche à la
droite du bouton Sauvegarder et sélectionnez Évaluations.
Vous aurez alors accès à la liste des noms des utilisateurs qui ont complété
l’évaluation. Un lien nommé Ouvrir sera offert à la droite de chacun de ces
noms vous donnant accès aux informations.
11. Dupliquer la formation
Pour publier rapidement une nouvelle offre de formation qui ressemblerait
à une autre que vous avez précédemment rédigée, allez sur cette
dernière et utilisez le lien Dupliquer la formation accessible via la flèche du
bouton Sauvegarder. La forte majorité des informations seront copiées dans une nouvelle offre que
vous pourrez compléter plus rapidement.
12. Développements à venir dans GIF

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
Ajout du deuxième formulaire d’évaluation (suivi)
Notifications aux personnes ressources lorsqu’une évaluation est faite par un utilisateur
Modification automatique de l’état des offres une fois qu’elles sont passées. Elles vont basculer
d’Actives à Archivées
À suivre.
Dominic Gagné
C.P.-T.I.C.-C.S.V.D.C.
Service local du RÉCIT à la CSVDC
http://recit.csvdc.qc.ca