le déménagement

LE DÉMÉNAGEMENT
vu par Yuman
Chaque année en France, 120.000 entreprises déménagent – sans compter les
équipes qui se déplacent à l'intérieur de leur structure. Si vous avez déjà été
destinataire d'une annonce de déménagement, il est presque certain que
votre première pensée a été : "est-ce que cela rallonge mon temps de
transport ?", plutôt que "quel sera notre solution de mobilité ?" ou
"gagnerons-nous en bien-être dans les équipes ?"...
Face à des salariés inquiets pour leur cadre de travail, est-ce une fatalité que
les entreprises en déménagement se concentrent quasi-exclusivement sur les
dimensions de l'immobilier et de la logistique ?
Et si les entreprises qui déménagent réconciliaient à cette occasion la
dimension humaine et la dimension technique ? Et si elles abordaient le
changement de locaux comme elles abordent les changements
organisationnels, et l'accompagnaient comme tel ?
Qu'un déménagement touche une fraction ou la totalité d’une organisation, il
gagne à être exploré sous l’angle de la transformation et donc du collaboratif.
C'est la proposition de Yuman dans les pages qui suivent, grâce à des données
contextuelles (infographie), deux études de cas et notre analyse.
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LE DÉMÉNAGEMENT
D’ENTREPRISES EN FRANCE
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YUMAN
120 000
Ces entreprises déménagent dans une zone
moyenne de
50 Km
ENTREPRISES
déménagent chaque année
en France.
75%
des entreprises franciliennes qui
déménagent restent en IDF
1an
Il faut en
moyenne
13% 6%
des entreprises déménagent
de la banlieue parisienne
pour s’installer à Paris
1 MOIS
c’est le temps de
préparation
pour
faire déménager une
entreprise de moins
de 100 employés
pour que chacun trouve
ses marques après un
déménagement
des entreprises déménagent de
Paris pour s’installer en banlieue
2 MOIS
c’est le temps de
préparation
pour
faire déménager une
entreprise de 100 à
300 employés
6 MOIS
c’est le temps de
préparation
pour
faire déménager une
entreprise de 300 à
1000 employés
18 MOIS
c’est le temps de
préparation
pour
faire déménager une
entreprise de plus
de 1000 employés
Sources : Ooreka, 2014 - MovingSpace, 2013 - Jones Lang LaSalle, « Le déménagement d’entreprise: sous les cartons, la performance, 2013 TNS Sofres, 2013 - AFDE, « Etude sur le déménagement d’entreprise », 2011
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LE CRÉDIT AGRICOLE
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LE PROJET
Se met au vert
C’est en 2010 que Crédit Agricole SA a délaissé le boulevard Pasteur pour investir les 4 000m2 et les 3 hectares de jardin de
l’éco-campus Evergreen à Montrouge. Si ce déménagement avait pour objectif une réduction des coûts, la banque souhaitait aussi développer la transversalité, et favoriser le bien-être de ses collaborateurs. Le déménagement de CACIB vers ce
site et le SQY Park de Saint-Quentin-en-Yvelines en 2016 marquera la fin de ce projet.
« Evergreen a permis de rassembler plusieurs entités sur le même site et ainsi
d’améliorer la cohésion du groupe et de s’atteler au problème des silos. »
LES CLEFS
Le projet de déménagement a été immédiatement pensé sous l’angle de la transformation, plutôt que de façon purement
technique. Ainsi, les services RH, mandatés par la direction générale, aux côtés notamment des départements de l’IT et de
l’immobilier, ont orchestré la conception d’espaces favorisant le collaboratif. Sur le campus, on retrouve donc des salles de
travail collaboratif, mais aussi des espaces pensés pour le bien-être des employés, et des services variés (salle de sports,
cafétéria, conciergerie…). L’organisation des espaces et l’architecture du campus luttent contre les silos physiques et organisationnels, tout en réaffirmant l’identité du Crédit Agricole avec des bâtiments moins hauts qui favorisent les rencontres et
la collaboration.
« Evergreen surprend les visiteurs parce que le campus ne ressemble pas à une
banque mais il correspond à l’image qu’ils se font du Crédit Agricole. »
ZOOM 1
ZOOM 2
La transversalité a notamment été
rendue
possible
grâce
aux
«lounges», des espaces de détente
dotés d’un jeu collectif. Ils
permettent
aux
employés
d’apprendre à se connaître et
facilitent les échanges informels, y
compris avec les visiteurs.
Après le déménagement, la banque
a mis à la disposition du personnel
une « Boutique IT » qui offrait
notamment un accompagnement et
des mini-cours pour apprendre à
s’approprier les nouveaux outils
informatiques qui sont un des piliers
de la transformation.
« Les équipes installées
sur le campus disent
souvent qu’elles n’en
partiraient plus. »
LE RÉSULTAT
Le bilan du déménagement du Crédit Agricole est très positif car l’humain a été mis au centre du projet dès le début. Il
démontre l’importance de la collaboration RH - IT - immobilier en amont et dans l’accompagnement du changement. Il
montre aussi combien les espaces contribuent à des modes de travail collaboratifs, dès lors que leur appropriation est
guidée dans la durée, en cohérence avec la culture de l’entreprise.
Nous remercions Anne-Françoise Marzio d'avoir partagé son expérience avec nous. Elle était Directrice Organisation et
Transformation de Crédit Agricole SA au moment du projet. Elle a co-fondé Akuraï Conseil pour accompagner dirigeants et
organisations dans les transformations.
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ORANGE BUSINESS SERVICES
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Le déménagement comme un voyage
LE PROJET
En 2014, les équipes de cinq sites parisiens d’Orange Business Services ont été rassemblées sur le site « East View » de
Bagnolet. Le déménagement de ces 1.200 salariés avait pour but de réduire les frais immobiliers du groupe tout en mettant
en place une collaboration plus efficace entre ces équipes rassemblées.
« Nous avons voulu nous concentrer sur l’humain
pour faire émerger des opportunités. »
LES CLEFS
Orange Campus est intervenu dans la préparation de l’aspect
humain de ce déménagement et a pu travailler avec le
comité de direction, très impliqué dans la co-construction du
projet dès le début. Les collaborateurs directement concernés par le déménagement ont aussi pris part au projet
notamment lors de séminaires d’accompagnement organisés avant et après l’installation à Bagnolet. Le déménagement y a été envisagé comme un moyen de simplifier le
travail d’équipes qui, dans le passé, avaient collaboré à
distance régulièrement. Le déménagement a été préparé
comme un voyage – à la fois bienvenu et complexe – qu’il
vaut mieux appréhender ensemble que seul.
« L’entité s’est insérée dans la ville et a
pu découvrir le rôle qu’elle avait à
jouer dans cet environnement. »
ZOOM 1
ZOOM 2
Afin de rassembler les collaborateurs qui allaient cohabiter à
« East View », Orange a mis sur
pieds des « club passions »
basés sur les intérêts communs
des employés. Ces clubs qui
encouragent la transversalité
perdurent encore aujourd’hui
sur le site de Bagnolet.
Orange Campus a réalisé un film "avant /
après l'arrivée dans les locaux" montrant
que les employés avaient déjà réagi avec
réserve à un précédent déménagement vers
l'endroit qu'ils allaient quitter. Ils ont ainsi
pris du recul sur le fait de regretter quitter
un endroit auquel ils s'étaient finalement
habitués. De fait, aujourd'hui les équipes
apprécient de travailler à Bagnolet."
« Le déménagement a
été appréhendé
comme un voyage,
une aventure. »
LE RÉSULTAT
Le bilan du déménagement des équipes des cinq sites parisiens vers Bagnolet est particulièrement positif. En effet, le
processus d’accompagnement a permis aux collaborateurs de voir le déménagement comme une opportunité de repenser
leurs modes de fonctionnement, ainsi que leur rapport à eux-mêmes et aux autres. Déménager peut permettre d'inventer
le futur d'une équipe.
Nous remercions Karl Lucas d'Orange Campus pour l'entretien préalable à la réalisation de cette page. Program Designer &
Facilitator chez Orange Campus, il était accompagné dans ce projet par Nordine Lahlou, consultant indépendant.
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VOIR, RACONTER, ET VIVRE LE DÉMÉNAGEMENT
COMME UNE TRANSFORMATION (1/2)
Oui, un déménagement consiste à faire bouger autre chose que des bureaux ! La taille des équipes
concernées, la distance parcourue et le facteur déclenchant (économies, fusion etc) le rendent plus ou
moins immédiat ; dans tous les cas, il comporte une dimension de transformation. En touchant au lieu de
travail, il impacte le positionnement et les interactions des employé(e)s et des équipes.
Occasionnant un questionnement et souvent un renouvellement des équipements, un déménagement
fournit l'occasion de favoriser la mobilité – en déployant l'usage des ordinateurs portables par exemple. En
s'interrogeant sur l'emplacement de ses entités, l'organisation est amenée à repenser ses modes de travail,
ses flux, ses échanges.
Une entreprise est un système. Une modification des lieux dans lesquels ses membres s'organisent et
interagissent gagne donc à être abordée de manière systémique. Si les employés bougent, le système
bouge. Dans le cas d'un déménagement, les mouvements sont à la fois géographiques et humains !
1 - Déménager, cela regarde bien plus que la Direction de l'Immobilier
Les dimensions techniques et logistiques d'un déménagement sont évidentes pour tous ; l'enjeu d'un
déménagement réussi réside donc notamment dans la coopération des responsables de l'immobilier et de
la technique (SI notamment) dès les premiers stades du projet. L'association des responsables des
Ressources Humaines à son pilotage est également clé. Oui : cela demandera davantage d'échanges et de
concertation, et donc de temps, notamment au moment de planifier le déménagement. Ce temps sera
largement rattrapé au moment de la mise en oeuvre, lorsque chaque département pourra se concentrer
sur son rôle.
L'importance du soutien des sponsors est l'un des enseignements tirés de l'expérience relatée dans nos
deux études de cas sur les déménagements du siège de Crédit Agricole SA et d'Orange Business Services.
Ainsi, au-delà de l'appropriation des espaces, le bien-être des équipes faisait partie des objectifs du
déménagement de Crédit Agricole SA.
2 - Déménager, c'est se retrouver
Une fois que chacun a pu évaluer si le déménagement compliquera ou facilitera son trajet, il est possible
de s'interroger individuellement et collectivement sur ce qui constitue généralement le premier bénéfice :
rapprocher les individus et les équipes. Finies les prises de rendez-vous capables de déclencher des
migraines ! Stop aux réunions téléphoniques et aux téléconférences ! Bienvenue aux échanges informels
dans les espaces de convivialité, et à la souplesse des rencontres grâce à des locaux proches.
Certains collaborateurs ont expérimenté la séparation entre des bureaux parfois distants de seulement
quelques kilomètres, alors qu'ils travaillent ensemble quotidiennement. Pour eux, un rapprochement
géographique constitue un véritable soulagement. C'est la situation dans laquelle se trouvent par exemple
deux entreprises qui fusionnent, avant que l'accord juridique ne puisse se traduire par un rapprochement
physique.
L'approche collaborative d'un déménagement pousse cette logique de rapprochement jusqu'au bout : elle
peut inclure des rencontres destinées à ce que les équipes se connaissent (mieux), et surtout à ce qu'elles
s'interrogent ensemble sur l'impact du déménagement. Impact sur leur positionnement, sur leurs
rencontres, sur leurs échanges, sur leurs façons de travailler, sur l'utilisation de leurs outils. Dans une
approche collaborative telle que la pratique Yuman, deux forums regroupent les futurs co-lococataires : le
premier, avant le déménagement, permet d'anticiper le déplacement et d'en devenir acteur ; le second,
peu après le déménagement, vise à s'approprier l'espace de travail et son environnement immédiat.
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VOIR, RACONTER, ET VIVRE LE DÉMÉNAGEMENT
COMME UNE TRANSFORMATION (2/2)
3 - Déménager, c'est (re)partager un but supérieur commun
Un rapprochement physique dans des équipes contribue naturellement à l'interaction et à la fluidité entre
des collaborateurs amenés fonctionnellement à coopérer. Il peut même pousser le collaboratif un cran plus
loin en rapprochant des personnes ou entités que leur rôle ou leur quotidien ne réunit pas naturellement.
C'est là aussi que l'intervention conjointe de sponsors peut prendre toute sa force.
Le déménagement peut alors contribuer à identifier, clarifier ou renforcer le but supérieur commun de
l'organisation et rappeler que toutes ces entités contribuent bien à un objectif unique. Très concrètement,
c'est un moyen efficace de s'attaquer aux effets des silos bien connus de nos organisations. Cela demande
de renoncer au réflexe d'attribuer des espaces spécifiques à des équipes ou fonctions spécifiques, et de
multiplier les espaces d'interaction naturelle ou opérationnelle. De décloisonner pour de vrai en somme...
4 - Déménager, c'est devenir acteur d'un autre environnement
Le plus souvent, nous finissons par nous habituer à l'endroit où nous avons travaillé pendant des mois ou
des années. Et quel que soit le déménagement, les équipes sont aussi anxieuses d'être déplacées vers un
nouvel endroit qu'elles seront finalement tristes de le quitter un jour. Une approche de transformation
permet aux équipes concernées de prendre conscience ensemble que si elles voient parfois leur futur
bureau d'un mauvais œil, elles diront un jour qu'elles n'ont pas envie de le quitter !
C'est l'expérience qu'ont vécu les équipes d'Orange Business Services présentées dans notre étude de cas.
Une telle prise de conscience permet de se projeter dans le futur et de réellement devenir acteur du
changement, en se demandant par exemple : quel est réellement cet endroit vers lequel nous allons nous
déplacer ? Quelles en sont les ressources et le fonctionnement ? Comment allons-nous en devenir une
partie prenante ?
Les contraintes qui ont pu mener à la décision du déménagement restent réelles, mais elles cessent
d'obscurcir le projet et laissent davantage de place à l'opportunité que représente la destination.
Ainsi, Crédit Agricole SA a choisi pour son siège un lieu qui permet de mettre davantage en avant son
identité, un lieu qui lui ressemble.
5 - Déménager, c'est accompagner
Chacun sait où se rendre, les cartons sont posés et les branchements réalisés, que reste-t-il à faire ? Eh
bien... presque tout !
En effet, la mise en œuvre d'une transformation demande un accompagnement des individus et des
équipes : un déménagement aussi. Si les espaces ou les outils impactent les façons de travailler, alors la
dimension humaine et culturelle doit être partagée, expérimentée, ajustée avec les premiers intéressés.
Cela peut prendre la forme, par exemple, d'une formation aux outils qui auront été installés à la faveur du
déménagement, ou de séances avec des facilitateurs pour maîtriser la conduite de réunions. Donner à un
employé des outils de mobilité ou de collaboration ne le rend ni mobile ni collaboratif : seule l'expérience
le fera. Cette expérience s'appuie sur la culture de l'entreprise. N'oublions pas que les objectifs recherchés
par le déplacement d’équipes sont fixés par la direction, pas par les équipes ! Elles ont donc besoin d'être
accompagnées pour saisir le sens et l'intention du déménagement, comme de tout changement.
YUMAN,
mai 2016
YUMAN
Conseil en Agilité & Transformation
par l’Intelligence Collective
44 rue de Turbigo
75003 Paris
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