Problem Solver – Guide d`installation de l`administration

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Problem Solver – Guide d’installation de l’administration fournisseur
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Accès à l’Aide
1. Ouvrez Internet Explorer.
1. Cliquez sur le lien Aide de l’application.
2. Allez à l’URL du portail de Covisint
http://www.covisint.com.
2. Reportez-vous au Guide de formation sur
l’’administration fournisseur situé sous l’onglet
Aide du portail de Covisint (état connecté).
3. Entrez vos ID utilisateur et mot de passe.
4. Cliquez sur Connexion.
5. Cliquez sur Problem Solver dans la liste
Mes applications.
3. Consultez vos experts locaux.
4. Envoyez un e-mail à l’adresse
[email protected].
Étape 1 : Planification de la hiérarchie Configuration
de la société
initiale : HQ
Les administrateurs de Problem Solver doivent effectuer les
opérations suivantes :
La configuration initiale de Problem Solver consiste en deux
niveaux :
1
2
3
Organisation
commerciale
de niveau
supérieur
4
5
6
• Organisation commerciale de niveau supérieur (désignée
comme Org. comm. niv. sup.)
• Tout usine/emplacement non affilié à l’organisation
commerciale
Lors de la planification de la hiérarchie de la société, considérez
les éléments suivants :
–
–
–
–
–
Usines
non affiliées
Configuration HQ
planifiée :
Sous Sous
Besoins de rapport.
Rôles utilisateur1.
Qui doit être informé de nouveaux problèmes client ?
Qui doit résoudre ces problèmes ?
Une personne est-elle responsable de plusieurs usines ou
emplacements ? Dans ce cas, songez à créer une Org. Comm
de mi-niveau pour les usines qui y sont associées.
1
2
3
Zone
4
Zone
5
6
En tant qu’administrateur, votre rôle est de configurer l’organisation commerciale de votre société et la
hiérarchie de niveau usine dans Problem Solver. Lorsque vous planifiez votre hiérarchie, songez que
vous êtes en mesure d’ajouter plusieurs couches d’organisations commerciales auxquelles vous pouvez
associer des usines.
Les usines sans récepteur de fournisseur à un emplacement supérieur ou parallèle dans la hiérarchie
NE PEUVENT PAS RECEVOIR DE CAS de leurs clients.
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Problem Solver – Guide d’installation de l’administration fournisseur
1Rôles
Problem Solver au niveau du fournisseur :
Administrateur de Problem Solver – responsable de la gestion utilisateur de Problem Solver (ajout/modification
d'utilisateurs et attribution de rôles) et de la configuration de la société (hiérarchie, codes de devise, fuseau horaire
et liste de notification par e-mail).
Affichage et commentaire uniquement – affichage de cas et ajout de commentaires ; réception de notifications pour
information et escalade.
Récepteur de fournisseur – tout rôle d’affichage et de commentaire, plus réception de notification sur les nouveaux
cas et délégation de nouveaux cas à des propriétaires de cas de fournisseur. Les usines qui n’ont pas de récepteur
de fournisseur à leur niveau ou à un niveau supérieur dans la hiérarchie NE PEUVENT PAS RECEVOIR
DE CAS.
Propriétaire de cas de fournisseur – tout rôle d'affichage et de commentaire, plus création/émission de réponses à
des cas, de plans d’expédition suivie et de réponses de recouvrement de coûts. Remarque : Un propriétaire de cas
ne peut répondre à un nouveau cas que s’il a été délégué par un récepteur de fournisseur ou s’il a aussi le rôle de
récepteur de fournisseur. Rappelez-vous qu’un utilisateur peut avoir plusieurs rôles dans l’application Problem Solver.
Étape 2 : Configuration de l’organisation commerciale de
niveau supérieur
1. Dans l'écran Administrer, cliquez sur l'onglet
Organisation commerciale.
6. Cliquez sur Enregistrer et soumettre. L’écran
Affichage d’organisation commerciale s'affiche.
2. Cliquez sur Visualiser toutes les
organisations commerciales. Dans la section
Admin. org. comm. de l’onglet Administrer,
cliquez sur Afficher tout. Une fenêtre flottante
s’ouvre.
7. Cliquez sur l’onglet Liste de notification2.
3. Cliquez sur le dossier supérieur.
4. Cliquez sur Modifier organisation
commerciale.
5. Vérifiez les informations suivantes :
• Nom de l’organisation
• Code d’emplacement de l’organisation
(facultatif)
• Sélectionnez une devise par défaut dans la
liste déroulante.
• Entrez votre montant de seuil des incidents.
• Vérifiez si le statut est défini sur Actif dans
la liste déroulante.
8. Cliquez sur Ajouter liste de notification.
9. Entrez les informations suivantes concernant la
personne que vous voulez ajouter à la liste :
• Déterminez si vous ajoutez à la liste des
clients ou des fournisseurs
• Prénom
• Nom
• Adresse e-mail
(Enregistrement Covisint non requis pour les
destinataires d’e-mail)
10. Cliquez sur Enregistrer et soumettre.
• Répétez les étapes 7 à 9 pour ajouter
d’éventuels utilisateurs à la liste de
notification par e-mail.
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Étape 3 : Création et configuration d’organisations commerciales
supplémentaires (facultatif)
Si vous n’avez pas besoin d’organisations commerciales supplémentaires, passez directement à
l’étape 4.
Procédez comme suit pour créer des organisations
commerciales supplémentaires (l’organisation
commerciale de niveau supérieur doit préalablement
avoir été configurée).
1. Cliquez sur Créer organisation commerciale sous
l'onglet Administration d'organisation commerciale.
2. Entrez les informations suivantes :
• Nom de l’organisation
• Code d'emplacement de l’organisation
(facultatif)
• Montant de seuil des incidents
• Dans la liste déroulante, sélectionnez une
devise par défaut.
• Dans la liste déroulante, sélectionnez
l’organisation commerciale mère à laquelle
cette nouvelle organisation commerciale
est associée.
3. Cliquez sur Enregistrer et soumettre.
L’écran Affichage d’organisation commerciale
s’affiche.
4. Cliquez sur l’onglet Liste de notification2.
5. Cliquez sur Ajouter liste de notification.
6. Pour chaque personne que vous voulez
ajouter à la liste, entrez les informations
suivantes :
• Ajout à la liste des clients ou des
fournisseurs
• Prénom
• Nom
• Adresse e-mail
(Enregistrement Covisint non requis pour les
destinataires d'e-mail)
7. Cliquez sur Enregistrer et soumettre.
Répétez les étapes 5 à 7 pour ajouter
d'éventuels utilisateurs à la liste de
notification par e-mail.
Les organisations commerciales supplémentaires sont utilisées de façon optimale quand un utilisateur
gère des cas pour plusieurs usines ou emplacements. Créez alors une organisation commerciale de miniveau et associez-y les usines/emplacements. À partir de là, définissez l’emplacement de l’utilisateur sur
la nouvelle organisation commerciale. Vous pouvez répéter l’opération le nombre de fois nécessaire. Des
informations supplémentaires figurent dans le FAQ sous l’onglet Aide de l’application Problem Solver.
2La
liste de notification par e-mail est utilisée dans les cas suivants :
- Votre société est à l’origine d'une interruption majeure au niveau de l’établissement d'un client.
- Votre société est placée en expédition suivie.
- Le cadre chargé des achats de votre client est informé que les négociations de recouvrement de coûts n’ont
pas abouti.
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Étape 4 : Association d’usines à l’organisation commerciale
1. Dans l'onglet Usine de l'écran Administrer, cliquez
sur Associer usines.
2. L'écran Administrateur d'usine – Usines non
associées s'affiche. Il répertorie toutes les usines
non associées chez le fournisseur. Notez le code
GRID.
3. Cliquez sur [Sélectionner] à côté de l'usine que
vous voulez associer à cette organisation
commerciale. L'écran Administration d'usine Modifier/Associer usine s'affiche.
4. Dans la zone de liste Entreprise, sélectionnez
l'entreprise à laquelle vous souhaitez associer
cette usine.
5. Dans la zone de liste Devise par défaut,
sélectionnez la devise pour cette usine.
(Par défaut, la devise définie pour cette
usine est affichée. Vous pouvez modifier
cette devise si vous le souhaitez).
6. Dans la zone de liste Fuseau horaire local,
sélectionnez le fuseau horaire de cette usine.
(Par défaut, le fuseau horaire défini pour cette
usine est affiché. Vous pouvez modifier ce
fuseau si vous le souhaitez).
7. Cliquez sur [Enregistrer et soumettre]. L'écran
Afficher usine s'affiche, confirmant l'association.
En tant qu'administrateur des organisations commerciales, votre rôle est également de recevoir les notifications
par e-mail et de les traiter lorsque le système détecte la présence d'usines non associées.
Étape 5 : Création/maintenance d’utilisateurs et attribution
de rôles utilisateur
1. Dans l'écran Administration, cliquez sur l'onglet
[Utilisateur].
2. Tapez l'ID Covisint de l'utilisateur dans le champ
Ajouter un utilisateur par ID utilisateur
Covisint, puis cliquez sur Aller.
3. Sélectionnez la Société de l'utilisateur dans la liste
déroulante.
4. Sélectionnez un emplacement utilisateur dans
la liste déroulante. Les noms d’organisation
commerciale sont précédés de la lettre B. Les
noms d’usine/emplacement sont précédés de la
lettre P.
6. Dans la liste déroulante, sélectionnez
Rôle(s) utilisateur. Pour pouvoir recevoir et
posséder des cas, les utilisateurs doivent
avoir les rôles de propriétaire de fournisseur
et de récepteur de fournisseur.
7. Cliquez sur Enregistrer et soumettre.
Remarque : Si un utilisateur gère des problèmes
pour plusieurs usines ou emplacements, créez une
organisation commerciale, associez-y les usines/
emplacements, puis définissez l’emplacement de
l’utilisateur sur cette organisation commerciale.
Reportez-vous à l’étape 3.
5. Vérifiez si le statut est défini sur Actif dans la liste
déroulante.
Si vous souhaitez inscrire de nouveaux utilisateurs pour l'application PS, envoyez un e-mail à
l'administrateur sécurité de votre société, qui invitera le nouvel utilisateur à s'inscrire par
l'intermédiaire du système.
Les usines sans récepteur de fournisseur à un emplacement supérieur ou parallèle dans la
hiérarchie NE PEUVENT PAS RECEVOIR DE CAS de leurs clients.
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